Referat fra 4. tolkeudbydermøde

Transkript

1 Dato: Vor ref.: SBN Referat fra 4. tolkeudbydermøde Dato: Mandag den 12. september 2011 Sted: Deltagere: MedCom Farrokh Nassehi, Danpars Mette Radza Jensen, Flygtningehjælpens Tolkeservice Elif Kocatürk Poulsen, Flygtningehjælpens Tolkeservice Virginie Riege, International Tolkeservice Hanne Mounier, International Tolkeservice Sedat Jusufovski, KTF/Tolkehuset Reijn Højsgaard, Tolkecentret Torben Alstrup, Tolkecentret Björg Birkholm Magnusdóttir, Tolkegruppen Ben Belkhaoui, Tolkegruppen Nestret Useinovski, Tolkehuset Jørgen Bo, Tolkekompagniet Anne Øhrgaard, Tolkekompagniet Babel Kerstin Carstensen, Tolkekontoret Nicolai Ljung Carstensen, Tolkekontoret Orhan Dogru, Tolkeservice Danmark Michael Schmidt, Tolkeservice Kolding Peter Sørensen, Tolketjenesten Jean Thonnard, Translation Bureau Danmark TBD Cengiz Karakus, Translation Team Susanne Noesgaard, MedCom Lone Høiberg, MedCom Rikke Viggers, MedCom Peder Illum, MedCom Per Abildgaard, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Reza Moghadan, D.T.S. Tolkeservice Isa Asani, Dansk Røde Kors Natalie Cinar, Global Tolkeservice Themis Ioannidis, Liink ApS Nicolai T. Jørgensen, SK Tolke-Service ApS Mahmoud Sbeihi, Tolkdanmark Mohammed Jaber, TolkDanmark Imran Hussain, TolkDanmark Abdirahman Shafie Abdi, TolkeDanmark ApS Martin Boris, Tolkecentret

2 Jytte Olesen, Tolkeservice Reza Olsen, Tolketjenesten Jasbir Kaur Sahota, Tolkezonen Susanne Zunic, Vestegnens Tolkecenter Mimi Nasser, Århus Kommunes Tolkeservice Marie Jensen, Århus Kommunes Tolkeservice Referat: 1. Velkomst og meddelelser v/ Susanne Velkomst v. Susanne. Sammen med indkaldelsen er tilsendt status på projektet samt evalueringsrapport fra pilotafprøvning i almen praksis. Der er uddelt mødegodtgørelsessedler. Én person fra hvert tolkebureau kan få godtgørelse. Deltagerliste sendt rundt, hvor man bedes afkrydse samt tilføje -adresse. Kort præsentationsrunde. Regionerne er inviteret med til mødet i dag via video under punkt 3. Susanne fortalte lidt om den overordnede status på projektet. De aftalte 25 % pr. 1. april blev kun nået qua Region Syddanmark. Der mangler stadig volumen i de øvrige regioner, og Susanne opfordrer tolkebureauerne til at hjælpe afdelingerne med at huske at bestille videotolkning fremfor fremmødetolkning, der hvor det er muligt. Susanne opfordrer alle til at kalde det videotolkning i brochurer og på hjemmesider, da teletolkning kan misforstås nogle tror, det er telefontolkning. Generelt er det en stor udfordring i at få de rigtige videonumre kommunikeret ud til afdelingerne. Der bruges unødig meget tid på at finde tolken i den sparsomme tid, klinikeren har til sin konsultation med patienten. En kortfilm er under udarbejdelse af MedCom sammen med et filmhold som appeticer for alle interessenter. Filmen skal give et hurtigt indblik i, hvad videotolkning er, og hvor enkelt det kan håndteres med en tolk bag en skærm. Den forventes klar omkring uge 44. Det vil være professionelle skuespillere, der deltager og ikke patienter, tolke og sundhedsfagligt personale. 2. Nyt fra projektstyregruppen v/ Björg Det er over ½ år siden, der sidst var møde i projektstyregruppen. Björg nævnte, hvem der sidder med i gruppen. Björg har været inviteret med til et møde med regioner og kommuner, som var i gang med udbud. Der har været en del videotolkninger i maj og juni, men det er ikke rigtig kommet i gang her efter ferien. Man er velkommen til at kontakte Björg, hvis der er spørgsmål eller kommentarer, hun skal bringe videre til styregruppen. Hun plejer at sende mail ud til tolkeudbyderne forud for møderne. 3. Status fra regionerne v/ de regionale projektledere, der deltager via video Opkald til de regionale projektledere med lidt tekniske udfordringer. Region Midtjylland v. Axel: I regionen har de en hel del hospitaler inkl. psykiatriske enheder. Alle steder er der behov for videotolkning. I videst muligt omfang prøver man at anvende den teknik, man 2

3 har i forvejen pc-løsning. Hovedsagligt en movi-klient + webcam + højttaler. Enkelte steder har de Tandberg E20, hvor behovet er for denne løsning. Andre videokonferenceanlæg opstillet i møderum. Det er meningen, at videotolkning skal ud på alle hospitaler i regionen + regionspsykiatrien. I alt har de 270 afdelinger i regionen, og man forventer, at af disse skal benytte videotolkning. Teknologien er til stede, og udbredelsen er i gang på de enkelte hospitaler. Det er en udfordring at implementere videotolkning samtidig med implementering af den elektroniske patientjournal MidtEPJ. Der er størst fokus på MidtEPJ og mindre på andre systemer. I oktober laver de en opgørelse på, hvor mange afdelinger i regionen, der videotolker. Region Nordjylland v. Karen: Fik ny aftale med tolkeudbyder pr. 1. marts Ruller ud på de små sygehuse først, herefter psykiatrien og til slut Aalborg Sygehus, som står for halvdelen af sygehusdriften. Der har været afholdt opstartsmøder, og udstyret er klar. Bruger Tandberg E20 indtil videre. Er i gang med at analysere netværk. Forventer indenfor 1-2 mdr. at have de første videotolkninger. Følger egen plan. Har ingen aktuelle problemstillinger. Det bliver godt modtaget rundt omkring. De små sygehuse kan se god mening i at benytte videotolkning, da der ofte vil være langt for tolkene at køre, ligesom det kan være svært at dække de små sprog. Region Syddanmark v. Eva: Har nu 92 ud af 104 relevante afdelinger implementeret. Det betyder, at de har udstyret klar, og de har gennemført minimum 1-2 videotolkninger. Der mangler tolkearbejdspladser på OUH. Psykiatrien er også med, men de har haft nogle personaleressourceproblemer, som dog skulle være løst nu. Skal have undervisning i novemberdecember. De skal i gang med at forankre løsningen nu, således at man fremover stort set udelukkende anvender videotolkning. Der er ansat en dedikeret person til dette. Det årlige antal tolkninger i 2011 på Region Syddanmarks institutioner og sygehuse forventes at udgøre ca stk. Antallet af videotolkninger i forhold til almindelige fremmødetolkninger på Region Syddanmarks institutioner og sygehuse forventes i 2012 at ville andrage 40 %, i % og i 2014 ca. 85 %. På Indvandrermedicinsk Klinik på OUH har de fået et apparatur i hvert konsultationslokale. En af overlægerne, som har kontor et stykke fra ambulatoriet, har også fået udstyr på sit kontor, så man kan ringe op til ham, hvis man lige har behov for second opinion under en konsultation. Der er brug for ledelsesmæssig opbakning. Björg spørger, om personalet har mulighed for alternativ til videotolkning. På OUH har man valgt indtil videre, at det er gratis for afdelingen at benytte videotolkning, hvorimod det koster afdelingen, hvis de bestiller fremmødetolkning. Anne Øhrgaard spurgte, om de har erfaring for, om det er en god idé, at tolken ikke kan ses, når først præsentationen er overstået. Evas erfaring er, at det er vigtigt for patienten at kunne se tolken, og at de ingen erfaring har med at slukke for billedet af tolken. I Region Syddanmark er de ved at have nyt udbudsmateriale klar, da de skal have indgået ny aftale pr. januar Eva opfordrer til, at implementeringsgruppen er med til at arbejde med krav til dokumentation. Björg fortæller, hvordan de håndterer det i Region Sjælland, hvor de har rigtig mange telefontolkninger, hvor man faxer bilag frem og tilbage. I Region Midtjylland registrerer de start- og sluttidspunkt, som faxes til tolkeudbyderen. På OUH kan de se al trafik, men de kan ikke se, hvad tid tolken er bestilt, og tolken skal selvfølgelig have betaling fra det tidspunkt, de er bestilt. Anette fra Region Sjælland foreslår, at man, når videosamtalen starter, bliver enige om, hvad tid samtalen er startet, og det samme når man slutter. Man bliver nok nødt til at sammenholde 2 forskellige bilag tolkebestilling og statistik. En ny arbejdsgang for alle, som alle regioner arbejder med at få løst 3

4 nemmest muligt. Region Sjælland v. Anette: I den nordlige del af regionen har man ikke haft ressourcer til at gå i gang endnu, men der er lavet en plan. I psykiatrien er man startet op, og tilbagemeldingerne er positive. Det er klinikerne, der har de største udfordringer med at komme i gang, da patienterne er positive. Man anvender Polycom-udstyr. Herudover anvender man bærbare computere med webcam og en lille softwareklient kaldet CMAdesktop. Herudover skal man være kablet til regionens intranet. Til dagens møde køres trådløst. Har også en V700-model, som er et stort fjernsyn, som skal transporteres på et rullebord. Har tænkt sig at anvende dette i fx ambulatorier, hvor patienten skal gennemføre en cykeltest. Den sydlige del af regionen bruger i dag undtaget få afdelinger telefontolkninger. Man har tænkt sig at anvende videotolkning, men det vil være en udfordring at overgå til videotolkning, da det er dyrere end telefontolkning. Deres tekniske teamleder har fået det krav fra deres it-chef, at alle samtaler skal være krypterede. Peder tager en snak med ham. Et ønske fra deres klinikere, at man allerede ved bestilling af tolk får en tilbagemelding fra tolkeudbyderen om, hvilket videonummer, der skal kaldes op til. Björg fortæller dog, at de ikke på bestillingstidspunktet kan afgive videonummeret. Der er andre tolkeudbydere, som tildeler samtalen et videonummer med det samme, og atter andre tildeler videonumre efter sprog. Endnu en udfordring, som volder afdelinger store problemer, og som tolkeudbyderne bør løse på bedste vis, så der undgås alle disse misforståelser. Region Hovedstaden: Har identificeret 123 afdelinger, som er fordelt på 11 virksomheder og adskillige matrikler. Der er udpeget implementeringsansvarlige på hvert hospital, som har ansvaret for udrulning på afdelingerne. Organisationen har været på plads i et år. Der er udstyr på rigtig mange afdelinger, men man er ikke kommet så godt i gang endnu. Det er en udfordring, at man ikke har databehandleraftaler. Krypterede linjer. Ordlyden på hjemmesider videotolkning/teletolkning. Har haft meget glæde af statistik over dækningsgraden forholdet mellem fremmødetolkninger og videotolkninger. Dokumentation. Har haft lidt problemer med Lifesize-udstyr. Går fint igennem med Tandberg E20. Der bliver spurgt, hvordan man sikrer, at patienternes billeder ikke bliver misbrugt. Videosamtalerne optages ikke, men det kan man selvfølgelig ikke garantere, ligesom man ikke kan sikre sig, at en telefonsamtale ikke bliver optaget, eller at der ikke sidder et skjult kamera i en konsultation. Man kunne godt forestille sig, at der på sigt vil komme et ønske om det som dokumentation for et forløb. 4. Status fra kommuner v/ Rikke Som en del af teletolkeprojektet var der et mål om 5-10 kommunale pilotprojekter. P.t. er der 11. Formålet med pilotprojekterne er at indhente praktiske erfaringer vedrørende anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer og mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne. MedCom lægger ligeledes vægt på at få erfaringer med videotolkning indenfor forskellige kommunale funktionsområder og i forskellige kontekster relevant for den kommunale sektor. De deltagende kommuner er Odense, Århus, Kolding, Vejen, Esbjerg, Fredericia, København, Varde, Middelfart, Assens og Favrskov. Både Odense, Århus og Kolding er færdige med pilot og udbreder alle til drift. Vejen, Esbjerg, Fredericia og København er i gang med pilot. Varde pilot fra november, Middelfart pilot fra oktober, mens Assens og Favrskov planlægger pilot. Andre kommuner er selvfølgelig velkommen til at starte videotolkning og er velkommen i 4

5 implementeringsgruppen, men der laves ikke aftaler om flere pilotprojekter. MedCom står gerne til rådighed med hjælp og vejledning, men der indgås ikke samarbejdsaftale med økonomisk støtte, og de vil derfor heller ikke blive afkrævet en evaluering. Videotolkning anvendes i kommunerne i jobcentre, træning (fysio- og ergoterapi), sundhedsområdet, virksomhedscentre (opfølgningssamtaler med jobkonsulenter), skole-hjemsamtaler, akutte tolkninger samt anden anvendelse. Der er stort ønske om mobile løsninger. MedCom fraråder brug af opkobling via mobilt bredbånd, da kvaliteten og stabiliteten ikke er god nok endnu. KL viser meget interesse for projektet. Erfaringer fra pilotprojekterne: Ingen utilfredse borgere. Mulighed for tolkning ved akut opstået behov er værdsat. Sagsbehandler og borger skal sidde meget tæt, men kan løses ved at pege kameraet alene på borgeren. Tolkene opnår en større neutralitet. Sagsbehandlerne har en mere direkte kommunikation med borgerne. Der har i andet regi været talt om at have 2 kameraer i en konsultation. Enkelte mener dog ikke, det burde være nødvendigt, da tolken kun skal oversætte og ikke tolke på ansigtsudtryk. Björg spurgte til holdningen til, at tolke sidder i eget hjem og tolker. Lone ved, at der er nogle regioner, der klart afviser det, mens der er andre, der ikke gør. Björg vil gerne have, MedCom tager det med til implementeringsgruppen, da tolkebureauerne ikke har råd til at have en hal stående med plads til 50 tolke, når man kun indgår 2-årige rammeaftaler. Der var en diskussion om, hvorvidt tolkebureauerne kunne stå inde for, at tolken skal sidde i eget hjem. Det var der delte holdninger til. 5. Status vedr. teknik v/ Peder og Per Videoknudepunktet kører, som det skal. Knudepunktet er åbent overfor registrering af det udstyr, I måtte købe. Det koster ikke noget i den periode, MedCom kører teletolkeprojektet. Lifesize skulle køre. Der er dog problemer med noget andet udstyr. MedCom har til nogle af jer udlånt MOVI-klient til afprøvning. Mht. mobil videotolkning lever teleselskaberne ikke op til vores behov. MedCom er i gang med at kigge på en videoadressebog. Har problemer med at stille Sip-kald igennem ip-gateway. Når det lykkes, er opkalds-id ip-gateway en. Cisco er bekendt med problemerne, og der skulle være et bug fix oktober/november. Polycom kører test med en ny firmware til deres videofirewall hos Dansk Flygtningehjælp, som skulle løse problemerne omkring stripning af domain. Foreløbigt ser det rigtig godt ud, så man forventer en snarlig release. MedCom har 2 projekter i gang vedr. booking i Region Midtjylland og i Odense Kommune. I Region Midtjylland prioriterer de booking integreret med deres EPJ-system. I Odense Kommune har de også ressourcetænkning inde, da de både har egne ansatte tolke, men også benytter andre tolke. Begge bookingsystemer arbejder med en bookingportal. Peder spørger, om det ville være en idé at oprette en række møderum til tolkeudbyderne, hvor man kan være 2 tolken og sygehuset? På den måde ville MedCom kunne lave en statistik, der viser, hvornår tolken er logget på, hvornår sygehuset er logget på, og hvornår samtalen er afsluttet. Det ville være en hjælp til dokumentation. I Region Hovedstaden må tolkebureauet ikke gennemføre en tolkning, uden der foreligger en skriftlig aftale enten pr. fax, pr. mail eller via bureauets hjemmeside. I Region Midtjylland må de ikke gennemføre en tolkning, uden der er en skriftlig aftale med regionens stempel. 6. Pilotafprøvning af videotolkning i almen praksis v/ Susanne Opgaven var at finde ud af, om videotolkning er en god idé i almen praksis. 19 praksis har deltaget 5

6 blandet fra øst/vest og by/land. Man har også valgt lidt ud fra, at de i forvejen er lidt innovative. Der er gennemført 374 videotolkninger på 8 mdr. Det har krævet vedholdenhed fra Susanne. Nogle klinikker blev sorteret fra, da de ikke havde båndbredde nok. Forsinkelser er en udfordring, ligegyldigt om det er lægen, patienten eller tolken, der er forsinket. Der har været en del bøvl med bekræftelse af de rigtige videonumre. Praksislægerne har været fortrøstningsfulde efter de første tolkninger. Fandt det nemt og sikkert at anvende. Fleksibel og nem tilgængelighed. Særdeles godt i akutte situationer. Placering kan være anstrengende. Videotolkning er ikke tidsbesparende, men mere effektiv. Kommunikationen foregår mere direkte, og mindre information går tabt. Lægen har mere kontakt med patienten Rummet bliver mit eget. Man taler med patienten og ikke om patienten. Reducerer tiden før og efter tolkningen. Rigtig positive tilbagemeldinger på tolkenes arbejde. Pilotafprøvning er nu gennemført, og det var det, der var opgaven. Susanne har beregnet potentialet i udbredt videotolkning i praksis. Der er stor interesse fra regionerne. 7. Bordet rundt v/ tolkeudbydere Tolkeservice Kolding: Masser af gode eksempler, men også masser af dårlige eksempler. De gode: Mindre støj, fylder mindre, overlader ikke styringen til tolkene. De dårlige: For lidt oplæring på sygehusene, ved ikke altid, at der er bestilt en videotolkning. Det er bureauets ansvar, at det er den rigtige tolkning, der bliver leveret, når først bestillingen er afgivet. Tolkeservice Danmark: Har ikke implementeret videotolkning endnu. Har mest aftale med kommuner, og de har ikke ønsket videotolkning endnu. Synes, det også er vigtigt i videotolkning, at kropssproget er med. Ellers bliver det en maskintolkning. Tolkekontoret i Kolding: Har aftale med Region Syddanmark øst for Lillebælt. Det har været op ad bakke. Er oppe på rigtig mange tolkninger hver dag. Mangler p.t. maskiner, da mange tolkninger helst skal foregå samtidig. Peter Tolketjenesten: Er tekniker. Kører med MOVI og ind via videoknudepunktet. Båndbredden er vigtig brug fiber, det virker fantastisk. Savner i evalueringen fra almen praksis, at man også spørger udbydere og patienterne. Translation Bureau Danmark: TDC har ikke høj nok hastighed. Har fået fibernet 100 MB. Kvalitet af billede og lyd er rigtig godt. God erfaring med videotolkning i Region Midtjylland. Tolkecentret Horsens Kommune: Har ingen kommentarer, da chefen var forhindret i at deltage. Tolkehuset: Har været stort, men det er de ikke længere. Har ingen aftaler. Sidder og får gode idéer til, hvordan de kan lave comeback. KTF/tolkehuset: Har ingen regionale aftaler. Forventer at komme tilbage. International Tolkeservice: Er helt nye på området omkring videotolkning. Suger til sig. 6

7 Translation Team: Har ingen aftaler. Flytter til nye lokaler om ca. 6 mdr. Flygtningehjælpens Tolkeservice: Københavns Kommune. Har lavet evalueringsskema til sagsbehandlere, tolke og borgere. Vil gerne udvide til flere områder og sprog. Har lavet aftale med Odense Kommune om tolkning på sprog, som de ikke selv har. Region Nordjylland men der er ikke kommet nogen bestillinger endnu. Meget interesseret i at høre om erfaringerne fra de bureauer, der har haft mange videotolkninger. Forventer at have etableret egentligt videotolkelokale i første halvdel af Videotolkning er fremtiden. Tolkekompagniet: Retskredse, politi og advokater, som dog ikke rigtig er begyndt at bruge videotolkning endnu. Tolkegruppen: Har fået fiber i løbet af sommeren. Det kører derudaf med tolkninger. Deres IPtelefoni virker lige pludselig også. Skulle dog betale kr. for at få gravet fiberen hen til huset. Region Hovedstaden, Københavns Kommune og Region Sjælland + lidt løst. Har været med på godt og ondt lige fra den spæde start. Opfordrer de nye til at vente lidt, så de kan drage erfaring fra de igangværende. Der er nedgang i tolkninger generelt i øjeblikket. Man er velkommen til at komme forbi deres kontor for at se, hvordan det foregår ring dog lige i forvejen! Susanne opfordrer til, at man går på MedComs hjemmeside og tjekker vores liste over tolkeudbydergruppen og giver besked til Iben på [email protected], hvis man har rettelser eller tilføjelser. Lovgivning omkring egenbetaling af tolkning, hvis man har været i landet i 7 år, trådte i kraft 1/ ny lov pr. 1/6-2012, hvor det nedsættes til 4 år. 8. Evt. og afslutning Anne Øhrgaard: Har fået lavet en aftale med Mercell Danmark, som har udarbejdet en speciel brancheaftale, selv om tolkeudbyderne ikke har en brancheforening. Anne sendte aftalen rundt, og den vil også blive sendt ud med referatet. Man kan tegne abonnement på Børsen hvor man kan se udbud. MedCom forventer at afholde nyt møde igen om ca. 1 år. 7