Indhold. Gert Sørensen Hospitalsdirektør

Transkript

1 Indhold Status på Afdeling S Hvad er egentlig SFI? Al begyndelse er svær - også MidtEPJ Cytostatika og Afd. D Trykknapsintegration til e-journal Århus Sygehus kan noget helt særligt når det kommer til store projekter, som kræver, at alle trækker i samme retning. Det viste sig i arbejdet med at implementere Den Danske Kvalitetsmodel og i månederne op til den eksterne survey i uge 11. Alle lagde kræfterne i og sikrede et flot resultat! Den næste store opgave, som vi skal have løftet i fællesskab, er implementeringen af MidtEPJ. Den har været længe undervejs og nu står vi foran at lægge de sidste brikker på plads. Inden for de næste 12 måneder udfases Grønt System og den fælles regionale, tværfaglige elektroniske patientjournal sættes i drift. Men det er kun begyndelsen. MidtEPJ er under stadig udvikling og kan meget mere end at sikre sammenhængende patientforløb og let tilgængelige data. De næste år vil afsløre et hav af nye muligheder i den elektroniske journal, som vi opdager i takt med, at systemet modnes. Dette er første nummer af Apropos MidtEPJ - nyhedsbrevet om elektronisk patientjournal på Århus Sygehus. Her kan du læse om implementeringen og følge med i udviklingen af MidtEPJ. God fornøjelse. Gert Sørensen Hospitalsdirektør Status på Afdeling S Dermato-venerologisk Afdeling S sætter MidtEPJ i drift den 16. maj 2011, som den første afdeling på Århus Sygehus. På afdelingen er man i fuld gang med at udvikle det sundhedsfaglige indhold i journalen og planlægge implementeringen. Der har været afholdt 7 ud af 8 SFI-workshops og den sidste afholdes tirsdag d. 29. marts. Nyhedsbrevet bliver sendt til EPJorganisationen på Århus Sygehus dvs. EPJ-superbrugere, EPJansvarlige, afdelingsledelser, EPJstyregruppen og EPJfølgegruppen. Kontakt: EPJ-sekretær Thomas Engsig-Karup EPJ-Enheden Administrationen 1 Herefter skal der foretages brugertest og undervises. Der ligger også en stor opgave i forbindelse med lukningen af Grønt System. Alle patientforløb skal lukkes i Grønt System og oprettes manuelt i MidtEPJ. Henvisninger skal oprettes i weekenden inden overgangen, dvs. den maj. Du kan læse mere om forberedelserne i Afdelingens interne nyhedsbrev, som findes på EPJ-portalen på AS-intra (se under fanen MidtEPJ 2011)

2 Hvad er egentlig SFI? SFI er en samlende betegnelse for det sundhedsfaglige indhold i MidtEPJ, eller strukturen i journalen, som klinikere på hver enkelt afdeling er med til at definere. SFI bliver udviklet på workshops, hvor man gennemgår alle afdelingens arbejdsgange, registreringspraksis og afdækker behov for dokumentation. Her bliver papirskemaer og formularer lagt på bordet og lavet om til skærmbilleder. Det meste af det sundhedsfaglige indhold er udviklet på regionshospitalet i Randers, inden man satte MidtEPJ i drift. Vi låner en masse derfra og behøver for eksempel ikke at udvikle SFI for måling af blodtryk, eftersom den aktivitet allerede findes. Men vi har specialer her i Århus, som ikke findes andre steder i regionen, så vi må starte forfra når vi udvikler SFI til tjærebade på afdeling S eller avanceret cancerkirurgi. Der er mange begreber at holde styr på i SFI-arbejdet. Her er en kort gennemgang af et par af de væsentligste: Aktiviteter er de enkelte byggeklodser, som man bruger til at opbygge de skærmbilleder, hvor registrering og dokumentation foregår. Eksemplet til højre er aktiviteten Blodtryksmåling. Når nogen taler om en SFI, så mener de ofte en aktivitet. En Standardplan afspejler og understøtter en bestemt arbejdsgang, f.eks. Modtagelse af medicinsk patient. En standardplan er sammensat af de aktiviteter, som hører til arbejdsgangen. Resultater er udførte aktiviteter. Altså de resultater, der er skrevet ind i en aktivitet. Det skal ikke forstås som resultater af en behandling, men som dokumentation af en aktivitet. Vigtigheden af SFI-workshops kan ikke overvurderes. Her er rig mulighed for at tilrettelægge de mest optimale arbejdsgange og tilpasse MidtEPJ til afdelingens og de enkelte afsnits behov. Al begyndelse er svær - også MidtEPJ Lægesekretærerne er ofte nøglepersoner/ tovholdere i mange sammenhænge og kender svarene på de fleste spørgsmål. Sådan er mange lægesekretærers selvforståelse. Og sådan oplever mange også denne faggruppe. Men rigtige svar kan være svære at finde, når alle pludselig står med en ny elektronisk patientjournal. 2

3 Dorte Munkholm er ledende lægesekretær på Medicinsk Afdeling ved Regionshospitalet i Randers, som var den første afdeling, der gik i luften med den nye EPJ. Måneden efter kom flere med og i begyndelsen af april 2010 var hele hospitalet med: - Det var en stor forandring med en del frustrationer, men ved et tilbageblik er vi nået rigtig langt. Lægesekretærer er hurtige til at blive fortrolige med nye IT-systemer og hurtige til at implementere nye arbejdsgange. - Da vi fik en ekstern evaluering af MidtEPJ efter et par måneder, var tilbagemeldingerne positive fra lægesekretærerne. Og i dag vil vi ikke undvære MidtEPJ her i Randers, siger Dorte Munkholm. Hurtigt, let og tilgængeligt Lægesekretærerne er glade for MidtEPJ af flere grunde. Men mest af alt er de glade, fordi de med systemet har fået lettere adgang til patientdata, som nu er ved hånden hele tiden. - Vi skal ikke længere bruge så meget tid på at lede efter journaler, og det er vi ret tilfredse med, for det brugte vi meget tid på før i tiden. Men vi har ikke helt givet slip på papirdokumentation endnu, da vi afventer medie- og indskanningsmodulet, siger Dorte Munkholm. Men at lægesekretærerne hurtigt kom sig over den største forandring betyder ikke, at de ikke har udfordringer. Tidligere har det primært været lægesekretærerne der skrev og registrerede i journalen. Med MidtEPJ er der andre faggrupper inde over, hvilket systemet lægger op til, men det er en stor udfordring, når en organisation skal ændre adfærd. Én fælles journal Lægesekretærer, læger, sygeplejersker og andre skal samarbejde på nye måder, da de skal skrive i én og samme journal i MidtEPJ. Formålet er også at data kun registreres én gang. - Vi er selvfølgelig vant til at arbejde sammen, men at vi har forskellig faglighed bliver synligt på en ny måde med den her form for samarbejde, siger Dorte Munkholm, og konkretiserer: - Vi er for eksempel fælles om indholdet, og derfor er det vigtigt, at alle faggrupper kender til korrekt registreringspraksis. Sekretærer retter fejl Men lægesekretærerne må sande, at en sådan praksis ikke lige indføres samme dag som systemet, da sekretærerne fortsat får lange lister med indberetningsfejl fra Landspatientregistreret (LPR). 3

4 - Grundet tekniske udfordringer brugte vi for eksempel hele uge 47 på at rette op på indberetningsfejl, og den slags giver frustration blandt lægesekretærerne, siger Dorte Munkholm. Alle skal undervises Den ledende lægesekretær vil på baggrund af sine erfaringer opfordre til, at alle sundhedsfaglige undervises i korrekt registreringspraksis. Hun vil også opfordre til, at alle faggrupper får drøftet og aftalt hensigtsmæssige arbejdsgange, og at afdelingsledelsen følger aftalerne tæt. I skal glæde jer Dorte Munkholm tøver ikke ét sekund, da hun bliver spurgt om, hvad hun vil give videre til de lægesekretærer, som måske er både nervøse og spændte over de kommende udfordringer med MidtEPJ på Århus Sygehus. - I Randers havde vi det sådan, lad os nu komme i gang og se hvad EPJ kan. Ingen havde lovet det vil blive nemt, men med lidt erfaring og nogle justeringer er det blevet rigtig godt. Og det skal I glæde jer til. Jeg vil også nævne, at udgaven af MidtEPJ er meget forbedret siden implementeringen i Randers. Booking: Cytostatika og Afdeling D Onkologisk Afdeling D startede med at bruge Booking i EPJ i november Et af ønskerne til Booking var at forbedre kommunikationen med Apotekets Cytostatikaafdeling, hvor man blander lægemidler (cytostatika), der bruges i behandlingen af kræft og er tilpasset den enkelte patient. Onkologisk Afdeling D bestiller hver dag mange cytostatikabehandlinger hos Apoteket og der udveksles store mængder information. Tidligere foregik al kommunikation over telefon og man skulle konstant ringe op for at bekræfte modtagelse af faxer, ændringer i aftaler, forsinkelser, særlige instrukser og så videre. Løsningen blev at give Cytostatikaafdelingen adgang til Onkologisk Afdelings afviklingslister i Booking. Via statusskift på dagsprogrammerne i Booking kan de se om en behandling er aflyst eller om patienten er udeblevet. De kan også notere hvornår en bestilling forventes afsendt. Det er endnu ikke muligt at sende bestillinger elektronisk frem for at faxe dem, men tiltagene har minimeret utallige afbrydelser for både Cytostatikaafdelingen og Onkologisk Afdeling D. Telefonerne gløder ikke længere, og tiden kan bruges ved patienterne i stedet for ved tasterne! 4

5 Trykknapsintegration til e-journal Det er nu blevet langt nemmere at tilgå e-journal. Med seneste opgradering af MidtEPJ er der kommet en såkaldt trykknapsintegration til e-journal. Det betyder, at der er kommet et direkte link fra MidtEPJ til e-journal, som slår op på den patient du har i kontekst. Med det direkte link fra e-journal behøver du ikke længere at logge på e-journal med brugernavn og password, da dine brugeroplysninger fra MidtEPJ genbruges. Du kan finde en vejledning på Region Midtjyllands hjemmeside: I første omgang er det muligt for alle, der logger på MidtEPJ som læge, sygeplejerske eller lægesekretær. 5