Familieudvalgets ordinære møde 10/2015, den 12. november 2015 Referat

Transkript

1 Oversigt åbent møde: Punkt 01 Godkendelse af dagsorden. Økonomisager Punkt 02 Månedsrapport ultimo oktober i Sisimiut Punkt 03 Månedsrapport ultimo oktober i Maniitsoq Punkt 04 Revisionsberetning nr. 19 og 20 for Qeqqata Kommunia Punkt 05 Forslag til Familieudvalgets mødeplan Orienteringssager Punkt 06 Redegørelse vedrørende referat af Ældrerådets møde Punkt 07 Eventuelt. 1

2 Mødet startet kl.13:00 Deltagere: Atassut Tønnes Kreutzmann, Kangaamiut Siumut Alfred Olsen, Formand, Sisimiut Evelyn Frederiksen, Næstformand, Sisimiut Fraværende med afbud: Gideon Lyberth, Maniitsoq Fraværende uden afbud: Bitten Heilmann, Maniitsoq Punkt 01 Godkendelse af dagsorden Afgørelse Godkendt 2

3 Punkt 02 Månedsrapport ultimo oktober i Sisimiut Journalnr Baggrund Der skal hver måned foretages en budgetopfølgning med vurdering af det forventede forbrug for resten af året samt angivelse af områder. Område for familie i Sisimiut vedlægger hermed budgetopfølgning for oktober. Regelgrundlag Qeqqata Kommunias kasse- og regnskabsregulativ. Gældende lovgivning indenfor det område, hvor Familieudvalget har den umiddelbare kompetence. Faktiske forhold Familieområdet Budget Tillæg Omplacer I alt Rest Konto Kontonavn (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 Kr.) (1.000 Kr.) I % 40 Fripladser på daginstitutioner ,2 41 Hjælpeforanstalt for børn ,6 43 Social førtidspension ,6 45 Offentlig hjælp ,7 46 Andre sociale ydelser ,0 47 Ældreforsorg ,9 48 Handicapområdet ,8 49 Andre sociale udgifter ,0 Familieområdet i alt ,6 et skal ligge på 83,3 % til og med oktober måned, hvis forbruget er jævnt fordelt over 12 måneder. Familieområdet i Sisimiut og bygderne har et samlet forbrug på 79,6 % svarende til mio. kr. af budgetbeløb på mio. kr. et udviser mindre forbrug på 3,7 % svarende til ca kr. Men som andre gange er takstbetalingerne for børn- og unge samt voksne handicappede bagud med 1-2 måneder og enkelte i voksne området mangler mere end 2 måneder, hvorfor forbruget på konto 48 ikke er retvisende. Det skal tilføjes at tillægsbevillingerne for budget er tilført i budgettet. På førtidspensionsområdet og alderspensionsområdet er november måneds udbetalinger med i oktober balance, da førtidspensioner og alderspensioner udbetales forud. Udbetalingerne for november måned udgør henholdsvis kr. på konto 43 og kr. på konto 47. Når takstbetalingerne til døgninstitutionsophold i Grønland og i Danmark er betalt, tilmed udbetalingerne i førtidspension og alderspension for oktober trækkes fra, vil det reelle forbrug på hele konto 4 udgøre ca. 81,7 % svarende til forbrug på ca kr. efter tillægsbevillingerne er tilført. For hele konto 4 er der et mindre forbrug på ca. 1,7 % svarende til kr. Bemærkninger til afdelingerne og eksterne institutioner: 3

4 Konto 40 - Fripladser på daginstitutioner: et på konto 40 udgør 89,2 % svarende til kr. af budgetbeløb på kr. Der er et mindre afvigelse på ca. 5,9% men samlet set er overforbruget ikke til fare for hele konto 4. Konto Tekst Budget i % Afvigelse Afvigelse i kr. 40 Fripladser ,2 + 5,9 + 4 I alt ,2 + 5,9 + 4 Antal børn med fripladser Konto Tekst Antal 40 Børn med fripladser 18 Konto 41 - Børn- og unge området på hele konto 41 udgør 76,5 % svarende til kr. af budget på kr. Fordelt over konto områder, ser forbruget således ud pr. 31. oktober : Konto Tekst Budget i % Afvigelse Afvigelse i kr Støttepersoner ,4-14, Plejeophold , Akut familiepleje ,4-24, Selvstyrets døgninstitutioner ,1 + 5, Private døgninstitutioner ,9-24, Socialt forebyggelse ,2-2, Familiecenter ,0 + 3, I alt ,5-6,8-778 Børn- og unge der har støttepersoner, i familiepleje og i ophold på døgninstitutioner: Konto Tekst Antal 4101 Børn- og unge med støttepersoner Børn- og unge som er i familiepleje Børn- og unge som er i døgninstitutionsophold / Selvst. 4 / Børn- og unge som er i døgninstitutionsophold / Private 1 I alt 22 På børn- og unge området er der 12 børn- og unge der er anbragt i familiepleje, men der arbejdes pt. anbringelse af 2 børn i familiepleje og 1 barn på venteliste til døgninstitution. Den 22. 0ktober er 1 hjemtaget fra selvstyrets døgninstitution. Konto 43 - Førtidspension: Førtidspension før 1. januar 2002 og efter 1. januar 2002 på konto 43 pr. 31. oktober udgør 94,6 % svarende til kr. af budgetbeløb på kr. I forbrugsbalance for oktober er november måneds udbetalinger med, da førtidspension udbetales forud, hvorfor forbruget pr. 31. oktober ikke er retvisende. Der er ca som er udbetalt for november måned, både i grundbeløb, lommepenge, børnetillæg og personlige tillæg. Det reelle 4

5 forbrug ligger på ca. 85,7 %. Med dette forbrug forventes der et merforbrug på ca kr. ved udgangen af året. På de seneste måneder er der tilgang af nye førtidspensionister med 5 og 2 udefrakommende. Der har også været afgang pga. de fyldte 65 mens enkelte er flyttet til andre byer. Fordeling af udgifter på konto 43 førtidspension Konto Tekst Budget Førtidspension før i % Afvigelse Afvigelse i kr ,6 + 10, Førtidspension efter ,8 + 10, November I alt ,6 10, Antal førtidspensionister pr. 31. oktober Konto Tekst Antal 4301 Førtidspension før 1. januar Førtidspension efter 1. januar Børn med børnetillæg Børn med børnetillæg 20 I alt FØP 193 I alt Børnetillæg 27 Konto 45 - Offentlig hjælp: et på konto 45 pr. 31. oktober udgør 87,7 % svarende til kr. af budgetbeløb på kr. Det forventede forbrug på 83,3 % efter 10 måneder, er overskredet med 4,4 %. Udgifterne til offentlig hjælp er steget igen fra september til oktober med kr. fra kr. til kr. for Sisimiut og bygderne tilsammen. I bygderne er offentlig hjælp steget, selvom den har været faldende. I Kangerlussuaq har der kun været udbetalt under 2.000,00 kr. for hele oktober, men i Sarfannguaq er der i alt udbetalt kr. og kr. i Itilleq. Arbejdsløsheden i Sisimiut som ellers har været faldet det sidste måneder, er nu steget igen. Efter arbejdsløshedsstatistikken er der registreret 337 arbejdsløse i oktober måned imod 330 i september måned, heraf antal ukendt fabriksarbejdere. Adspurgt oplyser arbejdsmarkedskontoret at arbejdsløshedstallet ikke udskiller hvor mange fra fabrikken er registreret som arbejdsløse, som ofte sendes hjem når fabrikken mangler vare produktion. Men på udbetalingslisten fremgår at der er udbetalt kontanthjælp til 241 arbejdsløse i oktober måned, mens 72 har fået udbetalt takstmæssighjælp. Der er 3 match grupper med relation til arbejdsløshedsstatikken, hvoraf i match gruppe 1 er der 330 arbejdsføre personer og i match gruppe 2 er der 2 med behov for støtte og i match 3 er der 8 med massive sociale problemer heriblandt alkoholproblemer. Fordeling af udgifter til offentlig hjælp i oktober måneder for Sisimiut og bygderne Konto Tekst Budget i % Afvigelse Afvigelse i kr Behovsvurderet hjælp ,6 + 85,3 + 43

6 Trangbestemt hjælp ,4 + 6, El , Husleje ,6 + 4, Engangshjælp ,7 + 6, Kangerlussuaq , Sarfannguit , Itilleq ,6 + 1,3 + 5 I alt ,7 4, Konto 46 - Andre sociale ydelser: Dagpenge ved barsel et pr. 31. oktober udgør 79,0 % svarende til kr. af budgetbeløb på kr. Der er et mindre forbrug på 4,3 % svarende til kr. Der er intet yderligere bemærkninger til forbruget. Konto 47 - Ældreområdet et på konto 47 ældreområdet, udgør pr. 31. oktober 83,9 % svarende til kr. af budgetbeløb på kr kr. På forbrugsrapporten for oktober måned, er udbetalingerne i alderspension for november måned med og udgør ca kr. soversigt over ældreområdet pr. 31. oktober Konto Tekst Budget i % Afvigelse Afvigelse i kr Alderspension , Hjemmehjælp ,7-3, Plejehjem ,3-4, Omsorgsforanstaltninger , Plejepatienter ,6 + 78, I alt ,9 0, Oplysninger vedr. alderespensionister pr. 31. oktober Konto Tekst Antal 4701 Alderspension Sisimiut Alderspension SSTR Alderspension Sarfannguit Alderspension Itilleq Alderdomshjemmet Antal hjemmehjælpsmodtagere Plejepatienter 1 Ialt Alderspensionister 432 Ialt Hjemmehjælpsmodtagere 110 Konto 48 - Handicapområdet: et på konto 48 handicapområdet, udgør pr. 31. oktober på 72,8 % svarende til kr. af budgetbeløb på kr. Det samlede forbrug udviser mindre forbrug på 10,5 % svarende til ca kr., heraf kr. for manglende betaling i oktober måned for handicappede børn der er i ophold i Grønland samt kr. for voksne handicappede der er i døgninstitutions ophold i Grønland, og ca for takstbetalinger til døgninstitutionsophold for voksne i Danmark. Der er ikke sket så meget på det sidste måneder omkring handicapområdet, der har heller ikke været nye større udgiftsposter det sidste måneder. 6

7 Oversigt over forbrug i handicapområdet pr. 31. oktober Konto Tekst Budget i % Afvigelse Afvigelse i kr Støttepersoner børn- og unge ,0-9, Støttepersoner voksne ,1 + 5, Pisoq ,3-2, Ivik ,1-42, Det beskyttede værksted ,0 + 12, Hjælpemidler ,0 30, Døgninstitutionsophold Grl Børn ,5-12, Døgninstituionsophold Grl. Voksne ,7-16, Døgninstitutionsophold DK ,4-21, I alt ,8-10, Oplysninger vedr. handicappede pr. 31. oktober Boenheder Konto Tekst Antal 4803 Boenheder Beboere i boenheder Med egen bolig 35 I alt Voksne handicappede m. tilknytning til Pisoq 62 Døgninstitutionsophold Konto Tekst Antal 4816 Døgninstitutionsophold Grl børn Døgninstitutionsophold Grl voksne Døgninstitutionsophold DK 11 I alt 19 Økonomiske og administrative konsekvenser Efter 10 måneds forbrug udgør forbruget på konto 4 familieområdet 79,6 % men når de manglede døgninstitutionsregninger er betalt og pensionsudbetalingerne for november trækkes ud, ligger det reelle forbrug på ca. 81,7 % og dermed er det samlet på konto 4 mindre forbrug på ca. 1,7 % svarende til kr. Alle konto områderne er gennemgået og kontrolleret. Der er områder der udviser overforbrug og andre områder udviser mindre forbrug. Det forventes at de områder som har mindre forbrug, sagtens kan kompensere de områder hvor der udviser merforbrug, især konto 45 - offentlig hjælp. Det skal tilføjes at ældreområdet mangler at udmønte kr. som stadigvæk er henlagt på fælleskontoen på konto 47. Ældreafdelingen arbejder pt. forslag til udmøntning. Direktionens bemærkninger 7

8 Administrationens vurdering Selvom det samlede forbrug på konto 4 udviser et mindre forbrug på kr., er det endnu ikke sikkert om regnskabet for vil slutte med samme mindre forbrug. Der kan ske mange ting, da det endnu mangler 2 måneder af året, men det forventes ikke at det vil udløse et større merforbrug. Sådan som forbruget ser ud nu, er der optimisme om et godt resultat for. Ledergruppen anbefaler at forbrugsrapport til og med oktober tages til efterretning. Indstilling Det indstilles til godkendelse, at bemærkninger til forbrugsrapport til pr. 31. oktober på konto 4 i familieområdet tages til efterretning. Afgørelse Indstillingen taget til efterretning. Bilag 1. Udskrift af balance pr. oktober. 8

9 Punkt 03 Månedsrapport ultimo oktober i Maniitsoq Journalnr.: Faktiske forhold et/indtægter skal ligge på 83,33 %, hvis forbruget er fordelt jævnt for hele året. Området for Familie Familieområdet (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % 40 Fripladser, daginstitutioner ,7% 41 Hjælpeforanstaltninger for børn ,2% 43 Social Førtidspension ,3% 44 Underholdsbidrag ,0% 45 Offentlig hjælp ,4% 46 Andre sociale ydelser ,9% 47 Ældreforsorg ,6% 48 Handicapområdet ,5% 49 Andre sociale udgifter ,4% Total ,2% Området for Familie har et samlet forbrug på mio.kr ud af bevilling på Det svarer til et forbrug på 74,2 %. Dagforanstaltninger for børn og unge Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Friplads i dagforanstaltninger for børn (Art 0730) I alt konto ,7% ,7% Konto 40: Friplads til daginstitutioner Der er givet 10 fripladser i daginstitutioner, som betales forud for november. Hjælpeforanstaltninger for børn og unge (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Hjælpeforanstaltninger ,0% Plejeophold ,2% Akut familiepleje ,2% Professional familiepleje ,5% Selvstyrets døgninstitutioner ,7% Private døgninstituitioner ,2% Socialt forebyggelsesarbejde ,0% Familiebehandling ,5% I alt konto ,2% I slutning af oktober var der 23 børn, som var blevet anbragt hos plejeforældre. I Selvstyrets døgninstitutioner var der anbragt i alt 22 børn inklusive en mor. Der er 4 børn der er anbragt i private institutioner. Der er blevet indbetalt betaling for døgninstitutioner indtil september. Førtidspensioner (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Førtidspension før 1/ ,7% Førtidspension efter 1/ ,6% I alt konto ,3% 9

10 For førtidspension har en samlet forbrug på kr mio. ud af en bevilling på kr mio. Det svarer til et forbrug på 76,3 %. Personlige tillæg for perioden udbetales forud en måned, der var enkelte der modtog tillæg på grund af sukkersyge. Oktober: Førtidspensionister før 2002: 63-it (90/10) Førtidspensionister efter 2002: 98-it (50/50) I alt inkl. bygderne 161 Underholdsbidrag (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Underholdsbidrag, ydet som forskud ,0% I alt konto ,0% Ingen forbrug. Offentlig hjælp (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Offentlig hjælp - skattepligtig ,2% Offentlig hjælp - ikke skattepligtig ,5% I alt konto ,4% Offentlig hjælp har en samlet forbrug på kr mio. ud af en bevilling på kr mio. Det svarer til et forbrug på 68,4 %. Konto 45-01: Offentlig hjælp Ingen ændringer i forhold til tidligere. Konto 45-03: Offentlig hjælp ikke skattepligtige Der er modtaget flere end ventet ansøgning om hjælp til betaling af huslejerestancer, derfor er der merforbrug på kr Dagpenge ved barsel (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Dagpenge ved barsel mv ,6% Sociale boliger (husly) ,7% Udbetaling af boligsikring ,0% I alt konto ,9% For at tilpasse budgettet, har man modregnet refusion fra Selvstyret vedrørende dagpenge ved barsel. Ældreforsorg (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Alderspension ,3% Hjemmehjælp ,5% Alderdomshjemmet ,8% Omsorgsforanstaltninger for ældre ,7% Plejeophold ved sundhedsvæsenet ,0% I alt konto ,6% 10

11 Ældreforsorg har en samlet forbrug på kr mio. ud af en bevilling på kr mio. Det svarer til et forbrug på 81,6% Alderspension Personlige tillæg for perioden udbetales forud en måned, der var enkelte der modtog tillæg på grund af sukkersyge, for 7 plejekrævende ældre, har man benyttet til midlertidige timer, derefter omplacerer man midlerne gennem art 0630, da der er tale om personlig tillæg, buskort betales gennem For oktober var der i alt alderspensionister inkl. bygder: Hjemmehjælp Kontoen for timelønnede har merforbrug, da alle medarbejderne er timelønnede. Derimod er der mindreforbrug på kontoen for månedslønnede. For resten af året, skal man være opmærksomme på indkøb af materiel Neriusaaq Redegørelse for forbruget: oktober forbrugsprocenten skal ligge på 83,3%, kontoen har en forbrug på 84,9%. Tillægsbevillingen som er godkendt, er indtastet til de enkelte kontoer, så forbruget i de enkelte kontoer ser mere realistisk ud. Der er lidt merforbrug under timelønnede, men vi er startet med tiltag, hvor vi arbejder for, at vi så vidt muligt ikke skal bruge vikarer, så målet er, at der ikke skal være merforbrug under kontoen i slutningen af året. Der er blevet afholdt kursus, hvorfor der har været behov for at bruge vikarer. Konto varekøb er der merforbrug, da man har indkøbt stort af bleer, som skal benyttes for resten af året. Konto forplejning er der merforbrug, da budgettet ikke er realistisk i forhold til antal beboere, og man skal også tilpasse budgettet, da madvarerne bliver dyrere. Konto til inventar er der merforbrug, da man har foretaget omplacering. Reparation og vedligeholdelse konto er der også merforbrug, som skyldes, at vores bil har tit været til reparation i værkstedet. Handicapområdet (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Fællesudgifter til handicapområdet ,5% Hjemmeboende handicappede børn ,4% Hjemmeboende handicappede voksne ,8% Bofællesskaber ,9% Aktiviteter for handicappede børn ,0% Akiviteter forhandicappede voksne ,8% Terapeuter ,0% Hjælpemidler-hjemmeboende ,0% Handicapinstitutioner i Grønland-børn ,0% Handiccapinstitutioner i Grønland-voksne ,0% Ophold i plejehjem ,4% Handicapinstitutioner i Danmark-børn ,0% Handicapinstitutioner i Danmark-voksne ,6% I alt konto ,5% Handicapområdet har en samlet forbrug på kr mio. ud af en bevilling på kr mio. Det svarer til et forbrug på 70,5 %. 11

12 For udgifter til hjælp for børn under er der lavet omplaceringer. Der er foretaget omplaceringerne under timelønnede med kr , det skyldes, da man prøver at flytte børnene til fritidshjemmet, så man ikke længere benytter støttepersoner. Bevillinger for indkøb af materialer til aktivitetsplaner er reduceret med kr , dette skyldes, at der ikke er rigtige væresteder for børn, hvorfor man ikke har indkøbt materialer til aktivitetsplaner. For udgifter til aflastning af handicappede er øget med kr. Midlerne forhøjes, da flere børn og forældre har behov for aflastning. For udgifter til socialeydelser er øget med kr. Midlerne forhøjes, da flere børn er blevet handicapregistreret og behovet bliver højere. Til dækning af tabt arbejdsfortjeneste til ældre hjemmeboende forhøjes med (Aflastning) kr. Forhøjelsen skyldes, at flere og flere har behov for aflastning. Til vedligholdelse i boenheder forhøjes med kr., forhøjelsen skyldes, at boenhederne har behov for vedligholdelse, da disse er blevet nedslidte. Aflastning reduceres med kr., dette skyldes, at man mangler stuer til aflastning. Til besøg for voksne anbragte i institutioner i Grønland reduceres med kr., dette skyldes, at der har været få ansøgere om besø, og den sidste anbringelse skete i forårs samt at 1 er blevet hjemtaget til Maniitsoq. For udgifter til døgninstitutioner forhøjes med kr. Til besøg hos handicappede der er anbragt i døgninstitutioner i DK reduceres med kr.. dette skyldes faktiske ansøgninger om besøg. Med hensyn til handicappede der er anbragt i døgninstitutioner i DK, er regninger kommet meget sent, hvor man kun har betalt for 2 i september. Der mangler betaling for resten på 9 personer, og man har endnu ikke modtaget regninger for oktober, forbruget for denne konto ligger nu på 83,1 %. Indtil nu er der 111 registrerede handicappede. 11 bor i DK på døgninstitutioner. 17 er anbragt på døgninstitutioner på Grønland, fordelt således: Antal: Sted: 7 Angerlarsimaffik Neriusaaq, Maniitsoq 5 Najugaqarfik Elisipannguaq, Maniitsoq 1 Aaqa, Nuuk 1 Aja, Nuuk 1 Ikinngut, Ilulissat 1 Palleq, Paamiut 1 Utoqqaat illuat, Kangaamiut 13 bor i Boenheder, der er i alt 3 boenheder, 1 bor på boenhedsatellit. 12

13 For hele Konto 48 ligger forbruget på 70,5 %. Andre sociale ydelser (1.000 kr.) Budget Tillæg Omplac. Bevilget Rest Konto Kontonavn i % Forsøg vedr. social omstilling ,0 57 0,0% Alkoholbehandling ,1% I alt konto ,4% I samarbejde med Katsorsaavik Nuuk, er man startet med behandling her i Maniitsoq. Man forventer at udgifterne vil ligge på kr ,00 Der deltager 19 personer til behandlingen, som kommer fra Maniitsoq og dennes bygder, og vi forventer at behandlingen vil foregå i 9 uger, det vil sige, at behandlingen starter 19. oktober og slutter 18. december. I prisen er medtaget kurser for personale for en dag på 4 timer, og i samarbejde med forebyggelseskonsulenten, skal der afholdes informationsmøde for borgerne om aften. Emnet vil være familiesygdomme og alkoholmisbrug. Indstilling: Det indstilles til Familieudvalget, - At økonomirapporten for ultimo oktober tages til efterretning Afgørelse Indstillingen taget til efterretning. Bilag 1. konto 4 - Maniitsoq 13

14 Punkt 04 Revisionsberetning nr. 19 og 20 for Qeqqata Kommunia Journal nr Baggrund Kommunernes revisionsafdeling har ved brev af 10. september fremsendt beretning nr. 19 og nr. 20 vedr. Revision af Selvstyreområderne i kommunens regnskaber for året 2014 Delberetning for regnskabsåret 2014, samt Revision af regnskabet for 2014 Afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 Regelgrundlag I henhold til Styrelseslovens 48 stk. 5 påhviler det kommunalbestyrelsen at besvare revisionens bemærkninger, og herefter tilsende besvarelsen til Tilsynsrådet så snart afgørelse foreligger. Det er fagudvalgene, der afleverer forslag til besvarelse indenfor deres respektive fagområder. Faktiske forhold I Revisionsberetning nr. 19 er der ikke nogen kommentarer vedr. Familieområdet vedr. xx Førtidspension. Ældreafdelingen har strammet op i ledelsestilsynet hvor der dels kontrolleres 10 sager hver måned, hvoraf 5 er førtidspensionssager og 5 er alderspensionssager. Der udarbejdes rapport, med angivelse af bemærkninger til sagerne, hvor sagsbehandlerne så anmodes om at foretage rettelser eller om notatpligten, såfremt der mangler notat i sagen. Udover gennemgår ældreafdelingen bruttolønlister hver måned hvor alle udbetalinger ift. førtidspension og alderspension kontrolleres om udbetalingerne er korrekt og om at der er sikret om personer som er fyldt 65 er overgået til alderspension. Desuden kontrollerer sagsbehandler i pensionsområdet liste over udbetalingerne af førtidspension jævnligt, for at sikre at alle der fylder 65 år er overgået til alderspension rettidigt. Som eksempel bruger sagsbehandleren bestemt dag til at bruge til kontrolundersøgelse af førtidspensionsudbetalingerne Underholdsbidrag. Fejlen om manglende udbetaling er sket pga. manglende dokumentation af dødsattest. Det manglende udbetaling af ca. 5 måneders enkebørns bidrag på kr ,00 blev udbetalt den 28. marts Fejlen om dobbelt udbetaling er korrekt og er fundet sted for perioden 16. juni juli 2014 på kr. For dobbelt udbetaling skyldes manglende kontrol af udbetalingerne, og fejlen er desuden begået pga. manglende retningslinjer. Bidragsafdelingen lovede at tilskrive bidragsberettigede om fejlen, hvor vedkommende vil blive informeret om dobbelt udbetalingen, og vil også blive anmodet om at tilbagebetale den for meget udbetalte underholdsbidrag. Det fremgår ikke i sagen om ovennævnte er effektueret. Sekretariatet og bidragsafdelingen har udarbejdet forretningsgang- / tjckliste vedrørende A-bidrag således, at fejl og manglende kontrol undersøgelse af udbetaling af underholdsbidrag kan undgås. Forretningsgangene er dog ikke implementeret i familieområdets forretningsgange. 14

15 Førtidspension. Til sag 1 er følgende besvaret: Vedkommendes om førtidspension blev fremlagt til behandling i pensionsudvalget den 07. januar Pensionsudvalget indstillede til godkendelse, at ansøger tilkendes førtidspension. Mødereferat v. pensionsudvalget af den 7. januar 2014 vedr. sag 1 vedlægges som bilag 1. Familieudvalget på møde den 12. februar 2014, godkendte førtidspension til sag 1 fra den 1. oktober 2013 at regne. Mødereferat v. Familieudvalget vedlægges som bilag 2. Den 14. februar 2014 er vedkommende tilskrevet fra Familieområdet om familieudvalgets afgørelse. Brev kopi er gemt under K-drev og vedlægges som bilag 3. Til sag 2 er følgende besvaret: Sagsbehandler har lavet beregning af førtidspension ift. indkomst 2012, men tog ikke kopi til sagen. Kopi af beregning er fået fra lønningskontoret og vedlægges som bilag 4. Til sag 3 er følgende besvaret: Vedkommende er blevet tilkendt personlige tillæg på kr. 606,29 fra 1. maj 2014, som udbetales løbende hver måned, men notatpligten om årsagen til bevillingen blev ikke overholdt. Derfor er sagsbehandler tilskrevet med erindring om notatpligten, udover erindret om retningslinjer som ældreafdelingen i 2012 lavede i forbindelse oprettelse af en sag m.m. Notatpligten og andre forhold drøftes jævnligt under sagsmøderne. Efter revisionens anbefalinger, er der indført dagligt tilsynsrapport, hvor alle sager der mangler notatpligt eller lignende, indrapporteres til sagsbehandlerne. Der vedlægges kopi af indrapportering om manglende notatpligt på ovennævnte, udover vedlægges kopi af retningslinjer fra Alderspension Sag 1: For lidt udbetaling i april, maj og juni måned 2014, blev drøftet med revisionen og med sagsbehandler, som efterfølgende foretog rettelse. Rettelsen blev foretaget den 24. oktober Der vedlægges kopi af oversigt over arter vedr. sag 1 og hans hustru. Sag 2: Udbetaling i personlige tillæg i september 2014 er hjælp til varmeregulering for 2013, som ansøger fik bevilget efter beregning. Sagsbehandler noterede hjælpen først den 22. oktober For den sene notering skyldtes tidsnød hvor vedkommende sent først indrapporterede hændelsesforløbet i journalen. Sag 3: Det er korrekt at vedkommende fik hjælp til billet fra Sisimiut til Danmark i forbindelse med datterens dødsfald. Det har været praksis i mange år, hvor en pensionist får hjælp til rejseudgifter i forbindelse med den nærmeste pårørendes alvorlige sygdom eller dødsfald. Hjælpen ydes kun hvis den syge er alvorlig syg og udtrykkeligt står i lægeerklæringen, at sygdommen er med dødelig udgang. 15

16 Efter kommunalbestyrelsens beslutning den 4. december 2014 i forbindelse med behandling af sparetiltag, er hjælp til rejseudgifter i forbindelse med pårørendes alvorlige sygdom eller dødsfald stoppet. 2 Familiecenter i Maniitsoq Ubrugte midler på kr. for familiehøjskole i Maniitsoq og Kangaamiut returneres til IIAN. Ubrugte midler på kr. for NFBO returneres ligeledes til IIAN. Der har i Atammik afholdt Familiehøjskole, kursusholderen har ved tidspres ikke kunne afholde i efteråret 2014 og har måttet udskyde til middelbart efter nytåret, dette i samarbejde med kommunekontoret i Atammik. 7 Diverse statuskonti Afstemning af konto er godt i gang, der er sådan at pensionister som er administreret af enkelte sagsbehandlere (pensionskontoret/handicapafdeling) har ved årsskiftet haft differencer, der arbejdes på afstemning af åbne konti hver måned. Vedlagt kopi af sidste åbne poster med bemærkninger og forventet afstemt senest 30. oktober. 9 Budget og bevillingskontrol Konto Maniitsoq, Selvstyrets døgninstitutioner er overskredet med 521 t. Overskridelsen skyldes, at Selvstyret ikke har stoppet afsendelse af regninger for 1 barn som er hjemgivet i september måned, der er modtaget kreditnota i regnskabet. Adoptering af tvillingebørnene, som har været anbragt på døgninstitution har været længere sagsforløb end forventet. Konto personlige tillæg for pension Maniitsoq, støtteperson for ældre har tidligere konteret under omsorgsforanstaltninger, dette er rettet i regnskabet 2014, 9 ældre har haft behov for støtteperson som konteres under personlige tillæg til pensionen, behovet for støtteperson hos ældre er stigende i forhold til tidligere år. I Revisionsberetning nr. 20 gives der følgende bemærkninger med fokus på Familieudvalgets ansvarsområder: Vedrørende de samlede driftsudgifter er der - set i forhold til det oprindelige budget - et merforbrug på 27,4 mio.kr. Set i forhold til budgettet inkl. tillægsbevillinger har der i 2014 vedrørende driftsudgifter været et mindre forbrug på 6,9 mio.kr. På flere hovedkonti er der budgetoverskridelser i forhold til budgettet inkl. tillægsbevillinger. Det betyder, at der i et vist omfang afholdes udgifter, som kommunalbestyrelsen ikke har givet bevilling til. De væsentligste overskridelser forekommer på familieområdet og undervisning og kultur. I Styrelsesloven er anført, at der ikke må iværksættes foranstaltninger, som medfører udgifter eller indtægter, før kommunalbestyrelsen har meddelt fornøden bevilling Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at Familieudvalget bør besvare revisionens bemærkninger på følgende måde: Det er korrekt, at der har været afvigelser mellem bevilling og forbrug på flere af udvalgets konti. Baggrund var desværre at der var megen personaleudskiftning blandt personale samt at der manglede familiechefer i begge byer. Udvalget har strammet på økonomistyringen ved at der i starten af afholdes der kursus for alle ledere, ledere i decentrale institutioner og afdelingsledere med fokus på økonomistyring, 16

17 ledelsesstyring samt personalestyring. Derudover blev der pr. 1. august ansat familiechefer i begge byer som betyder at der er kommet ekstra fokus på økonomistyring. Vedr. ledelsestilsynet har alle ledere fået indskærpet at der skal føres ledelsestilsyn vedr. økonomi samt rette sagsgange ved sagsbehandlinger. Dette er formaliseres ved at der afholdes sagsmøder hvor der tages sager op som gennemgåes samt at alle ledere holder nu møde og gennemgå hele budgettet både i Sisimiut og Maniitsoq. Derigennem få alle lederne ejerskabsfølelse for deres budget og kommer med input til afvigelse m.m. til månedsrapporteringer samtidig med at ledelsestilsynet holdes. Indstilling Administrationen indstiller, at Området for Familieudvalget besvarer revisionsberetning nr. 20 i henhold til forslaget i administrationens vurdering Afgørelse Indstillingen med revisionsberetning nr. 19 og nr. 20 taget til efterretning. Bilag 1. Revisionsberetning nr Revisionsberetning nr

18 Punkt 05 Forslag til Familieudvalgets mødeplan Journalnr Baggrund Forslag til Familieudvalgets mødeplan Alle møder starter kl. 13:00 og afholdes pr. telefon/videokonference, medmindre andet er opgivet. Familieudvalg 20. januar 17. februar 16. marts 13. april 11. maj 15. juni 10. august 14. september 12. oktober 16. november 14. december Indstilling Administrationen indstiller ovennævnte mødeplan til Familieudvalgets godkendelse. Afgørelse Indstillingen taget til efterretning. Bilag 1. kalender for

19 Orienteringssager Punkt 06 Redegørelse vedrørende referat af Ældrerådets møde Journalnr. Baggrund Redegørelsen vedrørende referat af Ældrerådets møde den 27. oktober er udarbejdet, og sendes til udvalget som orientering. Regelgrundlag Familieudvalgets beslutning af 07. januar 2009 om etablering af Ældreråd i Qeqqata Kommunia. Faktiske forhold Ældrerådet skal afholde mindst to årlige møder, og skal under valgperioden holde mindst to fysiske møder i Sisimiut og Maniitsoq. Efter møderne skal der udarbejdes mødereferat og rundsendes til medlemmerne af ældrerådet. Mødereferatet skal også sendes til Familieudvalget og bygderne. Det sidste møde blev afholdt pr. telefon den 27. oktober. Administrationens vurdering Administrationen indstiller, at mødereferatet tages til efterretning. Indstilling Det indstilles til godkendelse, at mødereferatet tages til efterretning. Afgørelse Indstillingen taget til efterretning. Bilag 1. Referat af mødet den 27. oktober. 19

20 Punkt 07 Eventuelt Orientering fra formanden Alfred Olsen: Naalakkersuisoq for Sociale anliggender har inviteret Formanden for Familieudvalget og 1 eller 2 medlemmer på en studietur i starten af 2016 i uge 5. Under decembermødet afgøres hvem der skal deltage til studieturen. Endvidere opfordres medlemmer til at tænke på, hvilke institutioner der skal besøges. Udvalget ønsker at vide om, alle medlemmer af familieudvalget kan deltage. Man takker for forebyggelseskonsulenterne i Maniitsoq for deres gode initiativ om Nej tak til hash i Maniitsoq. Familiechefen fra Maniitsoq orienterer om, at sagen om alderdomshjemmet i Kangaamiut pågår. Tønnes Kreutzmann orienterer, at forebyggelseskonsulenterne ankommer til Kangaamiut på mandag for at fremlægge deres arbejde om Nej tak til hash i Maniitsoq. Kommunaldirektøren orienterer, at rejseholdet skal være i Kangaamiut i næste uge. Referatet fra bygdebesøget i Sarfannguit er klar, den vil være med til udvalgets næstkommende møde. 20