stress hvad kan der gøres?

Transkript

1 stress hvad kan der gøres? En vejledning om at forebygge og håndtere stress i finanssektoren

2 Stress i finanssektoren Indholdsfortegnelse: Forord Hvad er stress?...4 Stressorer på arbejdspladsen...6 Stressorer udenfor arbejdspladsen Sæt stress på dagsordenen Stressindsats på virksomhedsniveau Lederens indsats Indsats på afdelings- og gruppeniveau Den enkeltes indsats Hvad kan der gøres, og hvor kan indsatsen forankres? Krav til virksomhedens arbejdsmiljøindsats Bilag: Stresspolitik Flere oplysninger Webadresser Litteraturliste Pjecen er udgivet i 2007 af Danske Forsikringsfuntionærers Landsforening (DFL), Finansforbundet og Finanssektorens Arbejdsgiverforening (FA). Design og tryk: Datagraf

3 Stress i finanssektoren 3 Forord Stress er et samfundsproblem. Noget stress opstår på arbejdspladsen, mens andet stress opstår udenfor arbejdspladsen. Oftest er der tale om et samspil mellem flere faktorer. Både den enkelte og virksomhederne må derfor forholde sig til stress. Undersøgelser viser, at hovedparten af finansmedarbejderne har en høj grad af trivsel og tilfredshed med job og arbejdsplads. Men samtidig føler flere sig stressede. i dagligdagen. Løsningen af dette paradoks er en af fremtidens store udfordringer. Nogle virksomheder arbejder ikke med temaet stress isoleret set, men mere bredt på at fremme medarbejdernes trivsel og tilfredshed, sundhed og et godt psykisk arbejdsmiljø. Andre har valgt at målrette indsatsen direkte mod stress. En vellykket indsats forebygger ikke kun stress og deraf følgende sygefravær. Indsatsen vil typisk også resultere. i mere trivsel og tilfredshed, mindre personaleomsætning, højere produktivitet, bedre kvalitet og andre fordele for virksomhed og medarbejdere. At begrænse og forebygge stress er en fælles opgave. Finanssektorens Arbejdsgiverforening, Finansforbundet og Danske Forsikringsfunktionærers Landsforening vil med denne vejledning inspirere virksomheder, ledere, medarbejdere og samarbejdsorganer i den finansielle sektor til, hvordan de kan. sætte stress på virksomhedens dagsorden. finde stress og tegn på begyndende stress. fremme åbenhed og dialog om stress. begrænse og forebygge stress. organisere en indsats mod stress

4 4 Stress i finanssektoren Hvad er stress?

5 Stress i finanssektoren Hvordan viser stress sig? Stress kan vise sig på mange forskellige måder. Nogle af de vigtigste kendetegn er: 1 Hvad er stress? Man skelner mellem forskellige former for stress. Den kortvarige stress, opstår efter belastende påvirkninger over kort tid. Den form for stress hjælper som hovedregel den enkelte til at møde nye udfordringer og større krav med øget energi. Den langvarige stress er derimod et resultat af en vedvarende påvirkning, hvor kroppen fastholdes. i en konstant spændingstilstand. Over tid vil denne form for stress nedbryde kroppens og psykens. evne til at tilpasse sig, og der vil opstå ubalance mellem ydre krav og indre ressourcer. Nogle forskere vurderer, at konstant stress i mere end en måned skal betragtes som et faresignal. Kronisk stress i tre måneder eller mere kan skade helbredet. Stresssymptomer er kroppens naturlige reaktion på store belastninger. Det er især overfor de langvarige stresspåvirkninger, at det er vigtigt at sætte ind. Stress kan vise sig på forskellige måder fra person. til person. Det er vigtigt, at den enkelte lærer sine stresssymptomer at kende, for at kunne gøre noget ved stressen.! Fysiske symptomer Hovedpine Svedeture Hyppige infektioner Muskelspændinger Mavesmerter Manglende appetit, vægttab Hjertebanken Psykiske symptomer Ulyst Anspændthed Træthed Hukommelsesbesvær Koncentrationsbesvær Angst og magtesløshed Deprimeret Irritabel Adfærdsmæssige kendetegn Søvnløshed Aggressivitet Flere fejl i arbejdet Nedsat præstationsevne Manglende engagement Ubeslutsomhed Øget brug af stimulanser (fx kaffe, tobak og alkohol) Øget sygefravær

6 6 Stress i finanssektoren Stressorer på arbejdspladsen Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) peger på 6 fokuspunkter eller guldkorn -, som kan bruges i arbejdet med at forebygge stress. De handler om indflydelse, mening, forudsigelighed, støtte, belønning og krav. Populært sagt gælder det for de første fem guldkorn, at man ikke kan få for meget af dem. Med hensyn til det 6. guldkorn krav er det vigtigt, både at der ikke er for små og ikke for store krav i arbejdet. Arbejdsrelateret stress opstår, når der er en ubalance mellem den enkelte medarbejders ressourcer og de krav, der stilles til vedkommende. Stress kan fremkaldes både ved fysiske og psykiske belastninger. Uanset valg af fokus vil det være relevant at se på en række faktorer, som har betydning for udvikling af stress: Arbejdsmængde og tidspres..er der medarbejdere, som konstant har en stor arbejdsmængde, har svært ved at nå salgsmål. eller er udsat for stort tidspres?..har medarbejderne de fornødne ressourcer og kompetencer for at kunne løse opgaverne?..udføres opgaverne ofte mangelfuldt? Er der klager, ventetid og utilfredse kunder?..er der pauser, der ikke holdes, overarbejde, der. ikke afspadseres, og ferie, som bliver udskudt? Krav og forventninger..er der klare målsætninger og retningslinjer for. den enkelte og for teamets ansvar og kompetence?..sikrer ledelsen en klar prioritering af arbejdsopgaverne?..får den enkelte relevant information, så vedkommende kan planlægge og udføre sit arbejde?..er der klarhed om opgaver og arbejdsforhold. for medarbejdere med distancearbejde? Udfordringer, mening og variation i arbejdet..arbejdes der ofte med ensformige opgaver, fx indtastning af tal og data?..er der mulighed for at rotere mellem forskellige arbejdsopgaver? Indflydelse på eget arbejde..har den enkelte indflydelse på arbejdsmængde, pauser, arbejdsmetoder, hjælpemidler og arbejdets kvalitet?..er arbejdstempoet præget af tidsrammer eller deadlines, som medarbejderne ikke har indflydelse på? Kollegial eller ledelsesmæssig støtte og feedback..udføres en væsentlig del af arbejdet uden for virksomheden?..får den enkelte medarbejder tilstrækkelig information, støtte og konstruktiv feedback?..påskønnes og anerkendes indsatsen på en retfærdig måde? Traumatiske begivenheder..er der medarbejdere, som er udsat for risiko for røveri, vold, trusler eller krænkelser?..har arbejdspladsen foranstaltninger til at forebygge vold, fx korte ventetider, overvågning, alarmsystemer og flugtveje? Konflikter, mobning og chikane..udvikler saglige konflikter sig til personlige angreb?..er der medarbejdere, som ofte udsættes for krænkende handlinger fra kolleger eller ledere?

7 Stress i finanssektoren 7..Forekommer der mobning eller krænkende handlinger af seksuel karakter? Jobusikkerhed..Er medarbejderne usikre på, om de kan bevare. deres ansættelse som følge af omstruktureringer, rationalisering, outsourcing eller ledelsesmæssige prioriteringer?..har medarbejderne mulighed for at få anden. beskæftigelse i tilfælde af afskedigelse? Udviklingsmuligheder..Gives der effektiv instruktion i arbejdet?..er der mulighed for at deltage i kompetenceudvikling, der kan kvalificere medarbejderne fagligt og personligt? Listen er udarbejdet med inspiration fra Arbejdstilsynets Vejviser til de vigtigste arbejdsmiljøproblemer for kontor og administration Stressorer udenfor arbejdspladsen Stress kan også skyldes påvirkninger, der sker udenfor arbejdspladsen. Eksempler på stressende påvirkninger udenfor arbejdspladsen:..traumatiske begivenheder i familien, fx dødsfald, skilsmisse, sygdom..familiære problemer fx misbrugsproblemer eller problemer med børnene Økonomiske problemer Hente og bringe børn i daginstitutioner Bilkøer eller forsinkelser af tog og busser. Grænseløst arbejde Mange oplever et arbejde med store jobkrav kombineret med stor selvbestemmelse og indflydelse på arbejdet som positivt og udviklende, ligesom det giver dem fleksibilitet i hverdagen. Men for nogle bliver det skruen uden ende, hvor det bliver svært at sætte grænser mellem arbejde og familie- og fritidsliv, og det kan i visse tilfælde føre til negative konsekvenser for helbredet. Nogle af de typiske kendetegn er, at det er medarbejdere, der arbejder flere timer end den almindelige arbejdsuge, og der er et konstant arbejdspres med mange spidsbelastninger, komplicerede beslutninger. og deadlines. Det er typisk medarbejdere, som har svært ved at slappe af og lægge arbejdet fra sig om aftenen. og i weekender. Der viser sig måske nogle advarselstegn som udmattelse, høj stressforekomst og søvnproblemer. Men medarbejderne kan have svært ved at erkende egne symptomer på stress, før problemerne er markante. Derfor er det en stor opgave for kolleger, tillidsvalgte og ledelsen at lære at tolke reaktionsmønstrene og konfrontere disse medarbejdere med risikoen for at brænde ud.

8 8 Stress i finanssektoren Sæt stress på dagsorden

9 Stress i finanssektoren 9 2 Sæt stress på dagsorden Mennesker påvirkes fra mange sider. Stress bør. forstås som noget, der foregår imellem mennesker. og som er tilknyttet situationer og relationer. Stress. er ikke bare den enkeltes problem, men et fælles anliggende. Der kan med fordel iværksættes en. kombination af flere tiltag fra flere sider for at. håndtere og forebygge stress. Og det kræver noget. af såvel virksomhed som ledere og medarbejdere. Overordnet set er det ledelsens ansvar at skabe. trivsel for alle medarbejdere. En åben dialog og. klare signaler fra ledelsen og samarbejdssystemet. er væsentlige elementer i forebyggelse af stress. på arbejdspladsen. Men medarbejderne har også. et ansvar for at forebygge deres egen stress og stress. i virksomheden. At forebygge arbejdsrelateret stress Stress kan ikke altid undgås, men man kan lære at håndtere stresspåvirkninger ved at fjerne årsagen eller reducere belastningen. Det kan ske både ved en generel indsats for hele virksomheden, og ved at man indarbejder det i det daglige arbejde i afdelingen eller for den enkelte medarbejder. At håndtere stress Når stresssymptomer allerede er udviklet hos den enkelte medarbejder, gruppe eller afdeling, kan man arbejde for at fjerne eller dæmpe dem. Det kan også dreje sig om at udvikle evnen til at tackle stressbelastning. Selve stresshåndteringen vil typisk være en opgave, der løses lokalt blandt den eller de personer og grupper, der har stressreaktioner. Lederen og ofte også tillidsmanden og HR afdelingen/konsulenten har en central rolle i den sammenhæng. Men den overordnede ledelse, samarbejdsudvalget, tillidsrepræsentanten og sikkerhedsorganisationen spiller også en rolle ved at udarbejde gene.- relle retningslinier og tilbud til alle i virksomheden. Erfaringerne viser, at det er en fordel at sætte ind med en indsats på alle niveauer i virksomheden for at gøre det muligt at forebygge og håndtere stress.

10 10 Stress i finanssektoren Fire niveauer i stressforebyggelsen I de fleste virksomheder vil der være op til fire niveauer i forebyggelsen og håndteringen af stress: Virksomhedsniveau Ledelsesniveau Afdelings- og gruppeniveau Individniveau Der er forskellige muligheder og virkemidler. på hvert af niveauerne. heden vil iværksætte for at forebygge eller håndtere stressproblemer. Indsatsen kan rette sig specifikt mod stress, eller den kan indgå som et led i virksomhedens samlede arbejde med at fremme trivsel og et godt psykisk arbejdsmiljø. Her gives nogle eksempler på fremgangsmåder,. konkrete redskaber og metoder. I de følgende fire afsnit vil vi give nogle eksempler på, hvilke initiativer der kan sættes i gang på hvert enkelt niveau. De er ikke udtømmende, men kan inspirere i det videre arbejde. Kom i gang med at forebygge stress! Et af de første skridt er at få udbredt viden om og skabt en åben dialog om stress i alle led i virksomheden,. i afdelingerne samt hos lederne og medarbejderne.. Alle parter har et ansvar og en opgave for at få gjort indsatsen så konkret og handlingsorienteret som mulig. Opgaven bliver i den enkelte virksomhed at afklare: -..Hvilke behov er der for initiativer til forebyggelse. og håndtering. - Hvor indsatsen skal forankres Stressindsats på virksomhedsniveau Det er på det overordnede virksomhedsniveau, at rammerne for arbejdsvilkårene fastlægges. Så det har stor betydning, at der sendes nogle klare signaler ud i virksomheden om, at trivsel og et godt psykisk arbejdsmiljø er vigtig for virksomhedens udvikling og succes. Det er også på virksomhedsniveau, at det er muligt at vedtage retningslinier for, hvilke initiativer virksom-. Start fx med at holde en fælles temadag om arbejdsrelateret stress. Aftal retningslinier for, hvem man kan gå til med et stressproblem. Overvej, om stressrelevante spørgsmål skal indgå i den årlige MUS-samtale og APV. Udbyd kurser i, hvordan man kan støtte hinanden i hverdagen, når en kollega er blevet stresset. Giv tilbud om stress- eller krisehjælp. Udpeg fx stressvejledere/-coaches, som internt i virksomheden kan understøtte arbejdet med at håndtere og forebygge stress generelt. Overvej om stressobservation, -forståelse og -håndtering skal indgå i ledernes udviklingsprogram. Kilde: Bl.a. Arbejdsrelateret stress en vejledning til. samarbejdsudvalgene, juni 2006

11 Stress i finanssektoren 11 En del af en bred indsats Det er forskelligt, hvordan en indsats mest hensigts-. mæssigt kan tilrettelægges, og hvad der giver de bedste. resultater for den enkelte virksomhed og dens medarbejdere. Stress, sundhed, trivsel og arbejdsmiljø hænger nært sammen. Nogle virksomheder arbejder derfor med stress som ét aspekt ud af mange ved den samlede indsats i forhold til medarbejdernes trivsel og det psykiske arbejdsmiljø. De har måske valgt at lade forebyggelse og håndtering af stress være integreret fx i en mere omfattede sundhedspolitik, trivselspolitik, personalepolitik eller lignende, der samtidig dækker meget andet end netop stress. Stresspolitik En stresspolitik kan bruges til at sætte rammerne for principper, praksis og leveregler i virksomheden i relation til at forebygge og håndtere stress. Det vil typisk lette dialogen og indsatsen på det decentrale niveau, at der er formuleret nogle overordnede retningslinier for hele virksomheden. Derudover er det vigtigt, at det er formuleret klart, hvilke forventninger, der stilles til den enkelte afdeling eller team i forhold til at diskutere stress-. politikken og omsætte denne til konkrete handlinger. Få inspiration til en stresspolitik bagerst i pjecens bilag 1. Arbejdspladsvurdering kortlægning af stress En arbejdspladsvurdering (APV) kortlægger arbejdsmiljøet i virksomheden. APV en skal følges op af en handlingsplan, der afhjælper problemerne. APV kan bruges som led i at afdække stresssymptomer og forebygge stress. Det kan gøres ved at inddrage spørgsmål om stress. i kortlægningen af arbejdsmiljøet og i dialogen om løsninger, fx i udarbejdelsen af handleplaner. Læs mere på: og Forebyggelse og håndtering af stress i Sydbank: Sydbank har udviklet en række værktøjer til at forebygge og håndtere stress blandt medarbejderne: Sundhedspolitik, som bl.a. består af ernæringsog motionstilbud. Kurser, der giver et indblik i stresshåndtering. Kursus om stress for bankens ledere med fokus på lederens eget psykiske arbejdsmiljø og fokus på, hvordan den enkeltes udøvelse af ledelse kan påvirke medarbejderens psykiske arbejdsmiljø. Kurset er desuden et tilbud til bankens tillidsvalgte medarbejdere. Stressforedrag (gå hjem møde). Regions- og områdekurser i AI Appreciative Inquiry anerkendende udviklingsmetode. Medarbejderne i Sydbank har i flere situationer mulighed for psykologhjælp via sundhedsforsikringen. Derudover har banken en psykolog ansat. Medarbejdere, der har været sygemeldt pga. stress, kan starte på job igen gradvist med efterfølgende gradvis optrapning over en periode.

12 12 Stress i finanssektoren Trivselsundersøgelse stressundersøgelse En trivselsundersøgelse kan være med til at afdække stressniveauet i organisationen. Bogen Psykisk arbejdsmiljø i praksis metoder. og værktøjer indeholder en oversigt over en lang. række spørgeskemaer og interviewmetoder. Nykredit: Stressforebyggelse i kølvandet på tredækker Nykredit arbejder bredt med psykisk arbejdsmiljø ud fra den såkaldte Tredækker II fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). Dermed får de stor viden om, hvordan medarbejderne oplever deres psykiske arbejdsmiljø i bred forstand. Medarbejderne svarer på 104 spørgsmål fordelt på 26 dimensioner heriblandt stress. Nykredit får dermed oplysninger om sammenhængene mellem stress og fx kvantitative krav, arbejdstempo, tilfredshed med arbejdet, arbejde-familie konflikt og om hvordan forskellige medarbejdergrupper oplever dette. Svarene giver Nykredit mulighed for at gå målrettet til værks og finde de afdelinger eller funktioner, som viser tegn på stress og sætte ind med at forebygge og begrænse de stressfremkaldende faktorer samt kigge på stressorer for de enkelte enheder og de enkelte medarbejdere. Informationerne fra undersøgelsen bruges i et struktureret arbejde med tilpasning af ressourcer og personalepolitikker i Nykredit. Bogen kan downloades på Personalestyrelsens. hjemmeside Derudover kan man på hjemmesiden for Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA tidligere AMI) finde spørgeskemaer. om psykisk arbejdsmiljø, også kendt som tredækkeren. Tredækkeren består af et kort skema, virksomheden selv kan bruge ud fra instruktionerne på hjemmesiden. Det mellemlange skema kræver samarbejde med arbejdsmiljøprofessionelle, og det lange skema er til forskningsbrug. Skemaer, vejledning i brug af disse samt sammenlignelige data kan findes på hjemmesiden Stressvejleder i virksomheden Stressvejleder, stresscoach o.l. er en medarbejder. eller leder, der har en kort uddannelse med fokus på. at forebygge stress. Der findes forskellige typer uddannelser, nogle hvor man primært fokuserer på individet, og andre hvor man tager udgangspunkt i dagligdagens relationer og sammenhænge for at forstå samspillet mellem den enkelte, gruppen og virksomheden. Stressvejlederen kan være med til at sætte stress på dagsordenen i virksomheden, kortlægge stress fx i. en afdeling, fungere som guide overfor kolleger og indgå i afklarende samtaler om, hvor og hvordan den enkelte kan få hjælp til at forebygge eller håndtere

13 Stress i finanssektoren 13 stresssymptomer. En stressvejleder er ikke uddannet. til at være behandler og har ikke en terapeutisk funktion. Det er vigtigt, at vejlederen er en person, der nyder udbredt tillid hos medarbejdere og ledere i virksom-. heden. Der skal være udmeldt klare rammer for, hvad man kan bruge stressvejlederen til, og hvad der ikke kan løses med den funktion. Måling af stress stressbarometer Redskabet Stressbarometeret gør det muligt at teste. eget stressniveau og samtidig få et overblik over stress-. niveauet på afdelings- og virksomhedsniveau over tid. Grundlaget for Stressbarometeret er en grundig stresstest baseret på lægefaglig og psykologisk viden, som medarbejderen besvarer, herefter foretager medarbejderen dagligt en kort vurdering af eget stressniveau. Den enkelte får dermed en oversigt over egen stress-. og trivselsudvikling, og virksomheden får oversigter. over udviklingen i stressniveauet i afdelinger og i hele virksomheden via en anonym database. Virksomheden får på den måde overblik over, hvor der kan være behov for forebyggende tiltag eller konkrete initiativer til at afhjælpe stress i afdelingerne. I den enkelte afdeling får lederne og medarbejderne et mere konkret udgangspunkt for at tage hånd om symptomer og problemer, før de får alvorlige konsekvenser. Hotline og psykologhjælp Alle kan komme i en situation, hvor man har brug for professionel hjælp til at håndtere arbejdsmæssige eller private problemer. I virksomheden har ledelsen et ansvar for at afhjælpe problemer i det psykiske arbejds- Krisepolitik i Tryg Forsikringsselskabet Tryg har en krisepolitik, der blandt andet giver mulighed for psykologbehandling - også i tilfældet af stress. Krisepolitikken understøttes af en række netværkspersoner. Netværkspersonerne er ikke specielt uddannede til at rådgive vedrørende stress, men det er personer, der har stor indlevelsesevne, og som kollegerne generelt har stor tillid til. Via årsmøder får netværkspersonerne særlig viden om forskellige psykologiske problemstillinger. En netværksperson fortæller i det følgende om sit arbejde, hvis hun opdager eller får at vide, at en kollega har stress: Der kan være flere indfaldsvinkler til, hvordan man som netværksperson har fundet ud af det. Men det, jeg gør, er at tage en snak med per- sonen og fortælle, at der er hjælp at hente igennem Tryg s krisepolitik. Jeg tilbyder personen, at jeg kan ringe til psykologordningen med det samme, hvis per- sonen ønsker det, og gerne mens de hører på, og så ridser jeg ganske kort op for vagtcentralen, hvad problemet er. Vagtcentralen får derefter et tlf.nr. til medarbejderen, og i løbet af et par timer og i hvert fald næste dag kontakter psykologen medarbejderen, og der kommer en aftale i stand. Som regel vil personen gerne have, at man ringer op til psykologordningen for dem. Hvis ikke giver jeg dem tlf. nr., så de selv kan ringe.

14 14 Stress i finanssektoren miljø, som kan være årsag til stress symptomer. Udover forebyggende tiltag kan der også være behov for at yde psykologhjælp til den enkelte. Virksomheden kan indgå aftale med en professionel rådgiver, som har dokumenteret erfaring med erhvervspsykologisk rådgivning, eller der kan etableres psykologhjælp gennem sundhedsforsikringen i overenskomsten. Derudover er der gennem egen læge mulighed for at blive henvist til arbejdsmedicinske klinikker eller i visse tilfælde til stressklinikken, Hillerød Sygehus eller til offentlig finansieret psykologhjælp. Antallet af konsultationer afhænger af medarbejderens tilstand og mulighed for at bearbejde den aktuelle problematik. Denne form for rådgivning er rettet mod den enkelte, men oftest kan årsagerne til stress ikke løses af den enkelte alene. Der er typisk behov for at se på organiseringen af arbejdet, samspillet med kolleger og kunder i hverdagen samt foretage ændringer i en bredere sammenhæng for at lave langsigtede løsninger. Uanset dette er det en vigtig forudsætning for, at medarbejderen med stresssymptomer kan komme videre i sit arbejdsliv, at han eller hun har været igennem et afklaringsforløb, så det bliver muligt. at skabe handlemuligheder både for sig selv og i samspil med kolleger og ledelse. Intern information Den interne information på intranet, i personaleblade og andre informationskilder er vigtig at inddrage i. en forebyggende stressindsats. Gennem artikler både. fra omverdenen og egen organisation, faktaoplysnin-. ger, tilkendegivelser fra ledelsen og personskildringer. kan der gives et vigtigt bidrag til at skabe åbenhed. og tillid. Redskaber til stressforebyggelse i ATP: ATP-koncernen har haft aktivt fokus på stressforebyggelse og -håndtering siden I det følgende nævnes de tiltag, selskabet har brugt i arbejdet hidtil: Kommunikation af stress - ATP har fokus på at tale åbent om stressforebyggelse i hverdagen bl.a. i deres personaleblad. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse, der indeholder faktorer rettet mod det psykiske arbejdsmiljø, herunder stress og stresshåndtering. Ledercoaching støtter og styrker en ledelsesstil, der minimerer stress hos den enkelte og dennes medarbejdere. Stresshåndteringskurser for medarbejdere og ledere HR tilbyder sektions- eller afdelingstilpassede seminarer, hvor stresshåndtering er i fokus. Stressbarometeret tjener det formål, at gøre den enkelte bevidst om egne stressfaktorer, reaktioner og stressniveau. Kan også bruges i team og andre organisatoriske enheder. Meditation der gennemføres meditationskurser for alle. Kriseberedskab klarhed omkring roller og ansvar, når det går galt.

15 ! Stress i finanssektoren 15 Morgenrunde i Jyske Bank Vi arbejder jo i et team, men i dagligdagen viser det sig, at arbejdsmængden ikke er ligelig fordelt. Nogle dage eller uger har den ene en pukkel eller en svær sag, der fylder meget, og på andre tidspunkter gælder det for de andre. Vi har derfor besluttet, at vi hver dag tager en kort morgenrunde fx et kvarter, hvor vi fortæller hinanden om dagens arbejdsopgaver, hvilke sager der er i gang og glider godt, og hvilke man godt kunne bruge nogle gode ideer til løsning af. På den måde sidder vi ikke hver for sig med problemerne. Vi bruger også morgenrunden til at aflaste hinanden. Hvis en kollega er ved at vælte af tunge eller mange sager, så prøver vi at byde ind og enten tage sagen over eller hjælpe med nogle af arbejdsopgaverne fx en tidskrævende beregning, en opringning til en ejendomsmægler, eller hvad det nu kan være. Vi synes, det fungerer rigtigt godt, og vi kommer derved også til at kende hinandens stresstegn, så vi håber på den måde, at kunne forebygge eller gribe ind så tidligt, at der ikke er nogen der går ned med flaget Lederens indsats I det forebyggende arbejde har lederen et medansvar for medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø. For at fore-. bygge stress blandt medarbejderne er det vigtigt, at lederen skaber klarhed om roller og ansvar og giver medarbejderne feedback. Medindflydelse er et vigtigt element i forebyggelsen af stress. Det er også vigtigt, at lederen er klar i sine forventninger til medarbejderne og sikrer en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, såvel for den enkelte som for alle. Lederen skal vise medarbejderne sammenhænge i organisationen, formidle information om overordnede mål og krav, så de. står klar for alle medarbejdere. Herudover bør lederen lytte og handle i forhold til medarbejderproblematikker. Når lederen bliver opmærksom på egentlige tegn. på stress hos en eller flere medarbejdere, vil det være relevant at tage hånd om vedkommende. Henvendelser fra medarbejdere om stressede kolleger skal tages alvorligt, og lederen bør handle i umiddelbar forbindelse med henvendelsen. Det kræver, at lederen har mulighed for at hente inspiration og hjælp hos ledelseskolleger og/eller hos HR- afdeling, og at virksomheden har tilbud til stresshåndtering, som lederen kan benytte til at løse konkrete problemer. Tillidsmanden kan ligeledes benyttes som sparringspartner. Branchearbejdsmiljørådet for finans- og offentlig kontor og administration (BAR FOKA) har lavet 8 kortfattede ledelsesværktøjer, der kan bruges som inspiration til handling. Ledelsesværktøjerne handler om: God energi i ledelse Mobning Forandringer på arbejdspladsen For stort arbejdspres

16 16 Stress i finanssektoren Fravær og personalegennemtræk Konflikthåndtering Den vanskelige samtale Manglende indflydelse Ledelsesværktøjerne kan downloades på Indsats på afdelings- eller gruppeniveau På temamøder kan man sætte fokus på stress ved at debattere, hvad man forstår ved stress, og hvordan. man kan forebygge det. Det er i det daglige arbejde og i samarbejdet med kolleger og kunder, at udfordringer og dilemmaer kan udvikle sig til problemer og belastninger. Hvis der ikke tages hånd om risikofaktorer i arbejdet,. og hvis der ikke er åbenhed eller opmærksomhed på stresssymptomer, kan det resultere i dårlig performance, konflikter og helbredsproblemer. I det forebyggende arbejde har medarbejdergruppen eller teamet et med-. ansvar for at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø ved at:..skabe klarhed om roller og ansvar i dialog med hinanden og nærmeste leder give hinanden feedback..tale konstruktivt om succeser og problematikker. i dagligdagen..være klar i forventningerne til hinanden i forhold. til produktion, ansvar, samarbejde..være klar i forventningerne til intern kommunikation og tone..sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet for den enkelte og for gruppen skabe klarhed over handleansvar i konkrete sager..skabe ro om arbejdet gennem dialog og fastholdelse af overblik skrive præcise handleplaner ved alle møder Morgenmøder i Jyske Bank I Jyske Bank blev man for 2 ½ år siden enige om at få sat stressen på dagsordenen. Banken lagde ud med at arrangere en morgenmødepakke om stress. Det var arbejdsmiljøgrupperne, der tog på tur rundt i afdelingerne med et diasshow og et indlæg om stress. Mødepakkerne formåede at skabe en åbenhed og startede en dialog i afdelingerne omkring stress. Det blev legalt at tale om stress. Nogle af arbejdsmiljøgrupperne er efterfølgende på eget initiativ taget rundt for at samle op på, hvad der er sket i afdelingerne siden morgenmødet. Responsen på indsatsen har været positiv fra medarbejdernes side. Det er blevet nemmere at få en god snak, hvis der er stressproblemer. Og det er blevet lettere at sige fra, når man har brug for hjælp med arbejdet. Samtidig er det også blevet lettere for kollegerne at spotte, om der er en, som ikke har det så godt.

17 Stress i finanssektoren 17 Forebyggelse af stress i en afdeling med stor opgavemængde: Alle beskriver deres arbejdsopgaver ud fra type, indhold, tidsforbrug, relationer til andre, etc. Skemaerne skrives sammen og dermed skabes et fælles overblik over afdelingens opgaver. Man kan holde en fælles temadag om muligheder for at udføre opgaverne på andre måder etc. På temadagen kan man starte med en brainstorm, hvor alle kommer med deres ideer til det videre arbejde. Man kan benytte et spørgebatteri, hvor man stiller nysgerrige spørgsmål til opgaven. Brainstormen kan munde ud i en række leveregler for det videre arbejde og samarbejde i afdelingen. Eksempel på nysgerrige spørgsmål til opgaven: Hvad er det der laves, og hvorfor laves opgaven? Hvor laves arbejdet/opgaven, og hvorfor lige der? Hvornår laves opgaven/arbejdet, og hvorfor lige på det tidspunkt? Hvordan laves opgaven/arbejdet, og hvorfor lige på den måde? Hvem laver arbejdet/opgaven, og hvorfor er det lige den eller de personer? Kilde: Inspiration hentet i Håndbog i psykisk arbejdsmiljø. - flere eksempler kan læses i håndbogen. Temamøder om stress På temamøder kan man sætte fokus på stress, ved. at debattere hvad man forstår ved stress, og hvordan man kan forebygge det. Man kan også vælge en række temaer: håndtering af stor arbejdsmængde, konflikt-. løsning osv., som afdelingen sætter på dagsordenen. i en møderække. Møderne kan foregå i virksomheden, for medarbejderne eller i afdelingerne fx i form af morgenmøder, eller som kurser for ledere, tillidsmænd og arbejdsmiljø-/sikkerhedsrepræsentanter. Anerkendende samtaler Anerkendende samtaler kan give mulighed for at sætte fokus på ting, der lykkes og tilfører arbejdet og sam-. arbejdet energi. Metoden udspringer af begrebet. Appreciative Inquiry, og den ændrer den traditionelle måde at tænke på problemer og løsninger til i højere grad at sætte fokus på, hvor man henter energi og nytænkning fra som team eller afdeling. Tankegangen er at lære af de positive erfaringer. Det betyder ikke, at problemer og kritik skal ignoreres eller bagatelliseres. Men i stedet for at fokusere på problemet skal man i højere grad beskrive, hvordan man kan forholde sig til situationen, og hvad man vil arbejde sig hen imod. Bl.a. Sydbank anvender Appreciative Inquiry i deres arbejde.

18 18 Stress i finanssektoren Håndtering af stressbetinget sygefravær Det optimale er at forebygge, så helbredsskader forårsaget af stress ikke opstår blandt medarbejderne. Men af og til sker det alligevel, at en medarbejder må sygemeldes i en periode pga. stress. Allerede ved sygemeldingen er det en god ide at aftale, hvordan kontakten til afdelingen skal være. Lederen bør være kontaktperson, men måske har den stressramte. et ønske om en bestemt kollega, der også kan være kontaktperson. Aftal hvor tit og hvordan, der skal være kontakt. Når lederen kontakter den stressramte, må det aldrig være for at kontrollere eller presse den syge tilbage før tiden. Når medarbejderen skal vende tilbage til arbejdspladsen. efter en fraværsperiode i forbindelse med stress, kan der være brug for at lave praktiske aftaler om arbejdsmængde, arbejdstid osv. Der er også brug for en sam-. tale om, hvordan tilbagevenden kan ske ud fra et mere personligt plan og i relation til kollegerne. Medarbejderen har ikke pligt til at deltage i en sygefraværssamtale, hvis sygdommen forhindrer det, og efter medarbejderens ønske kan tillidsmanden deltage i samtalen. Det er vigtigt, at kollegerne viser accept af, at den stressramte kommer langsomt tilbage til arbejdet igen. Formålet er at tage hånd om såvel de arbejdsmæssige som de mere personlige psykiske og sociale forhold, så medarbejderen ikke bliver syg igen, men kommer til at trives. Virksomheden kan evt. have en politik om, at der skal foregå en sådan samtale, når fraværet overstiger et vist omfang. Det afgørende er, at medarbejderne kan have fuld tillid til, at samtalen er en mulighed og ikke en sanktion, og at hensigten er fastholdelse. Samtalen skal være fremadrettet. Og derfor er det vigtigt, at lederen er trænet i at tale om fravær fx i form af erfaring med spørgeteknik og håndtering af de følelser, der kan vise sig under en vanskelig samtale. Læs mere om sygefraværssamtaler i DFL s, Finansforbundets og FA s fælles vejledning Indsats mod sygefravær. Formål med sygefraværssamtalen 1. Forsøge at identificere stresskilden/kilderne. 2. Identificere hvordan den sygemeldte har det med tilbagevenden. 3. Aftale hvilke ting, der skal ændres i arbejdssituationen. 4. Aftale hvordan den pågældende vender tilbage, herunder arbejdstid. 5. Aftale hvordan kollegaer involveres, og hvad de informeres om.

19 Stress i finanssektoren Den enkeltes indsats Mennesker er forskellige, og derfor forekommer der også forskellige reaktioner på stress. For at kunne reagere både i egen situation og over for en kollega må man kende symptomerne. Den enkelte må også gøre en indsats for at lære egne symptomer at kende. Hvis. man ved, hvordan man reagerer, kan man måske nå. at ændre forhold, der stresser, inden det bliver rigtig slemt. Som stresset mister man oftest både overblikket og evnen til at bede om hjælp. Selvtests er meget ud-. bredte. Men man skal ikke opfatte en selvtest som et sandhedsdokument. Check hvem der står bag testen. Vær skeptisk overfor tests med meget kategoriske resultater, hvor enkelte besvarelser afgør, om man havner i kategorien stresset, lidt stresset eller meget stresset. Man kan eventuelt bruge en god stresstest. til at blive bedre til at kende sine egne reaktioner på stress. Eksempler på stresstests kan findes i bøger som f.eks. Stress på arbejdspladsen og Stresskompetence. - se litteraturlisten. Udover at benytte psykologhjælp gennem sundhedsforsikringen, er der også mulighed for gennem egen læge at blive henvist til arbejdsmedicinske klinikker eller Stressklinikken, Hillerød Sygehus. Bekæmp din egen stress Tænk optimistisk og bryd negative tankemønstre. Lad være med at bruge tid på at tænke over ting, som du alligevel ikke kan ændre. Rund dagen af. Hvad har du nået i dag, hvad mangler du, hvad betyder det for i morgen? Gennemtænk i morgen. Lav en realistisk opgaveliste, husk at sætte tid af til afbrydelser. Lær at prioritere og brug tid på det. Hold pauser. Lav frirum i fritid og ferier, hvor du ikke kan kontaktes og ikke læser mails. Giv dig selv tid til at blive underholdt og inspireret. Pas på dig selv. Spis sundt og sørg for at få motion og søvn. Tal med din leder om din stress og indgå forpligtende aftaler. Det er legalt at nævne for andre, at du føler et stort arbejdspres, eller at arbejdsopgaverne er uklare. Tag mod støtte fra og giv støtte til dine omgivelser.!

20 20 Stress i finanssektoren Hvad kan der gøres, og hvor kan indsatsen forankres?

21 Stress i finanssektoren 21 3Hvad kan der gøres, og hvor kan indsatsen forankres? Samarbejdsudvalget (SU) SU er et godt omdrejningspunkt for indsats mod arbejdsbetinget stress. Det er virksomhedens centrale samarbejdsorgan, hvor den øverste ledelse er repræsenteret, og her er der i forvejen fokus på bl.a. medarbejdernes trivsel, forholdet mellem ledelse og medarbejdere mv. Forankres indsatsen i SU, kan der være brug for at koordinere med sikkerhedsudvalget. Sikkerhedsorganisationen (SIO) Sikkerhedsudvalget (SIU) kan være et velegnet udgangspunkt for virksomhedens indsats mod arbejdsbetinget stress. SIO har gennem det systematiske arbejde med APV ofte et godt kendskab til, hvor i virksomheden, der er problemer. Forankres indsatsen i SIU, kan der være brug for at koordinere med SU. Finansvirksomheder kan efter at have indgået en lokal aftale lægge SU og SIU sammen og forankre indsatsen i det sammenlagte udvalg. Den udførende del af indsatsen kan placeres fx i HRafdelingen, hos den daglige leder af sikkerhedsarbejdet, hos lederne af de enkelte enheder, i teams eller en kombination heraf. Tillids- og sikkerhedsrepræsentanten Medarbejderne kan henvende sig til deres tillidsrepræsentant eller sikkerhedsrepræsentant, hvis de har brug for en kollegas bistand til at løse et konkret problem om samarbejde, trivsel og stress. Medarbejderrepræsentanterne kan være med til at guide til en løsning for den enkelte og se det i en helhed, hvis der er behov for det.

22 22 Stress i finanssektoren Krav til virksomhedens arbejdsmiljøindsats

23 Stress i finanssektoren 23 4Krav til virksomhedens arbejdsmiljøindsats En virksomhed skal efter arbejdsmiljøloven sørge for,. at arbejdet i alle led udføres sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Virksomheden skal inddrage de faktorer,. som kan påvirke den fysiske og psykiske sundhed. Det er arbejdsgiverens ansvar, at lovens krav opfyldes. I forbindelse med screeninger af arbejdsmiljøet skal Arbejdstilsynet vurdere virksomhedens niveau for det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet går som hovedregel ikke ind i sager om stress, der har direkte baggrund i ledelsens overordnede beslutninger, i samspillet mellem ledelsen og de ansatte eller de ansatte indbyrdes, fx løn- og pensionsforhold, avancements- eller uddannelsesforhold m.v. Her skal problemet løses i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Arbejdstilsynet kan gå ind i en sag, hvis et stressproblem direkte eller indirekte er knyttet til medarbejderens arbejdssituation, dvs. har udspring i arbejdsprocessen, arbejdsmetoder, redskaber, fysiske rammer mv. Opdelingen i, hvilke sager Arbejdstilsynet går ind i, vil dog afhænge af den konkrete situation. Arbejdstilsynet kan fx ud fra en konkret vurdering gå ind i sager. om samspillet mellem ledelsen og de ansatte eller. de ansatte indbyrdes. Det kan fx handle om mobning eller chikane, eller at systematisk overarbejde har fået konsekvenser for det psykiske arbejdsmiljø. Går Arbejdstilsynet ind i en sag, er det for at få virksomheden til selv at løse problemet. Vurderer tilsynet, at der er en mindre sundhedsmæssig risiko, udleverer tilsynet normalt vejledningsmateriale eller skriver en individuel vejledning. Får Arbejdstilsynet konkret mistanke om en sundhedsmæssig risiko, kan det påbyde virksomheden at undersøge det psykiske arbejdsmiljø. Hvis Arbejdstilsynet vurderer, at der i en sag er en sundhedsmæssig risiko på grund af stress, skal virksomheden altid have mulighed for at vise, om den har vilje og evne til selv at løse de konkrete problemer. Arbejdstilsynet skriver en rapport og beder om virksomhedens tilbagemelding. Viser virksomheden vilje og evne til selv at løse problemet, får den ikke påbud, men en frist til at løse problemerne.

24 24 Stress i finanssektoren Bilag: Stresspolitik

25 Stress i finanssektoren 25 5Bilag: Inspiration til stresspolitik Elementer i en stresspolitik:...formål: Kort beskrivelse af vision og værdier i relation til stress, hvad der forstås ved stress, hvorfor en politik for stress osv....overordnede mål med en stresspolitik for virksom-. heden, for afdelingen, for den enkelte forventninger til medarbejdere og ledere, afdelinger og teams Evt. sammenhæng til andre initiativer eller politikker i virksomheden...handlinger beskrivelse af konkrete initiativer og indsatser...konkrete mål med indsatsen og forpligtigelser tidsplan og vægtning i forhold til virksomhedens kerneopgaver...succeskriterier og synlige tegn på succes...forankring af politik og indsats i virksomheden, ansvarlige og nøglepersoner Information og personaleblad...opfølgning, justering og udvikling af indsats Pejlemærker i udarbejdelsen af en stress politik:...ejerskab i ledelsen og blandt medarbejderrepræsentanter: Forbered processen godt, bliv klar over, hvad man allerede gør i virksomheden, indhent viden og erfaringer fra hjemmesider, andre virksomheder og kompetente nøglepersoner....kommunikerbar politik og handlingsplan: Kort og klar definition af, hvad man forstår ved stress i virk-. somheden, hvordan man ser på stressforebyggelse,. og hvilke konkrete handlinger der skal sættes i gang....slagkraftig initiativgruppe: Skab opbakning og involvering fra forskellige nøglepersoner i virksom-. heden, så der både er viden, beslutningskompetence, ledelseskraft, og engagerede personer til at lede processen....konsensus trække på samme hammel : Der vil ikke fra starten være enighed om alt. Opbyg trin for trin et godt tillidsforhold mellem de forskellige parter og interesser i virksomheden....konkrete indsatsområder: Det er vigtigt, at indsatsen ikke drukner i ord og gode intentioner, men at der besluttes konkrete indsatsområder. Der skal sendes signaler om prioritering af tid og ressourcer i forhold til stressindsatsen set i forhold til kerneopgaverne. i virksomheden og afdelingerne...mål: Formuler ambitiøse, men realistiske mål, så synlige succeser løbende bliver realiseret. Der kan. sættes mål på flere områder: procesmål, mål for gennemførelse af handlinger, mål for reduktion. af sygefravær eller øget trivsel osv...belønning hæder: omtale i personaleblad, årlig trivselspris til en god indsats, engangstillæg...forankring og opfølgning: Det kan være svært at. få en positiv proces i gang, men endnu sværere. at holde dampen oppe og forny sig, så der er brug. for forpligtende beslutninger om opfølgning, videre-. udvikling,og der skal kobles centrale nøglepersoner. på denne indsats.

26 26 Stress i finanssektoren Flere oplysninger