Personalepolitik Del 1. - Generel personalepolitik til inspiration for de folkekirkelige

Transkript

1 Personalepolitik Del 1 - Generel personalepolitik til inspiration for de folkekirkelige arbejdspladser

2 Indholdsfortegnelse Hvorfor skal man have en personalepolitik?... 1 Hvordan kommer man i gang?... 1 Hvordan er personalepolitikken bygget op?... 2 Husk Menighedsrådets kompetence Menighedsrådets kontaktperson Kerneopgave og værdier Samarbejde og god omgangstone Kommunikation, Information og mødestruktur Ansættelse Ansættelse af elever og praktikanter m.fl Ansættelsesbrev Introduktion af nyt personale Medarbejderudvikling Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Kurser Arbejdsmiljø Arbejdspladsvurdering (APV) Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Psykisk arbejdsmiljø Vold, trusler, chikane mv Mobbepolitik Stresspolitik Følelsesmæssige krav i arbejdet Ferie Sygdom Kroniske og/eller livstruende sygdomme Arbejde og familieliv Alkohol m.v Rygning Seniorer Seniorsamtaler... 14

3 16 Uansøgt afsked Modtagelse af gaver Tjenestefrihed/Bevilget frihed Ytringsfrihed/tavshedspligt... 14

4 Hvorfor skal man have en personalepolitik? En fælles nedskrevet personalepolitik er et vigtigt værktøj til at sikre tydelighed omkring de værdier og leveregler, som I ønsker skal være gældende på arbejdspladsen. En god personalepolitik kan være med til at sikre, at I får opfyldt målene og visionerne for det kirkelige liv i sognet, og at arbejdet er tilrettelagt med udgangspunkt i de værdier, der ligger til grund for det kirkelige arbejde i jeres sogn. Personalepolitikken er ikke at forveksle med arbejdspladsens personalehåndbog. Mens en personalehåndbog består af mere konkrete oplysninger om f.eks. telefonnumre og fysiske eller administrative forhold, så er en personalepolitik en mere overordnet beskrivelse af arbejdspladsens værdier og kultur manifesteret i forskellige områder f.eks. i forbindelse med ferie, fravær, kompetenceudvikling med videre. Udarbejdelse af en personalepolitik i fællesskab for arbejdspladsen giver mulighed for at afstemme og tydeliggøre de forventninger, menighedsråd og medarbejdere gensidigt har til hinanden på en række områder. Det kan f.eks. være forventninger til, hvordan man samarbejder omkring de kirkelige handlinger, til håndtering af uenigheder, sygefravær, stress, modtagelse af nye medarbejdere og en række andre områder. Det er vigtigt for menighedsrådene, at medarbejderne trives og befinder sig godt på arbejdspladsen. Tydelighed omkring fælles forventninger er med til at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø. Det er medarbejderne som har den daglige kontakt med kirkens brugere og medarbejderne som tegner billedet af kirken udadtil. Medarbejdere som trives er langt bedre til at skabe gode rammer om gudstjenester, kirkelige handlinger, kirkelige arrangementer og i det hele taget det kirkelige arbejde i sognet. Hvordan kommer man i gang? Der kan fra central side formuleres overordnede rammer til inspiration for sognenes personalepolitikker. Det er dog en god ide også at arbejde lokalt i sognene med at udvikle egne personalepolitikker. For at personalepolitikken bringes fra ord til handling er det afgørende, at man tager drøftelserne i sognet om, hvordan man ønsker at være kirke, og hvilken betydning det får for personalepolitikken og de mere konkrete delpolitikker. Drøftelserne bør tages i et tæt og tillidsfuldt samarbejde mellem menighedsråd og medarbejderansatte. Det er menighedsrådet, der har det overordnede ansvar for det personalepolitiske arbejde. Uden menighedsrådets engagement og opbakning vil personalepolitikken ikke få den nødvendige forankring og gennemslagskraft. Det er dog samtidig nødvendigt, at menighedsrådet inddrager medarbejderne i det personalepolitiske arbejde, og at medarbejderne tager et medansvar for de langsigtede mål og perspektiver. Menighedsrådet og medarbejderne bør i fællesskab diskutere, hvilke personalepolitiske initiativer, der er behov for at iværksætte, så både arbejdspladsens og medarbejdernes behov tilgodeses. Medarbejderne skal inddrages, og samtidig skal de være villige til at tage et forpligtende medansvar for, at arbejdspladsen når sine mål. 1

5 Hvordan er personalepolitikken bygget op? Denne personalepolitik indeholder 2 dele: Del 1, som er en overordnet personalepolitik, der gælder for alle arbejdspladser i folkekirken. Del 2, som er en værktøjsdel til udvikling af sognets lokale personalepolitik. Menighedsrådet kan beslutte at bruge del 1 umiddelbart. I givet fald anbefales det, at man supplerer denne med sognets egne lokale politikker. I del 2 finder du redskaberne til at udvikle lokale personalepolitikker inden for de emner, som er nævnt i del 1. Del 2 af personalepolitikken er stadig under udarbejdelse. Det er hensigten, at alle de personalepolitikker, som er nævnt i del 1 efterhånden skal suppleres med redskaber til udvikling af lokale personalepolitikker i del 2. Følgende delpolitikker er der allerede udarbejdet redskaber til: Kapitel 2 Kerneopgave, værdier mv., kapitel 3 Samarbejde og god omgangstone, kapitel 4 Kommunikation, information og mødestruktur, kapitel 7 Arbejdsmiljø, kapitel 8 Mobbepolitik, kapitel 9 Stresspolitik. Yderligere information, regler og link til relevant information findes bl.a. på Husk Det er i processen med at formulere politikken, at det afklares, hvad der er væsentligt på arbejdspladsen. Det er, når politikken anvendes i praksis, at den gør en forskel. Hvis personalepolitikken ikke evalueres risikerer man, at den forældes og bliver et dokument, som ikke anvendes. Det er nu op til menighedsråd og medarbejdere at virkeliggøre de gode intentioner i personalepolitikken, så personalepolitikken bliver et nærværende og konstruktivt arbejdsredskab, der medvirker til skabelsen af et godt og inspirerende arbejdsmiljø. 2

6 1 Menighedsrådets kompetence Menighedsrådet har det overordnede ledelsesansvar for alle medarbejdere ved kirker og kirkegårde med undtagelse af præsterne. Det indebærer, at det er menighedsrådet som helhed, der - bestemmer hvordan serviceniveauet skal være - fastsætter den normering, der skal benyttes til at levere de ydelser og den service, som menighedsrådet ønsker - ansætter kirke- og kirkegårdsfunktionærer - har retten til at lede og fordele arbejdet, og give anvisning om arbejdets udførelse (instruktionsbeføjelse) - har retten til at ændre på og omorganisere arbejdet - kan afskedige kirke- og kirkegårdsfunktionærer med undtagelse af uansøgt afskedigelse af tjenestemænd, som kun kan gennemføres af Kirkeministeriet. Menighedsrådet har også kompetencen til at træffe beslutning om de personalepolitiske værdier og personalegoder, der skal være på den enkelte arbejdsplads. 1.1 Menighedsrådets kontaktperson Efter menighedsrådsloven vælger menighedsrådet en kontaktperson, der fungerer som menighedsrådets repræsentant i forhold til de ansatte. Det er således kontaktpersonen, der varetager den daglige ledelse på menighedsrådets vegne. Kontaktpersonens ledelse fraviges på følgende områder: Præsten har instruktionsbeføjelsen i forhold til kirkefunktionærer i følgende tilfælde: Kordegnen/præstesekretæren vedrørende personregistrering Kirkefunktionærer med hensyn til deres medvirken ved gudstjenester og kirkelige handlinger. Nogle kirke- og kirkegårdsfunktionærer er tillagt instruktionsbeføjelse i deres regulativ/stillingsbeskrivelse, f.eks. gravere i forhold til gravermedhjælpere og organister i forhold til kor. 2 Kerneopgave og værdier Folkekirkens kerneopgave er forkyndelsen af det kristne budskab. Kerneopgaven er dermed knyttet op på tro og værdier og kan som sådan være svær at konkretisere i forhold til betydningen for opgaverne i den enkelte kirke. Kerneopgaven kan bl.a. være til diskussion i form af forskellige tilgange til, hvordan sognets kirkelige anliggender skal udfoldes. Hvad kerneopgaven er lokalt i det enkelte sogn er altså ikke entydigt, da der 3

7 kan være mange forskellige måder at være kirke på. Derfor er det vigtigt, at man lokalt i sognene drøfter og fastlægger kerneopgaven og de værdier, som knytter sig hertil. En fælles forståelse på arbejdspladsen på tværs af faggrupper og ledere og medarbejdere imellem er en væsentlig forudsætning for en effektiv opgaveløsning og god trivsel. Hvad er en kerneopgave? Der findes flere varianter af definitionen: Det samlende formål for en hel organisations virke. Dens mission eller eksistensberettigelse. Den forskel, organisationen skal gøre for kunder, brugere eller borgere. Fælles for dem er at perspektivet er det samlede resultat frem for de bidrag, som enkelte faggrupper eller funktioner leverer. Læs mere om begrebet kerneopgave bl.a. på: 3 Samarbejde og god omgangstone Samarbejde mellem menighedsråd og medarbejdere er af afgørende værdi for et godt samspil på arbejdspladsen. Vigtige elementer i et godt samarbejde bygger på: Gensidig respekt Tillid Åben kommunikation Klarhed om mål og midler Fokus på det der er fælles Aftaler om hvordan konflikter håndteres i respekt mellem menighedsråd og ansatte Der er en klar forventning om, at der er en ordentlig omgangstone på arbejdspladsen mellem kolleger, mellem menighedsråd og medarbejdere og overfor kirkens brugere. Alle har et medansvar for, at der skabes og bevares et godt arbejdsklima og en god omgangstone. Det forventes af alle, at man: udviser respekt for kollegerne og deres arbejde er hjælpsom og imødekommende overfor kolleger og brugere. 4

8 4 Kommunikation, Information og mødestruktur En god kommunikation kræver klare kommunikationsstrømme og forventningsafstemning mellem medarbejder og menighedsråd om hvornår der kan forventes information. Det er vigtigt, at der er en lokalt nedskreven procedure for kommunikation og at den overholdes. Menighedsrådet ønsker, at vigtige informationer og drøftelser sker på en måde, så alle berørte hurtigt får kendskab til det. Information kan gives skriftligt, elektronisk eller på møder. Vigtig information skal gives først til dem, den berører Information om arbejdspladsen skal gives til alle Arbejdspladsens mødestruktur er en del af kommunikationen på arbejdspladsen 5 Ansættelse For at menighedsrådet skal kunne løse kirkens opgaver på den bedst mulige måde, er det afgørende, at samtlige medarbejdere er velkvalificerede, motiverede, parat til at udvikle sig med de opgaver, der stilles, trives med deres arbejde og er indstillet på at samarbejde indbyrdes og med ledelsen. Ansættelse af nye medarbejdere er derfor en vigtig beslutning. Menighedsrådet skal sikre, at det er de rigtige nye medarbejdere, med de rigtige personlige og faglige kvalifikationer, der ansættes. For at sikre dette bedst muligt kan medarbejderne inddrages i ansættelsesproceduren. Der nedsættes et ansættelsesudvalg, som har ansvaret for at gennemføre ansættelsesproceduren således: analysere det ledige job og opgaverne, heriblandt: o vurdere jobbet og opgaverne, herunder i forhold til andre stillinger hos menighedsrådet o beskrive de faglige kvalifikationskrav o beskrive de personlige kvalifikationskrav udforme stillingsannonce annoncere på en måde så annoncen kan blive set af alle, der er interesserede i at ansøge. Valg af medie er afhængig af den personalegruppe, der søges vurdere indkomne ansøgninger indkalde et passende antal relevante ansøgere gennemføre samtaler foretage indstilling til menighedsrådet om ansættelse ud fra en samlet vurdering af ansøgernes faglige og personlige kvalifikationer 5

9 begrunde afslag til ansøgere, der ikke fik stillingen. Inden ansættelsen kan menighedsrådet indhente eventuelle referencer. 5.1 Ansættelse af elever og praktikanter m.fl. Lærlinge på kirkegården og kontorelever ansættes efter de relevante overenskomsters principper herom og er i øvrigt omfattet af de samme regler på arbejdspladsen, som gælder for øvrige ansættelser. 5.2 Ansættelsesbrev Alle medarbejdere får senest 1 måned efter ansættelsen udleveret et ansættelsesbrev. Under ansættelsen skal der ved væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet udarbejdes et tillæg til ansættelsesbrevet eller et nyt ansættelsesbrev. 5.3 Introduktion af nye medarbejdere Alle medarbejdere skal tage godt imod nye medarbejdere og hjælpe med at sikre, at nye kolleger hurtigt finder sig til rette. Nyansatte medarbejdere ansættes som udgangspunkt med en prøvetid på 3 måneder. Sammen med ansættelsesbrevet udleveres en kopi af personalepolitikken og en eventuel arbejdsbeskrivelse, eller personalepolitikken gøres tilgængelig for medarbejderen på anden måde. 6 Medarbejderudvikling En del af personaleudviklingen finder sted i hverdagen gennem udførelsen af det daglige arbejde, tilrettelæggelsen af arbejdet og ansvaret for eget arbejde. Denne udvikling understøttes af medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og eventuelle kurser med fagligt eller personligt indhold. 6.1 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Menighedsrådet holder i henhold til reglerne om medarbejderudviklingssamtaler mv. årlige medarbejderudviklingssamtaler. Formålet med samtalen er at: udvikle medarbejderens faglige og personlige kompetencer i relation til jobbet afstemme forventninger til job og udviklingsmuligheder 6

10 fremme medarbejderens tilfredshed i jobbet og støtte medarbejderens udvikling ved så vidt muligt at sikre, at opgaverne svarer til, hvad den enkelte har lyst og evner til. MUS er en drøftelse mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder om hans/hendes arbejdssituation. Lederen får her oplysninger om, hvordan medarbejderen oplever arbejdspladsen og hvilke forventninger medarbejderen har til den. Tilsvarende kan lederen give medarbejderen respons på, hvordan lederen oplever medarbejderen, og hvilke forventninger lederen og menighedsrådet har til den pågældende. MUS er en forberedt, systematiseret samtale om medarbejderens nuværende og kommende arbejdssituation, herunder uddannelsesforløb. Det er vigtigt, at begge parter afsætter god tid til både forberedelse og gennemførelse af MUS. Der gennemføres MUS for hver medarbejder én gang om året. På findes et forslag til et forberedelsesskema, et konklusionsskema og et forslag til hvordan man kan udforme den skriftlige udviklingsplan, som MUS skal resultere i. 6.2 Kurser Menighedsrådet og medarbejderen har et fælles ansvar for at sikre en styrket kompetenceudvikling og efteruddannelse af medarbejderen. Menighedsrådet vil som udgangspunkt sikre, at alle har gode muligheder for at få efterkommet relevante ønsker om efteruddannelse. Kurser bør drøftes under MUS og kan være en del af den skriftlige udviklingsplan. Kursusdeltagelse er relevant, når den understøtter det daglige arbejde, den udvikling, der er enighed om at fremme i arbejdet og/eller den faglige eller personlige udvikling. For nogle personalegrupper er der mellem Kirkeministeriet og de faglige organisationer aftalt obligatorisk uddannelse/efteruddannelse. Kirkeministeriet administrerer en overenskomstbestemt Kompetencefond, hvis formål er at støtte medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling. Kompetencefonden er et supplement til de økonomiske midler, der anvendes i menighedsrådenes arbejde med kompetenceudvikling. Midlerne fra Kompetencefonden kan bl.a. anvendes til dækning af kursusafgifter, vikardækning m.v. 7 Arbejdsmiljø Det overordnede ansvar for arbejdsmiljøet ligger hos arbejdsgiveren. Arbejdsgiveren har ansvaret for at arbejdsmiljøopgaverne løses og at der er et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Med et "sikkert og sundt arbejdsmiljø" menes der, at arbejdspladserne og arbejdsforholdene skal være udformet således, at medarbejderne ikke kommer ud for arbejdsulykker og at de heller ikke bliver syge af at gå på arbejde altså at de undgår erhvervssygdomme og psykiske belastninger. 7

11 Da der på de folkekirkelige arbejdspladser ofte er flere arbejdsgivere og personalegrupper involveret, er der i henhold til arbejdsmiljøloven pligt til, at menighedsråd, provst og biskop samarbejder om at sikre sunde arbejdsmiljøforhold. Menighedsrådet har det overordnede daglige ansvar for arbejdsmiljøet på de folkekirkelige arbejdspladser, men hvis også præster er involveret, skal der samarbejdes med de gejstlige myndigheder. I øvrigt har biskoppen via sin tilsynsforpligtelse overfor de kirkelige myndigheder en pligt til at sikre, at menighedsrådene agerer som påkrævet i relation til arbejdsmiljøet. Alle skal overholde sikkerhedsbestemmelserne på arbejdspladsen, bære påkrævede, udleverede værnemidler og anvende redskaber og værktøj på en måde, så der ikke sker skader eller overbelastning. Yderligere oplysninger findes bl.a. på og Arbejdspladsvurdering (APV) Alle menighedsråd har pligt til at gennemføre en arbejdspladsvurdering i samarbejde med de ansatte. En APV skal være skriftlig og indeholde en kortlægning, vurdering, prioritering, inddragelse af sygefravær samt en handlingsplan for opfølgning. Identifikation og kortlægning: Hvad er godt ved arbejdsmiljøet og er der nogle arbejdsmiljøproblemer? Beskrivelse og vurdering: Hvad er årsagerne til problemerne og hvordan kan problemerne løses? Inddragelse af sygefravær: Kan sygefraværet, eller dele heraf, henføres til virksomhedens arbejdsmiljø? Prioritering af løsninger og udarbejdelse af handlingsplan: Hvilke problemer skal løses først og hvordan, hvornår og af hvem? Retningslinjer for opfølgning på handlingsplan: Har løsningen afhjulpet problemet? En APV skal ajourføres mindst hvert tredje år og der er metodefrihed ved gennemførelsen. Man kan f.eks. bruge spørgeskemaer/tjeklister eller gennemføre interview, gruppemøder eller lignende. Det vigtigste er, at man kommer rundt om de problemer, der måtte være og der findes løsninger herpå. Alle skal vide hvor APVen fysisk er placeret. Arbejdstilsynet har krav på at få APVen udleveret, hvis de ønsker det. Det er en god ide at tage APV på dagsordenen til den årlige arbejdsmiljødrøftelse. 8

12 7.2 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Der skal afholdes en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Det er menighedsrådet, som skal sørge for at den årlige arbejdsmiljødrøftelse finder sted. Man kan selv vælge hvordan drøftelsen skal foregå, f.eks. et selvstændigt møde herom eller i forbindelse med et andet arrangement. Det anbefales at der på forhånd er fastlagt en dagsorden for mødet, så alle deltagere kan være godt forberedte. Menighedsrådet skal overfor Arbejdstilsynet kunne dokumentere skriftligt, at man har afholdt den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Man kan f.eks. notere i virksomhedens APV, eller blot på et stykke papir, hvornår drøftelsen fandt sted og hvem som deltog, eller det kan fremgå af et evt. referat. 7.3 Psykisk arbejdsmiljø Menighedsrådet har ansvaret for, at indholdet i og betingelserne for arbejdet giver de bedste muligheder for et godt psykisk arbejdsmiljø. Alle ansatte såvel som arbejdsgivere har dog pligt til at medvirke aktivt til, at der er et godt psykisk arbejdsmiljø ved kirken, uanset om man selv er direkte involveret i eventuelle problemer. 7.4 Vold, trusler, chikane mv. Medarbejderne må ikke udsættes for fysiske eller psykiske overgreb, f.eks. vold, trusler, misbrug, chikane eller mobning. Et godt psykisk arbejdsmiljø er alles ansvar. Vold og trusler og chikane er hele arbejdspladsens anliggende og ikke kun den enkelte medarbejders problem. Det vil sige, at hele arbejdspladsen skal forholde sig til, hvordan man kan undgå, begrænse og forebygge problemet. Vold kan karakteriseres som et fysisk eller psykisk overgreb eller en trussel om dette. Det forekommer blandt andet, hvis en medarbejder udsættes for fysisk overlast som slag, spark, spyt m.v. eller psykisk overlast som trusler om vold mod sig selv eller familien, grove verbale krænkelser, systematisk fornedrelse m.v. Sexchikane er et arbejdsmiljøproblem, som arbejdspladsen skal løse. Det er ikke den chikaneredes eget personlige ansvar at løse problemet. Sexchikane handler ikke om seksuel tiltrækning men om manifestation af magt. Sexchikane er en form for mobning, der i lighed med andre former for mobning er meget belastende for den, det går ud over. Grænsen for sexchikane er flydende, fordi opfattelsen af hvad der er sexchikane er forskellige. Sexchikane defineres som en seksuel handling, som er uønsket og derfor ubehagelig. Det er vigtigt at gøre udøveren opmærksom på, at handlingen er uønsket og ubehagelig. Hvis udøveren ikke respekterer dette, vil der være tale om sexchikane. 9

13 Det er først og fremmest ledelsens ansvar at sikre et godt og sikkert arbejdsmiljø, hvilket indebærer en handlepligt, hvis ledelsen bliver bekendt med, at der foregår seksuel chikane. Alle former for overgreb er uacceptable. Den daglige omgang med hinanden skal være præget af respekt og tolerance både verbalt, fysisk, psykisk og kulturelt. 8 Mobbepolitik Mobning tolereres under ingen omstændigheder på de kirkelige arbejdspladser. Der er tale om mobning, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid eller gentagne gange på grov vis, udsætter en eller flere andre personer for krænkende handlinger og hvis disse handlinger opfattes som sårende eller nedværdigende og den krænkede ikke er i stand til at forsvare sig imod dem. Mobning er et arbejdsmiljøproblem, som arbejdspladsen skal forholde sig til og løse. Alle der bliver bekendt med, at der foregår mobning bør handle. Ledelsen har, via deres overordnede ansvar for trivslen på arbejdspladsen, en særlig pligt til at handle, hvis de bliver bekendt med at der foregår mobning. 9 Stresspolitik Alle kan i løbet af et arbejdsliv opleve en periode med udbrændthed eller stress. Stress er således noget, vi skal kunne forholde os til på arbejdspladsen. Den langvarige og sundhedsskadelige stress ikke at forveksle med den stress, som kan opleves kortvarigt i forbindelse med en udvalgt opgave er ikke en acceptabel tilstand og skal som sådan bekæmpes forebyggende og håndteres, når den opstår. Da stress kan være en reaktion på et belastet psykisk arbejdsmiljø og et godt psykisk arbejdsmiljø omvendt kan begrænse stress, er arbejdet med de ansattes trivsel på arbejdspladsen afgørende for forebyggelsen af stress. Alle på arbejdspladsen - menighedsråd såvel som ansatte - har hver især et ansvar for at drage omsorg, hvis en medarbejders arbejdsindsats eller samarbejdsevne er præget af stress. Menighedsrådet er forpligtet til at begrænse den langvarige arbejdsrelaterede stress ved at: kortlægge, forebygge og håndtere stress på arbejdspladsen. Kortlægningen af stress vil ofte finde sted i forbindelse med en arbejdspladsvurdering eller trivselsundersøgelse. Forebyggelse og håndtering af stress kan tage udgangspunkt i udarbejdelsen af en lokal stresspolitik, som kan være med til at fjerne de tabuer, der kan være omkring stress og gøre det lettere at forebygge stress og håndtere situationen og reagere hensigtsmæssigt over for den, der er ramt af stress. 10

14 9.1 Følelsesmæssige krav i arbejdet Høje følelsesmæssige krav i arbejdet er et vilkår, når man arbejder med mennesker. Det gælder i særlig grad, når man har at gøre med mennesker i følelsesmæssige situationer, som det er tilfældet med det kirkelige arbejde. For de fleste er et sådant arbejde meget meningsfuldt, men det kan også være kilden til stress og udbrændthed. Menighedsrådet arbejder aktivt for at sikre rammerne for, at det kirkelige arbejde kan løses tilfredsstillende herunder for at minimere de negative konsekvenser, som de høje følelsesmæssige krav det kirkelige arbejde kan have for medarbejdernes trivsel og helbred. De negative konsekvenser af de høje følelsesmæssige krav i det kirkelige arbejde minimeres ved en prioritering af følgende: Positive arbejdsmiljøfaktorer som god ledelse, social støtte, indflydelse i arbejdet, udviklingsmuligheder og social kapital. Alle disse elementer er vigtige forudsætninger for, at medarbejderne kan trives med høje følelsesmæssige krav i arbejdet. Udarbejdelse af politik på arbejdspladsen dels for hvordan man håndterer stress og dels for hvordan man håndterer den særlige stressfaktor i form af de høje følelsesmæssige krav. Alle ansatte på de kirkelige arbejdspladser skal klædes på i det påkrævede omfang til at håndtere de følelsesmæssige krav. Både præster såvel som øvrige ansatte i kirken som på kirkegården, der alle i større eller mindre omfang berøres af det særlige arbejde med mennesker i følelsesmæssige situationer, skal være klædt på til at håndtere de følelsesmæssige krav. God social støtte fra kollegaerne hvor det er naturligt og legalt, at tale om episoder, man har oplevet i sit daglige arbejde, som berører en og at man som kollega altid prioriterer den nødvendige samtale med sin berørte kollega. Faste møder efter de kirkelige handlinger. Begravelser af f.eks. børn og unge mennesker påvirker alle stærkt. Faste møder og fastlagte procedurer for hvordan personalet støtter hinanden efter denne type kirkelige handlinger bør derfor prioriteres. Uddannelse af medarbejderne hvor de forberedes og klædes på til at håndtere de følelsesmæssige krav. Præster såvel som andre ansatte ved kirken og på kirkegården oplever mennesker i sorg, som gerne vil tale med dem. Præsterne er uddannede til at forholde sig til andre menneskers sorg og derfor giver det god mening, at det netop er præsterne, der udfører dette arbejde; men det er vigtigt, at andre ansatte også klædes på til at håndtere og yde støtte i det omfang, det må forventes at være nødvendigt. 10 Ferie Menighedsrådet ønsker at planlægge ferien, så medarbejderne så vidt muligt får ferie som de ønsker, herunder at tage hensyn til tidspunktet for sommerferien for medarbejdere med skolesøgende børn. 11

15 Ved ferieplanlægningen skal der tages hensyn til alle medarbejdere. Man kan således ikke forvente at få accept af sin ferie, uden at andre medarbejdere også har haft lejlighed til at komme med deres ferieønsker. Det er menighedsrådets ønske, at ferie og eventuelle særlige feriedage afvikles i ferieåret. Er man sygemeldt, når ferien skulle påbegyndes, har man krav på suspension af ferien. Opstår sygdom under ferien, har de medarbejdere, der har optjent fuld ferie, ret til erstatningsferie fra den 6. sygedag inden for et givent ferieår. Der gælder følgende: Medarbejderen har først ret til erstatningsferie efter i alt 5 sygedage. Der skal ske sygemelding efter de sædvanlige regler herfor. Medarbejderen skal fremvise lægelig dokumentation og selv afholde udgiften hertil. 11 Sygdom Sygdom kan ramme alle og er lovligt forfald. Sygdom er naturligvis værst for den, der er syg, men berører også alle andre med tilknytning til arbejdspladsen. Menighedsrådet ønsker et lavt sygefravær og det er en målsætning, at arbejdsmiljørelateret sygefravær undgås eller reduceres mest muligt. Det er menighedsrådets opfattelse, at en tidlig indsats i forhold til syge medarbejdere kan være med til at mindske sygefraværet og sikre en hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen. Der kan læses mere om rettigheder og pligter i forbindelse med sygdom på hvor der bl.a. oplyses om sygefraværssamtaler, fastholdelsesplaner, mulighedserklæringer m.v Kroniske og/eller livstruende sygdomme Hvis en medarbejder lider af en kronisk og/eller livstruende sygdom, vil menighedsrådet arbejde for at fastholde medarbejderen, hvis vedkommende selv ønsker dette og sygdommens karakter giver mulighed for det. Menighedsrådet vil derfor i videst muligt omfang imødekomme og støtte medarbejderens mulighed for at følge fastlagte behandlingsforløb, lægebesøg m.v, bestræbe sig på at tage øvrige, nødvendige hensyn til medarbejderens situation, såsom delvis omlægning af medarbejderens ansvarsområde, nedsættelse af arbejdstiden eller anskaffelse af særlige hjælpemidler. 12

16 12 Arbejde og familieliv Medarbejderne er hele mennesker, og menighedsrådet finder det vigtigt, at arbejdsliv og familieliv kan hænge sammen. Dette gælder uanset om familielivet er et liv med småbørn, med sygdom i den nærmeste familie, borgerlige ombud eller andet. Ændringer af arbejdet kunne være ønsker om ændret arbejdstid, nedsat arbejdstid (også midlertidigt) og fleksibel arbejdstid. Menighedsrådet er indstillet på at imødekomme sådanne ønsker under skyldig hensyntagen til arbejdspladsen. 13 Alkohol m.v. Som udgangspunkt hører alkohol ikke til på folkekirkens arbejdspladser. Ved receptioner og andre arrangementer kan menighedsrådet godkende, at der serveres f.eks. øl eller vin. Hvis en medarbejder har alkoholproblemer eller andre misbrugsproblemer er det menighedsrådets ønske, at medarbejderen hjælpes så tidligt i forløbet som muligt. Alle medarbejdere har et ansvar for, at der tages initiativ til hjælp og støtte til en kollega med et begyndende misbrugsproblem. Men menighedsrådet har et særligt ansvar for, at der bliver taget hånd om misbrugsproblemer. 14 Rygning Folkekirken er underlagt de almindelige regler om rygning på offentlige arbejdspladser. Reglerne betyder, at man ikke må ryge indendørs på arbejdspladsen - heller ikke i enkeltmandskontorer. Arbejdspladsen kan indrette særlige rygerum eller rygekabiner. Hvis der er rygerum eller rygekabiner på arbejdspladsen, skal der sættes et skilt op, der advarer om, at det er sundhedsskadeligt at indånde tobaksforurenet luft. Det er menighedsrådets ansvar at sørge for, at de ansatte overholder reglerne og at der er udarbejdet en skriftlig rygepolitik, hvoraf det fremgår, hvor der må ryges og hvilke konsekvenser overtrædelse af rygepolitikken medfører. Lov om røgfri miljøer skal sikre, at ingen medarbejdere udsættes for passiv rygning på arbejdspladsen. 15 Seniorer Menighedsrådet er indstillet på at bruge statens rammeaftale om senior- og fratrædelsesordninger. 13

17 15.1 Seniorsamtaler I forbindelse med MUS tilbydes ældre medarbejdere en seniorsamtale, som har fokus på fastholdelse på arbejdspladsen og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv på kortere eller længere sigt. 16 Afskedigelse Menighedsrådet ønsker som udgangspunkt at fastholde gode medarbejdere. Menighedsrådet vil derfor kun gribe til uansøgt afsked, hvis andre mulige løsningsmodeller er overvejet, eventuelt afprøvet og ikke fundet tilstrækkelige til at løse problemet. Ved uansøgt afsked sker opsigelse skriftligt og begrundet i enten medarbejderens eller menighedsrådets/arbejdspladsens forhold. Afsked sker med gældende varsel og efter forudgående høring i henhold til gældende regler. 17 Modtagelse af gaver, vederlag e.l. Modtagelse af gaver er reguleret af almindelige forvaltningsretlige principper og af straffeloven. De ansatte må ikke modtage gaver eller andre fordele, der har karakter af bestikkelse og medarbejderne bør under alle omstændigheder være yderst tilbageholdende med at modtage gaver eller andre fordele fra borgere og virksomheder. Der skal ikke kunne rejses tvivl om de ansattes habilitet, saglighed og upartiskhed. 18 Fri uden løn, orlov Ved ønske om fri med eller uden løn kan medarbejderen søge menighedsrådet om tjenestefri. En sådan ansøgning vil blive konkret vurderet efter saglige kriterier. 19 Ytringsfrihed/tavshedspligt Menighedsrådet finder, at åbenhed fra medarbejdernes side over for omgivelserne vil kunne bidrage til offentlighedens kendskab til folkekirken. Medarbejderne må gerne i almindelighed fortælle andre om deres arbejde og om forholdene på arbejdspladsen. Alle, der virker i den offentlige forvaltning, har imidlertid tavshedspligt i henhold til straffeloven, når en oplysning f.eks. ved lov er betegnet som fortrolig. I personalesager er der f.eks. hensyn at tage til enkeltpersoners personlige, herunder økonomiske og helbredsmæssige, forhold. I andre sager er det f.eks. oplysninger om brugeres private forhold. 14