Fase 4, Implementeringsfasen: Tids- & handlingsplan

Transkript

1 Fase 4, Implementeringsfasen: Tids- & handlingsplan Indledning Implementeringsfasen indeholder mange delprocesser, og det er vigtigt, at der er gennemsigtighed i hvad der foregår, hvornår. Mange af de enkelte processer er indbyrdes afhængige. Eksempelvis kan vi ikke varsle flytning af medarbejdere før der er truffet beslutning om hvordan organisationen er struktureret - og vi kan ikke træffe beslutning om hvor meget plads, der skal lejes i Svebølle til hovedadressen, før vi ved hvor mange medarbejdere, der skal gøres plads til. Nærværende tids- og handlingsplan indeholder går ikke i detaljen med de enkelte delprocesser. Tovholderne på de enkelte delprocesser skal udarbejde mere detaljerede beskrivelser af processerne - og dermed også mere detaljerede tidsplaner. I den proces kan det meget vel ske, at det bliver nødvendigt at revidere tidsplanerne - fordi vi i processen opdager indbyrdes afhængigheder, vi ikke havde set tidligere. Som udgangspunkt er det den nuværende beredskabschefgruppe og projektleder, der er udpeget som tovholdere på de enkelte delprocesser. Tids- og handleplanen er opbygget således at der er en kort indledning, der beskriver problemstillingen, en kortfattet handlingsplan, en tids- eller milepælsplan samt en ansvarlig for opgaven. Det er så hensigten, at tovholderen efterfølgende udfolder hhv. handlingsplan og tidsplan. De enkelte delprocesser er i tids- og handleplanen beskrevet i tilfældig orden. Indholdsfortegnelse: Budget Entrepriseberedskaber 4 Etablering af samarbejdsorganisation 13 Indsatsledelse 11 Kommunikation 7 Ledelsesgrundlag 14 Lokalaftaler 3 Organisation 5 RBD, risikobaseret dimensionering 6 Samordning af administration 10 Vagtcentraler. 8 Side 1 af 14

2 Oversigt over projektorganisationen Delproces Budget 2016 Samordning af administration Entrepriseberedskaber (aftaler) Lokalaftaler RBD, risikobaseret dimensionering Organisation Indsatsledelse Vagtcentraler Kommunikation Etablering af samarbejdsorganisation Ledelsesgrundlag Tovholder Afdelingsleder Kirsten V. Jensen, Slagelse (økonomikonsulent Nanna Korgaard Møller, Slagelse) Beredskabschef John Olesen, Slagelse Specialist Mette Waldorff, Odsherred Økonomikonsulent Nanna Korgaard Møller, Slagelse Forhandlingsudvalg: Preben Christensen, projektleder Områdeleder Bo Runge- Dalager, Holbæk Viceberedskabschef Søren Lundhild, Slagelse Forhandlingsudvalg: Personalechef Hanne Damsgaard, Kalundborg Personalekonsulent Bettina Andersen, Kalundborg Beredskabschef Gert Jürgensen, Kalundborg Viceberedskabschef Mikael Nørgaard-Gam Projektleder Preben Christensen Beredskabschef Sven Urban Hansen, Sorø Beredskabschef Lasse E. Hansen, Odsherred Projektleder Preben Christensen (kommunikationskonsulent Christian Bitsch, Kalundborg) Projektleder Preben Christensen (konsulent Palle Bruun Olsen, Kalundborg) Ny direktør Side 2 af 14

3 Lokalaftaler Alle lokalaftaler, kutymer m.v. er, jf. politisk beslutning, opsagt, således at de udløber pr. 31. december med henblik på at nye aftaler kan træde i kraft pr. 1. januar I det omfang, at nye lokalaftaler m.v. kommer til at betyde væsentlige vilkårsændringer for et antal medarbejdere, vil der skulle foretages et konkret og personligt varsel overfor medarbejderen. Et sådant varsel vil skulle ske med samme varsel, som ved afskedigelse, hvilket betyder, at de for konkrete medarbejdere kan ske en udskydelse af ikrafttræden af lokalaftalen. Handlingsplan Der udarbejdes lokalaftaler, der giver sammenlignelige løn- og ansættelsesvilkår for sammenlignelige arbejdsopgaver. August 2015: September 2015 Oktober 2015 etablering af forhandlingsgruppe aftale om proces analyse af opsagte aftaler input til forhandlingerne, drøftelser m.v. Udarbejdelse af forhandlingsudkast, konsekvensberegninger m.v. Forhandlinger Indgåelse af aftaler Godkendelse af aftaler Vurdering af evt. væsentlige vilkårsændringer, Evt. varsling Forhandlingsudvalg: Hanne Damsgaard, HR & Personalechef Kalundborg Kommune Bettina Andersen, personalekonsulent Kalundborg Kommune beredskabschef Gert Jürgensen, Kalundborg Preben Christensen, projektleder Side 3 af 14

4 Entrepriseberedskaber (Forlængelse af kontrakter med Falck) Vi har kontrakt med Falck for flg. stationer: - Skælskør (Slagelse Kommune) - Korsør (Slagelse Kommune) - Ruds Vedby (Sorø Kommune - omfatter tillige dele af Kalundborg Kommune) - Snertinge (Kalundborg Kommune) - Mørkøv (Holbæk Kommune) - Tølløse (Holbæk Kommune) - Tuse Næs (Holbæk Kommune) - Holbæk (Holbæk Kommune) - Orø (Holbæk Kommune) Alle kontrakter udløber pr. 31. december med mulighed for forlængelse. Falck har generelt, ligesom de kommunale beredskaber, en udfordring i at skaffe de fornødne deltidsansatte brandmænd til at sikre rette bemanding på slukningstogene og til at overholde afgangstiderne. Problemet er ekstra stort i dagtimerne (indenfor normal arbejdstid), dels på grund af at mange ikke arbejder i nærområdet, dels fordi arbejdsgivere nærområdet ikke tillader deres medarbejdere at forlade arbejdspladsen i fornødent omfang. Fsa. Sorø, Kalundborg og Slagelse kommuner er der en god dialog mellem kommune og entreprenør om udfordringerne. I Holbæk Kommune er samarbejdet, på grund af at der har været særligt store udfordringer med bemanding og afgangstider, anstrengt. Falck har udtalt, at der ikke kan blive tale om kontraktforlængelse under de nugældende betingelser. Handlingsplan Udgangspunktet er, at eksisterende aftaler forlænges i et år (til 31/ ). Forlængelsen baseres i Slagelse, Sorø og Kalundborg på uændrede vilkår - hvilket vil sige at der sker en økonomisk fremskrivning med KLs fremskrivningspct. Fsa. Holbæk Kommune skal der findes en løsning på problemstillingerne omkring Tølløse - evt. således at der sker en sammenlægning af Tølløse og Hvalsø-stationerne. Det indgår i forhandlingerne, at vi laver en "lille revision" af den Risikobaserede Dimensionering (RBD) - således at der kan ske en ændring af slukningsområderne. Der satses på et kort forhandlingsforløb, idet det skal påregnes at evt. ændringer i slukningsområder kan tage op til 3 måneder. Tidsplan Der er aftalt et første forhandlingsmøde med Falck onsdag den 19. august. Deadline for forhandlingerne: 30. september. Forhandlingsudvalg: Områdeleder Bo Runge-Dalager, Holbæk viceberedskabschef Søren Lundhild, Slagelse, Preben Christensen, projektleder Side 4 af 14

5 Organisation Ejerstrategien fastsætter rammer omkring hvordan organisationen skal designes: - få ledelseslag - sikring af lokalkendskab og lokalt samarbejde omkring myndigheds/forebyggende opgaver - specialisering af forebyggelsesopgaver - samtidig med at der skal være decentral opgaveløsning - formålet med sideaktiviteter er at understøtte bemandingen af det operative beredskab (afgangs/responstider). - Storebæltsberedskabet og brandskolen RESC er integrerede dele af organisationen - nuværende responstider på 10/15/20 minutter skal opretholdes - hovedadressen er placeret i Svebølle - Kalundborg Kommune er administrationskommune (Økonomi, HR/Personale, løn, IT, jura m.v.) Handlingsplan: 1. Fastsættelse af ledelsesorganisation Der blev den 6 august afholdt et ledelsesseminar, som havde til formål at udarbejde mindst 2 forslag til ledelsesorganisering. Konsulent på opgaven var Mercuri Urval. som også udarbejder et opfølgende notat. 2. Udpegning af niveau-2-chefer Projektleder udarbejder et notat om principper og proces for ansættelse af chefer (ledelsesniveau 2). 3. de udpegede chefer udarbejder forslag til organisering af eget område 4. medarbejdere indplaceres i de respektive enheder Tidsplan 31. august 2015 Den Politiske Styregruppe godkender ledelsesorganisation 31. august 2015 Den Politiske Styregrupppe godkender principper/proces for ansættelse af chefer medio september ansættelse/udpegning af chefer ultimo september chefer har udarbejdet forslag til organisering ultimo september varsling af medarbejdere, der skal flyttes til et andet tjenestested Tovholder Preben Christensen, tovholder Side 5 af 14

6 RBD, risikobaseret dimensionering Beredskabsstyrelsen og KL har udsendt et fælles brev til kommunerne om, at kommunerne kan vælge ikke at udarbejde en fælles risikobaseret dimensionering før med udgangen af og dermed videreføre de nugældende risikobaserede dimensioneringer frem til da. For allerede fra starten af den fusionerede organisation at have fokus på robusthed og effektivitet, anbefales at følge den politiske beslutning om allerede i efteråret 2015 at udarbejde en fælles risikobaseret dimensionering. Der er ingen direkte sammenhæng mellem den risikobaserede dimensionering og lokalaftaler om aflønning af deltidsansat brandpersonale - men der er en direkte sammenhæng mellem den risikobaserede dimensionering og den konkrete aflønning af brandpersonellet. Derfor kan det ikke undgås, at der i forbindelse med forhandlingerne om nye lokalaftaler, vil blive postuleret en sammenhæng. Handleplan: Der udarbejdes i efteråret en fælles risikobaseret dimensionering, som tager udgangspunkt i: - sammenskrivning af de 6 kommunale risikobaserede dimensioneringer - høste de lavthængende frugter i form af: o evt. ændringer i slukningsområder, således at (tidsmæssigt) nærmeste station løser opgaverne, uanset kommunegrænser o justeringer hen imod ensartede serviceniveauer o evt. justeringer af placering af materiel o evt. justeringer som følge af kontraktforhandlinger med entrepriseentreprenør o evt. justeringer i forbindelse med organisering af indsatsledelse o vagtcentral o m.v. Efterfølgende går et arbejde i gang med en egentlig, gennemgribende revision af RBD'en, hvor der eksempelvis foretages nye vurderinger af risikovirksomheder, risikoområder, evt. samarbejde med naboberedskaber, osv., osv. Dette arbejde tilrettelægges, således at der løbende afholdes temamøder i Beredskabskommissionen. Den ansvarlige udarbejder selv en konkret tidsplan for arbejdet indenfor nedenstående ramme: Oktober 2015: godkendelse i Den politiske Styregruppe November 2015: behandling i de 6 kommunalbestyrelser ultimo november 2015: fremsendelse til orientering i Beredskabsstyrelsen 1. januar generation af fælles RBD træder i kraft. Tovholder Mikael Nørgaard-Gam Tovholder organiserer selv arbejdet - og sikrer involvering af alle 6 nuværende beredskaber i arbejdet. Side 6 af 14

7 Kommunikation Vestsjællands Brandvæsen kommer til at dække et område på ca km2 - med et samlet indbyggertal på ca Der vil være ca. 60 fuldtidsansatte medarbejdere - og ca. 350 deltidsansatte. Hertil kommer deltidsansatte hos entrepriseberedskaberne (Falck) og et stort - gerne stigende - antal frivillige. Ud over at Vestsjællands Brandvæsen naturligvis skal løse de operative opgaver - er den vigtigste leverance til borgere og virksomheder tryghed: borgere og virksomheder skal i deres dagligdag ikke være i tvivl om, at hvis der opstår en hændelse, vil hjælpen også være der. De borgere og virksomheder, vi møder i det daglige operative og forebyggende arbejde, udgør - heldigvis - en forsvindende lille del af befolkningen. Derfor er det vigtigt, at Vestsjællands Brandvæsen har fokus på kommunikation såvel internt som eksternt. Primært i det daglige arbejde - men også som led i krisestyringen i forbindelse med beredskabshændelser. Politiet har haft stor succes med at benytte sociale medier i forbindelse med beredskabshændelser - i forbindelse med udviklingen af en kommunikationsstrategi, skal overvejelser om hvilke platforme, der skal benyttes i kommunikationsindsatsen. Handleplan: Som led i at udvikle en fælles identitet, udvikles en grafisk designlinie: fælles logo (til biler, øvrigt materiel, mundering, sov.), brevpapir, notatpapir, hjemmeside-design. Der udvikles en hjemmeside, som "går i luften" 1. januar august 2015: udvælgelse af grafisk designer september 2015: proces for udvikling af grafisk designlinie oktober 2015: godkendelse af grafisk designlinie valg af hjemmesideleverandør november/december 2015: implementering udvikling af hjemmeside udarbejdelse af skabeloner til brevpapir m.v. plan for øvrig implementering af grafisk designlinie (biler, materiel, mundering, skiltning m.v.) primo 2016: udvikling af kommunikationsstrategi Tovholder: Projektleder Preben Christensen (kommunikationskonsulent Christian Bitsch, Kalundborg) Side 7 af 14

8 Vagtcentraler. Alle 6 nuværende beredskaber benytter sig af ubemandede vagtcentraler. Herudover indgår der i kontrakterne med Falck, at de leverer bemandet vagtcentral fsa. den operative indsats, hvor Falck har beredskabsentreprisen. Desuden har Holbæk en aftale med Frederikssund Kommune om bemanding af vagtcentral fsa. ABA-alarmer. Der har i K-17-regi været gennemført et arbejde om etablering af en fælles, døgnbemandet vagtcentral, dækkende Region Sjælland. Der er i den forbindelse udarbejdet en rapport om hvordan en sådan vil kunne organiseres. Østsjællands Beredskab har imidlertid meddelt, at de har indgået aftale med Københavns Brandvæsen om varetagelse af døgnbemandet vagtcentral. Lolland-Falster har meddelt, at de er kontraktligt forpligtiget - og derfor ikke kan indgå i en aftale om fælles vagtcentral pr. 1. januar Vagtcentralopgaven kan opdeles i en del, der alene omhandler beredskabsopgaven - og i en del, som i dagligdagen benævnes "servicevagtcentral" - hvor vagtcentralen løser opgaver for andre dele af kommunen (tekniske område, hjemmepleje m.v.), forsyningsvirksomhederne m.v. Vestsjællands Brandvæsen skal således træffe beslutning om: - vi skal fortsætte med at benytte os af automatiske vagtcentraler - vi skal etablere en fælles, døgnbemandet vagtcentral dækkende Midt- og Sydsjælland, Lolland- Falster samt Region Sjællands ambulanceberedskab - eller evt. i et bredere samarbejde - vi selv skal etablere en døgnbemandet vagtcentral (som evt. senere kan gå i udbud) De ubemandede vagtcentraler vil under alle omstændigheder skulle benyttes i forbindelse med udkald. Så der skal ske en samordning af de nuværende vagtcentraler. Strategi/handleplan: Midt- og Sydsjællands Brand- og Redning og Region Sjælland presser på for at få etableret en fælles vagtcentral fra 1. januar idet de i forvejen har døgnbemandede vagtcentraler. For Vestsjællands Brandvæsen vil det blive en meromkostning. Spørgsmålet er, om denne meromkostning vil kunne medføre effektiviseringsgevinster, eksempelvis i form af bedre udnyttelse af materiel på tværs af beredskabsområderne - og dermed på sigt reduktion i materiel eller i form af et forbedret serviceniveau for borgere og virksomheder. Der udarbejdes en rapport, der - beskriver funktionaliteten i ubemandede vagtcentraler (ikke-teknisk) - funktionalitet i en egen, døgnbemandet vagtcentral, fordele og ulemper samt økonomi i forbindelse med løsningen. - funktionalitet i en fælles, døgnbemandet vagtcentral, fordele og ulemper samt økonomi i forbindelse med løsningen Side 8 af 14

9 - funktionalitet ved indgåelse af kontrakt med Falck om døgnbemandet vagtcentralløsning Endvidere udarbejdes en plan for samordning af de eksisterende beredskabers ubemandede vagtcentraler. Samordning af ubemandede vagtcentraler: ultimo september: plan for samordning af eksisterende, ubemandede vagtcentraler god' kendes i projektledelsen ultimo december: ubemandede vagtcentraler er samordnet Udarbejdelse af rapport om fremtidig vagtcentralløsning: ultimo oktober: rapport fremlægges for Den Politiske Styregruppe. Den ansvarlige udarbejder en detaljeret tidsplan for begge delopgaver. Ansvarlig: Lasse E. Hansen Den ansvarlige organiserer selv arbejdet - og sikrer, at alle nuværende beredskaber bliver inddraget/hørt i forbindelse med arbejdet. Side 9 af 14

10 Samordning af administration, forebyggelsesopgaver m.v. Kalundborg Kommune er administrationskommune. Det vil i praksis sige, at Vestsjællands Brandvæsen i de administrative procedurer m.v. i videst muligt omfang arbejder indenfor den samme administrative praksis, som det er tilfældet for Kalundborg Kommunes institutioner. Kalundborg Kommune leverer administrativ og konsulentmæssig bistand på flg. områder: - økonomi - Løn - IT - Personale: personalemæssige forhold Der skal udarbejdes en beskrivelse af de konkrete ydelser - og der skal udarbejdes kontrakter/samarbejdsaftaler om honoreringen af ydelserne. Der skal udarbejdes en administrativ praksis, som sikrer Vestsjællands Brandvæsens administration op mod den ydelse, der leveres fra Kalundborg Kommune. De 6 kommuner har hver sin administration af forebyggelses/myndighedsområderne. Der skal udarbejdes et administrationsgrundlag for en fælles administration og journalføring - ligesom der skal udarbejdes en plan for, hvordan igangværende sager journalføres i Vestsjællands Brandvæsens journalsystem (KMDsag). Handlingsplan Tovholder udarbejder en handlingsplan. august 2015: De enkelte afdelinger i Kalundborg Kommune udarbejder "to-do-lister" over nødvendige, administrative beslutninger og tiltage, således at der i samarbejde med Vestsjællands Brandvæsen kan sikre det nødvendige administrative grundlag. Organisering Der er etableret en intern styregruppe af chefer fra Kalundborg Kommune på de involverede områder: personalechef Hanne Damsgaard, økonomichef Bjarne D. Andersen, IKT-chef Anne Dandanell, samt teamleder for løn Birgitte Nielsen. Cheferne har organiseret arbejdet i egen organisation. Til samarbejde med Kalundborg Kommunes enheder udpeges et antal medarbejdere fra den kommende administration i Vestsjællands Brandvæsen. Tovholder: Beredskabschef John Olesen, Slagelse bl.a. assisteret af: Mette Waldorff, Odsherred: Administrationsgrundlag, IT Nanna Korgaard Møller: Økonomi, personale Side 10 af 14

11 Indsatsledelse En professionel, veluddannet, veltrænet og erfaren indsatsledelse er af afgørende betydning for den operative indsats - og dermed også for at vi har et robust beredskab. Samtidig er det erfaringen fra Holbæk, at indsatsledelsen er et vigtigt element i controller-funktionen i forhold til de operative enheder - uanset om der er tale om entrepriseberedskab eller for vore egne enheder. Af hensyn til gennemsigtigheden i organisationen skal der foretages den samme controller-funktion overfor egne enheder som for entrepriseberedskaberne. Indsatsledelsen er samtidig et vigtigt led i evalueringen af indsatsen- med henblik på at vi hele tiden lærer af vore indsatser. Med en ny og større organisation har vi brug for at evaluere organisering og tilrettelæggelse af den hidtidige indsatsledelse - med henblik på at tilrettelægge den fremtidige indsatsledelse. Handlingsplan Der udarbejdes et notat, der kort beskriver den hidtidige indsatsledelse: tilrettelæggelse, organisering og bemanding. Desuden indgår mindst 2 modeller for fremtidig tilrettelæggelse, organisering og bemanding. Ultimo oktober 2015 Notat om fremtidig indsatsledelse forelægges for Den Politiske Styregruppe Tovholder udarbejder i øvrigt selv sin tidsplan. Tovholder Beredskabschef Sven Urban Hansen, Sorø Tovholder sikrer, at alle nuværende beredskaber er hørt/inddraget - og beslutter selv organiseringen af opgaven. Side 11 af 14

12 Budget 2016 Der blev i juni måned truffet politisk beslutning om, at der skulle etableres et budget på basis af beredskabernes budgetter for 2013 med senere, kendte ændringer. Desuden skulle nye omkostninger, der fulgte af fusionen tillægges (bl.a. leasing af driftsmateriel, leje af bygninger m.v.) I foråret 2015 blev der nedsat en tværkommunal arbejdsgruppe med Kirsten V. Jensen som tovholder, som havde til opgave at tilvejebringe et budget. Budgettet for 2016 skal godkendes i forbindelse med at de enkelte kommunalbestyrelser/byråd godkender det kommunale budget i oktober Så snart der er etableret det fornødne organisatoriske grundlag for det, skal der udvikles en kontoplan, således at budgettet, når det er politisk godkendt, kan udmøntes i et driftsbudget. september 2016: september/oktober 2016 oktober 2016 oktober 2016 Politisk Styregruppe fremsender budget til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd udarbejdelse af kontoplan politisk godkendelse af budget udmøntning af budget - udmelding af driftsbudgetter Tovholder: Afd.leder Kirsten V. Jensen, Slagelse (økonomikonsulent Nanna Korgaard Møller, Slagelse) Side 12 af 14

13 Etablering af samarbejdsorganisation I forbindelse med dannelsen af den nye organisation, skal samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere organiseres. oktober 2015 primo december januar 2016 ultimo januar nedsættelse af forhandlingsudvalg udarbejdelse af forhandlingsudspil aftale om samarbejde indgås valg til samarbejdsorganisation første møder i samarbejdsorganisationen Tovholder: Preben Christensen chefgruppen personale konsulent Palle Bruun Olsen, Kalundborg Side 13 af 14

14 Ledelsesgrundlag Som led i etablering af én, samlet organisation, udvikles et ledelsesgrundlag. Ledelsesgrundlaget skal bl.a. benyttes i udviklingen af en fælles fortælling om organisationen (narrativ), fælles grundlæggende værdier m.v. Endvidere skal der udvikles en forretningsmæssig strategi for organisationen, som bl.a. skal adressere løsningsmodeller for organisationens udfordringer. Tidsplan Det bliver en opgave for chefgruppen i den nye organisation at tage hånd om denne opgave, herunder den direktør, der skal stå i spidsen for organisationen. Opgaven kan således ikke igangsættes, før direktøren er udpeget og tiltrådt. Tovholder Direktør Side 14 af 14