FÆLLES BEREDSKAB. Implementerings- organisation

Transkript

1 FÆLLES BEREDSKAB Implementerings- organisation

2 Indholdsfortegnelse 1. FÆLLES AFSÆT Baggrund og formål Organisering Overordnet tids- og procesplan Fase I: 1. marts maj Fase II: Medio maj 2015 primo august Fase III: primo august 2015 ultimo december Økonomi og ressourcer Roller og ansvar Baggrundsmateriale Side 2 af 6

3 1. FÆLLES AFSÆT 1.1. Baggrund og formål Albertslund, Brøndby, Dragør, Frederiksberg, Glostrup, Hvidovre, Københavns, Rødovre og Tårnby kommuner har i løbet af februar og marts måned 2015 tiltrådt en principaftale om etablering af et fælles beredskab i københavnsområdet. Det følger af aftalen, at der efter dennes godkendelse i de ni kommuners beredskabskommissioner, økonomiudvalg og kommunalbestyrelser skal dannes en implementeringsorganisation, der har til opgave at konkretisere de i principaftalen beskrevne overordnede rammer for det fælles beredskabs virke således, at det fælles beredskab kan etableres som en juridisk enhed fra 1. januar Organisering består af En politisk forberedelsesgruppe (PF) En administrativ forberedelsesgruppe (AF) Et forberedelses-med (F-MED) Arbejdsgrupper på delområder Den politiske forberedelsesgruppe (PF) består af de ni kommuners borgmestre. PF fungerer som politisk styregruppe for projektet. PF har det overordnede og politiske ansvar for arbejdets fremdrift i forhold til kommunalbestyrelserne. PF tager stilling til principielle spørgsmål og varetager en overordnet informationsopgave i forhold til offentligheden, kommunalbestyrelserne og administrationerne i kommunerne og andre relevante partnere. Der nedsættes en arbejdsgruppe vedrørende kommunikation, der tager sig af den konkrete kommunikationsopgave overfor interne og eksterne interessenter. Den administrative forberedelsesgruppe (AF) består af de ni kommuners kommunaldirektører eller andre relevant direktører. AF har til opgaver at sikre kvaliteten af projektgruppens leverancer, at arbejdet skrider frem efter den plan, PF har vedtaget samt agere bindeled til det politiske niveau i kommunerne. AF udarbejder de nødvendige politiske sagsfremstillinger på baggrund af oplæg fra arbejdsgrupperne. Forberedelses-MED (F-MED). Der nedsættes et forberedelses-med som et gensidigt orienteringsforum samt supplement til de eksisterende samarbejdsorganer. Den administrative og politiske forberedelsesgruppe drøfter principper og rammer for forberedelses-med på de to gruppers møder i marts Der nedsættes ni arbejdsgrupper, hvoraf den ene fungerer som sekretariatsgruppe for AF, PF og de øvrige arbejdsgrupper. De ni arbejdsgrupper og tovholderkommune følger nedenfor: Side 3 af 6

4 Sekretariatsgruppe (Glostrup) Jura, herunder vedtægter (Tårnby) HR, herunder overenskomst, dobbeltansættelser og forberedelses-med (København) Økonomi, herunder overførsel af aktiver, revisor (Hvidovre) Kortlægning af operative organisation, nøgletal, serviceniveau (Frederiksberg) Kortlægning af myndighedsfunktioner, forebyggende organisation, nøgletal, serviceniveau (Rødovre) Kortlægning af forretningsområder ud over lovbestemte, forslag til afgrænsning (Brøndby, Dragør) Kommunikation (Albertslund) Frivillig-gruppen (Albertslund) Der er udarbejdet kommissorier for arbejdsgrupperne vedrørende sammensætning, opgaver og overordnede deadlines. Opgaver og deadlines er fastlagt med afsæt i den i afsnit 1.3 beskrevne fase-model. en er forankret i Glostrup Kommune. Det betyder, at Glostrup Kommune varetager formandsposten i PF og AF samt tovholderfunktionen i sekretariatsgruppen Overordnet tids- og procesplan Implementeringsprojektet gennemført i 3 faser. Nedenfor følger en beskrivelse af de tre faser og tilknyttede opgaver. Fasemodellen danner afsæt for en overordnet procesplan (særskilt dokument). Derudover danner fasemodellen afsæt for en nærmere, om end fortsat overordnet, beskrivelse af arbejdsgruppernes opgaver og deadlines i deres kommissorier. For nuværende er det primært fase 1., der er omsat til en konkret tidsplan for arbejdsgruppernes arbejde. I løbet af foråret 2015 konkretiseres opgaver og deadlines for arbejdsgruppernes opgaver i fase 1 og 2 og i det omfang det kan lade sig gøre i forhold til fase 3 med afsæt i den viden og det behov, projektet genererer På tilsvarende vis vil opgaver og deadlines i forhold til fase 3 konkretiseres i løbet af fase 2 og primo fase Fase I: 1. marts maj 2015 Fase 1 skal tilvejebringe grundlaget for, at kommunalbestyrelserne inden sommerferien 2015 kan færdigbehandle sagen, herunder godkende vedtægterne med henblik på, at de herefter fremsendes til Statsforvaltningen til godkendelse. Herudover skal den økonomiske ramme for beredskabet i 2016 fastlægges i fase 1, direktøren for det fælles selskab skal ansættes og alle væsentlige spørgsmål, der kræver varsling, skal belyses herunder skal der skabes et grundlag for at varsle alle medarbejdere til overflytning til det nye selskab. Fase 1 forløber frem til 25. maj Udarbejdelse af vedtægter Beslutning om afgrænsning af selskabet ud fra nuværende opgaver Side 4 af 6

5 Fastlægge administrationskommune og/eller regnskabskommune. Altså hos hvilken kommune overordnede systemer hostes, samt hvem der har ansvaret for at servicere ved særlige spørgsmål. Alternativt fastlægges fuld selvstændighed Fremlæggelse af muligheder for lokalisering Koncept for dagsordenspunkt Fastlæggelse af økonomisk ramme for lovbundne aktiviteter samt fordeling på kommuner Oplæg om rationaliseringsmålsætninger Fastlæggelse af service og kvalitetsmål Fastlæggelse af principper for nærhed og SLA for myndighedsopgaver i kommunerne Aftale om ensartning af overenskomster Princip for overdragelse af medarbejdere Grundlag for varsling af medarbejdere Ansættelsesproces beredskabschef/direktør Fase II: Medio maj 2015 primo august 2015 Fase 2 udgøres af perioden fra grundlaget for den politiske behandling er skabt til den nye beredskabschef/direktør tiltræder forventeligt den 1. august I denne periode fortsætter arbejdsgrupperne med at kortlægge de eksisterende beredskaber i detaljer, således at der er et opdateret grundlag for at gå videre med at finde løsninger for det fremtidige selskab, når ledelsen er på plads. Endelig kortlægning af de eksisterende beredskaber o Mandskab, materiel, brandhaner, brandsynsobjekter m.m. Kortlægning af det frivillige beredskab og forslag til fremtidig organisering Beskrivelse af it-systemer og forslag til fælles løsninger Økonomisk styringsmodel Fase III: primo august 2015 ultimo december 2015 I fase 3 er ledelsen etableret og det daglige ansvar for implementeringsprojektet overgår til denne. Ledelsen bistås frem til 1. januar 2016 af sekretariatsgruppen og arbejdsgrupperne, og beslutninger træffes fortsat i AF og PF. I denne fase foretages konkrete valg af, hvilke systemer og metoder, der skal anvendes fra 1. januar 2016, og de rationaliseringskrav, der er indarbejdet allerede i 2016, planlægges. Arbejdet med en fælles RBD for det fælles beredskab påbegyndes. Grundlaget for opstart af 60 selskabet færdiggøres med åbningsbalance, CVR-registrering, tilretning af ERP-systemer m.m. Beredskabschef ansat. Organisation fastlægges og ansættelser af øvrige chefer HR-aktiviteter for medarbejdere Værdiansættelse, åbningsbalance Forberedelse af samkøring af systemer Side 5 af 6

6 1.4. Økonomi og ressourcer De ni kommuner stiller arbejdskraft til rådighed for implementeringsorganisationen. Herudover kan der tilkøbes konsulentbistand inden for specialområder efter behov. Til afholdelse af udgifter til konsulentydelser, frikøb af medarbejdere og løn til medarbejdere i selskabet under dannelse har kommunerne afsat et samlet rådighedsbeløb på 5 mio. kr. Beløbet disponeres af AF og ved behov i det daglige af formanden for AF Roller og ansvar Tovholderne for de enkelte arbejdsgrupper færdiggører sammen med sekretariatet og egne arbejdsgrupper kommissorierne pba. møderne i AF og PF medio marts. De enkelte arbejdsgrupper planlægger selv deres mødeaktivitet og fordeling af opgaver, således at deadlines og den overordnede procesplan overholdes. Tovholderen i de enkelte grupper er ansvarlig for fremdriften i gruppen og har til opgave at sikre overholdelsen af gruppens deadlines og kvaliteten af gruppens leverancer. Gruppens leverancer fremsendes til sekretariatsgruppen. Tovholderne i arbejdsgrupperne deltager i en række tværgående koordineringsmøder med sekretariatsgruppen. Sekretariatsgruppen indkalder hertil. Sekretariatsgruppen yder rådgivning og sparring til arbejdsgrupperne. Såfremt der er forhold, der kræver behandling/inddragelse af AF/PF/kommunalbestyrelserne, som ikke er nævnt i kommissorierne koordineres dette med sekretariatsgruppen. I Fase I holder AF/PF møder i marts og maj måned deadline for fremsendelse af sager/materiale til sekretariatsgruppen til majmøderne er den 8. maj 2015 kl. 10. Derudover holder AF et statusmøde medio april Baggrundsmateriale. Arbejdsgrupperne kan blandt andet med finde yderligere oplysninger her: Principaftalen Overordnet procesplan Forundersøgelsen og tilhørende data På KL s hjemmeside: I netværksgruppen Netværk for nye beredskabsenheder på dialogportalen. På Retsinformation relevant lovgivning På KL s hjemmeside om økonomiaftalen for 2015 Side 6 af 6