Byrådet 9850 HIRTSHALS TELF. (08) GIRO I J-nr-

Transkript

1 Byrådet 9850 HIRTSHALS TELF. (08) GIRO I J-nr- \ \ \ Undertegnede Hirtshals kommune garanterer herved, at de på kommunens administrationsbygning værende malersvende får udbetalt kr. 1 8, pr. time fra d.d til byggeriets afslutning* Endvidere garanteres det ved opmåling efter akkordprislisten evt. fremkommen de overskud på hele bygningen + halvdelen af de ved opmåling.påførte omkost-, ninger. Såfremt det mod forventning skulle vise sig, at opmålingerne efter akkordpri sen viser et underskud, skal svendene tilbagebetale det for meget udbetalte beløb. Tilbagebetalingen skal ske til Hirtshals Fiskeri- og Handelsbank, ligesom fremtidig lønudbetaling sker gennem Hirtshals Fiskeri- og Handelsbank. Hirtshals den 19* august 1971 p.b.v. Jeg er indforstået med, at betalingen til malersvendene foregår på den ovenfor nævnte måde.

2 BIRK & BOE '/s LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI Genpart Hirtshals kqfnrømhs J. nr. /2 - / G R U N D L A G T , LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR M A R IN US M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØR A. L. BIRK NØRREBRO HJØRRING GIRO NR TELF. (08) # J. NR DATO 4. o k t o b e r 1971 m m /ich A/S Boy-Transportraateriel Stationsvoj 35 5o Slangerup, Vedr. administrationsbygningen i Hirtshals- Rørpostanlægget. Som svar på en henvendelse fra os om reparation af anlægget, har vi fra Dem modtaget en ordrebekræftelse af 3o/9- d.å., hvoraf det fremgår, at De vil udføre arbejdet efter regning. Por vi tager stilling til, hvem der skal afholde udgiften ved reparationen, må det konstateres, hvori fejlen består, idet kommunen jo har købt et anlæg klar til drift. Vi forventer, at De hurtigst muligt tager Dem af sagen, således at anlægget kan komme til at køre. Hed ** --- / Birk & Bce rftda. ingenlørfir " ^HJØRRIWW Genpart til; Hirtshals Kommune

3 "TRANS 0ftTM A7 ffl l H O V E D K O N T O * S FABRIK TRANSPORTGÅRDEN STATIO NSV EJ. DK SLANGE * UP DANM ARK TLF. (03) 33 4S 65 TELEGR.-ADR.»R O TA BO Y «TELEX POSTKONTO : r. OG I/S ir rebro 11 Hjørring«ftt; Rff. /KH VOR REF.: M.Fischer/kp LEVERINGSTID: DATO: S-ELGER: LEVERING: BETALING:. '.Ai V- /a rt møde hoe H irtshals Kommune den 9. ds. ræ rter vi herved, a t vi i løbet af ca. 3 uger foretager ii skiftning af styringselem enterne på leverede rørpoståle d es, at vi monterer en ny styremekanisme af nyere /u d v ik lin g ), hvorved anlægget skulle være k la r t i l ne e t de mange fu n k tio n sfejl, der har været, v te e an æg og håber på, når ovennævnte arbejde er t, De v il få den fulde udnyttelse af anlægget, «som eet var tænkt fra sta rte n. er, a t nævnte arbejde udføres uden beregning, be æj er, a t vor fremsendte faktura på,58 ftjl agtig er fremsendt og derfor v il blive itere t. Mad venlig hilsen A /S BOY TRANSPORTMATE R IF L JM'5/ ' M. E ischer mcerdire- tør

4 BIRK & BOE LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI G R U N D L A G T LANDINSPEKTØR ERNST BOE. ING ENIØR M A R IN U S M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØ R A. L. BIRK NØRREBRO HJØRRING GIRO NR TELF. (0 8 ) * j. n r. d a to Å5y/a H/KiT ti.. t-tj-s KC' H H l i aj /T... J tj T... V ed lag te K 9.?. /. & F Q Æ & & Æ & Æ < Æ ^ V edrørende Q & Q 7 * ^9-2) frem sendes uden sæ rlig følgeskrivelse: i henhold til aftale /telefo n sam tale af i henhold til brev af fra J ^ t i l Deres orientering/gpw^juandpkp/påtegning kan beholdes til videre fo ranstaltning med tak for lån bedes venligst underskrevet og tilb ag esen dt Deres kom m entar udbedes ønskes tilb ag esen dt med anm odning om tinglysning og returnering kopi heraf er sendt til til udbetaling kvittering udbedes hoslagt check kr. f o r... herm ed kvittering for det m o d tag ne beløb tilbud udbedes i henhold til m edfølgende bilag stk. ialt M ed venlig hilsen f. BIRK & BOE

5 TIF OJi 333 SLANGERUP Sti5* FP/*- CA (03) 33-T. TELEGR.-ADR.»ROTABO) «TELEX S527 POSTKCNTO: Birk & Doe Rådg. Ing. Firma Vondde len 98 5o H i r t s h a l s ORDREBEKRÆFTELSE j NR DERES REF.: Ing, Schmidt VOR REF.: LEVERINGSTID: M,Fischer/EB uge 45 Hvid/H*Petersen SÆLGER: Se Holm Andersen LEVERING: pr, montør D A T O : 1972.lo.1? BETALING : Uden beregning HERVED ANERKENDER VI MED TAK MODTAGELSEN AF DERES ORDRE, DER VIL BLIVE EFFEKTUERET I OVERENSSTEMMELSE MED NEDENSTÅENDE SPECIFIKATION SAMT I HENHOLD TIL OVENNÆVNTE BETINGELSER. POS. NR STK. MTR TEKST BELØB Vedrørende Kontor-Bov Levering og montering af: Central Ilelæboxe uden beregn 3 Vige spor Leveringssted: Hirtshals Kommune s Administrationsbygn. Tidl. leveret rø rpostanlæg 1. MED VENLIG HILSEN

6 RASM USSEN INGENIØRER - ENTREPRENØRER - MURERMESTRE 8STISAGER 7 s T E LEFO N (08) AAGADE A ALBORG Bj/jl H irts h a ls Kommune H irts h a ls DERES REF. D A T O, den i 9. l o. i 9 7 i T il Deres o r ie n te r in g skal v i oplyse, a t vor D ire k tø r Jørgen M alta M uller e f t e r eget ønske fra træ d e r sin nuværende s t i l l i n g som D ire k tø r fo r Rasmussen & S tis a g e r A/S, Frederikshavn p r «D irek tio n en h ar d e rfo r "besluttet at overdrage le d e ls e n a f "byggepladsen t i l Rasmussen & S tis a g e r A/S, Aalborg og følgende m edarbejdere v i l overtag e sagen. A fd e lin g sin g e n iø r Chr. Skorstengård D aglig le d e ls e, in g en iø r Finn Rasmussen D aglig le d e ls e, formand Svend Jensen "Vor o v e rin g e n iø r Sonny Thomsen v i l endvidere d e lta g e i de frem tid ig e byggemøder. "Vi håber, at b e s ty re ls e n fo r Kommunen samt dennes te k n ik e re kan accep tere den skete omlægning a f le d e ls e n. Med v e n lig h ils e n RASMUSSEN & STIS4GER A/s

7 BIRK & BOE '/s LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI G RUNDLAGT 1818 LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR MARINUS MØLGAARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILINGENIØR. LANDINSPEKTØR A. L. BIRK ØSTERGADE HJØRRING GIRO NR TELF. ( 0 8 ) e j. NR d a t o 22/ RAPPORT VEDR. HIRTSHALS ADM. BYGN. ETAPE I. Fe.jl og mangler konstateret ved gennemgang af RØRPOSTANLÆGGET. Tilstede: Kommunaldirektør Melgaard Pedersen Pedel H. Pedersen J. Jensen Ing. S. Bruus Ing. P. Schmidt (A/S Boy-^Transportmateriel) (Birk & Boe) Hver station blev gennemgået og man fandt følgende mangler: Station 1, ekspeditionskontor: Støj ved modtagelse af patroner, især når disse afsendes fra station 3, socialkontor. Utætheder ved kabelgennemføringer i bund af station. Ved afsendelse af patron må kontakten aktiveres flere gange inden anlægget kører. Station 2, sekretariat: Stift til forbindelse mellem afspærringsklap og magnet mangler (blev monteret af ing. Bruus). For lidt tryk ved modtagelse, således at patronen"hænger',1 <y og kun ved hurtig indgriben kan"fanges"inden den falder tilbage i røret. Flere fejlekspederinger således at patronen havner i en for-

8 >4 ) * - 2- kert station. Station 5. socialkontor: Stationen kan kun sende lejlighedsvis. Løse ledninger i station må fastgøres. Meget støj ved modtagelse. Station 4-. skattekontor: Stationen kan kun sende lejlighedsvis. Kælder: Relæ for blæser i centralen er defekt. Blæseren kan kun lejlighedsvis aktiveres men falder ud igen kort efter. Efter telefonisk aftale d. 21/12-71 med. ing. Bruus vil ovenstående fejl og mangler blive rettet d. 27/ Ing. Bruus kontakter leverandøren af el-udstyr, således at der foruden firmaets egen montør også er en el-montør tilstede d. 27/ Referat tilsendt; Hirtshals Kommune A/S Boy-Transportmateriel Dam & Dirckinck-Holmfeld

9 1 \ : ' '. s v h x P Z S L & 'F a u u Z TAGPAP OG VEJMATERIALER Vejen, den BK/KIV G! U n ij I C i j! r~i I n x i., ~ji Herren arkitekter m.a.a. N.J. Dam og K. Dirckinch-Holmfeld Sofiendalsvej Aalborg Att.: Hr. arkitekt K. Jacobsen. t c: 7.Ar: ; /. : *?+!eavm r'-'t KO?-T Tiks,h v - > Vedr.: TD-nr Administrationsbygning for Hirtshals Kommune. Idet vi henviser til Deres drøftelse med vort firma angående kondensproblemer i tagkonstruktionen på ovennævnte byggeri, skal vi oplyse følgende: Kondensproblemerne må stamme fra lokaler og kan formentlig derfor lationsanlæg. et overtryk i de underliggende afhjælpes med et overtryksventi- Vi vil gerne være Dem behjælpelig med at løse problemet og kan derfor tilbyde at udføre et sådant overtryksventilationsanlæg bestående af: 1 stk. 220 volt trinløs regulerbar el-motor med ventilator monteret i et ventilationshus forsynet med 2 stk mm afgange. ca. 19 lbm mm ventilationskanal tilsluttes afgangene på ventilationshuset og.forsynes med ca. 27 stk. afgangsstutse der forbindes med ekst. BREEZE-hætter med plastrør og spændebånd. 1 stk. trinløs regulator til el-motor monteret inde i bygningen samt udførelse af nødvendige el-installationer. Såfremt De ønsker det, vil vi gerne udføre dette arbejde, og det vil da blive faktureret efter regning. Dersom De ønsker det, vil vi gerne udføre arbejdet sammen med lokale håndværkere. H ovcdkor.tor: 6600 Vc;en Tir. (05) 25 U 11 - Telex Tigr.-cdr.»PHØNIX«- Postgiro Herlev a fd.: Horkær 8, 2720 Hcr.ev Tlf. (01) Telex Tlgr.-odr.»ELITEPAP«Alborg afdelinger: T a g p apcfd.: H iindvæ rkcrvcj 19, 9000 Ålborg Tlf. (03) V cjofd.: Kong Hans Gade 17, 9000 Ålborg Tif. (03) 12 lu 44

10 Ax h ip x x - s r ib j z x r t a g p a p o g v e j m a t e r i a l e r Endvidere kan vi tilbyde at udføre inddækning ved ekst. kobb er løskant med MINOTEX i 20 cm bredde samt forsegling med POLYVINYL. Denne inddækning kan udføres for k r. 30,- pr. Ibm excl. merværdiafgift. Hvis De ønsker yderligere oplysninger angående vort forslag5 beder vi Dem rette henvendelse til vor arkitekt D. Frandsen. Med venlig hilsen A/'S P H 0 N I X Tagpap og-ø/7ejmaterialer / /ty,-z zz

11 HIRTSHALS KOMMUNE Den 1. februar 1972 J. nr. Byrådet e IR O Til r. '-m SOOL A/S Nøglegårdsvej o^Lynge Man tillader sig herved at returnere den fremsendte faktura af 28/ stor k r. 5*874?oo vedrørende rejseomkostninger i forbindelse med organisationsarbejde i Hirtshals kommune. Når man ikke herfra mener at kunne betale den omhandlede faktura skyldes dette, at der ved aftale mellem kommunen og firmaet Dafolo A/s, Frederikshavn om levering af Velox kontormøbler blev lovet, at der for hvert et tusinde kr. køb af inventar ville blive ydet kommunen vederlagsfrit en times konsulentservice og der har ikke på noget tidspunkt været nævnt noget om, at der ved konsulentbistanden var tale om rejseomkostninger, hvilket heller ikke har været tilfældet ved det af Deres firma i sin tid afgivne tilbud på inventarleverancen. Venlig hilsen

12 DAFOLO FORLAGET FOR KOMMUNALE FORMULARER SAMT LOVE Hirtshals Kommune 985o Hirtshals. Postbox 59 Anholtvej Frederikshavn Telefon (08) Postgirokonto Deres ref. Deres brev af 30/ V o r ref. je/lw D ato 11. januar 1972 y dri_or9 D2 3l29D rb jde^ Vi har modtaget Deres brev, vedlagt faktura nr fra SOOL. Da vi ikke har kunnet konstatere nogle s k riftlig e e lle r mundtlige aftaler om dette forhold os imellem, videresendte vi sagen t i l SOOL, Lynge, og vi har i dag ta lt med direktør Lund derom. Direktør Lund udtrykte forbavselse over at fakturaen var videresendt t i l os, da han mente, at der forelå en fast aftale mellem Hirtshals kommune og SOOL om dette forhold. Vi håber, at problemet klares Dem imellem. Med venlig hilsen El 1itsgaard

13 Scandinavian Office Orga NØGLEGÅRDSVEJ LYNGE. DANMARK. TELEFON (03) * SOOL Hirtshals kommune rådhuset 9850 Hirtshals. Att>: Kommunaldirektør P. Melgaard Pedersen k o n s u l e n t e r i e f f e k t i v t k o n t o r - a r b e j d e d e r e s r e f. v o r r e f. d a t o OT/aj I fortsættelse af telefonsamtale dags dato fremsendes vedlagt faktura nr. 135*+ kr ,00 til dækning af omkostninger for udført organisationsarbejde for Hirtshals kommune. Med venlig hilsen Scandinavian Office Organization Limited A/S bilag: rapport + faktura

14 Jo. december 1971 Byrådet Dafolo A/S Anholtvej 2 åstiiss*15 Fra firmaet 800L har man modtaget vedlagte faktura med bilag over rejseomkostninger 1 forbindelse med organisationsarbejde 1 harverende kommune, men da man 1 sin tid aftalte med Deres firma om levering af Velox kontormøbler gennem "Dafolo" og med en konsulenttime for hvert tusinde kr. mebelleveranoe, blev der Ikke talt om rejseomkostninger 1 forbindelse med konsulenttjenesten, og man går derfor ud fra at ovennavnte faktura honoreres af Dem Med venlig hilsen

15 Scandinavian Office Orga NØGLEGÅRDSVEJ LYNGE. DANMARK. GIRO NR TLF. (03-277) LYNGE 411 Hirtshals kommune rådhuset 985o Hirtshals å V D a to Nr.,354 Honorar i henhold til vedlagte rapports * i»5«z«å22 netto kontant

16 ffciluko* SOC Rejseomkostninger i forbindelse med organisationsafjde i Hirtshals kommune /4-71 k r. 694,00 30/4-71 kr 311,oo 12/5-71 k r. 539,00 9/6-71 kr. 339, /6-71 k r. 694,00 14/ 7-71 k r. 539, / 8-71 k r. 339, I0/9-71 k r. 949, /9-71 k r. 421,oo 6-7/I0-71 k r. 649,00

17 BIRK & BOE LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI G R U N D L A G T LANDINSPEKTØ R ERNST BOE. INGENIØR M A R IN U S M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØ R A. L. BIRK NØRREBRO HJØRRING GIRO NR TELF. (0 8 ) * j. n r d a to 7Z 6 f r /f /?Z> P D /=fz.<>b M... A c m rv\ u i D ik&k... W A T S X Æ ks... Vedlagte T 7 C T -0 f... f *$... Vedrørende få /?./??. /.T ) /? * }.7 /? fremsendes uden særlig følgeskrivelse: i henhold til aftale/telefonsam tale af i henhold til brev af fra til Deres orientering/godkendelse/påtegning kan beholdes til videre foranstaltning med tak for lån bedes venligst underskrevet og tilbagesendt Deres kommentar udbedes ønskes tilbagesendt med anm odning om tinglysning og returnering kopi heraf er sendt t il... til udbetaling kvittering udbedes hoslagt check kr...f o r... hermed kvittering fo r det m odtagne beløb tilbud udbedes i henhold til m edfølgende... bilag stk. ialt M ed venlig hilsen f. BIRK & BOE

18 9. HOVEDKONTOR 4 FABRIK TRANSFORTGÅRDEN STATIONSVEJ.33SO SLANGERUF TLF. (03) TELEGR.-ADR.»ROTABOY«TELEX S527 FOSTKONTO: "...i... j ; i r k & Bo«Z /S H J ø r r itig g a d o 3, 98 5 o i. I r t s Zia i. s I Slangerup, den 3 MAR SIDSTE VARSEL Vi beklager, at De har foranlediget os til at fremsende denne hen vendelse angående vort tilgodehavende lydende på: Saldo pr. I L ; Å&'rÅ%.?A. K r. 5 l o Da vore tidligere henvendelser Ikke har ført til noget positivt resultat vedrørende vort ovennævnte tilgodehavende, ser vi os nødsaget til at overgive ovenstående forfaldne poster til retslig inkasso, såfremt det fulde beløb ikke er indbetalt inden 5 dage fra dato. Indtil anden aftale er truffet, vil eventuelle nye leverancer blive fremsendt pr. efterkrav. hilsen TE

19 r 0 '-t E R N S r y VE IN G fn iø 't M A R IN U S M O lg A A R O LA N D IN SPEK TØ R FRIK ti. K N U D SEN. CIVILINGENIØR. LANDINSPEKTØR A. L BIRK OSTE r GADE HJØRRING GIRO NR TELF. ( 0 8 ) * J. NR. DATO 1 8 / 2-7 2,> c,y transportmateriel ationsvej 1angerup : v*^3 v 'tisi *7';> ;., ^ j *1. Vedr.. H irtshals Administrationsbygning,... Berpp at anlægs. ild' iml* skal hermed gøre opmærksom på at deti af Dem fremsendte :rs= ning vedr, reparation af rørpost anlægget (faktura Å-y m nr. 6232?) på ia lt kr. 859,10 ikke v il blive b etelt før nær-.meré aftale fo relig g er, id et der udover sømmet sos ver boret WrpSi i aner:, rørbøjningen var flere f e j l, som under a lle o#stæn- vi ':J./heder mutte r e ttes for at gøre anlægget køreklar. B I S indelse med opførelsen af etape 2 har vi modtaget ; ivide7 se af det bestående anlæg (tilb u - 72) på ia lt kr ,00 excl moms, som. s H T v* vhb>>f' at drøfte nærmere med. fe i - d v f vi..derfor bader vi Dem snarest kontakte os, således ot der : trtrf-ies aftale om et møde med bygherren. l Med venlig h ilser H», V" x i oe

20 ALMINDELIGE LEVERINGSBETINGELS ED Å P 1 for leverancer af maskiner og andet mekanisk og elektrisk udstyr mellem Danmark, Finland, Norge og Sverige samt indenfor disse lande. Antaget 1957 af Sammenslutningen af Arbejdsgivere indenfor Jern- og Metalindustrien i Danmark, Suomen Metalliteollisuusyhdistys-Finlands Metalindustriforening r.y.,r.f., Finland, Mekaniske Verksteders Landsforening, Norge, samt Sveriges Mekanforbund, Sverige.. t Indledning 1. Nedenstående almindelige leveringsbetingelser finder anvendelse i det omfang, de ikke fraviges ved skriftlig aftale mellem parterne. O m tegnin g er og beskrivelser 2. Alle oplysninger om vægt, dimensioner, kapacitet, pris, tekniske og andre data anført i kataloger, prospekter, cirkulærer, annoncer, billedmateriale og prislister er omtrentlige. Sådanne oplysninger er kun bindende i det omfang, aftalen udtrykkeligt henviser til dem. 3. Alle tegninger og tekniske dokumenter til brug ved fremstillingen af leverancen eller dele deraf, som overlades køberen før eller efter aftalens indgåelse, forbliver sælgerens ejendom. De må ikke uden dennes tilladelse anvendes af køberen eller kopieres, reproduceres, overgives til eller på anden måde bringes til trediemands kundskab. 4. Alle tegninger og tekniske dokumenter til brug ved fremstillingen af leverancen eller dele deraf, som af køberen overlades til sælgeren før eller efter aftalens indgåelse, forbliver køberens ejendom. De må ikke uden dennes tilladelse anvendes af sælgeren eller kopieres, reproduceres, overgives til eller på anden måde bringes til trediemands kundskab. 5. På køberens forlangende skal sælgeren ved den i punkt 22 angivne garantiperiodes begyndelse vederlagsfrit forsyne ham med oplysninger og tegninger, med undtagelse af arbejdstegninger til leverancen, der er tilstrækkeligt udførlige til at sætte køberen i stand til at opstille, igangsætte, drive og vedligeholde (herunder foretage løbende reparationer af) alle dele af leverancen. Ejendomsretten til sådanne oplysninger og tegninger overgår til køberen. De i punkt 3 nævnte indskrænkninger i anvendelsen af tegninger og tekniske dokumenter til brug ved fremstillingen af leverancen eller dele deraf finder ikke anvendelse på de i dette punkt nævnte oplysninger og tegninger. Dog kan sælgeren forlange, at de forbliver fortrolige. Om em ballage 6. Medmindre andet fastsættes, anses a) de i prislister og kataloger anførte priser at gælde exclusive emballage; b) de i tilbud og aftaler anførte priser at omfatte udgifterne til sådan emballage eller anden beskyttelse, som under normale transportforhold kræves for at forhindre beskadigelse eller forringelse af leverancen, indtil den kommer frem til det i aftalen angivne bestemmelsessted. Om leveringsprøver 7. Aftalte leveringsprøver skal udføres i sælgerens virksomhed og inden for normal arbejdstid, medmindre andet aftales. Såfremt tekniske krav til prøverne ikke er angivet i aftalen, skal disse udføres i overensstemmelse med sædvane i den pågældende industri i det land, hvori leverancen fremstilles. 8. Sælgeren skal give køberen sådant varsel om leveringsprøverne, at køberens repræsentant kan overvære disse. Hvis køberen ikke er repræsenteret ved leveringsprøverne, skal sælgeren overgive prøveprotokollatet til køberen, som ikke kan anfægte dets rigtighed. 9. Såfremt leverancen ved leveringsprøve findes mangelfuld eller ikke i overensstemmelse med aftalen, skal sælgeren så hurtigt som muligt afhjælpe mangelen, eller sikre, at leverancen bringes i overensstemmelse med aftalen. På køberens forlangende skal ny leveringsprøve derefter udføres; hvis mangelen er ubetydelig, kan ny leveringsprøve dog ikke forlanges. 10. Medmindre andet er aftalt, bærer sælgeren alle med leveringsprøver på hans virksomhed forbundne omkostninger, med undtagelse af køberens udgifter ved at lade sig repræ sentere. Om leveringstiden 11. Medmindre andet er aftalt, skal leveringstiden regnes fra det seneste af følgende tidspunkter: a) den dag, da aftalen indgås; b) den dag, da sælgeren modtager meddelelse om, at gyldig importbevilling er udstedt, for så vidt aftalens opfyldelse er betinget af sådan bevilling; c) den dag, da sælgeren modtager en i aftalen vedtaget betaling, der skal erlægges inden fremstillingens påbegyndelse. 12. Hvis forsinkelse med levering skyldes nogen i punkt 32 nævnt omstændighed eller køberens handling eller undladelse, forlænges leveringstiden i det omfang, hvori det efter omstændighederne skønnes rimeligt. Med undtagelse af det i punkt 15 omhandlede tilfælde finder denne bestemmelse anvendelse, uanset om årsagen til forsinkelsen indtræffer før eller efter udløbet af den aftalte leveringstid. 13. Hvis sælgeren ikke leverer indenfor leveringstiden eller indenfor en med hjemmel i punkt 12 forlænget leveringstid, kan køberen, når han indenfor en rimelig frist skriftligt underretter sælgeren derom, fordre afslag i den aftalte købesum, med mindre det under hensyn til omstændighederne i det pågældende tilfælde med rimelighed kan antages, at køberen ikke har lidt noget tab. Afslaget kan ikke overstige 0,5 % ugentlig af den del af den aftalte købesum, som kan henføres til den del af leverancen, der på grund af den omhandlede forsinkelse ikke kan tages i brug, som forudsat i aftalen. Overstiger det beløb, på grundlag af hvilket afslaget skal beregnes, danske kroner, ansættes afslaget på den del af beløbet, der overstiger danske kroner til 0,25 % ugentlig. Afslag beregnes for hver hele uge, forsinkelsen varer, regnet fra den dag, da leverancen skulle være leveret, men kan ikke overstige 7,5 % af den del af købesummen, som kan henføres til den del af leverancen, der ikke kan tages i brug, som forudsat i aftalen. Afslaget skal reguleres i forbindelse med betaling, som skal erlægges ved eller efter leveringen. Med forbehold af bestemmelserne i punkt 15 udelukker et sådant afslag i købesummen køberen fra ret til nogen anden godtgørelse i anledning af sælgerens forsinkelse med at levere som ovenfor anført. 14. Er den i aftalen vedtagne leveringstid kun angivet omtrentligt, er hver af parterne efter to tredjedele af den således ansatte tids forløb berettiget til skriftligt at forlange vedtagelse af en bestemt leveringstid. Indeholder aftalen ingen bestemmelse om leveringstid, er hver af parterne berettiget til efter seks måneders forløb fra aftalens indgåelse at anvende ovennævnte fremgangsmåde. En således fastlagt leveringstid er at anse for en i aftalen vedtaget leveringstid, som punkt 13 finder anvendelse på. 15. Hvis nogen del af leverancen, for hvilken køberen er berettiget til det i punkt 13 omhandlede maximale afslag, eller til hvilket han ville have været berettiget, såfremt han havde givet sælgeren den der nævnte skriftlige underretning, stadig ikke leveres, er køberen berettiget til ved skriftlig underretning til sælgeren at kræve levering og at fastsætte en endelig frist, som skal være rimelig under hensyn til den allerede indtrufne forsinkelse. Såfremt sælgeren, uanset årsagen, undlader at træffe alle de nødvendige foranstaltninger,

21 der påhviler ham for at sikre levering indenfor den fastsatte frist, er køberen berettiget til ved skriftlig meddelelse til sælgeren at hæve aftalen for den ikke leverede del af leverancen, og til af sælgeren at få erstatning for skade som er påført ham ved sælgerens undladelser. Erstatningen fastsættes under hensyn til omstændighederne i det enkelte tilfælde, men kan ikke overstige 7,5 % af værdien af den del af leverancen, der ikke kan tages i brug, som forudsat i aftalen. 16. Undlader køberen at modtage leverancer, der er færdige til levering på den aftalte dag, er han desuagtet forpligtet til at erlægge enhver af levering betinget betaling, som om levering havde fundet sted. Sælgeren skal sørge for, at leverancen opbevares på køberens regning og risiko. På køberens anmodning skal sælgeren forsikre leverancen for køberens regning. 17. Medmindre køberens i punkt 16 angivne undladelse skyldes de i punkt 32 nævnte forhold, er sælgeren berettiget til skriftligt at opfordre køberen til at modtage leveringsfærdige leverancer inden for en rimelig tid. Undlader køberen at gøre dette inden for et sådant tidsrum, er sælgeren - uanset årsagen - berettiget til ved skriftlig meddelelse til køberen at hæve aftalen for den del af den leveringsfærdige leverance, som ikke er modtaget på grund af køberens undladelse, og til af køberen at få erstatning for skade, som er påført sælgeren ved køberens undladelser. Den højeste skadeserstatning, der kan pålægges, må ikke overstige den del af købesummen, der kan henføres til den ikke modtagne del af leverancen. Om betaling 18. Medmindre andet er aftalt, erlægges betaling kontant med en tredjedel ved aftalens indgåelse og en tredjedel, når den væsentlige del af leverancen anmeldes at være rede til levering. Restbeløbet erlægges ved leverancens levering. 19. Det leverede forbliver sælgerens ejendom, indtil betaling er erlagt fuldtud. Veksel eller andet gældsbevis anses ikke som betaling, før det er fuldt indløst. 20. Erlægger køberen ikke betaling i rette tid, er sælgeren berettiget til, efter skriftligt inden rimelig tid at have underrettet køberen derom, at beregne sig morarente fra forfaldsdagen på indtil 2 % over den i sælgerens land officielt fastsatte højeste diskonto, sammenlagt dog mindst 6 %. Såfremt køberen, på grund af andre end de i punkt 32 nævnte forhold, i løbet af tre måneder stadig ikke har erlagt det forfaldne beløb, er sælgeren berettiget til ved skriftlig meddelelse til køberen at frigøre sig for aftalen og af køberen at få erstatning for den sælgeren påførte skade. Skadeserstatning må ikke overstige værdien af den ikke betalte del af leverancen. Om garanti 21. Sælgeren forpligter sig til i overensstemmelse med punkterne at afhjælpe alle fejl, som skyldes konstruktion, fremstilling eller materiale. 22. Sælgerens ansvar omfatter kun fejl, som viser sig inden for et år, regnet fra den dag da leverancen anmeldes at være rede til afsendelse. Forsinkes afsendelsen, forlænges garantifristen tilsvarende, således at køberen kan udnytte den til afprøvning af leverancen beregnede tid fuldtud. Skyldes sådan forsinkelse forhold, sælgeren ikke er herre over, må forlængelsen ikke overstige tre måneder. 23. For dele af leverancen, der er ombyttede eller fendrede ifølge punkt 21, garanteres på samme vilkår og under samme forudsætninger, som gælder for de oprindelige dele, i et tidsrum af eet år. Denne bestemmelse finder ikke anvendelse på leverancens øvrige dele, for hvilke garanti tiden kun forlænges med det tidsrum, leverancen ikke har kunnet anvendes, som følge af de i punkt 21 nævnte fejl. 24. Når sælgeren fra køberen har modtaget skriftlig meddelelse om de i punkt 21 nævnte fejl, skal sælgeren straks afhjælpe fejlen og - med undtagelse af det i punkt 25 nævnte tilfælde - på egen bekostning. Er fejlen af en sådan art, at det ikke er hensigtsmæssigt at udføre reparationen på monteringsstedet, skal køberen returnere de dele, som har nogen af de i punkt 21 nævnte fejl, for at sælgeren kan reparere eller bytte dem. Overgivelse til køberen af således forsvarligt reparerede eller ombyttede dele er at anse som opfyldelse af sælgerens forpligtelser ifølge dette punkt for så vidt angår dele behæftede med fejl. 25. Medmindre andet er aftalt skal køberen bære omkostninger og risiko ved transport af mangelfulde dele og af reparerede og ombyttede dele mellem monteringsstedet og et af følgende steder: a) sælgerens fabrik, såfremt aftalen er»ab fabrik«eller»frit på banevogn«; b) den havn, hvorfra sælgeren har afsendt leverancen, såfremt aftalen er fob, fas, cif eller c. & f.; c) i alle andre tilfælde, grænsen til det land, hvorfra sælgeren har afsendt leverancen. 26. Dele, som ombyttes ifølge punkt 21 skal stilles til sælgerens disposition. 27. Såfremt sælgeren nægter at opfylde sine forpligtelser ifølge punkt 24, eller trods derom fremsat anmodning undlader med behørig hurtighed at træffe rimelige foranstaltninger, er køberen berettiget til at lade nødvendige reparationer udføre for sælgerens regning og risiko, forudsat at han viser fornøden omhu ved arbejdets udførelse. 28. Sælgerens ansvar omfatter ikke mangler, som skyldes materiale, der er leveret af køberen eller en af denne forlangt konstruktion. 29. Sælgerens ansvar omfatter kun fejl, som opstår under de i aftalen forudsete funktionsvilkår og ved rigtig anvendelse. Det omfatter ikke fejl, der skyldes mangelfuld vedligeholdelse eller urigtig montering fra køberens side, ændringer foretaget uden sælgerens skriftlige billigelse, køberens urigtigt udførte reparationer, eller normalt slid eller forringelse. 30. Med undtagelse af bestemmelserne i punkt 21, har sælgeren, efter at faren for leverancen er overgået til køberen, intet ansvar for fejl selv om de skyldes årsager, der forelå før farens overgang. Det vedtages udtrykkeligt, at sælgeren ikke over for køberen er forpligtet til nogen erstatning for personskade eller skade på ejendom, som ikke omfattes af aftalen, eller for tabt fortjeneste, medmindre det af sagens omstændigheder fremgår, at sælgeren har gjort sig skyldig i grov uagtsomhed, ved at undlade at tage tilbørligt hensyn til sådanne alvorlige følger, som en samvittighedsfuld leverandør normalt burde have kunnet forudse, eller ved bevidst at se bort fra følgerne af en sådan handling eller undladelse. 31. Uanset bestemmelserne i punkterne gælder sælgerens garantiforpligtelser ikke for nogen del af leverancen længere end to år fra den oprindelige garantitids begyndelse. Om frigørelse for forpligtelser i henhold til aftalen (force m ajeure) 32. Følgende omstændigheder anses som frigørelsesgrunde, når de indtræffer efter aftalens indgåelse og forhindrer dens opfyldelse: arbejdskonflikt og enhver anden omstændighed, såsom brand, krig, mobilisering eller uforudsete militærindkaldelser af tilsvarende omfang, rekvirering, beslaglæggelse, valutarestriktioner, oprør og uroligheder, mangel på transportmidler, almindelig varemangel, kassation af større arbejder, restriktioner af drivkraft og fejl i leveringer fra underleverandører eller forsinkelse med sådanne leveringer, som skyldes nogen af de i dette punkt nævnte omstændigheder, som parterne ikke har været herre over. 33. Det påhviler den part, der ønsker at påberåbe sig nogen i punkt 32 omhandlet omstændighed, ufortøvet skriftligt at underrette den anden part om dens opståen, og på samme måde om dens ophør. 34. Uden indskrænkning af bestemmelserne i punkterne 15, 17 og 20 er hver af parterne berettiget til ved skriftlig meddelelse til den anden part at hæve aftalen, når dens opfyldelse inden for en rimelig tid bliver umulig på grund af nogen i punkt 32 nævnt omstændighed. Om begrænsning af skadeserstatningen 35. Såfremt den ene part skal betale skadeserstatning til den anden, skal skadeserstatningen kun dække sådan skade, som den skyldige part med rimelighed kunne have forudset ved aftalens indgåelse, og indirekte skade kun under de i punkt 30 nævnte omstændigheder. 36. Den part, der påberåber sig misligholdelse af aftalen, er pligtig at træffe alle nødvendige foranstaltninger til begrænsning af opstående skade, i det omfang han kan gøre det uden urimelig omkostning eller ulempe. Undlader han dette, kan den anden part forlange afslag i erstatningssummen. Om voldgift 37. Tvistigheder i anledning af aftalen og til denne føjede bestemmelser, samt tvistigheder vedrørende deri omtalte og deraf flydende retsforhold med hvad deraf følger, kan ikke underkastes domstolenes prøvelse, men skal afgøres ved voldgift og i overensstemmelse med loven i sælgerens land. LUNA-TRYK COPENHAGEN

22 TILBUD > M* DCMS *». th r.in g e n iø r P.Schm idt V at MF /kp S, Bruus M L O ttt S*Holm Andermen LSVtMMGSTO: cm* 7 arbejdsuger fra ordre LCVIKINC: F r it H ir ts h a ls 0 M * t , MTAUNG: N e tto k o n ta n t ved le v e r in g Under h e n v isn in g t i l a f t a l e im ellem D eres in g e n iø r h r. P. Schm idt og vor in g e n iø r S. Bruus s k a l v i hermed b ek ræ fte t ilb u d s p r is - a f g i v e t p r. t e le f o n den 2 9. m arts f o r, som fø lg e r * Udvidelse af bsgtåcndfi Bgy-rtrRoaUnlgq JTfUWa.Jflftd 1 StS ti ODt A nlæ gget u d fø res i g rå 0 90 PVC-rør med b ø jn in g s- r a d iu s 1000 mm. Der e r m edregnet a n v en d else a f 24 m l i g e rør og 10 b ø jh in g e r. R ørførin g og s t a t io n s p la c e r in g u d fø res som v i a t på b ila g t e teg n in g n r P r is in k lu s iv e m ontage, tr a n s p o r tu d g ifte r og d iæ ter* e k s k lu s iv e m e r v æ r d ia fg ift. P rise n e r b a s e r e t p å, a t montagen u d fø res i e t stræ k. Al 220 V o lt e l - i n s t a l l a t i o n samt a l l e b ygn in gsa rb ejd er i fo r b in d e ls e med montagen e r udenfor vor le v e r a n c e. T ilb u d e t e r gældende t i l og med 5. ju n i Den angivne p r i s e r e k sk lu siv e t il l æ g fo r im p o r ta fg ift på e v e n tu e lle udenlandske d e le og v i l d e rfo r b liv e r e g u le r e t fo r denne e f t e r gældende bestem m elser. Det s k u lle glæde os a t høre nærmere f r a Dem, og v i e r gerne t i l tje n e s te med a l l e y d e rlig e re o p ly sn in g e r.»fiilasll Tegn. nr* Med v e n lig h ils e n A/S BOY TRANSPORTMATERIEL

23 BIRK & BOE Vs LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI G R U N D L A G T LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR M A R IN U S M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØ R A. L. BIRK ØSTERGADE HJØRRING GIRO NR TELF. (0 8 ) * J. NR. é DATO... t / f / Z K C M 4/aV JS... Ved lagte (3 U / > P P ø n P c $ T C/ZÆ. V / Vedrørende P / f Z. 7 ~? ir / /Q p p c?... fremsendes uden særlig følgeskrivelse: Ø ^i henhold til aftale/telefonsamtale af i henhold til brev af fra til Deres orientering/godkendelse/påtegning kan beholdes til videre foranstaltning med tak for lån bedes venligst underskrevet og tilbagesendt J g t Deres kommentar udbedes ønskes tilbagesendt med anmodning om tinglysning og returnering kopi heraf er sendt til til udbetaling kvittering udbedes hoslagt check kr. fo r... hermed kvittering for det modtagne beløb tilbud udbedes i henhold til medfølgende... bilag stk. ialt M ed venlig hilsen f. BIRK & BOE (La

24 KTIESELSKABET P a W m xdiz TRANSPORTGAARDEN. STATIONSVEJ. SLANGERUP TLF. (03) TRANSPORTMATERIEL FIRMA ADR. DANSK FO R M U LA R TR Y K - EGRY SENDT PR. VORT ORDRE NR.: j/z k /Z L HERMED FØLGER: EKSP. AF: VORT REF. NR.: <L DATO: DERES REKV. NR.: & L... ^.

25 BIRK & BOE '/s LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI G R U N D L A G T LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR M AR IN U S M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØR A. L. BIRK ØSTERGADE HJØRRING GIRO NR TELF. (08) * J. NR. DATO 10/2-72 Hirtshals kommune. Vedr. Ventilation, Ulvkærskolen samt tilbud på rørpostanlæg. Herved fremsendes til Deres orientering gehpaudt^st brev vedrørerlde.-lyddæmpning af ventl4ra%ireradanlæg~'prå~ Ulvkitrsko^ endvidere fremsendes tilbud fra Boy transportmateriel vedrørende rørpostanlæg for etape 2. Da prisen efter vor mening er alt for høj, vil vi gerne om vi med byggeudvalget kunne drøfte overnævnte umiddelbart efter det ordinære byggemøde onsdag d. 16/2-72. Med venlig hilsen f. Birk & Boe

26 H O V E D K O N TO R & FABRIK TRANSPORTGÅRDEN STATIONSVEJ SLANGERUP TLF. (03) 333 SLANGERUP 565* FRA. CA (03) TELEGR.-ADR.»R O TA B O Y«TELEX 5527 PO STK O N TO : r n Birk & Boe i/s Hjørringgade Hirtshals* TILBUD NR DERES REF. Hr*ingeniør P.Schmidt VOR REF.: S.Bruus kp/21068 LEVERINGSTID: ca*7 arbejdsuger fra ordre D A T O : 1972*02.07 SÆLGER: S,Holm Andersen LEVERING: Frit Hirtshals BETA LIN G : Netto kontant ved levering Under henvisning til Deres venlige forespørgsel vedrørende udvidelse af bestående rørpostanlæg hos Hirtshals Kommune har vi hermed fornøjelsen at fremsende tilbud pås Udvidelse af bestående 0 90 BOY-røroostanlæg type TPU med 1 station. Anlægget udføres i grå 0 90 PVC rør med bøjningsradius = 1000 mm. Der er medregnet anvendelse af 54 m lige rør og 6 bøjninger. Stationen udføres som egetræsfineret trækabinet, i øvrigt som vist på bilagte tegning nr Pris inklusive montage, transportudgifter og diæter: kr ,00 eksklusive merværdiafgift. Prisen er baseret på, at montagen udføres i et stræk. Al 220 Volt installation samt alle bygningsarbejder er udenfor vor leverance. Den angivne pris er eksklusive importafgift, men vil blive reguleret med hensyn til denne i henhold til gældende bestemmelser. Tilbudet er afgivet, og eventuel ordre accepteres i henhold til vedlagte almindelige leveringsbetingelser og prisreguleringsformel, samt med forbehold for force majeure. Det skulle glæde os at høre nærmere fra Dem, og vieer gerne til tjeneste med alle yderligere oplysninger. \! Med venlig hilsen A/S BOY TRANSPORTMATERIEL Bilag: Tegn.nr " El-diagram TPU Prisreguleringsformel Alm.lev.betingelser

27 så 't BIRK & BOE '/s LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI GRUNDLAGT 1818 tør. LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR MARINUS MØLGAARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILINGENIØR. LANDINSPEKTØR A. L. BIRK ØSTERGADE HJØRRING GIRO NR TELF. (08) * J.NR DATO 14/12-71 A/S Boy Transportmateriel Transportgaarden Stationsvej 355o Slangerup Vedr. Hirtshals Administrationsbygning. Det af Dem leverede og installerede rørpostanlæg på Hirtshalr Administrationsbygning (jvf. ordrebekræftelse af 18/1-71), har lige siden dets ibrugtagen været behæftet med fejl og mangler, som efter aftale med Deres ing. Bruus efterhånden er blevet rettet, I den senere tid er antallet af funktionsfejl imidlertid igen tiltaget stærkt; både med hensyn til fejl i el-udstyr og utætheder i rørsystemet. Vi skal derfor anmode Dem om snarest at sende en repræsentant for Deres firma herop til møde med henhv. bygherre og undertegnede firma. Med venlig hilsen F. Birk & Boe I/S Hjørringgade 3 Genpart til Hirtshals Kommune. 985o Hirtshals

28 BIRK & BOE % LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI G R U N D L A G T LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR M AR IN U S M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØ R A. L. BIRK ØSTERGADE HJØRRING GIRO NR TELF. (08) * J. NR. 69? 6 DATO ' / / / / v' a < V //7j /. 15 /r< " />.«/. //'v Vedlagte PL. U bst Vedrørende fi& Æ.-. c 7 f - A / A V d i / ^ A - ^ fremsendes uden særlig følgeskrivelse: i henhold til aftale/telefonsamtale af i henhold til brev af fra til Deres orientering/godkendelse/påtegning kan beholdes til videre foranstaltning med tak for lån bedes venligst underskrevet og tilbagesendt Deres kommentar udbedes ønskes tilbagesendt med anmodning om tinglysning og returnering kopi heraf er sendt til til udbetaling kvittering udbedes hoslagt check kr. fo r... hermed kvittering for det modtagne beløb tilbud udbedes i henhold til medfølgende,... bilag stk. ialt M ed venlig hilsen f. BIRK & BOE

29 BIRK & BOE '/s LANDINSPEKTØRER RÅDGIVENDE INGENIØRER, FRI-IRI G R U N D L A G T LANDINSPEKTØR ERNST BOE. INGENIØR M A R IN U S M ØLG AARD. LANDINSPEKTØR ERIK B. KNUDSEN. CIVILING ENIØ R, LANDINSPEKTØR A. L. BIRK ØSTERGADE HJØRRING GIRO NR TELF. (08) * J. nr d ato 14/ A/S Boy Transportmateriel Stationsvej 3550 Slangerup Vedr«Hirtshals Administrationsbygning - Rørpostanlæg. På bygherrens vegne skal vi hermed meddele Dem at Deres reviderede tilbud nr af 5/A -72 vedr. udbygning af det eksisterende rørpostanlæg_i ovennævnte byggeri er godkendt med nedennævnte bemærkninger : a) Prisen på ialt kr.7.830,oo excl moms må være gældende uanset af hvor mange gange montage foretages. b) Betalingen sker kontant ved anlæggets aflevering, dog således at der i lighed med andre entreprenører i garantiåret stilles en kautionsforsikring på 5# af den samlede entreprisesum excl. moms. Såfremt ovennævnte punkter giver anledning til kommentarer, hører vi gerne fra dem snarest muligt, idet opstilling af gipsvægge er umiddelbart forestående. Genpart til Hirtshals Kommune

30 Scandinavian OfficeOrganization NØGLEGÅRDSVEJ LYNGE. DANMARK. TELEFON (03) * S00L Hirtsha'?. Hirtshals kommune rådhuset 9850 Hirtshals. Att.: Hr. kommunaldirektør P. Melgård Petersen KONSULENTER I EFFEKTIVT KONTOR-ARBEJDE DERES REF. VOR REF. DATO HA/aj Ifølge aftale med kommunen har vi gennemgået samtlige arbejdspladser og arkiver på rådhuset. Det skal i den forbindelse bemærkes, at det er forbavsende så godt alt i det store og hele fungerer. Under gennemgangen har det flere steder været nødvendigt at præcisere, at alle ifølge kommunens beslutning om at gå over til hængende papirforvaring skal efterkomme dette. Det skal dog nævnes, at visse kategorier af materialer mest hensigtsmæssigt opbevares i brevordnere. For sekretariatets, vedkommende har vi konstateret, at journalisering af indgående sager ikke finder sted som efter vort oplæg. (Se vedlagte beskrivelse) Ved den oprindelige etablering blev vi enige om ikke at benytte postliste, men idag er vi overbevist om, at kommunen som helhed vil opnå en fordel ved at benytte sig af postliste. (Se vedlagte beskrivelse ) Vi har erfaret lidt utilfredshed blandt personalet med hensyn til håndtag på skufferne i skrivebordene. Der er imidlertid fremkommet en ny type håndtag med runde hjørner, som vi er villige til at udskifte med de bestående på samtlige skriveborde mod betaling af montørtid kr. 35»oo pr. time. I skattevæsenet er man igang med at oprette kort på hver skatteyder. Disse kort skal primært bruges i de tilfælde, hvor man skal udstede treårige skatteattester. Værdien af disse kort kan nok diskuteres mest på grundlag af det store arbejde, der er forbundet med oprettelse af disse samt udgiften og opbevaring i forbindelse hermed.

31 Hirtshals kommune, kommunaldirektør P. Melgård Petersen Slflflfj I forbindelse med opbevaring af selvangivelser er man efterhånden kommet i pladsnød, og da der samtidig er behov for et skab mere i arbejdsgiverkontrollen og socialvæsenet, vil vi foreslå kommunen at anskaffe to uniarkiver modul III i fem etager (pris pr. styk kr. 32o5 >-) og placere to V 1 &~v ^ af skattevæsenets uniarkiver modul III i tre etager i henholdsvis ejendomsbeskatning og socialvæsen for på denne måde at skaffe plads til 12 kurve mere i skattevæsenet på det samme gulvareal. Samtidig vil det være formålstjenligt at anskaffe nogle reoler til ligningsafdelingen beregnet til placering af indkaldt materiale, der som regel er af vidt forskellige formater og i meget store mængder. I ligningsafdelingen findes to jalousiskabe i teak, hvor man for tiden opbevarer blanketter, blyanter, brevpapir etc. Vi vil istedet foreslå, at man opbevarer disse blanketter i et bordbånd og fjerner skabene, hvorved der opnås plads til reolerne for indkaldt materiale og samtidig en mere ensartethed i møbleringen. En anden ting vi vil pege på er alle disse smålagre af blyanter, papir, kuverter etc., som findes i huset. Det må være muligt at lave et fælles indkøbsled både af hensyn til kontrol af mængderne og priserne. Ifølge aftale med socialinspektøren er der behov for to ekstra arbejdspladser til sygekassen fra 1. januar 1973 bestående af: 2 stk. arbejdsborde i lys eg 7oxl4o cm monteret m/skuffe og pennebakke å kr. 714,- kr. 2 stk. unielementer l4o cm, best. af: 1 begyndelse, 1 fortsættelse med 2 kurve nr. loouh og 2 dækplader å 35 cm å kr. 73o,- kr ,oo 1.46o,00 Ved gennemgang af arbejdspladser og arkiver har vi følgende kommentarer til nedenstående medarbejdere : Bogholderiet: Erik Søndergård: Kaj Toft * Joan Andersen : Hanna Pedersen : Poul Jensen : Tove Nielsen : Forkerte farver på enkelte mapper. Forkerte farver og mapper OK Forkerte farver og mapper OK Forkerte farver og mapper, budgetter i form af bøger og hæfter skal placeres i hænge-

32 Hirtshals kommune, kommunaldirektør P. Melgård Petersen SOOL mapper, blanketterne placeres i blanketmapper nr. 652K i boxen, resten i kælderen. Incasso: Jørgen Krage Harald Jensen Ekspeditionen: Bente Højrup Mogens Nielsen Flemming Smed Annemarie Brandsted Skranken: Bente Toft : Egon Jensen s Forkerte farver og mapper, tinglyste skatterestancer skal omlægges i bredbundsmapper 665K med samlemapper nr. 67os, kvitteringer i hængemapper 65oK. Disse ting opbevares idag i brevordnere. Brevordnere på reolen omlægges i hængemapper. Papkasse med betalte incassokort arkiveres. Istedet etableres en bredbundsmappe 665K til opsamling. Forkerte farver på faner. Ved denne arbejdsplads er der placeret en reol, hvorpå en del brevordnere har fundet plads. Disse brevordnere med diverse kopier skal placeres i hængemapper 650K, diverse blanketter i blanketmappe 652K, diverse kuverter i blanketmappe 652K. Blanketter i pakker skal placeres i blanketlageret, udmønstringer skal placeres i hængemapper 650K Brevordnere, der idag indeholder tilbagebetaling af boligsikring, stamkort vedr. lån, kopier af skrivelser til boligselskab og boligforening, skal lægges om i bredbundsmapper 665K m/samlemapper 6 jos, Lidt rodet, men ellers OK Hulkort, der er returneret arkivet, ellers OK skal i Brevordnere med regninger skal omlægges i bredbundsmapper 665K m/samlemapper 67os. Anskaffelse af et teleskopudtræk III m/frontplade i lys eg (kr. 4lo,-) Forkerte farver på fanerne. Der mangler faner på en del mapper, for mange brevordnere på hylden. v-

33 Hirtshals kommune, kommunaldirektør P. Melgård Petersen SOOJj Fru Vestergård : Få faner med forkert farve. Socialvæsenet: Gurli Petersen : Lene Houbæk : OK Inga Corneliussen : Rita Christensen : Grethe Gasberg : Socialinspektør: Fiberkasser skal ud, ellers OK OK OK OK OK Skoleforvaltningen: Fraflyttede lærere skal noteres på forsiden af bredbundsmapper. Forkerte faner og farver. Tekn. forvaltning: Hr. Stokbro Bodil Frost Ruth Toft Kirsten Christensen : Per Christensen Fibirker Axel Svendsen Helholt Laursen Faner mangler på materialet. OK OK (journalføring) Journalsystemet fungerer slet ikke. Det er ikke meningen efter vort oplæg at sagerne skal gå til kommuneingeniøren inden journalisering, men først til journalfører, derefter eventuelt via en postliste til kommuneingeniøren. (Se vedlagte beskrivelse ). OK OK OK Forkerte farver Mangler faner, lidt rodet, ellers OK Skattevæsen: Skatteinspektør Rolle En del brevordnere ved pladsen, men materialet egner sig stort set bedst til brevordnere. Selve arbejdsmaterialet er ikke opdelt rigtigt farvemæssigt, ellers OK. 5/

34 Hirtshals kommune, kommunaldirektør P. Melgård Petersen SOOL Folkeregister t Bodil Larsen Birthe Weinkouf: Henning Andersens Vivi Larsen s Svend Engbjerg : Lisbeth Pedersen: Mona Christensen: OK Birk Jørgensen: Johs. Therup Ingvard Nielsens K.E. Petersen s Bodil Larsen har brug for en sektion bordbånd (fortsættelse / 2 ) med to kurve nr, loouh (kr. 272,-). Nye faner til sagsmateriale, rigtige mapper skal benyttes, brevordnere fjernes og materiale omlægges i hængemapper Forkerte farver på fanerne Forkerte farver på fanerne Flyttemeddelelser skal omlægges i datooplæg (665K/67o s/l i 6 ) Forkerte farver på fanerne, forkerte mapper. Et fælles bibliotek placeret centralt i afdelingen må være at foretrække, fremfor at have en masse fælles materiale stående ved hver enkelt plads. Forkerte mapper og farver. To kasser på bordet med sager til ekspedition skal omlægges i bredbundsmapper K. Materialet, der er placeret på gulvet, f j ernes Nyt blanketoplæg i bordbånd med faner 6o28 og blanketmapper 652K, Den sorte plastkasse på bordet fjernes. Anita Kjøller : Her opbevares indkaldt materiale på bordbåndet ovenpå mapperne, hvilket resulterer i, at papirerne i mapperne bliver krøllet og overskueligheden er væk. Boghylden på pladsen er der ikke behov for. Faner, farver og mapper er forkerte. Forkerte farver til sagsmaterialet Der er behov for et bordbånd, fortsættelse / 2 (kr. 2o8,-), en A6 kartotekskasse m/ 3 støtteplader (kr. 91» 4o) Forkerte faner og farver. Forterte faner (farver) Farver på faner og mapper forkerte I forbindelse med ovenfor omtalte gennemgang er det vort håb, at de enkelte medarbejderes mangler må blive bragt iorden snarest muligt. Med venlig hilsen SOOL-VELOX H. Anneberg

35 Indfri onde post Al post modtages i hovedsekretariatet. a 1'... i a I.i. c.. b. r.nnlt o], livorvidt a t send tradr o s s c er anlort på skrivelse - kuvert makuleres. c. Datostempling. d. Sortering i: Informativt = alt materiale, der ikke kræver besvarelse. Ekspeditionssager = alt materiale, der kræver besvarelse og som ikke skal s lu t beli an dl es i økonomiudvalg eller kommunalbestyrelse. Journalsager= alt materiale, der skal slutbehandles i økonomiudvalg eller kommunalbestyrelse. Informativt og ekspeditionssager opdeles hver for sig i afdelinger. e. Registrering: Føring af postliste in duplo pr. afdeling, hxor alle ekspedit ions- og journalsager føres. f. Arkivering: Kopi af postliste opbevares i datoorden i sekretariatet og benyttes af kommunaldirektør og borgmester til oplysning om indgående sager. Postliste opbevare s i datoo r- den i enhver af afdelingerne og benyttes evt. til afkrydsning for slutbehandling af de sager, der ikke journaliseres (se journalisering), iieruuuver kan postlisten benyttes af udvalgenes medlemmer i særdeleshed udvalgsf urnændene til at skaffe sig overblik over indgående sager. Informativt materiale arkivere s i sag s ark iv uden jour/.fcijsering, når gennem sy n o r i e n tering har fundet sten. i nodent omfang.

36 II M a k u l e ringsbestemmelse III Sagsgruppering IV 'iekstning V Journalisering VI Opfølgning VII Sagsbehandling VIIX Arkivering I JOURNALISERINGSSTEDER Der foretages journalisering i samtlige f o r v a l t ninger efter følgende kriterier: a Sagen der journaliseres skal høre under et a d de til forvaltningen knyttede udvalg og som sådan slutbehandles h e r b. Undtaget fra journalisering er personbestemte sager i socialforvaltningen, personbestemte sager i ligningsafdelingen samt byggesager i teknisk forvaltning«ii MAKULERINGSDESTEMMELE Alle sager inddeles i følgende makuleringsterminer; 5 år lo år altid Når bestemmelsen er sket påklæbes sagsornslag s e l v klæbende fortløbende nummereret etiket i respektive r u d e. Etiketter fås fra centralarkiv., der udleverer passende antal til respektive afdelinger. III SAGSGRURPLRING Ud fra sagens karakter bestemmes, hvor denne hører hjemme i lit gældende sags arkivpi a n. Sags ar kivnummer påføres sagsomslag. IV TEKSTNING På sagsomslag anføres tekst, der o p lyser, hvad sagen vedrører. Teksten udformes på en sådan m å d e, at den i videst muligt omfang siden kan anvendes til udskrivning af dagsorden» Der foretages afkryd ning for udvalg, der skal have sagen til behandling V JOURNALISERING På journalkort (1 pr. gruppe i sagsarkivpian) eller journalmappe (1 pr. hovedgruppe i sagsarkivpian) føres dato, løbenummer, ident i fikat ionstek^ t samt sted, hvortil sagen sendes til behandling«det skal understreges, at journalisering kun foretages på selve sagen og ikke dennes indhold

37 VI OPFØLGNING På journalkort/journalmappe foretages markering for begyndelsesmåned ved hjælp af signalfane for den ældste ikke afsluttede sag indenfor gruppen* Fane flyttes først når ældste sag afsluttes. Hver måned udskrives sagsoversigt udvisende ikke a f sluttede s a g e r, der er mere end 3 måneder gamle* Denne oversigt udskrives på k a l k e, således at det månedlige arbejde reduceres til stregning af a f sluttede og påføring af "nye". Efter behov u d skrives helt ny liste# Listen kopieres og f o r d e les med: VII SAGSBEHANDLING Inden sagen fremsendes til behandling, indlægges sagsbehandlingsark i omslag. Ved enhver behandling anføres indsti11ings-og beslutningsprocesser. Efter enhver sagsbehandling gar sagen til sekretariatet for påtegning på journal om nyt behandlingssted«såfremt der i sagens forløb opstår en pause som følge af en afventning af skrivelse udefra o p bevares sagen i sekretariatet sammen med j o urnalen og fremsendes p å n y, når skrivelsen fremkommer VIII ARKIVERING 2 eksemplarer til: ansvarlig afdelings leder, der angiver evt * årsag til forsinkelse og derefter fremsender rapporter til gennemsyn hos kommunaldirektør og borgmester Når sagen har fået sin endelige afgørelse, beslut tes hvorvidt denne skal opbevares i nærarkiv eller f jernarkiv* Principielt går alle sager til fjernarkiv og a f sluttes i journalen ved et x over F. Sager, der har en sådan karakter, at deres a f g ø relse har betydning for fremtidige sagers a f g ø relse, opbevares i nærarkiv(sagsarkiv) og afsluttes ved i journalen at sætte x over N. CENTRALARKIV (fjernarkiv) Alt fremtidigt materiale placeres i fjernarkiv op delt efter makulerings termin og herunder f o r t l ø bende nummerorden, Registrering af materiale til fjernarkiv finder sted, hvor det er fjernet. Undtaget herfra er: Selvangivelser Bilag der placeres årgangsvis CPR-orden der placeres årgangsvis kontoorden

38 Al:Bl, J D u 1 LA Db OPLÆG Skema I K«'ite^ori Uh o s krave t rut: t er iale jpsam.1ings -material e Opal ågs -ina t er lal e Karve Blå Orange Li lin l)c*f ind ti on Alt i kk e ud iy ld t o g u b e ski* o v e t p u i1i r Papir under bearbejdning Materiale, der anvendes loun. til sagsboarbe.kinin/: Lkeemplor på skrift på faner brevpapir Kuverter Blokko lntorne meddelelser Blanketter Lwbonde sager liuske -op] æg Suger til afventning aager til udvalg Tel et ontavle Telefonboger Vejvi 3er Tariffer Kataloger Mappetyper Bl anke trnanpe 6 52 evt o hærgemappe 65o evfc. skråfug Hængemappe 650 bredbundsmappe samlemappe 6?os Plasticmappe 649 hængemappe 6.50 bredbundsmappe samlemappe 6?os Fanetyper 622 til 650 fane nr (>08-6?os - - Ll6 - - L12 til 649 fane rur Go ~ os - - LIG 6 7 os - - L 32

39 PANER OG SIGNALER Skema II Bo mm Q nr.sos n r S o xu fy fcu l s: 1 r TTTI 1 L 1 1 ITT o A 5 6r>o/7 K\ I_r Rpim I6mm 32mm 16mm 32mm 49mm RYTTERE

40 HVOR PAPIRET BEFINDER SIG: FJE R N A f^w lr

41 TELEGRAM-ADR.: GLENTCO TELEX: g lent dk BANK: DEN DANSKE LANDMANDSBANK POSTGIRO: 1204 Birk A Boe i/s Rådgivende ingeniører FRI Nørrebro Hjørring GLENT&COf SCT. PAULS GADE 25, 8000 ÅRHUS C TELEFON: (06) HOVEDKONTOR: KØBENHAVN (01) ODENSE AFD.: (09) Deres ref. V o rre lp C /i j 7 8 O. nr.,^ ozt Vedr.t Hirtshals Kommunes Administrationsbygning i Hirtshals. Ventilation - Kompressoranlæg, Herved bekræfter vi modtagelsen af Deres skrivelse af 29. f.m. og vedlægger til foreløbig orientering kopi af brev af d*d. til Satchwell Ortotherrø* Viby J. Vi beklager«at leverancen fra vor underleverandør ikke har svaret til forventningerne og skal komme tilbage til sagen* så snart vi får svar fra vor underleverandør. Med venlig hilsen GLENT A CO. A/S Vedlagt s 1 kopi.

42 TELEtiRAM-ADR.: QLENTCO TELEX: glent dk BANK: DEN DANSKE LANDMANDSBANK posrrem d : 1204 Setchwell Ortotherm Terp Skovvej 56 82Co Viby J. GLENT & CO t SCT. PAULS GADE 25, 8000 ARHUS C TELEFON: (06) HOVEDKONTOR: KØBENHAVN (CM) ODENSE AFD : (09) Deres ref. Vor ref. BG/iJ 78 Dato: 1 - " " 0 4 Vedr.1 Hirtshals Kommunes Administrationsbygning i Hirtshals«Ventilation - Komprt s s o x a n l « Idet vi refererer til telefonsamtaler ang. ovennmvnte sag, sender vi De«vedlagt 2 kopier af brev af 2 9, f,m. fra Birk & Bee I/S So* det fremgår af skrivelsen og i øvrigt også er Dem bekendt, har der vieret ueedvanligt mange driftsforstyrrelser på grund af kompressoranlaeggete svigten. Vi må derfor på det kraftigste anmode Dem om at finde en løsning på sagen, som bygherren kan v«re tjent med. Vi hører gerne snarest fra Dera. Med venlig hilsen GLENT & CO. A/S Vedlagt 1 Potekepi in duple. MiSr