Årsrapport om åbenhedsregistrets aktiviteter Forelagt af Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens generalsekretærer. for

Transkript

1 Årsrapport om åbenhedsregistrets aktiviteter 2017 Forelagt af Europa-Parlamentets og Europa-Kommissionens generalsekretærer for Sylvie Guillaume, næstformand i Europa-Parlamentet og Frans Timmermans, Europa-Kommissionens førstenæstformand Som fastlagt i punkt 28 i den reviderede interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret, der blev underskrevet den 16. april 2014 (som et fælles instrument for Europa-Parlamentet og Europa- Kommissionen), gøres der i denne årsrapport rede for åbenhedsregistrets aktiviteter i Rapporten indeholder statistikker for åbenhedsregistrets aktiviteter fra januar til december 2017 og beskriver de aktiviteter, der er gennemført af sekretariatet for det fælles åbenhedsregister, navnlig med hensyn til at sikre en optimal datakvalitet, overvågning af overholdelsen af adfærdskodeksen og udbredelse af kendskabet til ordningen. 1

2 Indhold I. Indledning II. Status over åbenhedsregistret 1. Statistik 2. Incitamenter til registrering 3. Besøg på åbenhedsregistrets websted III. Det fælles åbenhedsregistersekretariats aktiviteter 1. Overvågning af data i åbenhedsregistret 1.1. Kvalitetskontroller 1.2. Underretninger 1.3. Klager 2. Vejledning og oplysningsaktiviteter 3. EU's portal for åbne data og åbenhedsregistret IV. Konklusioner Åbenhedsregistrets websted: 2

3 I. INDLEDNING Åbenhedsregistret blev oprettet som en fælles ordning af Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen i 2011 gennem en interinstitutionel aftale. Det udgør et af de vigtigste redskaber for gennemførelsen af de to institutioners dedikerede indsats for åbenhed. Åbenhedsregistret omfatter alle interessegrupper og selvstændige konsulenter, der deltager i aktiviteter, som udføres med henblik på at påvirke EU's institutioners lovgivningsproces og gennemførelse af politikker. Åbenhedsregistret kaster lys over, hvilke interesser der forfølges, af hvem og med hvilke ressourcer og giver dermed mulighed for øget offentlig kontrol, således at borgere, medier og interessenter kan spore interesserepræsentanters aktiviteter og potentielle indflydelse. Åbenhedsregistret omfatter over enheder, der alle har underskrevet en fælles adfærdskodeks 1. II. STATUS OVER ÅBENHEDSREGISTRET 2 1. Statistik Der er seks kategorier af registrerede i åbenhedsregistret. "Internt ansatte lobbyister 3 og fag-, virksomheds- og brancheforeninger" (kategori II) var den største kategori og tegnede sig for næsten halvdelen af alle registrerede (se diagram 1). I denne kategori udgjorde underkategorien "Handels- og brancheforeninger" næsten 42 % og underkategorien "Virksomheder og koncerner" over 37 % af alle internt ansatte lobbyister og fag-, virksomheds- og brancheforeninger (se diagram 2, kategori II). "Ikke-statslige organisationer" (kategori III) var den næsthyppigste type registrerede i 2017 og udgjorde over en fjerdedel af alle registrerede organisationer. "Konsulentfirmaer/advokatfirmaer/selvstændige konsulenter" ( kategori I), som fulgte efter, tegnede sig for over 11 % af alle registrerede. Mindre talrige var "Tænketanke, forskningsinstitutioner og akademiske institutioner" (kategori IV) efterfulgt af "Organisationer, der repræsenterer lokale, regionale og kommunale myndigheder, andre offentlige eller blandede organer etc." (kategori VI) og "Organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund" (kategori V). 1 Her indgår kun de enheder, der var registreret og aktive pr. 31. december Tallene i denne rapport afspejler situationen pr. 31. december Dette udtryk henviser til personer, der er beskæftiget inden for organisationen, i modsætning til f.eks. at ansætte eksterne konsulenter til at repræsentere organisationen "udefra". 3

4 Diagram 1: Fordeling af interesserepræsentanter Diagram 2: Fordeling pr. underkategori 4 Afsnit I: Konsulentfirmaer/advokatfirmaer/selvstændige konsulenter 4 Kategori III og V har ingen underkategorier og indgår derfor ikke i fordelingen. 4

5 Afsnit II: Internt ansatte lobbyister og fag-, virksomheds- og brancheforeninger Afsnit IV: Tænketanke, forskningsinstitutioner og akademiske institutioner 5

6 Afsnit VI: Organisationer, der repræsenterer lokale, regionale og kommunale myndigheder, andre offentlige eller blandede organer etc. 6

7 Tabel 3: Fordeling af registrerede Den 31. december 2017 var der registrerede i åbenhedsregistret fordelt på følgende (under)kategorier: I Konsulentfirmaer/advokatfirmaer/selvstændige konsulenter Konsulentfirmaer 768 Advokatfirmaer 142 Selvstændige konsulenter 417 II Internt ansatte lobbyister og fag-, virksomheds- og brancheforeninger Virksomheder og koncerner Handels- og brancheforeninger Fagforeninger og faglige organisationer 863 Andre organisationer 334 III Ikke-statslige organisationer Ikke-statslige organisationer, platforme og netværk og lignende IV Tænketanke, forskningsinstitutioner og akademiske institutioner 892 Tænketanke og forskningsinstitutioner 574 Akademiske institutioner 318 V Organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund 51 Organisationer, der repræsenterer kirker og trossamfund 51 Vi Organisationer, som repræsenterer lokale, regionale og kommunale myndigheder, andre offentlige eller blandede organer etc. Regionale strukturers 117 Andre offentlige myndigheder på subnationalt niveau 97 Tværnationale foreninger og netværk af offentlige regionale eller myndigheder på subnationalt niveau Andre offentlige eller blandede organer oprettet ved lov, der har til opgave at handle i almenhedens interesse

8 Der var nye registreringer i åbenhedsregistret i 2017 (heri indgår udelukkende enheder, der blev registreret i 2017 og stadig var aktive den 31. december ). Det gennemsnitlige antal nye registreringer pr. måned var 202. Fordelingen af nye registreringer pr. kategori var som følger: 344 enheder i kategori I i kategori II 675 i kategori III 239 i kategori IV 6 i kategori V og 125 i kategori VI. Bemærk: For årlige statistikker siden 2011 henvises til siden med statistikker 6 på åbenhedsregistrets websted. Diagram 4: Nye registreringer pr. år Number of new entities registered and still active Registreringsår Det samlede antal registrerede er gået op fra i 2016 til i 2017, hvilket udgør en stigning på over 6 % (diagram 5). 5 Mulige årsager til deaktivering kan være, at enheden selv trækker sig ud, at aktiveringen ophæves af registersekretariatet efter en kontrol af uberettiget registrering/kvalitetskontrol osv

9 Diagram 5: Samlet antal registrerede pr. år Registrerede med hovedkontor i EU tegner sig for ca. 77 % af alle registreringer. To lande uden for EU (USA og Schweiz) optræder på landenes top 10-liste (jf. diagram 6). Der er organisationer fra alle EU-medlemsstater i åbenhedsregistret, og halvdelen af alle registrerede har angivet, at de har hovedkontor i et af følgende fire lande: Belgien, Tyskland, Det Forenede Kongerige og Frankrig. Op til 30 % af alle registrerede har et kontor i Belgien; for ca. 18 % af alle registrerede er dette deres hovedkontor. Diagram 6: Fordeling af registrerede pr. land top Denne statistik er baseret på organisationens hovedkontors beliggenhed som angivet i registreringen. Nogle registrerede kan have et særligt EU-kontor i Belgien ud over deres hovedkontor. 9

10 2. Incitamenter til registrering I modsætning til i 2016 blev der i 2017 ikke indført nye incitamenter til registrering af hverken Europa-Parlamentet eller Europa-Kommissionen, og det kan være årsagen til, at antallet af nye registreringer faldt til 2015-niveauet (diagram 4). Registrering er et krav til organisationer og selvstændige, hvis repræsentanter er blevet inviteret til at tale på høringer i Parlamentets udvalg, eller som ønsker at få lettere adgang til Europa-Parlamentets bygninger. Akkreditering til Europa-Parlamentets lokaler kan gives for en periode på op til 12 måneder. Europa-Parlamentet gav i 2017 ca adgangstilladelser til enkeltpersoner, dvs. til repræsentanter for ca organisationer, der er opført i registret (enten som en ny ansøgning eller en fornyelse). Det te udgør en vis stigning i forhold til Siden 2017 har Europa-Parlamentet ikke længere tilladt indehavere af langtidsgyldige adgangskort fra suspenderede organisationer at anvende deres kort under suspensionsperioden. Deres adgang kan kun blive fornyet, når suspensionen er ophævet. Europa-Kommissionen håndhævede fortsat reglerne for repræsentanter for interessegrupper, som blev indført i 2016 for medlemmer af ekspertgrupper, og i 2014 reglen "ingen registrering, intet møde" med kommissærer, medlemmer af kabinettet eller generaldirektører 8. Den fuldstændige liste over incitamenter til registrering, de to institutioner tilbyder, er tilgængelig på åbenhedsregistrets websted Besøg på åbenhedsregistrets websted I 2017 var der ca besøg 10 ( besøg pr. måned) på åbenhedsregistrets websted 11. Det største antal besøg kom fra Belgien (35 %), efterfulgt af Tyskland (12 %) og Det Forenede Kongerige (8 %). Omkring 67 % af besøgene var direkte, mens 14 % fandt frem til webstedet via søgemaskiner. For så vidt angår sproglige præferencer tegnede den engelske version af hjemmesiden sig for næsten 56 % af besøgene, efterfulgt af fransk (14 %) og tysk (10 %). III. DET FÆLLES ÅBENHEDSREGISTERSEKRETARIATS AKTIVITETER Det fælles åbenhedsregistersekretariat (i det følgende benævnt registersekretariatet) består af en gruppe tjenestemænd fra Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen. I alt 11 tjenestemænd arbejder her på fuldtid eller deltid: 5 fra Europa-Parlamentet og 6 fra Europa-Kommissionen. Deres opgaver vedrørende åbenhedsregistret udgør ca. 6 fuldtidsækvivalenter. 8 Kommissionens afgørelse af 25. november 2014 om offentliggørelse af oplysninger om møder mellem generaldirektører i Kommissionen og organisationer eller selvstændige C(2014) 9048 og Kommissionens afgørelse af 25. november 2014 om offentliggørelse af oplysninger om møder mellem generaldirektører i Kommissionen og organisationer eller selvstændige C(2014) WHOS_IS_EXPECTED_TO_REGISTER 10 Ved et "besøg" forstås en besøgende, der besøger webstedet for første gang. Hvis samme besøgende besøger en side igen efter mere end 30 minutter, vil dette blive registreret som et nyt besøg

11 Registersekretariatet er ansvarligt for den daglige ledelse af åbenhedsregistret; det yder helpdeskservice, udstikker retningslinjer for registrering, kontrollerer datakvaliteten, behandler underretninger og klager, koordinerer it-udvikling og -vedligeholdelse af systemet og gennemfører oplysningskampagner og andre kommunikationsaktiviteter for at fremme ordningen. Registersekretariatets arbejde koordineres af chefen for Enheden for Åbenhed i Europa-Kommissionens Generalsekretariat. Rådet for Den Europæiske Union var observatør på møderne i registersekretariatet i Overvågning af data i åbenhedsregistret En af registersekretariatets vigtigste opgaver er at overvåge kvaliteten af oplysningerne i åbenhedsregistret ved at foretage kontrol af hver ny registrerings berettigelse og kvalitet. Desuden skal registersekretariatet sikre passende opfølgning på underretninger og klager fra tredjeparter. Registersekretariatet koordinerer udviklingen af innovative it-løsninger for at forbedre åbenhedsregistrets bagvedliggende system. En opdateret version af værktøjet blev indført i maj 2017 og omfatter automatisk sporing og identificering af potentielle spørgsmål vedrørende datakvalitet i registreringer. Brugerne har nu fået lettere ved at registrere og opdatere deres oplysninger takket være den supplerende vejledning om potentielt uoverensstemmende data, hyppigt forekommende fejl og præciseringer, hvis der er behov for yderligere begrundelser. Målet er at hjælpe registrerede med at give en mere nøjagtig beskrivelse af deres aktiviteter i forhold til EU-institutionerne, herunder relevante finansielle oplysninger. Nye registreringer af ikke-optimal datakvalitet (193 tilfælde i 2017) blev for første gang valideret af registersekretariatet før offentliggørelsen i åbenhedsregistret. Den styrkede kontrol af datakvaliteten har givet konkrete resultater. Antallet af registreringer af ikke-optimal datakvalitet blev således anslået til ca. 9 % i maj 2017, men var ved årets udgang faldet til omkring 5 %. Siden december 2017 har åbenhedsregistret automatisk afgivet oplysninger om Kommissionens ekspertgrupper 12, som registrerede sidder i. Oplysningerne stammer fra registret over Kommissionens ekspertgrupper og andre lignende enheder 13. Denne nyskabelse øger gennemsigtigheden og dataenes pålidelighed og mindsker samtidig den administrative byrde for registrerede enheder. Helpdeskservice Registersekretariatet yder helpdeskservice som en hjælp til registrerede. Registersekretariatet besvarede i individuelle forespørgsler indsendt via den flersprogede onlineformular "Kontakt os". Heraf vedrørte 610 eksisterende registreringer, mens 150 angik nye. 262 meddelelser vedrørte andre spørgsmål. Desuden tilbyder registersekretariatet telefonkonsultation i et bestemt antal timer om ugen. 12 Dette henviser til personer, der repræsenterer interessenternes fælles interesse inden for et bestemt politisk område, og som ikke repræsenterer en enkeltstående interessent, men en politisk retning, der er fælles for de forskellige interessentorganisationer ("type B -medlemmer") og for organisationer i bred forstand, herunder virksomheder, foreninger, ngo'er, fagforeninger, universiteter, forskningsinstitutter, advokatfirmaer og konsulentvirksomheder ("type C-medlemmer"), jf. Kommissionens afgørelse C (2016) 3301 af 30. maj

12 1.1 Kvalitetskontroller "Kvalitetskontrol " er et sæt kontrolforanstaltninger, som registersekretariatet gennemfører for at sikre kvaliteten og nøjagtigheden af de data, som de registrerede indgiver i henhold til bilag II til den interinstitutionelle aftale, for at undgå faktuelle fejl og ugyldige registreringer. I tilfælde af manglende overholdelse af kravene i aftalens bilag II indleder registersekretariatet en dialog med de registrerede for at finde en tilfredsstillende løsning. Registersekretariatet gennemførte kvalitetskontroller i I henhold til kvalitetskontrollerne blev 53 % af registreringerne anset for at være tilfredsstillende (1 921), mens de resterende virksomheder blev kontaktet med hensyn til registreringens berettigelse eller indbyrdes uoverensstemmelser mellem oplysningerne i deres angivelser. Ud af de virksomheder, der blev kontaktet, blev 715 enheder slettet af åbenhedsregistret af en af følgende årsager: inkonsekvente, ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger, manglende opdatering, dobbelt registrering og manglende opfyldelse af kriterierne. Ud af de resterende 988 enheder opdaterede 765 enheder deres registrering på en tilfredsstillende måde efter vejledning fra registersekretariatet, mens 223 kvalitetskontroller stadig var i gang pr. 31. december Underretninger "Underretning" er en mekanisme, der gør det muligt for tredjeparter at underrette registersekretariatet om registreringer af en eller flere enheder, der muligvis indeholder faktuelle fejl eller ikke opfylder kriterierne. I 2017 modtog registersekretariatet 20 individuelle underretninger (otte oprindeligt modtaget som klager blev omklassificeret som "underretninger"). Disse underretninger vedrørte i alt 24 organisationer, da nogle af underretningerne vedrørte mere end en enhed. Når registersekretariatet modtager meddelelser om mulige overtrædelser af adfærdskodeksen, der udelukkende henhører under litra d) i adfærdskodeksen 14, behandles sådanne meddelelser som "underretninger", når de vedrører potentielt faktuelle fejl i de registreredes data. 1.3 Klager En "klage" er en meddelelse om en registrerets påståede overtrædelse af en af forpligtelserne i adfærdskodeksen, bortset fra påstande om faktuelle fejl, der behandles som "underretninger" (se ovenfor 1.2). Registersekretariatet modtog i klager, hvoraf tre opfyldte betingelserne for behandling som "klager", og otte blev omklassificeret som en "underretning". Ti klager blev afvist, enten fordi de vedrørte forhold, som faldt uden for rammerne af den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret, eller på grund af utilstrækkelige oplysninger til støtte for klagen. De tre klager, der opfyldte betingelserne for behandling, vedrørte angivelig overtrædelse af en eller flere af følgende bestemmelser i adfærdskodeksen: 14 Åbenhedsregistrets adfærdskodeks, litra d): [interesserepræsentanter skal] sikre, at de oplysninger, de giver ved registreringen og senere inden for rammerne af deres aktiviteter, der er omfattet af registret, er fuldstændige, opdaterede og ikke misvisende; acceptere, at de afgivne oplysninger underkastes tilsyn og indvillige i at samarbejde i forbindelse med administrative anmodninger om supplerende oplysninger og ajourføringer. 12

13 litra b) må ikke på uhæderlig vis eller ved hjælp af upassende pression eller utilbørlig optræden forsøge at indhente oplysninger eller indvirke på beslutninger litra (c), må ikke påberåbe sig et formelt tilknytningsforhold til Den Europæiske Union eller en EU-institution over for tredjemand eller give falske oplysninger om registreringen på en sådan måde, at tredjeparter eller tjenestemænd eller øvrige ansatte i Den Europæiske Union vildledes, eller anvende EUinstitutionernes logoer uden udtrykkelig tilladelse og litra m) skal nøje overholde de gældende bestemmelser i Europa-Parlamentets forretningsorden. Efter registersekretariatets undersøgelse og kontakt med de pågældende registrerede blev en af de tre klager, der opfyldte betingelserne for behandling, afsluttet med opdateringer fra den berørte registrerede, mens to registreringer blev slettet af åbenhedsregistret på grund af manglende opfyldelse af kriterierne. En supplerende undersøgelse på eget initiativ af den registreredes påståede upassende adfærd blev åbnet af registersekretariatet i slutningen af Vejledning og oplysning Registersekretariatet gennemfører regelmæssigt interne og eksterne kommunikationsaktiviteter med henblik på at øge kendskabet til EU's åbenhedsregister og fremme brugen heraf. Europa-Parlamentet afholdt otte interne uddannelses- og informationssessioner for medlemmerne og deres assistenter samt personalet. Europa-Kommissionen gennemførte uddannelseskurser af fem dages varighed for personale om korrekt og hensigtsmæssig behandling af lobbyister ("Dealing appropriately and effectively with lobbyists"). Der blev arrangeret syv uddannelseskurser om etik, åbenhed og forholdet til lobbyister for kabinetter og generalsekretariatet. Desuden gav de to institutioner i årets løb omkring 30 præsentationer for interessenter og besøgsgrupper. Åbenhedsregistret og spørgsmålet om regulering af lobbyisme på EU-plan skaber fortsat stor interesse i akademiske kredse. Registersekretariatet afgav også oplysninger til universitetsstuderende og forskere, der skriver videnskabelige afhandlinger om disse emner. 13

14 3. EU's portal for åbne data og åbenhedsregistret I 2017 er der sket store forbedringer med hensyn til tilgængeligheden af åbne data om åbenhedsregistret. Historiske datasæt 15 blev gjort tilgængelige på EU's portal for åbne data. Disse omfatter fuldstændige lister over registrerede organisationer med deres data og over personer med akkrediteret adgang til Europa-Parlamentets bygninger tilbage til januar Webstedet havde omkring besøg og downloads, hvilket gør det til det syvende mest sete og sjette mest downloadede datasæt på EU's portal for åbne data. Desuden blev der udarbejdet interaktivt visuelt materiale 16, som gør det muligt at udforske åbenhedsregistret data på en række forskellige måder. IV. KONKLUSION Væksten i registreringerne fortsatte i 2017, selv om det var mindre markant end i 2016, idet nye enheder blev optaget i registret i årets løb. Åbenhedsregistret er i dag et af de største af sin art i verden. Dets synlighed og betydning som tilgængelig- database over interesserepræsentanter er fortsat stigende i og uden for Bruxelles. I sin egenskab af vogter af åbenhedsregistrets adfærdskodeks sikrede registersekretariatet en passende administrativ opfølgning af et stigende antal modtagne underretninger og klager. En anden hovedprioritet i 2017 var at forbedre den overordnede datakvalitet i åbenhedsregistret. For at styrke datakvaliteten blev der gjort en stor indsats for at udvikle og gennemføre en innovativ it-løsning og dermed lette registrerings- /opdateringsprocessen for nye og eksisterende registrerede, hovedsagelig for at hjælpe dem med at undgå de mest almindeligt begåede fejl. Registersekretariatets overvågningsog kontrolaktiviteter blev også styrket med denne automatiske mekanisme. De første indikationer viser, at den overordnede datakvalitet i åbenhedsregistret gradvist forbedres, hvilket i høj grad skyldes indførelsen af dette redskab. Ser man på den bredere politiske sammenhæng, var 2017 kendetegnet ved flere nævneværdige udviklinger. Europa-Parlamentet afholdt en offentlig workshop den 10. maj 2017 om forholdet mellem åbenhedsregistret, Parlamentet, offentligheden og lobbyisme, "EU Transparency Register Lobbying, Parliament & Public Trust" 17. I forbindelse med Kommissionens forslag til en ny interinstitutionel aftale om et obligatorisk åbenhedsregister 18 vedtog Europa-Parlamentet sit forhandlingsmandat den 15. juni , og Rådet vedtog sit mandat den 6. december To interinstitutionelle orienterende møder fandt sted under det estiske rådsformandskab den 6. september og den 12. december Politiske repræsentanter 21 fra de tre institutioner indledte forhandlinger om et obligatorisk åbenhedsregister i EU i første kvartal af / Sylvie Guillaume, næstformand med ansvar for åbenhedsregistret, og Danuta Hübner, formand for Europa- Parlamentets Udvalg for Konstitutionelle Anliggender, Frans Timmermans, førstenæstformand i Europa- Kommissionen, og Matti Maasikas, viceminister for EU-anliggender, det estiske rådsformandskab. 14

15 - SLUT - 15