Opgaver og ansvarlige. Nyborg Svømmeklub, K- udvalget

Transkript

1 r og ansvarlige Nyborg Svømmeklub, K- udvalget

2 Udarbejdelse af stævnekalender Ansvarlig: Martin Madsen ( [email protected] ) r Udarbejdelse af stævnekalender, alle hold Koordinering af trænere til stævner Maj K-udvalget godkender Skal skrives ned og videregives til tilmeldingskoordinator Kommunikation Stævnekalenderen lægges på nsklub.dk

3 Web Asvarlig: Michael Dyhr ( [email protected] ) r Stævnekalender på nettet K-udvalgsmøder oprettes i kalenderen Tilmeldingsside oprettes (tilmeldingsfrister fås fra stævnekoordinatoren) Stævne-info side oprettes (siden oprettes med inaktive links, der aktiveres løbende, som info-sedler er klar) + løbende Ikke alle stævneoplysninger er klar til august. Den web-ansvarlige følger løbende op. Den ansvarlige for info-sedler lægger selv info-sedler på løbende Nyheder og billeder i galleriet Intentionen er at trænere og andre selv kan lægge nyheder på nettet, men der skal være mulighed for at hente hjælp

4 Koordination af stævnetilmeldinger Ansvarlig: Ines M. Gadegaard ( [email protected] ) Tilmeldingsfrister på stævnekalenderen Send mail til trænere og svømmere en uge før sidste tilmeldingsfrist Download tilmeldingerne og arkiver dem i fælles dropbox Send tilmeldinger til den der skal oprette AN-fil og sende tilmeldinger Definer official og kørsel, og send til den ansvarlige for oprettelse af Infosedler og den der sender tilmeldinger Send tilmeldingslisten til k-udvalgets økonomiansvarlige med information om, hvor betalingen skal sættes ind Fristerne videregives til den webansvarlige, så han kan oprette tilmeldingssiden på nsklub.dk

5 Tilmeldinger til stævner Ansvarlig: Anne Larsen ( [email protected] ), Kate Pedersen ( [email protected] ), Lotte Graff ([email protected] ) r Oprette AN-fil til stævnerne Udfylde tilmeldingslisten til mesterskaber Ved overnatningsstævner bestille overnatning og forplejning, hvis det tilbydes Tjekke om der er holdkapper til stævnet, og spørge træneren om tilmeldinger til disse Sende ovenstående + information om officials til stævnearrangørerne ( ) Inden den eksterne tilmeldingsfrist til stævnerne Ditto Ditto Ditto Ditto Tilmelderen for tilmeldingerne fra tilmeldingskoordinatoren, når den interne tilmeldingsfrist er udløbet Information om officials fås af tilmeldingskoordinatoren

6 Info-sedler til stævner Ansvarlig: Inge Hovgaard ( [email protected] ) Skrive info-seddel til stævnerne 3 dage inden stævnet foregår Oplysninger fås fra Tilmeldingskoordinatoren efter den interne tilmeldingsfrist Lægge info-sedlerne på nsklub.dk 3 dage inden stævnet foregår Lægge evt yderligere information på nsklub Vejledende tidsplaner, startlister m.m kan lægges på, når de fremgår af f.eks. Svoem.org eller hvis de mailes til klubben. Den ansvarlige for fynsvoem.dk lægger også oplysninger om fynsvoemstævner på nsklub.dk

7 Officials Ansvarlig: Kate Zender Lave kalender over offcialkurser fra Svøm og DGI Oprette tilmeldinger til kurserne i Eventmodulet Sende mail til alle med tilbud om kurserne Tilmelde interessede til kurserne Gives til den web-ansvarlige, som lægger på kalenderen i nsklub Give besked til den web-ansvarlige om, hvem der har været på kursus Følge op på, om forældre på k-holdene lever op til forventninger om at tage officialsuddannelsen Arrangere kurser i Nyborg, hvis vi kan skaffe nok til et lokalt kursus Den web-ansvarlige holder siden med official på nsklub opdateret, så tilmeldingskoordinatoren hele tiden kan se, hvilke moduler de respektive officials har

8 K-kasserer Ansvarlig: Lisbeth Johansen ( [email protected] ) Betale for stævnetilmeldinger Inden frist for det enkelt stævne K-kasseren får tilmeldingslisten og oplysninger om betaling fra tilmeldingskoordinatoren, efter den interne tilmeldingsfrist Udbetale kørselsrefusion og andre udlæg efter Bogføre bilag og lave regnskab over k- kassen

9 K-budget Ansvarlig: Tom Bak ( [email protected] ) Udarbejde budget for k-afdelingen opfølgning efterhånden som stævnerne bliver afholdt Når stævnekalenderen er udarbejdet Koordination m. k-kasserer og kasserer

10 Materialer Ansvarlig: Carsten Birkholm ) og Tom Bak ) r Vedligehold af eltidsmateriale, højttalere m.m. Vagtplanlægning af eltidsfolk til egne stævner

11 Sekretariat Ansvarlig: Fribjørg Bak ( [email protected] ), Dorthe Schmidt ( [email protected] ), Gitte Halkær ( [email protected] ) r Vedligehold af sekretariatsmaterialer som officalsmapper, kontormaterialer, stopure, fløjter, kaffemaskine m.m. Forberedelse til stævner, klargøring i sekretariat s

12 Webansvarlig, fynsvoem.dk Ansvarlig: Lisbet H. Lambert ( [email protected] ) Opdatering af fynsvoem.dk med stævneinfo, GR-filer, startlister, vejledende tidsplaner, officiallister og resultater Udarbejdelse af stævnedatabaser og anmeldese af alle FynSvøm-stævner til Svøm Vedligehold af kontaktpersoner og stævnekalender fynsvoem.dk

13 Arrangementer Ansvarlig: r Sommerfest Book location, bestil mad, opret tilmeldingsliste, send mail om arrangementet, køb drikkevarer til salg Opstartsdag Book location, opret tilmeldingsliste, bestil mad, vagtsæt voksne Klubmesterskabspræmieoverrækkelse Book tennishal, arranger bagning, indkøb drikkevarer, til salg opsæt højttaleranlæg, aftalt præmieoverrækker Maj sommerfesten afholdes primo juni Maj/juni Opstartsdagen foregår ultimo august/primo september 2 måneder før klubmesterskaberne Husk også gaver til afgående k- trænere, overrækkelse af nåle, overrækkelse af flidspokalen

14 Klubmesterskaber Ansvarlig: Anne Larsen ( [email protected] ) Book vand. Tjek om der er svømmeskolehold i sportsbassinet på hverdagsaftnerne. Er der det, skal der omarrangeres. Svømmeskolehold kan svøme på tværs i det gamle bassin Opret tilmeldingsliste og send mail. En liste for svømmeskolehold og én for k-hold Når stævnekalenderen er lagt Mindst to måneder før afholdelse af klubmesterskabet. HUSK, at svømmeskoleholdene kun træner en gang om ugen, og de skal have tid til at tale med træneren Anmeld mesterskaberne til Svoem Opret stævnet i Wingrodan og lav GRfil Lav startliste straks efte tilmeldingsfrist og offentliggør den Giv svømmeskoletrænerne besked om, hvem af deres svømmere der er tilmeldt, og bed dem om at koordinere hvem der er tilsted ved mesterskabet Gerne tre uger før mesterskabet (Der er altid fejl i listen, som kan opdages)

15 Sponsorsvøm Ansvarlig: Inge Hovgaard ( [email protected] ), Helle Lorenzen ([email protected]) Fastlægge dato gerne en torsdag, hvor K- holdene har sportsbassinet fra kl kl , hvilket evt. kan forlænges til kl Information til svømmere på K3, K2, K1 og K+ inkl. ønskeseddel. Ønskesedler retur Liste over sponsorer retur til de individuelle svømmere inkl. kontrakter. Svømmerne kan nu begynde at besøge sponsorer. Kontrakter retur til Inge Der tages billede af hver svømmer til diplom Fakturaer og diplomer udskrives og afleveres til hver svømmer (træneren). Svømmerne besøger igen sponsorer I samarbejde med klubbens kasserer kontrolleres indbetalinger, og K-kassens andel overføres til K-kassen (kasseren). I forbindelse med udarbejdelse og godkendelse af stævnekalenderen Mindst to måneder før afvikling af Sponsorsvøm. 1-1½ måned før Sponsorsvøm Ca. 1 måned før Sponsorsvøm 14 dage før Sponsorsvøm På dagen for Sponsorsvøm Hurtigst muligt efter Sponsorsvøm. Evt. rykkere ved manglende betalinger.