Omkostningsregistrering af kommunernes vejinfrastruktur

Transkript

1 Omkostningsregistrering af kommunernes vejinfrastruktur

2 Kolofon Titel: Udgiver: Omkostningsregistrering af kommunernes vejinfrastruktur Vejdirektoratet og KTC (SAMKOM) Udgivet: Juni 2011 Redaktion: Design: Anette Jensen, SAMKOM sekretariatet Os&Co Side 2 af 46

3 Indholdsfortegnelse Forord Indledning Generelt om omkostningsbaseret regnskab... 6 Hvilke aktiver skal registreres?... 7 Hvordan skal aktivernes værdi fastsættes?... 8 Hvordan skal aktivernes værdi reguleres?... 9 Anlægskartotek til synliggørelse af aktiverne i regnskabet Det årlige regnskab Aktiver på vejområdet Arbejdsgruppens anbefalinger Registrering af aktiver på vejområdet Fastsættelse af aktivernes værdi på vejområdet Regulering af aktivernes værdi på vejområdet Proces for omkostningsregistrering af vejinfrastrukturen Etablering af åbningsbalance Fastsættelse af kostpris Kendes kostprisen? Fastlæggelse af genanskaffelsesværdi Tilbagediskontering til kostpris Samlet kostpris pr. 1/1 20xx Regulering af balance Nyanskaffelser og/eller bortfald af aktiver i årets løb Samlet kostpris pr 31/12 20xx Nedskrivning af aktiv Opskrivning af aktiv Bogført værdi pr. 31/12 20xx Sammenfatning Bilag A: Ordliste Bilag B: Grundlæggende krav til vedligeholdelsessystem Bilag C: Eksempel på opstilling af omkostningsbaseret regnskab Baggrund for beregninger Etablering af anlægskartoteket Vedligeholdelse af anlægskartoteket Etablering af åbningsbalance/ Første regnskab Regnskab i de efterfølgende år Side 3 af 46

4 Forord SAMKOM har i samarbejde med en række kommuner i Danmark taget hul på forberedelsen af omkostningsbaseret regnskab (OBR) på vejområdet. På en række andre forvaltningsområder er OBR allerede indført. I 2004 etablerede SAMKOM en arbejdsgruppe med det formål at beskrive en model for omkostningsregistrering af vejinfrastrukturen i kommunerne. Udgangspunktet for gruppens arbejde var, at modellen skulle stå mål med udbyttet og ikke pålægge kommunerne en urimelig administrativ byrde både ved overgangen til OBR og ved den efterfølgende opfølgning på regnskabet. Arbejdsgruppen bestod af: - Jens Bruun Jensen, Århus Kommune - Jørgen Larsen, Århus Kommune - Gitte Holm Stoubæk, Herning Kommune - Henning Skjærris, Sæby Kommune - Hans Villekjær, Svendborg Kommune - Leo Jensen, Hjørring Kommune - Jørgen Christensen, Vejdirektoratet - Knud Erik Andersen, Vejdirektoratet - Anette Jensen, SAMKOM sekretariatet I 2005 kom gruppen med sine anbefalinger, som omfatter en model: - der både viser vejkapitalens dagsværdi og bibeholder Indenrigsministeriets retningslinjer for OBR, der opererer med kostpriser. Hermed sikres det, at modellen er brugbar for både teknikere og økonomer. - hvor vejinfrastrukturen ikke underlægges et afskrivningsprofil, men hvor værdien justeres afhængig af den faktiske tilstand. Dette sker med udgangspunkt i antagelsen om, at vejanlægget, forudsat den nødvendige løbende vejvedligeholdelse, som helhed, ikke har en begrænset levetid. I 2006 blev der udarbejdet et udkast til en drejebog med en beskrivelse af processen for de kommuner, der ønsker at medtage vejinfrastrukturen i deres omkostningsregistrering. Siden er drejebogens principper blevet afprøvet i en række kommuner med henblik på en tilretning af kommunernes vejvedligeholdelsessystemer, så de kan levere de ønskede data til regnskabet. Afprøvningen af drejebogens principper er sket i samarbejde med repræsentanter fra Grontmij Carl Bro og Vejdirektoratet. Afprøvningsgruppen bestod af: - Jørn R. Kristiansen, Grontmij Carl Bro (nu Grontmij) - Susanne Baltzer, Vejdirektoratet - Gitte Holm Stoubæk, Herning Kommune - Anette Jensen, SAMKOM sekretariatet Nærværende rapport indeholder en beskrivelse af, hvordan kommunerne kan medtage vejinfrastrukturen i deres omkostningsregistrering. Undervejs er der medtaget uddrag fra Indenrigsministeriets Budget og regnskabssystem for kommuner. Side 4 af 46

5 1. Indledning Indenrigsministeriet har indtil videre friholdt vejområdet fra at skulle overgå til omkostningsbaseret regnskab (OBR). I forbindelse med, at andre kommunale områder er overgået til OBR, har der derfor været en del debat om, hvordan man skal håndtere vejinfrastrukturen. Specielt i forbindelse med den tværgående prioritering i kommunen kan det være uhensigtsmæssigt, hvis nogle forvaltningsgrene overgår til OBR, mens andre ikke gør. Man kan i denne sammenhæng frygte, at vejområdet alene kommer til at fremstå som en udgift og ikke som en investering. Det er derfor vigtigt at få værdien af infrastrukturen med i det omkostningsbaserede regnskab, så investeringer i veje og bygværker synliggøres. Hertil kommer, at omkostningsregistrering kan være en potentiel mulighed for at forbedre grundlaget for økonomisk benchmarking på tværs af kommuner. Med den nuværende kontoplan er der relativt store frihedsgrader på vejområdet, hvilket gør det svært at sammenligne nøgletal mellem kommuner. Kunne man imidlertid ad frivillig vej etablere en relativt ensartet standard i forbindelse med eventuel kommende indførelse af OBR på vejområdet, ville der fremover være store fordele for gennemsigtigheden af sektorens økonomi. Ved værdiansættelsen af vejinfrastrukturen kan man vælge at se værdien som: - den aktuelle pris for anlæggelse af hele vejnettet justeret for vejnettets tilstand, dvs. alder og slitage, - vejnettets brugsværdi, herunder værdien af infrastrukturen, fremkommelighed, sikkerhed, komfort og miljø. I denne vurdering er vejkapitalen høj, når vejinfrastrukturen er i orden, har god fremkommelighed, god sikkerhed, god komfort og når miljøet er tilgodeset. I forbindelse med SAMKOMs arbejde med OBR er der valgt kun at medtage de direkte økonomiske værdier og dermed at se bort fra den samfundsøkonomiske brugsværdi af vejinfrastrukturen. Side 5 af 46

6 2. Generelt om omkostningsbaseret regnskab Det omkostningsbaserede regnskab bygger på et periodiseringsprincip, hvor forbruget af et aktiv fordeles over dets levetid. Dette er i modsætning til det traditionelle udgiftsbaserede regnskab i kommunalt regi. Udgiftsbaseret regnskab Udgift ved køb af vare Omkostningsbaseret regnskab Omkostning over vares levetid Værdi Værdi Udgift Omkostning i perioden levetid levetid Ifølge Betænkning 1369, der vedrører Det fremtidige Budget og regnskabssystem, skal der ske en registrering af de fysiske aktiver, udarbejdes en åbningsbalance og gennemføres en omkostningsregistrering. Denne registrering giver et overblik over, hvilke aktiver kommunen har, værdien af disse og dermed også et billede af nedslidningen af de forskellige aktiver. Det betyder øget fokus på mere langsigtet anvendelse af de økonomiske ressourcer, der knytter sig til de forskellige aktiver. Formålet med omlægningen af budget og regnskabssystemet er bl.a. at etablere en fortegnelse over kommunens aktiver at synliggøre de reelle omkostninger, der er forbundet med at producere kommunale serviceydelser at forbedre grundlaget for økonomisk styring at muliggøre økonomiske sammenligninger med såvel private som andre kommunale udbydere at kunne foretage en mere retvisende opgørelse af kommunernes egenkapital Indenrigsministeriet har i stor udstrækning taget udgangspunkt i årsregnskabsloven Lov nr. 448 af juni 2001 om erhvervsdrivende virksomheders aflæggelse af årsregnskab mv. (fremover forkortet til ÅRL), da der skulle udformes retningslinjer for OBR. I forbindelse med opstillingen af det omkostningsbaserede regnskab er der 3 grundlæggende spørgsmål: - Hvilke aktiver skal registreres? - Hvordan skal aktivernes værdi fastsættes? - Hvordan skal aktivernes værdi reguleres? Side 6 af 46

7 Hvilke aktiver skal registreres? For i praksis at kunne arbejde effektivt med OBR er det nødvendigt at fastlægge nogle fælles regler for, hvornår det enkelte aktiv skal aktiveres selvstændigt i balancen. Der er en række generelle forhold, som skal indgå i regelsættet: - Aktivet skal have en mindste anskaffelsespris og være af væsentlig betydning. - Aktivet skal have en mindste levetid. - Ved salg eller kassation skal aktivet udgå af balancen. - Nye aktiver skal løbende aktiveres i balancen. Aktiver, der koster mindre eller har en kortere levetid end de fastsatte mindste værdier, aktiveres ikke, men afskrives straks og indgår som en driftsudgift på anskaffelsestidspunktet. Indregning Hvilke aktiver skal optages på status? Hovedreglen er, at materielle aktiver skal fremgå af anlægskartoteket, når de opfylder følgende betingelser: 1. Aktivet forventes anvendt i mere end et regnskabsår (dvs. at aktivet har en brugstid/ levetid på mere end 1 år) 2. Aktivets værdi kan måles pålideligt 3. Aktivet har en værdi, der er svarende til eller højere end den beløbsmæssige bagatelgrænse Første betingelse for, at et aktiv skal medtages i anlægskartoteket og i statusbalancen er, at aktivet forventes anvendt i mere end ét regnskabsår. Det skyldes, at inddragelsen af materielle anlægsaktiver bygger på en periodisering af disse anskaffelser fordelt over den forventede leve eller brugstid.. Det er endvidere en betingelse, at værdien af aktivet kan opgøres pålideligt. Denne bestemmelse findes tilsvarende i årsregnskabsloven og er med til at sikre, at der ikke medtages aktiver, som hviler på et spinkelt og usikkert grundlag... Sidste betingelse for indregning af aktiver er, at aktivet har en værdi, der svarer til eller overstiger den beløbsmæssige bagatelgrænse. Aktiver på en værdi over skal optages i anlægskartoteket og i statusbalancen. Det er frivilligt at medtage aktiver til en værdi på mellem kr., for aktivkategorien varebeholdninger/ lagre fastsættes dog ingen nedre grænse, mens andre aktiver til under kr. ikke må optages i anlægskartoteket og statusbalancen. Uddrag fra Indenrigsministeriets Budget og regnskabssystem for kommuner Det konkluderes derfor, at aktiverne generelt bør have en anskaffelsespris på mere end kr. og en levetid på mere end 1 år for, at de medtages i balancen. Side 7 af 46

8 Hvordan skal aktivernes værdi fastsættes? Ifølge ÅRL skal værdiansættelsen tage udgangspunkt i aktivernes oprindelige pris og tidspunktet for deres erhvervelse. Det enkelte aktivs værdi skal derfor angives ved dets kostpris. Måling Hvordan værdiansættes aktiverne? Hovedreglen er, at materielle aktiver skal måles til kostprisen. Det gælder som udgangspunkt uanset om der er tale om anlægsaktiver (aktiver til vedvarende brug eller eje) eller omsætningsaktiver (varebeholdninger og grunde/bygninger til videresalg). Kostprisen defineres traditionelt som det beløb, der er ydet som vederlag for aktivet, uanset dette er anskaffet fra en ekstern part eller internt fremstillet.. Desuden skal omkostninger, der er direkte forbundet med ibrugtagelsen af aktivet, medregnes i kostprisen.. Der er flere fordele ved at måle aktiverne til kostprisen. For det første er der tale om en objektiv værdi, hvilket understøtter princippet om objektivitet i det kommunale budget og regnskabssystem. For det andet er der tale om en værdi, som kommunen oftest kender eller umiddelbart kan finde frem til, og for det tredje er den historiske kostpris fortsat udgangspunktet i årsregnskabsloven.. Efterfølgende udgifter, der relaterer sig til et givent aktiv, må kun tillægges aktivets værdi, hvis de medfører en egentlig forbedring af aktivet dvs., at de fremtidige økonomiske ressourcer, som aktivet tilfører kommunen, øges ud over det oprindeligt antagne Efterfølgende udgifter, der ikke resulterer i en forøgelse af de økonomiske ressourcer, som aktivet tilfører kommunen, skal derimod registreres som en udgift i den regnskabsperiode, de relaterer sig til (straks afskrives). Uddrag fra Indenrigsministeriets Budget og regnskabssystem for kommuner Hvis aktivet er anskaffet for længe siden og/eller over en meget lang årrække, kan kostprisen være svær af fremskaffe. I disse tilfælde kan kostprisen beregnes af genanskaffelsesværdien for et tilsvarende aktiv med samme egenskaber, funktion og ydeevne, idet genanskaffelsesværdien tilbagediskonteres til året for anskaffelsen af aktivet. På grund af den teknologiske udvikling kan kostprisen godt være højere end nyværdien. Ved tilbagediskonteringen skal der derfor ikke kun tages højde for inflationen, men også for den teknologiske udvikling i den mellemliggende periode. Side 8 af 46

9 Hvordan skal aktivernes værdi reguleres? Ifølge ÅRL skal et aktiv med begrænset brugstid være underkastet en systematisk afskrivning af kostprisen med sigte på en fordeling over den påregnede brugstid. Kostprisen skal dog forinden fratrækkes en eventuel scrapværdi, som er den værdi aktivet formodes at have på det tidspunkt, det ophører med at blive benyttet. Man bør ikke forveksle denne løbende afskrivning med en opsparing af kapital til geninvesteringer. I modsætning til det udgiftsbaserede regnskab, hvor hele aktivets værdi afskrives ved dets køb, vil det omkostningsbaserede regnskab blot give en mere realistisk vurdering af aktivets restværdi og dermed en fordeling af kostprisen over hele aktivets levetid. Ifølge ÅRL gælder det generelt at: - aktiver, hvis værdi er forringet væsentligt som følge af en faktisk hændelse eller manglende forventet vedligeholdelse skal nedskrives til den lavere værdi, hvis værdiforringelsen forventes at være af varig karakter. - aktiver, hvis værdi er væsentlig højere end kostprisen kan opskrives til den højere værdi, hvis værdiforøgelsen forventes at være af varig karakter. Materielle anlægsaktiver skal afskrives lineært over den forventede brugstid. Formålet med at foretage afskrivninger er at fordele anskaffelsesprisen for et aktiv systematisk over aktivets brugstid. På denne måde synliggøres omkostningerne forbundet med brugen af kommunens aktiver. Denne sideløbende registrering i anlægskartoteket bevirker, at omkostningerne relateret til den efterfølgende brug af aktivet synliggøres.. Afskrivningerne skal påbegyndes i det år, hvor aktivet tages i brug. En eventuel ændring af brugstiden medfører ændringer af de fremtidige afskrivninger, således at aktivet afskrives over den nye resterende brugstid. Ændring i brugstiden indebærer derimod ikke korrektion af allerede foretagne afskrivninger. Hvis det konstateres, at værdien for et materielt anlægsaktiv uforudset er forringet betydeligt i forhold til den værd, det er optaget til i anlægskartoteket, og værdifaldet ikke anses for at være midlertidigt, skal aktivet nedskrives til denne lavere værdi. Det er vigtigt, at nedskrivningen foretages med forsigtighed. Værdien af materielle anlægsaktiver må derfor kun nedskrives i de tilfælde, hvor aktivets værdi forringes betydeligt på grundlag af en faktisk hændelse, så nedskrivningen sker på baggrund af et objektivt grundlag Hvis værdien af en gruppe af aktiver omvendt stiger betydeligt i forhold til kostprisen, og værdistigningen opfattes som værende permanent, kan kommunen vælge at opskrive disse aktivers værdi til denne højere værdi. Man skal være meget forsigtig med opskrivninger. Forbigående værdiopgang berettiger ikke til opskrivning. Opskrivninger skal også alene ske på baggrund af en faktisk hændelse, der resulterer i en varig forøgelse af aktivets værdi, og kun hvis den kan foretages på et objektivt grundlag. Uddrag fra Indenrigsministeriets Budget og regnskabssystem for kommuner Side 9 af 46

10 Anlægskartotek til synliggørelse af aktiverne i regnskabet Den detaljerede registrering af aktiverne og deres bevægelser i form af af, ned og opskrivninger sker i et særskilt anlægskartotek. Anlægskartoteket er som udgangspunkt et internt arbejdsredskab i den enkelte kommune, og der stilles kun formkrav til den overordnede kategorisering af aktiverne i anlægskartoteket. Kategoriseringen af kommunens materielle aktiver i anlægskartoteket skal som minimum følge nedenstående kategorisering. Det er frivilligt at foretage en yderligere opdeling i forskellige typer af aktiver, f.eks. kan 001 opdeles i administrationsbygninger, bygninger til serviceformål, infrastruktur og offentlige anlæg. MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER: (obligatorisk) 001 Bygninger 002 Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler 003 Inventar herunder computere og andet IT udstyr 004 Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger for materielle anlægsaktiver 008 Grunde Uddrag fra Indenrigsministeriets Budget og regnskabssystem for kommuner Herudover stilles der en række indholdsmæssige krav til hvilke oplysninger, der som minimum skal kunne genereres på baggrund af anlægskartoteket. Kostprisen ved regnskabsårets begyndelse uden op, ned og afskrivninger, dvs. nyanskaffelser og forbedringer foretaget i tidligere år skal være indeholdt, mens solgte eller udrangerede aktiver i tidligere år skal være fragået. Endvidere skal tilgang (herunder forbedringer) og afgang i årets løb oplyses. Er der sket overførsler til andre poster, f.eks. ved beslutning om at sætte et materielt anlægsaktiv til salg, skal dette endvidere oplyses. Endelig skal kostprisen ved regnskabsårets afslutning oplyses. Ned og afskrivninger ved regnskabsårets start. Endvidere skal årets ned og afskrivninger angives. Er der i løbet af året sket ned og/eller afskrivninger på nu afhændede aktiver, skal dette ligeledes angives. Eventuelle tilbageførsler af tidligere års nedskrivninger i årets regnskab angives også. Endelig skal de samlede ned og afskrivninger ved regnskabsårets afslutning oplyses. Opskrivninger ved det foregående regnskabsårs slutning. Endvidere skal årets opskrivninger angives. Er der sket tilbageførsler af tidligere års opskrivninger, skal dette ligeledes anføres. Endelig skal de samlede opskrivninger ved regnskabsårets afslutning oplyses. Såfremt der foretages opskrivninger, skal det vises, hvad den regnskabsmæssige værdi af aktiverne er uden opskrivning. Uddrag fra Indenrigsministeriets Budget og regnskabssystem for kommuner Side 10 af 46

11 Det årlige regnskab Som en del af det årlige regnskab skal der for hvert aktiv anføres oplysninger om: - årets anskaffelser (kostpriser) samt akkumulerede kostpriser - årets ned og afskrivninger samt akkumulerede ned og afskrivninger - årets opskrivninger samt akkumulerede opskrivninger - den bogførte værdi (dagsværdien) Oplysningerne kan f.eks. udspecificeres i: 1. Anskaffelser a. Anskaffelser fra foregående regnskabsårs slutning b. Tilgang i årets løb, herunder forbedringer c. Afgang i årets løb d. Overførsler i årets løb til andre poster e. Den samlede kostpris på balancetidspunktet 2. Ned og afskrivninger a. Ned og afskrivninger fra foregående regnskabsårs slutning b. Årets nedskrivninger c. Årets afskrivninger d. Årets ned og afskrivninger på afhændede og udrangerede aktiver e. Årets tilbageførsler af tidligere års nedskrivninger samt tilbageførsel af de samlede ned og afskrivninger på aktiver, der i året er afhændet f. De samlede ned og afskrivninger på balancetidspunktet 3. Opskrivninger a. Opskrivninger fra foregående regnskabsårs slutning b. Årets opskrivninger c. Årets tilbageførsler af tidligere års opskrivninger d. De samlede opskrivninger på balancetidspunktet 4. Bogført værdi a. Den bogførte værdi fra foregående regnskabsårs slutning b. Den bogførte værdi på balancetidspunktet Side 11 af 46

12 I nedenstående figur er der givet et eksempel på opstilling af et årsregnskab for et enkelt aktiv, idet tal og bogstaver henviser til de enkelte punkter i oversigten på foregående side. 1. Anskaffelser a. Tidligere års anskaffelser (kostpriser) b. Tilgang i årets løb (nye investeringer) e. Samlet kostpris ved årets udgang 2. Ned og afskrivninger a. Tidligere års ned og afskrivninger b. Årets nedskrivninger f. Samlet ned og afskrivninger ved årets udgang 3. Opskrivninger a. Tidligere års opskrivninger b. Årets opskrivninger d. Samlet opskrivninger ved årets udgang 4. Bogført værdi a. Bogført værdi fra foregående år b. Bogført værdi ved årets udgang Ad 1. Aktivets værdi angives som udgangspunkt ved dets kostpris. Denne værdi kan bestå af den oprindelige investering (på f.eks kr.) samt af de efterfølgende investeringer (på f.eks kr.) i form af tilbygninger, udvidelser mv. Alle anskaffelser angives ved deres kostpris, dvs. ved den oprindelige pris på tidspunktet for dets erhvervelse. Ad 2. Som følge af aktivets tilstand kan der være behov for en nedskrivning af værdien (på f.eks kr.). Hertil kommer nedskrivninger som følge af salg/nedlæggelse af hele eller dele af aktivet. Ad 3. Som følge af aktivets værdi i dag kan der være behov for en opskrivning af værdien. Et behov for en opskrivning (på f.eks kr.) kan skyldes, at aktivets nuværende værdi er højere end den oprindelige kostpris pga. af dagens prisniveau. Ad 4. Aktivets bogførte værdi (på f.eks kr.) er et udtryk for aktivets dagsværdi, dvs. genanskaffelsesværdien justeret for slitage. Den bogførte værdi beregnes som summen af aktivets kostpris, evt. opskrivninger og evt. ned og afskrivninger (med negativt fortegn). Alle ovennævnte oplysninger skal kunne genskabes, indtil det enkelte aktiv udgår af regnskabet enten fordi det sælges eller kasseres. Oplysningerne skal derfor ikke kun bevares over en 10 årig periode, men lige så længe, som aktivet er i kommunens besiddelse. For at undgå opbevaring af alt for store datamængder, bør det sikres, at de gamle årsbalancer kan genskabes på baggrund af oplysningerne i anlægskartoteket. Side 12 af 46

13 3. Aktiver på vejområdet Mange kommuneveje er tidligere hjulspor eller grusveje, som med tiden har fået påført et eller flere asfaltlag. Det kan derfor være svært at fremskaffe oplysninger om de faktiske kostpriser. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at tage udgangspunkt i genanskaffelsesværdien for et tilsvarende aktiv og beregne kostprisen ved en tilbagediskontering af genanskaffelsesværdien til det årstal, hvor aktivet blev anskaffet. Hertil kommer, at infrastrukturværdier som veje, broer og tunneller repræsenterer specielle kapitalværdier, der dels er stationære og dels generelt vedligeholdes over en ubestemt tidshorisont. Vejinfrastrukturen afskrives ikke til værdien nul, før den erstattes den vedligeholdes og fornyes ved stykvis udskiftning af individuelle komponenter efter alder og tilstand. Det er muligt, at dele af aktivet har en begrænset levetid, men som hovedregel er veje, broer og tunneller blevet anlagt med en lang ukendt brugstid foran sig forudsat en vis grad af løbende vedligeholdelse. Det har derfor ingen mening at tale om levetider, scrapværdi og afskrivning. Samtidig er det mest naturligt at betragte den enkelte vej, som et samlet hele en bundsikring er ikke en vej uden et bærelag og et slidlag og det vil derfor være omsonst at betragte dele af vejen som enkeltstående aktiver. Arbejdsgruppens anbefalinger SAMKOM arbejdsgruppen anbefaler en model for omkostningsregistrering af vejinfrastrukturen, der både viser vejkapitalens dagsværdi (der typisk bruges til benchmarking på tværs af kommunerne og som mange kommuner ligger inde med i forbindelse med deres systematiske vedligeholdelse) og samtidig bibeholder Indenrigsministeriets retningslinjer til OBR, hvor der arbejdes med kostpriser. Hermed sikres det, at modellen er brugbar for både teknikere og økonomer. Ligeledes anbefaler arbejdsgruppen, at der tages udgangspunkt i antagelsen om, at vejinfrastrukturen, forudsat den nødvendige løbende vedligeholdelse, som helhed ikke har en begrænset levetid. Hvis det så viser sig, at vejanlægget ikke ved ligeholdes til den fastsatte tilstand, anbefaler arbejdsgruppen en nedskrivning af vejanlæggets værdi. Denne nedskrivning skal ses som en opsamling af de afskrivninger, der ikke blev foretaget løbende. Side 13 af 46

14 Afskrivningsmodel Vedligeholdelsesmodel værdi værdi Løbende vedligeholdelse Løbende afskrivning Nedskrivning Opskrivning som følge af investering tid tid SAMKOM arbejdsgruppens anbefalinger omfatter brugen af en vedligeholdelsesmodel, hvor værdien af vejinfrastrukturen tager udgangspunkt i vejanlæggets faktiske tilstand. I modellen gennemgås aktivernes tilstand og alder periodisk (f.eks. hvert 3. eller 5. år) med henblik på en opdatering af kapitalværdien og en vurdering af behovet for vedligeholdelse for den næste (f.eks. 3 eller 5 års) periode. I modsætning til afskrivningsmodellen med en løbende afskrivning af værdien, benytter modellen sig således i stor udstrækning af op og nedskrivninger afhængig af, hvordan værdien har udviklet sig i løbet af perioden. Herudover skelnes der mellem investeringer og løbende vedligeholdelse. I modellen optages udgifter til løbende vedligeholdelse (f.eks. udlægning af slidlag) som en driftsudgift i de årlige regnskaber og påvirker således ikke værdien i balancen, mens en eventuel manglende vedligeholdelse vil kunne påvirke den samlede værdi gennem nedskrivninger. I tilfælde af, at der over tid ikke er udført den nødvendige løbende vedligeholdelse og det derfor har været nødvendigt med en nedskrivning af værdien (dvs. et fald i vejkapitalen), kan der være behov for en ekstra bevilling, f.eks. til et nyt slidlag. I dette tilfælde vil det nye slidlag betegnes som en investering (forbedring) og dermed resultere i en forøgelse af den samlede kostpris på balancetidspunktet. Side 14 af 46

15 Registrering af aktiver på vejområdet I det følgende er det beskrevet, hvordan aktiverne kan registreres afhængig af, om der er tale om kommuner med eller uden systematisk dataindsamling. Kommuner med systematisk dataindsamling Mange kommuner har et vejvedligeholdelsessystem til systematisk forebyggende vejvedligeholdelse for derigennem at optimere forbruget af ressourcer til bevarelse af vejkapitalen. Tilsvarende systemer er udviklet til systematisk forvaltning af kommunernes broer og nu også senest Asset Management systemer, hvor de forskellige vedligeholdelses og forvaltningssystemer kobles sammen. I korte træk er disse systemer opbygget af følgende tre elementer: - Inputdelen, hvor oplysninger om vejnettets/broernes struktur, trafikbelastning og skadestilstand samt oplysninger om budgetrammer og forskellige vedligeholdelsesmetoder og deres priser registreres. - Beregningsdelen, hvori der sker en optimering og prioritering mellem de mange vedligeholdelsesopgaver for at udnytte bevillingerne bedst muligt. - Outputdelen, hvori de forskellige beregningsresultater i form af ved ligeholdelsesplaner og prognoser for vejnettets/broernes tilstand gives. Der er således flere kommuner, der systematisk indsamler data om deres vejnet. Der er imidlertid forskel på, hvilke data de enkelte kommuner indsamler til deres systemer. Nogle kommuner medtager kun data om selve vejen/broen, mens andre kommuner også medtager oplysninger om udstyr mv. Tendensen er, at vedligeholdelses og forvaltningssystemerne fremover vil kunne rumme og medtage flere data i optimeringen og prioriteringen. Kommuner med denne systematiske dataindsamling kan med fordel udtrække og anvende disse data i forbindelse med OBR. Data omfatter typisk oplysninger om vejenes geometriske udformning, deres tilstand og dermed oplysninger om genanskaffelsesværdien. Kommunernes systemer skal fremadrettet kunne håndtere en opdeling af aktiverne i grupperne Bygninger, Tekniske anlæg og maskiner samt Grunde jf. ÅRL s opdeling af aktiver (jf. side 9). Kommuner uden systematisk dataindsamling Kommuner uden systematisk dataindsamling må arbejde med overordnede nøgletal så som antal km veje, antal km fortove og antal brønde pr. km vej f.eks. afhængig af vejtypen. For at lette arbejdet kan kommunerne, som alternativ til den mere detaljerede opdeling, vælge at se infrastrukturen som et samlet hele med alt det udstyr (skilte, brønde mv.), der hører til. Værdien af vejen vil således efterfølgende blive opgjort som en pris pr. løbende km vej (alt inkl.). For disse kommuner vil opdelingen af aktiverne i grupperne Grunde, Bygninger samt Tekniske anlæg og maskiner kunne ske ud fra et skøn om, at f.eks. 80 % af værdierne udgøres af Grunde og Bygninger, mens resten (20 %) udgøres af Tekniske anlæg og maskiner. Side 15 af 46

16 Fastsættelse af aktivernes værdi på vejområdet I det følgende er det beskrevet, hvordan aktivernes værdi kan fastsættes afhængig af, om der er tale om kommuner med eller uden systematisk dataindsamling. Kommuner med systematisk dataindsamling Der bør altid tages udgangspunkt i den faktiske kostpris, hvis den kendes. Kendes kostprisen ikke, kan den relativt nemt fastsættes i disse kommuner, da deres systemer opererer med genanskaffelsespriser givet i tilknyttede tabeller. Disse genanskaffelsespriser skal blot tilbagediskonteres til kostprisen på anskaffelsestidspunktet. Kommunens systemer skal derfor kunne registrere årstallet for anskaffelse af de enkelte aktiver. Herudover skal der tilknyttes en prisudviklingstabel til systemet, så genanskaffelsespriserne kan tilbagediskonteres til kostpriser. Endeligt skal det være muligt at udtrække dagsværdien, dvs. genanskaffelsesværdien uden justering for aktivets tilstand, så kostprisen ikke påvirkes af aktivets faktiske tilstand. Kommuner uden systematisk dataindsamling For disse kommuner vil det være hensigtsmæssigt afhængigt af vejens geometri og udstyr at opdele vejene i forskellige kategorier, der antager forskellige værdier pr. løbende meter. Værdien behøves således ikke at være baseret på enhedspriser, men kan f.eks. være priser pr. løbende meter. På denne måde undgås en alt for stor detaljeringsgrad, idet værdierne angives for bunker af aktiver. Udgangspunktet er igen kostpriser eller tilbagediskonterede genanskaffelsespriser. Regulering af aktivernes værdi på vejområdet I det følgende er det beskrevet, hvordan aktivernes værdi kan reguleres afhængig af, om der er tale om kommuner med eller uden systematisk dataindsamling. Kommuner med systematisk dataindsamling I disse kommuner vil det være naturligt at lade reguleringen tage udgangspunkt i de oplysninger, der fremkommer fra den periodiske gennemgang af aktivernes tilstand og alder. Hvis aktivet ikke er vedligeholdt til den fastsatte tilstand kan det være nødvendigt at nedskrive værdien. Samtidig kan der være behov for en opskrivning af værdien som følge af den almene prisudvikling. Systemerne skal derfor kunne håndtere op og nedskrivninger af værdien på de enkelte strækninger. Kommuner uden systematisk dataindsamling I disse kommuner må man tage udgangspunkt i kommunens vedligeholdelsesplaner og anvende dem aktivt i forbindelse med reguleringen af aktivernes værdi. Her må man manuelt gå ind i anlægskartoteket, der er oprettet til formålet og løbende korrigere for manglende vedligeholdelse og prisudvikling gennem ned og opskrivninger. Af Bilag B fremgår de grundlæggende krav til kommunens vedligeholdelsessystem. Side 16 af 46

17 4. Proces for omkostningsregistrering af vejinfrastrukturen I det følgende er det beskrevet, hvordan kommunerne kan medtage vejinfrastrukturen i deres omkostningsregistrering. Beskrivelserne omfatter både etableringen af åbningsbalancen og den efterfølgende regulering af balancen. Af nedenstående diagram fremgår den proces, som SAMKOM arbejdsgruppen vurderer, at kommunerne må igennem for at kunne fremlægge et omkostningsbaseret regnskab. Processen omfatter fastlæggelse af kostpris, udførelse af de nødvendige ned og opskrivninger samt fastlæggelse af den bogførte værdi (dagsværdien), som er genanskaffelsesværdien justeret for ekstraordinært slid og manglende vedligeholdelse. Nummereringen på diagrammet refererer til de følgende siders beskrivelser af de enkelte trin i processen. Etablering af åbningsbalance 1. Fastsættelse af kostpris 3. Fastlæggelse af genanskaffelsesværdi Metode 1: Systematisk registrering af alle aktiver Metode 2: Delvis registrering af aktiver 4. Tilbagediskontering til kostpris 2. Kendes kostpris? nej 5. Samlet kostpris pr. 1/1 20xx Metode 3: Sporadisk registrering af aktiver ja Regulering af balance 6. Nyanskaffelser og/ eller bortfald af aktiver i årets løb 7. Samlet kostpris pr. 31/12 20xx nej 9. Opskrivning af aktiv? nej 8. Nedskrivning af aktiv? ja ja 10. Bogført værdi pr. 31/12 20xx 9.1. Regulering ved opskrivninger 8.1. Regulering ved nedskrivninger Side 17 af 46

18 Etablering af åbningsbalance I det første år for omkostningsregistreringen skal der etableres en åbningsbalance dvs. et udgangspunkt for den efterfølgende regnskabsaflæggelse. I åbningsbalancen registreres alle vejinfrastrukturens dele ved deres kostpris. 1. Fastsættelse af kostpris Den kostpris, der anvendes i forbindelse med åbningsbalancen, er den oprindelige pris, dvs. anlægssummen ved vejens anlæggelse (anlægsåret). Der er således tale om kostprisen, der hverken er justeret for vejens aktuelle tilstand eller eventuel prisudvikling. Der er tale om alle udgifterne i forbindelse med anlæg af vejen. Det er således både interne og eksterne projekteringsomkostninger, alle vejens bestanddele og al udstyr tilhørende vejens brug f.eks. belysning, rabatter, lysregulering og cykelstier, der skal indgå i kostprisen. Fremadrettet bør jordarealer i forbindelse med vejinfrastrukturen også medtages, dvs. ved nyanlæg skal jordarealer medtages med deres korrekte værdi. Det bør dog overvejes om det er relevant at medtage værdien af jordarealer fra gamle vejanlæg. Dels kan det diskuteres, hvor meget af jordarealet, der skal medtages (kun arealet under selve kørebanen eller også evt. jordreservationer?) og dels giver det ikke rigtig nogen mening at opskrive værdien af jordarealet over tid, med mindre man vælger at sælge det. Man kan derfor vælge at sætte værdien af jordarealet fra ældre vejanlæg til 0 kr. 2. Kendes kostprisen? Oplysningen om kostprisen kan indhentes fra de oprindelige anlægsregnskaber, hvis de kan fremskaffes. Kostprisen er således anlægssummen fra tidspunktet for etableringen af vejanlægget, hvilket kan være for mange år siden. Kan man ikke fremskaffe oplysninger om kostprisen, må man beregne den. 3. Fastlæggelse af genanskaffelsesværdi Hvis kostprisen er ukendt, kan den beregnes ud fra vejens genanskaffelsesværdi, dvs. dagens pris for anlæggelsen af vejen uden justering for eventuel manglende vedligeholdelse og slitage på vejen. I det følgende gennemgås 3 metoder, som skønnes at være dækkende for de situationer, som kommunerne måtte befinde sig i. - Metode 1: Systematisk registrering af alle aktiver Hvis kommunen systematisk har registreret data om samtlige bestanddele i deres vejanlæg (typisk i et Asset Managementsystem), kan oplysningerne om genanskaffelsesværdierne hentes herfra. Data omfatter typisk både oplysninger om vejen og dens geometriske udformning og tilstand samt oplysninger om vejens udstyr og deres tilstand. Side 18 af 46

19 Oplysningerne er registreret i kommunens system med henblik på en prioritering af indsatsområder og dermed en optimering af forbruget af ressourcer til bevarelse af vejanlæggets kapitalværdi. Alle værdierne er som udgangspunkt givet som genanskaffelsesværdier, der efterfølgende justeres for aktivets faktiske tilstand. Genanskaffelsesværdierne for de enkelte aktiver er oftest angivet i en tabel i systemerne til brug for omkostningsestimater på fremtidige vedligeholdelsesarbejder på vejnettet. Tabellen indeholder typisk oplysninger om standardpriser for elementerne pr. m 2 eller pr. løbende m. Sættes denne tabel i forbindelse med de øvrige oplysninger om vejanlægget (bestanddele, antal, tilstand mv.) er det en overkommelig opgave at beregne den samlede genanskaffelsesværdi. Systemerne beregner den allerede i forvejen, men går, som sagt, videre og justerer for slitage og alder. Denne justering skal ikke ske i forbindelse med beregningen af genanskaffelsesværdien til fastlæggelse af kostprisen. - Metode 2: Delvis registrering af aktiver Denne metode kræver, at kommunen som minimum har registreret dele af deres vejnet f.eks. i et vejvedligeholdelsessystem. I sådanne systemer er der typisk en mindre detaljeringsgrad end i systemet med registrering af alle aktiver (metode 1). Det vil derfor være nødvendigt at kombinere oplysninger fra de faktiske registreringer med nøgletal for de elementer, der ikke er registreret, med henblik på at finde vejanlæggets genanskaffelsesværdi. Typisk vil der mangle oplysninger om vejens udstyr (f.eks. lysmaster, signalanlæg, skilte mv.). Øvelsen går således ud på at finde nøgletal for disse elementer i form af antal og priser og supplere med de oplysninger, der findes i kommunens system. Som alternativ til denne detaljerede betragtning, kan man vælge at se mere overordnet på oplysningerne om de manglende elementer og øge værdien af de registrerede dele med en samlet enhedspris (i procent, pr. løbende meter eller pr. m 2 ) for de manglende oplysninger. Vælges denne løsning, skal enhedsprisen for de manglende dele være højere, jo færre elementer, der er medtaget i kommunens system for at sikre, at de dækker værdien af samtlige dele, der ikke er medtaget. - Metode 3: Sporadisk registrering af aktiver Hvis kommunerne kun har en sporadisk registrering af deres aktiver, må oplysningerne fremskaffes manuelt. For at undgå at drukne i øvelsen med at finde værdien af vejanlægget, er det en god ide i første omgang at begrænse sig mht. antallet af aktiver, der medtages for at kunne fremskaffe en genanskaffelsesværdi. Men som hovedregel bør det begrundes, hvis nogle aktiver undlades i balancen. Side 19 af 46

20 Generelt er det en god idé, at lade udgangspunktet for registreringen være enkel. Man kan f.eks. tage udgangspunkt i de økonomisk tungeste aktiver (f.eks. vejen) og undlade mindre udstyr (f.eks. skilte mv.), som økonomisk er ubetydelige. Herudover skal man undgå en alt for stor detaljeringsgrad, da værdien af den yderligere information er begrænset. Og så kan man med fordel anvende overordnede nøgletal såsom antal brønde pr. km vej indenfor få kategorier af vejtyper. Alternativt til den mere detaljerede registrering kan man vælge at se vejinfrastrukturen som et samlet hele med alt det tilhørende udstyr (skilte, brønde m.v.). Afhængig af vejens geometri og udstyr kan vejen opdeles i forskellige kategorier, der antager forskellige værdier pr. løbende meter. Denne indgangsvinkel letter den efterfølgende justering i anlægskartoteket ved anlæggelse af nye veje og ved nedlæggelse af eksisterende veje. Når man først har været øvelsen igennem på få strækninger, vil man hurtigt kunne gennemskue, hvad der er økonomisk rentabelt at registrere, hvad der skal slås sammen, hvad der skal skønnes og hvad der skal beregnes eksakt. I nedenstående figur har SAMKOM arbejdsgruppen givet et forslag til en struktur for de vejrelaterede aktiver. Tanken er, at kommunerne kan tage udgangspunkt i egen opdeling af vejene f.eks. i vejkategorier eller vejklasser og justere i strukturen efter behov. Side 20 af 46