Indførelse af Asset Management i Sæby kommune et pilotprojekt

Transkript

1 Indførelse af Asset Management i Sæby kommune et pilotprojekt Af Karsten Thorn, Kommuneingeniør, Sæby Kommune, kat@saeby.dk og Jørn R. Kristiansen, Markedschef, Carl Bro as, jnk@carlbro.com 1. Indledning Siden etableringen af de første veje i Danmark har det offentlige taget sig af udbygningen og den løbende vedligeholdelse af vejnettet. Staten, amterne og kommunerne har på denne måde investeret store beløb gennem tiderne og har derved også skabt meget store værdier bundet i dette vejnet. Værdierne bliver ofte omtalt som vejkapitalen. På trods af de store værdier, som vejnettet repræsenterer, er værdien af vejkapitalen ikke bogført i de udgiftsbaserede regnskabssystemer (UBR), som man har anvendt frem til Af samme årsag har det derfor også rent økonomisk været vanskeligt at eftervise nytten af at vedligeholde og udbygge vejnettet. Dette skyldes, at vedligeholdelsesomkostningerne i UBR alene figurerer som en ren udgiftspost, og at effekten af sådanne omkostninger regnskabsmæssigt i UBR ikke bliver modsvaret af en ændret (eventuel højere) værdi af vejkapitalen. Beslutningen om at indføre omkostningsbaserede regnskabssystemer (OBR) i hele den offentlige sektor fra 2004 åbner nu for helt nye muligheder. Det bliver dermed muligt ikke blot at bogføre værdien af vejkapitalen (åbningsbalancen). Der bliver også skabt mulighed for at etablere et optimalt samspil mellem de årlige afskrivninger og de løbende investeringer og omkostninger forbundet med den fremtidige udbygning og vedligeholdelse af vejnettet. Helt konkret bliver det med OBR inden for vejsektoren nu muligt at indføre et såkaldt Asset Management som en naturlig overbygning på de udbredte Pavement Management og Bridge Management systemer mv. Sæby kommune har som den første kommune i Danmark og som pilotkommune valgt at tage skridtet og indføre AM fra 2004 omfattende en lang række elementer og objekter med direkte relation til vejinfrastrukturen. Dette indlæg vil, ud over en gennemgang af faserne i projektet, også omhandle nogle af de tanker og overvejelser, som Sæby kommune og rådgiveren har gjort sig for ud for gennemførelse projektet. Endvidere vil nogle af de erfaringer, som begge parter har gjort sig undervejs i projektet, blive omtalt kort. Endelig vil der blive vist eksempler på, hvordan Sæby kommune får mulighed for fremover at tage hensyn til og kombinere overordnede behov og ønsker i kommunen, som et resultat af indførelsen af AM og med udgangspunkt i OBR og åbningsbalancen/vejkapitalen gennem forskellige strategivalg, idet der tages et optimalt hensyn til de investeringer, der allerede er og som også fremover vil blive foretaget i kommunens infrastruktur. 2. Pilotprojektet, faser og overvejelser Som optakt til projektet er der blevet udarbejdet en såkaldt drejebog, hvis indhold præsenteres i forkortet form i det følgende.

2 a. Afgrænsning af omfanget af aktiver der skal medtages I princippet bør Asset Management (AM) omfatte samtlige aktiver i kommunen. Det må formodes, at en del af regeringens baggrund for at indføre omkostningsbudgetter i kommunerne netop skal ses i lyset af dette. Kommunale aktiver Bygninger Forsyningsanlæg Selvstændige institutioner Ledningsanlæg Infrastruktur (vejanlæg) Andet Figur 1. Overordnet oversigt (ikke udtømmende) over grupper af aktiver i en kommune Dette projekt er afgrænset til alene at omfatte Sæby kommunes infrastrukturelle aktiver inden for vejområdet. Figur 1 viser for helhedens skyld i skitseform, hvordan de nævnte infrastrukturelle (vejrelaterede) aktiver indgår i den kommunale helhed. Hovedgruppe Undergruppe Element Delelementer Bemærkninger Vejanlæg Veje (offentlige) Kørebaner Belægning, bærelag etc. Fortove Belægning, bærelag etc. Vejmarkering Type mv. Ønskes ikke Cykelstier (langs veje Belægning, bærelag etc. Busholdepladser Belægning, bærelag etc. Er medtaget i kørebaner Parkeringsfelter Belægning, bærelag etc. Er medtaget i kørebaner Beplantningsarealer Græs, grus, planter, træer Rabatter Græs, grus Grøfter Grøft, trug, dræn etc. Stier (skal opmåles) Kørebaner Belægning, bærelag etc. Rabatter Græs, grus Bygværker Broer 13 elementer Er med i Danbro? Hvis ikke Underføring Rør da mulighed for konvertering til Cabrim (med kapitalværdi) Inventar og udstyr Autoværn Type mv. Skilte Type mv. Ønskes ikke Steler Type mv. Ønskes ikke Belysning Type mv. Afspærring Type mv. Ønskes ikke Signalanlæg Type mv. Ønskes ikke Driftsfaciliteter Type mv. Ønskes ikke Afvandingsfaciliteter Nedløbsriste Type mv. Ledningsnet (afvandintype mv. Er med under ledningsanlæg Maskiner og køretø Til konstuktion Køretøj Type mv. Maskine Type mv. Til vedligehold Køretøj Type mv. Maskine Type mv. Andre aktiver Ejendomme bygninger arealer Materialer Personale Fælles data Tabel 1. Eksempel på aktiver der kan relateres til infrastrukturen i en kommune

3 Tabel 1 viser eksempler på aktiver, der kan betragtes som vejrelaterede aktiver. Det ses, at de vejrelaterede aktiver, ud over selve de fysiske vejelementer, i princippet også omfatter aktiver i form af bygninger, maskiner, køretøjer, personale mv. forbundet med at have et vejanlæg. Det er dog vedtaget i dette projekt alene at medtage udvalgte elementer blandt de aktiver, der hører til hovedgruppen Vejanlæg (vist med gul farve i tabellen). b. Dataregistrering og database Med udgangspunkt i afgrænsning af projektet er der efterfølgende udarbejdet en plan for registrering af de elementer, der ønskes medtaget, men om hvilke der ikke umiddelbart findes nogen information i Sæby kommunes allerede eksisterende datagrundlag. c. Præsentation af samlet koncept på politisk udvalgsmøde Projektet er hermed afgrænset, og det er afklaret, hvilke aktiver (elementer), der ønskes medtaget. Det er hermed muligt at fremlægge og demonstrere, hvad kommunen kan forvente at få ud af projektet både på det tekniske og det politiske niveau. Herunder ikke mindst hvordan Asset Management kan anvendes med fordel i fremtiden med. d. Forudsætninger med henblik på at opnå en korrekt åbningsbalance Hensigten med dette projekt er at udnytte de landvindinger, som Carl Bro allerede har opnået i forbindelse med tilsvarende store projekter i Tyskland. I Tyskland anvendes RoSysystemerne i dag bredt til kalkulation af åbningsbalancen såvel som omkostningsbudgettering, men også i stigende grad til Asset Management. Sæby kommune anvender ligeledes RoSy, hvorfor de tyske erfaringer vil blive anvendt med fordel i forbindelse med dette første Asset Management projekt i Danmark. Specielt har det vist sig nødvendigt at gennemføre en ændret setup af RoSy, især hvad angår opdeling af diverse strækninger i konstruktionsklasser. Konstruktionsklasser, der værdimæssigt afspejler, om en vejstrækning er en asfaltvej, en grusvej, om en vej er udført med belægningssten, eller om det har et specielt bevaringsværdigt fortov osv. e. Asset Management med RoSy I dag anvender Sæby kommune bl.a. udvalgte moduler fra RoSy til at optimere indsatsen i forbindelse med belægningsvedligeholdelsen. Optimeringen af indsatsen sker med henblik på sikre, at vedligeholdelsen af den enkelte vejstrækning sker så optimalt som muligt i relation til den enkelte stræknings vejkapital og det af kommunen fastlagte serviceniveau. Dette koncept udbygges nu dels med yderligere aktiver dels med en overbygning på det bestående system, således at det fremover vil være muligt at forholde sig til, hvilke budgetter det vil være mest hensigtsmæssigt at forholde sig til ud fra dels et OBRsynspunkt dels et samlet infrastrukturmæssigt synspunkt. f. Tidsplan Nedenfor er vist tidsplanen for projektet. Aktivitet mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Omfang af aktiver (pkt 2) Afgrænsning Tilvejebringelse Beslutningsmøde 16mar Dataregistrering og database (pkt 3) Plan for registering af delelementer Gennemførelse af registrering Præsentation for politikere (pkt 4) Møde Tilpasning af RoSy (pkt. 5) Ændring og udbygget setup Asset Management med RoSy (pkt. 6) Beregninger, programmering Færdig resultat

4 3. Foreløbige erfaringer Projektet indebærer, at både kommunens medarbejdere og Carl Bro må spæde til projektet. Det har derfor været nødvendigt forud for beslutningen om at indlede samarbejdet at inddrage både kommunens medarbejde og kommunens politikere i beslutningsprocessen ikke mindst i forbindelse med afgrænsning af projektets omfang og fremskaffelse af datagrundlag. I den forbindelse har det været en stor hjælp, at Sæby kommunes eksisterende data sammen med det tyske setup straks har kunnet anvendes til at vise faktuelle delresultater. Dermed har man på forhånd kunnet anskueliggøre, hvordan slutresultatet kan komme til at se ud. Det skal dog siges, at en 100procents opsætning til tyske forhold den store detaljeringsgrad og tysk grundighed taget i betragtning ikke vil udgøre grundlaget for projektet i Sæby kommune og næppe vil blive det grundlag, som hovedparten af de danske kommuner ender med at vælge. 4. Udbytte og resultater I skrivende stund er de nødvendige ekstra dataregistreringer ved at være afsluttet, ligesom de første beregninger og optimeringer på enkelte delstrækninger er foretaget med henblik på en verificering af de såkaldte livscyklusberegninger. Når disse er afstemt, og alle data for de ønskede elementer er registreret, og metoderne for værdiregistreringer af disse er fastlagt indbyrdes, vil de første realistiske vejnetberegninger kunne gennemføres, sådan at det samlede resultat kan foreligge inden årets udgang. Figur 2 og 3 viser nogle af de resultater, der forventes at kunne opnås med det nye AM. Figur 4 viser sammenhængen mellem OBR og AMS. Figur 2. Eksempel på beregnet udvikling af den samlede værdi af aktiverne (blå linie) på vej nr som funktion af fremover kun at nødreparere vejen (rød linie). Den gule linie viser en eventuel retlinet bogføringsmæssig afskrivning. Det ses, at faktiske værditab udvikler sig væsentligt hurtigere end det bogførte.

5 Figur 3. Eksempel på beregnet udvikling af den samlede værdi af aktiverne (blå linie) på vej nr som en funktion af den løbende vedligeholdelse af vejen (rød linie). Den gule linie viser en retlinet bogføringsmæssig afskrivning af vejen uden hensyntagen til den faktiske værdiforøgelse, der opnås ved at vedligeholde vejen. Figuren viser derfor også, at åbningsbalancen (egenkapitalen) løbende bør opskrives, når der er gennemført væsentlige vedligeholdelsesopgaver. Figur 4. Figuren viser sammenhængen mellem det nye omkostningsbaserede regnskab (OBR) og Asset Management Systemet (AMS). Systemet leverer den årlige åbningsbalance til regnskabet og beregner også, hvilke vedligeholdelsestiltag, der under hensyntagen til andre forvaltningsområder, er optimale på langt sigt. Systemet er derfor også helt ideelt til besvarelse af hvadnuhvisspørgsmål.

6 5. Afsluttende bemærkninger Øvrige områder i den kommunale forvaltning skal også igennem denne øvelse. Hvis infrastrukturen ikke medtages i OBR, lades vejene mv. i stikken, og hvad værre er, ingen kan se sammenhængen i budget/regnskab mellem vedligeholdelsesindsats og vejkapitalens bevarelse/nedskrivning, hvis den årlige afskrivning ikke kan beregnes via omkostningsregnskabet. Sæby kommune ønsker ikke at komme til at stå i sådan en situation og har derfor taget action på dette område. Sæby kommune og Carl Bro er enige om at søge at udbrede erfaringer fra projektet mest muligt. Dels gennem SAMKOMarbejdet, dels gennem Vejforum, men også gennem andre kanaler. Samtidig opfordres til, at flere kommuner slutter op omkring aktiviteterne for på den måde være med til at sikre, at infrastrukturområdet ikke bliver overset i de processer og udfordringer, som vi alle kommer til at stå overfor i fremtiden.