DUAB-retningslinie nr. 10 til afdelingsbestyrelserne: Afdelingens budget

Transkript

1 Kære afdelingsbestyrelse DUAB-retningslinie nr. 10 til afdelingsbestyrelserne: Afdelingens budget Hellerup DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne forklarer, hvordan afdelingens budget fungerer, hvordan det bliver lavet og hvordan afdelingsbestyrelsen kan bruge budgettet til at få indflydelse på, hvordan afdelingen fungerer. Retningslinierne her er nr. 10 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen (gan@ungesboligservice.dk). Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den

2 Overskrifter: 1. Hvad er afdelingens budget? 2. Hvilke regler gælder for budgettet? 3. Hvad kan budgettet bruges til? 4. Sådan laves budgettet skridt for skridt 5. Hvilke dele af budgettet kan I få indflydelse på? 6. Henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelser et vigtigt redskab i afdelingens langtidsplanlægning 7. Kom med jeres forslag i så god tid som muligt 8. Hvem kan svare på spørgsmål om budgettet? 1. Hvad er afdelingens budget? Afdelingens budget bestemmer, hvordan beboernes husleje og afdelingens andre indtægter skal bruges for at få afdelingen til at fungere. Budgettet skal også sørge for, at der er balance mellem afdelingens indtægter og udgifter, det vil sige at afdelingen har indtægter nok til at betale alle de planlagte udgifter. I lovgivnings-sprog hedder det balanceleje. Det betyder, at afdelingen ikke må lave et budget med et planlagt overskud eller underskud på bundlinjen. Hvis sidste års regnskab viser, at der alligevel blev underskud på bundlinjen, skal man i det næste budget gå i gang med at få afviklet underskuddet. Budgettet er sat sammen af en række forskellige kontoposter med hver deres nummer. Hver kontopost dækker en særlig slags indtægter eller udgifter. Afdelingens budget laves og godkendes for et år ad gangen, men nogen af posterne i budgettet rækker mange år frem i tiden. Afdelingen skal fx spare op til at få løst opgaver, man ved skal laves om 5, 10 eller 25 år. Den slags opsparinger kaldes henlæggelser. Da huslejen fra afdelingens beboere er afdelingens vigtigste indtægt, er det størrelsen af udgifterne i budgettet, der bestemmer hvor meget afdelingens beboere skal betale i husleje. 2. Hvilke regler gælder for budgettet? Lovgivningen fastsætter en række regler for, hvad afdelingens budget skal bruges til og hvordan det skal vedtages. Ifølge Lov om almene boliger skal afdelingen være økonomisk uafhængig af andre afdelinger og af boligselskabet. Derfor skal de penge, der opkræves af afdelingens beboere, kunne dække udgifterne til at drive afdelingen 1. Undtagelsen er lejetab - de manglende indtægter, der skyldes at man ikke kan leje boliger ud som i fremtiden skal dækkes af boligselskabet i stedet for af den enkelte afdeling. 1 Lov om almene boliger 16 og 45. 2

3 Loven fastlægger, at DUAB som boligselskab skal sikre, at hver afdeling drives på en forsvarlig og fornuftig måde, så beboerne og afdelingerne får den bedst mulige service for de penge, vi betaler til UngesBoligService.dk 2. Loven fastlægger også, at der skal spares penge sammen i budgettet til at dække de planlagte udgifter til at forny afdelingens tekniske installationer (el, vand, varme, afløb osv.) og holde bygningerne i stand 3. Denne opsparing er det, der i budgettet hedder henlæggelser. Lov om leje af almene boliger beskriver mere detaljeret nogle af de grundlæggende ting, afdelingen er forpligtet til at bruge penge på 4 : Afdelingens ejendomme og boliger skal holdes forsvarligt ved lige; det vil sige at vi ikke må lade dem forfalde. Alle indretninger i ejendommen, herunder til afløb og til forsyning med elektricitet, gas, vand og varme, skal holdes i god og brugbar stand. Afdelingen skal sørge for, at ejendommen og de veje, der giver adgang til ejendommen, holdes rene og er ordentligt belyst, så man også kan komme til og fra, når det ikke er lyst. Afdelingen skal sørge for rengøring af dens fortove, gårde, fælles opholdsarealer og andre fælles indretninger. Det er også fastsat i lovgivningen, at afdelingens budget først skal godkendes af afdelingsbestyrelsen og derefter af beboerne på et afdelingsmøde eller ved en urafstemning 5. Det skyldes, at det er en grundlæggende del af beboerdemokratiet, at beboerne og deres repræsentanter har afgørende indflydelse på, hvordan pengene fra deres husleje bliver brugt til at drive afdelingen på den bedst mulige måde. Alle beboere i afdelingen skal have budgettet senest en uge før afdelingsmødet 6. Ifølge DUAB s vedtægter skal det afdelingsmøde, der godkender budgettet for det kommende år, afholdes hvert år senest i september 7. DUAB s organisationsbestyrelse sidder med det overordnede ansvar for, at afdelingernes budgetter lever op til reglerne 8. I sidste ende er det den kommune, hvor DUAB har sin hovedadresse Københavns Kommune der skal holde øje med, at DUAB overholder reglerne Hvad kan budgettet bruges til? Hvis man ved, hvordan man skal bruge det, er afdelingens budget et af de vigtigste redskaber til at sikre: At afdelingens beboere kan få reel indflydelse på, hvad deres husleje bruges til, og hvordan afdelingen fungerer, så den er et godt sted at bo. 2 Lov om almene boliger 7. 3 Lov om almene boliger Lov om leje af almene boliger Lov om almene boliger 35-36; DUAB s vedtægter 12 stk. 2 og 13 stk. 1 og 2. 6 DUAB s vedtægter DUAB s vedtægter DUAB s vedtægter Lov om almene boliger

4 At afdelingsbestyrelsen kan sørge for, at beboernes ønsker og beslutninger bliver gennemført på den bedst mulige måde. At DUAB s organisationsbestyrelse kan få en klar forståelse af, hvordan økonomien hænger sammen i den enkelte afdeling. Når organisationsbestyrelsen kender alle afdelingernes budgetter, kan de også tage stilling til, hvordan hele DUAB s økonomi ser ud og hvilke ting, der fx kan gøres for at give afdelingerne en bedre økonomi eller få dem til at fungere godt. At UngesBoligService.dk ved, hvor mange penge afdelingen har sat af til de forskellige opgaver, som UngesBoligService.dk skal løse for afdelingen - herunder i hvilken rækkefølge opgaverne skal løses (det vil sige hvornår der er henlagt nok penge til at betale for at få opgaverne løst). Som afdelingsbestyrelse skal I kende de vigtigste informationer om, hvordan budgettet bliver lavet og hvornår de vigtige beslutninger om budgettet bliver truffet. Hvis I handler ud fra den viden, kan I få indflydelse på hvordan afdelingens penge bruges, så de bliver til mest mulig gavn for jeres beboere. Her er nogle eksempler på spørgsmål, som I kan få indflydelse på ved at være med til at diskutere og beslutte, hvad der skal stå i afdelingens budget: Hvad kan vi gøre for at undgå, at huslejen bliver så høj, at det giver os problemer med at udleje boliger i afdelingen? Hvad er vigtigst at få gjort først? Skal vi først have udskiftet vaskemaskinerne i fællesvaskeriet eller have lagt nye fliser på stierne omkring afdelingen? Hvor længe vil vi vente med at få løst opgaver? Skal vaskemaskinerne udskiftes om 5, 7 eller 10 år? Hvordan sørger vi for, at det kan ses på den enkelte beboers husleje, om de opfører sig økonomisk fornuftigt, fx ved at spare på energi og vand eller ved at rydde op efter sig? Hvor mange penge skal der sættes af til afdelingsbestyrelsens arbejde og til fælles aktiviteter for beboerne? I næste afsnit kigger vi nærmere på hvordan budgettet bliver lavet. 4. Sådan laves budgettet skridt for skridt Indholdet i det årlige budget kommer forskellige steder fra. Lovgivningen bestemmer i vidt omfang hvordan budgetter og regnskaber i almene boligselskaber skal se ud, fordi der er offentlige penge involveret i at bygge almene boliger og garantere for deres økonomi. Lovgivningen sætter ret detaljerede rammer for, hvordan vores budgetter skal se ud og hvad der skal tages med i dem. Nogen ting, som fx hvor meget afdelingen skal betale af på sine lån og hvor meget man skal betale i afgifter for brug af fx vand, varme og el, er bestemt i forvejen af andre end os selv. 4

5 De dele af budgettet, der består af henlæggelser, strækker sig over mange år (og dermed mange budgetter), fordi det tager lang tid at spare penge sammen til større udgifter, fx nye vaskemaskiner, istandsættelse af fælleslokalet osv. Det er bestemt af lovgivningen, at vi skal lave henlæggelser, så vi kan holde afdelingen i forsvarlig stand men den detaljerede planlægning af, præcist hvor meget der skal henlægges til hvad og hvornår, er vi selv med til at bestemme. Når der først er lagt en langsigtet plan for, hvordan henlæggelserne skal udvikle sig det der kaldes en 10-års-plan - skal der til gengæld meget til, før man i det enkelte budget går ind og ændrer i hvad der er planlagt til henlæggelser. Så med mindre man beslutter at ændre i 10- års-planen, går udgifterne til henlæggelser typisk nogenlunde uændret videre fra budget til budget, indtil det år hvor de bliver brugt som planlagt og så starter afdelingen typisk forfra med at spare op igen til næste gang, den samme ting skal udskiftes eller sættes i stand. Henlæggelserne kigger vi nærmere på i et senere afsnit. Endelig bygger mange af tallene i budgettet på, hvad man har lært fra tidligere år og hvad man forventer der vil ske i fremtiden. I regnskaberne fra tidligere år kan man se, hvilke indtægter og udgifter man i virkeligheden endte med at have, og sammenligne dem med hvad man havde regnet med i budgetterne. Det giver UngesBoligService.dk og afdelingen et realistisk grundlag for at beslutte, hvordan man mener afdelingens udgifter og indtægter vil udvikle sig i det kommende år. Det starter i foråret, når regnskabs-tallene bliver kendt UngesBoligService.dk begynder for alvor at tænke over, hvad der skal stå i næste års budgetter, når de laver afdelingernes regnskaber i årets første måneder. Det er nemlig først når regnskabstallene fra sidste år viser os, hvilke indtægter og udgifter afdelingen samlet har haft, at vi kan sige noget sikkert om, hvad vi kan forvente der skal være i budgettet for næste år. Brug markvandringen til at få indflydelse For afdelingsbestyrelsen starter arbejdet med afdelingens budget normalt med markvandringen i april-maj-juni. Formålet med markvandringen er, at medlemmer af afdelingsbestyrelsen sammen med ejendomsinspektøren og UngesBoligService.dk gennemgår alle afdelingens bygninger og udenomsarealer for at fastlægge, hvilke større og mindre vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, der er behov for at få lavet og hvornår de skal gennemføres. Større vedligeholdelses- og fornyelsesopgaver kan fx være at få malet døre og vinduer eller få renoveret badeværelser og køkkener. Hvis afdelingsbestyrelsen ikke kan deltage i markvandringen, kan I aftale et møde kort efter med ejendomsinspektøren og/eller projektlederen i UngesBoligService.dk, hvor I får præsenteret hvad der kom ud af markvandringen. Så kender I de forslag, der vil blive arbejdet med i budgettet og I har tid til at kommentere forslagene eller stille jeres egne forslag, inden udkastet til budgettet er lavet færdigt. Fra markvandring til budget-forslag På grundlag af det, der er blevet aftalt på markvandringen, laver projektlederen i UngesBoligService.dk en vurdering af, hvad det koster at gennemføre de planlagte vedligeholdelses- og fornyelsesopgaver. Det gælder også de forslag, som kommer fra afdelingsbestyrelsen. 5

6 Når projektlederens vurdering ligger klar, laver regnskabsafdelingen i UngesBoligService.dk et samlet forslag til budget, som også fastlægger, hvordan afdelingen kan opspare de henlæggelser, der skal til for at afdelingen kan betale for at får løst opgaverne. Budgettet skal først godkendes af afdelingsbestyrelsen Dette forslag til budget skal først godkendes af afdelingsbestyrelsen, før det sendes videre til endelig godkendelse på afdelingsmødet. I forbindelse med, at afdelingsbestyrelsen behandler forslaget til budget, har I mulighed for at stille spørgsmål om de enkelte dele af budgettet og komme med jeres egne forslag til, hvad I gerne vil have med. Det betyder også, at UngesBoligService.dk kan hjælpe jer ved fx at deltage i møderne, hvor afdelingsbestyrelsen behandler budgettet, ved at regne på konsekvenserne af jeres spørgsmål eller forslag, eller ved at hjælpe med at finde konkrete løsninger på de ting, I gerne vil have gennemført. Brug gamle regnskaber og budgetter til at forstå afdelingens økonomi Hvis I vil forstå hvorfor jeres budget ser ud som det gør, er det en god ide at kende afdelingens økonomi et par år tilbage. Det kan I læse ud af afdelingens regnskaber og budgetter for tidligere år, som I altid kan finde på den del af NetService (UngesBoligService.dk s internet-service til beboere og afdelinger), som er rettet særligt mod jeres afdelingsbestyrelse. Hvis I ikke ved, hvordan I får adgang til afdelingsbestyrelsens del af NetService, så kontakt Annelise Egholm på aeg@ungesboligservice.dk eller tlf I kan også få UngesBoligService.dk eller ejendomsinspektøren til at hjælpe jer med at læse regnskaber og budgetter fra tidligere år, så I også kan få at vide, hvilke tidligere diskussioner og beslutninger der gemmer sig bag de tørre tal. Den endelige godkendelse af budgettet sker på afdelingsmødet Når afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet, skal der indkaldes til afdelingsmøde med mindst 4 ugers varsel. Dette afdelingsmøde, hvor beboerne endeligt skal godkende budgettet, skal holdes inden udgangen af september. Beboerne skal have forslaget til budget senest en uge før mødet, så de har tid til at sætte sig ind i det. Hvis et budget medfører, at huslejen kommer til at stige for afdelingens beboere, skal UngesBoligService.dk sende alle afdelingens beboere en skriftlig varsling af huslejestigningen inden udgangen af september. Beboerne kan ikke forhindre huslejestigningen ved at gøre indsigelser, når de modtager varslingen (med mindre varslingen kommer for sent); vil man have indflydelse på huslejens størrelse, må man deltage i det afdelingsmøde der beslutter budgettet. Ifølge lovgivningen er det afdelingsbestyrelsens ansvar at fremlægge budgettet på afdelingsmødet. I praksis er det normalt UngesBoligService.dk eller ejendomsinspektøren, der fremlægger og forklarer budgettet for beboerne på afdelingsmødet. Men afdelingsbestyrelsen kan også vælge at den selv vil fremlægge diskussionen om budgettet, især hvis afdelingsbestyrelsen har stillet forslag undervejs i arbejdet med budgettet eller har diskuteret ting, som kunne være interessant at vide for beboerne før de beslutter sig for om de vil godkende budgettet. Lovgivningen siger også, at afdelingsmødet om budgettet er der, hvor afdelingsbestyrelsen (igen i praksis sammen med UngesBoligService.dk og ejendomsinspektøren) kan fremlægge overordnede forslag til, hvilke opgaver der skal løses i afdelingen. Det betyder kort sagt, at hvis forslag koster penge, skal beboerne godkende at de er en del af budgettet, før de kan gennemføres men beboerne skal ikke godkende alle detaljerne om, hvordan forslaget så efterfølgende skal føres ud i livet, for det har man afdelingsbestyrelsen til at tage sig af. 6

7 Godkendelse af budgettet ved urafstemning I nogen situationer vælger man også at lade beboerne beslutte budgettet gennem urafstemning. Ifølge DUAB s vedtægter skal afdelingens budget godkendes ved urafstemning blandt afdelingens beboere, hvis det kræves af mindst en fjerdedel af de stemmeberettigede beboere, der er mødt frem på afdelingsmødet. I praksis er det UngesBoligService.dk, der sørger for at gennemføre urafstemningen. Sådan holder man øje med, at budgettet bliver overholdt Når budgettet er vedtaget, skal det sendes til en sidste godkendelse i den kommune, hvor afdelingen ligger. Mindst en gang i kvartalet ser UngesBoligService.dk på, hvordan afdelingens udgifter og indtægter udvikler sig om og de passer med det, der er forventet i budgettet. Hvis det viser sig, at udgifter eller indtægter på væsentlige punkter udvikler sig anderledes, end man havde forestillet sig og især hvis det ser ud til, at der er ved at opstå et underskud af betydning - skal afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk aftale, hvad man gør for at rette op på problemerne. Typisk vil man fx forsøge at begrænse udviklingen af et underskud ved at begrænse den almindelige vedligeholdelse i afdelingen til det akut nødvendige i resten af året. Og i de kommende års budgetter vil man ændre på indtægter og udgifter, så underskuddet kan blive bragt ud af verden og afdelingens budget igen kommer i balance. Lovgivningen stiller krav om, at underskud i afdelingen skal afvikles over højest tre år. Som afdelingsbestyrelse kan I aftale med UngesBoligService.dk, hvor alvorlige afvigelser fra budgettet skal være, før de orienterer jer om det. I kan også aftale med jeres ejendomsinspektør, at han orienterer jer et par gange i løbet af året, hvordan det går med budgettet og at han straks tager fat i jer, hvis der sker væsentlige ændringer i forhold til det, der var forudset. Hvad sker der, hvis man ikke kan blive enige om budgettet? Hvis afdelingen (dvs. beboerne og/eller afdelingsbestyrelsen) ikke kan blive enige med DUAB og UngesBoligService.dk om, hvordan budgettet skal se ud, kan beboerne stemme imod budgettet på afdelingsmødet eller i urafstemningen (alt efter hvilken model man bruger). Normalt vil man bruge mange kræfter fra begge sider for at nå frem til enighed, så det er sjældent at et budget bliver afvist af beboerne. Men hvis det sker, genbruger man det sidste budget der blev vedtaget, hvilket bl.a. betyder at hverken udgifter eller indtægter må stige og huslejen ændrer sig heller ikke. Det betyder også, at man ikke kan tage højde for nye udgifter, som skal afholdes, fx stigende priser på vand, el og varme og på den måde fører det ofte til, at der opstår underskud i afdelingen. Hvis boligselskabet og beboerne i en afdeling ikke kan blive enige om, hvordan afdelingens budget ser ud, er det i sidste ende forvaltningen i den kommune der fører tilsyn med boligselskabet, der beslutter hvad der skal være løsningen på konflikten. 5. Hvilke dele af budgettet kan I få indflydelse på? Budgettet er sat sammen af en række forskellige kontoposter, som hver dækker en særlig slags indtægter eller udgifter. Til hver kontopost har UngesBoligService.dk lavet en kort forklaring på, hvor indtægten eller udgiften kommer fra og hvordan den er beregnet. 7

8 Det kan virke uoverskueligt at sætte sig ind i alle de forskellige poster og sammenhængen mellem dem, hvis man ikke er vant til at læse regnskaber. Derfor er det vigtigt, at I overvejer at bruge muligheden for at få UngesBoligService.dk til at mødes med jer i afdelingsbestyrelsen og forklare hvad der er vigtigt i budgettet, inden I godkender budgettet og fremlægger det til endelig godkendelse på afdelingsmødet i september. I kan også lære mere om budgettet ved at deltage i de møder, UngesBoligService.dk og deres kundeforum UngesBoligForum laver en eller flere gange om året. Alle afdelingsbestyrelser bliver inviteret til at deltage i disse møder og I kan sende så mange deltagere I har lyst til. Alle DUAB s ungdomsbolig-afdelingers budgetter er opbygget på den samme måde, så kontoposter med de samme numre bruges til det samme uanset hvilken afdeling det er. Nedenfor gennemgår vi, hvad de enkelte kontoposter i budgettet bruges til og om den enkelte kontopost er interessant at gå i dybden med for afdelingsbestyrelsen. Hvis der står en glad smiley - - ud for kontoposten, betyder det, at det er noget I kan få en hel del indflydelse på. Hvis der står en sur smiley - - ud for kontoposten, betyder det, at det er noget I ikke kan få ret meget indflydelse på. Udgifter: 105 Nettokapitaludgifter: Pengene går til at tilbagebetale de lån, afdelingen har taget, da den blev bygget og i forbindelse med arbejder, der er så dyre at afdelingen ikke selv kan spare op til dem. Det er den lovgivning, der gjaldt da man optog lånene, der fastsætter hvor meget der skal betales af på dem hvert år. 106 Ejendomsskat: Det er Skat, der vurderer hvor meget afdelingens ejendom er værd og det er kommunen, der bestemmer hvilken promille af ejendomsvurderingen, man skal betale i ejendomsskat. I mange tilfælde spiller denne konto ingen væsentlig rolle, da mange af DUAB s afdelinger er fritaget for at betale den kommunale grundskyld Vandudgifter: Vandafgifterne og prisen på en kubikmeter vand er ikke noget I har indflydelse på. Men I kan gøre noget for at påvirke, hvor meget vand afdelingen bruger og skal betale for. Hvis afdelingens vandforbrug stiger voldsomt, kan I se på, om der kan gøres noget for at sænke forbruget. Hvis I har individuelle vandmålere i hver lejlighed, kan den enkelte beboer se det direkte på sin huslejeopgørelse, hvor meget deres forbrug koster dem og dermed hvor meget de sparer ved at begrænse deres private vandforbrug. Hvis der derimod er fælles vandafregning eller hvis det handler om vandforbruget på de fælles faciliteter, fx vaskeri, fællesrum og udendørsarealer, er der brug for fælles regler, der sørger 8

9 for at vandforbruget ikke løber løbsk. Her kan den enkelte beboer nemlig ikke altid se en direkte sammenhæng mellem hvor mange ressourcer man selv bruger og hvor meget man præcist kommer til at betale, fordi udgiften fordeles ligeligt til alle beboeres husleje fra den fælles konto. Reglerne må gerne være så konkrete og enkle som muligt, så det er let for beboerne at huske dem og følge dem. I kan fx beslutte, at man ikke må lade vandet løbe, når man vasker op i fælleslokalet, men at man i stedet skal fylde vaskebaljen og det kan så enten skrives ind i afdelingens husorden eller i de særlige regler, der hænger i fælleshuset. I kan også foreslå, at der opsættes fx vandbesparende toiletter og vaskemaskiner eller perlatorer på vandhanerne. Brug en gennemgang af ejendommen med jeres ejendomsinspektør til at lave en samlet plan for, hvad der kan gøres for at spare på vandet de forskellige steder. Det er også en god ide at prøve at få beboerne til at komme med deres egne forslag til, hvordan der kan spares på vandet. Hvis de selv har været med til at udvikle reglerne og løsningerne, er der større chance for, at de også vil være med til at overholde reglerne og føre løsningerne ud i livet. 109 Renovation: Det er myndighederne der bestemmer grundafgiften for at hente jeres husholdningsaffald og prisen for en kubikmeter affald. Men ligesom under konto 107 (se ovenfor) skal I holde øje med, om udgifterne stiger voldsomt - og hvis der er brug for det, kan I bruge nogle af de samme ideer til at finde ud af, hvad afdelingen kan gøre for, at beboerne bliver bedre til at rydde op, bruge affaldscontainerne rigtigt osv. Lige som med vandforbruget er der en direkte sammenhæng mellem hvor meget affald afdelingen laver og hvor meget afdelingen ender med at betale i samlet husleje men den enkelte beboer mærker ikke den præcise økonomiske udgift, der følger af deres egne handlinger, fordi det betales over en fælles konto. Derfor bør I overveje, hvordan I kan stille den enkelte beboer til ansvar, hvis de bryder reglerne tag en snak med ejendomsinspektøren om, hvad der kan lade sig gøre. 110 Forsikringer: Lovgivningen siger at afdelingen skal have forsikringer, som dækker skader på bygningerne og på dem, der er ansat i afdelingen (ejendomsinspektøren og ejendomsfunktionærerne). Nogen afdelinger har også valgt at have forsikringer på fx udstyr i fælleslokalet. Det er teknisk kompliceret at finde de bedste forsikringer, så det har DUAB s organisationsbestyrelse besluttet at overlade til UngesBoligService.dk. Når DUAB samlet køber forsikringer for alle vores afdelinger, kan vi desuden få en bedre forsikring, end hvis hver enkelt afdeling skulle forhandle om det hver for sig. Vi kan ikke gøre noget ved, at fx ejendomsforsikringer generelt er blevet dyrere i de seneste år. Men da forsikringsselskaberne er begyndt at sætte prisen op efter, hvor mange sager de skal dække, kan I i afdelingen overveje, hvad I kan gøre for at få antallet af skader længst muligt ned, hvis I har mange skader i afdelingen. Det kan fx være ved at stramme husordenens regler for brug af de fælles faciliteter eller for tung trafik på afdelingens arealer. HUSK at afdelingens forsikringer IKKE dækker beboernes private indbo. Det skal hver enkelt beboer selv forsikre. 9

10 111 Energiudgifter: Her gælder grundlæggende det samme som under konto 107 (se ovenfor). 112 Administrationshonorar: Udgifterne her går til at betale UngesBoligService.dk for at administrere afdelingen samt til at betale en andel af det, det koster at drive DUAB som samlet boligselskab. Administrationshonorarets størrelse er aftalt centralt mellem DUAB s organisationsbestyrelse og UngesBoligService.dk, så det kan den enkelte afdeling ikke ændre på. Men afdelingen kan beslutte at købe ekstra ydelser hos UngesBoligservice.dk, hvis der er behov for det. Det kan fx være, hvis afdelingen i forbindelse med forberedelsen af en renoveringssag har brug for mere teknisk bistand end normalt fra projektlederen i UngesBoligService.dk. 114 Renholdelse: Kontoen dækker bl.a. løn til ejendomsinspektøren og andet personale og udgifter til ejendomskontor, skadedyrsbekæmpelse, snerydning, trappevask og rengøring i fællesarealer. Som afdelingsbestyrelse kan I forhandle med UngesBoligService.dk om, hvad og hvor meget ejendomsinspektøren og andre ansatte skal lave for afdelingen og dermed hvor meget I skal betale til deres løn. Lige som i konto 107 (se ovenfor) kan I kigge på, om der kan gøres noget for at ændre beboernes adfærd, så der ikke skal bruges så mange timer og kræfter på oprydning i fællesarealerne, reparationer af hærværk og misligholdelser osv. Hvis I sammen med beboerne kan nedbringe udgifterne til den slags ting, bliver der råd til at ejendomsinspektøren og andre ansatte kan koncentrere sig om andre opgaver til gavn for afdelingen. 115 Almindelig vedligeholdelse: Denne konto dækker alle de almindelige vedligeholdelsesopgaver, der ikke er lagt ind under afdelingens 10-års-plan for henlæggelser. Lige som under konto 114 (se ovenfor) kan I kigge på, om beboernes adfærd kan ændres, så der bliver mindst muligt slid på afdelingens udstyr og bygninger og dermed længere imellem at tingene skal udskiftes. Men da det også er denne konto, der skal rumme de ting, man ikke har kunnet forudse skulle ordnes i løbet af året, er der grænser for hvor meget man kan skære ned på posten for jo mindre man sætter til side til posten, des større chance er der for, at man i sidste ende må overskride budgettet, fordi der sker uforudsete ting der ikke kan vente med at blive ordnet. 116 Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser: Denne konto viser, hvilke af afdelingens henlæggelser, man forventer at bruge i det år, budgettet dækker. Du kan sammenligne denne konto med en privat budgetkonto. I hvert budget henlægger (dvs. opsparer) afdelingen et fast beløb til de faste udgifter, vi ved afdelingen på et givet tidspunkt 10

11 skal betale og når afdelingen så et år skal betale nogle af disse faste udgifter, fx at få nye vinduesrammer eller nye vaskemaskiner i vaskeriet, bliver de opført som konkrete udgifter på konto 116. På den måde kan I altid se, hvilke af de opgaver, der er planlagt for lang tid siden (dvs. dem man sparer op til gennem henlæggelserne), man forventer at lave i det år der dækkes af budgettet. Det betyder også, at hvis I på markvandringen er blevet enige om, at I ikke som planlagt kan vente to år med at få nye vaskemaskiner, men vil have dem allerede næste år, så skal udgifterne til at købe de nye vaskemaskiner med på konto 116 i næste års budget. På samme måde skal en udgift udskydes til konto 116 i et senere budget, hvis I på markvandringen beslutter at vente et eller flere år længere end planlagt med at gennemføre en opgave. Hvis en planlagt opgave helt bliver slettet fra 10-års-planen, skal den naturligvis heller ikke optræde som udgift på konto 116. Hvis I vil se, hvad afdelingen samlet sparer op (henlægger) hvert år til denne slags udgifter, skal I kigge på konto Istandsættelse ved fraflytning og B-ordning: Her kan man se, hvor stor en del af det, afdelingens beboere har sparet op (henlagt) til istandsættelse af lejligheder, man forventer at bruge i det år, budgettet dækker. Hvis I vil se, hvad afdelingen samlet sparer op (henlægger) hvert år til denne udgift, skal I kigge på konto 122. Over tid skal der være en rimelig sammenhæng mellem, hvad man sparer op til istandsættelse og hvad man bruger. Derfor er det en god ide, at I en gang om året taler med jeres ejendomsinspektør, om I generelt er tilfredse med prisen og arbejdskvaliteten hos de håndværkere, afdelingen bruger til at istandsætte lejligheder. 118 Drift af særlige aktiviteter: Denne konto dækker årets udgifter til fælles faciliteter som vaskeri, internet- og telefonanlæg, fælleshus osv. Jo bedre beboerne behandler de fælles faciliteter, des mindre omkostninger er der til vedligeholdelse og dermed koster det den enkelte beboer mindre i husleje. Beboerne synes normalt, at det er vigtigt at de fælles faciliteter fungerer godt. Hvis afdelingsbestyrelsen gerne vil skabe de bedst mulige rammer for fællesskab i afdelingen, er det en god ide at se på, hvordan I prioriterer midlerne på denne konto. Fordelingen af udgifterne på denne konto kan også give et godt grundlag for at diskutere, hvor meget brugerbetaling der eventuelt skal være: hvad skal det fx koste, når en beboer lejer fælleshuset til en privat fest, hvis det skal stå i et rimeligt forhold til de udgifter, der er ved at holde fælleshuset i stand og betale for forbruget af el, vand og varme? 119 Diverse udgifter: Denne konto er interessant for beboerne og afdelingsbestyrelsen, fordi det er her, der sættes midler af til at lave beboerdemokrati og fælles aktiviteter, fx i form af afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Det er vigtigt at sørge for, at der er midler både til at give afdelingsbestyrelsen gode arbejdsvilkår. 11

12 I mange afdelinger sætter man også midler af på kontoen til at lave aktiviteter, der skaber fællesskab for beboerne (fx sommerfester, julestue eller lignende). I skal være opmærksomme på, at hvis ikke I bruger alle de midler, der er sat af på kontoen i løbet af året, kan I ikke overføre de ubrugte midler til næste års budget. Derfor er det en god ide, at afdelingsbestyrelsen laver sit eget budget over, hvilke konkrete udgifter man regner med at have i løbet af året, så man har en temmelig præcis forestilling om, hvad der skal sættes af på denne konto Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser: Det er på denne konto, at afdelingen år for år sparer op til de udgifter, afdelingen skal afholde på de tidspunkter, som er fastlagt i den samlede 10-års-plan for afdelingens henlæggelser. Det er de penge, der bliver opsparet på denne konto, der dækker de konkrete udgifter på konto 106 og man kan se udgift for udgift, hvor meget afdelingen sparer op om året for at kunne dække udgifterne, når de forskellige opgaver skal løses i fremtiden. Der er grænser for hvor meget man kan ændre på udgifterne i denne konto: så længe en planlagt udgift står i 10-års-planen, er afdelingen forpligtet til år for år at spare op, så der er penge til at betale udgiften. UngesBoligService.dk sørger for, at priserne er undersøgt, så vi ved hvad den enkelte udgift (fx udskiftning af vinduesrammer eller vaskemaskiner) omtrent kommer til at koste. Men hvis I på den årlige markvandring (se konto 116 ovenfor) beslutter at fremrykke eller udsætte nogen af opgaverne i 10-års-planen, kan det betyde ændringer i de beløb, afdelingen skal spare op under konto /122 Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytninger/istandsættelse: På denne konto sparer afdelingen op til at kunne betale de udgifter der ligger under konto 117 (se ovenfor). Det er derfor beregningen af, hvad man realistisk tror man kommer til at betale til istandsættelse i løbet af året, der afgør hvor mange penge man skal spare op her. Denne beregning, som afgør hvor meget man som beboer skal betale til denne konto, laves bl.a. ud fra hvad forbruget på konto 117 har været gennem de sidste år Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytninger: Afdelingen skal spare op, så man kan dække huslejetabet, hvis man ikke kan få en fraflyttet beboer til at dække de ekstra udgifter ved at istandsætte en misligholdt lejlighed (fx hvis fraflytteren ingen penge har at betale i erstatning). Der er stor forskel på, hvor stort et problem det er i dag i den enkelte afdeling. De konkrete udgifter, som bliver dækket fra denne opsparing, kan ses på konto 129 og konto 130 (se nedenfor). Tidligere har den enkelte afdeling også selv skulle dække det huslejetab, der kommer hvis man i perioder har lejligheder, man ikke kan få lejet ud. I 2007 blev der imidlertid vedtaget en ny lovgivning, som betyder, at DUAB som samlet selskab skal dække denne del af afdelingernes huslejetab. Det betyder i sidste ende, at udgifterne til den slags huslejetab fordeles mere solidarisk mellem afdelingerne, fordi DUAB afkræver alle afdelinger et bidrag til at dække udgiften. 12

13 125 Afvikling af lån til forbedringsarbejder: Her betaler afdelingen af på lån, den har taget tidligere for at kunne lave forbedringer. Det kan fx være, at man har lånt penge til at nyt telefon- og internet-anlæg, som så skal betales af over de næste 10 år og derfor er afdelingen bundet til at betale det fastlagte afdrag, indtil lånet er betalt tilbage. 126 Afskrivning af lån af egne midler til forbedringsarbejder: I praksis fungerer det lige som konto 125 (se ovenfor), bortset fra at afdelingen har lånt pengene af sig selv i stedet for at låne dem ude i byen. 129 Tab ved lejeledighed: Hvis afdelingen taber huslejeindtægter, fordi der er lejligheder der står ledige, optræder udgiften her (se også konto 123 ovenfor). Hvis en afdeling gennem længere tid har alvorlige problemer med at lejligheder står ledige, skal DUAB s organisationsbestyrelse tage ansvaret for, at der bliver gjort noget ved problemet og i den forbindelse vil afdelingsbestyrelsen også blive spurgt, om den har ideer til hvad der kan gøres. 130 Tab ved fraflytninger: Hvis vi ikke gennem forlig eller gennem retssystemet kan indkassere penge til lejlighedsistandsættelse fra fraflyttende beboere, som har misligholdt deres lejlighed, skal afdelingen selv dække udgifterne til istandsættelse. I praksis er det desværre svært at forebygge at man ender i den slags situationer, fordi der er stramme grænser for, hvor meget afdelingen, DUAB og UngesBoligService.dk kan blande sig i hvordan den enkelte beboer behandler sit eget hjem, når først de er flyttet ind. Det er først når de flytter ud og vi kan se, at de har misligholdt lejligheden, at vi kan gøre noget. 132 Driftstabslån og driftsstøttelån: Hvis afdelingen har haft eller har en skrøbelig økonomi, kan staten eller kommunen give et lån, der skal gøre afdelingens økonomi mere stabil. Når afdelingens økonomi engang er blevet bedre, skal lånene betales tilbage og det er afdrag på den slags lån, der optræder her. 133 Afvikling af underskud: Selv om vi laver afdelingens budget ud fra princippet om balanceleje at afdelingens udgifter og indtægter skal være lige store, så der ikke bliver underskud kan der ske uforudsete ting i løbet af året, som gør at der bliver underskud, enten fordi udgifterne bliver større eller indtægterne mindre end beregnet. Lovgivningen kræver, at den slags underskud skal afvikles over tre år, med mindre kommunen har givet dispensation til, at underskuddet afvikles over en længere periode op til 7 år. Det er afdelingens afdrag på den slags underskud, der betales over denne konto. 134 Ekstraordinære udgifter: Hvis der er opstået udgifter sidste år, som ikke var medregnet i det års budget, kan man se dem på denne konto. 13

14 Indtægter: 201 huslejeindtægter: DUAB og den enkelte afdeling skal ikke tjene penge på beboernes bekostning. Derfor opkræves der kun den samlede husleje fra beboerne, som skal sørge for at der er balance mellem afdelingens udgifter og indtægter. Hvor stor den samlede husleje skal være afgøres derfor først og fremmest af, hvilke beslutninger der er truffet, når man har fastlagt alle de udgiftsposter, der er gennemgået ovenfor og dernæst af, om der er andre slags indtægter i afdelingen, som også er med til at dække udgifterne (se nedenfor). Når alle udgifterne er fastlagt og man har trukket andre slags indtægter fra, ved man hvor meget der skal betales i husleje, for at budgettet balancerer. 202 Renteindtægter: I løbet af året løber der mange penge igennem en afdelings økonomi. De penge, en afdeling på et givet tidspunkt har til rådighed (likviditeten), står på en konto en slags bankbeholdning - i DUAB. Hver afdeling har sin egen konto hos DUAB, som samlet sørger for, at disse penge bliver investeret på en forsvarlig måde. De renter, der kommer ud af at DUAB har investeret afdelingernes penge, går tilbage til afdelingerne og dermed er de en indtægt, som indgår i afdelingens budget. DUAB tager dog en del af afdelingernes renteindtægter til at dække selskabets samlede udgifter, fx dækning af huslejetab i afdelingerne. Hvordan DUAB og afdelingernes penge skal anbringes for at få den bedst mulige forrentning afgøres efter aftale med DUAB af UngesBoligService.dk, fordi det kræver professionel indsigt. 203 Ordinære indtægter: Her sammenregner man de indtægter, afdelingen regner med at have fra fx fællesvaskeri, festlokale og telefon- og internetanlæg. Afdelingsbestyrelsen kan stille forslag til afdelingsmødet om, hvor meget den enkelte beboer skal betale for at bruge de forskellige ting hvor meget det skal koste at vaske tøj, bruge fælleslokalet til private fester osv. På den måde kan I være med til at bestemme, hvor store indtægterne skal være under denne konto. 204 Driftssikring: Hvis afdelingen har svært ved at tilbagebetale lån fra stat eller kommune (se konto 132 ovenfor) eller hvis afdelingen har store udlejnings-vanskeligheder, kan kommunen, staten eller Landsbyggefonden vælge at give afdelingen driftsstøtte for at afhjælpe afdelingens problemer. Hvis afdelingen får driftsstøtte, kan man under denne konto se, hvor meget man modtager i løbet af budgetåret. 14

15 206 Ekstraordinære indtægter: Hvis afdelingen har været så heldig, at der året før er kommet indtægter, som man ikke havde regnet med i budgettet, optræder de på denne konto. Det er imidlertid meget sjældent, den slags ekstraindtægter optræder. 6. Henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelser et vigtigt redskab i afdelingens langtidsplanlægning I dette afsnit vil vi se lidt grundigere på, hvad man som afdelingsbestyrelse kan lære om afdelingens langsigtede planer ved at kigge på budgettets konto 120, hvor vi finder afdelingens hensættelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Men først skal det slås fast, hvorfor det er vigtigt, at I som afdelingsbestyrelse forholder jer til hensættelserne og den langsigtede planlægning, der ligger bag dem. Afdelingsbestyrelsens ansvar for afdelingens langtidsplaner Som afdelingsbestyrelse har I et medansvar for, at de store værdier, der er bundet i afdelingens bygninger og installationer (fx til forsyning af el, varme og vand), ikke går tabt på grund af manglende vedligeholdelse og fornyelse. Hvis afdelingen også om mange år skal være et godt sted at bo for kommende beboere og stadig skal have en sund økonomi, skal der derfor hele tiden være en langtidsplanlægning, der sørger for at der bliver henlagt (opsparet) penge nok i afdelingen til at dække de fremtidige behov for vedligeholdelse og fornyelse. På den måde repræsenterer I som afdelingsbestyrelse de fremtidige beboeres interesser. Men samtidig skal I repræsentere de nuværende beboeres interesser. For at kunne gøre begge dele ordentligt, er det vigtigt at I sammen med UngesBoligService.dk - er med til at finde en fornuftig balance mellem 1) at hensætte penge til at betale for fremtidig vedligeholdelse og forbedringer, 2) at bruge penge nu og i den nærmeste fremtid på vedligeholdelse og forbedringer, som kommer de nuværende beboere til gode og 3) at holde igen på udgifterne, så huslejen ikke bliver så høj at man får udlejningsproblemer. Nogen gange kan det være svært for beboerne at gennemskue hvorfor balancen mellem de tre punkter ser ud som den gør. Derfor bør I som afdelingsbestyrelse kunne give jeres beboere en fornuftig forklaring, hvis de spørger hvorfor en væsentlig del af deres husleje skal gå til henlæggelser til udgifter, der først skal afholdes længe efter at de selv er flyttet fra afdelingen især hvis de synes, det sker på bekostning af at bruge pengene på forbedringer her og nu, som de synes er nødvendige. I den situation er det afdelingsbestyrelsen, der skal have overblikket og kunne forklare beboerne, at på samme måde som de har gavn af tidligere beboeres henlæggelser, så må de nuværende beboere også være med til at sørge for, at der er henlæggelser til de næste generationer af beboere. Sammenhængen mellem afdelingens 10-års-plan og de årlige henlæggelser Hvis vi nu vender tilbage til budgettets konto 120, så viser den, hvor meget man i år skal betale for at overholde afdelingens 10-års-plan. I 10-års-planen er det fastlagt, hvilke vedligeholdelses- og fornyelsesopgaver der skal laves i afdelingen og hvornår i fremtiden de skal laves. 15

16 Bagerst i de papirer, der følger med afdelingens budget, kan I finde de skemaer, som udgør 10-års-planen. De kan være ret svære at gennemskue, så det er en god ide, at I får jeres ejendomsinspektør eller UngesBoligService.dk til at gennemgå dem for jer, når I skal behandle budgettet. Her er et eksempel på, hvordan indholdet i en 10-års-plan kan ses på konto 120 i en afdelings budget: Vedligeholdelse Vedligeholdelse er den istandsættelse, der bliver udført for at afdelingens bygninger og dens nuværende tekniske installationer og maskinel fungerer. I år henlægges der til istandsættelse i alt kr. Fornyelser Fornyelser er udgifterne til at genanskaffe nødvendige installationer, inventar og maskinel, når det gamle er så slidt, at det ikke længere kan klares med vedligeholdelse. Installationer m.v. Udskiftn.år Fornyelsespris Levetid Henlæggelse VVS-anlæg, m.v. Brugtvandsanlæg år Rør- og radiatorsystem år Boilerrum år Inventar og udstyr Vaskemaskiner (2 stk.) år 800 Tørretumbler år 400 Køkkenskabe alle boliger år Komfur år 600 Opvaskemaskine år Køleskab år 100 I år henlægges der til fornyelser i alt kr. I alt henlægges der til vedligeholdelse og fornyelser (afrundet til hele tusinde kr.) kr. På vedligeholdelses-delen er der taget en samlet vurdering af, hvor meget det i snit koster om året at reparere og istandsætte de ting, man allerede har. På fornyelses-delen har man derimod skrevet hver enkelt ting for sig, så man kan se: 1) Hvad det er for en ting, der skal spares op til ( Installationer m.v. ) 2) Hvornår man regner med at tingen skal skiftes ud, fordi den man har nu ikke duer længere ( Udskiftn.år ) 3) Hvor meget man regner med at det koster at købe den nye ting ( Fornyelsespris ) 4) Hvor længe tingen forventes at kunne fungere, hvis den bliver vedligeholdt ordentligt og dermed også hvor længe afdelingen har til at spare op til næste udskiftning ( Levetid ) 5) Hvor meget afdelingen skal henlægge (spare op) i budgetåret for at kunne betale fornyelsesprisen i udskiftningsåret. 16

17 Som man kan se af eksemplet, er der forskel på, hvor længe man laver henlæggelser til de forskellige ting. Køleskabet i fælleskøkkenet skal udskiftes hvert tiende år, mens afdelingens rør- og radiatorsystem kan holde 50 år, før der skal ske en større udskiftning. I gennemsnit skal afdelingen hvert år derfor henlægge en tiendedel af købsprisen for et nyt køleskab og en halvtredsindstyvendedel af købsprisen for et nyt rør- og radiatorsystem. I praksis foregår det sådan, at man først laver en samlet beregning af, hvor meget der samlet skal hensættes til alle tingene og så udregner man på det grundlag, hvor meget der skal henlægges hvert år, så udgiften for afdelingen (og dermed hvor meget der skal opkræves i husleje) ikke svinger voldsomt fra år til år, men er nogenlunde det samme. På samme måde kan man også fordele henlæggelserne sådan, at man prøver at tage hensyn til, om afdelingens økonomi er stærkere eller svagere nogle år end andre. Hvis økonomien er stærk et år, har man råd til at gøre henlæggelserne det år større end normalt og så kan man tilsvarende gøre dem mindre de år, hvor afdelingens økonomi ikke har det så godt, bare det samlede henlæggelses-regnskab i sidste ende kommer til at passe. Det er dog en mulighed vi kun sjældent bruger, fordi vi normalt sørger for, at henlæggelsernes størrelse bliver ens fra år til år. Sammenhængen mellem henlæggelsernes størrelse, huslejen og beboernes ønsker Som tommelfingerregel kan man sige, at jo hurtigere afdelingen vil have lavet en fornyelse fx udskiftningen af køleskabet i fælleskøkkenet - des mere skal hver beboer betale i husleje om året for at afdelingen kan nå at spare den nødvendige henlæggelse sammen. Det samme gør sig gældende, hvis afdelingen vil bruge flere penge på vedligeholdelse af de ting, man allerede har. Derfor er spørgsmålet om, hvor store huslejestigninger det er muligt og rimeligt at gennemføre, en af de ting, der afgør, hvor lang tid der skal gå, før man kan gennemføre større vedligeholdelses- og fornyelsesopgaver. Afdelingens beboere og afdelingsbestyrelsen har af samme årsag en klar interesse i at være med til at diskutere og bestemme, hvornår opgaverne skal løses og dermed over hvor mange år afdelingens beboere skal betale til henlæggelserne. Nogle gange er det dyrere at vente Når man som afdelingsbestyrelse er med til at beslutte, hvor mange år der skal gå før en opgave skal løses, skal I være opmærksomme på, at i sidste ende kan det nogle gange blive dyrere, hvis man udskyder en opgave for at undgå huslejestigninger her og nu. Hvis man fx udsætter udskiftningen af de gamle vaskemaskiner i fællesvaskeriet, kan det betyde at man får forhøjede udgifter til el og vand, fordi de gamle maskiner ikke længere fungerer så effektivt som de gjorde før. Den ekstraudgift til el og vand kunne måske have været sparet, hvis man havde købt nye vaskemaskiner, som på grund af en nyere teknologi var i stand til at spare på el- og vandforbruget. Så man skal ikke kun se på hvad det koster her og nu at købe nye vaskemaskiner, men også se på om der er forskel på hvad det på længere sigt koster at bruge de gamle og de nye maskiner. Det er afdelingsbestyrelsens opgave at bidrage til, at afdelingen tager den slags helhedsbetragtninger med i sine overvejelser, så man bruger sin forståelse af konsekvenserne af de forskellige mulige løsninger til at vælge den løsning, der samlet set er mest ansvarlig og fornuftig. 17

18 7. Kom med jeres forslag i så god tid som muligt UngesBoligService.dk skal lave mange afdelings-budgetter på den samme tid af året for at overholde de krav, der er fastlagt i lovgivningen om hvornår budgetterne skal være færdige. Derfor er der nogle perioder i året, hvor vi af erfaring ved, at økonomifolkene i UngesBoligService.dk har meget travlt med at få tingene på plads. I de perioder har de ikke så god tid til at kigge på forslag fra afdelingsbestyrelserne og hjælpe med at regne på hvad de forskellige forslag koster. Jo tættere vi kommer på september, hvor budgetterne skal vedtages, des travlere er der i økonomiafdelingen. Det betyder, at hvis afdelingsbestyrelsen planlægger sit arbejde sådan, at man kan komme med sine forslag på de tidspunkter, hvor der er bedre tid til at arbejde med dem i UngesBoligService.dk, så kan man også forvente at få de bedste resultater ud af sine forslag. Konkret betyder det, at økonomiafdelingen i UngesBoligService.dk gerne vil have jeres forslag og ideer til budgettet hurtigst muligt efter, at den årlige markvandring i afdelingen har været afholdt i slutningen af foråret. Hvis jeres forslag derimod først kommer i august eller senere, er det sværere at nå at behandle dem ordentligt og få dem med i budgettet. Som tommelfingerregel kan man sige, at jo tidligere afdelingsbestyrelsen kommer med sine forslag til budgettet og jo bedre afdelingsbestyrelsen ved, hvordan tingene fungerer hos vores samarbejdspartnere i UngesBoligService.dk, des større muligheder har I for at tilrettelægge jeres eget arbejde sådan, at I kan få mest mulig indflydelse på, hvordan budgettet ender med at se ud. Hvis I har kræfterne til det i afdelingsbestyrelsen, kan vi foreslå, at I allerede begynder at forberede jer på forårets arbejde med næste budget, kort efter at afdelingsmødet har vedtaget budgettet i september. I kan starte med at holde et møde med ejendomsinspektøren i oktober eller november, hvor I sammen kigger på, hvilke ønsker der ikke kom med i det budget, der blev vedtaget i september, og hvilke forslag I gerne vil have med i det næste budget. Hvis I på mødet kommer frem til nogle spørgsmål eller forslag, kan I sende dem til UngesBoligService.dk inden årets udgang. Så har de bedre tid til at arbejde med jeres forslag, inden det hårde arbejde med at lave alle afdelingernes regnskaber og forslag til nye budgetter for alvor starter i det nye års første måneder. På den måde giver I UngesBoligService.dk bedre muligheder for give jer et ordentligt svar på jeres forslag. Og samtidig er I godt forberedte på at samarbejde med dem, når forslaget til budget for jeres afdeling skal laves hen over foråret. 8. Hvem kan svare på spørgsmål om budgettet? Jeres ejendomsinspektør kan normalt svare på de fleste spørgsmål om afdelingens budget. Ellers er I velkomne til at kontakte Jan Hansen, regnskabschefen i UngesBoligService.dk på tlf. telefon: eller jha@ungesboligservice.dk 18