Sådan får I afdelingsbestyrelsen til at fungere godt

Transkript

1 Kære afdelingsbestyrelse DUAB-retningslinie nr. 8 til afdelingsbestyrelserne: Sådan får I afdelingsbestyrelsen til at fungere godt Hellerup DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne fortæller, hvordan I kan lære mere om arbejdet i afdelingsbestyrelsen og hvad I bør tænke over, hvis I vil skabe et godt samarbejde og gode resultater i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne her er nr. 8 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen, gan@ungesboligservice.dk. Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den 27. februar

2 Overskrifter: 1. Hvor lærer jeg mere om arbejdet i afdelingsbestyrelsen? 2. Ni gode råd til afdelingsbestyrelsen DON T PANIC Vær åbne og ærlige om, hvad I forventer af hinanden Vælg klare mål, som kan nås giv jer selv succes-oplevelser Sørg for at lave klare spilleregler og at alle kender dem Stil spørgsmål også til hvordan I selv gør tingene Evaluer jeres arbejde Se konflikterne i øjnene i stedet for at feje dem ind under gulvtæppet Ros hinanden det har I fortjent! Prøv at få andre beboere med i arbejdet 1. Hvor lærer jeg mere om arbejdet i afdelingsbestyrelsen? Både nye og gamle medlemmer af en afdelingsbestyrelse kan have brug for at lære mere om, hvordan man kan tilrettelægge bestyrelsesarbejdet for at få de bedst mulige resultater. Derfor har vi i DUAB sikret, at alle medlemmer af afdelingsbestyrelserne får tilbud, som kan være med til at gøre dem klogere på afdelingsbestyrelsens muligheder og opgaver. Rundt omkring i DUAB, UngesBoligService.dk og de andre afdelingsbestyrelser sidder der folk med værdifulde erfaringer og gode eksempler, I kan bruge i jeres afdelingsbestyrelse. I kan få del i den viden på to måder: 1. I kan kontakte DUAB s organisationsbestyrelse eller UngesBoligService.dk og invitere dem til at komme til et møde i afdelingsbestyrelsen (det er især vigtigt, hvis I er en ny afdelingsbestyrelse) og fortælle om et eller flere emner, I gerne vil vide mere om. Så finder vi en person, der ved noget om det I har brug for. 2. I kan deltage i de møder og kurser, UngesBoligService.dk holder i løbet af året sammen med UngesBoligForum (UBF alle de afdelinger og kollegier, som er kunder hos UngesBoligService.dk). Her får I de klareste og mest præcise beskrivelser af, hvordan I kan løser jeres opgaver som afdelingsbestyrelse - og I møder medlemmer fra andre afdelingsbestyrelser, som I kan udveksle erfaringer og ideer med. Det er gratis for jer at deltage og vores erfaringer viser, at de fleste synes de får lettere ved at klare deres opgaver i afdelingsbestyrelserne, når de har været med. Så hold øje med hvornår invitationen fra UngesBoligService.dk kommer, eller ring og spørg dem, hvornår det sker næste gang - og husk at tilmelde jer. Når de gamle medlemmer af jeres afdelingsbestyrelse stopper, så prøv at sørge for, at de får givet deres viden og erfaringer videre til de nye bestyrelsesmedlemmer. Så undgår de at skulle starte forfra med at lære alting selv og kan i stedet bygge videre på det, de gamle medlemmer har lært. 2

3 2. Ni gode råd til afdelingsbestyrelsen Der gælder mange regler for arbejdet i afdelingsbestyrelsen. Nogen af dem er fastsat i lovgivningen eller DUAB s vedtægter, som gælder for alle afdelingerne, mens andre er fastsat af afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen i den enkelte afdeling. Den slags formelle regler er vigtige, fordi de sikrer, at beboerne og deres repræsentanter fx medlemmerne af afdelingsbestyrelsen får stor indflydelse på, hvad der foregår i deres egen afdeling. Der findes en anden slags regler, som det for det meste ikke giver mening at skrive i en lov eller en vedtægt. Det er den slags regler, der bygger på sund fornuft og de erfaringer, man gør sig i hverdagen, når man skal arbejde sammen i en bestyrelse. De er lige så vigtige som de formelle regler, for hvis ikke afdelingsbestyrelsen har nogle klare ideer om, hvordan man bør behandle hinanden og hvilke mål man sætter for sit arbejde, kommer de formelle regler alligevel ikke til at virke, som det var meningen. Hvordan lige netop jeres afdelingsbestyrelse fungerer, kommer selvfølgelig meget an på, hvilke personer der er med i bestyrelsen og hvordan jeres afdeling er og derfor er det ikke muligt at komme med helt præcise regler, som passer for alle. Men alligevel er der nogle tommelfingerregler, som vi af erfaring ved kan hjælpe bestyrelsesmedlemmer til at samarbejde ordentligt og blive enige om nogle mål for bestyrelsens arbejde, hvis man tænker dem ind i sit daglige arbejde. Vi har udvalgt ni gode råd som inspiration til arbejdet med at få afdelingsbestyrelsen til at fungere bedst muligt. DON T PANIC Som der står på forsiden af den intergalaktiske bestseller Håndbog for vakse galakseblaffere : Don t panic. Uanset hvor svære eller uoverskuelige nogen opgaver kan virke, når man sidder i en afdelingsbestyrelse, så lad være med at gå i panik. Kontakt i stedet nogle af de gamle afdelingsbestyrelsesmedlemmer, hvis de stadig bor i afdelingen, DUAB s organisationsbestyrelse eller UngesBoligService.dk så skal vi nok finde nogle venlige mennesker, der kan hjælpe jer med at få styr på, hvordan opgaven kan løses. Vær åbne og ærlige om, hvad I forventer af hinanden Afdelingsbestyrelsen er et fællesskab, hvor man må hjælpe hinanden og stole på hinanden, når arbejdsopgaverne skal løses. Hvis den tillid og hjælpsomhed skal blive ved med at være der, er det vigtigt at I fra starten taler åbent og ærligt med hinanden om, hvad I gerne vil og hvor mange kræfter I hver især har til arbejdet i afdelingsbestyrelsen. På den måde ved I, hvad I kan forvente af hinanden og I undgår at blive skuffede og sure på hinanden senere, fordi I kommer til at love mere end I kan holde eller stiller for store krav til hinanden. Vælg klare mål, som kan nås giv jer selv succes-oplevelser Sæt jer nogle klare og realistiske mål, hvor I kan se resultaterne, hvis I når målet. I behøver ikke nødvendigvis have mange eller store mål det vigtigste er, at de betyder noget for jer og at de gør en positiv forskel for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen og for livet i afdelingen. Det er ikke kun for at bevare jeres egen lyst til at arbejde i bestyrelsen, at I skal sætte jer mål, der kan give succes-oplevelser. Det kan også hjælpe jer til at vise over for afdelingens beboere, dels at I gør noget nyttigt og dels, at de skal have realistiske forventninger til jer, så de ikke presser jer til at påtage jer flere opgaver end I kan klare. 3

4 Sørg for at lave klare spilleregler og at alle kender dem Lovgivningen og DUAB s vedtægter bestemmer nogle af de opgaver, afdelingsbestyrelsen skal arbejde med. De fleste af disse regler for jeres arbejde er beskrevet og forklaret i DUABretningslinierne til afdelingsbestyrelserne, som alle afdelingsbestyrelsens medlemmer bør kigge igennem. Men det er kun sjældent beskrevet i detaljer, hvordan arbejdet skal foregå, fordi den enkelte afdelingsbestyrelse skal have frihed til selv at finde ud af, hvordan tingene bedst kan gøres hos jer. Derfor er det op til afdelingsbestyrelsen selv at aftale nogle klare spilleregler om, hvordan I vil arbejde og hvem der skal gøre hvad. I DUAB-retningslinie nr. 2 har vi vist, hvordan I kan samle den slags regler i en forretningsorden for afdelingsbestyrelsen. Uanset om I laver en forretningsorden eller finder en anden måde at fastlægge jeres regler, er det vigtigt, at alle i bestyrelsen kender dem. Så når der kommer nye medlemmer af afdelingsbestyrelsen, må I fra starten fortælle dem hvordan reglerne er, så de kan følge dem. Stil spørgsmål også til hvordan I selv gør tingene Selv de bedste regler er kun gode, så længe de fungerer i virkeligheden. Hvis der er regler, I synes er underlige eller ikke fungerer, så spørg DUAB s organisationsbestyrelse eller UngesBoligService.dk om det i stedet for at acceptere at sådan er det bare. Og selv om I på et tidspunkt har lavet nogle gode regler for, hvordan tingene skal foregå i afdelingsbestyrelsen, er det en god idé at I af og til stiller jer selv spørgsmålet, hvorfor I gør tingene på en bestemt måde. Hvis regler ender som sådan har vi altid gjort, kan man let glemme, hvorfor man egentlig lavede reglerne og hvad der skulle komme ud af dem. Evaluer jeres arbejde Det er en god idé, at I af og til fx 2-3 gange om året sætter lidt tid af til at snakke om, hvordan I synes det går i afdelingsbestyrelsen: går det som vi ville, når vi vores mål, og kan vi gøre noget bedre ved at gøre det på en anderledes måde? Den slags evalueringer er nødvendige for at bevare det fælles overblik over, hvordan det går med det samlede arbejde i afdelingsbestyrelsen, så det ikke drukner i alle de mange konkrete opgaver, man typisk hver for sig har travlt med til daglig. Evalueringen giver jer også et godt grundlag for at sætte kursen for, hvad der skal laves i afdelingsbestyrelsen i fremtiden. I kan bruge jeres årlige beretning til afdelingsmødet som en slags evaluering, hvor I fortæller de andre beboere om, hvad I har lært af jeres arbejde siden sidste afdelingsmøde. På den måde deler I jeres viden med de andre beboere og I gør det lettere for dem at forstå, hvilke valg I har truffet i løbet af året og hvorfor. Se konflikterne i øjnene i stedet for at feje dem ind under gulvtæppet Det er helt almindeligt, at man kan blive uenige om ting i en afdelingsbestyrelse. Der er ikke noget galt i at have forskellige meninger og lade dem komme til udtryk. Hvis man prøver at ignorere uenigheder eller fejer dem ind under gulvtæppet i stedet for at indrømme, når man er uenige og diskutere hvorfor, kan det blive til lange trælse konflikter, som trækker al den gode energi ud af bestyrelsesarbejdet. 4

5 Hvis I er i tvivl om, hvordan I løser en konflikt i afdelingsbestyrelsen, så kontakt DUAB s organisationsbestyrelse de har erfaringer, som kan hjælpe jer med at løse konflikten. Og jo før I spørger om hjælp, des større chance er der for at løse konflikten, før den vokser jer over hovedet og bliver uløselig. Ros hinanden det har I fortjent! Husk at bakke hinanden op og rose hinanden, når I gør noget godt eller når en af jeres opgaver lykkes. Når man har travlt med mange ting i hverdagen, kan man let glemme, hvor meget nogle rosende ord kan betyde for de andre bestyrelsesmedlemmers lyst til at arbejde i bestyrelsen og deres opfattelse af sig selv. Vi får ikke penge for arbejdet i afdelingsbestyrelsen så den vigtigste belønning er, at andre viser, at de er glade for den indsats vi gør. Husk at fejre, når noget er lykkedes for jer det har I fortjent! Prøv at få andre beboere med i arbejdet Alting ender med at være surt, hvis man føler man skal gøre alting selv. Så tænk over, hvordan I kan få andre beboere uden for bestyrelsen til at deltage, så I ikke selv hænger på alle opgaverne. Det er ikke altid let at få andre beboere med så det kræver at I tænker over, hvad der skal til for at motivere jeres beboere til at give en hånd med. Er det det sociale fællesskab? Er det mindre opgaver, hvor man kan overskue det man påtager sig og ved, at det får en ende? Er det anerkendelsen og rosen fra de andre beboere og bestyrelsen? Er det, at man kan skrive på sit CV, at man har lavet noget, der ruster en til uddannelsen eller arbejdsmarkedet? Er det muligheden for at lære noget nyt og blive dygtigere til nogen ting? Eller er det oplevelsen af, at man laver noget konkret, der er til gavn for en selv og de andre beboere? En ting, der er sikker, er at det sjældent hjælper på beboernes vilje til at deltage, hvis man kun satser på at give dem dårlig samvittighed. Der skal også være noget andet og positivt, som giver dem lyst til at være med. 5