Forretningsorden for bestyrelsen ved Bagsværd Kostskole og Gymnasium

Transkript

1 Forretningsorden for bestyrelsen ved Bagsværd Kostskole og Gymnasium 1. Rammer for bestyrelsens arbejde a. Bestyrelsen skal varetage Bagsværd Kostskole og Gymnasiums interesser inden for de rammer, der er fastsat af Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder. b. Bestyrelsen skal fastlægge retningslinier for Bagsværd Kostskole og Gymnasiums organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. c. Bestyrelsen varetager skolens overordnede ledelse samt er overordnet ansvarlig for skolens drift, herunder at forvaltningen af de statslige tilskud er i overensstemmelse med reglerne for private gymnasier og frie grundskoler og med skolens vedtægt. Desuden at skolen arbejder med en plan, der til hver en tid sikrer, at skolen er solvent. d. Bestyrelsen fastsætter størrelsen af skolepengene for Grundskolen, Gymnasiet, Kostskolen og SFO. Desuden vil bestyrelsen løbende vurdere den samlede brugerbetalings størrelse. e. Bestyrelsen ansætter og afskediger rektor. f. Bestyrelsen ansætter fastansat personale efter indstilling fra rektor. g. Bestyrelsen evaluerer hvert år rektors arbejde og resultater samt fastsætter aflønning af rektor. Dette foretages under respekt af de til enhver tid gældende regler jf. ovenfor under punkt 1 a. h. Bestyrelsen påser, at skolens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til driften. i. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med skolens drift og sammenholder de realiserede resultater med foreliggende budgetter: drifts-, likviditets-, investerings-, projekt- og andre relevante budgetter. j. Bestyrelsen er ansvarlig for, at der hvert år udarbejdes årsrapport for skolen og for, at årsrapporten gennemgår betryggende revision efter gældende regler, og at revisor vælges af bestyrelsen. Årsrapportens udarbejdelse og revision skal være afsluttet senest 1. april det følgende år. Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive årsrapporten og afgive en erklæring på tro og love om, at de opfylder betingelserne for medlemskab. k. Bestyrelsen påser, at bogføring, formueforvaltning og forretningsgange er tilfredsstillende og kontrolleres på en efter skolens forhold tilfredsstillende måde. Bestyrelsen skal sikre, at den valgte revisor gennemfører denne kontrol, idet det skal tilkendegives, at bestyrelsen normalt ikke selv efterser selskabets bøger eller konstaterer aktivernes tilstedeværelse. Revisor anmodes om at indføre beretning om udførelse af denne kontrolfunktion i revisionsprotokollen, som tilsendes formanden. Formanden skal tilse, at denne revisionsprotokollatet modtages af revisor og distribuerer denne til den samlede bestyrelse og bestyrelsessuppleanten l. Bestyrelsen skal forvalte skolens midler til størst mulig gavn for skolen og skal tage skyldige økonomiske hensyn. Likvide midler skal anbringes i overensstemmelse med bestemmelserne herom i gymnasieloven og må ikke anbringes på konti mv., som andre end skolen har rådighed over jf. 20a, stk. 2 i Bekendtgørelse af lov om friskoler og private grundskoler m.v. m. Bestyrelsen udarbejder bemyndigelser, inden for hvilke rektor kan disponere. Bemyndigelserne vurderes én gang om året af bestyrelsen i forbindelse med første bestyrelsesmøde efter det faste årlige forældrerepræsentantskabsmøde. Side 1 af 5

2 n. Bestyrelsen træffer beslutning om ændring af vedtægterne. Dette tilstræbes at ske i samråd med rektor. o. Hvert år umiddelbart efter det konstituerende bestyrelsesmøde udarbejder bestyrelsen en årsplan, som indeholder de opgaver og emner, bestyrelsen skal arbejde med det kommende år. p. Bestyrelsen fastlægger rammerne for afholdelse af forældrerepræsentantskabsmøder i samarbejde med rektor. Opgavebeskrivelsen er ikke udtømmende. 2. Bestyrelsens konstituering a. Senest 1 måned efter det årlige forældrekredsmøde indkalder formanden den nye skolebestyrelse til et konstituerende møde. b. På det konstituerende møde vælger bestyrelsen 2 eksterne medlemmer til bestyrelsen for en 4-årig periode, der sammen med de 3 forældrevalgte medlemmer valgt for en 3- årig periode udgør bestyrelsen. c. På det konstituerende møde vælger bestyrelsen en formand blandt de valgte medlemmer samt en næstformand blandt alle medlemmer begge ved flertalsvalg: i. Den kandidat er valgt, der opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer dog tilstræbes konsensus i valget. ii. Er der ikke flertal ved første afstemning, foretages ny afstemning. Ved anden afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende får flertal fra de tilstedeværende medlemmer eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. iii. Bringer anden afstemning heller ikke nogen afgørelse er der valg mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer. Ved stemmelighed foretages lodtrækning om placeringen. d. Funktionsperioden for formand og næstformand er max. 3 år. Dog under hensyntagen til hvornår disse kandidater næste gang er på valg. e. Formandens og næstformandens opgaver: f. Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil. g. Den samlede bestyrelse skal påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægt og forretningsorden overholdes. h. I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted. i. På det konstituerende møde vælger bestyrelsen mindst 1 medlem blandt forældrerepræsentanter til et regnskabs- og budgetudvalg. Valgperioden er 1 år. j. Bestyrelsen deltager i et ansættelsesudvalg, når én af lederne for de tre afdelinger skal ansættes (Kostafdelingen, Gymnasiet, Grundskolen) samt den økonomiansvarlige. Bestyrelsen deltager først i de afsluttende interviews, hvor der skal vælges mellem top kandidaterne. k. Suppleanter kan overvære bestyrelsens møder, men har ingen stemmeret. 3. Indkaldelse og dagsorden a. Bestyrelsen beslutter en mødeplan for det kommende bestyrelsesår umiddelbart efter det konstituerende møde. Når mødekalenderen er besluttet, betragtes møderne som indkaldt. Bestyrelsen holder arbejdsmøde en gang om måneden, dog undtagen i maj, juni og juli. I maj måned afholdes et strategiseminar, som er et heldagsmøde. Dagsorden udarbejdes af formanden og rektor. De øvrige bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at Side 2 af 5

3 komme med input til strategiseminaret og skal informere formanden om ønskerne senest 30 dage inden afholdelse. Rektor udsender dagsorden senest 14 dage inden afholdelse af strategiseminaret. Minimum 4 gange årligt indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde. Disse datoer ligger i forlængelse af kvartalsregnskaberne. b. Formanden udarbejder sammen med rektor dagsorden og udsender den til medlemmer og suppleanter sammen med eventuelle bilag senest 7 dage før mødet finder sted. Dagsordenen sendes til medlemmers og suppleanters adresser. c. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: i. Protokoller, herunder underskrift af protokollat fra sidste møde ii. Meddelelser iii. Åbentstående punkter (fremgår indtil løst eller bortfaldet) iv. Økonomi (kvartalsrapport og i mellemliggende måneder kort mundtlig redegørelse for drift, likviditet og øvrige væsentlige økonomiske forhold) v. HR vi. Status på projekter vii. Sponsor og fondsarbejde viii. Status på elementerne i rektors resultatkontrakt ix. Til formidling (forældre og ansatte på BK) x. Eventuelt d. Medlemmer og suppleanter har pligt til at orientere skolen om ændringer i adresseoplysninger. e. Hvis et medlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal det afleveres til formanden senest 10 dage inden mødet. f. Ved mødets begyndelse kan der ekstraordinært optages punkter på dagsordenen, hvis bestyrelsen er enig heri. g. Der kan indkaldes til ekstraordinært møde, hvis formanden, rektor eller mindst 2 medlemmer af bestyrelsen ønsker det. Ved et sådant møde skal der foreligge en dagsorden. h. Formanden kan i samråd med rektor indkalde særligt sagkyndige til bestemte punkter på dagsordenen. 4. Beslutningsdygtighed a. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er mødt personlig frem og bestyrelsen træffer beslutning ved almindelig stemmeflerhed. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt eller brev. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. b. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt eller brev. 5. Referater a. Under mødet føres et beslutningsprotokollat, der skal afspejle de væsentligste drøftelser og eventuelle aktionspunkter. På næstkommende bestyrelsesmøde/-arbejdsmøde godkendes referatet. b. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få ført sin afvigende mening til protokols. Protokollen skal på næstkommende møde underskrives af de medlemmer der har deltaget i mødet. c. Konstateret inhabilitet skal endvidere indføres i protokollen. 6. Afbud Side 3 af 5

4 a. Afbud skal meddeles formanden eller næstformanden i god tid. 7. Inhabilitet a. Et bestyrelsesmedlem har pligt til af egen drift og tidligst muligt at informere den øvrige bestyrelse om sin eventuelle inhabilitet. b. Inhabilitet vurderes i henhold til forvaltningslovens kapitel Mødeledelse a. Formanden eller en anden efter formandens beslutning leder bestyrelsens møder. 9. Udvalg a. Bestyrelsen kan nedsætte stående og ad hoc-udvalg med henblik på at udarbejde beslutningsoplæg til bestyrelsen. Disse udvalg kan bestå af bestyrelsesmedlemmer, forældrerepræsentanter, ansatte på skolen og eksterne sagkyndige eller andre relevante kompetencer i netværket. 10. Åbenhed a. Der skal være størst mulig åbenhed om bestyrelsens arbejde. Undtaget herfra er alene forhold, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt eller som flertallet af bestyrelsen skønner nødvendigt. b. Bestyrelsen og dens medlemmer skal føre en åben og ærlig dialog med forældre ved skolen. Bestyrelsens medlemmer kan deltage i klasseforældremøder på eget eller klassens foranledning. Årsplanen for bestyrelsen som skal være etableret senest på førstkommende bestyrelsesmøde efter det konstituerende møde fremlægges på Forældreintra umiddelbart efter godkendelse. c. Ved ethvert bestyrelsesmøde skal der træffes beslutning vedrørende formidling af bestyrelsens drøftelser og beslutninger til forældre ved skolen. Dette punkt benævnes Til formidling og vil være et fast punkt på dagsordenen. d. Alle indlæg kan optages på skolens hjemmeside, såfremt de er godkendt af rektor. e. Rektor sikrer, at bestyrelsens mødeplan findes på skolens hjemmeside. f. Rektor sikrer, at oversigt over bestyrelsens medlemmer med angivelse af navn, telefonnummer og adresse findes på skolens hjemmeside. g. Bestyrelsens møder er ifølge lovgivningen ikke åbne for offentligheden. 11. Bestyrelsens forhold til rektor a. Rektor har den administrative og pædagogiske ledelse af skolen og er ansvarlig for skolens ledelse over for bestyrelsen. Principper for skolens virksomhed mv. og forslag til skolens budget og estimat udarbejdes af rektor og fremlægges for bestyrelsen til godkendelse. b. Rektor deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. Rektor har ret til at udtale sig om ethvert forhold, forinden bestyrelsen træffer beslutning herom. Der kan forekomme emner, som bør drøftes uden deltagelse af rektor, hvorfor bestyrelsen kan beslutte, at rektor ikke skal deltage. c. Rektor har ret til at indkalde bestyrelsen til ekstraordinært møde. Mødeindkaldelsen skal angive dagsordenen for mødet, og give bestyrelsens medlemmer mulighed for forberedelse af mødet. d. Rektor skal sikre, at bestyrelsen løbende modtager alle væsentlige oplysninger om skolens virksomhed og aktiviteter. Side 4 af 5

5 e. Rektor har pligt til straks at orientere bestyrelsen om forhold af stor betydning for en større kreds af forældre, når denne får kendskab hertil. Orientering skal ske via eller på anden hensigtsmæssig måde. f. Rektor har pligt til straks at orientere bestyrelsen om væsentlige forhold, som divergerer i forhold til godkendt årsbudget, når denne får kendskab hertil. 12. Bestyrelsens selvevaluering a. Bestyrelsen gennemfører én gang årligt en selvevaluering. b. Bestyrelsesformanden leder selvevalueringen. c. Selvevalueringen godkendes endeligt på et skolebestyrelsesmøde. d. Rektor foranlediger, at bestyrelsens selvevaluering lægges på skolens hjemmeside. 13. Ændringer a. Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen ved almindelig stemmeflerhed dog tilstræbes konsensus. Den gennemgås af bestyrelsen en gang årligt, hvorefter den godkendes ved almindelig stemmeflerhed. 14. Ikrafttræden a. Denne forretningsorden træder i kraft den 14. december Den tidligere forretningsorden ophæves samtidig. 4. revision vedtaget af bestyrelsen ved Bagsværd Kostskole og Gymnasium den 21. februar Jeppe Bo Petersen, formand Thomas Schnegelsberg, næstformand Svend Ringholm Poulsen Peter Haarslev Klinge Tina Vestergaard Side 5 af 5