Bestyrelsen Referat 2013/01. Bestyrelsesmøde, afholdt den 15. januar 2012, kl

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv Rønne www. bo42.dk mail: [email protected] tlf.: Bestyrelsen Referat 2013/01 Bestyrelsesmøde, afholdt den 15. januar 2012, kl Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Britta Hammer Sonne (BHS), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Evy Pauck (EP), Flemming Thorsen (FT), og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Fraværende: Tina Andersen (TA) og Per Carlo Nilsson (PCN). Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Ansøgning om tilskud hos RealDania i kampagnen Det gode Boligliv. 4. Udkast til frivillighedspolitik i Bo Omdannelse af Bo42 s Selskabslokaler til aktivitetshus. 6. Udkast til ny struktur for råderetskataloger i Bo Lovliggørelse af lejers bygningsændringer og byggesagsgebyrer. 8. Udkast til nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli Tilskud til solcelleanlæg i Højvangsparken. 10. Budget 2013 for boligorganisationen, herunder fastsættelse af administrationsbidrag. 11. Principbeslutning om eventuel salg af enkelte boliger i Svaneke. 12. Internt kursus: Afdelingsbestyrelsens arbejde, budget 13. Opsigelse af fadderskabet i SOS Børnebyerne. 14. Eksklusiv brugsret til p-pladser i Afdeling Mødekalender 2013, ændring af datoer/mødetidspunkter. 16. Weekendkonferencen i Helsingør, yderligere deltagere. 17. Løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører. Orienteringspunkter: 18. Formanden orienterer. 19. Forretningsføreren orienterer. 20. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. Der var ingen kommentarer til ovenstående dagsorden. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referatet nr blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. side 1 af 8

2 3. Ansøgning om tilskud hos RealDania i kampagnen Det gode Boligliv. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagordenen. Bilag fra arbejdsgruppen var udsendt sammen med indkaldelsen. Arbejdsgruppen har holdt møde, hvor der også deltog repræsentanter fra berørte afdelingsbestyrelser, og vil på næste bestyrelsesmøde fremlægge udkast til en egentlig ansøgning. Det blev enstemmigt besluttet, at ansøgning om tilskud hos RealDania Det gode Boligliv sættes på dagsordenen til mødet den 26. februar Udkast til frivillighedspolitik i Bo42. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Arbejdsgruppen har ønsket at afvente tilkendegivelsen fra afdelingsbestyrelsen i Højvangparken i relation til den fremtidige brug af Bo42 s Selskabslokaler samt udkastet til ansøgning Det gode Boligliv, da resultatet af disse drøftelser har indflydelse på grundlaget for en frivillighedspolitik. Det blev enstemmigt besluttet, at arbejdsgruppen arbejder videre og fremlægger udkast til frivillighedspolitik på et senere møde. 5. Omdannelse af Bo42 Selskabslokaler til aktivitetshus. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Bestyrelsen har tidligere besluttet at omdannelse af Bo42 s Selskabslokaler til et aktivitetshus er det mest optimale og den fremtidssikrede løsning i forhold til inddragelse af frivillige fra alle afdelinger og i relation til de øvrige selskabslokaler i boligorganisationen. Det er besluttet at endelig stillingtagen til, hvilket senarie der skal fremsættes som forslag på repræsentantskabsmødet 4. juni 2013, afventer en tilkendegivelse fra afdelingsbestyrelsen i Højvangsparken. Afdelingsbestyrelsen i Højvangsparken har nu tilkendegivet, at man ønsker at Bo42 s Selskabslokaler omdannes til et fælles aktivitetshus, hvor et aktivitetsudvalg står for den overordnede drift af lokalerne. Det blev enstemmigt besluttet, at der forud for fremlæggelse for repræsentantskabet, skal afklares, hvorvidt der er frivillige, der ønsker at deltage i aktivitetsudvalget. Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at EF laver oplæg til forslag til repræsentantskabsmødet. 6. Udkast til ny struktur for råderetskataloger i Bo42. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Udvalget har afholdt møde, og drøftet forskellige forslag til en forenklet struktur. Arbejdsgruppen arbejder videre og vil fremlægge et udkast til ny struktur på et senere møde. Det blev enstemmigt besluttet at afvente resultatet af udvalgets arbejde. side 2 af 8

3 7. Lovliggørelse af lejers bygningsændringer og byggesagsgebyrer. HH fremlagde oplæg til lovliggørelse af lejers bygningsændringer og byggesagsgebyrer, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Vi har igennem flere år ved lejeres fraflytning konstateret, at der igennem tiden er opført bygningsændringer uden fornøden byggetilladelse, og har en formodning om, at der i Bo42 fortsat er mere ulovligt byggeri. Det indstilles, at oplæg til tids- og handlingsplanen for lovliggørelse af bygningsændringer godkendes. Efter drøftelser blev handlingsplanen enstemmigt godkendt. Der blev givet udtryk for, at tidsplanen var for stram. Efter en nærmere drøftelse blev det enstemmigt besluttet at tilpasse tidsplanen, hvormed alle bygningsændringer i Bo42 skal være lovliggjort senest den 1. januar Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at EF bemyndiges til at indgå afdragsordninger med berørte lejere omkring betaling af bygningsgebyrer i forbindelse med lovliggørelse af lejers bygningsændringer. Det blev endeligt enstemmigt besluttet, at HH og EF på det kommende styringsdialogmøde fremlægger problemstillingen, og udarbejder oplæg til ansøgning om dispensation til kommunen i relation til differencen mellem gebyr for lovliggørelse og opførelse. 8. Udkast til nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli HH fremlagde udkast til nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2013 i overensstemmelse med tids-og handlingsplan godkendt af bestyrelsen den 11. december Bilag var udsendt sammen med indkaldelsen. Udkast til nyt vedligeholdelsesreglement erstatter nuværende 2 stk. vedligeholdelsesreglementer i det tidligere Bo42 og 5 stk. vedligeholdelsesreglementer i det tidligere Svaneke Boligforening. LMR gennemgik de væsentligste ændringer bl.a. ændringer i særlig udvendig vedligeholdelse, botidsrabat for Afdeling Svaneke og udarbejdelse af tillæg for byggeafsnittet Gryneparken grundet særlige forhold. Det indstilles, at udkast til nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2013 og tillæg for Gryneparken pr. 1. juli 2013 godkendes i den foreliggende udgave, hvorefter de sendes i høring i afdelingsbestyrelserne med henblik på endelig godkendelse i bestyrelsen den 26. februar Der var ønske om, at hvidtning udgår, da denne behandlingsform ikke udføres i praksis. Der var ligeledes ønske om at få tilføjet graves i pkt. 6 i afsnit V- Særlig udvendig vedligeholdelse. Indstilling blev enstemmigt godkendt med de ønskede ændringer. side 3 af 8

4 9. Tilskud til solcelleanlæg i Højvangsparken. EF fremlagde overslag vedrørende levering og montering af solcelleanlæg. Bilag var udsendt sammen med indkaldelsen. Solcelleanlæg i Højvangsparken forudsættes etableret på taget af Bo42 s Selskabslokaler og anslås at koste omkring kr inkl. byggesagsbehandling og kommunalt byggesagsgebyr. Der er tidligere givet tilskud til etablering af solcelleanlæg i tilknytning til fællesvaskerierne på Midgårdsvej og Thorkildsvej. Grundet nogen usikkerhed i forbindelse med etablering af solcelleanlæg i almene boligorganisationer er der for nærværende ikke søgt om tilladelse til etablering af disse, hvorfor det er planen at ansøge kommunen om tilladelse til etablering af solcelleanlæg til de 3 fællesvaskerier på én gang. Det er ikke længere muligt at ansøge eksternt tilskud til etablering af solcelleanlæg. Det blev enstemmigt besluttet at bevillige kr i tilskud til Højvangsparken fra arbejdskapitalen, som den sidste andel af provenuet fra RVV-rabatsagen. 10. Budget 2013 for boligorganisationen, herunder fastsættelse af administrationsbidrag. EF fremlagde udkast til driftsbudget 2013 for boligorganisationen samt ydelsesbeskrivelse af 2013 med grundydelse og tillægsydelser. Bilag var udsendt sammen med indkaldelsen. Der er i driftsbudgettet for 2013 taget højde for fusionen mellem Svaneke Boligforening og Bo42 med tilbagevirkende kraft pr. 1. januar Fusionen med Svaneke medførte en øget administration af 83 boliger, svarende til en medindtægt på kr Den øgede administration har ikke medført ansættelse af yderligere administrativt ansatte. Administrationen står overfor øgede arbejdsopgaver som følge af øget krav til dokumentation og indberetning til myndigheder. Udlejningsvanskeligheder og øget forventning om individuel behandling og højere serviceniveau kræver ligeledes væsentlig øgede administrative ressourcer. Endvidere er vi med udgangspunkt i Vision og Målsætning 2011 opsøgende for så vidt angår udvidelse af administration af boliger. Der er i budget 2013 afsat midler til lønomkostninger, således at der kan tages højde for behovet af yderligere administrative ressourcer og ønsket om fuld overgang til landsdækkende overenskomst indgået mellem BL og HK. Det indstilles, at oplæg til budget for 2013 for boligorganisationen godkendes med uændrede grundbidrag, men indførsel af tillægsbidrag for forbrugsregnskaber og øget bidrag for årlig ajourføring på venteliste, samt særligt gebyr ved brug af individuel råderet og vagttelefon. Særligt gebyr ved brug af individuel råderet blev drøftet i relation til den ændrede tidsplan for lovliggørelse af lejers bygningsændringer. EF indstillede til at indførelsen af særskilt gebyr udsættes til 1. januar Det blev enstemmigt besluttet, at indførsel af særligt gebyr for individuel råderet først træder i kraft pr. 1. januar Boligorganisationens driftsbudget for 2013 og fastsættelse af administrationsbidrag blev enstemmigt godkendt med den ønskede ændring. side 4 af 8

5 11. Principbeslutning om eventuel salg af enkelte boliger i Svaneke. EF fremlagde principbeslutning om eventuel salg af enkelte boliger i Svaneke, og redegjorde for baggrunden for punktet på dagsordenen. Der er boliger i Afdeling Svaneke, som har store udlejningsvanskeligheder, og løbende er i tomgang. Det er primært i byggeafsnittene: Dyrlæge Jürgensensgade 2-30, Byfogedbakken 2A-B og Gryneparken Der er ingen udsigt til bedring med hensyn til udlejningssituationen i de 3 byggeafsnit, hvorfor muligheder for salg af de pågældende boliger bør undersøges. Inden vi arbejder videre med et eventuel salg af enkelte boliger, bør bestyrelsen foretage en principbeslutning om der skal arbejdes videre med idéen med henblik på en belysning af de juridiske og økonomiske konsekvenser, inden en eventuel endelig stillingtagen. Det indstilles, at vi anmoder BL Danmarks Almene Boliger om rådgivning og udarbejdelse af et beslutningsgrundlag, som kan forelægges for bestyrelsen. Indstillingen blev enstemmigt godkendt. 12. Internt kursus: Afdelingsbestyrelsens arbejde, budget. HH fremlagde budget for internt kursus Afdelingsbestyrelsens arbejde, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Bo42 afholder den 19. januar 2013 internt kursus på Hotel Fredensborg med ekstern underviser fra BL Danmarks Almene Boliger. Ved tilmeldingsfristens udløb var der tilmeldt 42 personer, hvilket er ovenud tilfredsstillende. Det indstilles, at budget for internt kursus Afdelingsbestyrelsens arbejde på kr godkendes. Indstillingen blev enstemmigt godkendt. 13. Opsigelse af fadderskabet i SOS Børnebyerne. EF fremlagde oplæg til beslutning om opsigelse af fadderskabet i SOS Børnebyerne, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Bo42 valgte ekstraordinært for knapt 10 år siden at støtte SOS Børnebyerne med et fadderskab til et barn. Vi formidler lejernes penge og har derfor det princip at lade det være op til den enkelte lejer at støtte humanitære formål. Det vurderes endvidere, at Bo42 s opsigelse af aftale om fadderskab ikke vil få direkte og reelle konsekvenser, da et barn i SOS Børneby støttes af flere faddere. Det indstilles til, at aftalen om fadderskab i SOS Børnebyerne opsiges. Indstillingen blev enstemmigt godkendt. side 5 af 8

6 14. Eksklusiv brugsret til p-pladser i Afdeling 20. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Afdelingen har på afdelingsmødet i september 2012 besluttet, at de eksisterende parkeringspladser skal nummereres med lejemålsnummer, hvormed lejerne gives eksklusiv brugsret. Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende arbejdet videre med ønsket. EF gjorde opmærksom på, at der foreligger en deklaration, der regulerer fælles anliggender for Grundejerforeningen Kystparken, herunder parkeringspladserne for de 3 bebyggelser. Derudover er der i bygningsreglementet og lokalplanen krav til offentlige parkeringspladser, og en eksklusiv brugsret vil indebære, at der skal etableres nye parkeringspladser. Efter drøftelser blev det enstemmigt besluttet, at forkaste forslaget om eksklusiv brugsret til p-pladser i Afdeling 20. Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at administrationen sender et svar til afdelingsbestyrelsen. 15. Mødekalender 2013, ændring af datoer/mødetidspunkter. HH orienterede om baggrunden for punktet på dagsordenen. Mødekalenderen for 2013 blev vedtaget på mødet den 6. november TA har efterfølgende meddelt, at hun har grundet ændrede forudsætninger er forhindret i at deltage. Efter drøftelser blev det enstemmigt vedtaget, at mødetidspunktet for mødet den 23. april 2013 ændres fra kl til kl Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at sætte mødekalender 2013 på dagsordenen på mødet i april. 16. Weekendkonference i Helsingør, yderligere deltagere. HH orienterede om baggrunden for punktet på dagsordenen. TA har meldt endelig afbud. Da der ligeledes ikke er tilmelding fra de ansatte, er der en ledig plads. EP har ikke tidligere deltaget på weekendkonferencen. Det blev enstemmigt vedtaget at tilbyde EP at deltage på weekendkonferencen i Helsingør. 17. Løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører. Referat på forhandling af løn- og ansættelsesforhold føres i et lukket referat, da der er tale om en personsag. EF og LMR forlod mødet under behandling af dette punkt. side 6 af 8

7 18. Formanden orienterer. HH oplyste, at han har deltaget i et afdelingsbestyrelsesmøde i Afdeling 20, hvor valg af nyt medlem til bestyrelsen i Grundejerforening Kystparken blev drøftet, da Sten Segebrecht har valgt at trække sig. Kirsten Marker-Pedersen stiller sig til rådighed som afdelingens kandidat, og Helge Hansen har tilbudt at stille sig til rådighed som suppleant. Orienteringen blev taget til efterretning 19. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at han den 10. januar 2013 har afholdt møde med formanden for bestyrelsen i den selvejende institution De Lette kollektivboliger i Hasle og Klemensker omkring mulighederne for eventuel overtagelse af administration af deres 33 boliger. at der p.t. er 8 tilmeldinger til Bo42 s Nytårskur den 23. marts at han deltager i nytårsparole i Beboerklagenævnet den 16. januar at Bornholms Regionskommune afholder temamøde om ny boligpolitik den 17. januar at HH og EF deltager i Styringsdialogmøde med Bornholms Regionskommune den 23. januar at han deltager i reception hos Lejerbo den 29. januar 2013 i forbindelse med ny direktion. at der er aftalt plan for revision af årsregnskab 2012, og revisionen foregår i administrationen i ugerne 11 og 12 hos Bo42, og foregår i bestyrelseslokalet. at der nu er kommet fakturaer i forbindelse med miniarenaerne i NordParken og Midgården I & II, men vi har fortsat ikke fået det aftalte, og der er ikke lavet en aflevering. Fakturaerne betales ikke inden aflevering af det aftalte. at der i Afdeling 9 er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde omkring køkken- og badrenovering inden udgangen af januar at vaskeriet i Afdeling 11 er nedlagt pr. 1. januar 2013 og lejerne tilknyttet vaskeriet på Thorkildsvej. at Kommunalbestyrelsen i Bornholms Regionskommune har godkendt overdragelse af Bo42 s andel i E/F Kystparken Fælleshus med tilbagevirkende kraft til den 1. januar at Bornholms Fibernet A/S etablerer fibernet i de 20 boliger i Strandgården i januar og februar at vaskemuligheden i ejendommen; Søndergården I, Lodsstræde 2-16 er ophørt pr. 1. januar 2013 og lejerne tilknyttet vaskeriet på Midgårdsvej. at ophør af vaskemuligheden i Støberigården afventer installation af vaskemaskiner i de enkelte boliger, som finder sted i løbet af 1. kvartal at 68 lejere i Svaneke varsles stigning pr. 1. maj 2013 i antennebidrag fra kr. 40 til kr. 82 pr. måned. at Michael Jensen tiltræder stillingen som inspektør pr. 1. februar Michael Jensen vil være tilknyttet ejendomskontorene og have fast arbejdsplads på Ejendomskontor Syd. Han vil dog de første 3 måneder primært være tilknyttet ejendomsinspektør Hans Mikkelsen og administrationen. at MUS-samtalerne i 2013 står overfor sin afholdelse. På ejendomsfunktionær- og rengøringsassistentområdet afholdes der fælles MUS-samtale i grupper. I administrationen afholdes der individuelle MUS-samtaler. Orienteringen blev taget til efterretning side 7 af 8

8 20. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. BHS orienterede om, at hun er sygemeldt og formentlig kommer til at have fravær ved nogle møder. Hun giver en udmelding, når det videre forløb er afklaret. FT gav udtryk for mangelfuld information fra Lejerbo i forbindelse med tagprojektet i Højvangsparken. De øvrige bestyrelsesmedlemmer havde ingen punkter til orientering. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 26. februar Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den 26. februar 2013 Bestyrelsen: side 8 af 8