Bestyrelsen Referat 2012/02

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 Gartnervangen 20 Tlf.: Rønne Bestyrelsen Referat 2012/02 02 Bestyrelsesmøde, afholdt den 31. januar 2012,, kl Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Tina Andersen (TA), Per Carlo Nilsson (PCN), Britta Hammer Sonne (BHS), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Evy Pauck (EP) og Morten Bech (MB) samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Endvidere deltog Ejendomsinspektør Hans Mikkelsen under behandling af punkt 3 og 4. Fraværende: Flemming Thorsen (FT). Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Lejemålet Thorkildsvej 51 og fællesvaskerierne, herunder besigtigelse. 4. Energioptimering og CTS-anlæg. 5. Budget 2012 for boligorganisationen, herunder fastsættelse af administrationsbidrag. 6. Årsberetning. 7. Landsbyggefondssager. 8. Salg af Kystparkens Fælleshus. 9. Låneomlægning, Afdeling 2 og Opsigelse af erhvervslejemål i Afdeling Lejeregulering af kælderlejemål; kr. 25 pr. m 2 pr. måned. 12. Kollektiv ulykkeforsikring. 13. Kommunens strategi for borgerinddragelse. 14. Fusion med Svaneke Boligforening. Orienteringspunkter: 15. Formanden orienterer. 16. Forretningsføreren orienterer. 17. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. EF ønskede fusion med Svaneke Boligforening sat på dagsordenen som punkt 14, hvormed orienteringspunkterne rykkes, hvilket blev enstemmigt godkendt. Der var ingen punkter under eventuelt. side 1 af 7

2 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Referaterne nr og blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 3. Lejemålet Thorkildsvej 51 og fællesvaskerierne, herunder besigtigelse. HH fremlagde internt notat om lejemålet Thorkildsvej 51 og fællesvaskerierne med bud på fremtidssikring, skitseforslag, foreløbigt budget samt overslag på solcelleanlæg. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF oplyste, at kommunen har opsagt lejemålet Thorkildsvej 51 pr. 1. januar 2012 med 1 års opsigelse til ophør 1. januar 2013, med forventet snarlig fraflytning. I Afdeling 14 vil den reducerede lejeindtægt på kr årligt betyde en lejestigning for beboelserne på 3,02 %. Fraflytningen af Thorkildsvej 51 giver mulighed for etablering af et centralt fællesvaskeri i NordParken, hvor der sikres niveaufri adgang, mindre støjpåvirkning og bedre rentabilitet. Med etablering af 3 fællesvaskerier i henholdsvis NordParken, Midgården og Højvangsparken, og nedlæggelse af øvrige vaskerier, skønnes boligorganisationen at kunne spares ca. kr. 1,4 mio. over en 10-årig periode eller kr pr. år. Hans Mikkelsen gennemgik skitseforslag til indretning af fællesvaskeri, NordParken. I forbindelsen med etableringen af fællesvaskeriet vil maskinerne fra de øvrige vaskerier i NordParken blive genbrugt, og samtidig påtænkes indkøb af enkelte nye maskiner, der vil være særlig energibesparende og med recirkulering. Der satses på tilslutning til fjernvarmevand fra varmecentral og tilkobling til et nyt solcelleanlæg. Betalingssystemet LM10 med magnetkort udfases og betalingssystemet ELS Vision med brikker indføres, hvilket skulle være mere driftssikret. HH gav udtryk for et ønske om, at den nuværende adgang til terrasse bibeholdes. Det blev enstemmigt besluttet, at fællesvaskerierne Slåenvej, Thorkildsvej og Gartnervangen flyttes til ét fællesvaskeri medio Det blev enstemmigt besluttet, at fællesvaskerierne i Afdeling 11, Støberigården og Søndergården nedlægges pr. 1. januar Det blev enstemmigt besluttet, at pr. 1. januar 2013 har Bo42 3 fællesvaskerier, hvortil alle lejere kan få adgang, såfremt afdelingen er tilknyttet til mindst ét af vaskerierne. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet, at der gives kr i tilskud fra dispositionsfonden til etablering af fællesvaskeriet, NordParken. Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at øvrige udgifter til etablering og flytning af fællesvaskeri i NordParken afholdes forholdsvis af de afdelinger, som er tilknyttet eller ønsker at blive tilknyttet, således at lejerne får adgang. Det blev enstemmigt besluttet, at Afdeling 14 får et løbende tilskud fra dispositionsfonden på årligt kr , som aftrappes med kr pr. år, således at det udgår efter 5 år. Tilskuddet gives forholdsmæssigt fra tidspunktet, hvor kommunen frigøres for betaling af leje. side 2 af 7

3 4. Energioptimering og CTS-anlæg. HH fremlagde oplæg på energioptimering og CTS-anlæg fra Hans Mikkelsen, økonomioversigt samt tilbud og beslutningsgrundlag på etablering af energioptimering og CTS-anlæg. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Hans Mikkelsen gennemgik principperne bag prognosestyringen og programmet egain forecasting, hvor det via følere løbende vil tilpasse energitilførslen i god tid i forhold til vejrprognoser. Da vore bygninger er opført i beton eller mursten tager det lang tid at regulere temperaturer grundet akkumulering i konstruktioner. Målet er at opnå energibesparelser samt bedre og jævnere indendørstemperaturer med deraf reducering af fugtproblemer. Nye undersøgelser viser desuden, at natsænkning ikke giver de ønskede besparelser. Varmecentraler udstyres med styringer og udendørsfølere ligesom et antal udvalgte lejemål vil blive forsynet med temperaturmålere for registrering af temperaturer samt relativ fugtighed og dermed fungere som reference lejligheder. Anlægget vil desuden give varmemestrene en styringsmulighed via internet eller mobiltelefoner. Prognosestyringen er baseret på 770 lejemål i 14 afdelinger, der er tilknyttet central fjernvarme. De samlede etableringsomkostninger vil andrage kr Hertil kommer en årlig udgift til serviceabonnement på kr For at etablere anlægget skal Bo42 binde sig for minimum 3 år. Ifølge beregning fra egain Danmark A/S, udført på baggrund af vore energimærker, kan der årligt opnås en besparelse på 643 MWh, svarende til kr Salg af CO 2-kvote til energiselskaber forventes at give en årlig indtægt på kr Besparelserne vil tilfalde lejerne, da varmen afregnes individuelt og ikke indgår i lejen. Hvis det viser sig, at prognoserne på besparelserne ikke holder, vil vi efter bindingsperioden sandsynligvis kunne foretage en opkobling af udstyret, hvormed en minimal styring kan foretages af varmemestrene. Alternativt kan anlægget tilbagekobles til nuværende styringer. EF foreslog, at alle afdelinger med varmecentraler får gavn af energioptimeringen, og at etableringsudgifterne samt første års serviceabonnement, svarende til i alt kr dækkes via midler fra dispositionsfonden. De kommende års serviceabonnement fordeles derefter på de afdelinger, der er tilknyttet. Det blev enstemmigt besluttet at acceptere tilbuddet fra egain. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet at give tilskud fra dispositionsfonden på kr Der blev endvidere enstemmigt besluttet, at der skal afholdes informationsmøder i forbindelse med etableringen af prognosestyringen med henblik på at få alle lejere til at opvarme lejemålene fornuftigt. 5. Budget 2012 for boligorganisationen, herunder fastsættelse af administrationsbidrag. EF fremlagde udkast til driftsbudget 2012 for boligorganisationen, og gennemgik beregningerne på en ny struktur for fastsættelse af administrationsbidrag. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Administrationsbidraget fastsættes til et grundbidrag på kr og et tillægsbidrag pr. lejemålsenhed på kr En eventuel fusion med Svaneke Boligforening indgår ikke i beregningen. Boligorganisationens driftsbudget for 2012 og fastsættelse af administrationsbidrag blev enstemmigt godkendt. side 3 af 7

4 6. Årsberetning. HH har udarbejdet et forslag på emnerne til den mundtlige beretning 2011/12. Forslaget var udsendt sammen med indkaldelsen. HH tilkendegav, at der i årets beretning indgår flere projekter med meget tekniske ting og efterspurgte et skriftligt oplæg på disse. Det blev enstemmigt besluttet, at administrationen i år udarbejder en skriftlig beretning, som går lidt tættere på igangværende projekter, herunder det boligsociale projekt. Den skriftlige beretning vil foreligge i trykt form på repræsentantskabsmøde og den mundtlige beretning udsendes efterfølgende sammen med referat til samtlige repræsentanter. Udkastet til emnerne til årsberetningen blev enstemmigt godkendt med enkelte rettelser. 7. Landsbyggefondssager. EF fremlagde skrivelser fra Landsbyggefonden i relation til ansøgning om særlig driftsstøtte i Afdeling 6, 15, 16, 17 og 18 (Højvangsparken). Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF orienterede om baggrunden for punktet på dagsordenen. Landsbyggefonden har meddelt, at fondens støttemidler ikke har været tilstrækkelige, hvorfor sagsbehandlingen afsluttes. Hvis der stadig er problemer i afdelingerne, skal sagerne rejses på ny i den nye it-platform til behandling af driftsstøttesager. EF anbefalede, at sagen om driftsstøtte i Afdeling 6 sendes til administrationsorganisationen Lejerbo med henblik på udarbejdelse af fornyet ansøgning til Landsbyggefonden, jf. tidligere drøftelser mellem Bo42 og Lejerbo omkring bygherrerådgivning og overordnet styring af større byggesager. Det blev enstemmigt besluttet, at EF bemyndiges til at videresende sagen til administrationsorganisationen Lejerbo. EF orienterede om, at henlæggelserne til planlagte periodiske vedligeholdelser i Højvangsparken nu er på et niveau, hvor afdelingerne selv kan finansiere udskiftning af tagene - under forudsætning af, at der kan opnås fritagelse i Landbyggefonden for nettokapitaludgifterne. Hvis der ikke kan opnås fritagelse for nettokapitaludgifterne, anbefales en fornyet ansøgning om driftsstøtte, da der er et stort behov for en snarlig udskiftning af tagene. Det blev enstemmigt besluttet, at EF bemyndiges til at ansøge Landsbyggefonden om fritagelse af nettokapitaludgifterne i Højvangsparken - alternativt at fremsende en fornyet ansøgning om driftsstøtte. side 4 af 7

5 8. Salg af Kystparkens Fælleshus. EF fremlagde internt notat samt udkast til deklaration og driftsaftale i forbindelse med eventuelt salg af andel i Kystparkens Fælleshus til DVB Parken. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF tilkendegav, at det er et fornuftigt udkast med afklaring på den fortsatte drift i tilfælde af salg af andel i Kystparkens Fælleshus til DVB Parken. Det blev enstemmigt besluttet, at Afdeling 20 kan sælge deres andel af Kystparkens Fælleshus, hvorefter Bo42 udtræder af E/F Kystparkens Fælleshus under betingelse af, at dette godkendes på et ekstraordinært afdelingsmøde i Afdeling 20, samt at det i fornøden omfang efterfølgende godkendes af kommunen og Økonomistyrelsen. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet, at provenu skal anvendes til nedbringelse af oprindelig restgæld. Udkast til deklaration og driftsaftale blev enstemmigt godkendt. dt. Det blev enstemmigt besluttet, at der efter nærmere aftale med afdelingsbestyrelsen i Østersøparken, indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde. 9. Låneomlægning, Afdeling 2 og 3. EF fremlagde konsekvensberegning og amortiseringsplan fra Nordea på låneomlægning i Afdeling 3. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF oplyste, at der ved en låneomlægning i Afdeling 2 og 3 fra de nuværende lån på 5 % til nye lån på 3,5 % kan opnås en besparelse på ca. 10 % i ydelse. I Afdeling 3 vil der tillige kunne foretages en sammenlægning af to lån til korteste løbetid. Afdeling 2 sparer årligt kr med uændret restløbetid på 27,5 år, svarende til en besparelse på i alt kr Afdeling 3 sparer årligt kr i restløbetiden på 26,5 år, svarende til en besparelse på kr og 0,75 års ydelse ved lånetidsreduktion på det ene lån på kr , eller en samlet besparelse på kr Låneomlægningerne i henholdsvis Afdeling 2 og 3 blev enstemmigt godkendt. 10. Opsigelse af erhvervslejemål i Afdeling 11. EF oplyste, at kommunens (Psykiatri & Handicap) midlertidige lejemål i St. Torvegade 82, nr. 2 er opsagt, da der ikke foreligger kommunal tilladelse til midlertidig nedlæggelse af boligen. Det var aftalt, at Psykiatri & Handicap skulle have sørget for tilladelse til midlertidig nedlæggelse af boligen. Kommunen har yderligere 3 lejemål i ejendommen, som anvendes af Døgnplejen Bornholm til andet end beboelse. De midlertidige tilladelser til anvendelse til andet end beboelse er ved at udløbe, og mulighederne for yderligere forlængelser er minimale. Anvendelsen har ændret sig væsentligt siden aftalerne oprindeligt blev indgået, og nuværende anvendelse er til gene for beboerne i ejendommen. Kommunen har meddelt, at de pr. 1. juli 2012 ikke ønsker anvisningsret til boliger i Afdeling 11. Det blev enstemmigt besluttet, at alle de kommunale lejemål i ejendommen opsiges. side 5 af 7

6 11. Lejeregulering af kælderlejemål; kr. 25 pr. m 2 pr. måned. EF fremlagde oversigt over udlejede kælderrum, der var udsendt sammen med indkaldelsen. EF oplyste, at der ikke er sket en lejeregulering for en række kælderlejemål, siden de blev udlejet. Nogle af de eksisterende lejemål er indgået for mere end 20 år siden og den ældste helt tilbage til Vi har i en lang årrække ikke indgået nye aftaler om leje af ekstra kælderrum, da dette i henhold til lovgivning vil kræve oprettelse af en særlig sideaktivitetsafdeling. Det blev enstemmigt besluttet, at der foretages en lejeregulering af kælderlejemål til kr. 25 pr. m 2 pr. måned. 12. Kollektiv ulykkeforsikring. HH oplyste, at det kun har været enkelte bestyrelsesmedlemmer, der har været interesse i at tegne den kollektive ulykkeforsikring. Det blev enstemmigt besluttet at annullere den kollektive ulykkeforsikring, da der ikke er flere bestyrelsesmedlemmer, som har ønsket at være omfattet og da der ikke er lovmæssige krav om tegning af en kollektiv ulykkeforsikring. 13. Kommunens strategi for borgerinddragelse. HH fremlagde strategi for borgerinddragelse, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Boligorganisationerne har ikke været repræsenteret som en del af arbejdsgruppen i forbindelse med udarbejdelsen af strategien for borgerinddragelse. På det nylig afholdte administrative møde med kommunen kom boligorganisationerne på Bornholm med et samlet oplæg til udarbejdelse af boligpolitik, hvilket blev positivt modtaget. Det blev enstemmigt besluttet, at vi fortsat skal være en aktiv medspiller i lokalsamfundet. 14. Fusionsaftale med Svaneke Boligforening. HH og EF har deltaget i et møde med bestyrelsen for Svaneke Boligforening, hvor udkastet til fusionsaftale blev godkendt, og fusionen anbefales. EF fremlagde udkast til fusionsaftale af 31. januar Svaneke Boligforening afholder 2 ekstraordinære generalforsamlinger henholdsvis den 27. februar 2012 og den 1. marts Det blev enstemmigt besluttet at indstille til repræsentantskabet, at der indgås fusionsaftale med Svaneke Boligforening pr. 1. januar 2012, hvorfor der indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i Bo42 den 6. marts 2012, kl formanden orienterer. HH oplyste om at han har aftalt et møde med Kim Bjelstrand fra DBU Bornholm, der ønsker at drøfte muligheder for samarbejde om fælles aktiviteter. at han sammen med EF har set på andre lokaliteter i forbindelse med overvejelserne om at placere administrationen et andet sted i Rønne. at han er blevet peget på som kandidat til formandsposten for Kreds 2. side 6 af 7

7 at han har deltaget i weekendkonferencen i Helsingør sammen med PCN og FH. Det var et godt arrangement, hvor bl.a. bestyrelsens roller og kompetencer var i spil med de konflikter og samarbejder, der præger den almene bolighverdag. Orienteringen blev taget til efterretning 16.. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at der er afholdt licitation på udskiftning af ovenlysvinduer i Afdeling 4. Priserne var yderst gunstige, hvorfor arbejderne delvist fremrykkes til udførelse i fuldt omfang allerede i 2012 og finansieres via afdelingens henlæggelser. at vi har modtaget et attraktivt tilbud fra Brunata. Da der tidligere har været fejl i 2 regnskaber fra Ista påtænker vi at acceptere tilbuddet og opsige aftalen med Ista. Udgifterne til udskiftning af målere lægges ind i budgetterne for de næste 2-3 år. at Tom Breckling er stoppet som forretningsfører i Bornholms Boligselskab og dermed udtrådt af brugerrådet i Bornholms Forsyning. Bornholms Boligselskab indstiller Max Jensen fra Bornholms Boligselskab til nyt medlem i brugerrådet, hvilket Bo42 støtter op omkring. at han af Nykredit er bragt i forslag til bestyrelsesmedlem i investeringsforeningen Nykredit Invest Almen Bolig. En eventuel bestyrelsespost vil ikke medføre bindinger for Bo42 i relation til investeringsforeningen. at arbejdstiderne for ejendomsfunktionærerne ændres pr. 20. februar 2012 for at optimere driften. Arbejdstiderne vil fremover være mandag-torsdag kl og fredag fra kl til at vi i forbindelse med et ledigt erhvervslejemål centralt i Rønne har undersøgt mulighederne for flytning af administrationen. Umiddelbart er løsningen for dyr. Orienteringen blev taget til efterretning Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. FH oplyste, at der indkaldes til et nyt møde i afdelingsbestyrelsen i Afdeling 9. FH gav udtryk for et ønske om at få optaget et punkt om fraflytningssyn på dagsorden på næste bestyrelsesmøde. I boligpolitisk møde den 21. marts 2012 deltager HH, BHS, PCN, EF, Hans Mikkelsen og Peter Søndergaard. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Der var ikke punkter til eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 28. februar 2012, kl Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den Bestyrelsen: side 7 af 7