Bestyrelsen Referat 2012/04. Bestyrelsesmøde, afholdt den 17. april 2012, kl

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 Gartnervangen 20 Tlf.: Rønne Bestyrelsen Referat 2012/04 Bestyrelsesmøde, afholdt den 17. april 2012, kl Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Tina Andersen (TA), Per Carlo Nilsson (PCN), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Evy Pauck (EP) og Morten Bech (MB) samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Stine Hellesen fra Svaneke deltog som observatør. Fraværende: Flemming Thorsen (FT), Britta Hammer Sonne (BHS). Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Godkendelse af årsregnskaber. 4. Revisionsprotokollat. 5. Repræsentantskabsmøde, herunder dagsorden og bestyrelsens eventuelle forslag. 6. Bestyrelsens årsberetning. 7. Repræsentantskabsfest Folkemøde 2012, udvalg. 9. Miniarenaer, Midgården og NordParken. 10. Solcelleanlæg, Midgården og NordParken. 11. Kontorlokaler og ejendomskontorer. 12. Bo42 s Selskabslokaler. 13. Vaskeri, Støberigården. Orienteringspunkter: 14. Formanden orienterer. 15. Forretningsføreren orienterer. 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. Der var ingen kommentarer til ovenstående dagsorden. Der var et generelt ønske om at drøfte Web Access i EG Bolig under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Referat nr blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. side 1 af 6

2 3. Godkendelse af årsregnskaber. EF gennemgik kort årsregnskabet for 2011 for boligorganisation. Bo42 har i 2011 haft et overskud på kr , en egenkapital på kr og en balance på kr pr. 31. december Årsregnskabet for 2011 for boligorganisationerne blev enstemmigt godkendt. Der er ingen afdelinger med underskud eller akkumulerede underskud i EF fremlagde oversigt over lejeniveau og opsparing. Der er enkelte afdelinger, hvor saldoen for henlæggelser til planlagt vedligeholdelse er for lille og afdelinger, hvor saldoen er i underkanten. Årsregnskabet for 2011 for afdelingerne blev enstemmigt godkendt under forudsætning af, at de efterfølgende godkendes af de respektive afdelingsbestyrelser. EF oplyste, at der efter fusionen med Svaneke Boligforening er modtaget regninger på relative store beløb fra Bornholms Forvaltning på administration for perioden efter opsigelse af deres aftale med Svaneke Boligforening og fra Nexø Revision på assistance ved fusionen. EF indstiller til, at der forsøges at opnå reduktion ved forhandlinger. Det blev enstemmigt besluttet, at EF gives mandat til at forhandle en løsning på regningerne fra Bornholms Forvaltning og Nexø Revision. 4. Revisionsprotokollat. HH fremlagde revisionsprotokollat siderne af 30. marts Revisionsprotokollat blev forelagt og underskrevet. 5. Repræsentantskabsmøde, herunder dagsorden og bestyrelsens eventuelle forslag. HH fremlagde udkast til dagsordenen til repræsentantskabsmødet, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Dagsordenen blev drøftet. Bestyrelsen har ikke forslag til emner til behandling under punktet indkomne forslag. Der forelå tilbud fra Nexø Revision. Bestyrelsen indstiller til genvalg af Bornholms Revision. Udkast til dagsorden blev enstemmigt godkendt. HH foreslog TA som bestyrelsens indstilling til dirigent på repræsentantskabsmødet. Forslag om dirigent blev enstemmigt godkendt. 6. Bestyrelsens årsberetning. HH fremlagde udkast til den mundtlige årsberetning, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Årsberetningen blev drøftet. FH tilkendegav, at der var givet tilskud i 2011 fra Rønne Knudsker Byting på kr til 1 hjertestarter. Tilsagn om tilskud for 2012 er ikke færdigbehandlet. Der var enighed om at indarbejde ønsker eller evt. resultat af forhandlingerne om nye kontorlokaler. Skiftlig beretning ændres til skriftlig bilag. Årsberetningen blev enstemmigt godkendt med de ønskede ændringer. side 2 af 6

3 7. Repræsentantskabsfest HH foreslog nedsættelse af et festudvalg, der kan stå for arrangementet og vælge sted. De økonomiske rammer er uforandrede. Festudvalget skal komme med et oplæg til næste møde. Det blev enstemmigt besluttet at nedsætte et festudvalg bestående af TA og GS. 8. Folkemøde 2012, udvalg. HH efterspurgte et udvalg, der kan deltage i folkemødet, der afvikles i perioden juni. Efter drøftelser blev det enstemmigt besluttet, at TA, GS, EP, PCN, FH og HH deltager i udvalget. EF har været i kontakt med BL for at få en afklaring på, hvorvidt de almene boligorganisationer på Bornholm kan indgå i BL s stand på folkemødet. BL har tilkendegivet, at det kan de godt. Vi har ikke modtaget oplæg på, hvordan dette tænkes indarbejdet. Efter drøftelser blev det enstemmigt besluttet, at EF kontakter BL på ny for at få en afklaring på status og oplæg, hvorefter der indkaldes til et separat møde for udvalget. 9. Miniarenaer, Midgården og NordParken. HH fremlagde oplæg til aftale med DBU Bornholm om etablering af 2 miniarenaer i Bo42, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Miniarenaer er små fodboldsbaner som består af 2 mål, bander og kunstgræs. Banerne ejes af Bornholm Sport & Event, der således har ret til at arrangere stævner løbende gennem året. Ved etablering i vores boligområde er banerne til fri benyttelse for vore beboere. Oplægget er at der placeres et miniarena i henholdsvis NordParken og Midgården under forudsætning af afdelingsbestyrelsernes accept. Der skal være adgang for eksterne brugere. Prisen for etablering af 1 miniarena inkl. forsikring er kr i 10 år. Der vil ikke være udgifter til vedligeholdelse. Etableringsudgifterne kan evt. ske ved kontant betaling på kr finansieret med tilskud fra arbejdskapitalen. Det blev enstemmigt besluttet, at EF inden for disse rammer bemyndiges til at indgå aftale med DBU Bornholm om 2 miniarenaer. 10. Solcelleanlæg, Midgården og NordParken. EF fremlagde overslag vedr. levering og montering af solcelleanlæg, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Etablering af solcelleanlæg sker som led i vor målsætning om at mindske miljøpåvirkning og energioptimere. Overslaget på kr pr. modul er inkl. tilskud. Det er tvivlsomt, om der kan opnås tilskud, da puljen p.t. er brugt. I vaskeriet i Midgården vil 1 modul være tilstrækkelig, i vaskeriet på Thorkildsvej skal der 2 moduler. Det blev enstemmigt besluttet at bevillige kr i tilskud til Midgården fra arbejdskapitalen (RVVrabatsag). Det blev ligeledes enstemmigt besluttet at bevillige kr i tilskud til NordParken fra arbejdskapitalen (RVV-rabatsag). side 3 af 6

4 11. Kontorlokaler og ejendomskontorer. EF fremlagde bilag Administrationslokaler, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Besigtigelse af lokalerne St. Torv 2 blev foretaget forud for behandling af punktet. EF redegjorde for baggrunden for punktet på dagsordenen. Det boligsociale projekt, der udløber ved udgangen af marts 2013, bidrager p.t. med husleje for brug af lokaliteter i administrationen. Fremadrettet vil der ikke være økonomi til opretholdelse af bestyrelseslokalet. Der er desuden tomme mandskabs- og bestyrelseslokale i Midgården. For at udnytte de tomme lokaliteter indstilles der til en samlet løsning, hvor vi lejer St. Torv 2 med overtagelse pr. 1. august og indflytning 1. oktober Den forventede lejeudvikling er nettoprisindeks, dog min. 2 %. Det er et krav fra vores side, at der etableres elevator. Nuværende kontor, bestyrelseslokale og Kvisten udlejes til BRK, 1 års varsel, uopsigelighed 5 år og overtagelse pr. 1. november Vi afsætter kr til istandsættelse og flytning. Driftspersonale flytter til mandskabslokaler i Midgården. Dette kan ske uden omkostninger og uden betaling af leje. Eventuel opdeling af baderum. Der oprettes Ejendomskontor i Midgården, i nuværende bestyrelseslokale (tidl. administration). Dette kan ske uden omkostninger. Årlig leje kr Areal 86 m 2. Der oprettes Ejendomskontor i NordParken i nuværende vaskeri på Slåenvej. Vi afsætter kr til istandsættelse. Årlig leje kr. 0. Det blev med 6 stemmer FOR (HH, TA, PCN, GS, EP, MP) ) besluttet at give EF mandat til at forhandle en løsning inden for de nævnte rammer. Der var 1 stemme IMOD (FH). 12. Bo42 s Selskabslokaler. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Det er tidligere besluttet at stoppe for reservationer af Bo42 s Selskabslokaler pr. 1. april 2013 under hensyn til evt. fortsættelse af det boligsociale projekt og opbygning af egentligt beboerhus. Efterfølgende har det vist sig, at der ikke er grundlag for en fortsættelse af projektet. Det blev enstemmigt besluttet at lukke op for reservationer til Bo42 s Selskabslokaler. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet at sætte strukturen for vores selskabslokaler på dagsordenen i løbet af efteråret med henblik på en afklaring inden 1. april 2013 således at der kan fremlægges konkret beslutningsforslag på repræsentantskabsmødet i Vaskeri, Støberigården. HH fremlagde åbent brev fra en lejer i Støberigården samt foreløbigt budget fællesvaskeri i Støberigården. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF gennemgik baggrunden. Etablering af et fællesvaskeri forudsætter brug af industrimaskiner og betalingssystem, da vaskeriregnskab ikke må indgå i huslejen. Etableringsomkostningerne for et fællesvaskeri i Støberigården anslås til at beløbe sig til kr , hvilket vil have stor indvirkning på lejeniveauet, som i forvejen er højt. side 4 af 6

5 I Rosenlunden tilbydes lejerne en serviceaftale om vask af tøj. Da lejerne i Støberigården ligeledes er visiteret af kommunen har EF kontaktet Bornholms Regionskommune for at få afklaret, hvorvidt lejerne i Støberigården kan få tilbudt samme serviceaftale. Det blev enstemmigt besluttet at give HH og EF mandat til at lukke sagen ud fra den beslutning, der blev truffet om Bo42 s fællesvaskerier på mødet i januar Det blev ligeledes enstemmigt besluttet at EF kontakter kommunen på ny med henblik på en afklaring på serviceaftale inden der sendes svar til den pågældende lejer. 14. Formanden orienterer. HH oplyste om at kreds 2 s lokale boligkonference på Bornholm er flyttet til den 29. september at han har fået flere henvendelser fra lejere i Afdeling 1 om status på renoveringssagen. at EP har 10 års jubilæum i august at BL vil lave en undersøgelse blandt kredsrepræsentanterne om samarbejdet. Orienteringen blev taget til efterretning 15. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at der er ny organisationsplan pr. 1. oktober Ændringen foretages som følge af fusionen med Svaneke Boligforening og behovet for rationalisering af hensyn til lejeniveau. De nye organisation medfører at antallet af ejendomsfunktionærer reduceres. Da dette ikke kunne løses ved naturlig afgang, er 2 ejendomsfunktionærer afskediget pr. 1. oktober at forhandlingerne om ny BL overenskomst for ejendomsfunktionærer/gartnere er brudt sammen. at der p.t. er mange projekter i gang. YouSee er færdige med at etablere antenneforsyning i Pakhuset og Støberigården. Arbejderne i Søndergården er i gang og derefter opstartes Midgården. at kommunen nu iværksætter de ønskede forureningsundersøgelser i Støberigården. at vi har fået afslag fra Skat på vor anmodning om at få genoptaget ejendomsvurderingen for Pakhuset. at Afdeling 9 påtænkes at deltage i et demonstrationsprojekt (SmartCity) med bl.a. styring af varme og fugt i lejemålene. Der er møde i afdelingen den 25. april 2012 med repræsentanter fra Samsung m.fl. Hvis afdelingen kommer i betragtning vil det kunne blive tale om, at få udleveret gratis smartphone. at der er afholdt licitation på køkken/bad renovering i Afdeling 7. Resultatet blev en pris på ca. kr. 11 mio. mod budgetteret kr. 7. mio. Afdelingens lejeniveau kan ikke bære denne merudgift, hvorfor der må ses på evt. mulige reduktioner. at arbejderne med vaskerierne er i fuld gang. Ombygning af vaskeriet i Rønne Syd er påbegyndt og fællesvaskeriet i NordParken opstartes dernæst. I ombygningsperioden vil lejere i NordParken kunne benytte vaskeriet på Slåenvej. Der afholdes seminar for lejerne i Bo42 s Selskabslokaler den 23. april 2012 kl Efterfølgende vil der være en demonstrationsdag i de respektive vaskerier. Breve er udsendt til de berørte lejere. at han er ved at blive clearet forud endelig indstilling som bestyrelsesmedlem i Nykredit Invest. Orienteringen blev taget til efterretning. side 5 af 6

6 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Bestyrelsesmedlemmerne havde ingen punkter til orientering. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Der blev givet udtryk for, at overgangen til det nye system har givet udfordringer, og at der er et generelt ønske om hjælp til Web Access i EG Bolig. EF kontakter Peter Søndergård. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 15. maj 2012, kl Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den 15. maj 2012 Bestyrelsen: side 6 af 6