B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E I A R B E J - D E R N E S B O L I G F O R E N I N G 1. Indledende bemærkninger... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Dataansvar... 2 2. Behandling af persondata relateret til udlejning mv... 2 2.1 Oprettelse af sag... 2 2.2 Personnummer... 3 2.3 Økonomiske forhold... 3 2.4 Sygdom og funktionsnedsættelser mv.... 3 2.5 Strafbare forhold... 3 2.6 Behandling af persondata... 3 3. Behandling af persondata i anden sammenhæng... 4 3.1 Husordensklager... 4 3.2 Vaskeri... 4 3.3 Vand... 4 3.4 Varme... 4 3.5 El... 5 3.6 Låsebrik... 5 3.7 TV overvågning... 5 3.8 Venteliste... 5 4. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.... 5 4.1 Opbevaring af persondata... 5 4.2 Videregivelse mv.... 6 5. I forbindelse med og efter fraflytning... 7 5.1 Oplysninger om opsigelse... 7 5.2 Sletning af data... 7 6. Dine rettigheder... 7 6.1 Oplysningspligt... 7 6.2 Indsigt, berigtigelse mv.... 8 6.3 Yderligere oplysninger... 8
2 1. Indledende bemærkninger 1.1 Formål 1.1.1 Arbejdernes Boligforening vil løbende elektronisk og på anden systematisk måde behandle forskellige persondata om dig. Boligforeningen er derfor forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger, der indhentes, registreres, videregives eller i øvrigt behandles. 1.1.2 Formålet med behandling af dine persondata er overordnet set administration af dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor. 1.2 Dataansvar 1.2.1 Boligforeningen er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles i forbindelse med dit lejeforhold og har således i henhold til persondataloven ansvaret for, at dine persondata behandles lovligt. 1.2.2 Dette indebærer bl.a. at du til enhver tid kan rette henvendelse til boligforeningen, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine persondata eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven. 2. Behandling af persondata relateret til udlejning mv. 2.1 Oprettelse af sag 2.1.1 Når du lejer en bolig, opretter vi en sag i vores IT-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv, bl.a. dit navn, adresse, telefonnummer og e mailadresse. Vi modtager oplysningerne fra kommunen, hvis boligen er blevet anvist af dem. 2.1.2 Desuden registreres dit ventelistenummer. 2.1.3 Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen og om du har et kommunalt beboerindskudslån, idet kommunen hæfter for en evt. afregning ved fraflytning og har transport i indskuddet. 2.1.4 Hvis du bor i en almen studiebolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.
3 2.2 Personnummer 2.2.1 I forbindelse med din opnotering på ventelisten udbad vi os om samtykke til behandling af dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, men også af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto og til brug ved digital signatur. 2.3 Økonomiske forhold 2.3.1 Der er en række situationer, hvor vi som boligorganisation må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold, bl.a. oplysninger om støtte til betaling af beboerindskud, udlæg i beboerindskud, boligtilskud og huslejerestance eller anden forfalden gæld til boligforeningen. 2.4 Sygdom og funktionsnedsættelser mv. 2.4.1 Det kan også være nødvendigt at behandle oplysninger om særlige behov, herunder en funktionsnedsættelse, der kræver, at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger behandles med henblik på at afklare, om du opfylder de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning. 2.4.2 Derudover kan det være nødvendigt at behandle oplysninger om sygdom, hvis du ønsker at indgå aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom. 2.5 Strafbare forhold 2.5.1 Ifølge lovgivningen kan boligforeningen modtage oplysninger om hærværk begået af en beboer indenfor eller med virkning i den afdeling vedkommende bor i eller om vold mod en ansat i boligforeningen. Politiet må videregive oplysningerne, når det er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats. 2.5.2 Oplysningerne vil endvidere behandles ved ophævelsen af en lejeaftale, jf. pkt. 5 nedenfor. 2.6 Behandling af persondata 2.6.1 Visse oplysninger indarbejdes i din lejekontrakt. Kontrakten opbevares hos boligforeningen både fysisk og elektronisk og du får udleveret en kopi. 2.6.2 Vores håndtering af persondata til brug for administration af dit bolig- og lejeforhold foregår adskilt fra andre sager. Alle medarbejdere har adgang til de relevante persondata.
4 2.6.3 Dine persondata kan blive sammenkørt med oplysninger om andre beboere fx i forbindelse med forskellige former for statistikker og opgørelser. 2.6.4 For alle de nævnte persondata gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, persondataloven sætter herfor. 3. Behandling af persondata i anden sammenhæng 3.1 Husordensklager 3.1.1 Vi er forpligtet til at behandle klager fra beboere og i fornødent omfang agere over for de beboere, der tilsidesætter god skik og orden. I den forbindelse behandles en række persondata. 3.1.2 Der henvises til Behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, der er tilgængelig på vores hjemmeside. 3.2 Vaskeri 3.2.1 I afdelinger med fælles vaskeri vil du i forbindelse med din indflytning få udleveret en vaskebrik. Vaskebrikker udstedes af viceværten og oplysninger videregives ikke til tredjemand. 3.2.2 Nortec har adgang til alle vaskeritransaktioner elektronisk via deres vaskerisystemer. 3.2.3 I de afdelinger, hvor vaskebrik også bruges som adgangskort til vaskeriet, bliver det registreret i en elektronisk log hvornår, du har været i vaskeriet, hvilket gemmes løbende år +1 år. 3.2.4 Medarbejdere i bogholderiet har adgang til loggen og er underlagt strenge pålæg om ikke at følge enkeltpersoners aktiviteter. De registrerede oplysninger vil kun blive brugt i helt særlige tilfælde fx tyveri. 3.3 Vand 3.3.1 I afdelinger med individuel vandmåling udarbejdes vandregnskab af Techem og nødvendige oplysninger, herunder dit navn og adresse videregives i den forbindelse til dem. 3.4 Varme 3.4.1 I afdelinger med individuel varmemåling udarbejdes varmeregnskab af Techem og nødvendige oplysninger, herunder dit navn og adresse videregives i den forbindelse til dem.
5 3.5 El 3.5.1 Hvis du giver din fuldmagt hertil, vil vi tilmelde husstanden til elforsyning hos SE. Vi vil i den forbindelse videregive oplysninger til brug for tilmeldingen, herunder dit personnummer. 3.6 Låsebrik 3.6.1 I afdelinger med elektroniske dørlåse i kælder og kælderrum, vil du i forbindelse med din indflytning få udleveret en låsebrik, der aktiverer de elektroniske låse. Det bliver registreret i en elektronisk log hvor og hvornår, du bruger din låsebrik. 3.6.2 Viceværter har adgang til loggen og er underlagt strenge pålæg om ikke at følge enkeltpersoners aktiviteter. De registrerede oplysninger vil kun blive brugt i helt særlige tilfælde fx indbrud og tyveri. 3.7 TV - overvågning 3.7.1 Der er TV overvågning installeret i afdeling 13, Novrupvej mfl. Det er markeret med skiltning de steder, hvor kameraerne er placeret. 3.7.2 Formålet med TV overvågningen er at forebygge og opklare kriminalitet og skabe tryghed. 3.7.3 Optagelser gemmes i 30 dage. 3.8 Venteliste 3.8.1 Er du opnoteret på boligforeningens venteliste, behandles også i den forbindelse en række oplysninger om dig. Der henvises til Behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af venteliste, der er tilgængelig på vores hjemmeside. 4. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv. 4.1 Opbevaring af persondata 4.1.1 Oplysninger om dig opbevares på boligforeningens adresse. 4.1.2 Visse oplysninger opbevares tillige hos boligforeningens databehandlere i forbindelse med de drifts- og IT - sikkerhedsmæssige opgaver bl.a. backup, der løses eksternt. Opbevaring af oplysninger hos eksterne databehandlere er undergivet de danske databeskyttelsesregler i persondataloven og der er indgået databehandleraftaler, der bl.a. skal sikre, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.
6 4.1.3 Dine persondata kan også overlades til boligforeningens advokater, inkassofirmaer eller andre til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan være ved behov for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret og hvor relevante persondata skal bruges af vores advokater. 4.2 Videregivelse mv. 4.2.1 Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi ifølge lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række situationer, hvor der vil kunne ske videregivelse, uden at dette er en udtømmende oplistning. 4.2.2 Sager om husordensklager kan videregives til beboerklagenævnet eller boligretten, der bl.a. tager stilling til, om ophævelsen af en lejeaftale er berettiget. Der henvises til Beskrivelse af husordensklager, der er tilgængelig på vores hjemmeside. 4.2.2 I afdelinger med fælles vaskeri udstedes vaskebrikker af viceværten og oplysninger videregives ikke til tredjemand. 4.2.4 I afdelinger med individuel vand- og varmemåling udarbejdes vand- og varmeregnskaber af Techem og nødvendige oplysninger videregives til dem. 4.2.3 Optagelser fra TV - overvågning, der er foretaget med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videregives til politiet. 4.2.4 Derudover giver lovgivningen mulighed for at videregive personoplysninger mellem boligorganisationer i de tilfælde, at en boligorganisation har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når det er nødvendigt for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. I visse tilfælde er boligorganisationen forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen bl.a. skal kommunen underrettes skriftligt, hvis boligorganisationen anmoder fogedretten om beboerens udsættelse af den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren. 4.2.5 Vi offentliggør ikke oplysninger om vores beboere. Det kan dog ske, at vi offentliggør harmløse situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligforeningen eller -afdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet. Det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere i den sammenhæng. Hvis du ønsker et billede fjernet, bedes du kontakte boligforeningen.
7 5. I forbindelse med og efter fraflytning 5.1 Oplysninger om opsigelse/ophævelse 5.1.1 Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at opsige/ophæve en lejeaftale bl.a. kan en lejeaftale opsiges/ophæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis lejeren har tilsidesat god skik og orden eller hvis nogen er straffet i medfør af lov om forbud mod besøgende i bestemte lokaler for at have modtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et forbud nedlagt i medfør af loven. Dette betyder bl.a., at boligforeningen kan behandle både fortrolige oplysninger om fx økonomiske forhold og følsomme oplysninger om fx strafbare forhold i situationer, hvor en lejeaftale opsiges/ophæves. 5.1.2 Derudover giver lovgivningen mulighed for at videregive personoplysninger mellem boligorganisationer i de tilfælde, at en boligorganisation har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når det er nødvendigt for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. 5.2 Sletning af data 5.2.1 Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår persondata skal slettes. Dette skal afgøres af boligforeningen som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål. 5.2.2 Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en udlejningssag, herunder at se hvilke skridt der tidligere er foretaget anses i praksis for et sagligt formål. De data, der bruges til administration af dit lejeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet 5 år efter, du er fraflyttet. 5.2.3 Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare til administration af dit lejeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger boligforeningen at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt. 6. Dine rettigheder 6.1 Oplysningspligt 6.1.1 Persondataloven giver dig forskellige rettigheder, når der behandles persondata om dig elektronisk. Loven pålægger også boligforeningen visse forpligtelser bl.a. at fortælle dig, at der indsamles eller vil blive indsamlet persondata om dig. 6.1.2 I særlige tilfælde kan der behandles andre persondata om dig eller der kan foretages en anden form for behandling end den, der er beskrevet her. I så fald vil boligforeningen
8 informere dig særskilt herom. Særlige tilfælde kan være, hvis der klages over dig for tilsidesættelse af husordenen. 6.2 Indsigt, berigtigelse mv. 6.2.1 Du har ret til at vide hvilke oplysninger om dig, boligforeningen har samlet i forbindelse med dit lejeforhold ligesom du har ret til at se oplysningerne. Du kan anmode om at få rettet eller slettet oplysninger, hvis du mener, de er forkerte eller giver et forkert indtryk. Boligforeningen har pligt til at tage stilling til din anmodning. 6.2.2 I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Boligforeningen kan dog fortsat behandle de persondata, som ikke baserer sig på dit samtykke. 6.3 Yderligere oplysninger 6.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til persondataloven, kan du kontakte boligforeningen. Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende vurderer, om dine persondata behandles lovligt og det er dem, der skal klages til, hvis du ikke mener, vi overholder persondataloven.