B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M M E D A R B E J D E R E H O S A R B E J D E R N E S B O L I G F O R E N I N G

Transkript

1 B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M M E D A R B E J D E R E H O S A R B E J D E R N E S B O L I G F O R E N I N G 1. Indledende bemærkninger Formål Dataansvar Behandling af persondata Personalesagen Fravær Graviditet og barsel mv Stillinger med løntilskud, herunder fleksjob Tidsregistrering Løn, skat og ATP Pension Sundhedsforsikring Billeder Behandling af persondata i anden sammenhæng Brug af internettet E - mail Kalendersystem (Outlook) Telefoner og tablets TV - overvågning Opbevaring, overførsel og videregivelse mv Opbevaring af persondata Videregivelse Offentliggørelse I forbindelse med og efter din fratræden Oplysninger om din fratræden Sletning af data Særligt om e - mail Særligt om mobiltelefoner og tablets Dine rettigheder Oplysningspligt Indsigt, berigtigelse mv Yderligere oplysninger... 8

2 2 Indledende bemærkninger 1.1 Formål Arbejdernes Boligforening vil løbende elektronisk og på anden systematisk måde behandle forskellige persondata om dig. Boligforeningen er derfor forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger, der indhentes, registreres, videregives eller i øvrigt behandles Formålet med behandling af dine persondata er overordnet set administration af dine personaleforhold i forbindelse med din ansættelse og ansættelsesforholdets ophør, herunder i relation til ydelser, du har ret til og de forpligtelser, du er underlagt. 1.2 Dataansvar Boligforeningen er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles i forbindelse med din ansættelse og har således i henhold til persondataloven ansvaret for, at dine persondata behandles lovligt Dette indebærer bla. at du til enhver til kan rette henvendelse til boligforeningen, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine persondata eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven. Du skal i så fald rette henvendelse til direktør Peter K. Larsen. 2. Behandling af persondata 2.1 Personalesagen Ved ansættelse oprettes du i boligforeningens lønsystem. Her registreres en række persondata, der som udgangspunkt stammer fra dig selv, bla. dit navn og personnummer, adresse, telefonnummer og e - mailadresse Desuden registreres din stillingsbetegnelse samt oplysninger om bla. dine arbejdstider, hvilke(n) afdeling(er) du hører til og hvem der er din nærmeste overordnede. Har du rokeret internt i boligforeningen, taget efteruddannelse eller haft orlov eller andet fravær, vil det også blive registreret. Referater fra MUS - samtaler, sygefraværssamtaler, mulighedserklæringer og andre lægeerklæringer samt eventuelle reprimander eller advarsler opbevares hos boligforeningen. Herudover registreres oplysninger om løn, sygefravær, sygdomsperioder, pensionsforhold, skatteoplysninger og kontonummer. Hvis oplysningerne ændrer sig, registreres ændringerne Herudover registreres oplysninger om din uddannelse og tidligere arbejdspladser, oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold i det omfang dette er nødvendigt for at

3 3 iagttage de forpligtelser, som følger af overenskomstgrundlaget samt mulige oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med brug af straffeattester Dine oplysninger kan sammenkøres med oplysninger om andre medarbejdere for at lave forskellige former for statistikker fx sygefraværsstatistik eller statistik over aldersmæssig fordeling i boligforeningen Nogle oplysninger registreres flere steder Nogle oplysninger indarbejdes i din ansættelseskontrakt. En kopi af din kontrakt opbevares på din personalesag og du får udleveret den underskrevne original For alle de nævnte persondata gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, persondataloven sætter herfor. 2.2 Fravær Boligforeningen registrerer dit fravær på grund af sygdom, børns 1. og 2. sygedag, barsel og anden form for orlov bla. med henblik på eventuel refusion for de timer, du er væk Hvis lovgivningen giver mulighed for refusion, sendes de relevante oplysninger om dig, herunder dit personnummer, til de myndigheder, der varetager denne opgave bla. Udbetaling Danmark, din kommune og relevante forsikringsselskaber Boligforeningen registrerer også dit forbrug af feriedage, særlige feriedage, omsorgsdage og seniordage. 2.3 Graviditet og barsel mv I overensstemmelse med graviditets-, barsels-, fædre- og forældreorlovsreglerne registreres oplysninger om forventet fødselstidspunkt, selve fødslen og orlovsperioder. I den forbindelse opbevares som dokumentation for den forventede fødselsdato en kopi af vandrejournalen eller en attest fra lægen, der angiver datoen for forventet fødsel Der videregives endvidere oplysninger om fødsel og orlov til NemRefusion til brug for refusion af barselsdagpenge mv. Dette gælder i relation til de i punkt nævnte typer orlov. 2.4 Stillinger med løntilskud, herunder fleksjob Er du ansat i en stilling med løntilskud, herunder fleksjob, registreres dette. Med henblik på refusion kontaktes din kommune eller andre offentlige myndigheder, der i den forbindelse kan få adgang til relevante oplysninger om din ansættelse.

4 4 2.5 Tidsregistrering I boligforeningens tidsregistreringssystem registreres, hvornår du holder hvilke slags fridage og hvornår og hvor længe, du er syg Du skal selv registrere, hvornår du påbegynder og afslutter dit arbejde 2.6 Løn, skat og ATP Boligforeningen benytter et lønsystem, som administreres af ProLøn A/S En lønudbetaling består af faste og variable lønposter, som indtastes i lønsystemet. Den samlede lønsum bliver via lønsystemet overført til boligforeningens bankforbindelse, som sørger for, at lønnen bliver overført til din bankkonto. En elektronisk kopi af din lønseddel bliver sendt til e-boks. Boligforeningen har også adgang til dine lønsedler, som kan trækkes elektronisk via lønsystemet. En kopi opbevares i aflåst arkivskab. I henhold til bogføringslovens 10 opbevares alle lønsedler i 5 år Variable lønposter er bla. befordringsgodtgørelse Boligforeningen modtager dine skatteoplysninger fra SKAT. Sker der ændringer i dine skatteoplysninger, underrettes vi automatisk. Hver måned indberettes og overføres A-skat og arbejdsmarkedsbidrag til SKAT via lønsystemet. Samtidig får SKAT en række oplysninger om dig bla. navn, adresse, personnummer, ansættelsessted og bruttoløn samt din samlede løn i årets løb Også indbetalingen af det månedlige bidrag til ATP foregår via lønsystemet. SKAT får hvert år oplyst, hvor meget du har betalt til ATP. 2.7 Pension Dit pensionsbidrag overføres til dit pensionsselskab. Dit navn, personnummer og beløbet fremgår af overførslen Administrationspersonalet er omfattet af en aftale, boligforeningen har tegnet med pensionsmægler Söderberg & Partners. Dit navn, personnummer og årsløn oplyses til Söderberg & Partners. 2.8 Sundhedsforsikring Du er automatisk omfattet af boligforeningens sundhedsforsikring. Forsikringen er tegnet hos Mølholm Forsikring A/S. Dit navn og personnummer oplyses til Mølholm Forsikring A/S, når du indtræder i ordningen. Ved fratrædelse får Mølholm Forsikring A/S besked med henblik på at slette dig fra ordningen.

5 5 2.9 Billeder I forbindelse med din ansættelse opbevares billeder af dig. Hvis du giver dit samtykke hertil, vil billedmaterialet blive benyttet i boligforeningens personalehåndbog og hjemmeside ligesom det kan anvendes i eksternt informationsmateriale, herunder såvel trykte som digitale medier Der henvises i øvrigt til samtykkeerklæring vedr. billedmateriale. 3. Behandling af persondata i anden sammenhæng 3.1 Brug af internettet Besøg på internetsider registreres ikke, men browserdata bliver automatisk registreret på din computer Der henvises i øvrigt til boligforeningens internetpolitik i personalehåndbogen. 3.2 E - mail Alle e mails, der bliver sendt til eller fra din personlige e - mailadresse hos boligforeningen, gemmes på en server. Det vil sige, at alle oplysninger om, hvem e mails er fra, at de er sendt til eller fra dig, hvornår de er modtaget eller sendt samt emne og indhold er gemt Der henvises i øvrigt til boligforeningens internetpolitik i personalehåndbogen, hvor der bla. er beskrevet yderligere om kontrol og overvågning af e - mails. 3.3 Kalendersystem (Outlook) I den elektroniske kalender i Outlook kan du registrere aftaler om møder, fravær mv. Andre kan sende dig invitationer til møder, som vil blive registreret i din kalender. Medarbejdere, der har adgang til din kalender, kan endvidere oprette aftaler om møder på dine vegne Indholdet af din kalender er som udgangspunkt synligt for alle medarbejdere. Der er dog mulighed for at markere aftaler som private, så indholdet af dem kun kan ses af dig selv. Andre vil kun kunne se, at du er optaget. Registreringer i kalenderen kan ændres eller slettes af dig selv eller dem, der har adgang til din kalender. 3.4 Telefoner og tablets Telefonopkald registreres ikke, men din telefon (fastnet- og mobiltelefon) registrerer lokalt alle numre, der ringes til eller fra og hvornår. Du kan slette disse opkaldslister når som helst.

6 Din mobiltelefon og evt. tablet vil registrere og gemme data i e - mails, sms er, mms er, apps og billeder, som du skriver, lægger ind eller tager. Også disse data og billeder kan du slette når som helst Når du afleverer din mobiltelefon og evt. tablet, fordi du ikke længere er ansat i boligforeningen eller fordi den skal udskiftes til en ny, nulstilles disse. 3.5 TV - overvågning Der er TV - overvågning installeret i afdeling 13, Novrupvej mfl. Det er markeret med skiltning de steder, hvor kameraerne er placeret Formålet med TV - overvågningen er at forebygge og opklare kriminalitet og skabe tryghed i området. Overvågningen er møntet på afdelingens beboere Optagelser gemmes i 30 dage. 4. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv. 4.1 Opbevaring af persondata Oplysninger om dig opbevares på boligforeningens adresse Visse oplysninger opbevares tillige hos boligforeningens databehandlere i forbindelse med de drifts- og IT - sikkerhedsmæssige opgaver bla. backup, der løses eksternt. Opbevaring af oplysninger hos eksterne databehandlere er undergivet de danske databeskyttelsesregler i persondataloven og der er indgået databehandleraftaler, der bla. skal sikre, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde Dine persondata kan også overlades til boligforeningens advokater eller revisorer til brug for løsning af en konkret opgave. Det kan være ved behov for juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret og hvor relevante persondata skal bruges af advokater eller revisorer. 4.2 Videregivelse I forbindelse med bla. lønadministration, lønrefusion, arbejdsskadesager mv. videregives nødvendige oplysninger til relevante offentlige myndigheder fx SKAT, kommuner, Udbetaling Danmark og Arbejdsskadestyrelsen, som beskrevet ovenfor. Derudover kan oplysninger om dig videregives til boligforeningens arbejdsskadeforsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis det er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

7 Herudover videregives oplysninger om dig til dit pensionsselskab for løbende at kunne indbetale dit pensionsbidrag og for at selskabet kan lave beregninger på din pensionsordning. 4.3 Offentliggørelse På boligforeningens hjemmeside registreres oplysninger om dit navn, stillingsbetegnelse, arbejdstelefon og e - mail. Der lægges også et billede af dig på hjemmesiden, hvis du giver dit samtykke hertil. Det sker, så boligforeningens kunder på en nem måde kan finde dig, hvis de har behov for at kontakte dig Har du givet dit samtykke hertil, kan billeder blive brugt i eksternt informationsmateriale, herunder såvel trykte som digitale medier Der kan endvidere ske offentliggørelse af billeder, der tages i forbindelse med aktiviteter relateret til Arbejdernes Boligforening, hvor du deltager. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet. 5. I forbindelse med og efter din fratræden 5.1 Oplysninger om din fratræden I forbindelse med din fratræden registreres oplysninger om ophør af din ansættelse, herunder eventuel opsigelse, afskedigelse eller bortvisning og relevante forhold i forbindelse hermed. Registreringen sker bla. på baggrund af boligforeningens retlige forpligtelser, så årsagen til en afskedigelse altid kan oplyses. 5.2 Sletning af data Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår persondata skal slettes i personaleadministrativ sammenhæng. Dette skal afgøres af boligforeningen som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en personalesag, herunder at se hvilke skridt der tidligere er foretaget i en personalesag anses i praksis for et sagligt formål i personaleadministrativ sammenhæng. De data, der bruges til administration af dit ansættelsesforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet 5 år efter endt ansættelse Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare til administration af dit ansættelsesforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger boligforeningen at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

8 8 5.3 Særligt om e - mail Når du fratræder, lukkes adgangen til din personlige e mail hos boligforeningen. 5.4 Særligt om mobiltelefoner og tablets Når du fratræder, skal mobiltelefon og evt. tablet afleveres, hvorefter de nulstilles. 6. Dine rettigheder 6.1 Oplysningspligt Persondataloven giver dig forskellige rettigheder, når der behandles persondata om dig elektronisk. Loven pålægger også boligforeningen visse forpligtelser bla. at fortælle dig, at der indsamles eller vil blive indsamlet persondata om dig I særlige tilfælde kan andre persondata om dig behandles eller der kan foretages en anden form for behandling end den, der er beskrevet her. I så fald vil boligforeningen informere dig særskilt herom. Særlige tilfælde kan være, hvis der iværksættes en personaleretlig sanktion fx en advarsel eller afskedigelse over for dig. 6.2 Indsigt, berigtigelse mv Du har ret til at vide hvilke oplysninger om dig, boligforeningen har samlet i forbindelse med dit ansættelsesforhold ligesom du har ret til at se oplysningerne. Du kan anmode om at få rettet eller slettet oplysninger, hvis du mener, de er forkerte eller giver et forkert indtryk. Boligforeningen har pligt til at tage stilling til din anmodning I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Boligforeningen kan dog fortsat behandle de persondata, som ikke baserer sig på dit samtykke. 6.3 Yderligere oplysninger Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende vurderer, om dine persondata behandles lovligt og det er dem, der skal klages til, hvis du ikke mener, vi overholder persondataloven. Der henvises i øvrigt til boligforeningens personalehåndbog og politikker, herunder politik for brug af IT systemer mv.