1. Begreber Baggrundsinformation Sags- og Dokumentindekset skal indeholde sags- og dokumentmetadata, samt nøgler til andre relaterede forretningsobjekter fra Afsendersystemer, således at der kan leveres et tværgående sagsoverblik til Modtagersystemer. Sags- og Dokumentindekset tager udgangspunkt i OIO Specifikation af serviceinterface for Dokument og OIO specifikation af serviceinterface for Sag version 1.2. Endvidere er der foretaget en række lokale udvidelser for at håndtere data i en transitionsdata og muligheden for væsentligt domænedata kan medtages. Sags og Dokumentindeks understøtter OIO Generelle egenskaber for serviceinterfaces på sags- og dokumentområdet. Overordnet er hvert forretningsobjekt et objekt som har en registrering bestående af hver sin samling af attributlister, tilstande og relationslister. Hver attributliste, tilstand og relation har en virkning. Sags og Dokumentindeks gemmer dog kun afsendersystemets seneste aktuelle registrering og benytter relationer i både sagsindeks og dokumentindeks som defineret i Specifikation af serviceinterface for Sag version 1.2. Hermed vil relationerne imellem forretningsobjekter i modellen og andre forretningsobjekter etableres ved at der er angivet en rolle og en type, men nøglen til det fremmede forretningsobjekt kan angives på flere måder. Sags og Dokumentindeks er et indeks som afspejler data i afsendersystemerne i modsætning til en snitflade udstillet af et fagsystem, derfor benyttes standardoperationerne ikke direkte (fx Opret ), men udstiller i stedet relevante operationer. Sager og dokumenters informationsindhold kommer fra relevante Afsendersystemer, såsom Fagsystemer herunder ESDH-systemer. Fagsystemer indeholder information både fra specifikke domæner, såsom socialbegreber, og medtager anden relevant information fx styringsinformation, som er relevante for arbejdsgangene i forbindelse med anvendelse af Fagsystemet, men ikke nødvendigvis er en del af et tværgående overblik. Begrebsmodellen skal derfor indeholde fællesmængden af informationsindhold fra Afsendersystemer, som er medtaget i Sag og Dokument indeks for at kunne give et tværgående overblik og en hurtig adgang til Sager og Dokumenter på tværs af Fagområder. En række informationer fra Afsendersystemerne opfattes som mindre relevante for et tværgående overblik og er derfor ikke medtaget i begrebsmodellen for Sags- og Dokumentindeks. Følgende forretningsbegreber er for eksempel ikke inkluderet i Sag og Dokumentindeks: Domænespecifikt indhold, Dokumentindhold, Frister, Advis og Styringsinformation. Således vil Afsendersystemer typisk indeholde følgende oplysninger om en Sag og/eller et Dokument som er relevante for Sag og Dokumentindeks: Sagsinformation Journalpost Dokumentinformation Journalnotater Partsinformation Aktørinformation Klassifikation, typisk journalplan og andre klassificeringer. Sikkerhed via KLE, Myndighed, følsomhed og relationer til afgrænsende grupper eller roller Væsentlige oplysninger med relation til sagen eller dokumentet i forretningsdomænet, som fagsystemet opererer i. Relaterede ressourcer kan udtrykkes i Sag og Dokumentindeks gennem en specialisering af Genstand og relationen Sagsgenstand til sagen. Støttesystemet Sags- og Dokumentindekset skal indeholde forretningsobjekter og informationsindhold som er standard for området, men en del Anvendersystemer indeholder derudover forretningsobjekter specifikt for deres domæne, som vil være væsentligt i sagsoverblik eller som søgekriterier.
Sags- og Dokumentindekset skal understøtte behovet for angivelse af genstand ved en specialisering af det abstrakte genstandsobjekt. Det skal være muligt at udvide modellen med yderligere specialiseringer af genstand via indløsning af en option. Løsningen skal tage udgangspunkt i en referencearkitektur, hvor forretningsobjekter i systemet er entydige og kan repræsenteres via et Universelt Unikt ID (UUID) eller URN. Det er essentielt at Støttesystemet Sag og Dokumentindeks i en transitionsperiode kan rumme relevant data fra både nuværende og fremtidige Anvendersystemer. Støttesystemet Sag og Dokumentindeks skal således kunne rumme data fra IT-Systemer, som understøtter Organisation, Klassifikation og partsinformation, men skal også kunne rumme data fra systemer, der ikke understøtter alle dele af den fælleskommunale rammearkitektur, og dermed har en lokal information om sagens Organisation, Klassifikation og Partskontakt. I transitionsperioden skal Løsningen derfor kunne rumme andre måder at relatere til forretningsobjekterne Part, Klassifikation og Organisation. Den berigede konceptuelle model for Løsningen tager derfor højde for at kunne rumme eksisterende systemers data ved at udvide OIO standarden for sag og dokument med yderligere attributter på relationerne, som dermed bliver associerede klasser (vises med stiplet linje). Sags- og Dokumentindekset ønsker at præsentere metadata til Modtagersystemer på samme måde som metadata forefindes i Afsendersystemet, således at aktøren vil opleve ensartethed. Det kræver, at Begrebs- og Informationsmodellerne i Systemet er fleksible i forhold til udfaldsrum og datatyper. Der er derfor krav i informationsmodellen og de nonfunktionelle krav til nærmere definition af attributter. Sager og dokumenter indeholder informationsindhold om parter, som kan være Virksomheder eller Personer. Der er dermed en relation mellem Part og Sags- og Dokumentindekset. Parten en rolle i forhold til sagen og har en historik, som har betydning for sagen. Relationen Sagspart er derfor en del af Sags- og Dokumentindekset. I forhold til historik skal der dannes logdata for opdateringer i Sag og Dokumentindeks for at sikre sporbarhed. Baggrunden for dette er, at der vil være tilfælde, hvor metadata oprettes i Sags og dokumentindeks på et senere tidspunkt end sagens oprettelse i Afsendersystemet. De ekstra historikdata vil også kunne dække en situation, hvor der er tidsmæssig forsinkelse i den løbende opdatering, samt understøtte aktøren Faglig Supporters arbejde. Bemærk at Sags og Dokumentindeks ikke er et forvaltningsarkiv og sporbarhed er ikke relateret til sagens historik og sagens sporbarhed i forhold til dokumentation af en administrativ proces. De enkelte begreber er specificeret nærmere i nedenstående afsnit 1.1 Begrebsmodel for Sagsindeks Nedenfor er vist begrebsmodellen med de centrale forretningsobjekter for Sagsindeks.
Figur 1: Model for forretningsobjekter for sag. Klasser markeret med blå farve er forretningsbegreber, hvor definitionen af relationer og informationsindhold ikke er ejet af Systemet. Bemærk at forretningsobjektet Sag indeholder klasserne Sag, Sag indeks, Journalpost, Journalnotat, Journalnotat indeks, Sagstilstand, Sikkerhedsprofil, samt alle tilhørende relationer.
1.2 Begrebsmodel for Dokumentindeks Figur 2: Model for forretningsobjekter for Dokument. Klasser markeret med blå farve er forretningsbegreber, hvor definitionen af relationer og informationsindhold ikke er ejet af Systemet Bemærk at forretningsobjektet Dokument indeholder klasserne Dokument, Dokument indeks, Dokumentvariant, Dokumentversion, Sikkerhedsprofil, samt alle tilhørende relationer. 1.3 Begreber Specifikke for Sags- og Dokumentindekset Aktør Lokalt begreb (Sags og Dokumentindeks Aktør Aktør er de typer i organisationen, medarbejdere og it-systemer som har en rolle i forhold til forvaltningen af bevillingen og tilhørende metadata. Aktører kan være indeholdt i forretningsservicen Organisation. Arkiv Sag og dokumentindeks / [OIOSD]
Arkiv Arkiv beskriver, hvilket arkiv sagen indgår i og dermed i hvilken arkivstruktur. Et arkiv kan indeholde en samlet fælles afgrænsning af et antal sager og dokumenter. Herved sikres det, at sager og dokumenter, som er sagligt og logisk sammenhørende, men som befinder sig i forskellige it-systemer, kan håndteres samlet og eksempel vis fremfindes og afleveres til offentligt arkiv samlet. Dokument / OIO_SERVICE_DOK Dokument Dokumenter er afgrænsede samlinger af informationer, i kendte formater. Dokumenter består dels af de faktiske dokumenter, fx et regneark eller en rapport, og dels af metadata, der beskriver dokumentet, fx dokumenttitel og dokumentdato. I de fleste tilfælde findes de faktiske dokumenter kun i en elektronisk variant, hvad enten de er produceret elektronisk eller de er omformet til elektronisk form, fx igennem skanning. Dokument - indeks Dokument - Indeks Dokument Indeks er en specialisering af Dokument og indeholder de metadata ud over de metadata som er defineret i klassen Dokument. Dokument-indeks indeholder data som er relevante for modtagersystemer for indekset og metadata som er relevante i en transitionsperiode. Dokumentaktør / OIO_SERVICE_DOK Dokumentaktør Dokumentets relation til Aktører Dokument aktører i forhold til myndighed og dokumentets behandling
Dokumentklassifikation / OIO_SERVICE_DOK Dokumentklassifikation Dokumentets relation til Klassifikation Dokument klassifikatoner, bemærk at KLE tilhører dokument, mens dokumentets klassifikationer klasserer dokumentets informationsindhold Dokumentpart / OIO_SERVICE_DOK Dokumentpart Dokumentets relation til parten Dokumentets afsendere eller modtagere af dokumentet. Bemærk at myndighedens aktører som behandler dokumentet ikke er en del af dokumentpart Dokumentvariant / OIO_SERVICE_DOK Dokumentvariant Dokumentvarianter anvendes til at håndtere samme juridiske dokument i forskellige varianter (f.eks. offentliggørelses- og arkiveringsvarianter). Dokumenter er juridisk sammenfaldende, hvis formater, strukturer og layout ikke medfører en forvanskning af informationsindholdet eller foranlediger til forskelligartet fortolkning. Eksempelvis kan samme dokument findes i en produktionsvariant, to offentliggørelsesvarianter og en arkiveringsvariant. Dokumentvariant anvendes til at håndtere samme logiske dokument i forskellige varianter. Konkret kan samme dokument fx findes i et Microsoft Word-format, et HTMLformat, et PDF-format og et TIFF-format. Fx vil et udgående dokument findes i et produktionsformat, et arkivformat og et offentligt format. Der kan være et af hver type format per version af dokumentet for produktion variant og arkiv variant, men der kan godt være flere formater for Offentliggørelse format. Bemærk at klassen Dokumentvariant kun indeholder metadata om varianten. Dokumentversion
Dokumentversion Dokumentversion er Systematisk nummerering af Dokumentet Et dokument findes i dets livsforløb i et antal forskellige versioner, efterhånden som der ændres i dokumentet. Hver dokumentversion findes igen i et antal forskellige Dokumentvarianter. Dokumentversion er medtaget på en sådan måde at både afsendersystemer baseret på bitemporalitet og eksisterende afsendersystemer baseret på versionering, kan angive versionen af dokumentet, således at man læser dokumenter, som de tager sig ud ved et givet versionsnummer. Dokument version muliggør, at Modtagersystemer kan fremsøge og linke til den korrekte variant i alle typer Afsendersystemer. Hvis fx et dokument er sendt i høring i en variant, og der sideløbende er arbejdet videre med dokumentet i sagsarbejdet, vil det være relevant, at man fortsat også kan se og tilgå dokumentet i den version og variant, der blev sendt i høring, hvis en høringspart henvender sig. Genstand Genstand Genstand er en abstrakt klasse som har en relation til de genstande sagen handler om. Genstand er et overordnet begreb for Forretningsobjekter fra specifikke domæner som sagen handler om fx bevilling. Dog vil borgersager ikke de involverede parter som genstande, men relateret som Part. Forskellige typer af sager har historisk set indeholdt attributter og aggregeringer af data om domænespecifikke data, fx kan borgersag indeholde oplysninger om konkrete sociale ydelser, såfremt disse data er væsentlige for et tværgående overblik over sager så kan disse data skulle kunne medtages i Sags og Dokument indeks. Der skal derfor være en struktur i Sags og Dokument indeks, der muliggør, at væsentlig domænespecifikt metadata kan udskilles fra sagen i separate forretningsobjekter. Det vil muliggøre at indekset kan understøtte et generisk sagsbegreb, som flere typer sagsbegreber i Afsendersystemer. Fx Afsendersystemer baseret på enkeltsagsbegrebet, hvor hver afgørelse er dokumenteret i én selvstændig sag, men hvor alle afgørelserne relaterer til samme genstand. Fx ældre Afsendersystemer hvor der er en samlet sag per ydelsesområde, der indeholder alle afgørelser i hele borgerens levetid. Endvidere kan modellen udvides med domæne-specifikke attributter uden at sagsbegrebet ændrer sig. Hermed bibeholdes grundmængden i sagen som specificeret i standard (OIOSGFUN) med mulighed for at indekset kan udvides med domænespecifikke attributter. IT-System
It-system Et it-system er en applikation, der er tilknyttet sager og dokumenter og opbevarer de originale data (master) eller er et afsendersystem eller begge dele. Rollerne Afsender og Master i relationen medtages således at fx faglige supportere og modtagersystemer kan benytte informationen til vedligehold, information i brugervendte systemer, en del af klienthop m.m. Journalnotat Journalnotat Et journalnotat er den tekst, som en aktør (medarbejder, it-system) formulerer i forbindelse med en hændelse/aktivitet/kommunikation på en sag. Det kan fx være en telefonsamtale, en samtale med en borger eller kollega, eller en dokumentation af en handling, der er foretaget i et it-system. Aktøren har pligt til at skrive journalnotater på de borgersager, de arbejder med, i henhold til offentlighedslovens 6, stk. 1. Journalnotat - indeks Journalnotat Indeks Journalnotat Indeks er en specialisering af Journalnotat og indeholder de metadata ud over de metadata som er defineret i klassen Journalnotat. Journalnotat-indeks indeholder data som er relevante for modtagersystemer for indekset og metadata som er relevante i en transitionsperiode. Journalpost Journalpost Knytter sagen sammen med dokument og er en beskrivelse af en handling på sagen. Journalpost anvendes til at berige tilknytningen mellem sag og dokument med yderligere information. På denne måde kan dokumenter indeholdes i flere sager og hver gang på nye betingelser. Eksempelvis kan et dokument vedlægges én sag, men tilakteres en anden sag. Eller
et dokument kan vedlægges en dagsordenssag med én dokumenttitel og en byggesag med en anden dokumenttitel. Klassifikation OIO_INF_KLAS Klassifikation Klassifikation benyttes til at beskrive, fx hvilken opgave sagen eller dokumentet vedrører, fx sagens relation til KLE. Sag og dokumentindeks relaterer til Klassifikation, der medtages et KlassifikationsID, som er en mulig relation til det UUID som benyttes i Støttesystemet Klassifikation. Organisation / OIO_SERVICE_ORG Organisation Forretningsobjektet Organisation indeholder information om organisationer. Forretningsobjektet Organisation indeholder begrebet Organisation som alene er den juridiske organisation (juridisk enhed). Det kan være en myndighed (ministerium, styrelse, kommune etc.) eller en virksomhed (med cvr-nummer), samt tilhørende Aktører. I denne kravspecifikation benyttes Organisation som forretningsobjektet Organisation. Part (fremmedobjekt) Part En Part er den eller de personer og virksomheder som sagen vedrører. Part er en abstrakt klasse som er en samlet betegnelse for Person og Virksomhed. Person og Virksomhed er specialiseringer af Part. Pt. findes der ikke en standard til understøttelse af forretningsservicen Part, som understøtter Generelle Egenskaber (OIO_GEN_SAGDOK), men der er medtaget et PartsID som UUID/URN til fremtidigt brug. Person
(fremmedobjekt) Person En Person er et individ, som enten kan være dansk med cpr-nummer eller udlænding med eller uden cpr-nummer som har pligter og rettigheder i forhold til dansk offentlighed Person er en specialisering af Part, og kan være part på sager og dokumenter via en Sagspart. Sag Sag og dokumentindeks / [OIOSGFUN] Sag Sag forstås som en samling af sammenhørende dokumenter og øvrige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at dokumentere en arbejdsproces, typisk til administrative formål, herunder til at træffe afgørelser Der findes forskellige typer af sagsbegreber til Myndighedssager og dokumentation af forvaltningsmæssig virksomhed: enkeltsag (de oplysninger, der ligger til grund for en afgørelse), dossiersager (en sag om en bestemt person eller objekt), samlesag (oplysninger om et bestemt emne), projektsag, dagsordenssag osv. Sager kan relatere til andre sager, fx præcedenssager. En sag består af et antal dokumenter, der vedrører det samme begivenhedsforløb (begivenhedsforløb er en række af begivenheder, f.eks. arbejdsløshed og herefter udbetaling af kontanthjælp, hvor størrelsen af satsen kan skifte pga. personens alder, eller forsørgerpligt og midlertidige afbrydes pga. sanktioner.). Et dokument kan indgå i flere sager, dvs. have relation til flere begivenhedsforløb. Anvendelsen af et traditionelt sagsbegreb og et klassifikationssystem (traditionelt kaldet en journalplan) er én måde at sikre sammenhængen mellem de dokumenter, der dokumenterer et forvaltningsmæssigt hændelsesforløb/ begivenhedsforløb. Sag - indeks Sag - Indeks Sag Indeks er en specialisering af Sag og indeholder de metadata ud over de metadata som er defineret i klassen Sag. Sag-indeks indeholder data som er relevante for modtagersystemer for indekset og metadata som er relevante i en transitionsperiode. Sagstilstand
Sagstilstand Sagens tilstand som defineret i OIO Sag Bemærk at ud over sagens tilstand så indeholder sag indeks sagens status/tilstand i afsendersystemet. Sagsaktør Sagsaktør En Sagsaktør i Sags- og Dokumentindekset er relationen mellem Forretningsobjektet Organisation og sag samt de ekstra attributter som relationen indeholder herunder relationstype. I diagrammet for informationsmodellen er Sagsaktør angivet som associeret klasse. Sagsgenstand Sagsgenstand Relationen Sagsgenstand er forbindelsen til de genstande som sagen handler om. Denne relation kan så indeholde det ID som er nødvendigt for kunne finde flere detaljer om genstanden i Fagsystemet eller i fx Ydelsesindeks eller Grunddata Sags og dokumentindeks indeks vil som udgangspunkt ikke indeholde domænespecifikke data udtrykt ved specialiseringer af Genstand, her vil Afsendersystemet blot kunne angive hvilket relationer til genstande som findes, herefter vil Modtagersystemet have mulighed for at slå op i fagsystemet, grunddata eller fx ydelsesindeks for at finde yderligere information. Sagsklassifikation Sagsklassifikation Relation er som defineret i OIO_SERVICE_SAG, og indeholder nøgle til Forretningsobjektet Klassifikation, samt en række andre attributter. Der skal være en Primær klasse og der kan angives yderligere Andre Klasser.
Fagsystemer med eksisterende sager vil i transitionsperioden have sager uden nøgle til forretningsobjektet Klassifikation, men har en nøgle til en lokalt implementeret emnesystematik. Der er derfor medtaget yderligere attributter, så det er muligt at angive værdierne, endvidere er der medtaget attributter, således at der kan søges tekstuelt på tværs af sager på baggrund af Sagsklassifikationen, samt at Sag og dokumentindeks kan returnere navnet på relationen til modtagersystemet som en del af en søgning. Sagspart (fremmedobjekt) Sagspart En Partrelation i Sags- og Dokumentindekset er relationen mellem Forretningsobjektet Part og Forretningsobjektet Sag samt de ekstra attributter som relationen indeholder, herunder relationstype. Sagspart vises i diagrammet for informationsindhold som en associeret klasse. Sikkerhedsprofil Sikkerhedsprofil Sikkerhedsprofil er de grupper, roller og funktioner som har adgang til en følsom sag. Det fælleskommunale støttesystemet Adgangsstyring i den kommunale rammearkitektur giver mulighed for at opmærke data med en følsomhedsklassifikation, samt KLE og myndighed. Såfremt afsendersystemet markerer sagen/dokumentet med en følsomhed, så kan der angives en liste over grupper, roller og funktioner som har ret til at se denne sag. Denne liste skal være UUIDs fra grupper, roller og funktioner som er oprettet i det fælleskommunale støttesystem Organisation evt. på vegne af Afsendersystemet. En bruger skal således godkendt til følsomhedsniveauet i det fælleskommunale støttesystem Adgangsstyring og medlem af en af de angivne grupper for at måtte se sagen. Denne håndhævelse skal ske i modtagersystemet. Støttesystemet Sag og Dokumentindeks lagrer blot informationen og videresender til modtagersystemet. Virksomhed (fremmedobjekt) Virksomhed En virksomhed er en enhed, der udøver økonomisk aktivitet og som er genstand for dansk offentlig forvaltning. Virksomhed er en Part som kan være part på sager og dokumenter via en Sagspart Der findes flere typer af virksomheder:
En virksomhed med et CVR-nummer En forening med et CVR-nummer En virksomhed med et SE-nummer En forening uden CVR-nummer og SE-nummer En momsfritaget virksomhed (som ikke har et CVR- eller SE-nummer) En virksomhed med en omsætning under kr. 50.000 pr. år (som ikke har et CVR- eller SE-nummer). En virksomhed kan indeholde produktionsenheder (identificeret med et P- nummer), som er en del af en virksomhed knyttet til én adresse