Notat vedr. brug af OIO standard for KOMBIT

Transkript

1 Notat vedr. brug af OIO standard for KOMBIT Beskrivelse af KOMBITs brug af OIO standarden for sag og dokumentområdet KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 1/11

2 Indhold 1 Indledning Generel brug af OIO i Støttesystemerme og fagsystemer Brug af OIO Sag og OIO Dokument i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks Operationer Transition Sikkerhed understøttelse i Sags- og Dokumentindeks Information om Afsendersystemer Beskedfordeler (Hændelsesfordeler) Brug af OIO Klassifikation i Støttesystemet Klassifikation Brug af OIO Organisation i Støttesystemet Organisation Brug af OIO standarderne på sags- og dokumentområdet i SAPA KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 2/11

3 1 Indledning Indeværende notat er en beskrivelse af KOMBITs brug af OIO-standardisering på sagsog dokumentområdet for Støttesystemerne i den fælleskommunale Rammearkitektur og i de fagsystemer, som udbydes som en del af monopolbruddet. Notatet henvender sig til leverandører og andre interessenter som ønsker et overordnet indblik i KOMBITs brug af OIO standardisering på sags- og dokumentområdet. Det forventes, at læseren har kendskab til følgende OIO-standarder på sags- og dokumentområdet: Generelle Egenskaber for Sag og Dokument version 1.1 Specifikation for Sag version 1.2 Specifikation for Dokument version 1.1 Specifikation for Klassifikation version 1.1 Specifikation for Organisation version 1.1 Specifikation for Arkivstruktur version 1.1 Se mere om standarderne på dette link. 1.1 Generel brug af OIO i Støttesystemerme og fagsystemer Det er et væsentligt mål for de fælleskommunale Støttesystemer og fagsystemerne, at de understøtter Rammearkitekturens principperne omkring: Sammenhængende it Genbrug Byg til forandring Flere leverandører Ved at benytte OIO-standarderne på sags- og dokumentområdet i de udstillede snitflader giver det KOMBIT mulighed for en robust dataudveksling, som tager hensyn til både semantik og struktur af sager og dokumenter. Endvidere sikres der muligheden for udveksling af sag og dokumentdata uafhængigt af kanalen som data modtages på. Det vil sige, at Afsendersystemer og Modtagersystemer kan udveksle sager og dokumenter enten via service kald, igennem beskedfordeler eller andre kanaler med samme struktur af informationsindhold. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 3/11

4 Fagsystemer og Støttesystemer på sags og dokumentområdet vil derfor have følgende overordnede model: Figur 1 Eksempel på logisk model for system indeholdende OIO Sag. Støttesystemernes informationsmodel baserer sig på OIO-standarden for Sags- og Dokumentområdet, således at KOMBIT og kommunerne har muligheden for at genbruge funktionaliteten på fx klassifikation og organisation i kommende fagsystemer. Endvidere sikres det, at snitfladerne i Støttesystemerne i rammearkitekturen er åbne og udskiftelige og dermed giver mulighed for innovative løsninger i et flerleverandørmarked. Sags- og Dokumentdata skal kunne rumme eksisterende data, som har brug for at relatere til klassifikationer og organisationer, som endnu ikke eksisterer i f.eks. Støttesystemet Klassifikation eller Støttesystemet Organisation. Relationen til den Blå organisation er et udtryk for den anbefalede og rene implementering, hvor sagen har en relation til aktører (som angivet i standarden), mens den grå er muligheden for at relatere til en forekomst, som ikke understøtter OIO-standarden endnu. Et sådant brudt link skal angives som en URN. Denne indeholder referencen til hvor data findes. Her vil nøglen angives som del af URN referencen. Formatet og den konkrete syntaks er dog op til afsendersystemet og det kan derfor være svært for modtagersystemer at udtrække konkret information om referencens nøgler ud fra en URN. I nogle tilfælde kan nødvendige data om referencen kun findes i det lokale eksisterende fagsystem. I de tilfælde er det muligt at medsende ekstra redundant data således at KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 4/11

5 informationen er tilgængelig i en tværkommunal kontekst fx for at sikre korrekt dataafgrænsning så skal det være muligt for Sags- og Dokumentindeks at filtrere på CVR-nummer og Klassifikation på sagen; dette er angivet i proxy klasserne ovenfor. Det anbefales at eksisterende systemer opmærker deres sager og dokumenter mod Støttesystemet Klassifikation og Støttesystemet Organisation, således at de redundante data bliver begrænset mest muligt. 2 Brug af OIO Sag og OIO Dokument i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks Sags- og Dokumentindeks bidrager til at skabe et overblik over sager og dokumenter på tværs af it-løsninger og fagområder i det kommunale systemlandskab. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks har til formål at opsamle data om sager og dokumenter fra en lang række it-systemer kaldet Afsendersystemer. Via services udstilles disse data til brug for andre it-systemer kaldet Modtagersystemer. Formålet er at give medarbejdere hos myndigheder et overblik over sager og dokumenter om en borger eller en virksomhed. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks benytter støttesystemerne til Adgangsstyring for at autentificere og autorisere Aktører. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks skal indeholde informationsindhold om sager og dokumenter samt relationer til andre forretningsobjekter fra Afsendersystemer, således at der kan leveres et tværgående sagsoverblik og dokumentoverblik til Modtagersystemer. Informationsindholdet er i OIO Sag version 1.2 udvidet med journalnotatet, som er en kort beskrivelse af de forhold, som har betydning for en sag på en bestemt dato. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks baserer sig på OIO Generelle egenskaber for serviceinterfaces på sags- og dokumentområdet. Forretningsobjekterne Sag og Dokument har hver en liste af registreringer bestående af hver sin samling af attributlister, tilstande og relationslister. Hver attributliste, tilstand og relation har en virkning jf. Generelle Egenskaber for Sag og Dokument version 1.1 og nedenstående tegning: Figur 2 Generelle egenskaber KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 5/11

6 Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks er et indeks, som afspejler de aktuelle data i Afsendersystemerne i modsætning til en snitflade udstillet af et Afsendersystem, som indeholder historikken i forretningsobjektet via de bitemporale egenskaber. Det betyder, at Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks persisterer og viser Afsendersystemets seneste aktuelle registrering og ikke selv genererer registreringer. Støttesystemet Sags- og Dokumentindekset tager udgangspunkt i OIO Specifikation af serviceinterface for Dokument version 1.1 jf. dette link og OIO Specifikation af serviceinterface for Sag version 1.2 jf. dette link. Håndtering af relationer i Specifikation af serviceinterface for Sag version 1.2 er en ændring i forhold til Specifikation af serviceinterface for Sag version 1.1. Heri vil relationerne imellem forretningsobjekter i modellen og andre forretningsobjekter etableres ved at identificere det relaterede forretningsobjekt ved et ReferenceID, som kan være et UUID eller en URN. Hver relation har som grundmængde den liste af roller i OIO Sag 1.2, som kan bruges til at beskrive sagens/dokumentets relation til forretningsobjektet, men kan godt have andre værdier i en transitionsperiode. Roller fra Afsendersystemer skal være publiceret i Støttesystemet Klassifikation, hvis Modtagersystemer skal kunne anvende dem. Alle relationer i Sags- og Dokumentindekset har samme struktur, uanset om der er tale om en enkeltrelation eller en flerrelation, og består af følgende elementer: Element Relationstype Objekttype Rolle Indeks Virkning ReferenceID Attributliste Beskrivelse Navn på relationen. Fx Sagsklasse. Navn på det forretningsobjekt, som indgår i relationen. Fx Klasse. Betegnelse på den rolle, som forretningsobjektet har i forhold til sags/dokumentobjektet. Fx Primærklasse. Indeks for den enkelte relation. Anvendes ved flerrelationer (dvs. kardinalitet 0..n og 1..n) for at identificere den enkelte relation. Angiver den periode, som relationen har virkning (er gældende) for. Indeholder endvidere en mulig reference til den aktør, der har forårsaget relationen samt en note. Bemærk, at der er Virkning på hver enkelt relation i en flerrelation. Angiver hvilket objekt den konkrete instans af relationen udpeger (UUID eller URN). En liste af attributter, som kan bruges til at uddybe information om relationen. Fx er Journalpost og Journalnotat attributlister til relationen mellem Sag og Dokument. Det vil sige at fx aktøren, som er ejer af en sag, har en relation med relationstypen sagsaktør til sagen med rollen Ejer og kan have objekttype Organisation. Endvidere har fx sags- og dokumentindeks en række lokale udvidelser for at håndtere data i transition, fx myndighedens cvr-nummer. Dette implementeres som en lokal attributliste på relationen sagsaktør, som er relationen mellem Sag og Aktør. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 6/11

7 Figur 3 Relation med lokal attributliste Bemærk at yderligere attributlister kan tilføjes relationen såfremt der er behov for yderligere domænespecifik data eller data, som kan være relevant i en transitionsperiode, hvor alle Afsendersystemer kun understøtter en delmængde af OIOstandarderne for Sags- og Dokumentområdet. Lokale udvidelser er forretningsmæssigt informationsindhold som skal kendes af både Afsendersystem og alle Modtagersystemer for at kunne udveksles. Lokale udvidelser skal derfor benyttes varsomt og kun hvor der er et væsentligt forretningsbehov. Det forventes, at alle specifikationer på sags- og dokumentområdet på sigt vil understøtte denne relationsdefinition. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks understøtter derfor denne type relationer beskrevet i OIO Specifikation af serviceinterface for Sag version 1.2 for både sager og dokumenter. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks indeholder fællesmængden af informationsindhold for forskellige sagsdomæner. Såfremt det viser sig nødvendigt at vise domænespecifikt data, som ikke findes i grunddata, er det muligt at benytte Sagsgenstand-relationen til at knytte sager til andre forretningsobjekter som fx Ejendomme. 2.1 Operationer De publicerede standarder på Sags- og dokumentområdet indeholder en række Standardoperationer som Opret/Import. Operationerne tager udgangspunkt i en servicesnitflade til udveksling mellem fagsystemer, hvor fagsystemerne indeholder historikken af registreringer. Operationer i snitfladen i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks baserer sig på standardoperationerne. Der er imidlertid identificeret yderligere behov fra Afsendersystemer om fx indlæsning af sager og dokumenter i én operation, samt at Modtagersystemer har behov for søgeoperationer på tværs af Sags- og Dokumentindeks. Derfor udstilles operationer i snitfladen i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks med yderligere muligheder. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 7/11

8 Fx udstiller Sags- og Dokumentindeks en operation til Import af sager, men denne operation er i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks udvidet til bl.a. at kunne medtage dokumentinformation, således at Afsendersystemer kan eksportere en hel sag i en enkelt operation. Endvidere er der tilføjet funktionalitet således, at det er muligt at masseeksportere og masseimportere data til Sags- og Dokumentindeks men det er baseret på samme standard, således at fx en masseimport af 100 sager og en import af 100 sager, ved kalde 100 gange, vil give samme forretningsmæssige resultat og have samme grundlæggende struktur af data i servicekaldet. Operationer understøtter den nye funktionalitet for relationer som udstillet i Specifikation for Sag version 1.2. Det betyder, at relationer kan opdateres enkeltvist for en sag og dermed vil en rediger operation gøre det muligt kun at rette en enkelt journalpost, part eller journalnotat. Ønsker man fx kun at oprette et enkelt journalnotat, kan det udføres ved at kalde en rediger operation, hvor eneste ændring til sagen er journalnotatet. 2.2 Transition Sag og Dokumentindeks forventer at modtage data fra en række Afsendersystemer, som kun delvist understøtter godkendte OIO-standarder for Sags- og Dokumentområdet. Samtidigt er der et væsentligt forretningsbehov for at data kan indlæses i Sags- og Dokumentindeks uden en større datavaskopgave for kommunerne og eksisterende Afsendersystemer samt at væsentlige data i de nuværende Afsendersystemer kan vises i Modtagersystemerne. Derfor vil Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks i en transitionsfase også kunne modtage data fra Afsendersystemer, hvor alle relationer og data ikke er fuldt opmærket efter OIO-modellen for sags- og dokumentområdet. Udvidelserne af sag, dokument og journalnotat er vist som specialiseringer af den generelle OIO sags, dokument og journalnotat klasse. Det forventes udtrykt i snitfladen til Støttesystemet sags- og dokumentindeks som en ny lokal attributliste. For eksempel vil journalnotater, der primært er 6 notater, indeholde en udvidelse. Her er udvidelsen vist i Informationsmodellen som en specialisering af standardklassen Journalnotat. Figur 4 Udvidelse af Journalnotat Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks skal understøtte at data fra Afsendersystemerne ikke nødvendigvis relaterer til et forretningsobjekt, som eksisterer i et it-system jf. afsnit 1.1, der kan tilgås fælleskommunalt af Modtagersystemer i en KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 8/11

9 transitionsperiode. Derfor medtages yderligere informationsindhold, således at man kan give et meningsfuldt, tværgående og helhedsorienteret sags- og dokumentoverblik på tværs af nye og ældre Afsendersystemer. Det er blandt andet brugernavn på sagsbehandleren eller cvr-nummer på myndigheden. Den anbefalede metode er altid som udgangspunkt, at data om sager og dokumenter opmærkes mod Klassifikation og Organisation, således at redundant data undgås. 2.3 Sikkerhed understøttelse i Sags- og Dokumentindeks Den fælleskommunale Rammearkitektur indeholder en række principper for sikkerhed og understøttelse af fælleskommunal sikkerhed ved Støttesystemerne til Adgangsstyring. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks skal understøtte den fælleskommunale Rammearkitektur og Støttesystemerne til Adgangsstyring. Dette sker ved, at Modtagersystemet dataafgrænser på myndighed (CVR-nummer), Opgaveafgrænsning såsom KLE og sagen/dokumentets Følsomhedsniveau, som det er angivet i Afsendersystemet. Det vil dog være nødvendigt i særlige tilfælde at skærme meget følsomme sager yderligere via deres placering i kommunen. Denne håndhævelse er kontekstafhængig per bruger og håndhæves derfor i Modtagersystemet, men det er Støttesystemet Sagsog Dokumentindeks ansvar at medsende tilstrækkelig informationsindhold om sagen eller dokumentet til at denne håndhævelse kan finde sted. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks indeholder derfor organisationsafgrænsning i en liste af Sikkerhedsprofiler, som har ret til se sager og dokumenter. Det forventes, at Sikkerhedsprofilerne er tilknyttet sager og dokumenter er oprettet i Støttesystemet Organisation som Aktører, således at de kan tilgås fælleskommunalt. 2.4 Information om Afsendersystemer Modtagersystemerne har et forretningsbehov for at kende Afsendersystemet for at kunne vise det i et helhedsorienteret overblik og kunne hoppe til kildesystemet. It-systemer udtrykkes i Støttesystemet Organisation, men der er tilføjet informationsindhold til relationen til it-systemer i informationsmodellen for Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, således at Modtagersystemet har information om Afsendersystemet selvom Afsendersystemet ikke er tilgængeligt i Støttesystemet Organisation. Såfremt der er forskel på Afsendersystemet og it-systemet, som indeholder sagen eller dokumentet, kan det også angives hvilket it-system, der indeholder sagen. 2.5 Beskedfordeler (Hændelsesfordeler) OIO-standarden for Sags- og Dokumentområdet giver mulighed for at forretningsservices, som understøtter sag og dokument, kan tilknytte en hændelsesfordeler. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks benytter Støttesystemet Beskedfordeler som hændelsesfordeler for at modtage Beskeder omkring ændringer i sager og dokumenter i fagsystemer. Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks kan forvente at modtage beskeder på en opdatering, som allerede er modtaget af en anden kanal eller en opdatering, som er udført inden sidst modtagne rettelse. Sådan en type fejl kan opstå i sjældne tilfælde og vil udløse en fejl i Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks; fejlen skal så håndteres af Afsendersystemet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 9/11

10 3 Brug af OIO Klassifikation i Støttesystemet Klassifikation Støttesystemet Klassifikation baserer sig i udstrakt grad på OIO Specifikation af serviceinterface for klassifikation, dog er der enkelte præciseringer og udvidelser af funktionalitet i Støttesystemet Klassifikation for at understøtte konkrete forretningsbehov. Støttesystemet Klassifikation benytter støttesystemerne til Adgangsstyring for at autentificere og autorisere Aktører, der interagerer med Støttesystemet Klassifikation. OIO-standarden for Sags- og Dokumentområdet giver mulighed for at forretningsservices, som understøtter Klassifikation, kan tilknytte en hændelsesfordeler. Støttesystemet Klassifikation benytter Støttesystemet Beskedfordeler som hændelsesfordeler for at modtage og afsende Beskeder omkring ændringer i klassifikationer. Støttesystemet Klassifikation understøtter standardoperationerne som angivet i OIO Klassifikation, men har udover dette operationer til Skeduleret import og eksport af Klassifikation, således at der kan ske en masseindlæsning eller en masseudlæsning fra Afsendersystemer og Modtagersystemer. Støttesystemet Klassifikation indeholder en version af KLE, FORM og den Autoriserede Kontoplan ved idriftsættelse. 4 Brug af OIO Organisation i Støttesystemet Organisation Støttesystemet Organisation baserer sig i udstrakt grad på OIO Specifikation af serviceinterface for organisation, dog er der enkelte præciseringer og udvidelser af funktionalitet i Støttesystemet Organisation for at understøtte konkrete forretningsbehov. Støttesystemet Organisation benytter støttesystemerne til Adgangsstyring for at autentificere og autorisere Aktører, der interagerer med Støttesystemet Organisation. OIO-standarden for Sags- og Dokumentområdet giver mulighed for at forretningsservices, som understøtter Organisation, kan tilknytte en hændelsesfordeler. Støttesystemet Organisation benytter Støttesystemet Beskedfordeler som hændelsesfordeler for at modtage og afsende Beskeder omkring ændringer i organisationer. Støttesystemet Organisation understøtter standard operationerne som angivet i OIO Organisation, men understøtter udover dette operationer til Skeduleret import og eksport af Organisationssystemer, således at der kan ske en masseindlæsning eller en masseudlæsning fra Anvendersystemer. 5 Brug af OIO standarderne på sags- og dokumentområdet i SAPA SAPA bliver en løsning, der kan give brugerne et bedre overblik i deres daglige arbejde ved at give et 360-graders overblik over borgeren SAPA udstiller data med snitflader til alle kommunens fagsystemer og en stor del af disse data hentes via grunddata eller Støttesystemerne i Rammearkitekturen. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 10/11

11 OIO-standarderne på Sags- og Dokumentområdet spiller en central rolle for at SAPA kan modtage og forstå data om sager og dokumenter fra alle relevante kommunale fagssystemer via Støttesystemet Beskedfordeler eller Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks. Således kan data for sager og dokumenter udtrykkes via OIO-standarderne for Sag og Dokument, sager og dokumenters tilhørsforhold i Organisationen kan udtrykkes ved relationen til Aktører. Aktører og deres organisation udtrykkes i Standarden for Organisation og kommunens emnesystematik og klassificeringer kan udtrykkes i standarden for Klassifikation. SAPA giver muligheden for, at de indhentede data kan benyttes til at skabe journalnotater. Journalnotat er en del OIO-standarden for Sag version 1.2. SAPA forventer at benytte standarden til at kunne vise journalnotater og sende journalnotater til oprettelse i fagsystemet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 11/11