IT Hadsundvej 190 9220 Aalborg Øst Fælles Offentlig System Administror (FOSA) Henriette Adamsen +4521521060 henriette.adamsen@rn.dk Dagsorden Forretningsstyregruppe møde - Sårjournalen 29. august 2018 Kl. 08.30-12.00 Mødelokale: Videomøde Mødeadresse: fosa@rooms.medcom.dk Mødedeltagere Charlotte Buch Gøthgen / Region Nordjylland Carsten S. Mortensen / Ålborg Kommune Henriette Adamsen / Region Nordjylland (referent) Merete Halkjær / Københavns Kommune Nikoline Lisa Palm / Region Hovedstaden Gregor Borut Ernst Jemec / Region Sjælland Vivi Orthmann Johansen / Vordingborg Kommune Britta Ravn / Region Midtjylland Elin Kallestrup / Aarhus Kommune Christian Mercado / Region Syddanmark Britt Saarup Kronbøge / Esbjerg Kommune Mette Daugbjerg Krog / Sundhedsdastyrelsen Martin Holmgaard Thomsen, jurist, RN, deltager under punkt 8. Afbud Merete Hartun Jensen / Region Hovedstaden (formand for brugergruppen) Video Adgang via Faste anlæg som Pexip, Cisco, Jabber eller Lync PC Via browser Telefon (kun lyd) Link / tlf fosa@rooms.medcom.dk https://rooms.medcom.dk/webapp/#/?conference=fosa@rooms.medcom.dk Ring på 7872 3285 (du møder en engelsk stemme som beder om en møderums kode) Indtast koden 1111 og tryk #. Side 1 af 11
Dagsordenspunkter 1. Velkomst... 3 2. Godkendelse af dagsorden... 3 3. Opfølgning fra forretningsstyregruppemøde 25.04.2018... 3 4. Meddelelser af relevans for sårjournalen... 4 5. Valg af formand og næstformand... 5 6. Nyt fra FSI... 5 7. Networking fælles sharepoint... 6 8. Nyt fra brugergruppen... 6 9. Dabehandleraftaler/GDPR... 6 10. KPI/stistik nyt fra arbejdsgruppen (udsættes til næste møde)... 8 11. Organisering af arbejdet i Sårjournalen... 9 12. NemId-logon / Fødereret brugerstyring... 9 13. Udbud (lukket punkt)... 10 14. Eventuelt... 11 Side 2 af 11
1. Velkomst Vi vil foreslå vores styregruppemøde i januar bliver et længerevarende fysisk møde i fx København, da vi gerne vil bruge lidt mere tid på drøftelse/workshop af Organisering af arbejdet i Sårjournalen samt Udbud. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af udsendt dagsorden. Pause kl. ca. 10 efter punkt 8. dagsorden godkendes. 3. Opfølgning fra forretningsstyregruppemøde 25.04.2018 Under dette punkt orienteres om sager, emner eller spørgsmål fra seneste møde i forretningsstyregruppen. Der orienteres kort om: - Projekt i Region Hovedstaden, fodterapeuter v. Merete Halkjær - Adgang til Pleje.net for prive aktører - Stregi for digital sundhed 2018-2022 mhp. relevans for Telemedicinsk Sårvurdering forretningsstyregruppen tager orienteringerne til efterretning. Side 3 af 11
Merete orienterer om Region Hovedstadens pilotprojekt for telemedicinsk sårvurdering i fodterapipraksis. Kommissorium er sendt med dagsordenen 25.04.2018. Prive aktører: Dansk Telemedicin har udarbejdet et forslag til en retningslinje i forhold til brugere, der ikke er tilknyttet primær eller sekundær sundhedssektor. I brugergruppen vil man arbejde videre med denne retningslinje og udvikle pleje.net i relion hertil. Behandles på brugergruppemøde i september 2018 obs. NemId Logon. Stregi for digital sundhed 2018-2022 mhp. relevans for Telemedicinsk Sårvurdering. Bilag Stregi for digital sundhed 2018-2022. (blot til orientering I behøver ikke læse hele dokumentet) 4. Meddelelser af relevans for sårjournalen Punktet har til formål vidensdele omkring emner med relevans for Sårjournalen. Inddragelse af flere specialer i pleje.net / Henriette Per Bo fra RM (fælles servicecenter) og Nina Bækmark, Dansk Telemedicin, har fremlagt et behov i forhold til inddragelse af andre specialer i sårjournalen (stomi-pienter, dermologi-pienter, evt. andre). Charlotte og Henriette overvejede lave en indstilling til FSI mhp. få svar på, om vi i vores forretningsstyregruppe kunne arbejde videre med dette i forhold til vores kommissorium og vores opdrag implementere telemedicinsk sårvurdering i DK. Er der juridiske/politiske hensyn? Jeg har imidlertid talt med Lone Thiel, som også er medlem af FSI. Hun mener ikke FSI vil forholde sig til en sådan indstilling på det foreliggende. Lone mener der bør komme en officiel henvendelse fra de respektive specialer (Gastroenterologisk Selskab, Dermologisk Selskab) eller en konkret Afdeling eller kommune som beder om få lov anvende sårjournalen i forhold til deres pienter. Herefter må vi vurdere omfanget af denne henvendelse (er der tale om et pilotprojekt for en enkelt kommune eller er det på nionalt plan? hvilken betydning får det for forvaltningen, forretningsstyregruppen, brugergrupper, pleje.net, evt. ændringer til systemet osv.) Man skal endvidere være opmærksom på samarbejdsaftaler. Og først herefter vil FSI eller evt. Danske Regioner forholde sig til en anmodning/indstilling om emnet. Lone foreslår således, vi går tilbage til Per Bo og Nina og beder dem gå til de respektive personer, som har givet udtryk for behovet og bede dem om fremsende en anmodning til forretningsstyregruppen for sårjournalen, hvor de beskriver behovet og hvordan de ønsker anvende pleje.net. Side 4 af 11
Styregruppemedlemmerne er ligeledes velkommen til gå tilbage til deres organision og evt. tale med dem om en indstilling/anmodning. 5. Valg af formand og næstformand På vores næste forretningsstyregruppemøde i oktober vil vi afholde valg af formand og næstformand i forretningsstyregruppen. Forretningsstyregruppen orienteres om, alle I gruppen er velkommen til opstille til valget. Ønsker man opstille til valget kan man skriftligt tilkende give dette til Henriette forud for mødet i oktober. Charlotte Buch Gøthgen og Merete Halkjær har givet tilsagn om, de gerne modtager genvalg til henholdsvis formands- og næstformandsposten. forretningsstyregruppen orienteres om valg af formand og næstformand på næstkom- mende møde. 6. Nyt fra FSI Henriette orienterer om nyt fra FSI. Seneste møde 3. maj 2018. orienteringen tages til efterretning Fremadrettet er referet tilgængeligt på vores fælles sharepoint Networking, hvorfor der ikke refereres fast på forretningsstyregruppemødet. Relevante emner, som kræver forretningsstyregruppens drøftelse/beslutning, sættes på dagsordenen ved behov. Bilag Refer fra FSI 03.05.2018. Side 5 af 11
7. Networking fælles sharepoint Der er et gensidigt behov for kunne læse referer mellem forretningsstyregruppen og brugergruppen. Vi beslutter forsøge lave et fælles sharepoint med relevante fælles dokumenter. Henriette vil demonstrere Networking, RN og orientere om hvordan der gives adgang til dette. Henriette skulle spørge systemforvalter-kolleger om de har referer liggende på regionens hjemmeside til fri disposition, da dette muligvis kunne være en løsning i forhold til alle brugere kunne tilgå refererne fra brugergruppemøder. Dette er ikke tilfældet og synes umiddelbart heller ikke være en mulighed for Sårjournalen. At forretningsstyregruppen orienteres om fælles sharepoint 8. Nyt fra brugergruppen Merete Hartun Jensen orienterer om relevante emner fra brugergruppemøde. Der har ikke været møde i brugergruppen siden sidste forretningsstyregruppemøde. Næste brugergruppemøde finder sted 12. september 2018. forretningsstyregruppen orienteres om arbejdet i brugergruppen 9. Dabehandleraftaler/GDPR Jurist Martin Holmgaard Thomsen vil deltage på forretningsstyregruppemødet under dette punkt. Forretningsstyregruppen orienteres om og drøfter: - Fremsendelse af reminder vedr. dabehandleraftale - Revisions-erklæring - Kundebrev fra Dansk Telemedicin Den registreredes rettigheder - Opbevaring af da i Pleje.net Side 6 af 11
forretningsstyregruppen orienteres om og drøfter punktet Dabehandleraftaler og instruks Vi har modtaget 15 underskrevne dabehandleraftaler og instrukser ud af 103 fremsendte. Ifølge aftale med jurist Martin Holmgaard har vi udsendt en reminder-mail til de regioner og kommuner, som ikke har svaret. Revisionserklæring: Flere kommuner har anført vi mangler en revisionserklæring i vores dabehandleraftaler. Som eksempel på henvendelser/ønsker om formuleringer: Leverandøren skal hvert år vederlagsfrit fremsende en erklæring om overholdelse af denne Aftale fra en uafhængig revisor, som bekræfter, Leverandøren overholder de generelle it-kontroller. Erklæringen skal være af en ISAE 3402 type 2-erklæring, eller erklæringer der måtte træde i stedet for denne. Endvidere skal Leverandøren uden særskilt vederlag hvert år foranledige udarbejdet en generel erklæring fra en uafhængig revisor vedrørende Leverandørens behandlingssikkerhed i relion til personda. Erklæringen skal udarbejdes som en ISEA 3000- erklæring, eller erklæringer der måtte træde i stedet for denne. For så vidt angår underdabehandlere kan hensynene i dette punkt oplyses via andre passende foranstaltninger Jurist Martin Holmgaard foreslår, vi i styregruppen samler op på de anmodninger om revisionserklæring, som kommunerne byder ind med med henvisning til dabehandleraftalens punkt 6. Formålet skal være, der via styregruppen og Region Nordjylland, så rettes én henvendelse til leverandøren Dansk Telemedicin. Men det kræver et fællesskab omkring hvilken type revisionserklæring der skal indhentes samt afklaring af omkostningerne derved. Derfor drøftelse i styregruppen. Vi har forespurgt Dansk Telemedicin om de allerede har en revisionserklæring. De har herefter fremsendt deres eksisterende revisionserklæring, som opfylder ovenstående krav. Vi vil drøfte hvordan vi herefter formidler dette ud til kommuner og regioner. Den registreredes rettigheder mm. i henhold til kundebrev fra Dansk Telemedicin: Vi har modtaget et kundebrev fra Dansk Telemedicins DPO, se bilag. Jurist Martin Holmgaard Thomsen mener ligeledes de punkter, som brevet rejser, bør drøftes i styregruppe-regi, hvorfor han vil fremlægge brevet og introducere til drøftelsen på forretningsstyregruppemøde 29. august. 2018. De første to punkter i kundebrevet omhandler: 1. give mulighed for, den registrerede kan rette en henvendelse via sårjournalen og fx anmode om indsigt. 2. indarbejde en art brugeraftale/samtykkeerklæring i systemet. Styregruppen drøfter en tilbagemelding til Dansk Telemedicin vedrørende disse to udviklingsforslag. Det overvejes, om ikke de daansvarlige selv (kommunerne og regionerne) er nærmest til, både sikre borgerne har modtaget de tilstrækkelige forudgående oplysninger forud for et behandlingsforløb, men også til tage imod henvendelser fra borgere, der fx ønsker indsigt. Det drøftes endvide- Side 7 af 11
re, om det vil være nødvendigt med en forudgående drøftelse med egne jurister, forinden der gives en tilbagemelding til Dansk Telemedicin. Det næste punkt i kundebrevet omhandler en stillingtagen til, om der skal udarbejdes en konsekvensanalyse en såkaldt DPIA. Dette er overvejet i Region Nordjylland. Vores opftelse er dog, en DPIA alene er påkrævet ved anskaffelser af nye systemer eller væsentligt ændrede systemer. Da det ikke ses være tilfældet for sårjournalen, er der ikke en forpligtelse til udarbejde en DPIA for tiden. Styregruppen drøfter en tilbagemelding til Dansk Telemedicin vedrørende DPIA. Det drøftes endvidere, om det vil være nødvendigt med en forudgående drøftelse med egne jurister, forinden der gives en tilbagemelding til Dansk Telemedicin. Opbevaring af da i pleje.net Det sidste punkt i kundebrevet fra Dansk Telemedicin er ønsket om en instruks vedrørende sletning af da. Dansk Telemedicin har foreslået en ordlyd på en instruks. Dansk Telemedicin har ikke hidtil slettet da i sårjournalen og det har ikke tidligere været afklaret med Dansk Telemedicin i hvilket omfang dette burde ske. Det er ikke noget nyt persondaretligt krav, den daansvarlige ikke må opbevare da længere tid end nødvendigt og i øvrigt ikke i et større omfang end det er nødvendigt. Det er nu, som også tidligere, altså en nødvendighedsvurdering hvor lang tid da skal opbevares. Dog er der tale om journalda (billeder af sår). Det betyder et udgangspunkt om, der ikke må slettes da fra en pientjournal, og der er en opbevaringsforpligtelse på mindst 10 år. Også selvom pienten måtte være gået bort. Hvor lang tid da derudover kan opbevares i journalen er et lægefagligt skøn af deres relevans for fremtidig behandling. Men det er uafklaret, og vi har ikke sikre retningslinjer for, hvor lang tid opbevaring kan finde sted. Spørgsmålet skal behandles grundigt og med en faglig vinkel. Styregruppen drøfter sammensætningen af en lille arbejdsgruppe, der kan arbejde videre med dette spørgsmål. Arbejdsgruppen skal aflevere et fagligt funderet not vedrørende retningslinjer for sletning af journalda i sårjournalen. Bilag Kundebrev fra Dansk Telemedicin. 10. KPI/stistik nyt fra arbejdsgruppen (udsættes til næste møde) Side 8 af 11
11. Organisering af arbejdet i Sårjournalen Merete Halkjær har udarbejdet et skema driftsorganision ift. telemedicinsk sårvurdering. Hvert styregruppemedlem udfylder skemaet forud for mødet og returnerer det til Merete og Henriette cc. Merete Halkjær følger op på skemaerne. Vi vil drøfte hvordan vi bedst arbejder videre med skemaerne. styregruppen drøfter det videre arbejde og udbytte af skemaerne Vi vil drøfte hvordan vi er organiserede lokalt i regionerne og hvordan vi sikrer implementering/anvendelse, vidensdeling og videreformidling af informion til brugerne og lokal forankring Vi drøfter hvordan vi sikrer vidensdeling fra forretningsstyregruppe og brugergruppe til de lokale grupper samt hvordan vi sikrer engagement og fremdrift lokalt, fx i forhold til videregive ny viden, de gode historier, KPI er m.m. Merete Halkjær har udarbejdet et skema driftsorganision ift. telemedicins sårvurdering, som hvert medlem har modtaget med sidste refer og udfyldt mhp. få et overblik over egen lokale organision. Hvert styregruppemedlem udfylder skemaet forud for mødet og returnerer det til Merete og Henriette cc. Merete Halkjær følger op på skemaerne. 12. NemId-logon / Fødereret brugerstyring NemID logon løsning er implementeret 25. juni 2018. Fødereret brugerstyring: I samarbejde med projektleder Lone Hallgreen fra FUT gennemførselsprojektet, arbejdes der intensivt på implementering af ADFS løsning i kommuner og regioner. Forretningsstyregruppen orienteres om processen Side 9 af 11
NemId log on: Løsningen er implementeret 25. juni 2018. Det er forts muligt logge ind med brugernavn og brugerkode i en periode frem til ca. 1. oktober. Det er p.t. kun muligt for medarbejdere med sundhedsfaglig autorision tilgå pleje.net med digital signur. For brugere uden sundhedsfaglig autorision vil der på forsiden af pleje.net stå en tekst om, de kan kontakte Dansk Telemedicin mhp. få tildelt en digital signur. Fødereret brugerstyring: Efter vores forretningsstyregruppemøde i april har jeg haft kontakt til Christian Callsen, chefudbudskonsulent for FUT og Lone Hallgreen, projektleder for gennemførselsprojektet for FUT, Københavns Kommune. FUT forudsætter der er etableret en fælles nional sundhedsføderion forud for deres løsninger kan realiseres (forventeligt september 2019). De er således også meget interesseret i løsningen etableres. Sammen med Lone Hallgreen har vi således indkaldt relevante aktører fra KOMBIT, den fællesregionale ADFS-løsning og SDS, Dansk Telemedicin, IT-arkitekter fra FUT mhp. projektet skulle projektsættes og igangsættes. I den forbindelse er der afholdt 2 møder før sommerferien. Det er besluttet SDS stiller en projektleder til rådighed (Esben Dalsgaard) i forhold til den tekniske løsning og sikrer integrion mellem kommunernes og regionernes ADFS-løsning samt den nionale sundhedsføderion SEB. I relion hertil er der afholdt 2 møder. Herudover er der planlagt flere møder mhp. afklaring af brugerroller/rettigheder. Dette er et meget omftende arbejde her arbejder vi også på sundhedsdastyrelsen leder projektet. Vi har tilbudt Sårjournalen stiller sig til rådighed i forhold til pilot-test. Der afholdes et opfølgende stusmøde ultimo august/primo september. 13. Udbud (lukket punkt) RN har indgået kontrakt med Optimum IT vedr. projektledelse af udbud af Sårjournalen. Der er afholdt indledende opstarts- og initieringsmøder. Forretningsstyregruppen orienteres om processen. forretningsstyregruppen orienteres om udbudsprocessen Projektplanen, som blev godkendt på sidste forretningsstyregruppemøde er nu præsenteret på FSI møde 3. maj 2018 mhp. orientering om udbuddet og konsekvenserne heraf. Orienteringen tages til efterretning. RN har undersøgt, hvorvidt der er krav om markedsafdække i forhold til valg af ekstern konsulentbistand til udbuddet. Da udbuddet ikke overstiger grænsen for maximumværdien i forhold til udbud (ca. 1,5 mio) er en licitionsrunde ikke nødvendig. RN har således som aftalt kontaktet IT-Optimum og indgået kontrakt om projektledelse af udbud af Sårjournalen. Tilbud og Konsulentaftale er vedlagt som bilag. En kort opsummering af tilbuddet er som følger: Bistand til Region Nordjylland med projektledelse og udbudsbistand til anskaffelse af en ny Sårjournal til Telesår projektet Side 10 af 11
Vi foreslår opgaven starter med en indledende opstart og et udbudsdesign, hvorefter udbudsformen skal vælges; enten brug af FUT rammekontrakten eller et selvstændigt EU- Udbud med forhandling. På baggrund af valget skal FUTs leveranceaftale bilag tilpasses og tildeling jf. FUTs rammekontrakt gennemføres, eller også skal et samlet udbudsmeriale udarbejdes, og udbuddet bekendtgøres og gennemføres. OptimumIT har under hele udbudsforløbet projektledelsesansvaret, og udarbejder udbudsmerialet i samarbejde med Telesår projektet. OptimumIT påtager sig ikke det juridiske ansvar for udbuddet, og forventer Region Nordjylland bistår med juridisk ekspertise, herunder til kontrakter, udbudsbekendtgørelse og - betingelser. Vi tilbyder partner Christian Callsen og chefkonsulent Esben Nielsen til gennemførsel af opgaven, der har hhv. 24 års og 19 års erfaring med it. Vi estimerer på ovenstående grundlag med et budget på 285 timer til opgaven, der forudsætter FUTs rammekontrakt anvendes, og med 715 timer hvis et selvstændigt EU-Udbud skal gennemføres. OptimumIT tilbyder derfor en option på forskellen på 430 timer, som Region Nordjylland kan benytte sig af. Vi tilbyder en timepris på DKK 1.350 ekskl. moms for opgaven og optionen, svarende til ca. 13% rab fra listeprisen for opgaver af denne type, med den pågældende bemanding. Det økonomiske omfang er således DKK 384.750 for basisopgaven, og DKK 965.250 for den udvidede opgave. Optionens økonomiske omfang er dermed DKK 580.500. Bilag Konsulentaftale Optimum IT Tilbud på Projektledelse af udbud af Sårjournal. 14. Eventuelt Side 11 af 11