Forretningsorden for Virum gymnasiums bestyrelse Denne forretningsorden er fastsat i medfør af 18 i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse samt bekendtgørelse nr. 750 af 29/6 2012 om standardvedtægt for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. og 14 i vedtægterne for Virum Gymnasium. Bestyrelsens opgaver 1. Bestyrelsens opgaver og ansvar er beskrevet i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser med tilhørende ændringer og gymnasiets vedtægt i bestemmelserne 7-11, og består bl.a. i følgende overordnede opgaver: Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder o fastlæggelse af institutionens indsatsområder og strategi med afsæt i skolens målsætninger o fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik o ansættelse og afskedigelse af rektor o fastsættelse af resultatkontrakt for rektor og opfølgning herpå efter gældende retningslinjer o udpegning af intern revisor o godkendelse af budget og regnskab o godkendelse af årsrapport, herunder regnskabsinstruks og stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it- organisation og principper for budgettering o ansvarlig over for undervisningsministeren for skolens drift, herunder for forvaltningen af de statslige tilskud. Organisering af bestyrelsen, formand og næstformand 2. Bestyrelsen består af i alt 6 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens 4 6 om bestyrelsens sammensætning. Stk. 2. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens 12. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden. Stk. 3. Rektor har ret og pligt til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder. Rektor afholder møder med formanden for bestyrelsen i et med denne aftalt antal gange om året. Stk. 4. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke- medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang. Stk. 5. Bestyrelsen foretager en gang årligt en selvevaluering af bestyrelsens arbejde og resultater og skal jævnligt drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i 5 stk. 2 i
vedtægten. Rektor udarbejder i samarbejde med formandskabet et koncept for evaluering. Informationsgrundlag 3. Formanden sørger for, at dagsordenspunkterne til møderne er bilagt nødvendigt materiale til at oplyse sagen. Rektor bistår formanden. Stk. 2. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet. Stk.3. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand. Stk. 4. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt et sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand. Møder 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for ½ år ad gangen. Mødeplanen kan suppleres med et årshjul for behandling af tilbagevendende emner. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne. Et bestyrelsesmedlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punktet skal meddeles til formanden og rektor senest 7 dage før det fastsatte bestyrelsesmøde. Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden. Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom, formanden indkalder i så fald til møde hurtigst muligt og senest inden 15 dage. Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens og i dennes fravær næstformandens stemme afgørende. Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor. 5. Bestyrelsesmøder har følgende faste punkter på dagsordenen til hvert møde:
Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde Skolens økonomi Andre punkter som rektor eller et medlem af bestyrelsen ønsker behandlet Stk.2. Mødeplanen og/eller et årshjul for møderne skal sikre, at der sker opfølgning på de af bestyrelsens besluttede strategier, resultatkontrakten, planer, interne og eksterne evalueringer, rapporter om institutionens likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme mv. Stk.3. Mødeplan og /eller årshjul skal ligeledes sikre procedurer for bestyrelsens stillingtagen til skolens administration, økonomiadministration, herunder intern revision, organisering og løn - og personalepolitik. Beslutningsreferat 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet. Stk. 2 Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat. Offentlighed 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler. Formanden for bestyrelsen udtaler sig på vegne af bestyrelsen. Mødepligt og habilitet 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder. Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden eller rektor herom inden mødets afholdelse.
9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give afledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag. Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og institutionens rektor, herunder med angivelse af muligheder for delegering 10. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionen jf. 1. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden over for bestyrelsen. Skolens daglige ledelse Stk. 2. Rektor skal, jf. 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse: at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler, at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige, at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutions økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold. Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne, jf. 4, stk. 1. Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer. Stk.6. Rektor forelægger institutionens årsrapport til bestyrelsens godkendelse. Regnskabsinstruksen indgår i årsrapporten, og indeholder en beskrivelse af Virum gymnasiums formål, den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af skolens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Regnskabsinstruksen er underlagt revisionskontrol og godkendes af rektor og bestyrelsesformand. Stk.7. Håndtering af skolens informationer er beskrevet i Sikkerhedsinstruksen. Sikkerhedsinstruksen skal sikre, at institutionens informationer er beskyttede, og at kritiske og (person) følsomme informationer bevarer deres fortrolighed.
Stk. 8. Bestyrelsen orienteres efter nærmere aftale af rektor om ansættelser og afskedigelser af skolens personale. Stk. 9. Rektor indstiller til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål. Stk. 10. Rektor forelægger større ændringer omkring organisatoriske forhold og løn- og personalepolitik for bestyrelsen. Stk. 11. Bestyrelsen har pligt til at følge op på planer, interne og eksterne evalueringer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om skolens uddannelsesresultater, likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme mv. Bestyrelsen har pligt til at opstille procedurer, der sikrer, at Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning, for at føre tilsyn med og følge op på institutionens udvikling. Bestyrelsen udarbejder retningslinjer for, hvilke konkrete bemyndigelser, fx vedr. personaleforhold, økonomi mv., der er givet til rektor. Ændring af forretningsordenen 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen ved simpelt flertal. Bestyrelsen gennemgår mindst en gang årligt forretningsordenen for at sikre, at den løbende tilpasses institutionens behov. Vedtaget på bestyrelsesmøde den 10. juni 2014.