Kvalificér idéen OPGAVEBOG TIL IDÉEJER GEVINSTREALISERING I KØBENHAVNS KOMMUNE MIN IDÉ TITEL: HVAD? HVORDAN? HVORFOR? Gevinstspillet hjælper udvikling og drift med at samarbejde om at kvalificere projektidéen. Spillet gør det tydeligt, om det giver mening at arbejde videre med idéen, hvor der mangler viden og hvem der bør inddrages for at indhente manglende viden. Spillet tager 1-3 timer og kan spilles af 3-8 personer. Jo længere spilletid og jo flere deltagere desto større indsigter og dybde vil der blive opnået i kvalificeringen af idéen. 1
Giver det mening? I den første fase af spillet skal vi udforske, om vores idé er meningsfuld for de mennesker, der i sidste ende skal sikre, at vi høster gevinsterne. Det er helt afgørende, at vi har en god forståelse for brugerne og medarbejderne i driften. 2
BRUGERNE Hvem er brugerne af vores idéforslag? Hvordan vil de tage imod de ændringer, idéen medfører for dem? Hvad vil de sige er positivt (+) og negativt (-) ved ændringerne? + DIN IDÉ - Kilde: https://strategyzer.com/canvas/value-proposition-canvas 3
MEDARBEJDERNE Hvordan vil medarbejderne i driften blive påvirket, hvis vores idé bliver gennemført? Medarbejderen føler sig... Medarbejderen skal i fremtiden kunne... Medarbejderen fortæller om idéen, at... 4
ARBEJDSGANGE OG KOMPETENCER Opstil en liste over de nye arbejdsgange, medarbejderne skal udføre (eller evt. afskaffe) efter implementeringen. Skal medarbejderne have et kompetenceløft? Eller gør vores idé visse arbejdsgange overflødige? Hvad skal vi være opmærksomme på? Er der f.eks. nye snitflader? Hvilke nye kompetencer skal være til stede hos medarbejderne? Hvilke arbejdsgange bliver evt. overflødige? 5
OPSAMLING: GIVER DET MENING? Nu har vi arbejdet med fase 1: Giver det mening? Afrund fasen ved at bruge 2 minutter på at vurdere, hvor god idéen er i forhold til fasens fokusområder. Brug denne skala: 1: Meget usikker 2: Usikker 3: Lidt sikker 4: Sikker 5: Meget sikker Giver det mening? 6
Har vi nok viden udefra? Har vi nok viden og de rette ressourcer og erfaringer? Findes der mennesker og aktører uden for organisationen, som har bedre løsninger, vi ikke kender til? I denne del af spillet skal vi udforske, om private aktører, NGO er, socialøkonomiske virksomheder, frivillige eller andre aktører kan spille en rolle for vores idé. 7
SAMARBEJDSMULIGHEDER Diskutér om der findes nogle samarbejdsmuligheder, vi har overset. Notér hvad der skal til, for at samarbejderne kan blive til virkelighed. Find gerne på flere oplagte samarbejdsmuligheder. HVAD NU HVIS...... vi skulle samarbejde med en stor koncern?... vi skulle finde en lokal samarbejdspartner?... vi skulle udlicitere hele eller dele af opgaverne til private aktører?... vi skulle samarbejde med en non-profit eller frivillig organisation? 8
FORDELE OG ULEMPER VED ET PARTNERSKAB Vælg nu den mest relevante samarbejdspartner fra forrige øvelse og del jer op i tre grupper. En gruppe skal repræsentere jeres organisation, en anden samarbejdspartneren. Den sidste gruppe tager borgerens synspunkt og noterer fordele og ulemper ved et partnerskab. - + Forvaltning: Partner: Borger: 9
OPSAMLING: HAR VI NOK VIDEN UDEFRA? Nu har vi arbejdet med fase 2: Har vi nok viden udefra? Afrund fasen ved at bruge 2 minutter på at vurdere, hvor god idéen er i forhold til fasens fokusområder. Brug denne skala: 1: Meget usikker 2: Usikker 3: Lidt sikker 4: Sikker 5: Meget sikker Har vi nok viden udefra? 10
Kan det betale sig? Nogle gange er en god idé virkelig god - den er bare ikke en god investering. I denne fase af spillet skal vi sikre os, at vores investering kan tilbagebetales inden for 6 år. Har vi medtænkt alle udgifter? Har vi blik for alle potentialerne? 11
TIDSPLANEN Beskriv aktiviteter, teknologier, udvikling, produkter m.m., der skal investeres i. INSPIRATION: MULIGE AKTIVITETER UDVIKLE IT-SYSTEM FLYTTE LOKALE OMORGANISERE... KØBE... HEADHUNTE... KOMMUNIKERE TIL BORGERNE OPKVALIFICERE MEDARBEJDERE SAMARBEJDE MED... BYGGE OM DESIGNE... FÅ KONTRAKTER MED PRIVATE I HUS UDBREDE NYE ARBEJDSGANGE HVORNÅR SKAL AKTIVITETERNE FINDE STED? AKTIVITETER, DER SKAL INVESTERES I 1. år 2. år 3. år 4. år 5. år 6. år 12
Investering på 6 millioner Forestil jer, at det koster 6 millioner kr. at implementere idéen. Vi skal nu skitsere, hvornår og hvordan effektiviseringerne slår igennem og hvor store de er hver især. Husk at det i gennemsnit koster 1 million kr. årligt at implementere idéen. Vi skal derfor skabe effektiviseringer, der gennemsnitligt svarer til samme beløb. INVESTERING: 6 millioner kr. Giv hver effektivisering et navn, og skriv den på tidslinjen. EFFEKTIVISERINGER 1 million kr. 1. million kr. 1 million kr. 1 million kr. 1 million kr. 1 million kr. 1. år 2. år 3. år 4. år 5. år 6. år 13
HVOR GODE ER VORES TAL? Opstil alle de investeringer, I har identificeret, og giv et bud på, hvor meget de koster. Opstil herefter alle de effektiviseringer, I har identificeret, og giv et bud på, hvor meget I vil spare. Vurdér på skalaen yderst til højre, hvor valide tallene er. INVESTERINGER Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: EFFEKTIVISERINGER Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Hvad: Bud på beløb: Hvor sikre er vi på, at beløbet holder vand, på en skala fra 1 til 5: Er listen for kort? Fortsæt evt. på bagsiden 14
OPSAMLING: KAN DET BETALE SIG? Nu har vi arbejdet med fase 3: Kan det betale sig? Afrund fasen ved at bruge 2 minutter på at vurdere, hvor god idéen er i forhold til fasens fokusområder. Brug denne skala: 1: Meget usikker 2: Usikker 3: Lidt sikker 4: Sikker 5: Meget sikker Kan det betale sig? 15
Er der opbakning? I denne fase af spillet skal vi besøge nogle af projektets væsentligste interessenter - og måske skal vi også på udkig efter nye. Er der folk, som er med eller imod idéen? Er projektet robust over for nye dagsordener? Kan det skaleres? 16
FREMLÆG DIN IDÈ Overvej hvilke gevinster, udover de økonomiske, idéen leder til. I kan bruge denne side, når I skal forberede jer på at fremlægge idéen og få opbakning til den fra andre. KOMPETENCELØFT ØGET TRYGHED ARBEJDSGLÆDE NEDBRAGT VENTETID Hvordan kan vi bruge gevinsterne til at opnå opbakning til idéen fra andre? Hvem lægger vægt på hvilke gevinster? 17
SAMARBEJDE OG SKALERING Kan andre være med? Nu er det tid til at blive mere konkret. Overvej om idéen kan deles med andre enheder i KK. Navn på den enhed eller forvaltning, I vil dele jeres idé med: Hvordan er vi ens og forskellige? Vil idéen have samme vilkår det andet sted? Hvad vil det kræve at dele idéen? Hvordan kan vi samarbejde? Vil vi få de samme gevinster ud af at implementere idéen? Hvem skal vi kontakte for at komme videre med at dele idéen? Hvor let er det at dele idéen? Sæt kryds på skalaen. Kræver stor tilpasning Kan implementeres direkte Kilde: Inspireret af CIO s spredningsguide. Find mere inspiration her: www.coi.dk/spredningsguiden/ 18
NØGLEAKTØRER Få opbakning rundt om bordet Hvem skal medvirke for at idéen lykkes? Find de vigtigste aktører, og skriv stikord til, hvad deres interesse for at gennemføre projektet er. INSPIRATION: HVEM KAN INVITERES MED... ØKONOMIANSVARLIG BORGERGRUPPE GEVINSTAKTØR GEVINSTEJER ANDEN FORVALTNING PRIVAT SAMARBEJDSPARTNER EN FORENING + + - - + + - - 19
OPSAMLING: ER DER OPBAKNING? Nu har vi arbejdet med fase 3: Er der opbakning? Afrund fasen ved at bruge 2 minutter på at vurdere, hvor god idéen er i forhold til fasens fokusområder. Er der opbakning? Brug denne skala: 1: Meget usikker 2: Usikker 3: Lidt sikker 4: Sikker 5: Meget sikker 20
Holder idéen vand? 6 år er lang tid. Er teknologien moden eller bør vi vente på, at den nyeste generation af f.eks. robotstøvsugere kommer på banen? I denne fase skal vi udfordre, om projektet er bæredygtigt, når det først er blevet implementeret. Vil folk om 6 år stadig mene, at det var en god investering? 21
IDÈENS MODENHED Er idéen afhængig af teknologi? Og er teknologien i så fald moden til at blive brugt? Vurdér teknologien ud fra dens modenhed. I EU bruges skalaen nedenfor til at vurdere investeringer eller støtte til udvikling og forskning. Diskutér hvor på skalaen den teknologi, idéen afhænger af, befinder sig. Hvilke risici er der i forhold til teknologien? Kort opsamling ROBOTTER, DER SLÅR GRÆS SELVKØRENDE BILER 9: Løsning er velafprøvet og fejl, der er påvist i brug, er korrigeret 8: Løsning er færdig og godkendt til brug 7: Prototype er demonstreret i realistiske omgivelser 6: Samlet løsning er demonstreret i relevante omgivelser 5: Dele af løsning er valideret i relevante omgivelser 4: Teknologien er valideret i isolereret forsøg 3: Konceptet er afprøvet i eksperiment 2: Formuleret koncept 1: Uprøvet idé eller ufærdigt koncept I ANVENDELSE SIMULERET VERDEN RESEARCH & LABORATORIE Rating 22
OPSAMLING: HOLDER DET VAND? Nu har vi arbejdet med fase 5: Holder det vand? Afrund fasen ved at bruge 2 minutter på at vurdere, hvor god idéen er i forhold til fasens fokusområder. Holder det vand? Brug denne skala: 1: Meget usikker 2: Usikker 3: Lidt sikker 4: Sikker 5: Meget sikker 23
2016 SPILLET ER SLUT Hvordan kommer vi videre? 24
EFTER SPILLET: HVOR GODT KOM I OMKRING FASERNE? Kig tilbage på spillet I spillet er vi kommet omkring faser, hvor vi løbende har vurderet, hvor god idéen er. Lav nu en samlet vurdering i edderkoppediagrammet og få et godt overblik over styrker og svagheder i jeres investeringsforslag. Diskutér resultatet, og find frem til, om I vil gå videre med jeres idé og i så fald hvordan I gør det? 25
EFTER SPILLET: SKABELON Fra spil til skabelon I spillet er vi kommet omkring emner, som føder ind i skabelonen til investeringsforslag. I kan derfor bruge opgavebogen som inspiration, når I skal beskrive jeres idé. INVESTERINGSFORSLAG Forslagets titel: Kort resumé: Der søges om midler fra: Fremstillende forvaltning: Berørte forvaltninger: Titlen skal være sigende, mundret og ikke for lang. Den skal kunne fungere både til udvalgsdagsorden og ved forhandlingsbordet Max tre linjer som uddyber titlen og indikerer, hvad forslaget handler om Vælg pulje Vælg en forvaltning Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Angiv p/l: Væ lg p/ l 1.1 FORSLAGETS SAMLEDE ØKONOMISKE KONSEKVENSER 1.000 kr. Styringsområde 2018 2019 2020 2021 2022 Varige ændringer Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi Note til alle tabeller: Alle besparelser er angivet med negativt (-) fortegn. 1.2 BAGGRUND OG FORMÅL Beskriv kort baggrunden for forslaget, hvilken udfordring forslaget skal løse samt hvad formålet med forslaget er. 1.3 FORSLAGETS INDHOLD Beskriv kort hvad forslaget går ud på, hvordan formålet tænkes indfriet og gevinsterne realiseret. Forslaget skal være godt belyst og skal kunne forstås af politikkerne ved forhandlingsbordet, som ikke har den faglige viden, som de har i fagudvalget. Beskriv desuden hvordan forslaget skal organiseres (rolle- og ansvarsfordeling). 26