0-101-2-09 17. april 2015/OS Referat Bestyrelsesmøde i NT den 14. april 2015 Deltagere Thomas Kastrup-Larsen, Aalborg kommune Svend Heiselberg, Region Nordjylland Daniel Nyboe Andersen, Aalborg kommune Jan Thorbøll Andersen, Mariagerfjord kommune Poul Erik Andreasen, Region Nordjylland Lars Holt, Jammerbugt kommune Morten Lem, Rebild kommune Viggo Vangsgaard, Morsø kommune Jens Otto Størup, NT Ole Schleemann, NT Nicolai B. Sørensen, NT Lars Vitnes Thomsen, NT Afbud Niels Krebs Hansen, Vesthimmerlands kommune 0-101-2-09 1. Godkendelse af referat fra den 25. marts 2015 Referatet af bestyrelsesmødet den 25. marts 2015 er tidligere udsendt. Det indstilles, at referatet fra bestyrelsesmødet den 25. marts 2015 godkendes.
Beslutning Referatet fra bestyrelsesmødet den 25. marts 2015 blev godkendt. 1-22-101-1-15 2. Godkendelse af foreløbigt regnskab for 2014 og principper for indtægtsdeling Foreløbigt regnskab 2014 I forlængelse af bestyrelsens behandling af de foreløbige hovedtal for regnskab 2014 på mødet den 25. marts 2015, foreligger der nu et foreløbigt regnskab 2014 med fordeling på finansieringsenheder (kommuner og region) for både Bustrafik og Flextrafik. Overordnet er regnskabet markant forbedret i forhold til seneste økonomirapport for 2014, og i forhold til budgettet fremviser regnskabet et overskud vedr. Bustrafik på 11,4 mio. kr. og for Flextrafik et overskud på 3,3 mio. kr. Sekretariaterne for TITSAM og X Bus fremviser et overskud på henholdsvis 0,3 mio. kr. og 1,7 mio. kr., som fordeles mellem de deltagende trafikselskaber. For Bustrafikken er den væsentlige årsag til det positive resultat lavere udgifter til busentreprenører, da prisen på brændstof udviklede sig væsentligt mere gunstigt i 2014 end forventet af NT. Bustrafikken har haft en svag indtægtsstigning i forhold til 2013, som dækker over store forskydninger på NT s forskellige billetmedier. I forhold til Budget 2014 blev der realiseret lavere passagerindtægter for 14,4 mio. kr., hvilket primært skyldes lavere indtægter på periode/månedskort, lavere passagervækst og kundernes skifte til rabatterede produkter (rejsekortet). De samlede udgifter til billetteringsudstyr og billetudgifter er som forventet markant højere end budgettet på grund af udskudt fakturering af udstyr til rejsekortinstallationerne udført i 2012 og 2013. Merforbruget i 2014 på billetteringsudstyr og billetudgifter er alene et udtryk for ændret periodisering af udgifterne til implementeringen af Rejsekortet, og udgifterne finansieres som planlagt med det langfristede lån hos KommuneKredit. Overskuddet i Flextrafikken skyldes for det første en lavere aktivitet på den a conto finansierede kørselsordning Flexhandicap, hvor den realiserede aktivitet blev ca. 8% lavere end budgetteret for 2014. For det andet høster NT fortsat synergien ved at samarbejde med de andre trafikselskaber gennem FlexDanmark, der er et fælles selskab placeret i Aalborg, som varetager opgaver omkring IT systemer og call center for Flextrafikken. Fordelingen af resultatet for Bus- og Flextrafik i det forventede regnskab 2014 på kommuner og region er følgende: Side 2 af 5
Resultat R 2014 1.000,- kr. Bustrafik* Flextrafik* Total* Brønderslev 9-147 -138 Frederikshavn 502-48 454 Hjørring -265 206-59 Jammerbugt 441-40 401 Læsø 308 101 409 Mariagerfjord -820 309-511 Morsø 1.055 113 1.168 Rebild 775 79 854 Thisted 175-92 83 Vesthimmerland 12 109 121 Aalborg 7.318 2.719 10.037 Region Nordjylland 1.949 0 1.949 Midttrafik -10 0-10 Total 11.449 3.310 14.759 * Positiv = tilbagebetaling fra NT, Negativ = efterbetaling til NT Det foreløbige regnskab omfatter ud over udgiftsbaserede drift- og fordelingsregnskab desuden omkostningsbaseret regnskab, balance og pengestrømsopgørelse. Den endelige balance og pengestrømsopgørelse for 2014 vil blive udarbejdet i samarbejde med revisionen, da de godkendte årsregnskaber for Rejseplanen A/S og Rejsekort A/S endnu ikke foreligger. Principper for indtægtsdeling Den hidtidige model til fordeling af passagerindtægter er bygget op omkring rejsevaneundersøgelser og delvist manuelle passagertællinger. I de seneste to år er der sket større forskydning mellem NTs forskellige billetmedier - fra de papirbaserede til de digitale og mobile. De undersøgelser omkring rejsevaner og passagertal, som ligger til grund for fordelingen af indtægter, har svært ved tage højde for disse forskydninger, som sker løbende. Af den grund har NT igennem længere tid arbejdet med at opnå en bedre udnyttelse af digitale rejsedata til fordeling af indtægter. Det bedste eksempel på disse rejsedata er rejsekortet, hvor passagererne sætter nogle helt eksakte spor hver gang de rejser. Side 3 af 5
Som et led i godkendelsen af regnskab 2013 besluttede bestyrelsen, at NT fra og med regnskab 2013 skulle anvende rejsekortdata til at fordele passagerindtægterne fra rejsekortet mellem kommuner og region. Udbredelsen af rejsekortets anvendelse samt en forventet implementering af fastprisfunktionalitet på rejsekortet i løbet af 2016 vil betyde, at op mod 70% af NT s passagerindtægter kan forventes fordelt på baggrund af rejsedata i 2017/2018. Derudover giver udstedelsen af enkeltbilletter på rejsekortudstyr også mulighed for en langt mere sikker indtægtsdeling for denne produktgruppe, end det hidtil har været muligt for de gamle kontantbilletter. Den rute, hvorpå billetten er købt, er kendt for alle enkeltbilletter købt på rejsekortudstyr. Det eneste mindre udestående i forhold til at lave en eksakt indtægtsdeling for denne produktgruppe, er omstigningsprocenten, som ikke umiddelbart kendes. Med omstigningsprocenten menes den andel af passagerer, som køber en kontantbillet og som stiger om til en anden rute end den hvorpå billetten er købt. Selv med denne usikkerhed omkring den faktiske omstigningsprocent, vil en fordeling af enkeltbilletindtægterne baseret på data fra rejsekortudstyret, være mere eksakt end resultatet af de hidtidige undersøgelsesmetoder. Omstigningsprocenten vil kunne fastsættes i et forhold til den eksakte omstigningsprocent, som vi kender fra selve rejsekortet. Det er administrationens forslag, at vi de kommende år fornyer NTs indtægtsdelingsmodel, med de datakilder, som løbende genereres omkring de rejsende, og som får en væsentlig volumen. Det betyder fx at administrationen i økonomiopfølgningen i indeværende år og i de kommende budgetprocesser anvender det datagrundlag, som stammer fra enkeltbilletter solgt på rejsekortudstyr, jf. ovenstående. Det indstilles, at det foreløbige regnskab for 2014 overdrages til revisionen med henblik på endelig god- kendelse på bestyrelsesmødet i maj 2015, at bestyrelsen godkender, at indtægtsdeling af enkeltbilletter udstedt på rejsekortudstyr fra og med regnskab 2015 og budget 2016 baseres på data fra rejsekortudstyr, og at bestyrelsen godkender, at administrationen løbende fornyer indtægtsdelingsmodellen, så snart de tilgængelige data giver mulighed for at etablere større budgetsikkerhed og præcision i indtægtsdelingen mellem kommuner og region. Sådanne fornyelser, der ligger udover ovenstående, vil blive præsenteret i forbindelse med de principper for det kommende års budget, som godkendes i foråret (møderne i maj og juni). Beslutning Det blev besluttet, Side 4 af 5
at det foreløbige regnskab for 2014 overdrages til revisionen med henblik på endelig godkendelse på bestyrelsesmødet i maj 2015, at indtægtsdeling af enkeltbilletter udstedt på rejsekortudstyr fra og med regnskab 2015 og budget 2016 baseres på data fra rejsekortudstyr, og at administrationen løbende fornyer indtægtsdelingsmodellen, så snart de tilgængelige data giver mulighed for at etablere større budgetsikkerhed og præcision i indtægtsdelingen mellem kommuner og region. Sådanne fornyelser, der ligger udover ovenstående, vil blive præsenteret i forbindelse med de principper for det kommende års budget, som godkendes i foråret (møderne i maj og juni), at administrationen fremsender dokumentation for, hvordan indtægter fra rejsekortet fordeler sig mellem kommuner og region. 1-23-4-101-2-14 3. Lukket punkt: Valg af tilbud, NT's 23. udbud af flextrafik 0-9-101-2-08 4. Meddelelser Der blev på mødet blive orienteret om: Ansøgninger til Trafikstyrelsens "Pulje til forbedring af den kollektive trafik i yderområder" fra Mariagerfjord, Morsø og Thisted Kommuner 0-9-101-4-08 5. Eventuelt 0-9-101-3-08 6. Kommende sager Godkendelse af regnskabet for 2014 (maj) Økonomirapport 1/2015 (maj) Side 5 af 5