Velkommen til bestyrelsen i Oasen: Oasens forretningsorden tager udgangspunkt i Vejle Kommunes Styrelsesvedtægter for de kommunale daginstitutioner, dagplejen samt de kommunale fritids- og ungdomsklubber (marts 2015) og danner grundlaget for forældrebestyrelsesarbejdet i Oasen. Forældrebestyrelsens beføjelser og kompetencer: Forældrebestyrelsen skal have indflydelse på principper for daginstitutionens arbejde samt fastlæggelse af principper for anvendelsen af den tildelte budgetramme inden for de mål og rammer, som Byrådet har fastsat. Som yderligere eksempler på, hvilke områder forældrebestyrelsen skal fastlægge principper for, kan nævnes: De pædagogiske aktiviteter i institutionen De pædagogiske metoder, der anvendes i institutionen Samarbejdet mellem forældre og personale Dialogen mellem forældrebestyrelsen og samtlige forældre Samarbejde med lokalområdet Principper og metoder for information såvel indad som udad Indflydelse på de politisk bestemte maksimale antal sampasningsdage i henhold til politisk godkendte kriterier for lavt fremmøde. Anvendelse af institutionens lokaler og materiel udenfor den normale åbningstid ud fra de af Byrådet godkendte rammer Personalesammensætningen i overensstemmelse med de gældende normeringsregler og overenskomster Principper og metoder for information såvel indad som udad (VK Styrelsesvedtægter s. 11) Derudover skal forældrebestyrelsen inddrages i udarbejdelsen, evalueringen og opfølgningen på den pædagogiske læreplan, jf. dagtilbudslovens 9. Dog er det lederen, der er ansvarlig for udarbejdelsen af læreplanen. (Læreplanen skal evalueres årligt af forældrebestyrelsen. Forældrebestyrelsen skal også inddrages i arbejdet med børnemiljøvurderingen.) Børnemiljøvurderingen integreres i de pædagogiske læreplaner. Den pædagogiske læreplan evalueres hvert andet år vinter lige år. (jf. 8, s. 13) Forældrebestyrelsen kan ikke træffe principbeslutninger, der har karakter af tjenstlige instrukser for de ansatte, idet det er lederen alene, der har instruksbeføjelsen overfor de ansatte, herunder placeringen af personalets arbejdstid og konkrete funktioner. I forhold til lederen er det Byrådet, der har instruksbeføjelsen Da forældrebestyrelsen som udgangspunkt handler med hjemmel i delegation (på Byrådets vegne), hæfter de enkelte forældrebestyrelsesmedlemmer ikke personligt. Forældrebestyrelsen skal inddrages i udarbejdelsen, evalueringen og opfølgningen på den pædagogiske læreplan. Det er dog lederen, der er ansvarlig for udarbejdelsen. Den pædagogiske læreplan angiver institutionens mål for børnenes alsidige personlighedsudvikling, sociale kompetencer, sprog, krop og bevægelse, natur og naturfænomener samt kulturelle udtryksformer og værdier. 1
Ansættelse af personale: Forældrebestyrelsen har indstillingsret vedrørende ansættelse af fastansat personale indenfor den personalenormering. Lederen, en personalerepræsentant og et medlem fra forældrebestyrelsen skal som min, indgå i ansættelsesudvalget. Lederen har det endelige ansvar for ansættelse af fast personale. Ved ansættelse af leder, består ansættelsesudvalget af min. 2 personalerepræsentanter, formand og næstformand af forældrebestyrelsen, samt en repræsentant(er) fra forvaltningen. Ved lederansættelser har forvaltningen ansættelseskompetencen. Sammensætning og valg: Bestyrelsen i Oasen består af: Institutions leder Daglig leder sekretærfunktion 3 forældrerepræsentanter valgt i lige år 2 forældrerepræsentanter valgt i ulige 2 forældresuppleanter valgt hvert år 1 medarbejderrepræsentant valgt i lige år 1 medarbejderrepræsentant valgt i ulige år Hvert år i april/maj måned afholdes der valg til forældrebestyrelsen i Oasen. Valget indkaldes af den siddende forældrebestyrelse med 3 ugers varsel. Første bestyrelsesmøde efter valg, finder sted inden for 14 dage efter nyvalg. (jf. 6, stk. 3) Medarbejderes valgbarhed: Medarbejdere, der har børn i institutionen, kan ikke vælges som forældrerepræsentanter til forældrebestyrelsen. Deres valgperiode påbegyndes samtidigt med de nyvalgte forældrerepræsentanter og løber i 2 år. Medarbejderrepræsentanter forlader bestyrelsen ved ansættelsens ophør. Forældres valgbarhed: Forældre med børn/unge i institutionen er valgbare og har valgret ved valget af forældrerepræsentanter til forældrebestyrelsen. Ved forældre forstås de personer, der på valgets tidspunkt har del i forældremyndigheden over børn, der er indskrevet i institutionen. Valgbarhed og valgret tilkommer endvidere følgende: personer, som har et barn boende hos sig i døgnpleje efter lov om social service personer, der har indgået ægteskab eller registreret partnerskab med indehaveren af forældremyndigheden over et barn, og som tilhører samme husstand som forældremyndighedsindehaveren og barnet (det er herved en forudsætning, at forældremyndigheden over barnet ikke ved aftale er delt mellem forældrene) 2
Ugifte samlevende, der tilhører samme husstand som barnet, og hvor den ene part i husstanden har forældremyndigheden over barnet. ugifte, biologiske fædre, der tilhører samme husstand som forældremyndighedens indehaver og barnet. Ved afstemningen kan hvert forældrepar, der har et barn/børn indskrevet i institutionen, afgive én stemme. Der kan ikke stemmes pr. fuldmagt. På indbydelsen til valgaftenen opfordres forældre, der ønsker at være på valg, at kontakte nuværende bestyrelse, og at læse forretningsorden samt styrelsesvedtægterne inden valget. Valgaftenen: Dagsorden for valgaftenen: 1. Velkomst ved Oasens leder 2. Formanden aflægger sin årsberetning 3. Gennemgang af bestyrelsens opgaver 4. Der vælges en referent til selve valghandlingen 5. Valg: (ansvar og udførsel påhviler de bestyrelsesmedlemmer, der ikke er på valg) Gennemgang af bestyrelsens sammensætning Præsentation af den siddende bestyrelse Hvem er valgt for endnu 1 år? Hvem er på valg? Ønskes der genvalg eller ej? Alle interesserede opfordres til at opstille, hvorefter de skrives på tavlen De opstillede præsenterer sig kort. Stemmesedler uddeles og indsamles igen efter afstemning Ved stemmelighed er der omvalg mellem dem med lige mange stemmer. Ved stemmelighed anden gang, trækkes der lod. Valgets udfald bekendtgøres så referenten kan nedskrive navn og stue / tilhørsforhold samt stemmeantallet på alle valgte inkl. suppleanterne. Den nye bestyrelse mødes kort for at orienteres om mødedato for året. Forældrebestyrelsen konstitueres: Formand, næstformand, ordstyrer og referant vælges af og iblandt forældre-repræsentanterne i bestyrelsen Der samles endvidere telefonnumre. adresser samt e-mail-adresser på hvert enkelt bestyrelsesmedlem. Der udleveres mappe m. styrelsesvedtægter, forretningsorden, tavshedserklæringen mv. Referenten afleverer referat af valghandlingen til Oasens leder Opgavefordelingen under valghandlingen er aftalt mellem de ansvarlige for valget før afholdelse heraf. Til valghandlingen medbringes af de ansvarlige for valget: Tavle og tusch Stemmesedler og blyanter 3
På 1. møde er følgende dagsorden: Aflevering af underskrevne tavshedserklæringer Præsentation af bestyrelsen Forventningsafstemning: forventninger til dig som bestyrelsesmedlem jf. Vejle Kommunes Styrelsesvedtægter og Oasens Forretningsorden. Hvad forventer du som bestyrelsesmedlem at have fokus på? Gennemgang og godkendelse af forretningsorden Gennemgang af ansvarsområder: valg af referent, valg af ordstyrer, hvem vil skrive nyhedsbrev? Fotografering af bestyrelsen, både til hjemmesiden og fotovæg. Mødevirksomhed: Der afholdes min. 4 bestyrelsesmøder om året. Disse ligger på rullende dage i tidsrummet skiftevis mellem 16:30 18:30 eller 19:00 21:00. Forældrebestyrelsen udøver sin virksomhed og træffer beslutninger på lukkede møder. Indkaldelse af møder: I særlige tilfælde kan formanden indkalde til et forældrebestyrelsesmøde med kortere varsel. Når et sådant møde indkaldes, skal formanden forinden underrette medlemmerne af bestyrelsen, samt lederen, om de sager, der skal behandles på mødet. Forældrebestyrelsen afholder ekstraordinært møde, når det ønskes af formanden, 1/3 af forældrebestyrelsesmedlemmerne eller lederen med skriftlig angivelse af punkter til dagsordenen. Dagsorden: Formanden og lederen sammensætter og udsender dagsordenen med eventuelle bilag til resten af bestyrelsen senest 4 hverdage inden bestyrelsesmødet. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal dette meddeles formanden eller lederen skriftligt senest 8 dage før forældrebestyrelsesmødets afholdelse. Fast punkt til dagsordenen: 1. Kort information fra Oasen - Leder vedrørende: Budget herunder børneantal Personalesituation, ansættelse, afgang, sygdom mv. 2. Underskrivning af beslutningsprotokol Formanden og lederen, kan i enkelte tilfælde indbyde andre til at deltage i møderne med henblik på belysning af nærmere angivne og konkrete punkter på dagsordenen. Afbud: Er et forældrebestyrelsesmedlem forhindret i at møde til et forældrebestyrelsesmøde, meddeles dette formanden Suppleanter: De forældrevalgte suppleanter indkaldes ikke ved afbud til et enkelt bestyrelsesmøde, men indtræder i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem udtræder. 4
Stemmeret på møderne: Samtlige medlemmer af bestyrelsen har stemmeret. Forældrebestyrelsen er beslutningsdygtig, når 1/2 af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, og både forældre- og medarbejderrepræsentanter er repræsenteret. Beslutningerne afgøres ved et simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed, er formandens stemme afgørende. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under afstemningerne. Halvdelen af samlede bestyrelsesmedlemmer skal være til stede for at mødet afholdes. Habilitet: Forældrebestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at vedkommende er udelukket fra at deltage i forældrebestyrelsens behandling og afstemning om sagen. Et medlem skal underrette forældrebestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. Uenigheder mellem leder og bestyrelse: Lederen er ansvarlig for, at der ikke træffes ulovlige beslutninger i daginstitutionen. I tilfælde af uenighed mellem forældrebestyrelsen og lederen indbringes spørgsmålet skriftligt til afgørelse i Børne- og Ungeforvaltningen. Beslutningen kan IKKE realiseres, før der er truffet en afgørelse i Børne- og Ungeforvaltningen. Protokol og referat: Der føres protokol over forældrebestyrelsens beslutninger. Ethvert forældrebestyrelsesmedlem kan forlange at få sin opfattelse skrevet i beslutningsprotokollen med navns nævnelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert forældrebestyrelsesmøde, hvilke personer, der har været fraværende. Beslutningsprotokollen skrives af valgt referent, som sendes til lederen for godkendelse evt. tilføjelser. Det videresendes derefter til alle bestyrelsesmedlemmerne via mail og kommenteres evt. før næstekommende bestyrelsesmøde, hvor det underskrives. Det skal noteres i beslutningsprotokollen, hvem der er fraværende på bestyrelsesmøderne. Der udarbejdes et nyhedsbrev efter hvert bestyrelsesmøde med sammendrag af beslutningsprotokollen, som lægges på DayCare til alle forældre. Beslutningsprotokollen lægges også på DayCare. (jf. 6, stk. 7) Tavshedspligt: Forældrebestyrelsen har tavshedspligt om forhold der vedrører enkeltpersoners private forhold eller fortrolige oplysninger. Tavshedspligten er også gældende efter udtrædelse af forældrebestyrelsen. Brud på tavshedspligten kan medføre strafansvar. Etik i forældrebestyrelsen: For at fremme en god og konstruktiv dialog i bestyrelsen samt sikre at kommunikationen blandt medlemmerne fungerer, har vi valgt at lave et etisk regelsæt. Vi har pligt og ret til at: Ytre vores holdninger på en konstruktiv måde Have respekt for hinandens forskelligheder og forskellige holdninger 5
Sige det til hinanden, hvis vi er uenige. Undre os til hinanden. Forventningsafstemning: På det første møde efter valget laver vi en forventningsafstemning omkring arbejdet i bestyrelsen samt indbyrdes samarbejde / kommunikation. Som et led i forventningsafstemningen vil der være gennemgang af forretningsorden. Akut opståede problematikker: Hvis der opstår en situation, som skal handles på her og nu, kontakter man lederen, som så finder ud af om bestyrelsen skal samles eller om det er en ledelsesmæssig opgave der skal løses. Forældrekontakt: Man har som medlem af bestyrelsen en ekstra forpligtigelse til at informere lederen omkring de problematikker der tales om, blandt forældrene. Hvis en eller flere forældre kontakter et bestyrelsesmedlem omkring en problematik, så er det besluttet, at medlemmet derefter kontakter lederen, så denne kan handle herpå. Man skal ikke selv søge en løsning på problematikken. Husk at være bevidst om din rolle i Oasen hvornår optræder du som forældrerepræsentant og hvornår optræder du som bestyrelsesrepræsentant? Udtrædelse af bestyrelsen: Et forældrevalgt bestyrelsesmedlem, udtræder af bestyrelsen, når medlemmets barn ophører i institutionen, hvorefter suppleanten indtræder. Hvis et forældrevalgt bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen inden valgperiodens udgang, skal dette meddeles skriftligt til formanden og 1. suppleant tiltræder. Hvis næstformanden udtræder, videregiver formanden det skriftligt til forældrebestyrelsen. Hvis formanden udtræder informeres næstformanden. Juni, 2015 6