Boligselskabet Domea, Juelsminde Indkaldelse til repræsentantskabsmøde Tirsdag den 22. september kl. 17.00 Mødet holdes i Fælleshuset, Syrenvænget 2, Juelsminde Der vil være spisning under mødet, derfor bedes eventuelle afbud meddelt til sc.horsens@domea.dk eller til servicekoordinator Trine Staun på tlf. 76 44 46 55 Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 2 6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Valg af næstformand... 3 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 4 11 Valg af revisor... 4 12 Valg af medlem til Domea.dks repræsentantskab... 4 13 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 14 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger... 5 15 Kompetencedelegering m.v.... 6 16 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Vagn Juel Rårup, formand Sjanne Andersen, næstformand Freddy Frederiksen, vidensperson Svend Hviid Mogensen, Domea.dk Deltager fra repræsentantskabet Ulla Rasmussen afd. 6101 Vakant afd. 6101 Vakant - 3 pladser afd. 6103 Øvrige deltagere: Lars Todbjerg-Hansen, Kundechef Dorthe Lundsgaard (afd. 6101) Erling Boutrup (afd. 6101) Charlotte Mouritzen afd. 6106 Anne-Marie Jensen afd. 6106 Christian Brink afd. 6106 Susanne Bengtsson afd. 6107 Kirsten Thagaard Jensen afd. 6107 Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til det lokale servicecenter: Servicecenter Horsens Emil Møllers Gade 41, 1-8700 Horsens eller til e-mail: sc.horsens@domea.dk og skal være servicecenteret i hænde senest 14 dage før mødet afholdes. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Udsendt den 8. september 2015 Side 1 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 10 til 18. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er til godkendelse af organisationsbestyrelsen på møde den 22.09.2015 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Side 2 af 7
6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, medmindre repræsentantskabet tidligere har delegeret kompetencen til organisationsbestyrelsen. Regnskab for boligorganisation og -afdelinger udsendes ikke som bilag men gøres tilgængelige via boligselskabets hjemmeside og kan i øvrigt rekvireres ved henvendelse til Domea.dks lokale boligcenter. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender afdelingernes årsregnskaber. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til det lokale servicecenter, eller til e-mail: sc.horsens@domea.dk og skal være servicecenteret i hænde senest 14 dage før mødet afholdes. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. 8 Valg af næstformand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at næstformanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 17.09.2013 blev Sjanne Andersen valgt som næstformand. Næstformanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger næstformand for 2 år. 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 5 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 1 medlem udpeges af Hedensted Kommune, og ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domea.dks bestyrelse. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Side 3 af 7
Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Vagn Juel Rårup Formand Repræsentantskabet 2016 Sjanne Andersen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea.dk 2016 Erling Boutrup Medlem Repræsentantskabet 2016 Freddy Frederiksen Medlem Vidensperson 2015 Dorthe Lundsgaard Medlem Repræsentantskabet 2016 Vakant Medlem Kommunen Birgit Madsen 1. suppleant Repræsentantskabet 2014 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at næstformand Sjanne Andersen, og vidensperson Freddy Frederiksen er på valg for 2 år. Næstformand vælges under et særskilt pkt. på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger et medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. 12 Valg af medlem til Domea.dks repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domea.dks repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Side 4 af 7
Boligselskabet Domea, Juelsminde kan vælge en repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. 13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Domea, Juelsminde kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. 14 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea end de mindre boligafdelinger. Organisationsbestyrelsen anbefaler, at følgende afdelinger sammenlægges til en afdeling: 6101 Syrenvænget 3-33 og 2-44 6102 Syrenvænget 1A- 1L 6103 Barrit Langgade, Midterfolden, Vævergade og Bakkesvinget 6106 Havnevej 13-17, Snaptun 6107 Tegltoften, Stenderup Sammenlægningen er godkendt på afdelingsmødet i de berørte afdelinger Sammenlægningen ønskes gennemført ved regnskabsskæring pr. 01.04.2016. Den sammenlagte afdelings nummer og navn bliver: 1651 Xxxxxxx Den sammenlagte afdelings vedligeholdelsesordning vil være: X-Ordning Processen: Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligselskabets repræsentantskab. Meddelelse om den godkendte sammenlægning skal gives til kommunen og Landbyggefonden samt Statens Administration, men ingen af disse kan omgøre den trufne beslutning. Side 5 af 7
Der kan gå op til 6 måneder fra sammenlægningen gennemføres ved regnskabsskæring til den er på plads i alle Domeas administrative systemer (herunder på hjemmesider). Huslejen: Huslejen i de berørte afdelinger skal udlignes over en periode på maksimalt 10 år fra sammenlægningen. Lejeforskelle, der skyldes forskelle i afdelingernes kapitaludgifter på sammenlægningstidspunktet kan dog opretholdes. Tilsvarende gælder lejeforskelle, der kan henføres til forskelle i lejemålenes indbyrdes brugsværdi. Venteliste og udlejning Følgende hovedprincipper gælder: Ventelisterne for de nuværende afdelinger vil blive slået sammen, så beboernes fortrinsret til familieboliger i egen afdeling fremover gælder for samtlige boliger i den nye afdeling. Eksterne ansøgere samt interne ansøgere i boligselskabet, som ikke på forhånd har fravalgt de nuværende afdelinger, vil automatisk være aktivt boligsøgende til familieboliger i den nye afdeling. Eventuelle aftaler om fleksibel udlejning mv. vil blive opretholdt for de boliger, som oprindeligt var omfattet af aftalen med kommunen. Eventuel tilpasning af de fleksible udlejningsregler skal aftales med kommunen og sker ikke automatisk som følge af sammenlægningen. Beboerdemokratiet Der er udpeget en midlertidig afdelingsbestyrelse, som fungerer i perioden fra sammenlægningen og indtil der vælges en ny fælles afdelingsbestyrelse. Den midlertidige afdelingsbestyrelse består af xx medlemmer med XXXXXXX som formand. Efter sammenlægningen, skal beboerne inden 6 måneder indkaldes til første afdelingsmøde i den nye afdeling. På dette møde skal beboerne vælge deres nye fælles afdelingsbestyrelsen og blandt andet tage stilling afdelingsbestyrelsens størrelse og valgmetoden ved valg af formand. Det indstilles til repræsentantskabet at foretage den endelige godkendelse af den beskrevne afdelingssammenlægning. 15 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA.DK s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Side 6 af 7
Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. 16 Eventuelt Side 7 af 7