1 Valg af dirigent Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Eventuelt...

Transkript

1 Boligselskabet Rosenvænget Referat af ekstraordinært repræsentantskabsmøde Onsdag den 25. november 2015 kl i Centerhuset Græse Bakkeby beliggende Højvang 2, 3600 Frederikssund Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Eventuelt... 5 Fra organisationsbestyrelsen deltog: Lars Nielsen (formand) Kim Randrup (næstformand) Gert Olsen Gitte Seier Søren Levin Thormann Jørn Nielsen Ebbe Bjerg Lone Krogsgaard Jens Klokhøj (valgt af Domea) Erik Kjærsgaard (Vidensperson) Fra afdelingerne deltog: Afdeling Falkenborgvej, 804 (3 repræsentanter iht. vedtægterne) Bendte Tolstrup Afdeling Frederikssund Nord, 1, 805 (4 repræsentanter iht. vedtægterne) Afdeling Frederikssund Nord 2, 806 (4 repræsentanter iht. vedtægterne) H.C. Madsen Kirsten Rynkjøb Afdeling Birkevænget, 816 (3 repræsentanter iht. vedtægterne) Bertha Nielsen Helle Lyng Andersen Charlotte Pedersen Afdeling Gefionparken, 820 (3 repræsentanter iht. vedtægterne) Afdeling Rosenfelt, 821 (3 repræsentanter iht. vedtægterne) Birthe Hansen Karen Larsen Afdeling Æblelunden, 824 (3 repræsentanter iht. vedtægterne) Tommy Højegaard Kongsted Afdeling Rosenvænget, 825 (4 repræsentanter iht. vedtægterne) Side 1 af 5

2 Afdeling Græse Bakkeby, 826 (5 repræsentanter iht. vedtægterne) Charlotte Elmendorf Peter Nielsen Afdeling Præstevænget, 841 (3 repræsentanter iht. Vedtægterne) Afdeling Birkehaven, 849 (3 repræsentanter iht. Vedtægterne) Afdeling Askly, 851 (3 repræsentanter iht. vedtægterne) Inger Lillie Sigvald Laustsen Anne Petersen Afdeling Haragergård, 852 (4 repræsentanter iht. vedtægterne) Michael Aagaard Henrik Stabel I øvrigt deltog (uden stemmeret): Kundechef Kim Brokmann, Servicecenter Frederikssund Servicekoordinator Britt Vogt, Servicecenter Frederikssund Side 2 af 5

3 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Lars Nielsen bød velkommen til de fremmødte repræsentanter. Kundechef Kim Brokmann blev valgt som dirigent. Dirigenten konstaterede at mødet var lovligt indkaldt. 2 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger 2.1 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Organisationsbestyrelsen anbefaler, at følgende afdelinger sammenlægges: Afdeling Frederikssund: 8-4 Falkenborgvej, Falkenborgvej 3600 Frederikssund 8-19 Østergården, Frederiksborgvej 3600 Frederikssund 8-20 Gefionparken, Gefionvej 3600 Frederikssund 8-21 Rosenfeldt, Rosenfeldt 3600 Frederikssund 8-23 Bofællesskabet Vangedevej, Vangedevej 3600 Frederikssund Afdeling Helsinge: 8-40 Ældreboliger i Ramløse, Kirsebærhaven 3200 Helsinge 8-41 Præstevænget, Præstevænget 3200 Helsinge 8-42 Helsingegården, Kirkegade, Nygade, Parkvænget 3200 Helsinge 8-43 Trongården, Trongårdsbakken 3210 Vejby x 4 ældreboliger, Nybovænge, mv 3200 Helsinge 8-45 Helsingevej/Parkvænget/Kongensgavevej, Helsingevej, 3200 Helsinge 8-46 Bofællesskab Søfryd, Søfryd 3200 Helsinge 8-47 Bofællesskab Haragergård, Nygade 3200 Helsinge 8-49 Birkeparken, Birkevang 3250 Gilleleje 8-51 Askly, Frederiksborgvej 3200 Helsinge Herudover er det jo for længe siden besluttet at aktivitetshuset og Haragergård sammenlægges. Ministeriet har godkendt aktivitetshuset kan have status af beboerhus. Sammenlægningen er godkendt på afdelingsmødet i de berørte afdelinger. Sammenlægningen ønskes gennemført ved regnskabsskæring pr. 1. oktober Side 3 af 5

4 De sammenlagte afdelings navne bliver: Afdeling Frederikssund og afdeling Helsinge. De sammenlagte afdelingers vedligeholdelsesordninger vil være: A-Ordning De sammenlagte afdelingers husordner vil blive bibeholdt på de enkelte matrikler. Processen: Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligselskabets repræsentantskab. Meddelelse om den godkendte sammenlægning skal gives til kommunen og Landbyggefonden samt Statens Administration, men ingen af disse kan omgøre den trufne beslutning. Der kan gå op til 6 måneder fra sammenlægningen gennemføres ved regnskabsskæring til den er på plads i alle Domea.dks administrative systemer (herunder på hjemmesider). Huslejen: Huslejen i de berørte afdelinger skal udlignes over en periode på maksimalt 10 år fra sammenlægningen. Lejeforskelle, der skyldes forskelle i afdelingernes kapitaludgifter på sammenlægningstidspunktet kan dog opretholdes. Organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet, at godkende principperne for huslejeudligning i de sammenlagte afdelinger med en sammenlægning af både nettokapitaludgifterne og driftsudgifterne. Tilsvarende gælder lejeforskelle, der kan henføres til forskelle i lejemålenes indbyrdes brugsværdi. Venteliste og udlejning Følgende hovedprincipper gælder: Ventelisterne for de nuværende afdelinger vil blive slået sammen, så beboernes fortrinsret til familieboliger i egen afdeling fremover gælder for samtlige boliger i den nye afdeling. Eksterne ansøgere samt interne ansøgere i boligselskabet, som ikke på forhånd har fravalgt de nuværende afdelinger, vil automatisk være aktivt boligsøgende til familieboliger i den nye afdeling. Eventuelle aftaler om fleksibel udlejning mv. vil blive opretholdt for de boliger, som oprindeligt var omfattet af aftalen med kommunen. Eventuel tilpasning af de fleksible udlejningsregler skal aftales med kommunen og sker ikke automatisk som følge af sammenlægningen. Beboerdemokratiet Efter sammenlægningen, skal beboerne inden 6 måneder indkaldes til første afdelingsmøde i den nye afdeling. På dette møde skal beboerne vælge deres nye fælles afdelingsbestyrelsen og blandt andet tage stilling til afdelingsbestyrelsens størrelse og valgmetoden ved valg af formand. Side 4 af 5

5 Der er ikke udpeget en midlertidig afdelingsbestyrelse, som fungerer i perioden fra sammenlægningen og indtil der vælges en ny fælles afdelingsbestyrelse. Den nye afdelingsbestyrelse vælges til foråret Det indstilles til repræsentantskabet at foretage de endelige godkendelser af de beskrevne afdelingssammenlægninger. Der blev forespurgt til hvor vidt beslutningerne om sammenlægning i afdelingerne kendte til udligningerne. Kundechef Kim Brokmann oplyste at der på samtlige afdelingsmøder er orienteret om at sammenlagte afdelinger, skal huslejeudlignes over 10 år. Der har ikke på møderne været stillet spørgsmål til udligningerne. Det som har været hovedpunktet og spørgsmålet, har været hvordan de politiske beslutninger fremover skal træffes og forholdet til de afdelinger man skal slås sammen med samt naturligvis besparelserne på administrationshonoraret. Repræsentantskabsmedlemmerne fra de berørte afdelinger tilkendegav, at ovennævnte var korrekt. Repræsentantskabet godkendte enstemmigt med 24 stemmer for og 2 blanke, de beskrevne afdelingssammenlægninger. Det blev besluttet, at nettokapitaludgifterne også skal udlignes over 10 år. Repræsentantskabet besluttede at de to nye afdelinger skal hedde henholdsvis afd. Frederikssund (857) og afd. Gribskov (858). Samtidig blev det konfirmeret, at vedligeholdelsesordningen forsat er A-ordning, at husordner og at ventelisteprincipperne bibeholdes på de enkelte matrikler. 3 Eventuelt Der kom et spørgsmål til, hvad en A-ordning er. Kundechef Kim Brokmann forklarede kort om A-ordningen. Der kom et spørgsmål til, en skrivelse der er udsendt fra Domea.dk mht. boligstøtte. Vi henviste til adressen på sedlen, hvor man kan søge yderligere hjælp. Her ud over kom der flere tilkendegivelser fra andre medlemmer, på hvor vedkommende kan få hjælp. Formand Lars Nielsen takkede for god ro og orden. For referatets godkendelse: Frederikssund, den den Lars Nielsen, formand Kim Brokmann, dirigent Side 5 af 5