PE-6/QUAEST/PV/2005-04 EUROPA-PARLAMENTET KVÆSTORERNE PROTOKOL P PV 04/2005 fra mødet den 9. marts 2005 kl. 15.00 Mødeværelse S 3.4 - Louise Weiss-Bygningen (LOW) STRASBOURG INDHOLD Side 1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden... 3 2. Godkendelse af protokollen fra mødet den 23. februar 2005...3 3. Meddelelser fra formanden... 3 3.1 Mobiltelefoner til næstformændenes og kvæstorernes assistenter...3 3.2 Akkrediteringscentret og byggearbejde i indgangshallen til ASP-Bygningen i Bruxelles...3 3.3 Opnormering af kvæstorernes assistenter...4 3.4 Besigtigelse af medlemmers faciliteter på Parlamentets informationskontorer...4 4. Individuelle anmodninger fra medlemmer...5 4.1 Disponible pladser i de mødeværelser, som benyttes af udvalgene...5 4.2 Besøgsgrupper...6 PE 354.878/QUAEST./fin.
5. Udkast til meddelelse om europæiske nyhedsagenturer...7 6. Godtgørelse af udgifter til medlemmernes assistenter - Udkast til meddelelse... 7 7. Udkast til meddelelse til medlemmerne og modtagere af efterladte- eller invalidepension...7 8. Ordninger for sproglærere ansat af Europa-Parlamentet - Notat af... fra GD Personale..7 9. Diverse sager og hastesager... 8 9.1 Passende kontorer til rejsebureauet... 8 9.2 Renseriet...8 9.3 "Fair Trade"-udstilling... 9 10. Sager til orientering...9 11. Tid og sted for næste møde... 9 BILAG: Deltagerliste Godkendt: 13. april 2005 PE 354.878/QUAEST. /fin. 2/10
Mødet åbnet onsdag den 9. marts 2005 kl. 15.12 af formanden, James NICHOLSON. o0o 1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden - tog den foreslåede dagsorden (PE 354.875/QUAEST.) til efterretning og godkendte den, som det fremgår af denne protokol. 2. Godkendelse af protokollen fra mødet den 23. februar 2005 - tog protokollen (PE 354.858/QUAEST) fra mødet den 23. februar 2005 til efterretning og godkendte den; 3. Meddelelser fra formanden 3.1 Mobiltelefoner til næstformændenes og kvæstorernes assistenter - tog til efterretning, at GD Ledelsestjenesterne ville stille mobiltelefoner til rådighed for de af næstformændenes og kvæstorernes assistenter, som blev udnævnt til stillinger, der var stillet til rådighed for næstformænd og kvæstorer i henhold til "Ansættelsesvilkår for de øvrige ansatte"; vedtog, at disse mobiltelefoner kun var til officiel brug, og at Administrationen ville foretage en regelmæssig ex-post evaluering af de registrerede forbindelser for at forebygge misbrug. 3.2 Akkrediteringscentret og byggearbejde i indgangshallen til ASP-Bygningen i Bruxelles - påhørte en redegørelse fra Sikkerhedstjenestens repræsentant om de konkrete foranstaltninger, der var blevet truffet for at forbedre og fremskynde adgangsformaliteterne og sikkerhedskontrollerne i den periode, hvor byggearbejdet skulle finde sted i indgangshallen til ASP-Bygningen; - påhørte indlæg af Nicholson, Quisthoudt-Rowohl og De Vits; 3/10 PE 354.878/QUAEST. /fin.
- tog til efterretning de utilfredsstillende arbejdsforhold i akkrediteringscentret i ASP- Bygningen; tog til efterretning, at udførelsen af tjenester ved indgangen var det første og formodentlig det langsigtede indtryk, som alle Parlamentets besøgende fik; - opfordrede alle berørte tjenestegrene til at gøre alt for at sikre, at dette arbejde ville blive afsluttet så tidligt som muligt, og at de eventuelle gener i forbindelse med dette ville blive holdt på et absolut minimum; - vedtog at undersøge situationen i ASP-Bygningens indgangshal og akkrediteringscentret på stedet i den efterfølgende uge. 3.3 Opnormering af kvæstorernes assistenter - påhørte indlæg af Nicholson, Quisthoudt-Rowohl, Lulling og De Vits; - vedtog enstemmigt, at de af kvæstorernes assistenter, som var blevet ansat i henhold til ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte (dvs. en pr. kvæstor), frem over skulle ansættes på en budgetneutral måde i B*-stillinger i stedet for C*-stillinger under hensyntagen til kvalifikationsniveauet og de udførte opgaver; - vedtog formelt at sende Præsidiet en anmodning om en budgetneutral opnormering af de pågældende fem stillinger fra C*- til B*-kategori på et tidligt tidspunkt og under alle omstændigheder i forbindelse med 2006-budgetproceduren. 3.4 Besigtigelse af medlemmers faciliteter på Parlamentets informationskontorer - tog til efterretning at Nicholson inden for rammerne af hans opgaver som kvæstor, ansvarlig for medlemmernes faciliteter på informationskontorerne, ville besigtige lokalerne i informationskontorerne i København, La Valletta, Lissabon og Rom. - bemyndigede Grabowska inden for rammerne af hendes opgaver som kvæstor, ansvarlig for medlemmernes faciliteter på informationskontorerne, til at besigtige informationskontoret i Dublin. PE 354.878/QUAEST. /fin. 4/10
4. Individuelle anmodninger fra medlemmer 4.1 Disponible pladser i de mødeværelser, som benyttes af udvalgene - tog følgende dokument til efterretning: en skrivelse af 2. februar 2005 fra MANDERS, MEP, til formand BORRELL og kvæstorerne (PE 354.884/QUAEST.), en e-mail af 3. februar 2005 fra HEDH, MEP, til formand BORRELL (PE 354.887/QUAEST.), en skrivelse af 16. februar 2005 fra KLAMT, MEP, til formand BORRELL (PE 354.885/QUAEST.), en skrivelse af 16. februar 2005 fra WHITEHEAD, MEP, til kvæstorernes sekretariat (PE 354.886/QUAEST.), - påhørte indlæg af Nicholson, Quisthoudt-Rowohl, De Vits og Lulling; - behandlede mulighederne for en hensigtsmæssig fordeling af pladser i udvalgenes mødeværelser; - henledte opmærksomheden på, at efter udvidelsen var den disponible plads i mødeværelser blevet et generelt spørgsmål, og at der var brug for en langsigtet planlægning for retfærdigt at kunne fordele de begrænsede ressourcer; - understregede, at et minimum af prioriteter burde fastsættes for dermed at sikre pladser til medlemmerne; - mente, at fordelingen af pladser i udvalgenes mødeværelser skulle forvaltes decentralt af de enkelte udvalg i givet fald med den nødvendige bistand fra udvalgssekretariatet; - opfordrede administrationen til at stille et tilstrækkeligt antal "observationsværelser" ("lytteværelser"), som efter anmodning kunne stilles til rådighed. 5/10 PE 354.878/QUAEST. /fin.
4.2 Besøgsgrupper - tog til efterretning en skrivelse fra et medlem, som anmodede kvæstorerne om at se på spørgsmålet om adgang for besøgende under 14 år; - tog følgende dokument til efterretning: en skrivelse af 23. december 2004 fra LECHNER, MEP, til kvæstorerne (PE 351.970/QUAEST.), et notat af 26. januar 2005 fra MC AVOY, leder af Enheden for Besøg og Seminarer, GD Information, til KYST, direktør for kvæstorernes sekretariat (PE 351.976/QUAEST.), artikel 1 i bestemmelserne for modtagelse af besøgsgrupper og Euroscolaprogrammet; - påhørte en repræsentant fra afdelingen med ansvar for besøg og en repræsentant for Sikkerhedstjenesten; - påhørte indlæg af Nicholson og Quisthoudt-Rowohl; - behandlede de forskellige faktorer, der var relevante, når det skulle bestemmes, hvorvidt børn kunne få adgang, som f.eks. gruppebesøg og individuelle besøg, betingelser som følge af forsikringspolitiker, ankomsttid og -sted; - mente, at børn på under 14 år som en regel og afhængig de eksisterende praktiske ordninger kunne få adgang til Parlamentets bygning, når de blev ledsaget af en person, som havde forældremyndigheden over dem, og som tidligere havde underskrevet et dokument, hvori det blev præciseret, at Parlamentet fralagde sig ethvert ansvar for disse børn og de eventuelle følger af deres opførsel; - vedtog at undersøge situationen for gruppebesøg i Strasbourg i perioder uden for mødeperioden og vende tilbage til spørgsmålet om den genelle politik for besøgsgrupper på et senere møde. PE 354.878/QUAEST. /fin. 6/10
5. Udkast til meddelelse om europæiske nyhedsagenturer, vedtog dette punkt uden drøftelse, - mindede om deres afgørelse fra deres møde den 27. oktober 2004 om at give medlemmerne online-adgang til forskellige europæiske nyhedsagenturer fra den 1. marts 2005 og snarest muligt med en meddelelse at informere medlemmerne om denne afgørelse, begrundelserne herfor og fordelene herved og instruere om brugen af disse tjenester. - vedtog udkastet til meddelelse om medlemmernes adgang både internt og eksternt fra deres valgkreds eller andre steder til Parlamentets online-faciliteter, herunder til europæiske nyhedsagenturer. 6. Godtgørelse af udgifter til medlemmernes assistenter - Udkast til meddelelse - tog følgende dokument til efterretning: et notat af 18. februar 2005 fra VANHAEREN, generaldirektør for Økonomi til kvæstorerne (PE 354.882/QUAEST.), et udkast til meddelelse til medlemmerne (15/05) (PE 354.883/QUAEST. og bilag); - påhørte generaldirektøren for Økonomi såvel som en repræsentant fra Juridisk Tjeneste; - havde en drøftelse med indlæg af Nicholson, Quisthoudt-Rowohl, Lulling og De Vits; - vedtog at vende tilbage til spørgsmålet på det næste møde på grundlag af en ændret og forenklet tekst, som GD Økonomi ville udarbejde i samarbejde med Juridisk Tjeneste. 7. Udkast til meddelelse til medlemmerne og modtagere af efterladte- eller invalidepension Dette punkt blev udsat. 8. Ordninger for sproglærere ansat af Europa-Parlamentet - Notat af... fra GD Personale Dette punkt blev udsat. 7/10 PE 354.878/QUAEST. /fin.
9. Diverse sager og hastesager PV QUAEST. 09.03.2005 9.1 Passende kontorer til rejsebureauet - påhørte en redegørelse fra tjenestegrenene, som mente, at et af rejsebureauets kontorer blev berørt af det arbejde, der var nødvendigt for at etablere en ny fodgængerbro, som ville forbinde ASP-Bygningen med D4/D5-Bygningen; - påhørte redegørelser af De Vits og Nicholson; - tog til efterretning at midlertidige kontorfaciliteter blev stillet til rådighed til aktiviteter, som ikke direkte krævede kundekontakt, i perioden hvor arbejdet fandt sted, - vedtog at undersøge situationen på stedet i den efterfølgende uge. 9.2 Renseriet - tog til efterretning et notat om renseriet (PE 354.890/QUAEST); - påhørte en redegørelse fra DE VITS, kvæstor med ansvar for at undersøge, om opfølgningen af kvæstorernes afgørelser om at afslutte kontrakten med det nuværende renseri og iværksætte en offentlig udbudsprocedure var blevet omsat i praksis; - mindede den pågældende tjenestegren om, at det nye renseri under alle omstændigheder senest den 1. januar 2006 skulle starte sine aktiviteter. PE 354.878/QUAEST. /fin. 8/10
9.3 "Fair Trade"-udstilling - påhørte formanden, som, da kvæstoren ansvarlig for udstillinger ikke var til stede, redegjorde for hendes forslag om, at arrangørerne af "Fair-Trade"-udstillingen, som skulle afholdes under den næste mødeperiode i Strasbourg, skulle have lov til at sælge "Fair-Trade" produkter; - påhørte indlæg af Nicholson, Lulling og De Vits; - tog til efterretning den betydning, som Parlamentets beslutninger tillagde fair handel såvel som Parlamentets bestemmelser, som foreskrev, at udstillinger med et kommercielt formål ikke var tilladt i Europa-Parlamentets bygninger; - vedtog undtagelsesvis at give tilladelse til selve udstillingen uden at give tilladelse til muligheder for direkte salg og opfordrede arrangørerne til at undersøge muligheden for at sælge deres produkter i Parlamentets supermarkeder. 10. Sager til orientering Ingen sager under dette punkt. 11. Tid og sted for næste møde - vedtog at holde sit næste møde onsdag den 13. april 2005 kl. 15.00 i mødeværelse S 3.4 i LOW-Bygningen, Strasbourg o0o Mødet hævet kl. 17.27. 9/10 PE 354.878/QUAEST. /fin.
BILAG DELTAGERLISTE Strasbourg den 9. marts 2005 TIL STEDE VAR: NICHOLSON, formand DE VITS QUISTHOUDT-ROWOHL LULLING DESUDEN DELTOG: Formandens Kabinet: Generalsekretærens Kabinet Juridisk Tjeneste GD Ledelsestjenesterne GD Interne Politikker GD Information GD Infrastruktur og Tolkning GD Økonomi SEKRETARIAT Assistenter KELLY MASUR HEINLEIN KRÜCK WINDISCH SUAREZ MELLA LEMPEREUR MC AVOY NYS QUINTELA VANHAEREN HENTGES-NEIENS BEETS CAMPILHO STORMS KYST HUBER RANZ RIZZICO s personlig sekretariat PIŁKA (GRABOWSKA) WEZEL (LULLING) PE 354.878/QUAEST. /fin. 10/10