Kommissorium for UlykkesPatientForeningens koordinationsudvalg Navn UlykkesPatientForeningens koordinationsudvalg. Formål UlykkesPatientForeningens koordinationsudvalg er et koordinerende og rådgivende organ for hovedbestyrelsen. Udvalget varetager UlykkesPatientForeningens medlemmers interesser. Denne interessevaretagelse sker via koordination og gennemførelse af projekter og arrangementer, ekstern kommunikation og strategisk oplysningsarbejde i henhold til gældende strategi og årsplan. Planlægning og arbejdsgange Strategi for UlykkesPatientForeningen I udviklingen af strategi for UlykkesPatientForeningen udarbejder sekretariatet et første udkast, der drøftes med formandskabet. Dernæst inddrages koordinationsudvalget i processen, og deres forslag og kommentarer medtages. Den endelig strategi godkendes af hovedbestyrelsen. Årsplan og budget for UlykkesPatientForeningens koordinationsudvalg Med udgangspunkt i den vedtagne strategi udvikler koordinationsudvalget en årsplan og et årsbudget for aktiviteter for det kommende år på det årlige planlægningsmøde, hvor repræsentanter fra sekretariatet deltager. Således bliver det kommende års aktiviteter og budget planlagt og fastlagt på dette møde. Årsplan og årsbudget skal godkendes af hovedbestyrelsen. Planlægningsmødet afholdes september/oktober, så hovedbestyrelsen kan behandle årsplan og årsbudget på hovedbestyrelsens budgetmøde i november. Hvis der i løbet af året ønskes ændringer i årsplan og/eller budget, skal dette godkendes af hovedbestyrelsen. Organisering Intern organisering Koordinationsudvalgets medlemmer er organiseret i forhold til og er ansvarlige for fire forskellige arbejdsområder med dertil hørende arbejdsgrupper. De fire arbejdsområder og arbejdsgrupper er 1
kommunikation, projekter, arrangementer samt politik- og netværk. Beskrivelse af de enkelte arbejdsgrupper og deres opgaver fremgår af bilag 1. Koordinationsudvalget kan indstille til hovedbestyrelsen, hvis der er behov for at nedlægge eller danne nye arbejdsgrupper. Hovedbestyrelsen og repræsentantskabet Der er en repræsentant fra hovedbestyrelsen i koordinationsudvalget, der orienterer fra/til hovedbestyrelsen. Repræsentanten udpeges af hovedbestyrelsen. Koordinationsudvalget er repræsenteret på repræsentantskabsmødet med to medlemmer. De to er uden stemmeret, men har taleret. Kredse og andre frivillige grupper Efter det årlige planlægningsmøde informeres kredsene og andre frivilliggrupper af koordinationsudvalgets formand om det kommende års planlagte aktiviteter. Ved påbegyndelse af en aktivitet informeres kredsene, således at det sikres, at der er en fælles linje i UlykkesPatientForeningens arbejde. Det er den aktivitetsansvarliges opgave at informere kredsene. Kredsene og andre frivillige grupper orienteres hvert kvartal pr. mail om koordinationsudvalgets arbejde ved et kvartals nyhedsbrev. Medlemmer af koordinationsudvalget Udvælgelsesprocedure for koordinationsudvalget Medlemmer af koordinationsudvalget er medlemmer af UlykkesPatientForeningen og har selv været ude for en ulykke eller er pårørende til en ulykkesramt. Ved etableringen af det første koordinationsudvalg ansøger eksisterende medlemmer af de tre interessegrupper (PTU Whiplash, PTU Rygmarv og PTU Ulykke). Hovedbestyrelsen godkender koordinationsudvalget ved hovedbestyrelsens konstituerende møde efter repræsentantskabet. Ved efterfølgende valg af medlemmer til udvalget annonceres det, hvis der er en ledig plads i koordinationsudvalget, eller når medlemmet har siddet sin valgperiode ud. Koordinationsudvalget indstiller til hovedbestyrelsen, hvilke medlemmer udvalget ønsker udpeget. Antal medlemmer Der er 9 medlemmer (6 frivillige og 3 medarbejderrepræsentanter) i koordinationsudvalget inklusiv en formand og en repræsentant fra hovedbestyrelsen. Repræsentanten fra hovedbestyrelsen udpeges af hovedbestyrelsen og skal ikke ansøge om at blive medlem af koordinationsudvalget. Ægtefæller, samboende eller andre nærtstående til et medlem af koordinationsudvalget kan ikke samtidig være medlemmer af koordinationsudvalget. 2
Gruppen konstituerer sig blandt de frivillige i koordinationsudvalget med en formand på første konstituerende møde. Formanden indkalder til møderne, udsender dagsorden og er mødeleder. Rollen som sekretær går på skift mellem alle medlemmer bortset fra formanden. Referentrollen bliver tildelt ved mødeindkaldelsen. De tre medarbejderrepræsentanter udpeges af direktøren. Der er to repræsentanter fra Specialhospitalet og en repræsentant fra medlems- og kommunikationsafdelingen. Valgperiode Medlemmer (de frivillige) til koordinationsudvalget vælges for en toårig valgperiode bortset fra repræsentanten fra hovedbestyrelsen. Tre medlemmer vælges i lige år og to vælges i ulige år. Man kan genopstille. Valgperioderne løber fra det konstituerende hovedbestyrelsesmøde umiddelbart efter årets repræsentantskabsmøde frem til det konstituerende hovedbestyrelsesmøde et hhv. to år efter. Repræsentanten fra hovedbestyrelsen og medarbejderrepræsentanterne udpeges for en etårig periode af henholdsvis hovedbestyrelsen og direktøren. Medlemmer af arbejdsgrupper Koordinationsudvalget udpeger mindst ét medlem til hver arbejdsgruppe (kommunikation, projekter, arrangementer samt politik- og netværk). Vedkommende er tillige formand for sin arbejdsgruppe. Måtte der være to eller flere medlemmer af koordinationsudvalget i en arbejdsgruppe, konstituerer arbejdsgruppen sig med en af førnævnte som formand. Øvrige medlemmer af arbejdsgrupperne skal ansøge om at blive medlem af en arbejdsgruppe. Sådanne kan, men skal ikke være medlem af UlykkesPatientForeningen. Ved behov for medlemmer til en arbejdsgruppe annonceres dette via hjemmeside, medlemsblad og nyhedsbrev. Det er koordinationsudvalget, der beslutter, hvilke ansøgere der kan komme med i arbejdsgruppen. Medarbejdere til arbejdsgrupperne udpeges af direktøren, men inddrages ad hoc i grupperne. De deltager ikke fast på alle møder. Møder og arbejdsformer Der afholdes fire årlige møder i koordinationsudvalget, hvor et er det årlige planlægningsmøde, og tre er arbejdsmøder. Dagsorden udarbejdes af formanden. Punkter til dagsorden skal indsendes til formanden senest 10 dage inden mødet. Formanden sender dagsorden ud til medlemmerne af koordinationsudvalget senest 8 dage inden mødet. Formanden og repræsentanten fra medlems- og kommunikationsafdelingen taler dagsordenen igennem senest 2 dage inden mødet. 3
Ved det årlige planlægningsmøde identificeres og planlægges alle koordinationsudvalgets og arbejdsgruppernes opgaver, og der udvikles en årsplan og et årsbudget. En person fra UlykkesPatientForeningens formandskab deltager i det årlige planlægningsmøde i september/oktober. De enkelte arbejdsgrupper kan mødes i forbindelse med koordinationsudvalgets møde og holde deres møder i forlængelse heraf, hvis det er relevant og muligt. Det forudsættes, at koordinationsudvalget og arbejdsgrupperne arbejder mellem møderne og er i løbende kontakt via telefon og mail. Mødekalender laves i forbindelse med det årlige planlægningsmøde. Der udarbejdes et beslutningsreferat ved hvert møde af den udpegede referent. Referatet udsendes senest 8 dage efter afholdt møde. Herefter har koordinationsudvalgets medlemmer 8 dage til at komme med kommentarer til referatet. Med indarbejdelse af de afgivne kommentarer betragtes referatet som godkendt. 4
Bilag 1: Beskrivelse af arbejdsgrupper og deres arbejdsområder De fire arbejdsgrupper er kommunikationsgruppen, projektgruppen, arrangementsgruppen og politik- og netværksgruppen. For hver arbejdsgruppe udpeges ved aktivitetens start en formand. Formanden skal være medlem af koordinationsudvalget og er kontaktperson for ansatte i medlems- og kommunikationsafdelingen. Ved påbegyndelse af aktiviteter i arbejdsgrupperne identificeres de forskellige opgaver. Opgaverne opdeles i sekretariatsopgaver og arbejdsgruppeopgaver. Der laves herefter en rolle- og ansvarsfordeling i forhold til de forskellige opgaver internt i arbejdsgruppen. Kommunikationsarbejdsgruppen Arbejdsområder - Medlemsblad, hjemmeside, facebook, nyhedsbrev og personhistoriedatabase. - Hvert kvartal sendes en orienteringsmail til kredsene, der beskriver igangværende og planlagte aktiviteter for at sikre koordination mellem aktiviteterne i UlykkesPatientForeningen. Medlemsbladet Arbejdsgruppen kommer med forslag til temaer for medlemsbladet. Ansatte laver en redaktionel vurdering af, hvilke forslag fra arbejdsgruppen der arbejdes videre med. Ansatte skriver de enkelte artikler og står for den redaktionelle linje og korrektur. Hjemmeside Arbejdsgruppen kommer med forslag til emner, nyheder, debattemaer og arrangementer til hjemmesiden. Ansatte laver en redaktionel vurdering af hvilke forslag fra arbejdsgruppen, der arbejdes videre med. Ansatte skriver de enkelte artikler, nyheder og arrangementer og står for den redaktionelle linje og korrektur. Facebook Arbejdsgruppen skaber liv på facebooksiden for UlykkesPatientForeningen ved at dele, like og skrive kommentarer og kommer med forslag til indhold på facebooksiden. Ansatte laver en redaktionel vurdering af hvilke forslag fra arbejdsgruppen, der arbejdes videre med. Ansatte skriver de enkelte nyheder og arrangementer og står for den redaktionelle linje og arrangementer til hjemmesiden. Nyhedsbrev (udkommer hver måned/hver anden måned) 5
Arbejdsgruppen kommer med forslag til nyheder og arrangementer til nyhedsbrevet. Ansatte laver en redaktionel vurdering af hvilke forslag fra arbejdsgruppen, der arbejdes videre med. Ansatte skriver de enkelte nyheder og arrangementer og står for den redaktionelle linje og korrektur. Personhistoriedatabase Databasen er gode personhistorier, der kan bruges i pressearbejde, interessevaretagelse og i medlemsblade. Arbejdsgruppen indsamler og registrerer gode personhistorier i databasen og holder databasen løbende opdateret. Ansatte kontakter personer i databasen og bruger historier i medlemsblade, pressearbejde og interessevaretagelse. Projektarbejdsgruppen Arbejdsområder Arbejdsgruppen gennemfører projekter, der er identificeret ved det årlige planlægningsmøde. Der nedsættes en arbejdsgruppe for det enkelte projekt, og denne arbejdsgruppe udvikler, beskriver og gennemfører projektet og holder koordinationsudvalget løbende orienteret. Arbejdsgruppen er ansvarlig for gennemførelsen af de enkelte projekter, der identificeres ved det årlige planlægningsmøde. Der udpeges ved projektstart en projektansvarlig i arbejdsgruppen, som er kontaktperson for medlems- og kommunikationsafdelingen. Ansatte er ansvarlige for økonomistyring af projekterne. Ansatte giver løbende sparring og rådgivning om projektets udvikling, implementering og videreudvikling. Ansatte er ansvarlige for evaluering af og vidensopsamling fra projekter. Arrangementsarbejdsgruppen Arbejdsområder Arbejdsgruppen gennemfører arrangementer, der er identificeret ved det årlige planlægningsmøde. Arrangementsgruppen beskriver, udvikler og gennemfører arrangementet. Her er både arrangementer, der løbende bliver gennemført og enkeltstående arrangementer. Arbejdsgruppen skal udvikle ideer til arrangementer i UlykkesPatientForeningen ved det årlige planlægningsmøde. Arbejdsgruppen er ansvarlig for gennemførelsen af det enkelte arrangement. Der udpeges en arrangementsansvarlig for det enkelte arrangement, der også er kontaktperson for medlems- og kommunikationsafdelingen. 6
Ansatte er ansvarlige for økonomistyring af arrangementerne. Ansatte deltager i løbende dialog og rådgiver om det enkelte arrangements udvikling, planlægning og gennemførelse. Ansatte er ansvarlige for evaluering af og vidensopsamling fra arrangementer. Politik- og netværksarbejdsgruppen Arbejdsområder: - Arbejde for oprettelsen af videnscenter/videnscentre for diagnosegrupper - Netværk med ligestillede organisationer om fælles mærkesager fx patientforeninger, handicaporganisationer, lignede organisationer i andre lande. Arbejdsgruppen holder sig løbende orienteret og har kontakt til potentielle samarbejdspartnere i netværk af ligesindede organisationer. Ansatte deltager i løbende dialog og rådgiver omkring udvikling af netværkssamarbejde og strategisk arbejde for oprettelse af videnscenter/videnscentre for diagnosegrupper. Ansatte er ansvarlige for økonomistyring. 7