Kultur- og Fritidsudvalget Referat fra ekstraordinært møde Idrætsparken Onsdag 03.09.2008 kl. 21:00 Følgende sager behandles på mødet Side Teaterforestillinger i Hørsholm 2 Bilagsoversigt 9 Fraværende Bemærkninger til dagsorden
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 71 Acadre sagsnr.: 08/11258 Journalnr.: 20.01.01A06 Sagsforløb: KFU - ØU - KB - Åben sag Mødedato: 03.09.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Rie Rasmussen Teaterforestillinger i Hørsholm Resume I medfør af den ændrede støttelovgivning på teaterområdet samt Trommens ønske om også selv at indkøbe voksenteaterforestillinger for den kommende sæson 2008/09, har KFU ønsket en drøftelse af hvorledes man ønsker teaterområdet organiseret i Hørsholm. Forslag Administrationen foreslår, at KFU drøfter rammerne for teaterområdet i Hørsholm peger på hvilket af de 5 skitserede løsningsforslag, som man ønsker fremmet. Forslagene kan også modificeres og kombineres til et nyt forslag. Sagsfremstilling Den ændrede lovgivning Med lov af 16. juni 2005 besluttede Folketinget en ændring af den eksisterende teatertilskudslovgivning. Baggrunden for ændringen var dels at administrationen af billetkøbsordningerne tidligere var administrativt ressourcekrævende og dels at man fremadrettet kunne opnå en større udbredelse af teatret også til de grupper, som ellers ikke benytter sig af teatret (eks. børn/unge).(bilag 1) Som en konsekvens heraf bliver midlerne fra teaterabonnementsordningen fremover administreret af staten ved en ny tilskudsordning, som understøtter teatrenes og teaterforeningernes publikumsaktiviteter. Med publikumsaktiviteter forstås formidling af forestillinger til publikum ved nedbringelse af billetpriserne. For Hørsholms vedkommende vedrører den væsentligste ændring rammerne for turneteatrene, som har fået en ny tilskudsordning, hvorfra der kan ydes formidlingstilskud til arrangører af turnerende forestillinger (teaterforeninger, kulturhuse m.v.). Arrangørerne kan søge om tilskud en gang årligt, og tilskuddet skal anvendes til nedbringelse af billetpriser. Ordningen administreres af Kunststyrelsen. Tilskuddet skal anvendes til generelle rabatordninger, hvilket vil sige, at én type rabat (fx ungdomsrabat) skal være gældende, uanset hvilken forestilling der købes billet til hos arrangøren. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 2
Ordningen indebærer, at arrangørerne kan søge om tilskud til forestillinger i den kommende sæson. På baggrund af oplysninger fra de lokale arrangører, fastlægger Kunststyrelsen et formidlingstilskud pr. forestilling, som udbetales til den enkelte arrangør. Arrangørerne aflægger regnskab m.v. efter de sædvanlige procedurer over for Kunststyrelsen. Tilskuddet udbetales med tilbagebetalingspligt, hvis forestillingen ikke gennemføres. Denne ændring åbner mulighed for at Kulturhuse på lige fod med teaterforeninger kan opnå tilskud til turneteatre, hvilket ikke var muligt i samme grad tidligere. Teater i Hørsholm fra 1989 2008 Teaterforeningen Hørsholm Scenen har eksisteret siden Trommen blev bygget og historisk har der været præsenteret teater af både Hørsholm Scenen og Trommen. Der er flere eksempler gennem perioden på, at de samme forestillinger har været spillet to gange i samme periode, den ene gang præsenteret af Trommen og den anden gang af Hørsholm Scenen. I bilag 2 er der eksempler på dette i udvalgte år. Informationerne er fundet ved gennemgang af ældre Trommemagasiner. I 1992 præsenterede Trommen f.eks. 15 teaterforestillinger, mens Hørsholm Scenen præsenterede 6. Fra 1997 og frem til 2001 bliver det uklart om teater præsenteres af Trommen eller Hørsholm Scenen, men det synes som om præsentationen af teaterforestillinger sker i et samarbejde. Den daværende direktør for Trommen valgtes til formand for Hørsholm Scenen i 1997, og dette kan have været medvirkende til, at der ikke længere i præsentationen i Tromme-magasinerne blev skelnet mellem hvem den formelle arrangør af teaterforestillingen var. Fra 2001 fortsætter Hørsholm Scenen sine aktiviteter med præsentation af teaterforestillinger. Trommen præsenterer ikke de samme teaterforestillinger som tidligere, men teaterforestillinger indenfor genrer som cabaret, pantomime, opera, komedie, børneog familieteater, improvisationsteater, moderne dans, revy (se bilag 3). Praksis er videreført fra tidligere år med hensyn til den kontraktlige aftale vedr. de forestillinger som teaterforeningen Hørsholm Scenen har valgt at præsentere. Praksis er, at Hørsholm Scenen lejer Trommen for en gennemsnitspris og præsenterer teaterforestillinger. Hørsholm Scenen har præsenteret 8-10 forestillinger i sæsonen. Trommen har præsenteret udvalgte forestillinger, men aldrig de samme som Hørsholm Scenen. Der har i perioden været udvalgte samarbejdsforestillinger, dog max. 2 pr. sæson. Den kommende sæson 2008/09 Hørsholm Scenen valgte at sige nej til det samarbejdsforslag KFU fremsatte ved sit møde d. 27. februar. Hørsholm Scenen vil derfor så vidt vides ikke præsentere forestillinger den kommende sæson. Trommen har sat sine kommende 8 forestillinger i salg med en rabatstruktur, der gør, at alle borgere stilles lige mht. mulighed for at købe de billige billetter efter først til mølle princippet, hvor de første 175 billetter til hver forestilling sælges med rabat fra Trommens billetcenter. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 3
Der er som sådan ikke tale om en abonnementsordning, hvor borgerne melder sig ind i en forening og betaler medlemsgebyr, men derimod kan billetterne købes særskilt til hver forestilling gennem Trommens billetcenter eller via billetnet. Eksempler på samarbejdsaftaler mellem andre teaterforeninger og kulturhuse Ændringen af tilskudsordningerne gør at kulturhusene nu stilles mere frit, idet de får større mulighed for at få del i støttekroner. Samtidig er udbuddet af forskellige typer af teaterforestillinger blevet bredere. Udviklingen i kulturlivet gør, at der udbydes mange forestillinger som er refusionsberettigede indenfor forskellige genrer. Rundt omkring i landet foregår det på forskellige måder, men tendensen er, at kulturhusene udover afviklingen af forestillinger også overtager mere og mere af den professionelle administration og formidlingsarbejdet for teaterforeningerne. Nogle steder har kulturhusene helt overtaget teaterforeningens rolle og der eksisterer ikke længere nogen teaterforening. Andre steder spiller teaterforeningerne en meget fremtrædende rolle, især de steder hvor der ikke findes kulturhuse og hvor foreningerne spiller på skoler etc. Generelt foregår det således, at de steder hvor der både er kulturhus og teaterforening eksisterer der et mere eller mindre formaliseret samarbejde mellem teaterforeningen og kulturhuset. Typisk foregår samarbejdet ved, at Teaterforeningen vælger repertoire og antal forestillinger i samarbejde med lederen af kulturhuset få dage efter teaterseminaret. Nogle steder er kulturhuslederen også medlem af teaterforeningens bestyrelse. Andre steder afholdes repertoiremøder, mens der igen også findes eksempler på, at kulturhuset ikke spiller den store rolle i forbindelse med valg af forestillinger. Antallet af forestillinger svinger mellem ca. 8 16. Teaterforeningen modtager som hovedregel tilskud fra kommunen. Beløbets størrelse varierer dog meget, nogle er selvfinansierende og andre modtager op til 500.000 kr. i tilskud om året. Nogle teaterforeninger har 300 medlemmer, andre op til flere tusinde medlemmer, ligesom nogle sælger omkring 2500 teaterbilletter på en sæson, mens andre sælger op mod 10.000 teaterbilletter på en sæson. Teaterforeningerne lejer sig typisk ind i kulturhuset til priser mellem 10.000 kr. 25.000 kr. pr. forestilling. Teaterforeningerne betaler yderligere for de ydelser de køber hos kulturhusene, såsom administration, billetsalg og markedsføring, samt annoncering af de udvalgte forestillinger. Denne del af omkostningerne afhænger af hvilke ydelser foreningen køber hos kulturhuset. Det er forskelligt fra kulturhus til kulturhus, hvordan og hvor meget teater der præsenteres af teaterforeningen og/eller kulturhuset. Nogle steder vælger kulturhuslederen et antal forestillinger fra teaterseminaret, som også udbydes til salg fra kulturhuset. Der er tilfælde, hvor både teaterforeningen og kulturhuset præsenterer samme forestilling og begge forestillinger kan få del i formidlingstilskuddet, da det er målrettet til antal solgte billetter på hver forestilling. Samme forestilling kan så præsenteres to dage i træk i et kulturhus, nogle gange med teaterforeningen som arrangør og andre gange med kulturhuset som arrangør. Det vil så ofte være aftalt mellem teaterforeningen og kulturhuset. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 4
Økonomien er adskilt mellem teaterforening og kulturhus. Det er teaterforeningen der modtager tilskud fra kommunen, men teaterforeningen køber sig så til de ydelser de ønsker i kulturhuset. Det er også teaterforeningen, der modtager formidlingstilskud på de forestillinger, som de køber og arrangerer i et givent kulturhus, mens kulturhuset modtager formidlingstilskud for de forestillinger, som de køber og står som arrangør af. Da det ofte er teaterforeningen, der modtager tilskud fra kommunen til køb af teaterforestillinger eller underskudsdækning ser man nogle steder, at teaterforeningen præsenterer de smalle forestillinger, mens kulturhusene præsenterer dem, der har større chance for at sælge flere billetter og dermed ikke har så stort behov for økonomisk støtte. Konkrete modeller for teatersamarbejde Model Baltoppen (Ballerup) Teaterforeningen i Ballerup Kommune (ca. 46.000 indbyggere) har valgt at sløjfe begrebet Teaterforening og kalder det Temateater i Baltoppen. Lederen af kulturhuset Baltoppen er medlem af teaterforeningens/temateaters bestyrelse. Dagen efter teaterseminar mødes bestyrelsen, incl. lederen af kulturhuset og drøfter valg af forestillinger. Kommunen yder udover det ordinære driftstilskud også tilskud til kulturhuset på 130.000 kr. til dækning af afviklingsudgifter for opførelsen af 10-12 voksenforestillinger. Teaterforeningen modtager yderligere ca. 450.000 kr. i tilskud fra kommunen til køb af forestillinger. En del af arbejdet i teaterforeningen er lønnet arbejde og der præsenteres også arrangementer for børn, promotion etc. Teaterforeningen betaler 50.000 kr. i fast beløb til kulturhuset for administration (billetsalg, abonnement etc.). Herudover betaler teaterforeningen f.eks. 10.000 kr. for lay-out og promotion i kulturhusets magasin og x- antal for annoncering der også varetages af kulturhuset. Der sælges ca. 8.000 billetter til voksenteater og 6.000 billetter til børnearrangementer via temateater på en sæson. Model Viften (Rødovre) I Rødovre Kommune (ca. 36.000 indbyggere) har Rødovre Teater og Kulturhuset Viften indgået en aftale, hvor det er teaterforeningen, der modtager støtteordningerne og aflægger regnskab, men med et fælles ønske om at formidle teater i fællesskab i Rødovre til et bredt publikum. Repertoiret sammensættes i Rødovre Teaterforening på et teatermøde/repertoiremøde kort efter årets teaterseminar. Teaterforeningens formand og lederen af Viften indgår i et tæt samarbejde med bestyrelsen om udvælgelse af sæsonens teaterforestillinger. Viften kan indsamle forslag til evt. supplerende tilskudsberretigede forestillinger, som præsenteres på det fælles repertoiremøde eller efterfølgende dog senest 1. marts. Disse forestillinger administreres udelukkende af Viften og Viften er eneansvarlig for disses økonomi og afvikling. Nuværende økonomiske forhold Som det har foregået hidtil giver kommunen en underskudsgaranti på mellem 50.000 70.000 kr. til teaterforeningen, der selv har det økonomiske ansvar. Teaterforeningen har lejet sig ind i Trommen til en fast aftalt særpris 13.500 kr. pr. forestilling, der dækker omkostninger i forbindelse med afvikling af forestillingerne. Aftalen er videreført fra før år 2001, hvor denne særpris var 10.000 kr. pr. forestilling. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 5
Billetterne sælges over Billetnet, hvilket involverer Trommens billetcenter, men teaterforeningen administrerer selv abonnementsordningen. Foreningen forestår også selv formidlingen og salg af billetter til medlemmer, mens løssalgsbilletter varetages gennem Trommens billetcenter. Teaterforeningen tilbydes annonceplads i Trommens husstandsomdelte magasin. Teaterforeningen modtager som musikforeningen en ½ side uden beregning og betaler yderligere en særpris på p.t 5.000 kr., hvis de ønsker tilkøb af en ekstra ½ side. (En hel side i Trommens magasin sælges normalt til 20.000 kr. pr. side). Herudover har Trommen tilbudt teaterforeningen at komme med i Trommens liste annonce i lokalbladene til en særpris af 200 kr. pr. arrangement. Det har foreningen få gange benyttet sig af. Løsningsforslag 1) Efter princippet skabelse af fri konkurrence Hørsholm Scenen og Trommen kan udbyde teaterforestillinger på lige fod efter først til mølle princippet. De Udvalgte forestillinger arrangeres af hver udbyder. Samarbejdsaftaler er mulige, såfremt begge parter har interesse. Begge parter kan i princippet søge om underskudsgaranti fra kommunen. Teaterforening og kulturhuset er to selvstændige enheder, der præsenterer teater med hver deres økonomi. KFU vælger hvilke forestillinger de ønsker at støtte økonomisk. 2) Efter princippet om at der skal samarbejdes 2A) Der indgås en skriftlig samarbejdsaftale mellem Hørsholm Scenen og Trommen om formidling af teaterforestillinger i fællesskab. Det er kun forestillinger med samarbejdsaftaler, der kan opnå underskudsdækning hos KFU. En samarbejdsaftale baserer sig på, at forestillingen er udvalgt af begge parter umiddelbart i forlængelse af teaterseminar og senest to dage efter afholdelse af teaterseminar. De forestillinger som både Hørsholm Scenen og Trommen i princippet lægger billet ind på skal ses som samarbejdsforestillinger. Forestillingerne præsenteres som samarbejdsforestillinger, rabatstruktur, billetpriser etc. fastlægges i samarbejde. Økonomien baserer sig på, først at afholde udgifter til honorar/kunstnere, herefter til afvikling af forestilling, faste omkostninger til Trommen, annoncering og administration. Overskud deles med 50% til hver. Forekommer der underskud søges der underskudsgaranti hos KFU. Der søges om et fast tilskud fra KFU til dækning af teaterforeningens omkostninger til drift af forening og evt. formidlingsomkostninger i forbindelse med salg af forestillinger via teaterforening. Vil teaterforeningen producere særskilt materiale til medlemmer kan udgifterne eksempelvis dækkes heraf. KFU kan også vælge at give et fast årligt tilskud til drift af teaterforening. Til hver forestilling fastsættes et fast beløb til dækning af markedsføring via Trommens magasin, annoncer etc. på eksempelvis 3.000 kr. pr. forestilling, der indgår i det samlede regnskab om underskud/overskud. Som alternativ til den nuværende ordning hvor teaterforeningen køber annonceplads i Trommens magasin. Ligesom der afsættes et beløb på 1.000 kr. pr. forestilling til Trommens del af administration af ordningen, f.eks. fordeling af billetter i sal og salg via Trommens billetcenter, der ligeledes indgår i det samlede regnskab. Økonomien mellem kulturhus og teaterforeningen holdes adskilt. 2B)Der kan som alternativ også vælges en samarbejdsstruktur, hvor Trommen administrerer hele ordningen og den rabatstruktur, der er gældende i indeværende sæson Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 6
fortsætter. Alle borgere har lige adgang til de billige billetter uafhængigt af foreningsmedlemskab. Der afholdes et fælles teater-promotion-show, hvor teaterforeningen og Trommen i fællesskab præsenterer repertoiret og billetsalg starter. Der er ingen abonnementsordning, men borgere der tegner et medlemskab får præsenteret særlige arrangementer (medlemsaktiviteter) i løbet af sæsonen. F.eks. et møde med kunstnere, forfatter, instruktør, temadrøftelser, tilbud om spisning etc. inden forestillingen. Trommen administrer ordningen og billetsalg, mens teaterforeningen administrerer, tilrettelægger og afholder medlemsaktiviteter. Teaterforeningen kan søge om tilskud hos KFU til de særlige medlemsaktiviteter og der kan søges underskudsgaranti på udvalgte forestillinger. 3) Efter princippet om at teaterforeningen har førstevalget. Under teaterseminaret udvælger Hørsholm Scenen og Trommen de forestillinger som de finder interessante. Hørsholm Scenen byder ind på de voksenteaterforestillinger de ønsker at præsentere og fremlægger repertoiret ved et fælles møde i umiddelbart forlængelse af teaterseminaret. Senest 2 dage efter teaterseminaret har Hørsholm Scenen fremlagt sine ønsker og valg af forestillinger. Dette tilsagn er bindende. Såfremt Hørsholm Scenen alligevel ikke køber de forestillinger som først antaget, tages ordningen op til revision. Hvis der er forestillinger, som Hørsholm Scenen ikke præsenterer i Trommen i sit repertoire har Trommen mulighed for at præsentere forestillingerne. Der kan sættes en begrænsning på det antal, som Hørsholm Scenen kan præsentere f.eks. max. 8 teater voksenforestillinger udbudt af en teaterproducent. Hørsholm Scenen kan søge underskudsdækning til de valgte forestillinger. Der kan sættes kriterier op for, at de forestillinger som Hørsholm Scenen vælger at præsentere og som skal opnå underskudsgaranti er af smallere karakter, mens Trommen herefter kan supplere repertoiret med et antal udvalgte forestillinger for egen økonomisk risiko. Måske af mere kommerciel karakter eller mere ungdomsrelaterede forestillinger. Familie, børneteater og ungdomsrelaterede forestillinger, samt de smalle forestillinger som Hørsholm Scenen ikke vælger at udbyde kan f.eks. indgå i underskudsgaranti ordning. Begrundelsen skulle være, at Hørsholm Scenen ikke har tradition for at sælge disse forestillinger i abonnement, men at det måske alligevel er nogle forestillinger som Hørsholm Kommune ønsker at satse på for at fastholde og tiltrække et også yngre publikum og tilgodese de mange børnefamilier i overensstemmelse med teaterlovens formål. Det er disse forestillinger, der kan have stor glæde af underskudsgarantien, da billetprisen ikke tåler at være så høj. Problemet ved at give teaterforeningen mulighed for at vælge først er, at de måske netop vælger de mere kommercielle salgsbare forestillinger, hvilket så ikke giver Trommen anledning eller incitament til at udbyde teaterforestillinger og dermed også medvirke til at fastholde og øge teaterinteressen. 4) Efter princippet om at dele forestillingerne efter forestillingstype Teaterforeningen kan opnå underskuddækning og skal afholde de smalle forestillinger, mens Trommen tager de kommercielle forestillinger. 5) Hørsholm Scenens forslag til fremtidig teaterordning Hørsholm Scenens forslag vil blive eftersendt. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 7
Bilag - Bilag 1 - Lovgivning teater.pdf - Bilag 2 - Oversigt tidligere forestillinger - Bilag 3 - Trommens forestillinger fra 2001 og frem - Bilag 4 - Trommens fremtid - Bilag 5 - Følgebrev fra Hørsholm Scenen.doc - Bilag 6 - Hørsholm Scenen - Samarbejdsaftale Hørsholm Kommune-Trommen 2008-2011.doc - Bilag 7 - Hørsholm Scenen - Aftale om tilskudsvilkår 2008-2011.doc - Bilag 8 - Teaterforestillinger i Hørsholm - Bilag 9 - Oversigt teaterforestillinger i Trommen - Bilag 10 - Eksempler på forestillinger Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 28-05-2008 KFU havde inviteret formand for Hørsholm Scenen til at uddybe foreningens forslag til fremadrettet løsningsmodel for teater i Hørsholm. Udvalget drøftede forskellige muligheder og generelle teaterpolitiske forhold og besluttede at genoptage drøftelsen på et ekstraordinært KFU-møde d. 25. juni. Til dette møde bad udvalget dels administrationen om forskellige uddybende bilag (et bud på en konkret aftale baseret på løsningsmodel 3, oplysninger om aftale mellem Rudersdal teaterforening og Rudersdals Kommune, vurdering af lovændringen på teaterområdets politiske målsætninger m.v.), dels Hørsholm Scenen om at give sit bud på en konkret aftale mellem kommune og foreningbaseret på deres eget løsningsforslag. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 25-06-2008 KFU havde inviteret fuldmægtig i Kulturministeriet, Marc Schynol til at give udvalget en orientering om ændringer i tilskudsordningen samt scenekunstudvalgets udvælgelseskriterier. Udvalget drøftede med baggrund i denne orientering og de medsendte bilag rammerne for teaterområdet i Hørsholm samt mulige løsningsforslag. Inden endelig beslutning træffes, ønsker udvalget dialog med Hørsholm Scenen. Udvalget genoptager drøftelsen på næste ordinære møde d. 28. august. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 27-08-2008 KFU havde inviteret repræsentanter fra Hørsholm Scenen til mødet med henblik på drøftelse af sagen og besvarelse af spørgsmål. KFU udsatte endelig afgørelse af sagen til ekstraordinært møde d. 3. september. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 03-09-2008 Sagen udsat til næste møde med henblik på endelig drøftelse med Hørsholm Scenen. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 8
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 71 Åben Bilag 1 - Lovgivning teater.pdf 46995 71 Åben Bilag 4 - Trommens fremtid 46991 71 Åben Bilag 3 - Trommens forestillinger fra 2001 og frem 46987 71 Åben Bilag 2 - Oversigt tidligere forestillinger 46980 71 Åben Bilag 5 - Følgebrev fra Hørsholm Scenen.doc 55865 Bilag 6 - Hørsholm Scenen - Samarbejdsaftale Hørsholm Kommune- 71 Åben 55870 Trommen 2008-2011.doc 71 Åben Bilag 7 - Hørsholm Scenen - Aftale om tilskudsvilkår 2008-2011.doc 55867 71 Åben Bilag 8 - Teaterforestillinger i Hørsholm 73195 71 Åben Bilag 9 - Oversigt teaterforestillinger i Trommen 73197 71 Åben Bilag 10 - Eksempler på forestillinger 74209 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 03-09-2008 Side 9
Kultur- og Fritidsudvalgets møde 03-09-2008 Isabella Meyer (C) Formand Henrik Klitgaard (R) Næstformand Thorkild Gruelund (C) Hanne Lommer (A) Anne Ehrenrich (V) Kultur- og Fritidsudvalget 03-09-2008 Side 10