Referat LSAU-møde d. 12. september 2018 kl. 13 15 Lokale: Emdrup D118 / Aarhus Det Gule Rum 1483-523 Medlemmer A-siden: Claus Holm, Eva Viala, Ulf Dalvad Berthelsen (afbud), Pia Bramming (afbud), Ida Wentzel Winther, Christine Wernberg Dalhoff. Medlemmer B-siden: Ida Juul, Niels Christian Mossfeldt Nickelsen (afbud), Tine Fristrup (afbud), Line Anne Roien (trukket sig fra LSAU), Mette Greve (afbud), Else Thousig, Anne Larson (afbud) og Jacob Christensen (afbud). Tilforordnede: Karina Krogsdal-Wogensen, Susie Petersson (afbud) Referent: Charlotte Fisker Jensen 1. Godkendelse af dagsorden (B) Grundet et afbud umiddelbart op til LSAU-mødets afholdelse kunne udvalget konstatere, at forummet med dagens mangelfulde fremmøde ikke var beslutningsdygtigt. Mødet blev derfor konverteret til et formøde. Selve LSAU-mødet og herunder beslutningsdelen afvikles efterfølgende skriftligt. Det betyder, at mødemateriale og referat udsendes til skriftlig høring blandt LSAU s medlemmer. 2. Justering af engelsksprogede uddannelser (O), bilag Claus Holm uddelte et bilag udarbejdet af Uddannelses- og Forskningsministeriet med titlen: Model for justering på engelsksprogede universitets- og diplomingeniøruddannelser (bilaget er vedlagt referatet). Bilaget oplyser bl.a. om størrelsesordenen på reduktionerne af engelsksprogede uddannelser. Claus Holm oplyste, at der er tale om en større sag som påvirker hele fakultetet. På baggrund af oplysninger fra prodekan Niels Lehmann forlyder det, at forløbet af processen for det politiske udspil går forholdsvist hurtigt, og det er umiddelbart ikke en beslutning, der er til diskussion, eller som kan laves om. For DPU s vedkommende handler det om muligheden for at bevare studiepladserne på kandidatuddannelsen AEG Anthropology of Education and Globalisation. Det er p.t. uklart hvorvidt det afgørende er, at pladserne er på en engelsksproget uddannelse. Er det tilfældet kan en bevaring af pladserne være en mulighed, hvor optaget fastholdes men i stedet besættes af
dansktalende studerende. Omvendt er risikoen også både at miste den engelske uddannelse og studiepladserne. Ida Juul gav udtryk for, at det uddelte bilag fremstår politisk og at papiret underminerer sine egne argumenter. Ida Wentzel Winther gav udtryk for sin bekymring i forhold til at det bliver sværere for DPU s studerende fremover at komme på udveksling på udenlandske universiteter hvis DPU ikke længere kan tilbyde en engelsk uddannelse. 3. Campusudvikling, Emdrup (O), bilag Claus Holm gav ordet videre til Eva Silberschmidt Viala og Christine Wernberg Dalhoff. Eva S. Viala oplyste, at status på campusudvalgets arbejde er, at der nu er sendt en indstilling til dekanen på ca. 43 mio. kroner. Projektet går blandt andet ud på at inddrage krydsfeltet til kantineområde og arbejde med aulaen, så den bliver et mere attraktivt og dynamisk mødested for studerende og medarbejdere på campus. VIP erne vil også blive inviteret til at deltage i dele af af det videre projektarbejde, når der skal tales om, hvilke fysiske rammer der er nødvendige for et optimalt forsknings- og studiemiljø. Den videre dialog vedr. udvikling af campus Emdrup har afsæt i campusudvalgets anbefalinger sammenfattet i bilaget Campusudvikling Campus Emdrup Anbefaling samt bilaget Baseline Udvikling af Campus Emdrup som begge var vedlagt dagsordnen. Den nuværende kantine anvendes ind imellem som grupperum og til møder. Ida Juul spurgte i den forbindelse til pladsen i den forventede nye kantine, da der på tegningerne ikke umiddelbart ser ud til, at blive mange siddepladser. Eva S. Viala svarede, at der ikke er reduceret i arealet til den nye kantine sammenholdt med den nuværende kantine. I forhold til små og store grupperum har campusudvalget ladet sig inspirere af forholdene i Aarhus. Formålet er at få en kantine med bredere anvendelsesmuligheder end det DPU Emdrup har i dag. Claus Holm håber på at få etableret et mere attraktivt spisested, hvor man har lyst til at sidde og spise sammen med sine kolleger eller medstuderende. Ida Juul spurgte også til, om biblioteket er tænkt ind, hvortil Eva S. Viala svarede, at biblioteksleder Ditte Jessing har været med i hele processen. I sin egenskab af arbejdsmiljørepræsentant spurgte Ida Wentzel Winther til om områder med asbest er tænkt ind i ombygningsplanerne? Christine Wernberg Dalhoff svarede, at det ikke indgår i denne proces, men er tænkt ind i et særskilt projekt. På et institutledelsesmøde er afdelingslederne blevet bedt om at gå tilbage i afdelingerne og tage en drøftelse i de faglige miljøer om ønsker og behov til fysiske placering. Claus Holm oplyste i den
forbindelse, at der på institutledelsesseminaret i den kommende uge skal udarbejdes en procesplan for disponering af lokaler i Emdrup. Der vil blive orienteret yderligere herom på et senere LSAU-møde. Christine Wernberg Dalhoff supplerede med, at i forhold til eventuelle bekymringer om hvorvidt der er kvadratmeter nok til ombygnings- og lokaledisponeringsplanerne, så er der i dag meget dårlig udnyttelse af A-bygningen, hvorfor der forventes at kunne hentes en del kvadratmeter her. Ida Wentzel Winther spurgte, hvornår der forventes svar på indstillingen til dekanen, hvortil Eva S. Viala svarede inden for et par måneder. 4. Status på lønforhandlinger 2018 (O), bilag Claus Holm orienterede om resultatet for lønforhandlingerne 2018, hvor der ifølge aftale med dekanen blev brugt flere penge end bevilliget. Bevillingen lød på kr. 700.000 og der blev givet tillæg for i alt kr. 900.000. Set i lyset af hvor mange der søgte om lønforbedring, og størrelsen på summen der var at forhandle om, betegner Claus Holm forhandlingsmiljøet i forbindelse med lønforhandlingerne som udmærket. Ida Juul oplyste, at hun som TR for DM vil rejse, at Aftale om løntillæg for overenskomstansatte videnskabelige medarbejdere på ARTS af 04-10-12 skal revideres. Aftalens nuværende rammer er begrænsende og forhindrer, at man kan indgå i konkurrencedygtige forhandlinger. Professionshøjskolerne er for eksempel lønførende i forhold til ARTS, hvilket vil være fint at få op til nærmere diskussion. Ydermere ønsker Ida Juul en diskussion af, hvad der skal til for at kunne komme i betragtning til et M-tillæg. Ida Juul takkede HR for oversigten over fordelingen af lønforhandlingsmidlerne, da den giver en god gennemsigtighed. 5. Vipomaticopgørelse E2017 (OD), bilag Slutsaldoerne i vipomaticopgørelserne for foråret 2017 og efteråret 2017 viser, at antal plustimer er steget. Det er et resultat af, at DPU har haft for få VIP til at forestå undervisningen. Claus Holm er af den klare forventning, at den igangværende rekrutteringsrunde vil hjælpe med at nedbringe ubalancerne i Vipomatic. Uddannelsesvidenskab planlægger at ville gennemføre en ny studieordning på kandidatuddannelsen, som forventeligt også vil sætte sit positive præg på ubalancerne i Vipomatic. Ydermere forventes en ny VIP-rekrutteringsrunde snart igangsat. Ida Juul stillede spørgsmålstegn ved, hvor hensigtsmæssigt det har været, at have haft noget som de facto mindede om ansættelsesstop, så DPU nu får en større gruppe nye medarbejdere på en gang i stedet for en løbende tilgang. Eva S. Viala tilføjede at der gennem de seneste semestre har været en strategi om ikke at benytte så mange videnskabelige assistenter og eksterne lektorer som tidligere, da DPU blandt andet
ønskede at konvertere til flere faste stillinger. Det har medført, at DPU s VIP selv har taget timerne, hvilket derved har medvirket til, at timepuklen ikke er blevet afviklet som ønsket. Der vil fremadrettet alt andet lige være større villighed omkring at bruge eksterne lektorer som et middel til at komme timepuklen til livs. Claus Holm pointerede, at hovedmålsætningen om at foretrække fastansatte VIP frem for DVIP stadig gjaldt. Endvidere påpegede han, at instituttet har anvendt et økonomisk forsigtighedsprincip, som har bevirket, at et underskud nu er vendt til et mindre overskud i 2017 takket være en fantastisk indsats fra alle medarbejdere. Institutledelsen har fulgt og følger nøje den samlede økonomi og bundlinje for instituttet herunder særligt den forventede forbedring af hjemtag af eksterne bevillinger. Det er på baggrund af denne forsigtighed, at der blev ventet relativt længe inden de igangværende rekrutteringer på DPU blev igangsat. Ida Wentzel Winther konstaterede, at DPU gennem en årrække har været for få VIP til at forestå undervisningsforpligtelsen, hvilket har medført, at de VIP som allerede var i plus er kommet i ekstra stort plus på timekontoen. Hvordan kan det sikres, at alle VIP især dem med minus bringes i spil? Ida Juul går generelt ind for solidaritetsprincippet, men her er tydeligvis en situation hvor nogen har båret væsentligt mere end andre. Arbejdstidsaftalen siger, at man må have minus 493 timer eller plus 493 timer, så problemet er dem, der har mere end det. Generelt finder Ida Juul det i orden, at man ikke overfører over- og underskud, når der sker ændring i ens stillingskategori f.eks. fra adjunkt til lektor, men i denne situation bør der dispenseres for det princip. Christine Wernberg Dalhoff oplyste, at der arbejdes på at finde en model til beregning af hvad en uddannelse koster i timer, som skal sammenholdes med de antal VIP-timer vi har på DPU. Beregningen kompliceres dog væsentligt af eksterne forskningsprojekter som medfører frikøb. Det komplicerede ligger i, at frikøbet af timer pga. eksterne forskningsprojekter er svært af forudsige/planlægge, hvorimod timeforbruget på uddannelser ligger mere fast. 6. Verificeringsproces Vipomatic E2017 (D) Christine Wernberg Dalhoff oplyste, at punktet vedr. evaluering af verificeringsprocessen af Vipomatic E2017 er på dagsordenen efter ønske fra fakultetsledelsen. På baggrund af dialogen på LSAU-mødet skal der laves et notat til FSU-FAMU. I sagsfremstillingen er valideringsprocessen beskrevet og alle henvendelserne i relation til verificeringen er blevet delt ind i tre kategorier: 1. spørgsmål til specialer, 2. misforståelser eller forespørgsler vedr. læsning af vipomatic-opgørelser og 3. Efterreguleringer. Ida Juul udtrykte tilfredshed med processen, men finder antallet af efterreguleringer specielt vedr. specialer stort. Samtidig udtrykte hun ønske om at indberetningerne i Vipomatic er mere opdaterede.
Christine Wernberg Dalhoff oplyste, at der har været udfordringer med at få oplysninger fra specialeadministrationen om specifikt 2. og 3. specialeforsøg som hver udløser 5 timer til VIP. På IKK og IKS registreres 2. og 3. specialeforsøg ikke på baggrund af oplysninger fra specialeadministrationen, men i stedet på baggrund af oplysninger fra den enkelte VIP. Flytning af specialeadministrationen fra Emdrup til Aarhus har også givet udsving i kvaliteten af rapportleverancerne vedr. specialer. Claus Holm orienterede om, at brugen af Vipomatic som redskab til fremadrettet planlægning har været diskuteret i institutledelsen. Systemet fungerer i dag primært som registeringsmekanisme i forhold til registrering af allerede afholdt undervisning og ikke til fremadrettet planlægning. I forhold til fremadrettet planlægning er der med andre ord brug for produktudvikling. Ida Wentzel Winther pointerede at indberetning af timer for eksamen, foregår på anden vis end indberetning af undervisning. Specielt i forbindelse med eksamen er der derfor risiko for, at timer til transport ikke bliver indberettet korrekt. En mulighed kunne evt. være at der på de nuværende budget- og regnskabsskemaer tilføjes en rubrik vedr. transport i forbindelse med eksamen, som modulkoordinatorerne kan udfylde. Claus Holm spurgte om Vipomatic er et bedre system med større tiltro til end det forgående system Tempus? Ida Juul var positiv stemt overfor Vipomatic og gav udtryk for, at man altid får hurtig og god hjælp ved spørgsmål. Ida Wentzel Winther lavede skufferegnskab sideløbende med Tempus, men har ikke gjort det siden Vipomatic kom til. Registreringerne er blevet bedre og man får altid god hjælp, når man har spørgsmål. Claus Holm konstaterede, at alt tyder på, at en stor del dobbeltadministration er ophørt, hvilket er positivt. Christine Wernberg Dalhoff pointerede afslutningsvist vigtigheden af, at VIP tjekker sine vipomatic-opgørelser igennem i forbindelse med de annoncerede verificeringsprocesser. 7. MUS 2018, bilag a. Proces (O) Karina Krogsdal-Wogensen gennemgik processen for afholdelse af MUS, som altid foregår i efteråret og understøttes af AU s MUS-skema og vejledende guide. I 2016 og 2017 indgik vipomatictallene i MUS-dialogen, hvilket de også kommer til i 2018. b. Temaer (DB) I 2016 var det APV-år, hvor der blev valgt særlige temaer ud til særlig fokus. Institutledelsen har i år foreslået to temaer: Sammenhængende forskningstid og Det faglige fællesskab i afdelingen og på tværs af campi. Der ud over kan afdelingerne selv vælge yderligere fokuspunkter til.
I forhold til fokuspunktet Det faglige fællesskab i afdelingen og på tværs af campi gjorde Ida Juul opmærksom på, at det kræver mulighed for at få dækket rejseomkostninger. Hun gav udtryk for at der bør udarbejdes en politik om hvordan man understøtter fokuspunktet. Ifølge Eva S. Viala ønsker ledelsen, at man taler om fokuspunkterne i afdelingerne og hvilke dilemmaer og udfordringer der kan være, som f.eks. dækning af udgifter til transport. Claus Holm oplyste, at der er lige mange VIP som rejser fra Emdrup til Aarhus som fra Aarhus til Emdrup. Fokuspunktet er tænkt som en lidt større proces, der skal bidrage til at styrke de faglige fællesskaber på tværs af campi. Christine Wernberg Dalhoff afrundede punktet med at afdelingerne skal melde ind med deres kommentarer i Institutledelsen, når de har haft drøftelserne i afdelingerne. 8. Afrapportering fra arbejdsgruppe vedr. administrativ aflastning af VIP-personale (O) Ved LSAU-mødet d. 9. maj 2018 blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal forholde sig til administrativ aflastning af VIP-personale. Gruppen består af Ida Juul, Mette Greve og Christine Wernberg Dalhoff. Christine Wernberg Dalhoff oplyste, at der har været afholdt et møde i arbejdsgruppen, hvor muligheden for administrativ aflastning i forbindelse med rejseafregninger blev drøftet. Overgangen til det nye rejseafregningssystem forsøges lettet ved at gøre det muligt at aflevere en samlet pakke med blanket og bilag til Maibritt Skovgaard Wraa Nielsen eller evt. en studentermedhjælp. Ordningen er for dem, der har svært ved rejseafregningsopgaven i RejsUd. Arbejdsbyrden ved at udfylde en fysisk blanket eller lægge afregningen ind i RejsUd er stort set ens, men ordningen tilbydes forsøgsvis og evalueres ved næste LSAU-møde i foråret 2019. Ida Juul uddybede, at det længe har været et ønske fra B-siden at få administrativ aflastning. De VIP, som ikke har problemer med at bruge rejseafregningssystemet, foretrækker formentlig at fortsætte med det, mens dem, der ønsker hjælp fremadrettet, har mulighed for at få det, hos Maibritt eller evt. en studentermedhjælp. Arbejdsgruppen aftalte, at der skal udarbejdes en blanket til formålet. Arbejdsgruppens første møde var effektivt og godt. Else Thousig oplyste, at systemkonsulent Merete Foged var blevet inviteret til at deltage i et afdelingsmøde med henblik på at give afdelingen en indføring i det nye rejseafregningssystem. Merete Foged havde desværre ikke mulighed for at deltaget, men forventes i stedet at afholde et møde for hele DPU, hvor det bliver muligt at få en gennemgang af systemet. Ida Wentzel Winter foreslog, at emnet evt. tages op på MUS. Claus Holm rundede punktet af ved at bakke op om muligheden for aflastning i forbindelse med rejseafregninger, ikke mindst som et bidrag til, at det bliver lettere for medarbejderne at overholde deadline for afregninger af rejseudgifter.
9. Meddelelser fra arbejdsmiljøgrupper (O) Christine Wernberg Dalhoff oplyste, at Anne Larsson er tiltrådt som ny arbejdsmiljørepræsentant for VIP i Emdrup, og at hun allerede har været på det lovpligtige arbejdsmiljøkursus. DPU skal hvert år lave en evakueringsøvelse, hvilket for 2018 kommer til at foregå i løbet af efteråret. Der vil blive lavet PR for øvelsen med fokus på at alle skal deltage og at det kun tager 15 minutter. Arbejdsmiljøgruppen i Emdrup er i dialog med Lars Friis i Aarhus, som står for afvikling af brandøvelser på AU/ARTS. Arbejdsgrupperne synes, at det er svært at forstå, at der er forskellige brandsikringssystemer afhængig af, om man befinder sig i bygning A, B og C. Ida Juul sagde, at der tilsyneladende findes to megafoner hvor batterierne er udløbet, og to andre megafoner er helt forsvundet. Der er også et tilfælde, hvor plakat og hjertestarter ikke hænger samme sted. 10. Arbejdsmiljøstatistik 1. og 2. kvartal 2018 (OD), bilag Claus Holm fremhævede statistikken for psykologisk rådgivning hvor DPU i Q1-Q2 i alt har haft fire rådgivningsforløb på ARTS. Det ønskes videreformidlet i organisationen, at i forbindelse med ønske om at benytte psykologisk rådgivning, skal man huske at fortælle, at det vedrører arbejdsrelaterede ting. 11. Status på handlingsplan for psykisk APV-2016 (O), bilag Christine Wernberg Dalhoff oplyste, at FAMU-FSU har bedt om status på to fokuspunkter udvalgt af dem på baggrund af den psykiske APV fra 2016. Der er tale om fokuspunkterne Karrierevejledning og Koordinatorernes arbejdsforhold, som ikke har indgået i DPU s egen handlingsplan. Der er svaret, at karrierevejledning indgår som en naturlig del af MUS og koordinatorernes funktion blev nedlagt i forbindelse med den nye afdelingslederaftale, hvor afdelingslederne overtog ansvaret for uddannelserne i afdelingen. Afdelingslederne understøttes i stedet af en administrativ afdelingsadministratorfunktion. 12. Eventuelt Der var ingen punkter under eventuelt.