Vejledning til bedømmere ved eksamensklager Beskrivelse af eksaminator og censors opgaver ved eksamensklager Februar 2019 UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Odense UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Niels Bohrs Allé 1. 5230 Odense M Tlf. 6318 3000. ucl.dk
Indhold 1. Indledning... 3 2. Eksaminator og censors opgaver i forbindelse med klagebehandlingen... 3 2.1 Regler... 3 2.2 Bedømmernes opgave... 3 2.3 Den faglige udtalelses indhold... 4 2.4 Særligt om fortrolige opgaver... 4 3. Sagsforløb, herunder anke... 4 3.1 Den studerendes klagefrist... 4 3.2 Bedømmernes tidsfrist... 5 3.3 Hvortil sendes den faglige udtalelse... 5 3.4 Hvem afgør sagen... 5 3.5 Sagens udfald... 5 3.6 Anke... 6 3.7 Aflønning... 6... 6
1. Indledning 1. Indledning Studerende kan klage over en prøve, hvis der er forhold, som den studerende er utilfreds med. I henhold til Eksamensbekendtgørelsens 41, stk. 1 kan der klages over: Eksaminationsgrundlaget, herunder prøvespørgsmål, opgaver og lignende, samt dets forhold til uddannelsens mål og krav, Prøveforløbet eller Bedømmelsen. Hvis den studerende har klaget over bedømmelsen typisk karakteren bliver bedømmerne altid inddraget i sagsbehandlingen af eksamensklagen. Denne vejledning er primært udarbejdet til brug for bedømmernes udarbejdelse af faglige udtalelser i klagesager, der vedrører bedømmelsen. Som bedømmer kan du også blive inddraget i sagsbehandlingen af en klage over prøveforløbet eller eksaminationsgrundlaget i det omfang uddannelseschefen har brug for en udtalelse til sagens oplysning. Klagebehandlingen følger reglerne i Eksamensbekendtgørelsen om prøver på de erhvervsrettede videregående uddannelser, men suppleres af Forvaltningslovens bestemmelser om for eksempel krav til en fyldestgørende begrundelse. 2. Eksaminator og censors opgaver i forbindelse med klagebehandlingen 2.1 Regler Bedømmelsesgrundlaget er fastlagt i uddannelsesbekendtgørelsen med tilhørende Studieordning samt gældende regler i Eksamensbekendtgørelsen (BEK 1500/2016) og karakterbekendtgørelsen (BEK 114/2015). Alle bekendtgørelser kan findes på www.retsinfo.dk, ligesom alle gældende studieordninger kan findes på www.ucl.dk. Et uddrag fra Eksamensbekendtgørelsen er indsat nederst i denne vejledning. 2.2 Bedømmernes opgave Når en studerende har klaget over bedømmelsen typisk den afgivne karakter anmodes bedømmerne om at indgive individuelle udtalelser til sagen. Der anmodes om individuelle udtalelser af hensyn til uddannelseschefens muligheder for at vurdere, om bedømmerne er enige i den afgivne bedømmelse, jfr. Eksamensbekendtgørelsens 45, stk. 2: Kun når bedømmerne er enige om det, kan uddannelsesinstitutionens afgørelse gå ud på, at klageren ikke får medhold. 3/9
3. Sagsforløb, herunder anke 2.3 Den faglige udtalelses indhold I bedømmernes individuelle udtalelser tages der udgangspunkt i de notater, som eksaminator og censor skal gøre under eksaminationen, jfr. Eksamensbekendtgørelsens 31, stk. 2 og som skal opbevares i 1 år til brug for karakterfastsættelse og eventuel klagebehandling. Eksaminators og censors individuelle udtalelser skal indeholde en beskrivelse af, i hvilken grad præstationen opfylder de mål, som uddannelsen har fastsat ud fra studieordningen med målbeskrivelser og kriterier for målopfyldelsen, jfr. Karakterbekendtgørelsens 10. Eksaminator og censor skal derfor forholde sig til den konkrete studerendes faglige, metodiske og formelle mangler i opgaven. Eksaminator og censor skal desuden kommentere på klagens eventuelle konkrete klagepunkter. Som følge af Forvaltningslovens krav til begrundelse i 24 skal der tages stilling til den konkrete studerendes individuelle præstation, sammenholdt med de faglige læringsmål og graden af opfyldelse, som skal være det bærende element i begrundelsen for den afgivne bedømmelse. Det vil for eksempel være en utilstrækkelig begrundelse alene at henvise til karakterbekendtgørelsens beskrivelse af, hvad en karakter gives for. 2.4 Særligt om fortrolige opgaver I de tilfælde hvor den studerende har angivet en skriftlig opgave som fortrolig, er det særligt vigtigt, at opgaven håndteres og opbevares sikkert, så oplysninger fra opgaven ikke videregives til uvedkommende. Endvidere er det vigtigt, at opgaven slettes eller makuleres kort efter udløbet af klagefristen. 3. Sagsforløb, herunder anke Ledelsessupportteamet varetager sagsbehandlingen i forbindelse med klagesagen. Eventuelle spørgsmål om eksamensklager bedes derfor sendt til ledelsessupport@ucl.dk 3.1 Den studerendes klagefrist Før en eksamensklage fremsendes til bedømmerne, har Ledelsessupportteamet undersøgt, om klagefristen er overholdt. Den studerende skal indsende en klage senest 2 uger efter offentliggørelsen af karakteren, jfr. Eksamensbekendtgørelsens 41, stk. 2, men det må forventes, at der kan gå nogle yderligere arbejdsdage, før sagen videresendes fra Ledelsessupportteamet til eksaminator og censor. 4/9
3. Sagsforløb, herunder anke 3.2 Bedømmernes tidsfrist Klagen bliver sendt via e-mail til eksaminator og censor, som skal udtale sig om de faglige spørgsmål i klagen inden for en frist på 2 uger, jfr. Eksamensbekendtgørelsens 43, stk. 2. OBS! Hvis eksaminator eller censor holder ferie eller er sygemeldt i et omfang, som gør det vanskeligt at overholde 2-ugers fristen, skal Ledelsessupportteamet straks kontaktes med henblik på anmodning om forlængelse af fristen. 3.3 Hvortil sendes den faglige udtalelse Eksaminator og censors udtalelser sendes til ledelsessupport@ucl.dk, som videresender til den studerende. Den studerende har mulighed for at kommentere på udtalelserne inden for en frist på 1 uge, jfr. Eksamensbekendtgørelsens 43, stk. 2. 3.4 Hvem afgør sagen Når alle relevante dokumenter er indhentet, fremsendes det samlede materiale til uddannelseschefen for den pågældende uddannelse. Uddannelseschefen afgør sagen inden for 2 uger i henhold til Eksamensbekendtgørelsens 44 på grundlag af: 1. Eksamensklagen 2. Bedømmernes faglige udtalelser 3. Klagerens kommentarer til bedømmernes udtalelser Bedømmerne orienteres om afgørelsen via e-mail. 3.5 Sagens udfald Den afgørelse, som uddannelseschefen træffer, jfr. Eksamensbekendtgørelsens 45, kan være: 1. Tilbud om ny bedømmelse (ombedømmelse), dog ikke ved mundtlige prøver 2. Tilbud om ny prøve (omprøve) 3. At den studerende ikke får medhold i klagen Hvis den studerende får tilbud om ny bedømmelse eller ny prøve, har den studerende en frist på 2 uger til at acceptere tilbuddet. Ny bedømmelse eller ny prøve vil ske med nye bedømmere. Hvis den studerende afslår eller ikke overholder tidsfristen, vil den oprindelige bedømmelse være gældende. Når resultatet af en omprøve eller ombedømmelse foreligger, orienteres de oprindelige bedømmere via e-mail. 5/9
3.6 Anke Hvis den studerende ikke får medhold i en klage over bedømmelsen og er uenig eller utilfreds med afgørelsen kan den studerende anke sagen. I så fald sender Ledelsessupportteamet sagen til et uafhængigt ankenævn inden for 2 uger. Til ankesagen skal uddannelsen udpege en uvildig underviser og en studerende inden for området. Samtidig udpeger Censorsekretariatet 2 censorer til ankesagen. Ankenævnet afprøver, om der er truffet en korrekt afgørelse. En ankenævnsbehandling tager typisk 2-3 måneder. De oprindelige bedømmere orienteres om ankesagens udfald via e-mail. Hvis den studerende ikke har fået medhold i en klage over prøveforløbet eller eksaminationsgrundlaget, kan den studerende ikke anke sagen, idet der ikke er tale om en afgørelse vedrørende faglige spørgsmål. I stedet kan den studerende alene indgive en klage over retlige forhold til Ministeriet for Uddannelse og Forskning. 3.7 Aflønning Der aflønnes ikke særskilt for udarbejdelse af faglige udtalelser. Det følger af Eksamensbekendtgørelsens 26, at en censor, som en del af sine opgaver som bedømmer, skal medvirke ved behandling af klager over prøver. Uddrag af Eksamensbekendtgørelsen 1500/2016 26. En beskikket censor skal 1) virke som censor ved uddannelsens, fagets eller fagområdets eksterne prøver, jf. 31 og 32, 2) medvirke ved de opgaver, der er nævnt i 28, 3) ved eksamensterminens afslutning afgive en rapport om eksamensforløbet til uddannelsesinstitutionen og formandskabet, jf. 28, stk. 1, nr. 2 og 3, og 4) medvirke ved behandling af klager over prøver, jf. 43, stk. 2, og 48, stk. 2. 31. Censor skal 1) påse, at prøverne er i overensstemmelse med de mål og øvrige krav, som er fastsat i bekendtgørelser eller i henhold til bekendtgørelser, 2) medvirke til og påse, at prøverne gennemføres i overensstemmelse med de gældende regler, og 3) medvirke til og påse, at de studerende får en ensartet og retfærdig behandling, og at deres præstationer får en pålidelig bedømmelse, der er i overensstemmelse med reglerne om karaktergivning og øvrige regler for uddannelsen. Stk. 2. Censor og eksaminator skal gøre notater om præstationen og karakterfastsættelsen til personligt brug ved udarbejdelse af en udtalelse i en eventuel klagesag. Notaterne skal opbevares i 1 år. 6/9
Stk. 3. Censorernes virksomhed er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet og tavshedspligt. Kapitel 10. Klager over prøver 41. Klager over forhold ved prøver indgives individuelt af den studerende til uddannelsesinstitutionen. Klagen skal være skriftlig og begrundet. Stk. 2. Klagen indgives senest 2 uger efter, at bedømmelsen af prøven er bekendtgjort på sædvanlig måde. Institutionen kan dispensere fra fristen, hvor usædvanlige forhold begrunder det. Stk. 3. Til brug for klagesagen skal den studerende efter anmodning have udleveret en kopi af den stillede opgave og ved prøver med skriftlig besvarelse tillige kopi af egen opgavebesvarelse. 43. Klagen kan vedrøre 1) eksaminationsgrundlaget, herunder prøvespørgsmål, opgaver og lignende, samt dets forhold til uddannelsens mål og krav, 2) prøveforløbet eller 3) bedømmelsen. Stk. 2. Uddannelsesinstitutionen forelægger straks klagen for bedømmerne, jf. dog stk. 3, der har en frist på normalt 2 uger til at afgive en udtalelse. Bedømmerne skal udtale sig om de faglige spørgsmål i klagen. Den studerende skal have lejlighed til at kommentere udtalelserne inden for en frist af normalt 1 uge. Stk. 3. Når opgaverne ved prøven er stillet af Styrelsen for Videregående Uddannelser, videresender institutionen straks klager, der drejer sig om prøvegrundlaget, til styrelsen ledsaget af institutionens udtalelse. 44. Uddannelsesinstitutionen afgør klagen på grundlag af bedømmernes faglige udtalelser og den studerendes kommentarer til udtalelserne, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Er opgaverne ved prøven stillet af Styrelsen for Videregående Uddannelser, træffer styrelsen afgørelse vedrørende klager over prøvegrundlaget og i øvrigt om, i hvilket omfang, der skal gives tilbud om omprøve. 45. Afgørelsen, der skal være skriftlig og begrundet, kan gå ud på 1) tilbud om ny bedømmelse (ombedømmelse), dog ikke ved mundtlige prøver, 2) tilbud om ny prøve (omprøve) eller 3) at den studerende ikke får medhold i klagen. Stk. 2. Kun når bedømmerne er enige om det, kan uddannelsesinstitutionens afgørelse gå ud på, at klageren ikke får medhold. Stk. 3. Institutionen skal straks give den studerende og bedømmerne meddelelse om afgørelsen. Går afgørelsen ud på tilbud om ombedømmelse eller omprøve, skal den studerende informeres om, at ombedømmelse eller omprøve kan resultere i en lavere karakter. 46. Accept af tilbud om ombedømmelse eller omprøve skal ske senest 2 uger efter, meddelelse om afgørelsen er afgivet. Ombedømmelse eller omprøve skal finde sted snarest muligt. Er bevis udstedt, jf. 36, skal uddannelsesinstitutionen inddrage beviset, indtil bedømmelsen foreligger, og eventuelt udstede et nyt bevis. Stk. 2. Til ombedømmelse og omprøve påsættes nye bedømmere. 7/9
Stk. 3. Ved ombedømmelse skal bedømmerne have forelagt sagens akter: opgaven, besvarelsen, klagen, de oprindelige bedømmeres udtalelser med den studerendes bemærkninger hertil samt institutionens henholdsvis styrelsens afgørelse. Bedømmerne meddeler institutionen resultatet af ombedømmelsen vedlagt en skriftlig begrundelse for bedømmelsen. Institutionen giver den studerende meddelelse om bedømmelsen og begrundelsen for bedømmelsen. Stk. 4. Omprøve og ombedømmelse kan resultere i en lavere karakter. Anke af afgørelse 47. Den studerende kan indbringe uddannelsesinstitutionens afgørelse vedrørende faglige spørgsmål, jf. 43, stk. 1, for et af institutionen nedsat ankenævn, jf. 47, der træffer afgørelse. Stk. 2. Den studerende indgiver anken til institutionen. Anken skal være skriftlig og begrundet. Stk. 3. Anken skal indgives senest 2 uger efter, at den studerende er gjort bekendt med institutionens afgørelse. Institutionen kan dispensere fra fristen, hvor usædvanlige forhold begrunder det. 48. Uddannelsesinstitutionen nedsætter et ankenævn hurtigst muligt efter indgivelse af en anke. Der kan nedsættes permanente ankenævn. Institutionen afholder udgiften til ankenævn. Stk. 2. Nævnet består af to beskikkede censorer, en eksaminationsberettiget lærer og en studerende inden for fagområdet. Stk. 3. Censorformanden, jf. 26, stk. 1, udpeger de to censorer. Censorformanden udpeger en af censorerne som formand for nævnet. Censorformanden kan udpege sig selv som censor eller som formand. Stk. 4. Institutionen udpeger den eksaminationsberettigede lærer og den studerende. Stk. 5. Ankenævnets virksomhed er omfattet af forvaltningsloven. 50. Ankenævnet træffer afgørelse på grundlag af det materiale, som lå til grund for uddannelsesinstitutionens afgørelse, jf. 43, stk. 1, og den studerendes begrundede anke. Stk. 2. Ankenævnets afgørelse, der skal være skriftlig og begrundet, kan gå ud på 1) tilbud om ombedømmelse ved nye bedømmere, dog ikke ved mundtlige prøver, 2) tilbud om omprøve ved nye bedømmere eller, 3) at klageren ikke får medhold i anken. 51. Ankenævnets afgørelse meddeles uddannelsesinstitutionen snarest muligt og ved vinter-eksamen senest 2 måneder og ved sommereksamen senest 3 måneder efter, at anken er indgivet til institutionen. Stk. 2. Kan anken ikke behandles inden for denne frist, skal institutionen hurtigst muligt underrette klageren herom med angivelse af begrundelsen herfor og oplysning om, hvornår anken forventes færdigbehandlet. Stk. 3. Institutionen giver hurtigst muligt den studerende meddelelse om og bedømmerne kopi af afgørelsen. Går afgørelsen ud på tilbud om ombedømmelse eller omprøve, skal den studerende informeres om, at ombedømmelse eller omprøve kan resultere i en lavere karakter. 8/9
Stk. 4. Ankenævnets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. dog 51. Stk. 5. Omprøve og ombedømmelse sker efter reglerne i 45. Uddrag af Forvaltningsloven LBK 433/2014 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Stk. 3. Stk. 1, 2. pkt., og stk. 2 gælder ikke i de sager, der er nævnt i 11, stk. 2. Begrundelsens indhold kan i øvrigt begrænses i det omfang, hvori oplysninger kan undtages fra aktindsigt, jf. 15-15b. 9/9