NOTAT Allerød Kommune Sekretariatet Bjarkesvej 2 Allerød http://www.alleroed.dk Retslige rammer for den kommunale styrelsesvedtægt, modeller for udvalgsstruktur for den kommende byrådsperiode samt modeller for fastsættelse af vederlag. Dette notat indeholder 1. Modeller til ny udvalgsstruktur 2. Modeller for vederlag og beregningsgrundlag 3. Styrelseslovens rammer for udvalgsstyret og vederlag Dato: 16.10. 2017 Sagsnr. 2016-6647 Sagsbehandler: Lool/mita Tlf. +4548126344 I Allerød Kommunes nuværende styrelsesvedtægt 2014-17 er der nedsat seks fagudvalg (stående udvalg) ud over Økonomiudvalget, hvor der i den tidligere styrelsesvedtægt 2010-13 var syv fagudvalg. Som led i vedtagelsen af budget 2016 besluttede byrådet, at reducere antallet af fagudvalg i den kommende byrådsperiode til ét økonomiudvalg med 7 medlemmer samt fire fagudvalg med hver fem medlemmer. Det blev samtidigt besluttet, at fastholde de hidtidige vederlag til udvalgsformænd og medlemmer. Endvidere blev det med vedtagelse af effektiviseringer i forbindelse med budget 2017-20 besluttet, at opgaven med igangsætning af lokalplaner, der er i overensstemmelse med kommuneplanen alene sker i fagudvalget og ikke i Økonomiudvalget. 1. Modeller til ny udvalgsstruktur Følgende to modeller som blev ludarbejdet i forlængelse af byrådets aften den 20. april, og blev herefter drøftet og prioriteret på byrådets aften den 8. juni 2017. Model A - Fire fagudvalg (stående udvalg) Byråd Økonomiudvalget Børne -og Skoleudvalget Sundheds- og Velfærdsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Kultur- og Idrætsudvalget
Beskrivelse og opgavefordeling I denne model nedlægges Erhvervs- og beskæftigelsesudvalget. og Erhvervspolitikken flyttes til Økonomiudvalget, mens beskæftigelse og tilbud til udlændinge flyttes til Sundheds- og Velfærdsudvalget. UU-vejledning flyttes til Børne- og Skoleudvalget. Klima- og Miljøudvalgets opgaver med bæredygtighed og forsyninger sammenlægges med Teknik- og Planudvalget, til et Teknik- og Miljøudvalg, hvor også opgaven med kommunale ejendomme samt energirenovering placeres. Opgaverne er fordelt således: Økonomiudvalget Erhvervspolitik, Samordning, økonomisk planlægning og personaleforhold Overordnet planlægning, Kommuneplan, planstrategi Forvaltning, udbud, It og kommunikation Redningsberedskab Igangsættelse af lokalplaner, der kræver ændring af kommuneplanen Indstilling om køb og salg af fast ejendom, Ejendomme indgåelse af lejemål og brugsaftaler om arealer, bygninger og lokaler til kommunalt brug. Børn- og Skoleudvalget Drift af skoler, dagtilbud og fritidstilbud, Læring, udvikling og trivsel, Familieindsatser tidlig indsats, særligt tilrettelagde forløb og foranstaltninger, UU-vejledning Sundhedsindsats, herunder tandpleje. Sundheds- og Velfærdsudvalget Beskæftigelse, Tilbud til udlændinge, og den overordnede integrationspolitik Indsatser inden for det specialiserede voksenområde, herunder handicapområdet, Pleje og omsorg for ældre, herunder plejecentre og hjemmepleje Genoptræning og forebyggende indsatser Sundhedsindsatser herunder omsorgstandpleje Teknik - og Miljøudvalget By og boligudvikling; Igangsættelse af Lokalplaner der er i overensstemmelse med kommuneplanen, bynære rekreative områder, stier og veje Byggesager og miljøgodkendelser Trafik (herunder kollektiv trafik og hyre-, rute- og fragtbilskørsel) Bæredygtighed; klima, natur, vand, jord Forsyning (herunder spildevand og vandforsyning, varmeforsyning, affald og ressourcer) Vedligeholdelse af kommunale ejendomme herunder energirenovering. Kultur - og Idrætsudvalget Folkeoplysning og idræt Kultur, Teater, Bibliotek, Museumsforhold Musikskole Side 2
Model B - Fire fagudvalg (stående udvalg) Byråd Økonomiudvalget Teknik - og Miljøudvalget Børne - og Skoleudvalget Sundheds - og Velfærdsudvalget Kultur - og Erhvervsudvalget Beskrivelse og opgavefordeling I denne model lægges Teknik- og Planudvalget og Klima- og Miljøudvalget sammen hvor også opgaven vedrørende kommunale ejendomme placeres. Endvidere sammenlægges Kultur- og Idrætsudvalget med Erhvervs- Beskæftigelsesudvalget til et nyt Kultur- og Erhvervsudvalg, Beskæftigelsesområdet og tilbud til udlændinge flyttes til Sundheds- og Velfærdsudvalget. Børne- og Skoleudvalget får tilføjet opgaven med UUvejledning. Opgaverne er fordelt således: Økonomiudvalget Samordning, økonomisk planlægning og personaleforhold Overordnet planlægning, Kommuneplan, planstrategi Forvaltning, udbud, It og kommunikation Redningsberedskab Igangsættelse af lokalplaner, der kræver ændring af kommuneplanen Indstilling om køb og salg af fast ejendom Udlejningsejendomme indgåelse af lejemål og brugsaftaler om arealer, bygninger og lokaler til kommunalt brug. Teknik - og Miljøudvalget By og boligudvikling; Lokalplaner, bynære rekreative områder, stier og veje By- og boligudvikling, igangsætning lokalplanlægning og rammer for lokalplaner Byggesager og miljøgodkendelser Trafik (herunder kollektiv trafik og hyre-, rute- og fragtbilskørsel) Bæredygtighed; klima, natur, vand, jord Forsyning (herunder spildevand og vandforsyning, varmeforsyning, affald og ressourcer) Kommunale ejendomme. Børne og Skoleudvalget Drift af skoler, dagtilbud og fritidstilbud, Side 3
Læring, udvikling og trivsel, Familieindsatser tidlig indsats, særligt tilrettelagde forløb og foranstaltninger, UU-vejledning Sundhedsindsats, herunder tandpleje Sundheds - og Velfærdsudvalget Indsatser inden for det specialiserede voksenområde, herunder handicapområdet Pleje og omsorg for ældre, herunder plejecentre og hjemmepleje Genoptræning og forebyggende indsatser Sundhedsindsatser herunder omsorgstandpleje Beskæftigelse Tilbud til udlændinge Kultur - og Erhvervsudvalget Erhvervspolitik Folkeoplysning og idræts og fritidstilbud herunder anlæg på udvalgets område. Kultur, Teater, Bibliotek, Museumsforhold Musikskole 2. To modeller for vederlag og beregningsgrundlag Begge modeller for vederlag tager udgangspunkt i en reduktion af fagudvalgsformandsvederlag med 40%, der omfordeles til 23 menige udvalgsmedlemmerne. Vederlagsmodel 1 Model 1 tager udgangspunkt i summen af de nuværende vederlag der blev vedtaget i 2016 samt borgmestervederlaget gældende pr 1.1. 2018. Her reduceres udvalgsformændenes vederlag med 40 %, som fordeles ligeligt mellem de 23 menige udvalgsmedlemmerne. Vederlagsmodel 2 Model 2 tager udgangspunkt i en øget pulje til udvalgsvederlag, der udgør 220% af borgmesterens vederlag. I denne model reduceres udvalgsformændenes vederlag også med 40 %, som fordeles ligeligt mellem de 23 menige udvalgsmedlemmerne. Model 2 forudsætter en politisk beslutning om at øge den vedtagne ramme for vederlag. Stigningen vil blive indarbejdet i det forventede regnskab 2018 og i forbindelse med den administrative budgetlægning. Udgangspunktet for beregninger af ændringer i vederlagsstrukturen er de i styrelsesvedtægten i december 2016 fastsatte beløb for vederlag til; 1. viceborgmester Børne og ungeudvalgsformand 4 udvalgsformænd 23 udvalgsmedlemmer Samt de lovbestemte vederlag til: Borgmesteren (kommuner over 25.000 indbyggere) Faste vederlag til alle byrådsmedlemmer med undtagelse af borgmesteren Tillægsvederlag til byrådsmedlemmer med børn under 10 år. Side 4
Udgangspunktet er således: Beløb Procent * Udvalgsvederlag Børne- & Ungeudvalgsformand 62.200 6,9 Udvalgsformandsvederlag (4 * 150.200) 600.800 67,0 Udvalgsmedlemsvederlag (23 * 14.200) 326.600 36,4 989.600 110,3 Øvrige vederlag Borgmestervederlag 897.100 1. viceborgmestervederlag 62.200 6,9 Fast vederlag i alt (91.500 pr. byrådsmedlem) 1.829.800 Tillægsvederlag (2 personer) 28.400 2.817.500 Vederlag i alt 3.807.100 *) procent af borgmesterens løn. På baggrund af drøftelserne på byrådets aften i hhv. april og juni 2017 er Forvaltningen blevet bedt om at komme med forslag til ændret vederlagsstruktur baseret på: at der sker en omfordeling af udvalgsvederlagene på mindst 40 % (fra formænd til menige udvalgsmedlemmer) og at udvalgsvederlagene stiger til 220 % af borgmesterens vederlag. I det vedlagte skema fremgår beløb og procenter såfremt der omfordeles med 40 % og såfremt udvalgsvederlagene ændres til 220 % (model 2). Til sammenligning fremgår også beløb og procenter, såfremt udvalgsvederlagene samlet set fastholdes på udgangspunktet, men der omfordeles forholdsmæssigt 40 % fra udvalgsformænd til udvalgsmedlemmer (model 1). Model 1 Vederlagsmodel 1 (110 %) Årligt hele kroner Udvalgsvederlag Vederlag pr. % Samlet procent person udgift til vederlag B & U udvalgsformand 37.300 4,1 Fagudvalgsformænd 90.120 10,0 360.500 40,2 Udvalgsmedlemmer 25.700 591.800 66,0 Udvalgsvederlag i alt 989.600 110,3 Øvrige vederlag Borgmestervederlag 897.100 viceborgmestervederlag 62.200 Faste vederlag 1.829.800 Tillægsvederlag 28.400 Øvrige vederlag i alt 2.817.500 Vederlag i alt 3.807.100 Side 5
Vederlagsmodel 2 (220 %) Årligt hele kroner Udvalgsvederlag Vederlag Pr. % Samlet procent person udgift til vederlag B & U udvalgsformand 74.600 8,3 Fagudvalgsformænd 179.700 20,0 718.800 80,1 Udvalgsmedlemmer 51.300 1.180.200 131,6 Udvalgsvederlag i alt 1.973.600 220,0 Øvrige vederlag Borgmestervederlag 897.100 viceborgmestervederlag 62.200 Faste vederlag 1.829.800 Tillægsvederlag 28.400 Øvrige vederlag i alt 2.817.500 Vederlag i alt 4.791.100 3. Styrelseslovens rammer for udvalgsstyret og vederlag Den kommunale styrelseslov bestemmer, at nærmere regler om en kommunes styrelse fastsættes i en styrelsesvedtægt, der skal vedtages af byrådet. Forslag om ændringer i vedtægten skal behandles to gange i byrådet med mindst 6 dages mellemrum, jf. styrelseslovens 2, stk. 2. Kravet om to behandlinger af vedtægten forhindre ikke, at der kan fremsættes ændringsforslag. Der skal nedsættes et Økonomiudvalg samt et eller flere stående udvalg. Udvalgenes medlemstal skal være ulige og kan ikke overstige halvdelen af byrådets medlemstal, jf. styrelseslovens 17, stk. 1. Byrådet er med styrelseslovens bestemmelser overladt et meget vidtgående (frit) skøn ud fra en hensigtsmæssighedsvurdering af styrelsen af kommunens anliggende, herunder antal af udvalg, udvalgets størrelse og myndighedsområde. En række hensyn bør iagttages ved fastsættelse af udvalgsstruktur: Hensynet til den politiske og økonomiske styring, og emner hvor der f.eks. kan være særligt brug for fokus på lokale prioriteringer i den kommende byrådsperiode (overordnet politisk koordinering), Hensynet til sammenhæng i udvalgenes respektive ansvarsområder, og at arbejdsbyrden er fordelt så ligeligt som muligt (politisk rekruttering og lægmandsinddragelse). Hensynet til borgerne, hvor udvalgsstrukturen skal understøtte målet om helhed og sammenhænge i den kommunale service over for borgeren, Hensynet til hvordan, der skal arbejdes, og hvem der skal samarbejdes med. Udover byrådets beslutning om at reducere antallet af stående udvalg m.v. blev det med vedtagelse af effektiviseringer den 24.maj 2016 besluttet i byrådet, at lokalplaner, der er i overensstemmelse med kommuneplanen igangsættes i et stående udvalg. Det betyder, at Økonomiudvalget igangsætter lokalplaner, der kræver en ændring af kommuneplanen. Side 6
Nedsættelse af det særlige Børne- og Ungeudvalg er lovpligtigt reguleret, jf. retssikkerhedsloven på det sociale område. Udvalget udgår derfor af styrelsesvedtægten idet nedsættelsen sker i forbindelse med den almindelige konstituering på samme måde udpegningen af medlemmer til andre lovpligtige hverv. Vederlæggelse af formand og menige udvalgsmedlemmer udpeget af byrådet reguleres dog fortsat i vederlagsbestemmelserne i Styrelsesvedtægten. Der er relativt vide rammer for byrådet til at fastlægge fordelingen af opgaver mellem udvalgene. Dog er der enkelte opgaver, der skal varetages af Økonomiudvalget og som ikke kan delegeres. Det er følgende opgaver: kommunens planlægning, herunder kommuneplanlægningen, økonomisk planlægning og indstilling til byrådet om kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Men også køb og salg af fast ejendom, personalepolitikker og løn og personaleforhold, jf. styrelseslovens 18, stk. 3 og 4. Endvidere kommunikationsstrategien, retningslinjer for IT sikkerhed og planlægning af det civile beredskab. Tidligere var der særlige regler om, at organiseringen af beskæftigelsesområdet (inkl. visse områder inden for aktiv socialpolitik, sygedagpenge og integration) skulle håndteres særskilt i stående udvalg. Reglerne er ikke længere gældende. Antal af medlemmer i de enkelte fagudvalg. Udvalgenes medlemstal skal være ulige og må ikke overstige halvdelen af byrådets medlemstal, jf. styrelseslovens 17, stk. 1. For et 17, stk. 4- udvalg er der ikke krav om et bestemt antal medlemmer. Der vil være i alt 23 menige udvalgspladser (seks i Økonomiudvalget, fire i hvert af de fire fagudvalg samt et i det særlige Børne- og Ungeudvalg), jf. budget 2016 beslutning om reduktion i antallet af udvalg fra 6 til 4 (ét økonomiudvalg med syv medlemmer samt fire fagudvalg med hver fem medlemmer). Princippet i styrelsesvedtægtens 6, stk. 2 om, at alle byrådsmedlemmer er medlem af mindst ét udvalg kan derfor opretholdes i en ny styrelsesvedtægt. Retsgrundlag for vederlag til udvalgsmedlemmer Reglerne om vederlag er fastlagt i styrelseslovens 16. De nærmere regler om udvalgsvederlag mv.er fastsat i vederlagsbekendtgørelsens 7 1. Reglerne om vederlag til 1. og 2. viceborgmester er fastsat i vederlagsbekendtgørelsen 12. Bestemmelser om fordelingen af de vederlag, der ydes, fastsættes i styrelsesvedtægten. Byrådet kan beslutte, at yde udvalgsvederlag for medlemskab af økonomiudvalg, stående udvalg, og særlige udvalg (Børne og Skoleudvalget og 17, stk. 4- udvalg), at yde vederlag til formænd for stående udvalg og næstformænd for økonomiudvalget og stående udvalg, formanden for børne og ungeudvalget, at yde vederlag til byrådsmedlemmer, der er udvalgsformænd for 17, stk. 4-udvalg. For kommuner med op til 30.000 indbyggere må summen af de årlige vederlag højst udgøre en procentdel på 245 % af borgmesterens vederlag. Vederlaget for det enkelte hverv fastsættes som en procentdel af vederlaget til borgmesteren i kommunen, og kan udgøre indtil 40% af borgmesterens vederlag. Dog kan 1 Bek. nr. 1530 af 9. december 2016 Side 7
vederlaget til formanden for det særlige Børne- og Ungeudvalg maksimalt udgøre 10% af borgmesterens vederlag. Der kan alene ydes vederlag til byrådsmedlemmer for medlemskab af og formandskab for 17, stk. 4-udvalg, som finansieres fra den samlede pulje afsat til udvalgsvederlag, der igen fordeles mellem formænd og udvalgsmedlemmer, jf. vederlagsbekendtgørelsens 7, stk. 4 og 3. Eksterne medlemmer af et 17, stk. 4 - udvalg, dvs. som hverken er byrådsmedlemmer eller kommunalt ansatte - kan ydes diæter og kørselsgodtgørelse, jf. styrelseslovens 16a, stk. 1.Aktuelt udgør diæter for møder indtil fire timer 415 kr. og for møder over fire timer 830 kr. Kørselsgodtgørelse ydes til høj sats, 3,53 pr kilometer. Byrådet kan beslutte at yde vederlag på indtil 10% borgmesterens vederlag til 1. og 2. viceborgmester, jf. vederlagsbekendtgørelsens 12. Retsgrundlaget - styrelseslovens rammer for udvalgsstyret De nærmere regler om styringen af en kommune, herunder de kommunal udvalgs sammensætning og myndighedsområde, fastsættes af byrådet i en styrelsesvedtægt, jf. styrelseslovens 2, stk. 2. Udgangspunktet er udvalgsstyret, hvor fagudvalg (stående udvalg) på byrådets vegne varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender og bestyrer de områder, underlagt udvalget inden for rammerne af det af byrådet vedtagne årsbudget, jf. styrelseslovens 17, stk. 1, og 21, stk. 1. Byrådet skal endvidere vedtage en forretningsorden, der indeholder de nærmere regler for funktions- og arbejdsområde, dvs. indkaldelse til møder, vedtagelse af dagsordener, afstemninger jf. styrelseslovens 2, stk. 4. Side 8