Typiske udfordringer ved aflæggelse af årsrapport efter årsregnskabsloven Kontakt Martin Kristensen Telefon: 3945 3683 Mobil: 5120 6478 E-mail: mks@pwc.dk Henrik Steffensen Telefon: 3945 3214 Mobil: 2373 2147 E-mail: hns@pwc.dk Af Martin Kristensen og Henrik Steffensen Ved aflæggelse af årsrapport efter årsregnskabsloven støder vi i praksis på en række forhold, som ikke altid er håndteret fuldt ud korrekt. I artiklen har vi samlet en række punkter, som vi igennem de senere år især har set. I oversigten er flere steder henvist til relevante IFRS ere, eftersom årsregnskabsloven er tavs, og udfyldningen af lovens rammer derfor sker ud fra IFRS. Oversigten er dog alene relevant ved aflæggelse af årsrapport efter årsregnskabsloven. Oversigten er ikke fuldstændig, men alene udtryk for en oversigt over forhold, som vi ofte støder på ved aflæggelse af årsrapporter. Artiklen afsluttes med særlige problemstillinger, som virksomheder skal være opmærksomme på, når oplysninger om CSR og Virksomhedsledelse rapporteres på internettet. Forhold 1 Tidspunkt for indregning af udbytte fra kapitalandele, der er indregnet til kostpris Faglig afdelings kommentarer Kapitalandele i dattervirksomheder eller associerede virksomheder indregnet til kostpris (tilladt for alle virksomheder), må udbytte på kapitalandelene først indregnes i moderselskabsregnskabet, når det er deklareret (se også IAS 10). Skal udbyttet opad igennem en koncern på én gang, skal reglerne om ekstraordinært udbytte derfor benyttes. Benyttes indre værdis metode, er der mulighed for at trække udbyttet op igennem en koncern på én gang. 2 Gevinst og tab ved salg af anlægsaktiver 3 Opdeling af afskrivningsberettigede aktiver i væsentlige bestand- Gevinst og tab ved salg af anlægsaktiver må ikke klassificeres/modregnes i afskrivninger på anlægsaktiver. I stedet skal gevinst henholdsvis tab klassificeres som Andre driftsindtægter eller Andre driftsomkostninger. Såfremt virkningen heraf er væsentlig, kræves der en opdeling i væsentlige bestanddele. Bestanddelene afskrives herefter over brugstiden. 2013 PricewaterhouseCoopers. Denne artikel indeholder alene generel oplysning og kan ikke anses at have karakter af rådgivning. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab påtager sig intet ansvar for skader eller tab, der direkte eller indirekte kan afledes af brugen af artiklen. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab påtager sig således intet ansvar for tab som følge af fejlagtig information i artiklen.
dele 4 Elimineringer af koncernintern samhandel Eksempler herpå omfatter bygninger og installationer, ligesom det gælder for skibe og fly og disses motorer, inventar og lign. Såfremt en koncernvirksomhed foretager salg af et aktiv til en anden koncernvirksomhed, skal der i koncernregnskabet foretages eliminering af avancen, hvis salget sker inden for konsolideringskredsen. Sker salget til en associeret virksomhed, skal der ske forholdsmæssig eliminering af avancen. Indregnes datterselskabet eller den associerede virksomhed til indre værdi i moderselskabet, skal elimineringen gennemføres i moderselskabet uanset om der udarbejdes koncernregnskab. Benyttes kostpris til opgørelse af værdien af kapitalandelene, skal der ikke ske eliminering af fortjeneste og tab, der foretages mellem koncernvirksomheder. 5 Kontantrabatter Kontantrabatter skal fradrages i den post, rabatten knytter sig til. Eksempelvis skal ydede kontantrabatter fradrages virksomhedens nettoomsætning og ikke vises som finansiel post (årsregnskabsloven bilag 1). Tilsvarende gælder, at modtagne kontantrabatter vedrørende varekøb skal fragå i værdien af varebeholdninger henholdsvis vareforbrug. 6 Afgifter vedrørende omsætning Prisafhængige afgifter skal fragå i omsætningen (udgående moms). Erhvervsstyrelsen har tidligere udtalt, at punktafgifter ikke måtte fragå i omsætningen. De har imidlertid accepteret, at det nu kan ske, som et frivilligt, alternativ indenfor rammerne af årsregnskabsloven. Det er kun de punktafgifter som vedrører omsætningen, der kan fragå i omsætningen - ikke de afgifter, som pålægges ved modtagelse af varen (f.eks. told) eller i produktionsprocessen (f.eks. energiafgifter). 7 Tidspunkt for indregning af omsætning / risikoovergang / levering Salg af ydelser til efterfølgende levering - eksempelvis service eller garantier der rækker ud over almindelige garantibestemmelser - indregnes når ydelsen er erlagt. Det er ikke tilladt at indregne omsætningen fuldt ud og blot reservere en hensættelse til de forventede omkostninger. Hvis salg af produkter således sker til en pris, der også indeholder en serviceaftale eller en udvidet garanti, skal en del af salgsprisen reserveres (udskydes) til at dække denne service eller udvidede garan- 2
ti. Den del af omsætningen, der skal udskydes, opgøres som dagsværdien af de ydelser, som leveres senere, evt. blot ud fra de forventede omkostninger til levering af denne service plus en normal avance. Se også IAS 18 og årsregnskabslovens bilag 1. 8 Kontraktlige reetableringsforpligtelser vedrørende lejemål Er en virksomhed i henhold til en lejekontrakt forpligtet til at reetablere lokaler mv. ved fraflytning, skal der indregnes en hensat forpligtelse, der afspejler denne forpligtelse. Ved indretning af lejede lokaler opstår forpligtelsen til istandsættelsen på indretningstidspunktet. Erhvervsstyrelsen har fortolket årsregnskabsloven på samme måde som IAS 16, dvs. at modposten til hensættelsen til istandsættelsen angående indretningen er aktivet i form af indretning af lejede lokaler. Forpligtelser til istandsættelse/reetablering, som opstår løbende i takt med brugen - f.eks. et stort slid - hensættes løbende, dvs. at der sker omkostningsførsel henover perioden i takt med opbygningen af hensættelsen. Den type forpligtelser må derfor aldrig modposteres på aktivet. 9 Opdeling af resultat fra associerede virksomheder i Resultat før skat og Skat 10 Langfristede medarbejderforpligtelser I koncernregnskabet må resultat fra associerede virksomheder ikke opdeles på et resultat før skat og skat - alene nettotallet indregnes som Resultat af associerede virksomheder. Tilsvarende gælder i moderselskabsregnskabet, såfremt kapitalandele i dattervirksomheder og associerede virksomheder er opgjort til indre værdi. Virksomheden skal løbende indregne en forpligtelse til langfristede medarbejderforpligtelser. Til langfristede medarbejderforpligtelser hører diverse former for anciennitetsbetinget orlov, jubilæumsgratiale eller andre former for ydelser, der gives efter anciennitet. Ved beregning af ydelsens størrelse tages bl.a. hensyn til sandsynligheden for, at medarbejderne stadig er ansat på det tidspunkt, hvor ydelsen forfalder. 11 Nedskrivning på tilgodehavende fra datterselskaber, hvor kapitalandel efter indre værdis metode er negativ I tilfælde af at kapitalandele opgjort efter indre værdis metode er negative, skal kapitalandelen nedskrives til 0. Det overskydende negative beløb må ikke modregnes i et tilgodehavende hos den pågældende virksomhed, eftersom tilgodehavendet skal bedømmes særskilt og kun må nedskrives, hvis det vurderes uerholdeligt. Tilsvarende må der heller ikke ind- 3
regnes en hensat forpligtelse, medmindre selskabet har en konkret retslig eller faktisk forpligtelse til at dække selskabets underbalance. 12 Brug af den artsopdelte resultatopgørelse I praksis sammendrages posterne a) Lønninger, b) Pensioner og c) Andre omkostninger til social sikring ofte. Det er Erhvervsstyrelsens opfattelse, at såfremt der sker en sådan sammendragning i resultatopgørelsen jf. årsregnskabslovens 23, skal specifikationen i stedet ske i noterne, jf. årsregnskabslovens 66. Det skyldes, at der er tale om sammendragning af oplysninger, som er obligatoriske i den artsopdelte resultatopgørelse. Specifikationen i noterne af sådanne sammendragne poster skal ske, selvom der er tale om en virksomhed i regnskabsklasse B. Disse virksomheder vil derfor i praksis ikke kunne undlade oplysninger om lønninger, pensioner og andre omkostninger til social sikring. 13 Behandling af modtaget forsikringserstatning på et aktiv Såfremt et aktiv ødelægges - f.eks. som led i en brand - og der modtages en erstatning, skal den modtagne erstatning behandles, som om aktivet blev solgt til en salgspris svarende til provenuet. Det indebærer, at der indregnes en gevinst eller et tab i resultatopgørelsen. Anskaffes der et nyt aktiv, behandles dette som enhver anden nyanskaffelse, jf. også IAS 16.65. Det er derfor ikke tilladt at modregne en gevinst på forsikringserstatningen i anskaffelsesprisen på det nye aktiv. 14 Undladelse af at udarbejde ledelsesberetning Såfremt selskaber i regnskabsklasse B undlader at udarbejde ledelsesberetning, skal selskabets aktivitet beskrives i noterne. Herudover skal selskabet også sikre sig, at der ikke mangler oplysninger om f.eks. væsentlige begivenheder efter balancedagen, væsentlige usikkerheder i regnskabsåret - da det er forhold, som i alle tilfælde kræves af hensyn til det retvisende billede. 15 Aktiebaseret vederlæggelse Er der tale om aktiebaserede ordninger - dvs. hvor ledelsen i sidste ende modtager aktier - skal forholdet blot noteoplyses, såfremt selskabet er i regnskabsklasse C. Er der tale om ordninger, hvor selskabet i sidste ende skal betale til ledelsen, til medarbejdere eller eventuelt op til moderselskabet for at afregne en 4
koncernordning - er der efter Erhvervsstyrelsens opfattelse tale om en gældsforpligtelse, der skal indregnes som sådan i årsrapporten. Erhvervsstyrelsen accepterer imidlertid som alternativ til lovens regler, at selskabet benytter reglerne i IFRS 2 om aktiebaseret vederlæggelse. Efter disse regler indregnes altid en omkostning i resultatopgørelsen, mens modposten kan være en forpligtelse eller en egenkapitalpostering. 16 Salg og tilbageleasing Virksomheder, der indregner finansiel leasing som aktiver (leasingtagere i klasse C men også klasse B, hvis det til vælges), skal behandle salg og tilbageleasing efter IAS 17. Det betyder, at en eventuel gevinst ved salget skal periodiseres henover minimumsleasingperioden. Optager selskabet ikke finansiel leasing i balancen hvilket er tilladt i klasse B vil salg og tilbageleasing som udgangspunkt føre til en gevinst i resultatopgørelsen allerede på salgstidspunktet. 17 Hensatte forpligtelser til omstrukturering Såfremt der i bestyrelsen træffes beslutning om omstrukturering før balancedagen, skal der indregnes en hensat forpligtelse hertil, såfremt beslutningen sker på et forsvarligt grundlag (dvs. en gennemarbejdet plan). Efter årsregnskabsloven er det ikke et udtrykkeligt krav, at omstruktureringen er offentliggjort inden balancedagen eller inden regnskabsafslutningen. Jo længere tid der går, uden at beslutningen er meddelt de berørte parter, desto vanskeligere er det imidlertid at holde fast i hensættelsen, eftersom der så kan stilles spørgsmålstegn ved, om beslutningen er reel. Et forhold, som også vil spille ind på vurderingen, er om selskabet igangsætter de tiltag, som er nødvendige - sker dette ikke, kan det afkræfte, at der er tale om en hensættelse. 18 Lån til ledelse og ejere - noteoplysninger Det samlede tilgodehavende hos hhv. sikkerhedsstillelser for ledelsesmedlemmerne skal specificeres pr. ledelseskategori (direktion, bestyrelse, tilsynsrådet og repræsentantskab). Er tilgodehavendet vedrørende en kapitalejer, som ikke er i ledelsen, er det tilstrækkeligt, at beløbet fremgår af aktiverne, men er vedkommende også i ledelsen, skal der afgives noteoplysninger, som ledelsesmedlem. Sidstnævnte oplysninger kan vises således: 5
kr. Tilgodehavende på balancedagen Årets tilbagebetaling X X Lånet forfalder til omgående betaling (andre vilkår kan være væsentlige og skal i givet fald omtales), og lånet forrentes pt. med X % Hvis lånet er ulovligt, udgør renten fra 1. januar 2013 mindst 9,2 % og fra 1. marts 2013 mindst 10,2 %. Bemærk oplysningskravet om ovenstående forhold er gældende, uanset om tilgodehavendet er lovligt eller ulovligt. Oplysningskravet er gældende for alle virksomheder i regnskabsklasse B, C og D. Bemærk i øvrigt også, at der er vedtaget skatteregler, hvorefter ydelse af ulovlige lån til fysiske personer anses som skattepligtige. 19 Brug af reglerne i 38 om investeringsvirksomhed 20 Redegørelsen for samfundsansvar Årsregnskabslovens 38, som giver mulighed for tilvalg af dagsværdi på investeringsaktiver og tilhørende forpligtelser, stiller som krav, at investering skal være virksomhedens hovedaktivitet. Efter Erhvervsstyrelsens praksis kan en virksomhed alene have én hovedaktivitet. I praksis er set, at bestemmelsen er brugt, selv når der er tale om en mindre aktivitet i virksomheden. Holdingselskaber er som hovedregel ikke investeringsaktivitet, eftersom formålet her er at besidde en post aktier fremfor at handle med dem. En anden fejl har været, at alene aktivsiden er blevet dagsværdireguleret, mens 38 forudsætter, at også den tilhørende gæld opgøres til dagsværdi. Ledelsesberetningen skal supplereres med en redegørelse om samfundsansvar, som bl.a. virksomhedens politikker for menneskerettigheder, sociale forhold, miljø og klimamæssige forhold samt bekæmpelse af korruption. Har virksomheden ikke politikker for samfundsansvar, skal dette oplyses i ledelsesberetningen. Oplysningerne kan gives enten 1) i ledelsesberetningen i årsrapporten, 2) i en supplerende beretning til årsrapporten eller på virksomhedens hjemmeside, eller 3) kan undlades såfremt virksomheden har udarbejdet en fremskrivningsrapport med til tilslutning til FN s Global Compact eller FN s principper 6
for ansvarlige investeringer. For virksomheder, som udarbejder koncernregnskab, kan oplysningerne gives samlet for koncernen. Når virksomheden offentliggør redegørelsen på virksomhedens hjemmeside, er der en lang række detailoplysninger, som skal iagttages. Se nedenfor om Typiske fejl når CSR og virksomhedsledelse lægges på internettet. Oplysningskravet er gældende for virksomheder i regnskabsklasse store C og D. Du kan se mere om den praktiske anvendelse af de gældende regler i denne artikel: På vej fra 2013 - Rapporteringsnyt om samfundsansvar. [http://www.pwc.dk/da/nyt/finance/regnskab/aars nyt-rapport-samfundsansvar-nov2012.jhtml] Typiske fejl når CSR og virksomhedsledelse lægges på internettet Når virksomheder vælger at give de lovpligtige oplysninger om CSR (gældende for virksomheder i regnskabsklasse store C og børsnoterede virksomheder) og oplysninger om virksomhedsledelse (gældende for børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber) på selskabets hjemmeside, skal en række formelle forhold iagttages. Reglerne herom følger af bekendtgørelse nr. 761 af 20. juli 2009 om offentliggørelse af redegørelse for virksomhedsledelse og redegørelse for samfundsansvar på virksomhedens hjemmeside m.v. I artiklen har vi samlet en række af de fejl, som vi oftest støder på, når oplysninger fra ledelsesberetningen i stedet gives på hjemmesiden. Listen er ikke udtømmende i forhold til alle kravene. 1. Det skal oplyses i ledelsesberetningen, at den pågældende redegørelse om CSR eller virksomhedsledelse er at finde på selskabets hjemmeside. 2. URL adressen, dvs. den konkrete internetadresse der fører direkte hen til redegørelsen, skal angives i ledelsesberetningen. Erhvervsstyrelsen har konstateret, at adressen fejlagtigt blot angives til virksomhedens hoved-url eller siden for investor relations og ikke den præcise side, hvor redegørelsen findes. Endvidere forekommer det, at linket ikke virker. 3. Redegørelserne skal være tilgængelige senest samtidig med tidspunktet for offentliggørelse af årsrapporten. Erhvervsstyrelsen har konstateret, at redegørelserne ikke altid er klar samtidig med årsrapporten. 7
4. Overskriften på redegørelsen for virksomhedsledelse skal være hhv. Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse, jf. årsregnskabslovens 107 b (børsnoterede selskaber)/ Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse, jf. årsregnskabslovens 107 c (statslige aktieselskaber). 5. Overskriften på redegørelsen for CSR skal være Lovpligtig redegørelse for samfundsansvar, jf. årsregnskabslovens 99 a. 6. Der skal i redegørelserne om CSR og om virksomhedsledelse bl.a. angives følgende: at den udgør en bestanddel af ledelsesberetningen regnskabsperioden for den pågældende årsrapport skal angives og skal dække samme periode som årsrapportens regnskabsperiode. CSR-redegørelsen skal (på samme måde som redegørelsen for virksomhedsledelse) omfatte samme periode som årsrapporten. Dette gælder, uanset om virksomheden selv udarbejder en redegørelse, denne udarbejdes af en modervirksomhed, eller selskabet har valgt at anvende UN Global Compact. 7. For regnskabsklasse D virksomheder skal oplyses, hvilke dele af redegørelsen for virksomhedsledelse, der ikke er omfattet af revisors konsistenstjek, jf. bekendtgørelsens 3, stk. 4. 8. Gældende for regnskabsklasse D: Redegørelsen om virksomhedsledelse skal offentliggøres som en samlet redegørelse. Det er således ikke muligt at opdele beretningen om virksomhedsledelse i to adskilte dele med hhv. Corporate Governance anbefalinger og Risikostyring og interne kontroller ved regnskabsaflæggelsen. Det betyder også, at hvis der laves en opsummering i den fysiske årsrapport og en henvisning til hjemmesiden for en uddybning, skal redegørelsen på hjemmesiden kunne stå alene som en selvstændig redegørelse. 9. Af årsregnskabslovens 138, stk. 4, og indsendelsesbekendtgørelsens 3 fremgår, at årsrapporten som altovervejende hovedregel skal affattes på dansk. En redegørelse uanset om den gives på hjemmesiden er en del af årsrapporten, og den kan således ikke affattes udelukkende på eksempelvis engelsk. Det gælder dog ikke, hvis der henvises til en overliggende udenlandske modervirksomheds redegørelse, der er udarbejdet på et andet sprog end dansk. Efterfølgende ændringer i redegørelsen m.v. 10. Hvis URL adressen ændres, skal der være en direkte viderestilling fra den gamle til den nye adresse. Der skal således være direkte adgang til redegørelsen i 5 år ved anvendelse af den oprindelige URL adresse. 11. Hvis oplysningerne ønskes opdateret efter offentliggørelsen, skal dette ske som en separat frivillig beretning. Det skal så tydeligt fremgå, at der er tale om et dynamisk dokument. 8
Erhvervsstyrelsen har konstateret, at oplysningerne i den lovpligtige redegørelse hos nogle virksomheder blot rettes, uden at den hidtidige version gemmes. Det er et krav, at den oprindelige version gemmes på hjemmesiden, og den skal opbevares uændret i 5 år, jf. bekendtgørelsens krav. 9