Instruks vedrørende medicinhåndtering Udgiver Omsorgscentret Breelteparken Dokumenttype Lokal instruks Målgruppe og anvendelsesområde Medarbejdere der håndterer medicin på Breelteparken: Social - og sundhedsassistenter og sygeplejersker Fagligt ansvarlig Helle Jensen Forfattere Helle Jensen/Lise Mollerup Version 5 Gældende fra Revideret i februar 2018 Næste revision senest februar2020 Ændringskommentarer Gennemrevideret februar 2018 Formål Formålet med denne instruks er at sikre, at de af Sundhedsstyrelsens vejledninger og gældende praksis på Omsorgscentret Breelteparken er entydige. Samtidig opfyldes kravet fra Sundhedsstyrelsen om lokale skriftlige retningslinjer. Hovedpunkter i instruksen 1. Modtagelse af medicinordinationer 2. Dokumentation af medicinordinationer 3. Modtagelse af medicin 4. Dispensering ophældning 5. Medicinadministration- udlevering 6. Observation af virkning og bivirkning 7. Identifikation af beboeren og beboerens medicin 8. Håndtering af håndkøbslægemidler og kosttilskud, som ikke fremgår af FMK 9. Opbevaring og bortskaffelse af medicin 10. Egenkontrol 11. Personalets ansvar og kompetence i forbindelse med medicinhåndtering 12. Rapportering og håndtering af fejl og utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndtering 13. Ansvar og organisering Medicinhåndtering Fremgangsmåde 1. Modtagelse af medicinordination Lægen ordinerer medicinen, og dokumenterer ordinationen i FMK. Der kan ikke ændres i lægens medicinordination, uden at det er aftalt med lægen. Det gælder også lægens begrundelse for, hvorfor beboeren skal have medicin (indikationen). Hvis lægen ikke har oplyst om indikationen, skal lægen spørges om den og lægens beslutning skal dokumenteres. 1
Medicinordinationen ses i FMK og opdateres i omsorgsjournal. Skriftlig medicinordination modtages via Medcom/FMK fra egen læge eller i forbindelse med udskrivelser fra hospitalet via FMK. Ved mundtlig ordination fra lægen skal du gentage ordinationen for lægen og være helt sikker på, at du har forstået ordinationen og skrevet den rigtigt ned. Skriv om lægekontakten i journalnotater eller det relevante fokusområde. Lægen ordinerer medicinen i FMK. Ved telefonordination bedes om, at lægen sender en efterfølgende skriftlig ordination via Med-com Fornyelse af recepter sker via egen læge. Dette kan gøres via Medcom eller en sjældent gang pr. telefon. Ophør med medicin sker efter aftale med beboerens egen læge eller under en indlæggelse. Lægen seponerer medicinen i FMK. Før og efter hospitalsindlæggelse Ajourføring af FMK definition Medicingennemgangdefinition Når beboer indlægges skal der altid medgives en aktuel medicinliste, den sundhedsfaglige vurdering og evt. doseringsæske, hvis der gives speciel medicin. Ved modtagelse af beboer efter en hospitalsindlæggelse, er der ofte ændret i medicinen, eller ordineret ny medicin under indlæggelsen. Det aftales med udskrivende afdeling på hospitalet, at der sendes medicinliste, recepter til Apoteket og opdateres på FMK, medicin til nogle dage. Hospitalsafdelingen ajourfører medicinlisten i FMK. Den ajourførte medicinliste i FMK sammenlignes med Breelteparkens medicinliste og ændres i henhold til nye ordinationer. Er der uoverensstemmelser i den øvrige medicin, kontaktes hospitalsafdelingen med henblik på en afstemning, alternativt kontaktes egen læge. Lægens bekræftelse af at de aktuelle lægemiddelordinationer på FMK afspejler den aktuelle medicinering på ajourføringstidspunktet. Medicingennemgang foretages på initiativ af den praktiserende læge, minimum 1 gang årligt. Medicingennemgang er en struktureret og kritisk gennemgang af beboerens medicin. Formålet er, at optimere den medicinske behandling ved at tage stilling til hvert enkelt lægemiddel i forhold til beboerens aktuelle tilstand. Det dokumenteres i stamdata, hvornår beboerens medicin sidst er gennemgået i samarbejde med beboerens praktiserende læge. 2
2. Dokumentation af medicinordinationer Alle medicinordinationer, herunder dosisdispenseret medicin, overføres fra FMK til omsorgssystemet, når det er modtaget fra apoteket. Den medicinansvarlige sikrer at flg. er korrekt: Beboerens navn og personnummer Dato for ordinationen eller ændring i ordinationen (dag, måned, år). Dato for seponering (ophør med medicinen), hvis der er fastsat en dato. Den ordinerende læges navn eller navn på hospital og afdeling. Medicinens navn - handelsnavn (og evt. navn på indholdsstof) Vær opmærksom på, at de enkelte præparater ofte substitueres, altså ændrer handelsnavn. Navnet skal derfor ændres i omsorgssystemet. Medicinens form - fx tabletter, kapsler, mikstur eller plaster. Medicinens styrke fx hvor mange mg, der er i hver tablet. Hvor meget medicin beboeren skal have ad gangen(enkeltdosis) og pr. døgn (døgndosis), fx 1 tablet 3 gange daglig. Enkeltdosis og maksimal døgndosis for pn-medicin, som beboeren får efter behov, fx 1 tablet maks. 3 gange daglig. Hvilket tidspunkt på døgnet skal beboeren indtage medicinen fx kl. 8.00 og kl. 17.00. Hvordan skal beboeren have medicinen fx som tabletter, der skal tygges eller knuses eller som injektion Behandlingsindikation: hvorfor beboeren skal indtage medicinen(behandlingsindikationen) fx mod blærebetændelse, mod forhøjet blodtryk, mod rygsmerter. Medicinen er enten pakket i dosisruller, doseret i æsker, eller sidedoseret; dvs. at medicinen er doseret i æsker, ved siden af den dosisdispenserede medicin i poserne. Overblikket på den printede medicinliste sikres, ved at skrive i bemærkningsfeltet, for hvert præparat: DOSISDISPENSERET, DOSISÆSKER, eller SIDEDOSERET eller at medicinskemaet er inddelt i ovenstående rubrikker. Om beboeren selv administrer eller delvis administrer sin medicin eller om personalet administrerer medicinen (en lægeordination) 3. Modtagelse af Ved modtagelse af medicin fra Apoteket, enten i dosispakninger eller i 3
medicin original emballage, sikrer du dig, at medicinen er den samme, som den du har bestilt, og som lægen har ordineret i FMK. Hele proceduren kræver ro, skærpet opmærksomhed og koncentration. Derfor skal afbrydelser af enhver art undgås. Du skal kontrollere den modtagne medicin og sammenholde den med medicinlisten: Beboerens navn og evt. cpr.nr. Navnet (handelsnavnet) på medicinen stemmer overens med medicinlisten. Sikre at ordinationen (label på medicinen) stemmer overens med det der står på medicinlisten Ved substitutionspræparat: at det aktive stof, styrke og dispenseringsform svarer til det ordinerede. Hvis et substitutionspræparat modtages fra Apoteket, skal navnet i medicinlisten ændres. Medicinens form, fx tabletter, mikstur eller plaster Medicinens styrke, fx hvor mange mg der er i hver tablet Hvor meget medicin beboeren skal have ad gangen(enkeltdosis) og pr. døgn (døgndosis) Kontakt altid lægen, hvis oplysningerne på medicinemballagen ikke passer med Breelteparkens omsorgssystem. Modtagelse af doseringsposer Ved doseringsposer: Tjek om dosisrullen har korrekt navn og cpr. nr. Tjek om doseringskortet fra Apoteket er enslydende med beboerens medicinliste i omsorgssystemet og FMK Det første døgn i dosisrullen tjekkes for, om det stemmer overens med medicinlisten i omsorgssystemet. Herefter sikres det, at der er medicin til alle datoer og alle tidspunkter i hele rullen. Kontroller om der er nyordineret medicin, som skal sidedoseres, indtil dosisdispenseringen er opdateret. Tjek at en eventuelt sideordineret medicin kan doseres i den rigtige styrke og dosis, fra beboerens beholdning af medicin. Vær omhyggelig med at tjekke, at sidedoseringen ophører, når 4
dosisdispenseringen er på plads og i overensstemmelse med den fulde ordinerede behandling. Der kan være afvigelser, således, at der fx kan være seponeret medicin i poserne. Det betyder at vores egne optegnelser og apotekets ikke er enslydende. I den situation er det ALTID vores egne optegnelser, som er ajourført med FMK, der er gældende. Ved tvivl kontaktes lægen med henblik på afklaring af uoverensstemmelser. Apoteket kontaktes straks for, at få en korrekt medicindosering i poserne. Hvis der er mangler og fejl i doseringen fra apotekets side, kontrolleres alle doseringsposer for perioden og apoteket kontaktes straks mhp at få korrekt medicin i poserne. Der printes altid en aktuel medicinliste ud efter modtagelse af medicin, uanset om der er ændringer eller ej. Dvs. den printede medicinliste er aldrig over 14 dage gammel. 4. Dispensering af tabletter eller kapsler Medicindispensering betyder, at personalet optæller og tilbereder den ordinerede medicin fx ophældning af tabletter i doseringsæsker. Der dispenseres til 14 dage af gangen. Hele proceduren kræver ro, skærpet opmærksomhed og koncentration. Derfor skal afbrydelser af enhver art undgås. -Se procedure for Medicinrum Før ophældning af medicinen, skal der sikres at: De hygiejniske principper overholdes. Brug handsker ved ophældning af medicin. Sikre at ordinationen (label på medicinen) stemmer overens med det der står på medicinlisten Doseringsæsker er mærket med borgerens navn, CPR. nr., bolignummer og korrekte ugedage. Kontrollér at beboerens navn står på den medicinbeholder, der skal hældes op fra. At lægemidlet er det rigtige præparat styrke og indhold. Ved substitutionspræparater: at det aktive stof, styrke og dispenseringsform svarer til det ordinerede. At lægemidlets udløbsdato ikke er overskredet. At alle lægemidler kan doseres i den rigtige styrke og dosis, fra beboerens beholdning af medicin. Du må kun ophælde tabletter i doseringsæskerne, hvis du har al den korrekte medicin, som skal bruges til hele den periode, du doserer til. 5
Dvs. du må kun ophælde fuldstændige æsker, der ikke kræver efterdosering. Du har pligt til at opsøge faglig viden og sparring om medicin, som du ikke er fortrolig med. Ophældning af medicinen: Der må aldrig doseres uden medicinskema. Dosér et lægemiddel ad gangen til hele perioden. Læg dosispakket og sidedoseret medicin samme sted i medicinskabet. Dispensering af Breve, plastre o.lign. Dispensering af flydende medicin Håndtering af depotmedicin til injektion Efter ophældningen af medicinen: Lav egenkontrol af, at antallet af tabletter/kapsler på medicinskemaet er i overensstemmelse med det antal tabletter/kapsler, der er i æskerne. En sygeplejerske skal altid kontrollere at den doserede medicin er korrekt og dokumenterer dette i skema i medicinbogen Kontrollér, at der er tilstrækkelig medicin til næste uges dosering og bestil evt. nyt. Æsken, fx Movicol, påsættes etiket med beboers navn og CPR nummer, dato & tid for indtagelse samt medarbejders initialer for dispensering. Opbevares sammen med dosisæsker i medicinskabet. Ophældes så tæt på indtagelsestidspunkt som muligt. Der oprettes en Depotplan, som ses under medicinlisten hvor det angivet på dato, hvornår beboeren skal have depotinjektion. Hvordan? I borgerkalender, under Der kvitteres for den givne injektion. Det noteres i journalen, i et medicinnotat, at den pågældende beboer har fået depotmedicin: At injektionen er givet SC, IM, samt præparat og dosis og hvornår næste injektion skal gives. Depotplanen kontrolleres mht. en korrekt næste dato. Det noteres, hvornår næste injektion skal gives. 5. Medicinadministration Hvis intervallet mellem depotinjektionerne ændres af behandlingsansvarlige læge, skal ny depotplan udarbejdes. Medicinadministration omfatter personalts udlevering af medicin til beboeren, samt en sikring af, at beboeren tager medicinen og evt. hjælp med at indtage medicinen. Medicinadministrationen kræver ro, skærpet opmærksomhed og 6
koncentration. Derfor skal afbrydelser af enhver art undgås. Du sikrer, at medicinen gives til den rigtige beboer. Kontrollerer at beboerens navn, cpr. nr. og den korrekte ugedag står på doseringsæsken og dosisposen. Tjek medicinlisten, du skal give al den medicin, som står på medicinlisten, dvs. dosisdispenseret medicin, medicin i doseringsæsker, salve, øjendråber og medicin efter skema (fx blodfortyndende medicin). Du skal give medicinen på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde (gennem munden, inhalation, creme, øjendråber) i den rigtige dosis. Du skal kontrollere, at der er overensstemmelse mellem antal tabletter på medicinlisten og antal tabletter i doseringsæskerne. Du skal sikre at det er den korrekte beboer (se punkt 7) Særligt ved cremer, salver, øjendråber og lign. Særligt for medicinske plastre Du sikrer at beboeren indtager medicinen. Du dokumenterer for administrationen umiddelbart efter, at beboeren har indtaget medicinen. (Det er hele administrationsprocessen, som du kvitterer for, inkl. sikring af, at beboeren har indtaget medicinen). I situationer, hvor beboeren ikke ønsker at indtage medicinen, skal dette dokumenteres i journalen, og den ordinerende læge skal orienteres. Skriv altid anbrudsdato på cremer, salver, øjne og øredråber og lignende; idet holdbarheden ofte afkortes betydeligt efter anbrud. Alle typer af medicinske plastre påføres dato og initialer ved påsætning og noteres i skema. Håndtering af PN-medicin 6. Observation af virkning og bivirkning PN-medicin udleveres ud fra et fagligt skøn i forhold til indikationen, dvs. de symptomer, der skal være til stede. Udleveringen af PNmedicin dokumenteres straks efter beboeren har indtaget medicin. Der dokumenteres en begrundelse for den aktuelt udleverede PN og efterfølgende hvilken effekt beboeren har af PN- medicin. OBS OBS Den medicinansvarlige, autoriserede sundhedsperson, har et ansvar for at observere medicinens virkning, samt eventuelle bivirkninger i forhold til beboerens aktuelle sundhedstilstand. 7
7. Identifikation af beboeren 8. Håndtering af håndkøbslægemidler og kosttilskud, som ikke fremgår af FMK Beboerens aktuelle fysiske og psykiske sundhedstilstand skal beskrives og dokumenteres, således at ændringer i beboerens tilstand tydeligt fremgår. Beboerens sundhedstilstand og ændringer i tilstand dokumenteres i journalen. Som fast personale på Breelteparken, vil du være sikker på identifikation af beboeren. Medicinansvarlige vikarer har ansvar for, jævnfør god praksis, at foretage en sikker identifikation af beboeren. Eksterne vikarer med medicinansvar, skal hjælpes af fast personale med en sikker identifikation af beboere. Hvis personalet bliver bekendt med, at en beboer selv indtager håndkøbsmedicin eller kosttilskud mv., som ikke fremgår af FMK, skal personalet, efter inddragelse og aftale med beboeren, oplyse den behandlingsansvarlige læge herom, så lægen kan tage stilling til evt. interaktioner med øvrige behandling. Personalet kan også opfordre beboeren til selv at oplyse lægen herom. NEJ vi ophælder ikke - ikke ordineret medicin/kosttilskud 9. Opbevaring og bortskaffelse Personalet dispenserer og administrerer kun medicin, naturlægemidler eller kosttilskud, der er ordineret eller godkendt af en læge. NEJ NEJ Hvis beboeren ønsker hjælp fra personalet til at håndtere kosttilskud, som ikke er ordineret af læge, skal medicinansvarligt personale indhente accept fra egen lægen. Social og sundhedsassistent eller sygeplejerske skal manuelt oprette de enkelte præparater, med handelsnavn, som lokale ordinationer. Medicinen opbevares, forsvarligt og utilgængeligt for uvedkommende, i medicinlokale. Hver beboer har sit eget aflåste medicinskab hvor den enkelte beboers doseringsæsker opbevares adskilt fra andre beboeres medicin. Medicin skal opbevares ved den rigtige temperatur. Det fremgår at medicinemballagen, hvis medicinen skal opbevares i køleskab. Medicinen opbevares og bortskaffes korrekt, mhp at minimere risiko for forveksling af aktuel medicin og medicin, som beboeren ikke har ordineret længere. Ikke aktuel medicin dvs. medicin som ikke er i brug, skal opbevares i beboernes medicinskab i plastikposer og mærkes tydeligt ikke aktuel og med navn og CPR nummer; således at det tydeligt er adskilt fra den medicin, der er aktuel og i brug. Restmedicin returneres til apoteket, i en klar plastikpose, efter aftale med beboeren. Restmedicin må ikke anvendes til andre. Der kontrolleres løbende at medicinens holdbarhed er gældende, og 8
ved udløbsdato returneres medicinen til apoteket til destruktion. 10. Egenkontrol af medicinskabe 11. Personalets ansvar og kompetence i forbindelse med medicinhåndtering (Morfikapræparater skrives i morfikabogen i beboerens medicinskab, og der holdes løbende regnskab med antal doserede tabletter og restbeholdningen. Denne procedure gennemføres kun ved mistanke om svind. Der forefindes Adrenalin i køleskab på afdelingen. Se særskilt procedure om Anafylaksis chok og behandling med insulin. Ved dødsfald tilhører medicinen boet efter afdøde. Er der ingen pårørende, eller ønsker de pårørende ikke at påtage sig opgaven med at destruere medicinen, sendes medicinen til destruktion på apoteket i en klar plastikpose. Beboerens medicinskab gennemgås i forbindelse med medicindispensering og ved modtagelse af dosisdispenseret medicin fra Apoteket, dvs. hver 14. dag. Egenkontrollen dokumenteres med dato og initialer i Skema til egenkontrol. Se procedure for egenkontrol. De ansvarlige for hele medicinhåndteringsprocessen på Breelteparken er social- og sundhedsassistenter og sygeplejersker. De nævnte faggrupper har ansvaret for at ajourføre den lokale medicinliste med FMK, har nøgler til medicinskabene og modtager medicinordinationer og medicin fra apoteket, foretager kontrol af dosisdispenseringer, samt foretage ophældning af tabelletter i dosisæsker og medicinadministration. Medicinskabsnøgler må ikke udleveres til andre, og skal opbevares forsvarligt. Kontakten til vagtlæge og egen læge, samt bestilling af medicin forestås også af sygeplejersker eller social-og sundhedsassistenter. Social-og sundhedsassistenten og sygeplejersken kan uddelegere medicinudleveringen til ikke- medicinansvarligt personales egne beboere, hvis pågældende er sikker på, at kriterierne for medicingivning er opfyldt. Dvs. sikker identifikation af beboeren og medicinen, viden om hvilken medicin der udleveres, kontrol af antal af tabletter, samt viden om observation af virkning og bivirkning. Den medicinansvarlige har ansvaret for, at give en tilstrækkelig instruktion i, hvordan opgaven skal udføres og sikre sig at modtageren forstår at udføre opgaven korrekt, samt følge op. Fast ordineret medicin til intramuskulær eller subcutan injektion gives altid af en sygeplejerske eller en social - og sundhedsassistent, som forudgående er oplært i injektionsteknik. Medicin efter skema, eller dosering med op-og nedtrapning, doseres og kontrolleres af en autoriseret sundhedsfaglig kollega. 9
Som medicinansvarlig er du ansvarlig for at frasige en opgaven, hvor din viden ikke er tilstrækkelig eller, hvor der opstår tvivl. I tvivlstilfælde skal sygeplejersken altid kontaktes for at indhente fornøden instruktion og viden, således at medicinuddelingen kan finde sted. 12. Rapportering og håndtering af fejl og utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndtering Fejl og utilsigtede hændelser, i forbindelse med medicinhåndtering, skal journalføres. Hændelsen indberettes til Styrelsen for Patientsikkerheds database, som beskrevet i den lokale instruks: Utilsigtede hændelser (UTH) identifikation, rapportering, behandling, analyse og opfølgning. Hvis: En borger får en anden borgers medicin - uanset dosis og type af medicin En borger får en forkert dosis medicin - uanset dosis og type medicin Skal du: En sygeplejerske SKAL altid inddrages i ovenstående tilfælde En læge SKAL altid umiddelbart inddrages i en fejldosering/fejlmedicinering Det SKAL altid dokumenteres i journalen af den sygeplejerske, der har været inddraget, hvad status er 13. Ansvar og organisering Det vigtigste er, at sikre, at fejl og utilsigtede hændelser giver anledning til fælles refleksion, læring og forbedring af sikkerheden fx ændring af arbejdsgange, rutiner eller dokumentationen i forbindelse med medicinhåndteringen. Ledelsen er ansvarlig for at instrukserne er opdaterede og kendt af medarbejderne. Medarbejderne, der er medicinansvarlige er ansvarlige for at sætte sig ind i gældende instrukser på medicinområdet. Ved ansættelser af medicinansvarlige gennemgås og udleveres dette materiale. 14. Egenkontroller Tjek medicin ved ankomst fra apoteket dokumenteres med sign. og dato på medfølgende seddel fra apoteket og lægges i plastlomme i medicinskab Tjek den doserede medicin inden den gives den videre til sygeplejersken. Sygeplejerske tjekker 2. gang og dokumenterer med sign. og dato i Der udtages 10 stikprøvekontroller hver måned, hvor der kontrolleres ift. hele Instruksen for medicinhåndtering i et skema i medicinbog 10
15. Lovgivning, referencer og faglig evidens Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler. Vejledning nr. 9079 af 12.02.2015 Korrekt håndtering af Medicin. Et værktøj for plejehjem, hjemmeplejen og Bosteder- ansvar, sikkerhed og opgaver. 1.udg. Sundhedsstyrelsen 2011. Medicinering i botilbud og øvrige tilbud til borgere med handicap - identifikation af utilsigtede hændelser og forslag til forebyggende tiltag. Patientombuddet. 2013. Vejledning om behandling med antipsykotiske lægemidler til personer over 18 år med psykotiske lidelser. Sundhedsstyrelsen. 2014. Olsen, Inge & Susanne Piilgaard Hallin: Farmakologi. 2udg. København 2014 11