Side 1 af 8 Ejerforeningen Gartnergården Generalforsamling tirsdag d. 30. april 2019 kl. 19.00 hos Azets, Sverigsgade 2, 5000 Odense C. Forslag til dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Resultatopgørelse og balance med påtegning af revisor. 4. Bestyrelsens forslag til budget for det løbende regnskabsår, herunder forslag til ændring af fællesudgifter for at tage højde for de kommende års vedligeholdelsesopgaver bestyrelsen foreslår en forhøjelse med 3 kr. pr. fordelingspoint, svarende til ca. 160 kr./md. for den gennemsnitlige lejlighedsstørrelse. 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmerne. Bestyrelsen har følgende forslag: a. Debat af og bemyndigelse til bestyrelsen i forhold til fremtidig drift af det fælles vaskeri. Dette medfører meromkostninger for ejerforeningen til etablering og drift (forslag vedlagt). b. Godkendelse af Ejerforeningens ordensreglement jf. vedtægternes 20 i form af den pr. 2. april 2019 reviderede udgave af "Ejer- og beboerinformation". c. Debat og bemyndigelse til bestyrelsen i forhold til etablering og udlejning af parkeringspladser til motorcykler (forslag vedlagt). d. Bemyndigelse til bestyrelsen om at ansætte midlertidig administrator frem til ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvis samarbejdet med Azets ikke forbedres tilstrækkeligt inden for en efter bestyrelsens vurdering rimelig tidshorisont (forslag vedlagt). e. Nedsættelse af arbejdsgruppe vedr. indretning og forbedring af vores gårdmiljø (forslag vedlagt). 6. Valg af medlemmer til og suppleanter for bestyrelsen, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. Der skal vælges 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. På valg er Flemming Schultz og Jens Erik B. Jensen, der begge modtager genvalg. Christian Brandt Jørgensen, valgt som suppleant på generalforsamling 2018 har været indtrådt i bestyrelsen i det meste af perioden, og Samantha Zoë Asthon-Fog ligeledes valgt som suppleant modtager begge genvalg. 7. Valg af revisor og suppleant for denne der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. 8. Eventuelt. Som bilag udsendes: Bestyrelsens forslag a e, Bestyrelsens beretning, Årsregnskab 2018 inkl. budget for 2019 og bestyrelsens vedligeholdelsesplan, samt opdateret udgave af Ejer- og beboerinformation pr. 2. april 2019. Opdateret udgave af Ejer- og beboerinformation pr. 30. marts og Sammenskrevet udgave af ejerforeningens vedtægter ligger på Ejerforeningens hjemmeside www.efgartnergården.dk.
Regler for vedtagelse af forslag Side 2 af 8 Vedtagelse på generalforsamlingen skal i henhold til reglerne i vedtægternes 9 og 10 Vedtagelse på generalforsamlingen skal i henhold til reglerne i vedtægternes 9 og 10: 9 Generalforsamlingen træffer beslutninger ved simpel stemmeflerhed efter fordelingstal. Berettiget til at afgive stemme er medlemmet eller dettes ægtefælle. Hvis en ejerlejlighed ejes af et aktieselskab eller en anden juridisk person, udøves stemmeretten af den, som udpeges hertil af den juridiske person. Et medlem kan skriftligt give en myndig person fuldmagt til at repræsentere sig ved generalforsamlingen. Ingen kan ved fuldmagt repræsentere flere end svarende til 1/3 af det totale fordelingstal. Hvis foreningen ejer ejerlejligheder, tilkommer de stemmer, der falder på den pågældende lejlighed, bestyrelsen. Generalforsamlingen vælger ved simpel stemmeflerhed efter fordelingstal en dirigent, der afgør, om generalforsamlingen er lovlig, leder generalforsamlingen og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlings, måde, stemmeafgivningen og dennes resultater. 10 Beslutningen om ændring af vedtægterne eller om væsentlige forandringer af fælles bestanddele og tilbehør eller om salg af væsentlige dele af disse eller om ansættelse af en anden administrator træffes på generalforsamlingen og er kun gyldig, såfremt den tiltrædes af 2/3 af de stemmeberettigede efter fordelingstal. Er 2/3 af de stemmeberettigede ikke tilstede på generalforsamlingen, men forslaget vedtages med 2/3 af de tilstedeværende stemmer efter fordelingstal, indkaldes inden 14 dage ny generalforsamling, og på denne kan forslaget vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer efter fordelingstal uden hensyn til, hvor mange stemmer, der er repræsenteret. Samlet fordelingstal i ejerforeningen er 3.822, hvorfor vedtagelse efter 10 kræver at et fordelingstal svarende til 2.548 stemmer er til stede fysisk eller ved fuldmagt og stemmer for forslaget. Hvis 2/3 af de stemmeberettigede ikke er tilstede, men forslaget vedtages med 2/3 af de tilstedeværende stemmer, indkaldes hermed til ekstraordinær generalforsamling, der afholdes på Azets kontor tirsdag d. 14. maj kl. 10.
Forslag a Side 3 af 8 Debat af og bemyndigelse til bestyrelsen i forhold til fremtidig drift af det fælles vaskeri. Dette medfører meromkostninger for ejerforeningen til etablering og en ændret finansiering af vaskeriets drift På baggrund af drøftelser i den af bestyrelsen nedsatte vaskerigruppe, indhentning af tilbud fra firmaerne Nortec og Saniva samt efterfølgende drøftelser i den samlede bestyrelse, indstiller bestyrelsen til generalforsamlingens beslutning: 1. At der senest i budget 2020 afsættes 150.000 kr. (2019-priser) til renovering af vaskerilokalet, samt til indkøb af 2 nye industrivaskemaskiner (kapacitet på min. 7 kg tøj pr. maskine) og 1 ny industritumbler. 2. At der tages udgangspunkt i det af Saniva pr. 5./9. 2018 afgivne tilbud omfattende maskinindkøb, reservations- og administrationssoftware, service- og vedligeholdelsesaftale, samt levering af miljøvenlige sæbe- og skyllemidler. Dette vil medføre, at foreningen påtager sig en årlig driftsomkostning for vaskeriet på anslået 37.955 kr. (2019-priser). 3. Når der peges på Saniva frem for Nortec, skyldes det dels en uvilje mod at binde sig for en 10-årig kontrakt, som Nortec forlanger, og dels besparelse på den årlige drift af vaskeriet. Selv om vi selv skal stå for afskrivningen, så vil den årlige driftsbesparelse så rigeligt kunne udligne dette indenfor en tiårig periode. 4. Med henblik på at skaffe delvis dækning for driftsudgifterne indstiller bestyrelsen, at der indføres en brugerbetaling for brug af vaskeriet på 10 kr. pr. maskinstart (gælder for både vaskemaskiner og tumbler). 5. Den daglige åbningstid i vaskeriet udvides med 1 time (kl. 7.00 kl. 20.00). 6. Under forudsætning af generalforsamlingens godkendelse af indstillingen vedrørende vaskeriets renovering og drift, indstilles desuden, at bestyrelsens vaskerigruppe bemyndiges til at indlede forberedende og afklarende drøftelser med firmaet Saniva efter 1.maj 2019, med henblik på indgåelse af aftale.
Forslag b Side 4 af 8 Godkendelse af Ejerforeningens ordensreglement "Ejerog beboerinformation" jf. vedtægternes 20 Bestyrelsen har revideret Ejerforeningens ordensreglement "Ejer- og beboerinformation" pr. 30. marts 2019. Bestyrelsen anmoder om generalforsamlingens godkendelse af ovennævnte "Ejer- og beboerinformation" revideret pr. 30. marts 2019.
Forslag c Side 5 af 8 Debat og bemyndigelse til bestyrelsen i forhold til etablering og udlejning af parkeringspladser til motorcykler I vores gård er der p.t. 7 parkeringspladser til biler som er udlejet til beboere/ejere i ejendommen. For dette erlægges en månedlig leje, der er pristalsreguleret. Bestyrelsen har konstateret at der i jævnligt parkerer 3-4 motorcykler i gården. Bestyrelsen har derfor besluttet at bede om generalforsamlingens tilslutning og bemyndigelse til at der etableres 3-4 motorcykelparkeringspladser til udlejning i den del af gården der vender mod Nyborgvej placeret på betonen mellem opgangene Nyborgvej 35 og 37 ved det nuværende MC-skilt, der fremadrettet placeres på muren, så ingen risikerer at falde over det. Der kan indgås to typer lejeaftale, dels en flerårig og dels en nærmere afgrænset tidsperiode svarende til "motorcykelsæsonen". Lejen for en flerårig lejeaftale for en motorcykelplads betales hele året, uanset at man måske ikke går brug af pladsen om vinteren. Til gengæld opkræves en månedlig leje svarende til halvdelen af lejen for en bilparkeringsplads, og man har garanti for at have en parkeringsplads. Lejen for tidsperiodeafgrænset lejeaftale betales kun i den aftalte periode. Den månedlige leje for en motorcykelplads vil i dette tilfælde svare til lejen for en bilparkeringsplads. Der gøres opmærksom på at udlejning af motorcykelpladser vil ske efter først til mølleprincippet, hvorfor der ikke er garanti for at man kan leje en motorcykelplads, medmindre man har indgået en flerårig lejeaftale. Hvis man ikke længere ønsker at gøre brug af en motorcykelplads, f.eks. ved salg af lejlighed, så kan lejemålet opsiges med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Pladsbehov for motorcykler jf. Vejdirektoratets retningslinjer: 100 x 200 cm Bestyrelsen anmoder om bemyndigelse til at etablere og udleje 3-4 parkeringspladser til motorcykler i gården.
Forslag d Side 6 af 8 Bemyndigelse til bestyrelsen om at ansætte midlertidig administrator frem til ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvis samarbejdet med Azets ikke forbedres tilstrækkeligt inden for en efter bestyrelsens vurdering rimelig tidshorisont Samarbejdet med vores administrator har siden sidste efterår fungeret dårligt. Særligt har den store udskiftning af medarbejdere op mod Jul og efter Jul givet anledning til problemer og misforståelser, samt manglende orientering af bestyrelsen/bestyrelsens godkendelse af fakturaer. Trods flere møder hvor samarbejdet har været diskuteret og lovet forbedret af Azets, er bestyrelsen meget i tvivl om Azets inden generalforsamlingen vil være i stand til på overbevisende måde at vise Ejerforeningen, herunder bestyrelsen om, at man kan leve op til de lovede forbedringer. Jf. 10 i vores vedtægter skal beslutning om ansættelse af en anden administrator træffes på generalforsamlingen og er kun gyldig, såfremt den tiltrædes af 2/3 af de stemmeberettigede efter fordelingstal. Bestyrelsen mener ikke at vi kan nå at få en endelig afklaring omkring samarbejdet med Azets inden den kommende generalforsamling, og nå evt. at ansætte en ny administrator, der jf. vedtægterne skal ske på en generalforsamling med deltagelse af mere end 2/3 af fordelingspointene. Idet fremmødet på generalforsamlingerne normalt ikke har deltagelse af mere end 2/3 af fordelingspointene, skal der sandsynligvis også skulle en ekstraordinær generalforsamling til. For ikke at stå i en situation hvor ejerforeningen frem til generalforsamlingen i 2020 skal samarbejde med en administrator, hvor samarbejde ikke fungerer tilfredsstillende, så ser bestyrelsen sig nødsaget til at anmode om generalforsamlingens bemyndigelse til at engagere en midlertidig administrator frem til næste generalforsamling i 2020, hvor en ny administrator kan ansættes formelt.
Forslag e Side 7 af 8 Nedsættelse af arbejdsgruppe vedr. indretning og forbedring af vores gårdmiljø Odense Renovation indfører en ny affaldsordning. Der vil ske en løbende udrulning af ordningen, og hos os overgår vi til den nye ordning pr. 28. august 2019. De fleste ejere har allerede nu fået information via deres E-boks om, at der kommer ændringer i forhold til affaldsindsamlingen i Odense Kommune. Vi skal til at sortere mere og madaffald skal i særskilte containere. Se hjemmesiden for Odense Renovation https://www.odenserenovation.dk/projekter/udrulning/ for yderligere information. Fremadrettet skal vi sortere følgende 4 typer: madaffald, restaffald, glas og metal, pap og papir. Vi får derfor flere, men lidt mindre containere i gården, hvilket stiller store krav til pladsen i gården og hvordan vi placerer containerne i gården. Det vil også stille større krav til at komme tingene i de rigtige containere, end vi er vant til! Bestyrelsen er derfor gået i gang med at finde ud af, hvordan vi kan få placeret de mange containere i gården. Ændringen betyder at vi i bestyrelsen har diskuteret om dette ikke var anledningen til at gøre noget ved hele gården, så den bliver så pæn og indbydende at man har lyst til at opholde sig i gården, f.eks. for at grille eller lignende. Vi har dog ikke lige budget til at lave en total renovering af gården her og nu. Der er derfor brug for både en plan A og en plan B, hvor plan A skal sikre at vi har plads til alle containerne. Plan B er på sigt at få lavet en pæn og indbydende gård. For at sikre udnyttelse af kreative menneskers idéer, så vil bestyrelsen nedsætte en arbejdsgruppe bestående af et par kreative ejere og et par bestyrelsesmedlemmer, der i løbet af 2019 sammen med resten af bestyrelsen kan fremkomme med en Plan A og et eller flere forslag til indretning af gården fremadrettet Plan B. Eksempler på Plan A og Plan B er vist på næste side:
Forslag e Side 8 af 8 Eksempel Plan A: Eksempel Plan B: