Februar 2019 Gældende fra skoleåret 2019/20 Administrationsgrundlag for tilskud til projekt Kend dit land 1
Indhold 0. Indledning... 3 1. Lov- og regelgrundlag... 3 1.1. Fordelingssekretariatets vedtægt... 3 1.2. Revisionsbekendtgørelsen... 4 2. Formål... 4 3. Opgavefordeling... 4 4. Afgrænsning... 5 5. Tilskud og økonomi... 5 6. Tilskudsbetingelser... 6 7. Ansøgningsprocedure... 7 8. Årets gang... 7 9. Klageadgang... 8 10. Regnskab, revision, m.v.... 8 10.1. Regnskab og revision... 8 10.2. Skolernes oplysningspligt... 8 10.3. Dokumentationskrav... 9 10.4. Stikprøver... 9 11. Elektronisk kommunikation... 9 12. Tilskudsinddragelse... 9 2
0. INDLEDNING Dette dokument er administrationsgrundlaget for tilskud til projekt Kend dit land. I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau, de regler og bestemmelser, der knytter sig til administration og anvendelse af tilskud til projekt Kend dit land. Slots- og Kulturstyrelsen har bedt Fordelingssekretariatet om at påtage sig opgaven med at ansøge om tilskud til projekt Kend dit land på frie grundskolers vegne. Administrationsgrundlaget suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev ServiceNyt, som udover servicemeddelelser, løbende information og vejledning også kan indeholde meddelelser med retsvirkning for skolerne og tilskudsadministrationen f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrundlag, ændringer i praksis m.v. 1. LOV- OG REGELGRUNDLAG Fordelingssekretariatets virksomhed hviler i vid udstrækning på det samme lovgrundlag, som gælder for friskoler og private grundskoler, dvs.: Friskoleloven Tilskudsbekendtgørelsen Revisionsbekendtgørelsen Herudover er Fordelingssekretariatet omfattet af: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Finansloven Sekretariatets vedtægter De bestemmelser fra ovenstående, der direkte vedrører tilskud til projekt Kend dit land, er gengivet nedenfor. 1.1. FORDELINGSSEKRETARIATETS VEDTÆGT 2, stk. 2. Fordelingssekretariatet kan efter aftale påtage sig øvrige opgaver for Undervisningsministeriet, andre offentlige myndigheder og skoleforeninger. 3. Bestyrelsen er ansvarlig overfor Undervisningsministeren. Stk. 2. Bestyrelsen varetager Fordelingssekretariatets overordnede ledelse og er juridisk samt økonomisk ansvarlig for, at Fordelingssekretariatets opgavevaretagelse finder sted i overensstemmelse med lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer, anden lovgivning samt Fordelingssekretariatets vedtægt. Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere principper og retningslinjer for fordeling af de tilskud og varetagelse af de opgaver, der er nævnt i 1, stk. 2, og 2. 3
Stk. 4. Forvaltningslovens og offentlighedslovens regler gælder for Fordelingssekretariatets virksomhed. 1.2. REVISIONSBEKENDTGØRELSEN 9. Reglerne i 1-8 gælder også for Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswig samt Friplads- og Vikarkassen for private gymnasieskoler, studenterkurser og kurser til højere forberedelseseksamen (hf-kurser) for de tilskud, de modtager fra statskassen. Stk. 2. Revisor skal stikprøvevis kontrollere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love, administrative forskrifter og vedtægter. Revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds berettigelse. Revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolernes revisorer. Fordelingssekretariatet er i forbindelse med projekt Kend dit land omfattet af bekendtgørelse om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Love og bekendtgørelser kan findes i deres fulde udstrækning på www.retsinfo.dk. Fordelingssekretariatets vedtægter kan findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside www.fordelingssekretariatet.dk 2. FORMÅL For at give børn landet over kendskab til Danmarks natur, kultur og historie kan alle landets frie grundskoler på lige fod med folkeskoler søge om tilskud til at sende deres 4. klasses elever på tværs af landet i skoleåret 2019/20. Hensigten med ordningen er at sende skolernes 4. klasser ud på en dannelsesrejse i miniformat, hvor de oplever nye sider af Danmark, som de kan tage med sig videre i livet. Puljen er resultatet af et samarbejde mellem Kulturministeriet, Miljø- og Fødevareministeriet, Undervisningsministeriet samt Børne- og Socialministeriet. Formålet er at øge børns dannelse gennem øget kendskab til kultur, natur og historie i de egne af landet, som er fjerne fra børnene. Derudover skal projektet inspirere til, at skolerne selv begynder at udarbejde deres egne mini-dannelsesrejser i stil med Kend dit land-turene. 3. OPGAVEFORDELING Projektet er et samarbejde mellem stat, Fordelingssekretariatet og de frie grundskoler. Staten yder tilskud til turene, udarbejder turkatalog og undervisningsmateriale og står for kommunikation om Kend dit land-initiativet. 4
Fordelingssekretariatet koordinerer ansøgninger på vegne af de frie skoler: Offentliggørelse af ansøgnings- og vejledningsmateriale på Fordelingssekretariatets hjemmeside Modtagelse og bundtning af skolernes ansøgninger til én samlet ansøgning pr. kommune Indsendelse af bundtede ansøgninger til Slots- og Kulturstyrelsen Modtagelse af tilsagn fra Slots- og Kulturstyrelsen og formidling heraf til skolerne Modtagelse og bundtning af skolernes afrapportering til én samlet afrapportering pr. kommune Indsendelse af bundtede afrapporteringer til Slots- og Kulturstyrelsen Modtagelse af udbetalingstilsagn og tilskud fra Slots- og Kulturstyrelsen Afregning af tilskud overfor skolerne. Skolerne står for al planlægning og gennemførelse af turene, herunder bookning af busser, overnatning og besøgssteder. Der er en høj grad af metodefrihed lokalt til selv at tilrettelægge undervisningsforløb i tilknytning til turene. Efter turenes gennemførsel indsender skolerne afrapporteringer med regnskab og selvevalueringer af turene til Fordelingssekretariatet. 4. AFGRÆNSNING Der kan søges om tilskud til projekt Kend dit land til skolens 4. klasseelever. Tilskuddet omfatter alle tilskudsberettigede frie grundskoler. En skole er tilskudsberettiget fra det tidspunkt, hvor Fordelingssekretariatet fra Undervisningsministeriet får oplyst, at skolen er tilskudsberettiget. En elev er tilskudsberettiget, når eleven er indmeldt og går i 4. klasse på en fri grundskole og i øvrigt opfylder de krav, der er fastsat i dette administrationsgrundlag. 5. TILSKUD OG ØKONOMI På finansloven (FL19, 21.11.23.63) er der afsat 25,8 mio. kr. til Kend dit land i 2019. Bevillingen omfatter både folkeskoler og frie grundskoler og ligger i forlængelse af pilotprojekt gennemført i 2018. Der ydes tilskud på 1.050 kr. pr. elev, dog kan statens medfinansiering maksimalt udgøre 50 pct. af skolens samlede budget for turen/turene. Der ydes derudover et særligt ø-tilskud på 100 kr. pr. elev som tilskud til ekstraudgifter ifm. færge fra ikke brofaste ø-kommuner (Bornholm, Læsø, Samsø, Fanø og Ærø). Tilskuddet må anvendes til dækning af følgende udgifter: Bus Overnatning Forplejning Undervisning inkl. evt. entre på besøgsstederne Løn (lærer eller pædagog) Færge. Dette gælder kun ansøgere fra ikke brofaste kommuner (Bornholm, Læsø, Samsø, Fanø og Ærø) 5
Senest 31. august 2020 skal skolen indsende regnskab og selvevaluering til Fordelingssekretariatet, der videresender en samlet afrapportering til Slots- og Kulturstyrelsen senest den 31. oktober 2020. Fordelingssekretariatet vil bede skolen om en ledelseserklæring, hvori skolen indestår for, at projektet er gennemført i overensstemmelse med dets formål, og at der er afholdt omkostninger ud fra de af Fordelingssekretariatet angivne retningslinjer. Skolen skal gemme bilag og kvitteringer i fem år fra udgangen af det år, projektet er afsluttet, da Fordelingssekretariatet kan bede om dokumentation for projektets økonomi i den periode. Slots- og Kulturstyrelsen udbetaler tilskuddet til Fordelingssekretariatet, som anviser tilskuddet videre til skolerne. Tilskuddet udbetales først til Fordelingssekretariatet efter, at Slots- og Kulturstyrelsen har godkendt afrapporteringen, hvilket sker senest 8 uger efter fristen for afrapporteringen. Derfor kan skolerne først forvente at modtage tilskud ultimo 2020. 6. TILSKUDSBETINGELSER Følgende betingelser skal være opfyldt: 1. Turene skal foregå i bus. 2. Skolen skal tage afsæt i en eller flere af de tilrettelagte ture. Der skal vælges min. 2-4 besøgssteder pr. tur fra turkataloget. Turkataloget findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside www.fordelingssekretariatet.dk, under Øvrige og Kend dit land. Det bemærkes, at skoler udenfor Sjælland og Jylland frit kan vælge mellem alle turforslag. 3. En bustur er som udgangspunkt planlagt til at inkludere én overnatning og 2-4 besøgssteder. Antallet af overnatninger og besøgssteder kan dog udvides i den lokale planlægning af turene. Det skal dog bemærkes, at turen til Lolland-Falster (tur 15) er udarbejdet som en fuld pakke, hvor man besøger alle de anførte besøgssteder. (Klasser med elever med særlige behov kan få dispensation til at tage på en éndagstur.) 4. Ansøgningen skal reflektere over og redegøre for, hvordan turene vil indgå i skolernes almindelige undervisning. 5. Afvikling af turene skal finde sted i skoleåret 2019/20. Det skal fremgå af ansøgningen, hvor mange børn og klasser, der forventes at deltage i projekt Kend dit land. 6. Det skal fremgå af ansøgningen, hvordan skolen planlægger at formidle erfaringerne fra projektet, herunder fx på de sociale medier eller ved fremlæggelser fra de deltagende børn. 7. Det skal fremgå af ansøgningen, hvordan skolen vil understøtte arbejdet med projekt Kend dit land. 8. Alle rubrikker på ansøgningsskemaet skal udfyldes. 9. Ansøgningen skal indeholde budget med den samlede pris for turene. 6
Vurdering af ansøgningerne sker efter følgende kriterier: Skolens plan for at integrere Kend dit land-turene i elevernes undervisning, fx i længerevarende undervisningsforløb og evne til at relatere det til den lokale historie. Skolens plan for at formidle erfaringerne fra projektet, herunder fx på de sociale medier og ved fremlæggelser fra de deltagende børn. Skolens plan for understøttelse af arbejdet med Kend dit land. Skolens plan for at sikre, at den størst mulige andel af skolens 4. klasses elever kommer med på turene, herunder tiltag, der indebærer hensyn til børn med handicap eller tiltag, der særligt tilskynder elever fra skoler beliggende i/ved udsatte boligområder til at deltage. 7. ANSØGNINGSPROCEDURE Skolen skal søge om tilskuddet gennem Fordelingssekretariatet senest 21. marts 2019. Ansøgningsmateriale og vejledning findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside www.fordelingssekretariatet.dk, under Øvrige og Kend dit land. I ansøgningsmaterielet skal indgå et omkostningsbudget, hvortil det kan være nødvendigt at indhente tilbud fra leverandører. Fordelingssekretariatet samler skolernes ansøgninger til én samlet ansøgning pr. kommune og indsender disse til Slots- og Kulturstyrelsen inden 15. april 2019. Fordelingssekretariatet får svar på ansøgningerne fra Slots- og Kulturstyrelsen senest 15. maj 2019. Umiddelbart herefter giver Fordelingssekretariatet skolerne besked. Skolerne skal selv booke besøg hos besøgsstederne, bus, overnatning m.v. Bemærk at hvert besøgssted kan have angivet en frist for, hvornår tilbud senest skal bookes. 8. ÅRETS GANG Tidspunkt Skolen Fordelingssekretariatet 21. marts 2019 Ansøgning om tilskud for skoleåret 2019/20 indsendes til Fordelingssekretariatet 15. april 2019 Ansøgninger samlet kommunevis indsendes til Slots- og Kulturstyrelsen 15. maj 2019 Modtagelse af godkendelse/svar fra Slots- og Kulturstyrelsen vedrørende tilskudsansøgninger Ultimo maj 2019 Efter modtagelse af godkendelse Skoleåret 2019/20 Modtagelse af godkendelse/svar fra Fordelingssekretariatet vedrørende tilskudsansøgning Bookning af besøg hos besøgsstederne, bus, overnatning m.v. Afvikling af ture i projekt Kend dit land Videregivelse af godkendelse/svar fra Slots- og Kulturstyrelsen til skolerne vedrørende tilskudsansøgninger 7
31. august 2020 Indsendelse af afrapportering og regnskab til Fordelingssekretariatet 30. september 2020 Indsendelse af samlet kommunevis afrapportering til Slots- og Kulturstyrelsen Ultimo november 2020 Primo december 2020 Ultimo december 2020 Ultimo december 2020 Modtagelse af godkendelse/svar på afrapportering fra Fordelingssekretariatet Modtagelse af tilskud fra Fordelingssekretariatet Modtagelse af godkendelse/svar på afrapportering fra Slots- og Kulturstyrelsen Modtagelse af tilskud fra Slots- og Kulturstyrelsen Afregning af tilskud til skolerne 9. KLAGEADGANG Afgørelser, som er truffet af Fordelingssekretariat, kan ikke indbringes for undervisningsministeren eller Undervisningsministeriet. Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor Fordelingssekretariatet afgøres af Fordelingssekretariatets bestyrelse. 10. REGNSKAB, REVISION, M.V. 10.1. REGNSKAB OG REVISION Det er skolernes ansvar, at det modtagne tilskud regnskabsføres og revideres i overensstemmelse med lovgivningen og de særlige regnskabs- og revisionsbestemmelser, som gælder for de frie skoler. Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for hver tilskudsbevilling, herunder tilskud fra projekt Kend dit land. Fordelingssekretariatet er i forbindelse med projekt Kend dit land omfattet af bekendtgørelse om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Fordelingssekretariatets regnskabsår er kalenderåret. Regnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor. I tilknytning til Fordelingssekretariatets regnskab udarbejdes en redegørelse for årets fordeling af tilskud blandt skolerne samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regnskabet indsendes sammen med revisions-protokollen til Undervisningsministeriet. 10.2. SKOLERNES OPLYSNINGSPLIGT Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om grundlaget for det modtagne tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af det modtagne tilskuds berettigelse. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolens leder, bestyrelse og/eller revisor. 8
10.3. DOKUMENTATIONSKRAV Enhver fri skole i Danmark er - i henhold til bekendtgørelse om regnskab ved frie grundskoler - forpligtet til at bogføre i overensstemmelse med Bogføringsloven. Det fremgår bl.a. heraf: Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb. 10.4. STIKPRØVER Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan stikprøvevis kontrollere at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love og bestemmelser, og at tilskuddet er anvendt til dets formål. 11. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at skolernes indrapportering til Fordelingssekretariatets sagsbehandlingssystemer skal foregå elektronisk med mindre der i hvert enkelt tilfælde er truffet aftale om andet mellem skolen og Fordelingssekretariatet. Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at kommunikationen mellem Fordelingssekretariatet og skolerne i videst muligt omfang skal foregå elektronisk og at skolerne som minimum skal tilvejebringe en fungerende e-mail adresse og at denne periodisk skal åbnes og tømmes. Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang gøre ansøgningsmateriale, blanketter, erklæringer, vejledninger m.v. elektronisk tilgængelige på www.fordelingssekretariatet.dk Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang kommunikere elektronisk med skolerne og deres revisorer. Kommunikationen vil foregå til de e-mail adresser, som skolerne har meddelt til Fordelingssekretariatet og de e-mail adresser til skolerevisorer, som skolerne har meddelt til Fordelingssekretariatet. Fordelingssekretariatet påtager sig ikke ansvar for fejl og mangler i tilskudsadministrationen og - udbetalinger som følge af fejl og mangler i skolernes eller revisorernes e-mailadresser og/eller skolernes IT-tekniske infrastruktur eller driften heraf. 12. TILSKUDSINDDRAGELSE Det er Fordelingssekretariatets pligt at kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud, der af skolerne ikke er behørigt dokumenteret og/eller er udbetalt i uoverensstemmelse med love og bestemmelser og nærværende administrationsgrundlag og/eller er anvendt i uoverensstemmelse med tilskuddets formål. 9