Forretningsorden for bestyrelsen Formålet med nærværende forretningsorden er at sikre klarhed og åbenhed om Ejerforeningens ledelse og administration i forhold til medlemmerne, beboerne og de involverede parter. Forretningsordenen er tilgængelig på Ejerforeningens hjemmeside, www.kihlgaarden.dk. Forretningsordenen er udarbejdet i henhold til vedtægterne, særligt disses 12, og er efter høring hos administrator og revisor besluttet af bestyrelsen 7. december 2017. Nærværende version af Forretningsordenen træder i stedet for tidligere versioner. 1. Bestyrelsens arbejde... 2 2. Bestyrelsens møder... 2 3. Mødereferater... 2 4. Kommunikation... 3 5. Betalinger... 4 6. Foreningens dokumenter... 4 7. Samarbejdspartnere... 5 8. Administrator... 5 9. Revisor... 5 10. Ejerskifte... 5 11. Udlejning... 6 O:\Kihlgaarden\Ejerforening\Forretningsorden\EF Kihlgaarden - Forretningsorden - 07dec17.docx Side 1 af 6
1. Bestyrelsens arbejde 1.1. Der henvises til vedtægternes 12-14. 1.2. Bestyrelsen skal varetage medlemmernes fælles interesser og repræsentere disse udadtil. Bestyrelsen skal desuden vedligeholde gode relationer til beboerne i udlejede lejligheder. 1.3. Bestyrelsen vil følge god forvaltningsskik, søge effektive og mindelige løsninger på opståede problemer og vise åbenhed i forhold til medlemmer, beboere og samarbejdspartnere. 1.4. Bestyrelsen skal behandle ikke-offentliggjorte oplysninger om de enkelte medlemmers personlige og økonomiske forhold i fortrolighed og med diskretion. 1.5. Bestyrelsen vil dokumentere væsentlige dele af sit arbejde, så efterfølgende bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at sætte sig ind i beslutningsgrundlag, væsentlige argumenter og trufne beslutninger. 1.6. Suppleanter: 1.6.1. Bestyrelsen kan inddrage suppleanterne i arbejdet og bestyrelsesmøderne. Den således udvidede bestyrelse har dermed flere end tre medlemmer. Dette indebærer en bred forankring i forhold til Ejerforeningens 30 medlemmer samt en god samling af kompetencer og kræfter til løsning af opgaverne. 1.6.2. Suppleanterne indgår i det følgende i begrebet bestyrelse, med mindre andet fremgår. 1.6.3. Suppleanterne deltager ikke i eventuelle afstemninger. 1.7. Intern kommunikation: 1.7.1. Bestyrelsen benytter primært e-mail i sin interne skriftlige kommunikation mellem møderne. 1.7.2. Bestyrelsens medlemmer er forpligtede til at følge deres mail jævnligt og give deres meninger til kende over for de andre bestyrelsesmedlemmer. 1.7.3. Formanden har ansvar for, at sager, som har været drøftet via e-mails, dokumenteres løbende og kommer til formel afgørelse ved et bestyrelsesmøde. 2. Bestyrelsens møder 2.1. Formanden indkalder til møder i bestyrelsen, som udgangspunkt med mindst en uges varsel. 2.2. Formanden opstiller en dagsorden for møderne, leder disses afvikling og sikrer i samråd med sekretæren, at der træffes klare beslutninger og at disse dokumenteres i referater. 2.3. Formanden sørger for, at relevant materiale tilgår bestyrelsesmedlemmerne i god tid forud for møderne. 2.4. Ved bestyrelsesmøder behandles udkast til referat fra det foregående møde. 3. Mødereferater 3.1. Sekretæren udarbejder beslutningsorienterede referater fra møderne i bestyrelsen. 3.2. Der henvises til vedtægternes 12, idet ordet protokol nu forstås som enkeltstående digitale filer vedrørende hvert enkelt møde. O:\Kihlgaarden\Ejerforening\Forretningsorden\EF Kihlgaarden - Forretningsorden - 07dec17.docx Side 2 af 6
3.3. Et referat skal indeholde oplysninger om dato og tidspunkt for mødet, deltagelse og de væsentligste punkter, der har været drøftet. 3.4. Udkast til referatet rundsendes umiddelbart efter mødet, og det påhviler de andre bestyrelsesmedlemmer at fremkomme med eventuelle bemærkninger hurtigt efter modtagelsen af udkastet. 3.5. Sekretæren tilretter udkastet i samråd med formanden. 3.6. Referatet godkendes via e-mail eller senest på det følgende møde i bestyrelsen. 3.7. Referater sendes til administrator med henblik på dokumentation over for denne af beslutninger, bemyndigelse til godkendelse af betalinger mv. 3.8. Sekretæren har ansvar for, at referater arkiveres sådan, at de kan tilgås efterfølgende. 3.9. Referater fra aktuelle og tidligere bestyrelsesmøder er til den til enhver tid siddende bestyrelses brug og må ikke videregives til andre. 3.10. Referaterne er til rådighed for de til enhver tid valgte bestyrelsesmedlemmer. 4. Kommunikation 4.1. Bestyrelsen tilstræber en klar og åben kommunikation med medlemmer, beboere og samarbejdspartnere. 4.2. Når der er anledning til det udsender bestyrelsen meddelelser i form af e-mails til Ejerforeningens medlemmer og efter omstændighederne ejendommens beboere. 4.3. Bestyrelsen har ansvar for driften af Ejerforeningens hjemmeside www.kihlgaarden.dk. Hjemmesidens formål er at give medlemmer og beboere adgang til relevante dokumenter om ejendommen og Ejerforeningen. 4.4. Bestyrelsen giver medlemmer og beboere vejledende oplysninger om ejendommens forhold (f.eks. benyttelse af vaskeri og tørrerum). Det sker ved e-mail, eventuelt suppleret med opslag (i opgangene eller ved de omhandlede faciliteter). 4.5. Meddelelser, der er udsendt via e-mail, arkiveres på hjemmesiden. 4.6. Facebook: 4.6.1. Bestyrelsens medlemmer er medlemmer af den lukkede Facebook-gruppe Kihlgaarden og kan deltage i kommunikationen i gruppen i eget navn. 4.6.2. Bestyrelsen benytter ikke kanalen til meddelelser til medlemmer og beboere og er ikke ansvarlig for aktivitet og indhold i gruppen. 4.7. Henvendelser fra medlemmerne rettes til bestyrelsen (normalt primært formanden) eller efter konkret aftale i konkrete sammenhænge til administrator. 4.8. Til drøftelse og arbejde med definerede emner kan bestyrelsen tage initiativ til nedsættelse af udvalg med deltagelse af medlemmer, som ikke er medlemmer af bestyrelsen. Sådanne udvalg har ikke beslutningskompetence og refererer til bestyrelsen. 4.9. Hvis der skønnes at være anledning til det, kan bestyrelsen tage initiativ til medlemsmøder, beboermøder og/eller ekstraordinære generalforsamlinger. O:\Kihlgaarden\Ejerforening\Forretningsorden\EF Kihlgaarden - Forretningsorden - 07dec17.docx Side 3 af 6
5. Betalinger 5.1. Fakturaer, som Ejerforeningen skal betale, skal normalt stiles til Ejerforeningen Kihlgaarden og sendes til administrator. Leverandører skal ved bestilling af opgaver gøres opmærksom herpå. 5.2. Bestyrelsen og administrator stræber efter, at fakturaer så vidt muligt fremkommer elektronisk, så der ikke indtræffer unødig forsinkelse ved brug af fysisk post. 5.3. Administrator sørger for, at fakturaer for udførte arbejder forelægges rekvirenten, det relevante medlem eller den relevante beboer, så eventuelle uoverensstemmelser mellem det rekvirerede, det udførte og det fakturerede konstateres hurtigst muligt. 5.4. Administrator sørger for betaling af fakturaer for ordinære ydelser, hvor bestyrelsen tidligere har truffet generel beslutning om betaling (f.eks. ejendomsservice og abonnement vedr. vaskeriet). I tilfælde af væsentlige prisændringer involveres bestyrelsen. 5.5. Administrator sørger for, at andre fakturaer opnår godkendelse af bestyrelsen. Det sker ved fremsendelse til bestyrelsen via e-mail. 5.6. Administrator har ansvar for at iagttage en eventuel betalingsfrist og at henlede bestyrelsens opmærksomhed herpå i forbindelse med fremsendelsen. 5.7. Bestyrelsen godkender fakturaer til betaling, ved at to bestyrelsesmedlemmer (hvoraf den ene som udgangspunkt er formanden) forholder sig til fakturaen og meddeler godkendelse til administrator. 5.8. Administrator sørger for betaling, når bestyrelsens godkendelse foreligger. 5.9. Bestyrelsens rimelige omkostninger godtgøres af Ejerforeningen på grundlag af dokumentation og under forudsætning af rimelighed. 5.10. Bestyrelsen kan bemyndige formanden eller et andet medlem af bestyrelsen til at godkende betaling for en konkret bestilt ydelse eller vare alene. Bemyndigelsen bør rumme et interval, inden for hvilket formanden eller medlemmet kan disponere. 5.11. Mindre driftsrelaterede omkostninger (vejledende under 200 kr.) behøver ikke dokumenteres på anden måde end i form af en e-mail, hvori den pågældende oplyser om sit udlæg. Antallet af sådanne udlæg skal være rimeligt. 5.12. Ejerforeningen har ingen beholdning af kontanter og benytter ikke kontanter ved ind- eller udbetalinger. Alle betalinger foretages således via bankoverførsler, der dokumenterer og tidsfastsætter transaktionerne. 6. Foreningens dokumenter 6.1. Dokumenter, som er tilgået Ejerforeningen, afgået fra Ejerforeningen eller udarbejdet i Ejerforeningens regi tilhører Ejerforeningen. 6.2. Af praktiske og historiske grunde opbevares en stor del af Ejerforeningens dokumenter i papirform hos administrator. O:\Kihlgaarden\Ejerforening\Forretningsorden\EF Kihlgaarden - Forretningsorden - 07dec17.docx Side 4 af 6
6.3. Dokumenter opbevares (fra medio 2017) i Ejerforeningens digitale arkiv, som er etableret på OneDrive. Dokumenter kan tilgås af bestyrelsens medlemmer (eventuelt også administrator og revisor). 6.4. Den til enhver tid siddende bestyrelse har ubegrænset adgang til Ejerforeningens dokumenter. 6.5. Et medlem af Ejerforeningen har adgang til at se dokumenter, der vedrører medlemmet selv, medlemmets lejlighed, ejendommen som helhed eller Ejerforeningen. 7. Samarbejdspartnere 7.1. Bestyrelsen har ansvar for, at der indgås kontrakter med relevante kvalificerede samarbejdspartnere i relation til ejendommens drift, herunder vedrørende ejendommens løbende renholdelse, vaskeriet, varmeanlægget, administrator og revisor. 7.2. Bestyrelsen har aftaler med udvalgte håndværksvirksomheder, som anses som foretrukne leverandører for såvel ejendommen som medlemmer og beboere (f.eks. VVS, murer og maler). 7.3. Bestyrelsen vedligeholder en liste over samarbejdspartnernes navne og kontaktoplysninger og gør denne tilgængelig både på hjemmesiden og ved opslag. 8. Administrator 8.1. Der henvises til vedtægterne, særligt disses 13. 8.2. Som administrator er valgt Advokatfirmaet Nicolai Giødesen, København. 8.3. Samarbejdet mellem ejerforeningen og administrator bygger på et tilbud, som sidstnævnte afgav 18. oktober 2000, og som blev tiltrådt af Ejerforeningens daværende bestyrelse. 8.4. Administrators ydelser er specificeret i ovennævnte tilbud, hvortil der henvises. 9. Revisor 9.1. Ejerforeningens revisor har siden den ordinære generalforsamling i 2015 været Aaen & Co. Statsautoriserede Revisorer P/S, Helsingør. 9.2. Samarbejdet mellem Ejerforeningen og revisor bygger på dennes tiltrædelsesprotokollat, dateret 19. februar 2016, udarbejdet i forbindelse med revisionen af regnskabet for 2015. 9.3. De økonomiske vilkår for samarbejdet bygger på revisors tilbud dateret 16. april 2015, idet prisen reguleres med de generelle prisstigninger i samfundet. 9.4. Revisionen af årsregnskabet tilrettelægges forløbs- og tidsmæssigt i samarbejde med administrator og bestyrelsen, således at hver af de involverede parter har rimelig tid til at vurdere og bearbejde materialet og under hensyn til lovgivningens og vedtægternes bestemmelser. 10. Ejerskifte 10.1. Ved ejerskifte indhenter bestyrelsen navne på og kontaktoplysninger for de nye ejere og sikrer klarhed om datoen for ejerskiftet. O:\Kihlgaarden\Ejerforening\Forretningsorden\EF Kihlgaarden - Forretningsorden - 07dec17.docx Side 5 af 6
10.2. Bestyrelsen sikrer, at Administrator registrerer ejerskiftet, og er i de første måneder herefter særligt opmærksom på eventuelle restancer vedrørende tidligere og fremtidige ejere. 10.3. Bestyrelsen byder det nye medlem velkommen i ejendommen og Ejerforeningen. 11. Udlejning 11.1. Ved et medlems udlejning af en lejlighed skal bestyrelsen 11.1.1. påse, at kopi af lejekontrakten modtages, inden lejeforholdet indledes (jf. vedtægternes bestemmelse herom), 11.1.2. kontrollere, at lejekontrakten omtaler eller henviser til eller har vedhæftet Ejerforeningens ordensregler, 11.1.3. kontrollere faktuelle oplysninger (for så vidt bestyrelsen er bekendt hermed) og 11.1.4. sikre, at fejlagtige eller mangelfulde oplysninger korrigeres eller suppleres. 11.2. Lignende gælder ved fremleje. 11.3. Bestyrelsen byder den nye beboer velkommen i ejendommen, orienterer om Ejerforeningens vedtægter, Ordensregler og andre regler og henviser til hjemmesiden. O:\Kihlgaarden\Ejerforening\Forretningsorden\EF Kihlgaarden - Forretningsorden - 07dec17.docx Side 6 af 6