Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Asger Natasja Theis, Natasja, Anders, Signe G og Asger 30-07-2013 11:00 Bygn. 14.1, RUC Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På mødet blev der diskuteret procedure omkring at tage beslutninger på facebook og hvad bestyrelsen i fremtiden vil gøre ved lignende situationer. Derudover blev der diskuteret studenterhusets hjemmesides design, og hjemme siden vil starte op inden for en uge. Det blev også besluttet at formandskabet skal mødes med formændende for andre studentersociale og politiske organisationer og diskutere RUC's udkast til en samarbejdsaftale. Der er generel enighed om at det er et dårligt udkast.
Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Mads er ikke til stede, så Natasja overtager som referent. Asger vælges som ordstyrer. Referatet fra sidst er fra møde 6 og ikke 4, dette skal ændres. Det foreslås at den lukkede del af referatet skal op på næste bestyrelsesmøde og godkendes. Der skal tilføjes under punktet "arbejdsplan og hådbog" at beslutningen om studiehåndbogen er lavet om ved facebook efter bestyrelsesmødets afslutning. Ændre i referetet fra sidste gang Jonas Approve Agenda Kommentarer / Commets: Anders har en orientering fra fredagsbarens bestyrelse, og sættes som punkt under orienteringer. Som punkt 3 kommer "diskussion om beslutninger på facebook". Med disse ændringer godkendes dagsordnen. Ændringer / Changes
Orienteringer / Orientations The Chairmanship - Det forventes vi kan rykke ind i huset i uge 41. Hvis vi åbner i uge 43 skal vi være opmærksomme med hvornår valget ligger. Det nævnes at der skal arbejdes på at få de politiske partier til ikke at bruge os i valgkampen. Dette er der dog ikke enighed om. Bestyrelsen er derimod enige om at vi som bestyrelse skal holde os baggrunden under valget og ikke tage stilling. Men vi venter til vi ved mere om vores åbning og valg ugen. - Opdate fra arkitekten: Det overvejes at købe en indendøres halvpalleløfter. Når hun kommer tilbage fra ferie, vil vi arbejde på banner ude for huset. Vi bør involvere de andre studerende i design med dette. Solidaritetsbar vil bygge et udendørs bål sted til os. - RUC-kontrakt: Peter er på ferie. The Architect Committee Ruc-sport vil gerne have nogle bolde i kælderen, og ikke rykke hele trænings centeret. - Nøgler: Bestyrelsen syntes det er en god idé med forskellige nøgler og en master nøgle som kun bestyrelsen har adgang til.
Snak med Karen om nøgler Natasja The Event Committee Se Event bestyrelsesmøde referat. -Theis ser på at Roskilde festival kan sponsere et telt. -Det diskuteres om andre må bruge huset før vi åbner. Helst ikke, da det ødelægger overraskelsen når vi åbner. Vi skal finde ud af om vi skal aflevere festanmeldelse. -Vi skal finde noget lyd til rusvejleder BBQ. Lån det af TMD og AV, det er nemt og relativt billigt. BBQ er torsdag d. 8 for rusvejledere. - Det foreslås at der laves t-shirts og Roll-up. Det er en god idé, ziyad vil prøve at finde ud af det. - Dans med Marie, det er stadig under planlægning. - Alumne forening festen er på BW!! Der skal gøres noget nu, evt. få nogle der ikke skal til BW til at gøre det. God mulighed for at få frivillige med. Roll-up Ziyad Hurtigt :) T-shirts, flyers osv. Alumne Laves på arbejdsdagene Event. Evt. folk der ikke skal på BW. Det er 4 oktober The Communication Committee
Facebook: Udvalgene skal være bedre til at sende Signerne ting at ligge op. Det skal være sjove ting, så det fanger folks opmærksomhed. Snak med rusland om at lave en film til os. Send ting til komunikation når i har haft møder Udvalgs formand Andre orienteringer / Other orientations RucBar bestyrelse(anders) Anders informere om arbejdet i RucBar's bestyrelse.
Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Beslutninger på Facebook Præsenteret af / Presented by Asger Diskussion / Discussion: Der diskuteres hvorvidt det er okay at ændre bestyrelsens beslutning ved afstemning på facebook? Der gives udtryk for at det er en meget dårlig idé, og at det kan give anledning til at man bliver bekymret over om man bliver overtrumfet. Hvis der opstår en situation hvor bestyrelsen har besluttet noget og så sker der nogle ændringer hvad gør man så? Skal man ringe rundt eller sende ekstraordinært bestyrelsesmøde? Der kan gives en dispensation på bestyrelsesmødet, til at formandskabet kan ændre på bestyrelsens beslutning hvis der sker betydelige forandringer. Ellers skal der et ekstraordinært bestyrelsesmøde til. Det diskuteres at vi skal være bedre til at uddelegere ansvaret, og give folk ret til at tage beslutninger på bestyrelsens vegne. Så kan bestyrelsen give en gruppe/ person et mandat til at tage en beslutning. Det nævnes at det ikke er helt no-go at gøre det på facebook, men alle skal sige at det er okay. Dog understreges det at er der uenigheder så skal der et møde til. Facebook er ikke til diskussioner!! Angående mandat; udvalgene har ret stor beslutningsret. Facebook skal ikke være for ting der skal disskuteres, men podio er måske stedet!? Vi skal også have en back-up plan til at holde bestyrelsesmøde når vi ikke alle kan være der. Kommunikations udvalget vil gerne vide hvor meget mandat de har.
Konklusioner / Conclusions: Bestyrelsesmøder er at foretrække! Hvis vi kan se noget kan ændres, så giver man nogle mandat. Hvis der sker noget uden nogle har mandat, så skal der indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde. Hvid dette ikke kan nås pga. deadlines eller lignende så kan det slås op på podio/skype, og ALLE skal have svaret/liked/sagt deres mening og være enige! Hvis nogle ikke svare så kan formandsskabet ringe til dem.
Punkter på dagsordnen/ Item at the agenda Studenterhuset RUC webpage Præsenteret af / Presented by Signe G Diskussion / Discussion: Der er 3 forslag, se appendix 2. Det forslås at vi poster de tre forslag på facebook og spørger folk. Husk at spørge dem om vi må? Vis nogle har nogle gode argumenter så må vi ændre meninger.. Den første er vi mest fan af. Det er en god idé hvis vi diskutere funktioner. Ziyad vil gerne hjælpe med hjemmesiden. Kontrakt: Vi skal overveje hvor pengene skal komme fra. Hvis de skal komme fra de 30.000 vi har til opstart, så har vi ikke så mange tilbage til resten af opstarten. Vi kan låne pengene af SR eller andre. Vi foreslår dem at vi betaler dem tilbage i november. Siger de nej, så kan vi betale over to gange. Formanden har mandat til at underskrive kontrakten når det kommer dertil. Konklusioner / Conclusions: Vi kan bedst lide den første. Signe og Ziyad arbejder videre. Det smides op på facebook. Vi foreslår at pengene betales efter to måneder, ellers har Theis, Signe og Ziyad mandat til at finde en løsning. Formanden har mandat til at underskrive kontrakten.
Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Policy of cooperation between RUC and student organizations Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Den er åndssvag! Det diskuteres at alle studenterforeningerne skal lave et samlet hørings svar. Det er især punkt 3 i aftalen vi er imod. Det kan være studenterhuset der er denne paraply orgination. Men det er lidt problematisk.. Det nævnes at man kan lave et "parlament" med alle formændene fra de forskellige (politiske og ikke-politiske) foreninger. Eller en "fagforeningen" for foreninger. Idéen ligges lidt på hylden, og vi rådgiver RUC til ikke at tage det med til akademisk råd. Konklusioner / Conclusions: Vores problem er det med de akademiske råd. Det besluttes at Theis mødes med de andre formænd og laver et høringssvar. Formandsskabet har mandat til at skrive under på svaret.
Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Allocation rooms Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Overvejende ok. En frygt at det bliver en lukket gang, men toiletterne er der. Vi skal være rigtige gode til at gøre den her del af huset en del af huset også. Kan man evt. bruge stud. rum som møde lokale også. FB/IC vil gerne have et større rum. Så SH ryger ned ved SR, Stud. rum til FB/IC og FB/IC op til SH på 1 sal. Lager og kopirum skal laves om. Rumfordelingen skal revurderes når vi kommer et år eller to frem. Dette skal gøres klart. Der skal laves en kontrakt med alle foreningerne, og hvis vi bliver store, så skal de ikke ligge der. Dette skal bare gøres klart når vi snakker med foreningerne. Afdelingerne skal kaldes ting i latin!! Rumfordelingen skal ud på facebook, så de studerende kan se hvor der kommer stud. rum, og give idéer til hvad de skal bruges. Der diskuteres hvordan dette skal gøres. Make a room post til frivilligedag Konklusioner / Conclusions: Vi kan godt lide den med Theises ændringer. Vi snakker med foreningerne det omhandler og der skal laves en kontrakt! Udvalget sørger for dette og laver et udkast. Fordelingen skal også på facebook om en uges tid.
Ændre planen Natasja 31-07-2013 Sende ud til foreningerne Natasja 31-07-2013 Facebook Natasja sender til Signe G
Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Graphical appearance Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Fond og tekst type overlades til udvalget. Vi skal passe på at have mørke farver på sort baggrund. Idéen er at ændre farver hele tiden, men at holde os inden for de 12 som står i manualen. Det overvejes at logoet skal ligges på facebook og de studerende der skal høres. Hvis de har en bedre idé så skal vi overveje det. Skal tankerne bag logoet med? Nej. Men det skal siges at man skal huske at det skal på t-shirts, flyers osv. Det kunne være rart at have en professionel mening omkring farverne. Evt. hjemmeside menneskerne. Konklusioner / Conclusions: Generelt er der enighed om at det er et godt logo, men det besluttes at der skal skrives på facebook så de studerende kan sige deres mening. Hvis de har andre idéer så kan de sende dem til os. Logo på hjemmeside Signe 30/7 eller 31/7 7. / Item at the agenda
Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Vi ændre bestyrelsesmødet 8 flyttes til kl 16:30 i stedet. Konklusioner / Conclusions:
Evt. / AOB Theis: RUC-kor har kontaktet mig. De vil gerne være med.