Generelle forretningsbetingelser

1/9 Generelle forretningsbetingelser Opdateret 16-12-2015 Nedenstående betingelser er gældende for alle rejsende med Akademisk Rejsebureau. Ved indbetaling af depositum bekræfter den rejsende samtidig at have læst og accepteret nedenstående betingelser. Generelt henvises til Lov om Pakkerejser (https://www.retsinformation.dk) Akademisk Rejsebureau er medlem af Rejsegarantifonden under registreringsnummer 1779. Arrangement Alle rejser er arrangeret af Akademisk Rejsebureau ApS i samarbejde med underleverandører, dvs. hoteller, flyselskaber, lokale turarrangører osv. Akademisk Rejsebureau er i forbindelse med køb af rejsen forpligtet til at levere de ydelser, der fremgår af rejseprogrammet samt den bestillingsbekræftelse, der fremsendes i forbindelse med tilmelding. Akademisk Rejsebureau forbeholder sig retten til at foretage ændringer i dagsprogrammets sammensætning dog uden at fjerne elementer fra rejsen. Det endelige dagsprogram udleveres i lufthavnen på afrejsedagen. Tilmelding Korrekt angivelse af navn ved tilmelding Tilmeldingen foretages enten direkte til Akademisk Rejsebureau eller vor formidler og er bindende når depositum er betalt. Med indbetaling af depositum bekræfter kunden samtidig at have accepteret vilkårene i disse og de i rejseprogrammet og bestillingsbekræftelsen nævnte bestemmelser. Hvis depositum ikke indbetales inden for den angivne frist, bortfalder aftalen. Indsamles depositum af en forening, et netværk eller blot af en person på vegne af flere, hæfter Akademisk Rejsebureau alene for aftalen fra det øjeblik, depositum er indbetalt til os. Det er kundens pligt ved bestilling at oplyse de rejsendes navne nøjagtigt som angivet i passet. Ved forkert angivelse af navn kan udstedte billetter og visa være ugyldige. Hvis kunden har opgivet urigtige oplysninger om navn, vil kunden blive pålagt de udgifter, Akademisk Rejsebureau måtte få til ændring af billetter m.m. samt administrationsomkostninger i denne forbindelse. Såfremt der ved afrejse er uoverensstemmelse mellem navnene i pas, billetter og visum, som følge af forkert eller manglende oplysning om navn fra kundens side, kan afrejse nægtes uden ansvar for flyselskab og Akademisk Rejsebureau. Afvisningen vil blive betragtet som afbestilling fra kundens side

2/9 med deraf følgende afbestillingsgebyrer til følge. Depositum Et depositum på 3.000 kr. pr. rejsedeltager opkræves ved tilmelding. Betaling skal foretages ifm. med bestilling af rejsen eller senest 3 dage derefter. Betaling af depositum skal foretages vha. Akademisk Rejsebureaus online betalingsfunktion. Der kan betales med Dankort, Visa-kort eller Mastercard. For betalinger med visse korttyper pålægges et gebyr, dette er gældende for følgende kort: Mastercard 1,29% Matercard debit/maestro 1,04% Visa-kort 1,25% Visa debit 1,00% Der pålægges ingen gebyr ved betaling med VISA/Dankort. Ovenfor nævnte gebyr er med forbehold for ændringer hos udbyderne NETS og TELLER. Har De ikke mulighed for at foretage onlinekortbetaling skal De kontakte Akademisk Rejsebureau på 33 32 32 65. Ved betaling af depositum bekræfter kunden sin reservation og dermed også sin plads i gruppen. Bemærk, at depositum er ikke-refunderbart, hvorfor Akademisk Rejsebureau anbefaler alle rejsedeltagere at tegne en afbestillingsforsikring. Denne skal altid bestilles og betales inden for samme periode som depositum for at være dækkende for rejsen. Akademisk Rejsebureau tilbyder muligheden for tilkøb af afbestillingsforsikring via vores samarbejdspartner Europæiske Rejseforsikring. Restbetaling Restbeløbet betales to kalendermåneder før rejsens start. Ved bestilling mindre end to kalendermåneder før afrejse opkræves det fulde beløb ved bekræftelse af reservationen. Ved særlige rejsemål, hvor Akademisk Rejsebureau har behov for at forudbetale underleverandører forud, kan betalingen opkræves tidligere. Såfremt fristen for indbetaling af restbeløbet ikke er overholdt, vil man ikke være sikret mod ekstraordinære prisstigninger frem til afrejsen. Dato for restbetaling vil fremgå af den fremsendte bestillingsbekræftelse Betaling Betalingskort Betaling med Dankort, Visa-kort eller Mastercard kan foretages via Akademisk Rejsebureaus hjemmeside. Alle online kortbetalinger bliver håndteret i en ekstern betalingsformular leveret af Quickpay. For betalinger med visse korttyper pålægges et gebyr, dette er gældende for følgende kort: Mastercard 1,29% Matercard debit/maestro 1,04% Visa-kort 1,25% Visa debit 1,00% Der pålægges ingen gebyr ved betaling med VISA/Dankort. Ovenfor nævnte

3/9 gebyr er med forbehold for ændringer hos udbyderne NETS og TELLER. Indbetalingskort På alle bestillingsbekræftelser fremgår i bunden et BetalingsID. BetalingsID er svarende til den kodelinje der benyttes til betaling af indbetalingskort. BetalingsID er altid +71< efterfulgt af en række nuller og et individuelt referencenummer. Kreditornummer er altid +87005054. Afbestilling Alle afbestillinger skal indgives skriftligt til Akademisk Rejsebureau på info@akademiskrejsebureau.dk Med mindre andet er anført i bestillingsbekræftelsen gælder følgende: Arrangement er ikke udstedt (slutbetalt/restbeløb): Ved afbestilling før restbetaling af arrangementet mistes depositum. Arrangement er udstedt (slutbetalt): Ved afbestilling efter dato for restbetaling mistes hele beløbet. Er restbeløb ikke indbetalt rettidigt vil Akademisk Rejsebureau kunne gøre krav på at modtage fuld betaling for rejsen, såfremt arrangementet afbestilles efter betalingsfristen er udløbet Kunden kan afbestille en pakkerejse, hvis der inden for et tidsrum af 14 dage før pakkerejsens påbegyndelse på rejsemålet forekommer krigshandlinger, naturkatastrofer, livsfarlige smitsomme sygdomme eller andre hermed ligestillede begivenheder. Kunden har i så fald krav på fuld tilbagebetaling. Jf. 9 stk. 4 i Loven om pakkerejser er ovenstående ikke gældende, hvis nævnte begivenheder, ved aftalens indgåelse, er almindeligt kendt. OBS! Såfremt et pakkearrangement, en rundrejse, en bil- eller hotelreservation eller en flybillet er behæftet med andre afbestillingsbetingelser end de ovenfor nævnte, vil disse være gældende og fremgå af bestillingsbekræftelsen, udleveret program, materiale eller blive oplyst ved reservationen. Hverken hel eller delvis refundering af ubenyttede ydelser kan finde sted. Afbestillingsforsikring Det anbefales at tegne en afbestillingsforsikring, der dækker udgifter i forbindelse med afbestilling pga. akut sygdom, ulykkestilfælde eller dødsfald, der indtræffer inden afrejse og som rammer rejsedeltageren selv, ægtefælle, børn, forældre eller søskende. En afbestillingsforsikring skal altid bestilles og betales inden for samme periode som depositum for at være dækkende for rejsen. Akademisk Rejsebureau tilbyder muligheden for at tegne en afbestillingsforsikring via

4/9 vores samarbejdspartner Europæiske Rejseforsikring. Det er kundens eget ansvar at gøre sig bekendt med forsikringsselskabets bestemmelser ved køb af forsikring, da det alene er forsikringsselskabets betingelser, der er gældende, hvis en forsikring købes. Rejsebureauet kan informere om praksis og formidle kontakt til et forsikringsselskab med henblik på, at kunden tegner en afbestillings- eller en rejsesygeforsikring, idet rejsebureauet her alene optræder som formidler og ikke bærer ansvar i sager mellem kunden og forsikringsselskabet. Rejseforsikring Det anbefales at alle rejsende er behørigt forsikrede under rejsen. Akademisk Rejsebureau anbefaler på det kraftigste, at der tegnes en rejseforsikring med højest mulige dækning af omkostningerne i forbindelse med sygdom, eventuel hjemtransport i forbindelse med sygdom eller ulykke, bagage, ansvar med mere. Akademisk Rejsebureau påtager sig ikke udgifter i forbindelse med sygdom eller ulykke, der af den ene eller den anden grund ikke dækkes af kundens forsikringsselskab, ligesom Akademisk Rejsebureau ikke påtager sig at dække udgifter ved sygdom eller ulykke eller lignende, hvis kunden ikke er forsikret. Endelig understreges det, at rejsebureauet ikke er erstatnings- eller kompensationsansvarligt, hvis en kundes bagage forsinkes i et flyselskabs varetægt. Hvis en kunde ønsker at kunne få dækket udgifter til indkøb af tøj og andre fornødenheder i forbindelse med bagageforsinkelse, skal kunden selv tegne en bagageforsikring med denne mulighed hos sit forsikringsselskab. Det er kundens eget ansvar at gøre sig bekendt med forsikringsselskabets bestemmelser ved køb af forsikring, da det alene er forsikringsselskabets betingelser, der er gældende, hvis en forsikring købes. Rejsebureauet kan informere om praksis og formidle kontakt til et forsikringsselskab med henblik på, at kunden tegner en afbestillings- eller en rejsesygeforsikring, idet rejsebureauet her alene optræder som formidler og ikke bærer ansvar i sager mellem kunden og forsikringsselskabet. Pas og visum Det er kundens ansvar at sørge for at medbringe gyldigt pas og de for rejsens gennemførelse nødvendige visa. Akademisk Rejsebureau vil, ved alle rejser, der kræver visum af danske statsborgere, oplyse om dette, det er dog den rejsendes eget ansvar at gøre sig bekendt med gældende visum- og indrejseregler. Bemærk, at selvom en rejse ikke kræver visum, kan der være særlige krav til passets gyldighed. Hvis ikke andet fremgår, er visum ikke inkluderet i rejsens pris. Akademisk Rejsebureau yder ingen kompensation eller godtgørelse for eventuelle omkostninger eller merudgifter kunden måtte have i forbindelse med visumprocessen

5/9 Til alle rejser der kræver visum, vil Akademisk Rejsebureau henvise til en samarbejdspartner, der kan assistere med visumprocessen. Den rejsende har mulighed for at benytte sig af tilbuddet fra vores samarbejdspartner eller selv sørge for på anden måde at få udstedt visum. Bemærk, at det er den rejsendes eget ansvar at besidde et gyldigt visum ved indrejse til lande, hvor visum er påkrævet. Akademisk Rejsebureau påtager sig intet erstatnings- eller kompensationsansvar for kunder, der afvises ved grænsen af indrejselandets myndigheder. Rejsedokumenter Flyrejsen Ved en grupperejse udleveres flyinformation sammen med det endelige dagsprogram og en deltagerliste i forbindelse med, at gruppen samles til afgang. Er der ikke i forbindelse med rejsen fastsat et bestemt mødetidspunkt og mødested, fremsender rejsebureauet flyinformation osv. i god tid inden afrejsen. Akademisk Rejsebureau samarbejder med en række underleverandører omkring flyrejser til og fra vores destinationer, herunder bl.a. SAS, Norwegian, Austrian m.fl. I forbindelse med flyrejsen kan Akademisk Rejsebureau ikke garantere, at ønsker om specifikke pladser i flyet kan imødekommes. Vi anbefaler altid, at særlige ønsker til plads i flyet angives ved check-in i lufthavnen på afrejsedagen. Ønskes tilslutningsfly fra andre lufthavne end den i rejseprogrammet angivne afrejselufthavn, kan dette arrangeres, såfremt der forefindes tidsmæssigt passende afgange, og at det for hovedrejsen angivne flyselskab flyver på tilslutningsdestinationen eller er i besiddelse af en samarbejdsaftale med en anden operatør, der flyver på destinationen. Prisen for tilslutningsfly udregnes individuelt på baggrund af den merudgift, tilslutningsflyet medfører. Såfremt De ud over den anførte rejserute har særlige ønsker til Deres billet, skal dette angives ved tilmelding. Tilslutningsfly eller andre ønsker til flybillet er kun gyldige, hvis der foreligger en skriftlig bekræftelse fra en medarbejder fra Akademisk Rejsebureau. Akademisk Rejsebureau forbeholder sig retten til at ændre rejserute og afrejsetidspunkt, ligesom vi forbeholder os retten til at ændre flyselskab. Kundens opmærksomhed henledes endvidere på, at flyselskaberne kan ændre deres flytider. Hvis kunden har foretaget dispositioner, som kommer i konflikt med de ændrede flytider, oppebærer Akademisk Rejsebureau og flyselskabet intet ansvar. Ved forsinket hjemkomst erstatter Akademisk Rejsebureau ikke tabte billetter til videre rejser efter rejsearrangementets afslutning eller yder godtgørelse i

6/9 det tilfælde, at arrangementer af nogen art må aflyses eller ændres som følge af de ændrede rejsetidspunkter. Eventuelle krav om erstatning eller godtgørelse som følge af forsinket hjemkomst skal rejses direkte overfor flyselskabet. Akademisk Rejsebureau kan i den forbindelse hjælpe med kontaktinformationer og dokumentation. En måned før afrejse fremsendes et informationsbrev, hvori detaljer vedrørende flyrejsen vil fremgå. Bagage Akademisk Rejsebureau afskriver sig økonomisk ansvar for bagage, der ankommer til destinationen med forsinkelse eller helt forsvinder i flyselskabers varetægt. Især på rundrejser kan bagageforsinkelse være til stor gene. Flyselskabernes kompensationspligt er meget begrænset. Kunder opfordres derfor til at tegne en bagageforsikring, som dækker ved bagagens bortkomst eller forsinkelse. Skadet eller forsvundet bagage skal anmeldes i lufthavnen ved ankomst, hvor der skal udfyldes en officiel anmeldelse. Denne skal senere benyttes hvis der skal rejses erstatningskrav hos forsikringsselskabet. Overdragelse Det er muligt at overdrage sin rejse (f.eks. i stedet for at afbestille) til enhver, der opfylder de nødvendige betingelser for at deltage i den pågældende rejse. På grund af de ofte benyttede restriktive flybilletter, er dette ikke tilrådeligt, da hele flybillettens pris da er fortabt. Såfremt overdragelse er mulig, skal ønsket herom fremsættes skriftligt senest 21 dage før afrejse. Når rejsen går til en destination, hvortil der kræves visum, vil fristen for, at overdragelse er mulig, være den samme som fristen for restbetaling af rejsearrangementet. Den oprindelige kunde vil i forbindelse med en overdragelse hæfte for alle ikke- refunderbare afholdte udgifter i forbindelse med rejsen, som f.eks. omkostninger til flybilletter og hotel. Ved overdragelse opkræves desuden et administrationsgebyr på kr. 500 pr. person, som betales af den oprindelige kunde. Ved overdragelse hæfter den nye rejsende for betaling af restbeløb og omkostninger, der følger af overdragelsen. Akademisk Rejsebureau forbeholder sig retten til ikke at gennemføre en overdragelse, hvis dette er teknisk umuligt pga. f.eks. regler og frister ved udstedelse af visum til fremmede lande. Aflysning Rejsen kan aflyses på grund af udefra kommende omstændigheder, som bureauet og dets samarbejdspartnere ikke har indflydelse på eller haft mulighed for at forudse (force majeure-lignende forhold). Rejsebureauet kan også aflyse rejsen pga. utilstrækkelig tilslutning. I disse tilfælde refunderes rejsens fulde pris, og kunden kan derudover ikke gøre krav på erstatning.

7/9 Akademisk Rejsebureau vil typisk aflyse en rejse, hvis situationen på destinationen f.eks. medfører, at flytrafikken fra Danmark indstilles. Rejsebureauet følger altid situationen opmærksomt på destinationen og læser bl.a. det danske udenrigsministeriums rejsevejledning, men er ikke som sådan forpligtet til at aflyse en rejse til en destination, alene fordi Udenrigsministeriets rejsevejledning ændres. Ændringer i program Tilkøb og aftenarrangementer Vi forbeholder os ret til at ændre programmet under hensyntagen til lokale forhold, vejrlig og force. Ved en rejseleders lovlige forfald alvorlig sygdom eller dødsfald - forbeholder Akademisk Rejsebureau sig retten til at erstatte en specialiseret rejseleder med en anden med tilsvarende kvalifikationer og gennemføre det annoncerede program. Dette gælder også hvis der er tale en i offentligheden kendt profil. Det er ikke muligt at afbestille en rejse med henvisning til rejseleders forfald. I forbindelse med nogle rejser vil Akademisk Rejsebureau tilbyde muligheden for tilkøb i form af aftenarrangementer, måltider og/eller programpunkter. Udbudte tilkøb vil altid finde sted på tidspunkter uden for det almindelige program. Tilkøb vil dermed aldrig falde sammen med eller træde i stedet for programpunkter, der indgår i rejsens grundpris. Tilbud om tilkøb fremsendes forud for rejsen, hvormed tilmelding skal foretages inden for den fremsatte tilmeldingsfrist. Bemærk, at tilmelding er bindende, fra det øjeblik Akademisk Rejsebureau modtager kundens accept af det fremsendte tilbud. Alle tilkøb er ikke-refunderbare og kan ikke ombyttes efter tilmelding. I tilfælde af at et udbudt tilkøb aflyses af Akademisk Rejsebureau, vil kunden modtage fuld refusion for det tilkøbte programpunkt eller aftenarrangement. Kunden har ikke ret til kompensation eller godtgørelse ud over prisen for det aflyste arrangement. Arrangørens erstatningsansvar Akademisk Rejsebureau optræder som agent for lokale hoteller og agenter. Akademisk Rejsebureaus ansvar for mangler samt person- og tingskade er begrænset til det erstatningsansvar vore leverandører har i henhold til internationale konventioner for fly, skibs og togtrafik. Flytrafik: Warszawa Konventionen, skibsrejser: Athen Konventionen, togrejser: COTIF/CIF Konventionen. Erstatningsbeløbene i de internationale konventioner er sædvanligvis meget lave. For personskader i forbindelse med flytransport ofte kun ca. kr. 100.000. Ved skibs- og togtransport dog lidt mere. Også erstatning for ødelagt bagage er meget begrænset. Ved flytransport for eksempel ca. kr. 120 per kg. indskrevet bagage. Ønsker kunden at være yderligere dækket for person- og tingskade på rejsen, skal kunden selv tegne den fornødne forsikring hos et forsikringsselskab.

8/9 Akademisk Rejsebureau påtager sig endvidere ikke ansvar for gennemførelsen af programpunkter, der ikke arrangeres af og/eller købes direkte af Akademisk Rejsebureau. Hvis kunden f.eks. har købt billet til en teaterforestilling, et museum eller et arrangement, som Akademisk Rejsebureau ikke står direkte for at formidle adgangen til, kan kunden ikke gøre krav mod bureauet, hvis gruppens program af den ene eller den anden grund inden afrejse eller i løbet af afviklingen ændres således, at kundens deltagelse i det individuelt købte arrangement umuliggøres. Hvis kunden på destinationen uden om Akademisk Rejsebureau køber en vare eller en ydelse af tredjepart, oppebærer Akademisk Rejsebureau intet ansvar. Dette er uanset om varen eller tjenesteydelsen f.eks. sælges på hoteller eller skibe, hvor Akademisk Rejsebureau har indlogeret sine gæster. Den rejsendes ansvar Det er den rejsendes ansvar at møde i lufthavnen på afrejsedagen på det i informationsbrevet angivne mødetidspunkt og sted. Møder den rejsende ikke i tide på afrejsedagen og som konsekvens deraf ikke når den bestilte afgang vil der hverken ydes hel eller delvis refusion eller kompensation. Rejsebureauet vil, såfremt den rejsende fremstiller ønske derom, forsøge at finde en alternativ afgang, så rejsedeltageren kan støde til gruppen på et senere tidspunkt. Rejsebureauet forpligter sig ikke til en fast tidsramme eller pris i den forbindelse. Udebliver rejsedeltageren fra et eller flere gennemførte programpunkter i forbindelse med rejsen, er det ikke muligt at få hverken hel eller delvis kompensation for disse programpunkter, dette uanset grund for udeblivelse. Rejser med Akademisk Rejsebureau er i udgangspunktet ikke egnede for personer der er meget dårligt gående, eller er afhængige af assistance eller hjælpemidler som eksempelvis kørestol eller rollator. På alle vore rejser er det nødvendigt, at den rejsende kan gå 2-3 km i almindeligt tempo med få korte stop undervejs. Til flere af de destinationer hvortil Akademisk Rejsebureau arrangerer rejser, er forholdene ikke egnede for gangbesværede eller handicappede. Er De gangbesværet eller på anden vis har gener der gør, at De sandsynligvis ikke kan deltage i et program på lige fod med de øvrige rejsedeltagere, anbefaler vi, at De konsulterer en medarbejder fra Akademisk Rejsebureau, inden De foretager en bindende tilmelding. Vi fraråder helt tilmelding, såfremt De er afhængig af hjælpemidler såsom personlig hjælper, kørestol, rollator o. lign. Akademisk Rejsebureau forbeholder sig retten til at afmelde en deltager uden refusion eller kompensation, hvis rejsebureauet vurderer at den rejsende er i en tilstand, hvor det ikke er forsvarligt for vedkommende at deltage på rejsen. I sådanne tilfælde vil samme vilkår som en afmelding pga. sygdom være gældende (se afsnit om Afbestilling )

9/9 Reklamation Reklamation over mangler på rejsen skal rettes til bureauet eller dets stedlige repræsentant, så snart manglen konstateres, således at Akademisk Rejsebureau eller bureauets repræsentant på destinationen (f.eks. rejselederen) straks kan forsøge at afhjælpe forholdet. Krav angående mangler, der ikke har kunnet afhjælpes på stedet, skal være rejsebureauet i hænde indenfor rimelig tid efter rejsens afslutning. Det skal specielt understreges, at kunden, som ovenfor beskrevet, har pligt til gøre opmærksom på en klage umiddelbart, når det problem, klagen vedrører, opstår. Klager kunden ikke på stedet, kan klagen ikke behandles ved hjemkomst jf. 26 stk. 1. i Lov om Pakkerejser. Oplyser rejsebureauet om en ændring af rejsen forud for afrejse, skal eventuel reklamation eller klage vedrørende dette anliggende indgives til rejsebureauet inden afrejse og i rimelig tid efter informationen er fremsendt af rejsebureauet. Gøres der ingen indsigelser fra kundens side indenfor rimelig tid betragtes dette som accept af den anmeldte ændring. Ved uenighed mellem rejsebureauet og den rejsende vedrørende mangler ved rejsen, kan sagen indbringes for Pakkerejseankenævnet, Røjelskær 11, 3. sal, 2840 Holte, tlf: 45 46 11 00. Prisændringer Værneting og lovvalg Vaccination Udeblivelse Rejsebureauet kan sænke prisen på rejsen (f.eks. ved salg af restpladser) uden at en kunde, der har købt rejsen til en højere pris, har krav på at opnå en plads på rejsen til den nu nedsatte pris. Værneting: Sø- og Handelsretten i København. Eventuelt søgsmål mod Akademisk Rejsebureau skal afgøres efter dansk ret og anlægges ved dansk domstol eller voldgift. Kontakt venligst egen læge, Statens Seruminstitut eller Rigshospitalets Rejseservice for oplysninger om vaccinationer osv. Passagerer, der udebliver fra aftalte afgangs- steder og/eller tidspunkter eller ikke kan tiltræde rejsen på grund af ugyldigt eller manglende rejsepas eller andre nødvendige rejsedokumenter, vil ikke kunne opnå godtgørelse af nogen art.