Vejledning til flyrejseaftalen

Transkript

1 Vejledning til flyrejseaftalen Økonomistyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Indholdsfortegnelse Side 2 af Indledning 3 2. Stikordsregister 3 3 Hvem kan bruge rammekontrakten? 5 4 Rammekontraktens varighed 5 5 Flystrækninger på Rammeaftalen 6 6 Procedure for bestilling af flyrejser 11 7 Fakturering og betalingsbetingelser 12 8 Leverandørens overbookning eller aflysning 12 9 Misligholdelse Tvister 13

3 Side 3 af Indledning Som en led i 3. fase af Statens Indkøbsprogram lancerer Økonomistyrelsen en ny indkøbsaftale for flyrejser. Den kalder vi Rammeaftale vedrørende personbefordring med fly. I forbindelse med den nye rammekontrakt har vi udarbejdet en vejledning til kunderne på aftalen. Formålet med vejledningen er at give et bedre overblik over aftalens indhold og gøre det lettere at overføre kontraktens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. I vejledningen finder du en række væsentlige informationer i rammekontrakten, men den kan ikke erstatte selve rammekontrakten. De flyruter, som er omfattet af aftalen, beskrives i vejledningens punkt 6. Ved at bruge kontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt. Du kan læse mere på hvor du også kan finde de enkelte vejledninger, delkontrakter og kontraktbilag. 2. Stikordsregister Arbejdsdag: Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsdag og grundlovsdag. Dag: Kalenderdag. Fakturamodtager: Den Kunde, hvortil faktura skal udstedes. Rammeaftale: Rammeaftalen indeholder informationer om indkøb af flyrejser. Kunden: De i punkt 4 afgrænsede statslige institutioner, selvejende institutioner, kommuner, regioner og Folketinget. Flyrejseaftale: En aftale om personbefordring med fly indgået mellem Leverandøren og Kunden. Billettype Billettyper fremgår af Kontraktbilag 1B, Kravspecifikationen. Billettyperne er: One-way, returbillet (med start f.eks. København New York) og omvendt returbillet (med start fx New York-København)

4 Billetklasse Billetklasser fremgår af Kontraktbilag 1B, Kravspecifikationen, hvor de overordnede billetklasser er Økonomiklasse og Business Class. Side 4 af 13 One-way billet En One-way billet defineres som en enkelt flyrejse ud eller hjem (A til B eller B til A). Returbillet En Returbillet defineres som en flyrejse ud og hjem igen (A til B samt B til A). Omvendt Returbillet En Omvendt Returbillet defineres som en flyrejse hjem og ud igen (B til A samt A til B). Økonomiklasse Økonomiklasse er den eller de bookingklasser, der ikke opfylder samtlige nedenfor angivne minimumskrav til Business Class. Økonomiklasse benævnes i flybranchen oftest Economy Class og inkluderer såvel restriktive som fleksible økonomiklassebilletter. Ved restriktiv økonomiklasse forstås, at Kunden ikke kan ændre afgangs- og/eller hjemrejsetidspunkt eller annullere og få refunderet billetten. Dog kan skatter og afgifter altid refunderes på restriktive økonomiklassebilletter. Ved fleksibel økonomiklasse forstås, at Kunden kan ændre afgangs- og hjemrejsetidspunkt samt annullere og få refunderet billetten inkl. skatter og afgifter uden gebyr. Business Class Business Class omfatter følgende ydelser 1. Adgang til Prioriteret Check-in 2. Adgang til lounge 3. Mad og drikke inkluderet i billetprisen 4. Placering forrest i flyet 5. Færre passagerer pr. steward(esse) 6. Bedre plads og forhold til at hvile under rejsen. På Oversøiske destinationer skal den ekstra plads og forhold til at hvile udmønte sig i form af bredere sæder, og sæder der helt eller delvist kan lægges ned. Den eller de bookingklasser, der opfylder ovenstående punkter, hører under Business Class. Business Class inkluderer de klasser, som i flybranchen oftest benævnes Business Class og First Class. Prioriteret check-in Separat skranke kun tilgængelig for given klasse (evt. også hyppigt rejsende via medlemskab af selskabets frequent flyer ordninger).

5 Ændring af billet Ændringer vedrører afgangstidspunkt(er) eller hjemrejsetidspunkt(er). Side 5 af 13 Refundering Billetprisen inkl. skatter, afgifter og evt. andre tillæg refunderes. Online check-in Den rejsende kan checke ind via Internettet. Forsalg Billetterne kan bestilles fra et givent tidspunkt før afrejse. Maksimum ophold Restriktion på billet, der kræver, at ophold på destination maksimalt strækker sig over et nærmere angivet tidsinterval. Add-on Muligheden for, at Kunder fra provinsen kan starte deres rejse fra/til Aalborg, Aarhus, Sønderborg, Karup, Billund og Bornholm og tilslutte sig rejsen ud af København. 3 Hvem kan bruge rammekontrakten? Statslige institutioner er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at bruge Rammekontrakten, hvis institutionen skal købe flyrejser, der er omfattet af kontrakten. I kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner der kan benytte Rammekontrakten. Listen er dog ikke udtømmende og er du i tvivl om I som selvejende institution kan benytte rammeaftalen anmodes du om at kontakte indkøbssekretariatet. Kommuner og regioner kan tillige gøre brug af Rammekontrakten under forudsætning af, at de pågældende kommuner og regioner inden kontraktens underskrift har tilkendegivet overfor Økonomistyrelsen, at de ønsker at have mulighed for at tilmelde sig kontrakten. Hvis de førnævnte ønsker at tilslutte sig aftalerne, er de ligeledes forpligtet til at bruge dem i de to år, kontrakten gælder. De kan tilslutte sig aftalerne primo januar til 1. marts Læs mere om tilmeldingsproceduren på eller i bilag 3 og 7. 4 Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i to år. Den træder i kraft den 1. januar 2009 og gælder frem til den 31. december Økonomistyrelsen har derudover mulighed for at forlænge kontrakten to gange ét år. Ved forlængelse af en kontrakt vil der blive informeret herom på

6 Side 6 af 13 5 Flystrækninger på Rammeaftalen Fælles for strækningerne er: Billetter skal købes via rejsebureauet, som også oplyser om afgange og afgangstidspunkter. Se punkt 7 for procedure for bestilling af flyrejser. Der er en begrænsning på, hvor lang tid den rejsende må have ophold på destinationen, hvilket er 12. mdr. Danske destinationer København Aalborg håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med bagage på 20 kg. København Aarhus håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med bagage på 20 kg. Europæiske destinationer København Bruxelles På denne destination kan både SAS og Brussels Airlines anvendes. Kunden skal vælge den Leverandør, der tilbyder de ydelser, som passer bedst til Kundens behov ud fra en vurdering af de følgende punkter under denne destination. Se mere om bestilling i punkt 7. Det er ikke muligt at købe One-way billetter på denne destination hos SAS, dog er der mulighed for det med Brussels Airlines. Med SAS er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, via Med Brussels Airlines er der mulighed for at checke ind online i København og i Bruxelles er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen og online. Ved køb af økonomiklassebillet hos SAS kan hver passager medtage en håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med bagage på 20 kg. Ved køb af Økonomiklasse billet hos Brussels Airlines kan hver passager

7 medtage en håndbagage på 6 kg., og der kan checkes ind med bagage på 20 kg. SAS og Brussels Airlines tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus, Side 7 af 13 København London håndbagage på 8 kg, og der kan checkes ind med bagage på 20 kg. København Paris håndbagage på 8 kg., og der kan indcheckes bagage på 20 kg. København Stockholm håndbagage på 8 kg., og der kan indcheckes bagage på 20 kg. København Oslo håndbagage på 8 kg., og der kan indcheckes bagage på 20 kg.

8 København Düsseldorf På denne destination skal Air Berlin anvendes. I København er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, online og ved gate. I Düsseldorf er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, via håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 1 stk. bagage på 20 kg. Side 8 af 13 København Berlin På denne destination skal Air Berlin anvendes. I København er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, online og ved gate. I Berlin er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, via håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind bagage på 20 kg. København Amsterdam På denne destination skal Air France anvendes. Der er mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen og online. håndbagage på 15 kg., og der kan checkes ind med 1 stk. bagage på 20 kg. Air France tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus, København Riga På denne destination skal Air Baltic anvendes. Der er mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen og online. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 1 stk. bagage på 20 kg. Air Baltic tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus, København Tallinn På denne destination skal Estonian Air anvendes. I København er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen. I Tallinn er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen og online.

9 Ved køb af økonomiklasse billet kan hver passager medtage en håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 1 stk. bagage på 30 kg. Side 9 af 13 København Vilnius På denne destination skal Air Baltic anvendes. Der er mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen og online. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 1 stk. bagage på 20 kg. Air Baltic tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus, København Pristina Der er mulighed for at checke ind ved automat i Københavns lufthavn. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 2 stk. bagage på i alt 20 kg. København Stavanger SMS/voice, online og ved gate. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med bagage på 20 kg. København Reykjavik På denne destination skal Icelandair anvendes. Der er mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, online, ved gate og i lounge. håndbagage på 6 kg., og der kan checkes ind med 5 stk. bagage på 20 kg i alt. Icelandair tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus,

10 København Helsinki På denne destination skal Finnair anvendes. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 1 stk. bagage på i alt 20 kg. Side 10 af 13 Oversøiske destinationer København New York, N.Y. På denne destination skal Icelandair anvendes. Der er mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, online, ved gate og i lounge. håndbagage på 5 kg. og ved køb af businessclassbilletter kan hver passager medtage en håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 2 stk. bagage på i alt 32 kg for begge klasser. Icelandair tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus, København Washington, D.C. SMS/voice og online i København og i Washington D.C. er der mulighed for online tjek ind. Ved køb af økonomiklasse- og business class billetter kan hver passager medtage et stk. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med 2 stk. bagage på i alt 32 kg. København Beijing I København er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, via SMS/voice og online og i Beijing er der mulighed for online check ind. Ved køb af økonomiklasse- og business class billetter kan hver passager medtage et stk. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med bagage på 30 kg.

11 Side 11 af 13 København Bangkok På denne destination skal Finnair anvendes. I København er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, via SMS/voice og online og i Bangkok er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavn og online. håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med en bagage på 20 kg. Ved køb af businessclassbilletter kan hver passager medtage en håndbagage på 10 kg. og der kan checkes ind med bagage på 30 kg. København Delhi På denne destination skal Swiss International Airlines eller Austrian Airlines anvendes. I København er der mulighed for at checke ind ved automat i lufthavnen, via Ved køb af økonomiklasse- og businessclassbilletter kan hver passager medtage en håndbagage på 8 kg., og der kan checkes ind med bagage på 30 kg. Leverandørene tilbyder Add-on fra/til provinslufthavnene i Aalborg, Aarhus, 6 Procedure for bestilling af flyrejser Bestilling af flybilletter kan kun ske via Kundens rejsebureau(er) jf. Kontraktbilag 13. Rejsebureauet er Calson Wagonlit Travel A/S, indtil der findes et fælles rejsebureau for hele staten. Kontrakten forventes at træde i kraft marts Når Kunden kontakter rejsebureauet, har denne pligt til at bestille flyrejser hos den leverandør, der er nævnt ovenfor i de enkelte destinationer. Vedrørende destinationen København- Bruxelles og København-Delhi: Bestilling af flyrejse sker enten hos hhv. SAS eller Brussels Airlines /Swiss International Airlines eller Austrian Airlines, som også er nævnt oven for under destinationen. Kunden skal vælge den Leverandør, der tilbyder de ydelser, som beskrevet oven for under destinationen, og som passer bedst til Kundens behov. Kunden kan eksempelvis tage udgangspunkt i den konkrete afgang og se, hvilken leverandør som tilbyder den billigste afgang på det ønskede tidspunkt.

12 Leverandøren kan ikke regulere på prisen på den bestilte flybillet efter bestillingsøjeblikket. Kunden kan afbestille billetten inden for 24 timer efter bookingtidspunktet. Side 12 af 13 7 Fakturering og betalingsbetingelser Leverandøren kan alene kræve separat betaling for en ydelse, såfremt det fremgår af Rammeaftalen eller Kontraktbilagene at Leverandøren har adgang til dette. Det understreges i den forbindelse, at Leverandøren er berettiget til at kræve separat betaling for Add-on billetter, jf. Kontraktbilag 4, pkt. 5. Yderligere vejledning til priser findes i vejledning til prisbilaget, som kan findes på hjemmesiden Fakturering sker på den måde, at Kundens rejsebureau afregner med Leverandøren (se også Kontraktbilag 12). Leverandøren kan ikke fakturere Kunden for booking, hvis Kunden har afbestilt inden for 24 timer efter bookingtidspunktet. 8 Leverandørens overbookning eller aflysning Aflyser Leverandøren en flyafgang på en destination, hvor Kunden har købt en flyrejse, har Leverandøren misligholdt Rammeaftalen. Se punkt 10 om konsekvensen af misligholdelsen. Kan Leverandøren ikke stille den/de flybillet(er) til rådighed, som fremgår af den aftale Kunden har indgået med Leverandøren, skal Leverandøren booke en flyrejse af minimum samme klasse til Kunden hos en anden Leverandør og erstatte eventuelle meromkostninger i den forbindelse. 9 Misligholdelse Der foreligger en mangel, hvis ydelserne ikke opfylder kravene i Rammeaftalen eller i øvrigt ikke svarer til det, som Kunden med føje kan forvente. Hvis Leverandøren misligholder sine forpligtelser efter Rammeaftalen, skal Leverandøren iværksætte afhjælpning heraf. Såfremt Leverandøren væsentligt misligholder en flyrejseaftale, (fx fordi Leverandøren, væsentligt misligholder den pågældende flyrejseaftale), kan Kunden ophæve den pågældende flyrejseaftale med øjeblikkelig virkning og herefter kræve erstatning fra Leverandøren. Såfremt Leverandøren gentagne gange væsentlig misligholder indgåede flyrejseaftaler indgået med samme Kunde, kan denne Kunde af Økonomistyrelsen

13 blive løst af sin forpligtelse til at anvende Rammeaftalen. Økonomistyrelsen orienterer i givet fald Leverandøren herom. Side 13 af 13 Kunden er til enhver tid berettiget til at kræve afhjælpning i stedet for ophævelse. Hvor ikke andet følger af bestemmelserne i Rammeaftalen, gælder dansk rets almindelige bestemmelser om misligholdelse. 10 Tvister Rammekontrakten er underlagt dansk ret. Hvis der sker uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende Rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning forhandle for at løse tvisten inden for Rammekontraktens bestemmelser. I tilfælde af tvister kan Indkøbssekretariatet kontaktes gennem Økonomistyrelsens Rådgivning og Support på oers@oes.dk eller på tlf (mandag til fredag mellem kl og kl ).