Christiansø Skagen Hirtshals Bornholm Frederikshavn Sindal Løkken-Vrå Hjørring Sæby Pandrup Brønderslev Læsø Dronninglund Åbybro Hanstholm Fjerritslev Brovst Hals Hørsholm Aalborg Allerød Thisted Nibe Birkerød Løgstør Sejlflod Farum Søllerød Støvring Års Skørping Morsø Sydthy Farsø Sundsøre Hadsund Sallingsund Arden Nørager Ålestrup Mariager øst (Havndal) Thyborøn-Harboør Thyholm Mariager vest Spøttrup Hobro Møldrup Skive Nørhald Purhus Rougsø Tjele Lemvig Randers Struer Vinderup Fjends Viborg Sønderhald vest øst Bjerringbro Langå Holstebro Hvorslev Hadsten Rosenholm Aulum-Haderup Karup Ulfborg-Wemb Kjellerup Hinnerup Hammel Gjern Trehøje Silkeborg Ikast Ringkøbing Galten Århus Herning Ry Hørning Videbæk Them Nørre Djurs Midtdjurs Grenå Rønde Ebeltoft Lyngby-Tårnbæk Værløse Gentofte Gladsaxe Ledøje-Smørum Herlev Ballerup Glostrup Albertslund Frederiksberg Rødovre København Høje Tåstrup Brøndby Hvidovre Vallensbæk Ishøj Tårnby Dragør Greve Græsted-Gilleleje Helsingør Helsinge Holmsland Skjern Egvad Åskov Brande Nørre Snede Give Brædstrup Tørring-Uldum Skanderborg Gedved Horsens Odder Samsø Hundested Fredensborg-Humlebæk Frederiksværk Hillerød Nykøbing-Rørvig Karlebo Skævinge Trundholm Jægerspris Slangerup Frederikssund Stenløse Dragsholm Ølstykke Blaabjerg Ølgod Grindsted Jelling Vejle Hedensted Juelsminde Kalundborg Bjergsted Holbæk Svinninge Skibby Bramsnæs Gundsø Blåvandshuk Varde Esbjerg Billund Helle Brørup Holsted Vejen Bramming Egtved Lunderskov Børkop Fredericia Middelfart Kolding Nørre Åby Bogense Otterup Søndersø Munkebo Kerteminde Roskilde TornvedJernløse Hvidebæk Lejre Hvalsø Tølløse Høng Ramsø Gørlev Dianalund Solrød Stenlille Skovbo Ringsted Køge Slagelse Sorø Fanø Ribe Rødding Gram Vamdrup Christiansfeld Vojens Haderslev Ejby Vissenbjerg Odense Årup Langeskov Nyborg Ullerslev Tommerup Årslev Assens Glamsbjerg Ørbæk Broby Haarby Ringe Ryslinge Korsør Hashøj Skælskør Vallø Suså Haslev Stevns Fuglebjerg Rønnede Holmegård Fakse Næstved Fladså Skærbæk Nørre Rangstrup Fåborg Egebjerg Gudme Præstø Bredebro Løgumkloster Rødekro Åbenrå Nordborg Svendborg Tranekær Vordingborg Langebæk Højer Tønder Tinglev Sundeved Augustenborg Lundtoft Gråsten Sønderborg Sydals Rudkøbing Ravnsborg Nørre Alslev Møn Bov Broager Ærøskøbing Marstal Sydlangeland Nakskov Højreby Maribo Rudbjerg Sakskøbing Nykøbing Falster Stubbekøbing Rødby Holeby Nysted Sydfalster Under 20.000 indbyggere uden samarbejde Under 20.000 indbyggere ønsker sammenlægning Ny struktur på geodataområdet Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen Januar 2005 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 1
Kortet på forsiden er hentet fra Indenrigs- og Sundhedsministeriets hjemmeside. Det er baseret på tilbagemeldinger fra kommuner den 18. januar 2005 med ønsker til fremtidigt tilhørsforhold i forbindelse med kommunalreformen. 2 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Ny struktur på geodataområdet Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen Januar 2005 Denne rapport er udarbejdet i 2004 for Geoforum Danmark af Bente Neerup, Hjørring kommune, medlem af Geoforums bestyrelse. Rapporten er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. januar 2005. Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 3
4 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Forord Geoforum Danmark arbejder på landsplan for at fremme den samfundsmæssige nytte af geogra f isk information. Foreningen ønsker med dette indlæg at yde et bidrag til, at der sker en fremadrettet og konstruktiv udvikling på geodataområdet i forbindelse med implementeringen af den nye administrative struktur. Geodataområdet skal som udgangspunkt forstås meget bredt, idet geodata def ineres som alle data, der rummer en direkte eller indirekte henvisning til et bestemt sted eller et geograf isk område. Geodata er grundlaget for den geograf iske information, som vi alle anvender i større eller mindre grad både arbejdsmæssigt og privat de f leste nok uden at tænke nærmere over det. Den øgede digitalisering af den offentlige forvaltning og af samfundet som helhed har imidlertid øget behovet for en effektiv udveksling og anvendelse af aktuelle og troværdige data. Det gælder også for geodata, der - som en del af et fælles administrationsgrundlag - kan bidrage til at forbedre og effektivisere opgaveløsningen i såvel den offentlige som den private sektor. Implementeringen af kommunalreformen vil betyde, at der under alle omstændigheder skal bruges ressourcer på at omlægge geodata og tilpasse organiseringen af området. Det bør tilstræbes, at disse ressourcer bruges bedst muligt og resulterer i den størst mulige nyttevirkning i de nye organisationer. De hidtidige erfaringer peger på, at arbejdet med geodata har en tendens til at føre sit eget liv ved siden af øvrige arbejdsprocesser. Opgavef lytninger i forbindelse med kommunalreformen vil muligvis fjerne nogle af disse problemer, men næppe dem alle. Der vil oven i købet opstå nye både i forbindelse med sammenlægning af kommuner og i forbindelse med overførsel af opgaver fra amter til stat og kommuner. Geoforum konstaterer dog med glæde, at mange gode kræfter nu arbejder med disse problemstillinger. Det gælder især Servicefællesskabet for Geodata (SFG) og de parter, der indgår heri, men også andre aktører som KTC (Kommunal Teknisk Chefforening). Det er imidlertid vores vurdering, at der i høj grad er behov for, at også Geoforum, som medlemsforening for branchen, medvirker til at få samlet op og skubbet på udviklingen både på centralt niveau og lokalt hos de enkelte myndigheder for at sikre, at såvel anvendelse af geograf isk information som produktion af geodata optimeres. Også den private sektor skal være aktive medspillere, dels som producenter og udviklere og dels som brugere af det fælles geograf iske administrationsgrundlag. Dette samspil er fundamentet for en dynamisk og innovativ udvikling, der kan medvirke til at sikre Danmark en førerposition ved realisering af visionerne for digital forvaltning. Projektet er opdelt i 3 dele: Indledning: Med udgangspunkt i en forståelse for den geograf iske informations centrale betydning redegøres for, at Geoforums overordnede mål er sammenfaldende med mål og visioner for den digitale forvaltning. Endvidere peges på, at strukturreformen er en oplagt lejlighed til at realisere disse mål. I relation hertil præsenteres projektets fokusområder. Eksempler: Her gennemgås nogle få eksempler, der på forskellig vis illustrerer de principielle problemstillinger, som indgår i projektets fokusområder. Anbefalinger: Geoforums generelle anbefalinger med forslag til nødvendige tiltag og forslag til det videre arbejde. Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 1
Indholdsfortegnelse Forord...s. 1 Indledning...s. 3 1. Geograf isk information...s. 3 2. Udfordringerne...s. 5 Strategi for digital forvaltning Anvendelse af geograf isk information et ekstra potentiale 3. Problemstillinger i fokus...s. 8 Geograf isk information og den generelle IT- infrastruktur En fælles infrastruktur for geograf isk information Eksempler...s. 13 1. Manglende integration mellem geograf isk information og den generelle IT- infrastruktur...s. 13 Eksempel A: ESDH og GIS Udfordringer nu 2. Implementering af en fælles infrastruktur for geograf iske referencedata...s. 18 Eksempel A: Adresser Eksempel B: Veje Eksempel C: Vandløb Eksempel D: Bygninger Udfordringer nu Anbefalinger...s. 27 1. Den overordnede koordinering af geodata skal styrkes og beføjelser til realisering skal samles ét sted...s. 28 2. Der skal stilles krav til indhold, kvalitet, aktualitet og tilgængelighed for de mest anvendte geodata...s. 29 Entydig fastlæggelse af ansvar for data Sikring af ressourcer 3. Synliggørelse, dialog og kompetenceopbygning...s. 31 4. Forslag til det videre arbejde i forbindelse med kommunalreformen...s. 31 Noter...s. 32 2 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Indledning 1. Geografisk information Vi er alle meget kompetente brugere af geograf ien og har en fælles forståelse af hvordan steder er placeret i forhold til hinanden. Alle har en præcis opfattelse af hvor de bor, børn kan nemt f inde frem og tilbage til skolen, vi kan alle ad forskellige ruter komme på arbejde, vi kender lokalområdet og indkøbsmulighederne, vi kan navnene på landsdelene og også de største byer i Danmark. Lidt sværere bliver det når vi taler om mere abstrakte bestemmelser af steder. Vi ved alle hvilken kommune vi bor i og i hvilket postdistrikt, mens andre administrative inddelinger som f.eks. planområder, vurderingskredse, ejerlav og endda matrikelnummeret på den ejendom hvor vi bor, får mange til at tøve. For de der arbejder professionelt med administrative inddelinger, uanset om det er offentlige organisationer eller private virksomheder, er præcise def initioner af de relevante steder væsentlige for effektiviteten og resultaterne af det daglige arbejde. Hvis og sådan er det næsten altid de def inerede steder er et fælles administrativt grundlag for mange, bliver det afgørende at der er en entydig og klar forståelse af placeringen, hvad enten det så er punkter (fx adresser), områder/f lader (fx lokalplanområder og servicedistrikter) eller strækninger/linier (fx veje, forsyningsledninger og åer). Stederne anvendes ikke nødvendigvis på samme måde i forskellige organisationer og der kan være forskellige former for informationer knyttet til stederne, men placeringen er den samme. Et eksempel: Postbude af leverer breve på adresser og derfor udvikles systemer i Post Danmark til distribution af post baseret på koordinatsatte adresser og relevant information om modtageren på den konkrete lokalitet. Tilsvarende udvikles der løsninger i kommunerne, hvor byggesager relateres til adresser, som herefter benyttes ved kommunikation med ejeren og til søgning efter tilknyttet information i den videre sagsbehandling. Adressens geograf iske placering er i de to tilfælde den samme, men anvendelsen og de tilknyttede informationer er forskellige de er tilpasset de konkrete behov og anvendelser. Vi taler om geograf isk information eller stedbestemt information. Den geograf iske sammenhæng skabes gennem stedernes lokalisering i form af koordinater (X,Y og i mange tilfælde også Z, altså i højden), som kan håndteres i IT-systemer. Hvis og når der er en fælles enighed på tværs af administrative niveauer (stat, amt/region og kommuner) samt i relation til den private sektor, om de grundlæggende bestemmelser af steder, vil det være uendeligt meget lettere at dele og udveksle informationer mellem myndigheder. Samtidig vil den borgerrettede service også kunne udvikles og dermed styrke demokratiseringsprocesserne, f.eks. fordi mange oplysninger om det samme sted kan vises samtidigt og på en meget overskuelig måde. Borgernes adgang til information, kommunikation med myndighederne og muligheder for åbenhed i samfundsdebatten er absolut lige så vigtige i den samlede forståelse af den geograf iske dimensions potentiale. Erkendelsen er på ingen måde ny, men den aktuelle kommunalreform er en historisk mulighed for at forene kræfterne og opnå et fælles administrativt grundlag, hvor geodata i bred forstand er et vigtigt fundament for den frie distribution af information, optimering af ressourceanvendelsen og udviklingen af den digitale forvaltning. Hvis denne geograf iske koordinering realiseres vil vi ikke alene forbedre arbejdsbetingelserne og kommunikationen med borgere, erhvervslivet og andre interessenter, men også bidrage væsentligt til at bringe Danmark i en førerposition på globalt plan i realiseringen af digital forvaltning. Samspillet mellem på den ene side de offentlige myndigheder og på den anden side virksomhederne i den private sektor, er essentiel i udviklingen. Offentlige organisationer har administrative og forvaltningsmæssige opgaver, der skal løses. Opgaverne er i evig forandring og det stiller krav til data og de værktøjer, som skal være til rådighed. Den private sektor er vigtig som producent af basale data, fx i form af kort og geodata, samt systemer og løsninger der opfylder de konkrete behov for den effektive digitale forvaltning. Den private sektor er endvidere en vigtig faktor i form af det innovative element, der er væsentlig for virksomhedernes eksistens, men som samtidig introducerer nye teknologier og nye produkter, f.eks. i form af geodata, der inspirerer til videreudvikling indenfor en bred vifte af anvendelsesområder. I forbindelse med den omfattende reorganisering af den offentlige sektor er geodataområdet et nøgleområde, hvor der kan skabes en fremtidssikret infrastruktur, som markant vil medvirke til et effektivt samspil mellem aktørerne i den digitale forvaltning. De, der tager ejerskab til dette nøgleområde, vil få meget stor indf lydelse på hvordan kommunikationen mellem organisationer, mellem borgerne og den offentlige forvaltning samt mellem den private og den offentlige sektor løbende kan tilpasses fremtidens behov. Tankegangen omkring den digitale forvaltning og betydningen af geodata i denne sammenhæng bygger på tidligere udviklingsprojekter som Det Digitale Danmark omstilling til netværkssamfundet (1999), IT-Fyrtårnet Det Digitale Nordjylland (2000-2003 med 20 projekter om digital forvaltning) og Den Digitale Taskforce, der blev oprettet i august 2001 med det formål at fremme omstillingen til digital forvaltning på tværs af den offentlige sektor. Den digitale Taskforce udgav i januar 2002 en rapport om Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 3
Indledning geodata, som førte til oprettelsen af Servicefællesskabet for Geodata. Geoforum er af den opfattelse, at den digitale forvaltning skal være med til at skabe standardisering og åbenhed omkring de offentlige datasamlinger. Kun derved bliver det muligt for alle parter at få let og lige adgang til de informationer, som skal være grundlaget for udvekslingen af informationerne mellem parterne. Dette vil være med til at sikre et højt niveau i udviklingen af nyttige applikationer både i den offentlige og i den private sektor til understøttelse af de forskellige arbejdsprocesser. I den forbindelse må det også understreges, at tiltag til at begrænse adgangen til de forskellige offentlige data kan få en negativ indf lydelse på denne udvikling. Dette peger også på anvendelsen af åbne snitf lader som indgangen til de offentlige datasamlinger, så der ikke etableres nye f laskehalse eller blokeringer for den åbne anvendelse af informationerne. Geoforum vil med dette udredningsarbejde i forbindelse med kommunalreformen yde sit bidrag til at der skabes et fælles administrationsgrundlag for den digitale forvaltning, hvor den geograf iske dimension får en central position. 4 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Indledning 2. Udfordringerne Strategi for digital forvaltning I Den offentlige sektors strategi for digital forvaltning 2004-06 - realisering af potentialet, som er udarbejdet af Regeringen, KL, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune i februar 2004 1 er der formuleret en vision og en række pejlemærker. Baggrunden er de udfordringer, som den offentlige sektor står overfor i de kommende år. Udfordringerne kræver, at indførelsen af digitale løsninger udnyttes til at understøtte moderniseringen af arbejdsgange og serviceydelser. I strategien er visionen for digital forvaltning formuleret: Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj service kvalitet, hvor borgere og virksomheder er i centrum. Strategien indeholder pejlemærkerne: Pejlemærke 1: Den offentlige sektor skal levere sammenhængende ydelser med borgere og virksomheder i centrum. Pejlemærke 2: Digital forvaltning skal skabe øget servicekvalitet og frigøre ressourcer. Pejlemærke 3: Den offentlige sektor skal arbejde og kommunikere digitalt. Pejlemærke 4: Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og f leksibel it-infrastruktur. Pejlemærke 5: Offentlige ledere skal gå forrest og sikre, at deres organisation kan realisere visionen. Det er centralt i strategien, at den enkelte institutions IT-udvikling harmonerer med udviklingen af en fællesoffentlig IT-arkitektur, som muliggør integration mellem forskellige IT-systemer. Strategien peger samtidig på, at der på en række områder er behov for at etablere et fælles sprog, som indebærer, at dataformater i den enkelte myndighed lever op til en fælles, åben, national standard. Det er også nødvendigt, at myndighederne kan udnytte hinandens data, uden at komme på tværs af den enkelte borgers ret til fortrolighed i forholdet til det offentlige. Geoforum ser store samfundsmæssige nytteværdier i den igangsatte digitalisering af den offentlige forvaltning og vil bl.a. med udgangspunkt i Strategi for digital forvaltning 2004-06, fremhæve den geograf iske dimension som et ekstra potentiale. Anvendelse af geograf isk information et ekstra potentiale Digital, geograf isk information er produceret og anvendt i mange offentlige og private organisationer igennem mere end 20 år. Det er kendetegnende, at forskellige grunddata som f.eks. standardiserede kort (kommunernes tekniske kort, matrikelkort o.a.) har dannet baggrund for forskellige former for tematisk registrering. Samtidig er det dog hovedreglen, at de tematiske registreringer i vidt omfang er anvendt af den enkelte organisation til interne formål (registrering, administration m.v.) og til ekstern publicering enten i form af trykte materialer eller visning på Internettet. Kun i relativt begrænset udstrækning har der været en udveksling af tematiserede, geograf iske data internt mellem myndigheder eller mellem myndigheder og private virksomheder. Det er typisk indenfor de tekniske områder, at anvendelsen af geograf isk information er udbredt. Opgaveløsninger i forbindelse med fysisk planlægning, registrering af forsyningsledninger (el, vand, varme, gas etc.) og indenfor miljøområdet er oplagte eksempler. Behovet for digital registrering af gasledninger førte til, at de regionale gasselskaber i slutningen af 80 er var drivende kræfter i etableringen af kortdatabaser samt fastlæggelse af de første fælles standarder. Standarderne er efterfølgende videreudviklet til det der i dag kaldes kommunale, tekniske kort. Tilsvarende har Kort & Matrikelstyrelsen siden 1980 erne arbejdet med digital kortproduktion indenfor bl.a. matrikelkort og topograf iske kort. Det landsdækkende kort TOP10DK har udbredt anvendelse indenfor den offentlige forvaltning, såvel på stats-, amts- som kommuneniveau. I amterne er TOP10DK det dominerede underlag for tematiske registreringer. Kort & Matrikelstyrelsen har endvidere etableret digitale services, som benyttes til internetvisning af kort for offentlige og private kunder, der indgår aftaler herom. De kommunale, tekniske kort og de topograf iske kort fra Kort & Matrikelstyrelsen anvendes eksempelvis i forbindelse med: Digitale kommuneplaner på mange kommuners hjemmesider Forsyningsvirksomheders oplysninger til borgerne om stikledningers placering Amternes visning af en lang række natur- og miljøtemaer Fugleskyttelsesområder og habitatområder på Skovog Naturstyrelsens hjemmeside I 1997 blev der nedsat et udvalg af KL og det daværende Boligministerium (Grundkortudvalget). Udvalgets Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 5
Indledning formål var at sikre en økonomisk og teknisk anvendelse af ressourcerne til fremstilling og vedligeholdelse af grundkortdata. Det skulle også sikres, at principperne for samarbejdet om teknisk og topograf isk kortlægning blev konkretiseret. Det væsentligste resultat af arbejdet i Grundkortudvalget er fastlæggelse af fælles objekttyper (FOT) i de tekniske og topograf iske kortdatabaser og gennemførelsen af f lere fælles produktioner baseret på de aftalte specif ikationer. I 2003 er formålet med samarbejdet udvidet med at der skal tages udgangspunkt i tilvejebringelsen af en national geograf isk infrastruktur, baseret på geograf iske objekter i stedet for to digitale korttyper, de tekniske og topograf iske kort. De digitale (basis)kort og datasamlinger har været en handelsvare, der har haft stor betydning for udviklingen af hele geodatasektoren og anvendelsen af geograf isk information i Danmark. Samspillet mellem offentlige dataejere og private producenter har f.eks. resulteret i etableringen af landsdækkende vejnets- og adressedatabaser. Initiativerne har medført anvendelser indenfor såvel offentlig service som private, kommercielle aktiviteter. Blandt disse kan nævnes: Internetløsninger med adressesøgninger og rutevisninger på bl.a. Krak, Eniro Danmark og De Gule Sider (TDC) Rejseplanen Alarm 112 Turistportaler der indeholder informationer om f.eks. overnatningsmuligheder og seværdigheder, der kan præsenteres på kort Post Danmarks interne system til planlægning og optimering af postudbringningen De sidstnævnte eksempler viser forretningsbetonet anvendelse af geograf isk information, som kan og bør inspirere til mere integrerede løsninger i forbindelse med udviklingen af den digitale forvaltning. Store komplekse og tværsektorielle projekter, der kombinerer søgninger eller analyser i databaser med visninger på digitale kort, vil medføre betydelige gevinster for såvel servicekvaliteten, effektiviteten som ressourceudnyttelsen. Den aktuelle udvikling af amternes Miljøportal, der til trods for et reduceret ambitionsniveau i forhold til de oprindelige planer, rummer mange af de beskrevne elementer, er fortsat et af endnu kun få offentlige IT-projekter, som er i tråd med intentionerne i Strategi for digital forvaltning 2004-06. Årsagerne til fraværet af de store løsninger er ikke kun manglende viden, vilje eller ressourcer, men også at rammebetingelserne ikke er i orden. Her åbner kommunalreformen for nye muligheder, hvis anvendelsen af geograf isk information får en central placering i den basale infrastruktur på linie med den teknologiske infrastruktur og fastlæggelsen af åbne standarder for eksempel Fælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (FESD). Samtidig skal der peges på, at der i dag også er administrative og organisatoriske forhold, som hindrer en optimal udnyttelse af potentialet. Geoforum skal derfor opfordre til at barrierer for nyttiggørelsen af geograf isk information i den digitale forvaltning identif iceres og beskrives, og opfordrer til at der tages højde for disse forhold i forbindelse med den mere detaljerede planlægning og tilrettelæggelse af organisation og arbejdsgange i den nye administrative struktur. Det fremgår af ovenstående, at Geoforums opfordringer er i klar overensstemmelse med programplanen fra Strategi for digital forvaltning 2004-06. 6 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Indledning Programplan Kilde: Strategi for digital forvaltning 2 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 7
Indledning 3. Problemstillinger i fokus Geograf isk information og den generelle IT-infrastruktur Udviklingsarbejdet vedrørende anvendelse af geograf isk information har gennem mange år været lidt af en niche hos mange myndigheder. Det skyldes historisk set, at arbejdet har krævet avanceret teknisk udstyr og eksperter til løsning af alle typer af opgaver selv almindelig brugerbetjening. Forholdene har heldigvis ændret sig. I dag har den teknologiske udvikling medført, at brugeradgangen er tilpasset standardbrugerf lader og at løsninger ofte kan integreres med f.eks. kontorpakker. I dag er udfordringen at skabe integrerede, tværgående løsninger jf. strategien for digital forvaltning, herunder arbejdet med at få def ineret og implementeret en fælles offentlig IT-arkitektur. I Håndbog for arkitektur for digital forvaltning hedder det: Den offentlige sektor i dag er i høj grad opdelt i øer eller siloer. og Mange steder i den offentlige sektor efterspørges samarbejde om interoperabilitet og standardiserede snitf lader mellem systemer. Der er et udbredt ønske om at kommende it-investeringer skal fremme genbrug og samtænkning på tværs af nuværende skel, for at kunne udvikle organisation og kompetencer. 3 I de integrerede, tværgående løsninger er GIS-funktionaliteten blot én type værktøj ud af f lere. Sagt med andre ord: Anvendelsen af geograf iske data og specif ik funktionalitet (geograf isk søgning, navigering i kort, zoom ud, zoom ind m.v.) er ikke det essentielle, men blot et redskab til at løse de daglige opgaver. Det rykker ved den gængse opfattelse af, at brugen af geograf isk information er forbeholdt medarbejdere med særlige kompetencer. Området har også kun i begrænset omfang haft ledelsesmæssig og politisk fokus som strategisk platform. Disse opfattelser er meget udbredte - især udenfor de tekniske områder - og det til trods for at rigtig mange myndigheder i dag anvender GIS. En opgørelse viser, at det gør alle amter og 92 % af kommunerne, se f iguren. En anden barriere er imidlertid, at datagrundlaget stadig kan være vanskeligt tilgængeligt. En af årsagerne hertil er, at de geograf iske data ofte lagres lidt kompliceret i den offentlige forvaltning. Det vil - med en teknisk formulering - sige, at beskrivende data om virkelighedens fysiske objekter typisk håndteres og lagres i traditionelle databaser, mens den geograf iske repræsentation af objekterne lagres fuldstændig adskilt i særskilte, graf isk orienterede databaser. Et godt eksempel på dette er data om bygninger. Der er gennem mange år registreret en lang række oplysninger i BBR, mens registrering af den geograf iske udstrækning har en helt anden oprindelse i de topograf iske og senere mere detaljeret i de tekniske kort. De to typer af registreringer har i dag hver deres tekniske def initioner og er placeret i to helt forskellige typer tekniske løsninger, hvorfor data ikke umiddelbart kan integreres. Skal der opnås fuldt udbytte af den geograf iske information er det nødvendigt, at der tænkes og arbejdes i hele objekter svarende til virkeligheden. Dvs. at der for ethvert objekt er en entydig sammenhæng mellem den geograf iske beskrivelse og al den øvrige beskrivende information i de digitale registreringer. Problemstilling i fokus (1): Manglende integration mellem geografisk information og den generelle IT-infrastruktur Geografi sk information er ikke synligt på topledelsesniveau Mangel på dialog mellem geodatafolk og ITfolk Datagrundlaget er ikke let tilgængeligt. Der mangler en standardiseret og objektorienteret tilgang til data Situationen i dag er, at både geodata-folk og IT-folk sidder med viden og erfaringer, som ikke bliver brugt optimalt. Dette kan ingen være tjent med og slet ikke borgere og virksomheder, der i sidste ende er målgruppen i strategierne for den digitale forvaltning. Geograf isk information kommer først til at indgå som fælles administrativt grundlag i de integrerede løsninger i den digitale forvaltning, når GIS-medarbejderne kommer i tæt dialog med kollegerne, der administrerer den generelle IT-infrastruktur. Kilde: IT-status 2004 4 8 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Indledning En fælles infrastruktur for geograf isk information En af de væsentlige - og ofte oversete - forudsætninger for, at digitalisering kan bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgere og virksomheder er i centrum, som det hedder i visionen for digital forvaltning 5, er etablering og vedligehold af de grundlæggende data, der skal bruges ved opgaveløsningerne. Med andre ord: ingen portalløsninger eller tværgående administrative systemer vil fungere optimalt, før datagrundlaget er i orden. Data skal være let tilgængelige, aktuelle, troværdige og standardiserede, så de uden problemer kan integreres i alle relevante opgaveløsninger. Et krav, der yderligere forstærkes, når borgere og virksomheder skal modtage service eller selv kunne servicere sig med udgangspunkt i samme datagrundlag. Der skal altså etableres et fælles datagrundlag, der kan fungere som et fælles administrationsgrundlag. Ikke at forstå som et nyt system, men derimod som et koncept for et samspil, hvor bestemte betingelser skal være opfyldt for at data og systemer kan indgå heri. Det skal bygge på forskellige typer af datasamlinger, som i så høj grad som muligt forbedrer og genbruger eksisterende data og systemer. 6 For at dette fælles grundlag også kan blive til gavn ved løsning af alle de mangeartede opgaver, der involverer geograf isk information, er det nødvendigt at få skabt en velfungerende fælles infrastruktur for denne information, som kan være en del af fundamentet for et fælles administrationsgrundlag. Forudsætning for en effektiv infrastruktur er at den er fuldt områdedækkende og fungerer på alle niveauer at den altid er til stede og tilgængelig at den er standardiseret og harmoniseret også internationalt at der afsættes de nødvendige ressourcer til udvikling og vedligeholdelse, med forståelse for, at der er tale om en lang tilbagebetalingstid at den vedligeholdes regelmæssigt αt der er klare retningslinier mht. ansvar for infrastrukturens drift, vedligeholdelse og udvikling at der er gode forbindelser til beslægtede infrastrukturer. Denne infrastruktur f indes ikke i dag, men der er mange aktiviteter i gang både for at skabe de nødvendige overordnede rammer, herunder politisk accept, og for at skabe det tekniske grundlag. At opbygge og vedligeholde en infrastruktur er en stor opgave, som kræver koordinerede indsatser på f lere niveauer. Det kræver bl.a. forandringer i arbejdsgange og IT-infrastruktur samt udførelse af en række éngangsopgaver alt sammen noget der under alle omstændigheder skal arbejdes med i forbindelse med den kommende ændring af den administrative struktur. Disse forandringer vil ikke kun involvere den offentlige sektor, men også den private. Det er derfor meget væsentligt, at kommunalreformen udnyttes til en koordineret indsats på infrastrukturområdet. Internationale tiltag Det initiativ, som især har sat fokus på geodata-området i EU, er arbejdet i INSPIRE (Infrastructure for Spatial Information in Europe). Der er i 2004 fremsat et forslag til EU-direktiv. I forslaget hedder det: Med dette direktivforslag skabes der en retlig ramme for oprettelsen og driften af en infrastruktur for geograf isk information i Europa med henblik på at formulere, gennemføre, overvåge og evaluere Fællesskabets politikker på alle niveauer og informere offentligheden. 7 INSPIRE vil bane vej for en gradvis harmonisering af geodata i medlemsstaterne. INSPIRE fokuserer pt. på miljøpolitik, men kan anvendes af andre sektorer og også senere udvides til at omfatte f.eks. landbrug, transport og energi. De mere konkrete mål er, at optimere mulighederne for at udnytte allerede disponible data ved at stille krav om dokumentation af eksisterende geodata, og ved at etablere tjenester, som kan lette adgangen til geodata og øge deres indbyrdes kompatibilitet, samt ved at rydde hindringer for udnyttelsen af geodata af vejen. Som det gælder for EU-direktiver er der lang vej til en fuld implementering. Implementeringen vil forløbe trinvist over de næste ca. 10 år - forudsat en forventet vedtagelse af direktivet ultimo 2006. Men INSPIRE skal etableres på et netværk af nationale infrastrukturer for geograf isk information, som det er medlemsstaternes ansvar at etablere og drive. Så der er al mulig grund til allerede nu at sikre, at nationale tiltag er i overensstemmelse med INSPIRE. 8 Andre projekter på europæisk plan inden for IST-programmet (Information Society Technology) har arbejdet for at fremme en europæisk infrastruktur for stedbestemt information. Det gælder f.eks. for GINIE (Geographic Information Network In Europe) 9 og ETeMII (European Territorial Management Information Infrastructure). 10 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 9
Indledning INSPIRE s vision: Data skal kun indsamles én gang og data bør vedligeholdes på det niveau, hvor det gøres mest effektivt. Det skal være muligt sømløst at samle geodata fra forskellige kilder ud over Europa og anvende geodata i fællesskab mellem mange brugere og til mange anvendelser. Det skal være muligt at udnytte information indsamlet på ét niveau på de øvrige niveauer, f.eks. detaljeret information i detailstudier og generaliseret information til strategiske anvendelser. De geografi ske informationer, der er behov for til god administration (good governance) på alle niveauer, bør være til stede og bredt tilgængelige under betingelser, der ikke modvirker den udbredte anvendelse. Det skal være nemt at identifi cere de tilgængelige geodata og at vurdere deres egnethed for en given anvendelse samt se, under hvilke betingelser data kan skaffes og benyttes. Geografi ske informationer skal være nemmere at forstå og tolke ved at blive vist i den rette sammenhæng og udvalgt på en brugervenlig måde. Kilde: www.inspire-danmark.dk Servicefællesskabets formål: At udvikle og formulere en visionær og strategisk ramme for geodataudviklingen i Danmark. At sikre det overordnede og konkrete samarbejde om data, dataadgang, datamodeller, prioriteringer og infrastruktur på geodataområdet for at sikre sammenhæng mellem geodata på tværs af emneområder og forvaltningsniveauer. At fremme udviklingen af sammenhængende geodataservices samt styrke nyttiggørelsen af geodata til fordel for borgere, virksomheder og offentlige myndigheder. At varetage geodataområdets samarbejde med person- og virksomhedsdataområderne om fælles-offentlige dataprojekter, f.eks. vedr. XML-baseret dataudveksling. At forberede strategiske beslutninger om investeringer på geodataområdet, herunder sikre en prioritering af udviklingsprojekter. At træffe beslutninger om prissætningsprincipper og aktuelle fordelingsnøgler for udgifter i fælles projekter. Nationale tiltag Servicefællesskabet for Geodata (SFG) blev nedsat af Den Digitale Taskforce i 2002. Det overordnede formål er bl.a. at sikre at investeringer på området opnår den bredest mulige erhvervs- og samfundsmæssige udnyttelse og at geodata bidrager til den generelle digitalisering af forvaltningen, som regeringen prioriterer højt. Både offentlige og private dataansvarlige, producenter og brugere af geodata indgår i servicefællesskabet jf. kommissioriet. 11 I styregruppe og sekretariat sidder repræsentanter for staten, amter og kommuner. Der er opstillet 7 strategiske målsætninger vedrørende: Ansvar, kompetence og rollefordeling Prisstruktur Basisdata Databeskrivelser Distribution og formidling Udbredelse og anvendelse International koordinering. Af aktiviteter kan bl.a. nævnes: Projektudvalget til nytænkning vedr. basisdata Projektudvalg til nytænkning vedr. ejendomsdannelse Ejendomsdataudvalget FOT (Fælles ObjektTyper) Datamodel for plandata PlanDK2 Udvekslingsstandarder WMS og WFS 10 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Indledning I øvrigt henvises til SFG s hjemmeside www.xyzgeodata.dk De f leste aktiviteter er endnu kun på idé og projektniveau, mens det er småt med den praktiske implementering, fordi denne nødvendigvis indebærer omlægning af opgaver og et dertil hørende ressourceforbrug. Det kræver også en stor engageret indsats af nøglepersoner, som er meget engagerede i emnerne og problemstillingerne. Da servicefællesskabets indf lydelse på udviklingen er baseret på samarbejde mellem parterne, jf. kommissoriet, er der ingen direkte beføjelser knyttet til dette organ. Det er argumenternes vægt og den fælles nytte af de anbefalinger, man kan blive enige om, som er grundlaget for samarbejdet og for den praktiske realisering af de opnåede resultater. Der er heller ingen f inansiering knyttet til Servicefællesskabet. Disse forhold kan indebære et problem for fremdriften i de nødvendige tiltag, især måske i forhold til den accelererende proces omkring strukturreformen. Dette kan forstærkes af, at der generelt og ikke kun omkring geograf isk information - mangler fokus på datagrundlagets store betydning for mulighederne for at realisere visionerne om den digitale forvaltning. Det kommer bl.a. til udtryk omkring arbejdet med IT-infrastruktur igangsat af Projekt Digital Forvaltning. Her arbejdes der meget med fælles standardiseret IT-arkitektur, men knap så meget med det datagrundlag, der skal anvendes. Men uden et tilstrækkeligt, aktuelt og tilgængeligt datagrundlag vil ingen løsninger fungere i praksis. Det skal dog her nævnes, at KL, ARF, Den digitale Taskforce og Miljøministeriet efter beslutning i bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning har nedsat en projektgruppe 12, som indenfor miljøministeriets ressortområde skal sørge for at overgangen til den nye administrative struktur forløber så godt som muligt, herunder at omlægningen rettes mod udvikling og gennemførelse af en fælles digital forvaltning. Dette arbejde retter sig i høj grad mod datagrundlaget. Geoforum vil i dette projekt tage afsæt i basisdata-konceptet, fordi det skal blive rygraden i den fremtidige infrastruktur for geodata. Udvalget til nytænkning vedrørende basisdata har udarbejdet rapporten Basisdata forståelsesramme og analysemodel til kategorisering af basisdata, som er blevet af godkendt af SFG s bestyrelse november 2004. Heri def ineres bl.a. en forståelsesramme for basisdata og en metode til at udpege dem. Basisdata omfatter både geograf iske referencedata, multisektordata og metadata. I rapporten udpeges endvidere en række aktuelle referencedata med anbefaling af, at der indenfor de samme temaer udvikles en tilsvarende række objektorienterede data, som kan udgøre fremtidens referencedata. M E T A D A T A Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Sektorspecifikke data Multisektor data Figur 4.1: Forståelsesramme for basisdata (basisdata er indeholdt i den stiplede kasse). Kilde: Basisdatarapporten 13 Geografiske referencedata Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 11
Indledning Skema 6.2: Oversigt over de tematiske rammer for fremtidens referencedata samt de ansvarlige aktører. Kilde: Basisdatarapporten 14 Det er vigtigt at få referencedata på plads, fordi det er disse data, som alle andre geodata skal relatere sig til, for at der opnås en sammenhængende infrastruktur på geodataområdet. Da der endnu mangler et stykke vej, vil vi prioritere implementering af en fælles infrastruktur for referencedata højt, hvorfor det udgør projektets andet fokusområde. Problemstilling i fokus (2): Implementering af en fælles infrastruktur for geografiske referencedata: Idéer og gode projekter haves, men implementeringen mangler Prioritering af indsatsen mangler med udgangspunkt i et objektorienteret basisdatakoncept Generelt manglende fokus på datagrundlagets betydning for mulighederne for realisering af visionerne om den digitale forvaltning 12 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Eksempler 1. Manglende integration mellem geografisk information og den generelle IT- infrastruktur De følgende eksempler skal give et nærmere indblik i de to problemstillinger, som vi har valgt at fokusere på. Intentionen er ikke at beskrive problemstillingerne i alle facetter, men ved hjælp af eksemplerne at illustrere nogle principielle forhold og redegøre for nogle af de væsentlige udfordringer i relation hertil. Det første fokusområde er den manglende integration mellem geograf isk information og den generelle IT-infrastruktur. I indledningen konstateredes det, at geograf isk information sjældent indgår i den generelle IT- infrastruktur. Hovedreglen er, at geograf isk information indgår i et eller f lere GIS, der betragtes som isolerede tekniske systemer - og at manglen på dialog og vidensdeling mellem geodatafolk og IT-folk er udtalt. Geograf isk information er derfor ikke synligt på topledelsesniveau og bliver ikke tænkt ind i de tværgående løsninger, der er behov for i dag og som fremover vil være de bærende elementer i IT-infrastrukturen. Der er bl.a. behov for at tænke objektorienteret, hvor objektets geograf iske def inition bliver et integreret element i den samlede objektbeskrivelse. Eksempel A: ESDH og GIS ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering) bliver et af de bærende tværgående systemer for den digitale forvaltning. Det er fundamentalt for den fremtidige nytte af geograf isk information, at den indgår i ESDH-konceptet. Ifølge KL s temaguide for IT 15, hører ESDH til den kategori af systemer, som absolut bør være klar til brug ved starten af de nye kommuner, og som derfor skal igangsættes allerede nu. Det haster derfor, hvis geodata skal være en integreret del af denne udvikling. Af disse grunde er ESDH og GIS et godt eksempel på, hvordan der kan skabes en bedre integration mellem den generelle IT-infrastruktur og GIS. ESDH De f leste offentlige myndigheder har et ESDH, som minimum i form af et elektronisk journalsystem. Lidt færre har et fuldt udbygget ESDH i form af et system til egentligt elektronisk sagsstyring og endnu færre anvender systemet i fuld udstrækning i alle forvaltninger se tabel på næste side. 17 Som det også fremgår af tallene, er amterne længst fremme, herefter kommer kommunerne og til sidst staten. Hvad er elektronisk sags- og dokumenthåndtering? ESDH omfatter it-systemer der har til formål at digitalisere og automatisere dokumenter og de forbundne arbejdsgange. Formålet kan være effektivisering eller kvalitative fordele - fx bedre overblik over sagsbehandlingen. I undersøgelsen skelnes mellem tre trin: 1. Klassisk elektronisk journaliseringssystem. Dvs. med elektronisk lagring af oplysninger om sager og akter (fx modtagelsesdato, afsender m.m.) 2. Elektronisk dokumenthåndteringssystem. Dvs. med elektronisk registrering og lagring af selve dokumenterne (scannede eller egenproducerede) 3. Elektronisk sagsstyring. Dvs. som også understøtter selve sagsforløbet (work f low) mellem sagsbehandlere. Det forudsættes, at de mest avancerede systemer også indeholder funktionerne fra de mere grundlæggende systemer; dvs. at et system til elektronisk sagsstyring også indeholder faciliteter til dokumenthåndtering og journalisering. Kilde: IT-status 2004 16 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 13
Eksempler Sags- og dokumenthåndteringssystemer. 2003 Stat Amter Kommuner I alt Under Mindst pct. 15.000 15.000 indbyggere indbyggere Elektronisk journaliseringssystem 90 100 80 74 93 Elektronisk dokumenthåndteringssystem 49 83 60 57 68 Elektronisk sagsstyring 11 75 41 39 44 Elektronisk sagsstyring i alle forvaltninger 25 22 22 21 Anm. Det forudsættes at systemer til elektronisk sagsstyring også indeholder dokumenthåndtering og journalisering. Kilde: Danmarks Statistik, Den offentlige sektors brug af it 2003. Kilde: IT-status 2004 18 Selvom de opgaver, som ESDH-systemerne skal løse er sammenlignelige, udvikles der på dette område som det jo oftest er tilfældet - mange forskellige systemer ud fra forskellige koncepter og standarder. Bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning igangsatte i 2003 et Fællesoffentligt Sags- og Dokumenthåndteringsinitiativ (FESD-projektet) for at fremme indførelsen af ESDH og herunder også sikre en standardisering på området - FESD-standarden. Om FESD FESD-standardiseringen skal fremme interoperabilitet og digital forvaltning i det offentlige. Der vil gennem arbejdet med standardisering blive skabt en fælles kernefunktionalitet for ESDH-systemer, som også kan sikre en ensartet videreudvikling af kernen ift de offentlige behov. En fælles kernefunktionalitet vil bl.a. give mulighed for: Sagsbehandling på tværs af f lere organisationer Sammenlægning af myndigheder med åbne sager F lytning af udvalgte opgaver mellem myndigheder De nødvendige fælles tekniske standarder på disse områder - kaldet FESD-standarden - skal tilvejebringes gennem en proces over de kommende år i samarbejde med de tre FESDleverandører. De konkrete mål for den tekniske standardisering er: Fælles datamodel for ESDH Modeller for ensartede moduler til ESDH-systemer Ensartet grænsesnit til andre systemer, eksempelvis fagsystemer Uddrag fra http://www.e.gov.dk/projekter/store_digitaliseringsprojekter/fesd/fesd_standarden/ index.html 14 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen
Eksempler FESD-projektet og de tre leverandører har udarbejdet en standardleverancekontrakt, som offentlige organisationer skal bruge ved køb under anvendelse af FESD-aftalen. 10 offentlige myndigheder - de såkaldte særtog - har indgået aftalen. Derudover har et par andre også og f lere er på vej. 19 Yderligere information kan f indes på www.e.gov.dk og http://www.oio.dk/fesd. ESDH og GIS Fordelene ved at indføre et ESDH er velbelyst i anden sammenhæng - se f.eks. FESD-projektet. I det følgende ses nærmere på fordelene ved at implementere en geograf isk journal dvs. et ESDH, hvor den geograf iske dimension er integreret. Det afgørende for en vellykket integration er, at sagens geograf iske udstrækning def ineres og lagres på den rigtige måde. Det skal altid være et geograf isk objekt oftest i form af en f lade, der lagres uanset om det er dannet udfra en allerede stedfæstet nøgle eller det er et til sagen indtegnet objekt. Det er for at sikre historik, idet adresser og især matrikelnumre forandres over tiden, men også for at sikre en præcis beskrivelse af den geograf iske udstrækning. Det er altså ikke nok blot at knytte en sag til en adresse eller matrikelnummer, som det traditionelt er tilfældet i journalsystemer. givet område, hvilket er grundlag for en effektiv og kvalif iceret sagsbehandling Der skabes et grundlag for at udføre konf liktanalyser på GIS Man får et godt element i internet-baseret selvbetjeningsservice for borgere og virksomheder På sigt: Ved brug af standardiserede formater bliver det nemt at udveksle kortoplysninger til sagen med andre myndigheder. De behøver f.eks. ikke selv at tegne områder ind igen, men kan bruge de tilsendte data direkte i egne kortværker (geofølgeseddel) Disse resultater stammer bl.a. fra følgende amter: Ringkøbing Amt: Ringkøbing Amt har haft den geograf iske dimension med i deres ESDH fra starten af. ESDH blev implementeret i Teknik og Miljø- forvaltningen i 2000, som understøttelse af en ny projektorganisation, som var etableret på baggrund af et omfattende analyse af hele organisationen. Indtast geonøgler f.eks. Gemmes på sagen Matrikelnummer eller tegn på kort f.eks. Ligesom det er i amterne, at ESDH er mest udbredt, er det også især amterne, der har været aktive mht. at integrere ESDH og GIS. Det er bl.a. fordi sagerne i teknik- og miljø-afdelingerne udgør en relativ stor mængde af sagerne på amtsgårdene. Resultaterne er: Det bliver lettere at genf inde alle sager inden for et Men forudsætningen for succes bag den tekniske implementering og programudviklingen ligger i den organisatoriske indsats. Nøglemedarbejdere fra fagområderne og fra journalen har sammen med it-projektmedarbejderne gennemført arbejdsgangsanalyser, tilretning af forretningsgange og efterfølgende implementering i programmet. Der har været en klar rollefordeling mellem dem der har forstand på hvordan fagopgaverne kan og skal løses, dem der ved noget it-projekter og ledelsen. Løbende har nøglemedarbejderne diskuteret status og udvikling af projektet, og løbende har nøglemedarbejderne klaret problemerne af i forhold til deres bagland i resten af organisationen. 20 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen 15
Eksempler Gamle sager fra og med 1978 kunne geokodes automatisk for ca. 85 % vedkommende, da de lå i et gammelt mainframe-baseret elektronisk journalsystem, hvor de var knyttet op på matrikelnummer. De er dog kun geokodet til ét matrikelnummer uanset sagens geograf iske udstrækning. Man har undladt den manuelle geokodning af den sidste rest af sager. Dette kompromis blev besluttet udfra en betragtning om, at man allerede med de ca. 85 % af sagerne havde opnået en meget væsentlig forbedring i forhold til tidligere. Det har vist sig at fungere i praksis, og det er vurderingen, at man har fået den fulde nytte af systemet fra starten af. 21 Nordjyllands Amt: Nordjyllands Amt har indført en geograf isk journal i forbindelse med projektet Den Digitale Amtsgård under Det Digitale Nordjylland. Der er ikke tale om et egentlig ESDH-system, men et nyt sagsstyrings- og blanketsystem, som er kombineret sammen med et eksisterende journalsystem. Systemet anvendes både som generelt søgesystem og anvendes også i forbindelse med nye selvbetjeningssystemer - opgravningstilladelser og landzoneadministration, der er rettet mod professionelle samarbejdspartnere. For hurtigt at kunne få fuld udnyttelse af systemet er gamle sager tilbage fra 1980 blevet geokodet. Det drejer sig om ca. 70.000 sager, som har kunnet geokodes automatisk, herudover ca. 12.000 sager, som det har været nødvendigt at geokode manuelt et arbejde, der er igangsat, men endnu ikke afsluttet. Det drejer sig f.eks. om sager, hvor matrikelnummeret ikke længere f indes. 22 Fyns Amt: Fyns Amt har netop i efteråret 2004 implementeret geograf i til deres ESDH-system. I amtet var der forståelse for ønsket om at knytte GIS til ESDH, og projektet blev betalt dels af en fællespulje og dels af Teknik & Miljø-forvaltningen. ESDH-leverandøren er en af FESD-leverandørerne. Der var involveret to forskellige leverandører én på ESDH og én på GIS der dels havde helt forskellige faglige indgange og dels helt forskellige arbejds- og forretningsmæssige metoder. Det var ikke let at styre. Erfaringen er at man i stedet bør have én hovedleverandør, der så kan have underleverandører. Desuden bør opgaven deles i små delopgaver med faste deadlines og med hyppige statusmøder. ESDH-f irmaet er et stort f irma, hvor det er svært at få fornemmelse for potentialet i GIS udbredt til alle. Det er en ressourcekrævende opgave at få geokodet gamle sager og heller ikke uden problemer. Derfor har man valgt kun at geokode sager fra og med 1999. Desuden har man i mange år haft sager, der er knyttet til et matrikelnummer, liggende i et særligt system. Dette system videreføres indtil videre af ressourcemæssige årsager uden geokodning til et geograf isk objekt. 23 Fra disse eksempler skal opmærksomheden især henledes på følgende forhold: Jo mere det tekniske område fylder sagsmæssigt i en organisation, jo lettere er det at overbevise om behovet for at anvende en geograf isk journal. Overdragelse af mange af amternes opgaver til de kommende større kommuner må være et godt argument for at få behovet for en geograf isk journal synliggjort. Det er væsentligt, hvordan sagens geograf iske udstrækning def ineres og lagres. Det skal altid være et geograf isk objekt (oftest en f lade), der lagres uanset om det stammer fra en allerede stedfæstet nøgle eller er et til sagen indtegnet objekt. Det er for at sikre historik (adresser og især matrikelnumre forandres), men også for at sikre en mere præcis f ladebeskrivelse. Det er altså ikke nok blot at knytte en sag til en adresse eller matrikelnummer, som det traditionelt er tilfældet i journalsystemer. Det er også vigtigt hvilket i øvrigt gælder helt generelt - at bruge et standardiseret udvekslingsformat (GML), når kortbilag skal udveksles med andre myndigheder. Det er vigtigt for at undgå dobbeltregistrering. Det er vigtigt at skabe forståelse for og have respekt for hvad de to systemer (og kulturer) hver især kan bidrage med. Der skal etableres en snitf lade, så de begge kan udføre de funktioner, som de er bedst til. Det er nødvendigt med en effektiv projektstyring med en løbende opfølgning på opgaveløsninger for at forhindre, at der opstår misforståelser og problemer undervejs. Der skal tages stilling til hvad man gør med gamle sager. Hvor mange år tilbage skal der geokodes? Hvor meget kan gøres automatisk? Der er taget initiativer i regi af FESD-projektet med henblik på at skabe en standardiseret udvikling, som er vigtig, hvis man skal sikre en meningsfuld udveksling mellem myndigheder og dermed på sigt opnå den fulde nytte. Geodata er med på listen over kommende snitf lader og arbejdet hermed er gået i gang. En arbejdsgruppe med repræsentanter fra stat, amter og kommuner hentet fra FESD-særtogene har udarbejdet et notat. 24 16 Geoforums udredning i forbindelse med kommunalreformen