Vejledning til ansøgningsskema INNOVATIVE OFFENTLIGE INDKØB Ansøgningsrunden september 2014 OFFENTLIGGJORT 16. JULI 2014 ANSØGNINGSFRIST 17. SEPTEMBER 2014, KL.12.00
Side 2/9 1. INDLEDNING Markedsmodningsfonden giver tilskud til offentlige aktører som eksempelvis kommuner og regioner til at gennemføre innovationsfremmende indkøb. Det kan være en vej til nytænkning og bedre opgavevaretagelse til gavn for både borgere og økonomi. Derfor giver Markedsmodningsfonden tilskud til faserne op til selve købet. Tilskuddet opdeles i to faser (se nedenstående figur): Fase et omfatter typisk en dybdegående behovsafdækning på tværs af fagskel og brugergrupper samt en bred markedsafdækning og dialog. Et innovationsfremmende indkøb er et indkøb, hvor den offentlige part efterspørger nye produkter/serviceløsninger, som endnu ikke er på markedet. Derved fungerer den offentlige efterspørgsel som driver for en udvikling hos private leverandører. Samarbejdet mellem den offentlige institution og den private leverandør gør det attraktivt for leverandøren, at levere nye løsninger til en bedre opgavevaretagelse. Derudover sikrer samarbejdet, at løsningerne udvikles med henblik på at løse konkrete udfordringer på en god og mere effektiv måde. Erfaringerne viser imidlertid, at det er en udfordring i den offentlige indkøbspraksis, at igangsætte et indkøb af en løsning, hvor man ikke på forhånd kender den endelige udformning. De innovationsfremmende indkøb kræver derfor fx nye organisationsformer på tværs af enheder og faglige skel, tilførsel af nye procesmæssige kompetencer og ofte særlig bistand omkring juridiske problemstillinger og beregning af økonomisk potentiale. Efter første fase afklares det, om der fortsat er ønske om og behov for at efterspørge en innovativ løsning. Hvis der er det, fortsætter projektet til fase to. Fase to omfatter afklaring af udbudsform, potentialeberegninger på mulige løsningskoncepter samt en kravspecifikation, der sikrer mulighed for innovation fra virksomhedens side. Anden fase omfatter også udarbejdelsen af selve efterspørgslen, fx i form af et udbud med funktionskrav, en PCP-konkurrence (prækommercielt indkøb af en udviklingsaktivitet, men ikke en konkret løsning) eller en anden form for offentligt privat udviklingssamarbejde (OPI). Fasen afsluttes med vurdering af de indkomne tilbud. 2
Side 2/9 Vær særlig opmærksom på fem ting: Det er et krav for at opnå tilskud, at der er tale om et reelt behov, med et forventet indkøb af et innovativt produkt/serviceløsning. Dette skal sandsynliggøres ved en beskrivelse af den forventede indkøbsramme. Det er et krav, at det reelle behov falder indenfor et problemfelt, der er relevant for en bredere kundekreds og derfor henvender sig til et stort marked. Hvis man opnår tilskud, og vælger at afslutte projektet med at gennemføre et helt traditionelt udbud med henblik på fx at købe det produkt man plejer, kan der blive tale om tilbagebetaling af bevillingen. Tilbagebetaling sker kun i de tilfælde, hvor første fase har vist, at der er baggrund for et innovativt indkøb, men at projektholder alligevel ender med at købe eksisterende produkter gennem et traditionelt udbud. Bestyrelsen forelægges dog ikke ufuldstændige ansøgninger, som ikke opfylder gældende krav og formalia samt ansøgninger, der omhandler områder, som ikke støttes af Markedsmodningsfonden. Falder din ansøgning i denne kategori, vil du forholdsvis hurtigt efter ansøgningsfristen modtage et administrativt afslag fra Erhvervsstyrelsen. Hvornår kan du forvente svar? Du kan forvente svar på din ansøgning til Markedsmodningsfonden i december 2014. Hvis din ansøgning får tilsagn om støtte Hvis projektet opnår tilsagn fra Markedsmodningsfonden, skal du som udgangspunkt inden for 2 måneder fra tilsagnsdato indsende en detaljeret projekt- og leveranceplan samt et specificeret budget. Ansøgningsfrist 17. september 2014, kl.12.00 Adm. afslag Oktober 2014 Markedsmodningsfonden giver ikke tilskud til traditionelle indkøb via aktivitetsbaserede krav af allerede kendte løsninger. Bestyrelsen Markedsmodningsfonden kan ikke støtte selve indkøbet af det innovative produkt/serviceløsning. Der er tale om, at Markedsmodningsfonden medfinansier projektet, og at der derfor er behov for egenfinansiering fra projektholdersside. Markedsmodningsfonden opfordrer til, at flere offentlige parter går sammen om at efterspørge nye løsninger, da det giver en større indkøbsvolumen. Det betyder større risikovillighed i virksomhederne i forhold til at udvikle og tilbyde nye løsninger til det offentlige, samt bedre mulighed for, at løsningerne bliver billigere Hvad sker der, efter du har sendt din ansøgning? Alle ansøgninger forelægges Markedsmodningsfondens bestyrelse, som træffer beslutning om, hvilke ansøgninger der opnår tilsagn. Bestyrelsen mødes tre-fire gange årligt. Derfor vil der være en vis sagsbehandlingstid på din ansøgning. Tilsagn December 2014 Projektstart Tidligst januar 2015 Afslag December 2014 2
Side 4/9 Nedenfor gennemgås trin-for-trin udfyldelsen af ansøgningsskemaet til Markedsmodningsfondens ansøgningsrunde for innovationsfremmende indkøb. Det er en god idé at læse hele vejledningen grundigt igennem, inden du går i gang med ansøgningen. Så har du de bedste forudsætninger for at lægge det rette fokus i ansøgningen. Ansøgningsskemaet til ansøgningsrunden kan ved at trykke, hentes her: http://www.markedsmodningsfonden.dk/ansoegning_off 4
Side 5/9 TRIN 1. TITEL, PROJEKTPERIODE, INDKØBSRAMME, SAMARBEJDSPAR- TER OG TIDLIGERE PROJEKTSTØTTE Projektets titel: Titlen skal være kort og sigende for projektet. Projektets varighed: [angives i år/måneder] Projektet skal gennemføres inden for en sammenhængende periode på højest 2 år fra projektets start. Forventet indkøbsramme og dermed tilskudsbeløb: Det er et krav for at opnå tilskud, at der er tale om et reelt behov, og at institutionen forventer at foretage et indkøb af løsningen. Tilskuddets størrelse afhænger af den forventede indkøbsstørrelse jf. nedenstående tabel: Op til 50 % af interne lønudgifter hos projektholder og eventuelle samarbejdsparter Forventet indkøbsstørrelsskudsramme Maksimal 2-5 mio. kr. 1 mio. kr. 5-10 mio. kr. 1,5 mio. kr. Over 10 mio. kr. 2 mio. kr. til- Vær desuden opmærksom på, at den forventede indkøbsstørrelse indgår som tildelingskriterium jf. trin 3. Der skal ikke udarbejdes budget i forbindelse med ansøgningen. Størrelsen på et eventuelt tilsagn gives på baggrund af den forventede indkøbsstørrelse, jf tabel herover. Tilsagnet gives som en tilsagnsramme, for hele projektperioden. hvis dit projekt opnår tilskud, skal du efterfølgende lave et specificeret budget. For dette budget gælder, at der kan gives tilskud på op til 50 pct. til interne lønudgifter hos projektholder og eventuelle samarbejdsparter og tilskud på op til 85 pct. til eksterne omkostninger (fx konsulentydelser). Tidligere ansøgninger: Har du eller nogle af samarbejdspartnerne i projektet tidligere gennemført projekter som omfatter offentligt-privat udviklingssamarbejde? Hvis ja angiv hvilket projekt, herunder også gerne om det blev finansieret via støtteordninger? STØTTEBERETTIGEDE OMKOST- NINGER KORT FORTALT Der gives tilskud til udgifter, der er forbundet med at forberede og gennemføre en innovativ efterspørgsel: op til 85 % til eksterne omkostninger (fx konsulentydelser) BEMÆRK: Der skal først udarbejdes budget efter et eventuelt tilsagn, samtidig med at projektet specificeres. Markedsmodningsfonden udbetaler tilskud bagudrettet. 5
Side 6/9 TRIN 2. PROJEKTBESKRIVELSE Projektbeskrivelse: Præsentér helt kort projektet i sin helhed gennem de fem punkter her under. Samlet skal projektbeskrivelsen fylde ca. 1 A4 side. Vær opmærksom på, at projektbeskrivelsen som udgangspunkt forelægges Markedsmodningsfondens bestyrelse direkte og dermed er væsentlig for bestyrelsens forståelse af projektet. Det er derfor vigtigt, at projektbeskrivelsen kan forstås af udenforstående. De i projektbeskrivelsen berørte aspekter vil skulle uddybes i tildelingskriterierne under trin 3. Præcisér følgende i projektbeskrivelsen: - Hvad er projektets formål, og hvilket problem skal det innovationsfremmende indkøb løse? Konkretiser og dokumenter problemet (fx anskueliggjort ved egne nøgletal for økonomi, eller lign). Hvad er konsekvensen, hvis problemet ikke løses? - Hvad er projektets vision og har projektet forankring i politiske strategier eller lignende? - Hvorfor formodes et innovationsfremmende udbud at kunne føre til løsning af problemet? Og hvilken type af innovationsfremmende udbud overvejes? - Beskriv projektets forventede aktiviteter og leverancer i henholdsvis fase 1 og fase 2. - Giv en kort oversigt over hvilke effekter projektet skal resultere i. TRIN 3. TILDELINGSKRITERIER Ansøgninger til Markedsmodningsfonden vurderes i forhold til fem overordnede tildelingskriterier for markedsmodning. En ansøgning kan derfor få afslag, hvis Markedsmodningsfondens bestyrelse vurderer, at ansøgningen ikke i tilstrækkelig grad lever op til et eller flere tildelingskriterier. Det er derfor meget vigtigt, at du beskriver projektet grundigt i forhold til alle fem tildelingskriterier og hvert enkelt spørgsmål herunder. Bedre offentlig opgavevaretagelse. Der lægges vægt på, at det støttede projekt vil medføre offentlige indkøb af produkter/serviceydelser, der bidrager til effektivisering og kvalitetsforbedringer i den offentlige opgavevaretagelse. Der lægges vægt på, at der opstilles klare mål for effektiviserings- og kvalitetseffekter, og at realiserbarheden er sandsynliggjort.. Beskriv følgende: - Opstil klare/kvantificerbare mål der beskriver, hvordan den indkøbte løsning skal bidrage til øget effektivisering i den eller de offentlige organisationer, der køber løsningen? - Opstil klare/kvantificerbare mål der beskriver, hvordan den indkøbte løsning skal bidrage til øget kvalitet i opgavevaretagelsen i den eller de offentlige organisationer, der skal købe løsningen? - Redegør for hvordan det sikres, at de ovenfor beskrevne mål realiseres. Nyhedsværdi. Der lægges vægt på, at der er tale om et reelt behov og et ønske om at indkøbe innovative produkter/serviceydelser, der ikke allerede udbydes på markedet til det konkrete formål. Der lægges samtidig vægt på, at det forekommer realistisk, at markedet kan tilbyde passende produkter/serviceydelser inden for en rimelig tidshorisont i forhold til det planlagte indkøb. Nyhedsværdien kan bestå i, at der efterspørges en kombination af eksisterende produkter, suppleret med fx innovative serviceydelser, som ikke tidligere har været tilgængelig eller, at der efterspørges helt nye løsninger, som ikke findes på markedet endnu. Beskrivelsen af nyhedsværdien skal omfatte følgende: - Hvorfor er der behov for at købe noget nyt? Nævn hvilke løsninger der købes i 6
Side 7/9 dag og belys, hvorfor de ikke er optimale. Hvorfor kan de løsninger, der findes på markedet, ikke løse problemstillingen? - Redegør for hvorfor det er sandsynligt, at virksomheder vil være i stand til at levere en brugbar løsning. Markedets størrelse. Der lægges vægt på, at den forventede indkøbsvolumen hos projektholder og eventuelle samarbejdspartnere til indkøb af innovative produkter/serviceydelser er af en væsentlig størrelse. Der lægges endvidere vægt på, at problemfeltet, der ønskes løst ved indkøb af nye produkter/serviceydelser, er relevant for en bredere kundekreds og at der således vil være et stort og gerne globalt markedspotentiale for de nye produkter/serviceydelser. Beskrivelsen af markedets størrelse skal omfatte følgende: - Redegør for hvor stor en volumen indkøbet forventes at have, fx ved at beskrive, hvor mange stk. løsninger I forventer at købe. - Vurder, om problemet er generisk, eksempelvis på tværs af institutioner eller kommuner/regioner. Er det vurderingen, at der vil være et marked for løsningen udover dette specifikke indkøb? Samt giv en vurdering af, hvem der ellers kan have gavn af løsningen. Forankring i organisationen. Der lægges vægt på, at projektet, både hvad angår udbud, indkøb og implementering af de nye produkter/serviceydelser, er stærkt forankret i organisationens topledelse og på tværs af afdelinger, herunder fx faglige enheder og indkøbsenheder. Beskrivelsen af forankringen skal omfatte følgende: - Redegør for, hvor i organisationen/organisationerne projektet er forankret og hvorfor. Ligeledes redegør for, hvordan projektet ledelsesmæssigt er forankret. - Hvilke enheder eller afdelinger deltager i projektet? - Hvilke roller og kompetencer har de enkelte deltagere i projektet? Er der kompetencer, som ikke dækkes, og hvordan sikres det, at de er til stede (hvilke overvejelser er der fx om tilkøb af eksterne ydelser/konsulenter)? - Redegør for, om og hvordan brugere (fx frontpersonale og/eller borgere) inddrages i projektet. Spiller brugerne fx en rolle i behovsafdækningen, eller er de tænkt ind andre steder i projektet, for at sikre en smidig implementering. - Redegør for, hvordan implementering af den nye løsning, der skal indkøbes, er tænkt ind i projektet. Videndeling. Der lægges vægt på, at den viden og de erfaringer, der opbygges i projektet, formidles til en bredere kreds af offentlige indkøbere. Beskrivelsen af videndelingen skal omfatte følgende: - Hvilke konkrete aktiviteter forventes at indgå i formidlingen af projektets erfaringer og resultater? Redegør for hvem der er målgruppen for disse aktiviteter. - Hvordan sikres viden og erfaringsudveksling med lignende projekter nationalt såvel som internationalt? Bygger projektet fx videre på allerede gennemførte projekter? 7
Side 8/9 TRIN 4. PROJEKTHOLDER Her skriver du, hvilken offentlig institution, der tegner projektet juridisk og dermed er projektholder. Ved projektholder forstås den juridiske enhed, der er ansvarlig for projektets gennemførelse og økonomi og har ret til at indgå aftaler, der vedrører projektet. Du skal oplyse: CVR-nummer: Et CVR-nummer er en virksomheds/institutions identifikationsnummer. Den offentlige parts navn Adresse Postnummer By Tegningsberettiget person: Den person, der har ret til at indgå aftaler på projektets vegne. Telefon E-mailadresse TRIN 5. KONTAKTPERSON Kontaktpersonen står for den løbende kontakt med Markedsmodningsfonden under ansøgningsforløbet og projektets afvikling. Du skal oplyse: Navn CVR-nummer: Et CVR-nummer er en virksomheds/institutions identifikationsnummer. Arbejdssted Adresse Postnummer By Telefon E-mailadresse TRIN 6. SAMARBEJDSPARTNERE Angiv navnet på eventuelle samarbejdspartnere i projektet, dvs. andre offentlige institutioner, som bidrager økonomisk til projektets aktiviteter. Markedsmodningsfonden opfordrer flere offentlige parter til at gå sammen om at efterspørge nye løsninger med henblik på at opnå større købsvolumen og dermed større markedspotentiale. Jo større markedspotentiale, jo større incitament er der for virksomhederne til at udvikle nye og billigere løsninger til det offentlige marked. Angiv eventuelle samarbejdspartnere i projektet bemærk, at projektet maksimalt kan involvere 7 samarbejdspartnere. Samarbejdspartnerne kan kun være andre offentlige institutioner, som bidrager økonomisk til projektets gennemførelse enten i form af løntimer eller likvider. Samarbejdspartnere kan også få del i det ansøgte tilskud. Du skal oplyse: Den offentlige parts navn CVR-nummer: Et CVR-nummer er en virksomheds/institutions identifikationsnummer. Adresse Postnummer By Kontaktperson Telefon E-mailadresse 8
Side 9/9 INDSENDELSE AF ANSØGNING OG UNDERSKRIFT: OBS. Feltet udfyldes først efter indsendelse. Når du trykker Indsend ansøgning, vil du modtage en mail med din ansøgning og meddelelse om, at Markedsmodningsfonden har modtaget din ansøgning. Du vil blive bedt om inden for en uge at indsende underskrifter fra projektholder og evt. samarbejdspartnere. Modtager du ikke denne kvitteringsmail inden for et par minutter, skal du kontakte Markedsmodningsfonden. Du får denne meddelelse: Din ansøgning er modtaget af Markedsmodningsfonden. Projektholder og samarbejdspartnere skal underskrive ansøgningen (udskriv, underskriv og scan ind) og returnere den inden for en uge fra dags dato til markedsmodningsfond@erst.dk. Underskriften påføres på linjen under projektholder og evt. samarbejdspartnere. 9