FORTROLIGHEDSPOLITIK Senest opdateret: 15. januar 2010 Fortrolighedspolitikkens indhold Denne fortrolighedspolitik ("Fortrolighedspolitikken") beskriver, hvordan Rezidor Hotel Group, via vores danske holdingselskab, Rezidor Hospitality A/S, eller vores søsterselskaber ("Rezidor") indsamler, bruger, videregiver og beskytter vores gæsters personlige oplysninger. "Personlige oplysninger" er oplysninger, uanset registreringsformat, som identificerer dig personligt, enten i sig selv eller sammen med andre oplysninger, vi har adgang til. Fortrolighedspolitikken gælder ikke for forretningspraksis for virksomheder eller websteder, vi ikke ejer eller udøver bestemmende indflydelse over, og ej heller for personer, der ikke er ansat hos os eller underlagt vores administration. Rezidor har licens til at selv at drive og tillade andre at drive hoteller i Europa, Mellemøsten og Afrika under varemærkerne "Radisson Blu", "Park Inn", "Regent", "Country Inns & Suites" og "Hotel Missoni" (samlet betegnet "Rezidor-hoteller"). Nogle af Rezidor-hotellerne ejes og drives af uafhængige franchisetagere. Denne Fortrolighedspolitik dækker ikke vores franchisetageres praksis på dette område. Når du giver personlige oplysninger direkte til en af vores franchisetagere, vil disse være underlagt den pågældende franchisetagers fortrolighedspolitik. Bemærk, at vi stiller krav om, at vores franchisetageres fortrolighedspolitik er i overensstemmelse med vores fortrolighedsforpligtelser, og at alle relevante love vedrørende databeskyttelse overholdes. Ikke desto mindre er det muligt, at vores franchisetageres fortrolighedspolitik adskiller sig fra denne Fortrolighedspolitik. Vores websteder kan indeholde links til andre websteder, hvis fortrolighedspolitik kan adskille sig fra Rezidors. I visse tilfælde kan sådanne links føre dig videre til andre websteder, hvor vores varemærker kan være vist, selv om der er tale om indhold fra tredjepart. Hvis du giver personlige oplysninger på disse websteder, vil oplysningerne være underlagt de pågældende websteders fortrolighedspolitik, som derfor bør læses.
Din accept af Fortrolighedspolitikken Denne Fortrolighedspolitik indgår i vores vilkår og betingelser for din brug af vores serviceydelser. Når du bruger vores websteder eller det centrale reservationssystem og/eller overnatter på et af Rezidor-hotellerne, giver du samtidig dit samtykke til, at dine personlige oplysninger kan blive brugt i henhold til gældende lovgivning. Vi gemmer dine personlige oplysninger så længe, vi har brug for dem til de tiltænkte formål, eller så længe loven tillader det. Indsamling af personlige oplysninger Vi indsamler transaktionsoplysninger (såsom navn, e-mail-adresse, telefonnummer og reservationsdata) samt oplysninger, du aktivt stiller til rådighed for os, f.eks. når du foretager en reservation via vores centrale reservationstjeneste, overnatter på et Rezidor-hotel eller abonnerer på et af vores nyhedsbreve. Vi indsamler personlige oplysninger om vores gæster fra offentligt tilgængelige kilder og fra andre virksomheder, der har tilladelse til at videregive sådanne oplysninger til os. Hvis du giver os personlige oplysninger om andre, for eksempel via funktionen "Send til en ven", eller hvis andre giver os personlige oplysninger om dig, vil disse oplysninger udelukkende blive brugt til det pågældende formål. Oplysningerne vil ikke blive gemt. Utilsigtet indsamling af personlige oplysninger fra børn Vi indsamler ikke bevidst personlige oplysninger fra børn under 13 år. Hvis du har mistanke om, at dit barn har sendt os personlige oplysninger, bedes du venligst kontakte os, så de pågældende oplysninger kan blive slettet. Side 2 af 9
Formål med indsamling af personlige oplysninger Vi bruger dine personlige oplysninger til følgende formål: til at sikre dig de ønskede serviceydelser til at gøre dine ophold på Rezidor-hoteller mere personlige til at understøtte vores websteders funktionalitet og tilpasse layout og indhold til dine ønsker, behov og interesser til med dit samtykke at sende dig reklamemeddelelser og særtilbud på grundlag af dine personlige præferencer til sikkerhedsformål og beskyttelse mod svindel til at opnå en bedre forståelse af vores gæster til at forbedre vores programmer, serviceydelser og websteder til at sikre en bedre markedsføring af vores programmer og serviceydelser Brug af personlige oplysninger til markedsføringsformål Det er valgfrit, om du ønsker at modtage markedsføringsmeddelelser fra os, og du kan når som helst ændre dine personlige præferencer ved skriftlig henvendelse til adressen, der oplyses ved tilmelding og modtagelse af markedsføringsmeddelelser eller til Rezidor Hotel Groups databeskyttelsesafdeling. Hvis du vælger ikke at modtage reklamemeddelelser fra os, undlader vi at sende dig sådanne meddelelser og vil ikke videregive dine personlige oplysninger med andre virksomheder. Vi kan dog stadig kontakte dig i forbindelse med kundeundersøgelser eller administrative formål, f.eks. i forbindelse med bekræftelse af en reservation eller transaktion, du har foretaget. Side 3 af 9
Videregivelse af personlige oplysninger Dine personlige oplysninger kan blive videregivet på følgende måder: Dine personlige oplysninger videregives internt blandt Rezidors virksomheder i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at du modtager de ønskede serviceydelser på tilfredsstillende vis. Med henblik på dette vil dine personlige oplysninger desuden blive videregivet til Carlson Companies Inc., eller et eller flere af koncernens søsterselskaber, såfremt dette måtte være nødvendigt for at kunne udføre de pågældende serviceydelser (for eksempel reservationer, afbestillinger, reservationsændringer, medlemskab af loyalitetsprogrammer osv.). Dine personlige oplysninger videregives til virksomheder, der udfører serviceydelser på vores vegne, f.eks. virksomheder, der varetager opgaver i forbindelse med ansøgningsadministration og teknisk support. På grundlag af dine personlige præferencer vil dine personlige oplysninger muligvis blive videregivet til andre virksomheder inden for Rezidor Hotel Group, eller til andre virksomheder, der er udvalgt af Rezidor, herunder strategiske samarbejdspartnere, som vil bruge dine oplysninger til at sende dig reklamer og særtilbud, som efter deres opfattelse kunne være interessante for dig. Vores serviceudbydere, strategiske samarbejdspartnere og Rezidor-hoteller er kontraktligt forpligtede til udelukkende at benytte de personlige oplysninger, vi videregiver til dem, til de tiltænkte formål og til at træffe rimelige forholdsregler med henblik på beskyttelse af dine personlige oplysningers fortrolighed og sikkerhed. De må ikke bruge eller videregive dine personlige oplysninger på en måde, der er i strid med vores forpligtelser over for dig, og de forpligter sig til at overholde al relevant lovgivning vedrørende databeskyttelse. Dine personlige oplysninger kan blive videregivet til en anden enhed, i tilfælde af at denne skulle have overtaget aktiemajoriteten i Rezidor eller størstedelen af Rezidors aktiver, f.eks. som følge af salg, fusion, omstrukturering, insolvens eller likvidation, forudsat at den pågældende enheds brug af dine personlige oplysninger fortsat er underlagt denne Fortrolighedspolitik. Dine personlige oplysninger kan blive videregivet til ikke-relaterede tredjeparter, såfremt dette er nødvendigt for at overholde en lov, et lovbundet krav, en retskendelse eller en stævning; for Side 4 af 9
at samarbejde med ordensmagten eller andre offentlige instanser i forbindelse med offentlige undersøgelser; og/eller for at beskytte dine og vores juridiske rettigheder, ejendom eller sikkerhed, vores medarbejdere, repræsentanter og andre gæster. Beskyttelse af personlige oplysninger Vi har iværksat passende fysiske, tekniske og organisationsmæssige sikkerhedsforanstaltninger med henblik på administration og videregivelse af personlige oplysninger, heriblandt passende sikkerhedsforanstaltninger med henblik på beskyttelse af sådanne oplysninger mod utilsigtet eller ulovlig ødelæggelse eller utilsigtet tab, misbrug, ændring, uautoriseret afsløring eller adgang og enhver anden form for ulovlig behandling. Videregivelse af personlige oplysninger på tværs af landegrænser Vores websteder og databaser ligger p.t. på servere i Danmark og USA, og vi samarbejder med underleverandører i flere forskellige lande om databehandling. Vi stiller krav om, at disse underleverandører overholder databeskyttelsesloven til fulde i henhold til EU's direktiv 95/46/EF, og de oplyses udtrykkeligt om dette krav. Nogle data videresendes til serveren tilhørende Carlson Companies Inc. i USA med henblik på registrering af reservationer, afbestillinger og/eller reservationsændringer i det centrale reservationssystem i Omaha i Nebraska. Databeskyttelseslovgivningen er forskellig i de forskellige lande og kræver mere beskyttelse i nogle lande end i andre. Hvis dine personlige oplysninger videregives til et andet land, træffer vi de nødvendige forholdsregler for at beskytte dit privatliv og dine personlige oplysninger i henhold til EU-lovgivningen om international dataoverførsel (Safe Haborordningen). Når du bruger vores websteder, deltager i vores programmer eller overnatter på Rezidor-hoteller, giver du samtidig dit samtykke til, at dine personlige oplysninger kan blive videregivet til organisationer i et hvilket som helst land i verden i henhold til vilkårene indeholdt i denne Fortrolighedspolitik. Cookies og andre internetteknologier Når du besøger en af vores websteder, kan vi gøre brug af følgende internetteknologier til indsamling af oplysninger om dig: Vi indsamler de oplysninger, som din internetbrowser automatisk sender til os, når du besøger vores websteder. Det vil typisk være oplysninger om din internetudbyders IPadresse og den type operativsystem og browser, der er installeret på din computer. Side 5 af 9
En cookie er en lille tekstfil, der anbringes på din computers harddisk af en internetserver. Vi bruger "sessionscookies" til at tildele din computer et vilkårligt genereret unikt identifikationsnummer, hver gang du besøger en af vores websteder. Sessionscookien udløber, når du lukker din browser. Vi bruger sessionscookies til at understøtte vores websteders funktionalitet og få oplysninger om, hvilke sider der besøges, hvilke links der benyttes, og hvor længe de besøgende bliver på hver side. I nogle tilfælde bruger vi også såkaldte "permanente cookies". Disse cookies fjernes ikke med det samme, når du lukker din browser, men forbliver på din computer, indtil de udløber efter en periode, eller du sletter dem. Hver gang du besøger det samme websted, genkender vores internetserver cookien på din computers harddisk. Ved at tildele din computer et permanent, unikt identifikationsnummer kan vi oprette en database med dine tidligere valg og præferencer. I situationer, hvor vi har brug for at hente dine valg eller præferencer frem igen, kan dette således gøres automatisk, og dermed sparer vi både tid og kræfter. Ved at tildele din computer et permanent, unikt identifikationsnummer kan vi også bedre holde øje med, hvor mange personer der besøger vores websteder, hvor ofte de besøger dem, hvordan deres brug af webstederne varierer, og hvor effektive vores reklamekampagner er. Hvis du besøger vores websteder via et link i en e-mail, vi har sendt dig, eller hvis du har oprettet et "bruger-id" i forbindelse med et af dine besøg, kan de oplysninger, vi får fra vores egne eller vores serviceudbyders cookies være knyttet til oplysninger i vores arkiver, der identificerer dig personligt. Siderne på vores websteder kan indeholde elektroniske billeder, som betegnes "webbeacons" (de kaldes også for "enkeltpixel-gif-filer" eller "klare gif-filer"). Vi bruger disse webbeacons til at få mere at vide om, hvordan besøgende bruger vores websteder, og til at måle, hvor effektive vores reklamekampagner er. Vi kan også indsætte webbeacons i e-mail-reklamemeddelelser for at se, om de pågældende meddelelser åbnes, og om der reageres på deres indhold. De oplysninger, vi indhenter ved hjælp af webbeacons, kan blive knyttet til andre oplysninger, som identificerer dig personligt. Side 6 af 9
Ændringer af Fortrolighedspolitikken Vi forbeholder os ret til når som helst og efter eget skøn at foretage ændringer af denne Fortrolighedspolitik. Der vil blive gjort opmærksom på væsentlige ændringer af Fortrolighedspolitikken ved hjælp at en note i toppen af den reviderede Fortrolighedspolitik i minimum 30 dage efter den nye ikrafttrædelsesdato, så du kan se, hvilke ændringer der er foretaget. Det er dit eget ansvar med jævne mellemrum at kontrollere vores hjemmeside for eventuelle ændringer af Fortrolighedspolitikken. Hvis der kun er tale om små ændringer af Fortrolighedspolitikken, vil den blive erstattet af den opdaterede udgave med den nye ikrafttrædelsesdato angivet i toppen af Fortrolighedspolitikken. Små ændringer kan f.eks. være ændringer af vores kontaktoplysninger eller eksemplerne i et af Fortrolighedspolitikkens afsnit. Gennemsigtighed Hvis du ønsker at se, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig, kan du kontakte Rezidors databeskyttelsesafdeling (se nedenfor) og bede om at få tilsendt en kopi af din personlige profil pr. brev eller e-mail. Din identitet vil blive bekræftet på en sikker måde, så dine personlige oplysninger ikke risikerer at falde i de forkerte hænder. Såfremt du har rettelser til de lagrede oplysninger, vil vi svare på din forespørgsel inden for et rimeligt tidsrum. Hvis du ønsker at få slettet dine personlige oplysninger fra vores arkiver, bedes du kontakte os for at gøre os opmærksom på dette. Rezidor Hotel Groups databeskyttelsesafdeling Avenue du Bourget 44 1130 Bruxelles Belgien Tlf.: +32 2 702 9200 Fax: +32 2 702 9300 E-mail: privacy@rezidor.com Side 7 af 9
FORTROLIGHEDSLØFTER Hos Rezidor Hotel Group tager vi beskyttelse af personlige oplysninger alvorligt. Her er vores ti løfter til dig som vores hotelgæst eller besøgende på vores websteder: 1. Besked. Når vi indsamler dine personlige oplysninger meddeler vi dig rettidigt og på passende vis, hvilke personlige oplysninger vi indsamler, hvordan vi vil bruge dem, og hvilke tredjeparter vi videregiver oplysningerne til. 2. Valg. Når du tilmelder dig et af vores nyhedsbreve eller deltager i vores markedsføringstiltag, giver vi dig mulighed for at vælge, hvordan vi må bruge og videregive dine personlige oplysninger, og respekterer disse valg. 3. Relevans. Vi indsamler kun så mange personlige oplysninger, vi har brug for til bestemte, navngivne formål, og vi bruger ikke oplysningerne til andet uden dit samtykke. 4. Lagring. Vi lagrer kun dine personlige oplysninger så længe, vi har brug for dem til de tiltænkte formål, eller så længe loven tillader det. 5. Nøjagtighed. Vi gør alt, hvad vi kan, for at de personlige oplysninger, vi har registreret, er korrekte. 6. Adgang. I henhold til lovgivningen informerer vi dig om de personlige oplysninger, vi har lagret om dig i vores databaser, på din anmodning. 7. Sikkerhed. Vi iværksætter passende fysiske, tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personlige oplysninger mod tab og uautoriseret brug, adgang, afsløring, ændring eller ødelæggelse. 8. Videregivelse. Ud over som beskrevet i denne Fortrolighedspolitik videregiver vi ikke dine personlige oplysninger til tredjeparter uden dit samtykke. 9. International udveksling. Hvis vi videregiver dine personlige oplysninger til et land uden for EU (herunder Schweiz, Norge og Island, træffer vi de nødvendige forholdsregler for at beskytte dit privatliv og de personlige oplysninger, der videregives, i henhold til gældende lovgivning. 10.Håndhævelse. Vi vil jævnligt evaluere, hvordan vi lever op til disse fortrolighedsløfter. Side 8 af 9
Kontakt os på nedenstående adresse, hvis du ønsker at stille spørgsmål om vores procedurer til beskyttelse af personlige oplysninger, ændre dine markedsføringspræferencer eller indgive en klage: Rezidor Hotel Groups databeskyttelsesafdeling Avenue du Bourget 44 1130 Bruxelles Belgien Tlf.: +32 2 702 9200 Fax: +32 2 702 9200 E-mail: privacy@rezidor.com Side 9 af 9