Vedtægter for den almennyttige selvejende institution Rodbjerggaard (CVR-Nr. 33680864) 1 Rodbjerggaard er en selvejende institution med hjemsted i Vejle Kommune, omfattende ejendommen Rodbjerggaard, Vorkvej 73, 6040 Egtved, matrikel nr. 4i og 39a, Vork by, Vork. 2 Institutionens formål er: - At eje, udleje, vedligeholde og forbedre ejendommens bebyggelse med tilhørende lejrplads og naturarealer med skovskrænter og engarealer i Vejle Ådal. - At fungere som et støttepunkt for friluftslivet i naturen omkring Vejle Ådal med formidling og overnatning. Institutionens virksomhed er almennyttig og udøves i overensstemmelse med formål og arbejdsgrundlag for Sct. Georgs Gilderne i Vejle Kommune såvel til gavn for det børne- og ungdomsarbejde, der i Vejle og omegn primært udøves af ungdomsorganisationer tilknyttet Verdensspejderforbundene eller organisationer, hvis arbejde kan sidestilles hermed, som til sikring og forbedring af de naturmæssige værdier på ejendommen. Institutionens økonomiske grundlag er de ubehæftede aktiver, som er blevet overdraget institutionen i forbindelse med institutionens oprettelse af Sct. Georgs Gilderne i Vejle Kommune og den nationale støtteforening Rodbjerggaards Venner, og udgøres af den i 1 nævnte kursusejendom og lejrplads med tilhørende areal, inventar og tilkøbte eller lejede rettigheder samt penge og værdipapirer jf. vedlagte åbningsbalance pr. yy. yyy. 2011. 3 Endelig version/hmj/2011-06-16 Side 1
Institutionen ledes af en bestyrelse på 6 personer udpeget på årsmødet således: 2 bestyrelsesmedlemmer blandt de indstillede fra Sct. Georgs Gilderne i Vejle Kommune 2 bestyrelsesmedlemmer blandt de indstillede fra støtteforeningen Rodbjerggaards Venner 2 bestyrelsesmedlemmer blandt de indstillede fra andre bidragydende støtteorganisationer, herunder foreninger, institutioner og virksomheder. Bestyrelsesmedlemmerne og deres suppleanter vælges på årsmødet for en periode af 2 år, således at 1 bestyrelsesmedlem fra henholdsvis Sct. Georgs Gilderne i Vejle Kommune, Rodbjerggaards Venner samt andre bidragydende støtteorganisationer Sct. Georgs Gilderne i Danmark er på valg i lige år, og de øvrige 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år. Genvalg kan finde sted. Umiddelbart efter hvert årsmøde konstituerer bestyrelsen sig selv med formand, kasserer og sekretær. 4 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 2/3 af dens medlemmer deriblandt formanden er til stede, og dens beslutninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed. I bestyrelsen har hvert bestyrelsesmedlem 1 stemme. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, samt forestår uddelegering af særlige ansvarsområder til bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen holder møde så ofte formanden finder det nødvendigt, dog mindst 2 gange årligt, eller når begæring herom fremsættes af mindst 2 bestyrelsesmedlemmer. Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal være vedlagt dagsorden. Bestyrelsens beslutninger indføres i institutionens forhandlingsprotokol, der underskrives af de tilstedeværende, og der udsendes referat af bestyrelsesmøderne til alle bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen er ulønnet, men udgifter kan dækkes. 5 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionens anliggender og er ansvarlig for, at den administreres i overensstemmelse med nærværende vedtægter og årsmødets beslutninger.. Bestyrelsen fastsætter ordensregler for brug af bygninger, lokaler, lejrplads og arealer og overvåger, at bygninger og arealer anvendes på forsvarlig måde. Bestyrelsen kan, hvis det skønnes formålstjenligt, nedsætte og ophæve udvalg med bestemte opgaver, ligesom bestyrelsen kan udpege en tilsynsførende. Denne kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret. Bestyrelsen er ansvarlig for, at institutionens frie midler til enhver tid er anbragt på betryggende vis i et pengeinstitut eller offentligt noterede værdipapirer. Eventuelle værdipapirer noteres på institutionens navn. Tilknytning af nye støtteorganisationer til institutionen skal godkendes af bestyrelsen. Endelig version/hmj/2011-06-16 Side 2
Ordinært årsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april måned. Alle årsmøder indkaldes skriftligt/e-mail til bidragydende støtteorganisationer, med mindst 3 ugers varsel med angivelse af dagsorden og vedlagt revideret og underskrevet regnskab samt forslag til budget for kommende kalenderår. 6 Dagsorden for det ordinære årsmøde: 1. Registrering af fremmødte bidragydende støtteorganisationer. 2. Valg af dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen. 3. Bestyrelsens beretning om institutionens drift og aktivitet i det forløbne år. 4. Fremlæggelse af årsregnskab. 5. Drøftelse af indkomne ideoplæg og initiativer fra bestyrelsen. 6. Fremlæggelse af budget, herunder udlejningstakster, støtteindskud og årligt støttebidrag for det først kommende kalenderår. 7. Meddelelser om indstillede til valg fra henholdsvis Sct. Georgs Gilderne i Vejle, Rodbjerggaards Venner og andre bidragydende organisationer. Er der på årsmødet ikke indstillede til de ledige bestyrelsespladser, er bestyrelsen selvsupplerende. 8. Valg af ene bestyrelsesmedlem og dennes suppleant blandt de indstillede fra henholdsvis Sct. Georgs Gilderne i Vejle Kommune, Rodbjerggaards Venner samt andre bidragydende organisationer (i lige år). Valg af andet bestyrelsesmedlem og dennes suppleant blandt de indstillede fra henholdsvis Sct. Georgs Gilderne i Vejle Kommune, Rodbjerggaards Venner samt andre bidragydende organisationer (i ulige år). 9. Valg af revisor for et år. 10. Eventuelt. Alle ideoplæg skal være formanden skriftligt i hænde senest 2 uger før årsmødet. Disse udsendes sammen med initiativer fra bestyrelsen til de bidragydende støtteorganisationer senest 1 uge før årsmødet. På årsmødet har hver fremmødt bidragydende støtteorganisation 1 stemme. De enkelte valg afgøres ved simpel stemmeflerhed. Skriftlig afstemning skal finde sted såfremt blot 1 af de tilstedeværende bidragydende støtteorganisationer ønsker det. Årsmødets valg indføres i en protokol. Protokollen underskrives af dirigenten. Der føres tillige referat af årsmødet, referatet godkendes på efterfølgende bestyrelsesmøde. Det godkendte referat med trufne beslutninger udsendes til de bidragydende støtteorganisationer. Institutionens regnskab følger kalenderår. Den på årsmødet valgte revisor må ikke være medlem af bestyrelsen. Ekstraordinært årsmøde kan indkaldes af 2/3 af bestyrelsen eller minimum 20 % af de bidragydende støtteorganisationer med 3 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for de punkter, der ønskes behandlet. Endelig version/hmj/2011-06-16 Side 3
7 Institutionens indtægter tilvejebringes ved: - Primært udlejning og aktiviteter i forbindelse hermed iht. 2. Der skal i hvert tilfælde oprettes særskilt lejeaftale. - Bidrag fra støtteorganisationer herunder indskud og kontingent - Fondsmidler, gaver og legater, herunder testamentariske, fra støtteorganisationers medlemmer og andre - Afkast af formuen. Eventuelt overskud ved udlejning og aktiviteter tilfalder institutionen og kan henlægges til imødegåelse af fremtidige års eventuelle underskud, og i øvrigt til bedste for institutionen, for eksempel til byggeforanstaltninger, udvidelser og lignende. 8 Institutionen tegnes af formand og kasserer i forening eller ved forfald af en af disse af formand eller kasserer i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer. Til køb, salg eller pantsætning af fast ejendom kræves dog mindst 5 bestyrelsesmedlemmers underskrift. Til at varetage den daglige forretningsgang kan der meddeles prokura til de enkelte bestyrelsesmedlemmer indenfor deres ansvarsområde. Der påhviler ikke støtteorganisationerne nogen hæftelse for de institutionen påhvilende forpligtelser. 9 Nærværende vedtægter kan foreslås ændret efter vedtagelse med 2/3 flertal blandt bestyrelsens medlemmer. Vedtægtsændringer skal for at være gyldige bekræftes med 2/3 flertal af et efterfølgende årsmøde. 10 Institutionens nedlæggelse kan kun ske efter forslag fra mindst 5 bestyrelsesmedlemmer. Beslutningen om nedlæggelse skal for at være gyldig vedtages på et årsmøde med 2/3 flertal blandt de bidragydende støtteorganisationer. Opnås denne majoritet ikke, er bestyrelsen berettiget til med 3 ugers varsel at indkalde til et nyt årsmøde, på hvilket beslutning om nedlæggelse kan vedtages af mindst halvdelen af de fremmødte bidragydende støtteorganisationer. I tilfælde af institutionens ophør foretager bestyrelsen en likvidation, og den ved likvidationen forekomne formue tilfalder spejderrelateret, humanitært og socialt arbejde i Vejle og omegn i overensstemmelse medvedtægterne for Sct. Georgs Gildernes humanitære Pengetank med hjemsted i Vejle efter det sidst indkaldte årsmødes beslutning. Endelig version/hmj/2011-06-16 Side 4
Vedtaget på stiftende årsmøde, Rodbjerggaard den zz. zzz 2011. Dirigent: (sign.).. _ 1. Sct. Georgs Gilde i Vejle 2. Sct. Georgs Gilde i Vejle _ 3. Sct. Georgs Gilde i Vejle Egtvedpigens Sct. Georgs Gilde Rodbjerggaards Venner _ Rodbjerggaards Venner Endelig version/hmj/2011-06-16 Side 5