Vedtægter for FIRST 1 Oprettelse, navn og placering Stk.1 FIRST oprettes 1. januar 2003 som en forskerskole, der forbinder unive r- siteter og virksomheder. Parterne betegnes som FIRST universitetsmedlemmer eller virksomhedsmedlemmer. Stk. 2 FIRSTs fulde navn er Foundations for Innovative Research-based Software Technologies, med den danske oversættelse Fundamenter for Innovative Forskningsbaserede Softwareteknologier. Akronymet FIRST benyttes både på dansk og engelsk. Stk. 3 Partnere pr. 1. januar 2003: Navision a/s Datalogisk Institut ved Det naturvidenskabelige Fakultet på Københavns Un i- versitet (DIKU) IT-højskolen i København (IT-C) Stk. 4 FIRST-sekretariatet er placeret på IT-C. Stk. 5 FIRST er åbent for optagelse af nye universitets - eller virksomhedsmedlemmer jf. 3 stk. 4.a. 2 Formål og opgaver Stk. 1 FIRSTs formål er at koordinere og udbygge forskeruddannelsesaktivit e- ter indenfor teoretisk datalogi og fundamentale softwareteknologier. Forskerskolen skal skabe et inspirerende forskningsmiljø og bidrage til udvikling af en dansk high-tech softwareindustri ved at uddanne ph.d. er på det højeste internationale niveau. Stk. 2 Dette formål søges primært opfyldt gennem følgende hovedaktiviteter: a. afholdelse af ph.d.-kurser samt koordinering af eksisterende udbud b. forskningsseminarer c. internationale sommer/vinter-skoler d. internationale conferencer og workshops e. årligt internat f. regelmæssige ph.d.-vejledermøder g. supervision af ph.d.-vejledere
3 Bestyrelsen Stk. 1 FIRST ledes af en bestyrelse, der har ansvaret for FIRSTs aktiviteter. I bestyrelsen er 4-6 pladser. Ved FIRSTs begyndelse består bestyrelsen af pr o- fessor Henrik Reif Andersen (IT-C), professor Fritz Henglein (DIKU), lektor Carsten Butz (IT-C) og lektor Lars Birkedal (IT-C). Bestyrelsesmedlemmerne udpeges af de respektive universitets- eller virksomhedsmedlemmer. Stk. 2 Hver universitetsmedlem har krav på mindst en plads i bestyrelsen. Stk. 3 Formand for bestyrelsen er lederen af FIRST. Stk. 4 Bestyrelsen træffer de overordnede beslutninger om FIRSTs aktiviteter, idet den bl.a. a. godkender nye medlemmer og fastsætter nye medlemmers andel til medfinansiering af driften af FIRST b. udpeger FIRSTs daglige leder c. godkender strategi, indsatsområder, arbejdsprogram, budget, årsregnskab og årsberetning for FIRSTs aktiviteter Stk. 5 Ved optagelse af nye universitetsmedlemmer i FIRST udpeger det nye universitetsmedlem et bestyrelsesmedlem. Ved optagelse af nye virksomhedsmedlemmer i FIRST beslutter bestyrelsen om det nye virksomhedsmedlem skal have en plads i bestyrelsen. Stk. 6 Beslutninger om vedtægtsændringer og optagelse af nye medlemmer kræver enstemmighed i bestyrelsen. Stk. 7 Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende. 4 FIRSTs daglige ledelse Stk. 1 Den daglige leder skal være fastansat videnskabelig medarbejder ved IT - C på lektor- eller seniorforskerniveau. Der er tale om et deltidsjob, hvor FIRST yder kompensation til vedkommendes afdeling i henhold til FIRSTs godkendte budget. Stk.2 Med ansvar over for Bestyrelsen varetager FIRSTs daglige leder bl.a. følgende opgaver: a. disponerer FIRSTs midler i henhold til det godkendte budget og tegner FIRST udadtil b. udarbejder oplæg til arbejdsprogram, budget mv. til bestyrelsen c. leder FIRSTs sekretariats- og informationsfunktioner d. koordinerer ph.d.-kurser og forestår evaluering af disse e. organiserer forskningsseminarer
f. inviterer gæsteforskere g. initierer opslag af ph.d.-stipendier h. deltager i bedømmelsesudvalg ifm. besættelse af stillinger i FIRST i. organiserer samarbejde med industrien 5 Indskrivning af ph.d.-studerende Stk.1 Mindst 1 gang årligt opslås ph.d.-stipendier i FIRST. Stk.2 Den daglige leder sammensætter og indstiller i samarbejde med ph.d. - studienævnene på universitetsmedlemsinstitutioner et bedømmelsesudvalg til ph.d.-studienævnet på IT-C. Stk.3 Bedømmelsesudvalg sammensættes med mindst en repræsentant fra hvert universitetsmedlem. Stk. 4 Ansøgninger til de opslåede ph.d.-stipendier indsendes til FIRST og behandles af Personaleafdelingen på IT-C. Stk.5 FIRSTs bestyrelse indstiller egnede kandidater til det universitetsmedlem, hvor den ph.d.-studerende skal indskrives. Stk. 6 FIRST overfører hvert kvartal midler til vejledning, ph.d.-studienævn og overhead til det universitetsmedlem hvor den ph.d.-studerende er indskrevet. 6 Det økonomiske grundlag, budget- og regnskabsforhold Stk. 1 Alle FIRSTs aktiviteter skal have en synlig finansiering. Det økonomiske grundlag for FIRST, FIRSTs bevillinger, er dels den aftalte medfinansiering af FIRST fra medlemmerne, dels projektmidler og andre midler, der er stillet til FIRSTs disposition fra institutionerne, forskningsrådene, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, EU, industrielle sama r- bejdspartnere og andre. Stk. 2 FIRSTs bevillinger forvaltes under ansvar over for FIRST. Det samlede regnskab for FIRST udarbejdes på IT-C. Afrapporteringsformen fastlægges i forbindelse med bestyrelsens godkendelse af arbejdsprogram og budget. Udgifter bogføres hos de medlemmer, der afholder udgiften. Udgifter indberettes hvert kvartal til IT-C med henblik på udarbejdelse af kvartalsregnskab til bestyrelsen. Stk. 3 FIRSTs budget består af et kvalitetsfremmebudget og et budget for ph.d.-stipendier.
a. I kvalitetsfremmebudgettet fastlægges omfanget af ressourcer nødvendige for FIRSTs drift (løn til gæsteforskere, ph.d.-kurser, seminarer, sekretariat, løn til daglig leder, udstyr mv.). b. I budgettet for ph.d.-stipendier fastlægges udgifter til løn til stipendiater, vejledning, overhead samt midler til ph.d.-studienævn til rejseomkostninger, udlandsophold, forsvar mv. c. FIRSTs arbejdsprogram og budgetter udarbejdes for 5 år frem og godkendes af bestyrelsen for ét år ad gangen. Stk. 4 Hvert medlem forpligter sig til at medfinansiere FIRST. Hvert medlem opfylder sine forpligtelser ved at afholde udgifter, levere opgaver eller overføre midler i henhold til FIRSTs arbejdsprogram og budget efter beslutning i best y- relsen. Regnskab erlægges i form af aktivitetsregnskab eller timeregnskab i henhold til nærmere aftale. Stk. 5 Udgifter afholdt af universitetsmedlemmerne udløser 20% overhead fra FIRST til dækning af udgifter til bygnings- og administrationsudgifter. Stk. 6 FIRSTs budget og regnskab tilgår FIRST medlemmernes ledelser til or i- entering. 7 Forretningsorden, rettigheder mv. Stk. 1 Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, herunder procedure for valg af FIRSTs daglige leder. Stk. 2 De enkelte medlemmer afholder selv udgifter i forbindelse med deltagelse i Bestyrelsens arbejde. Stk. 3 Fordeling af rettigheder til forskningsresultater o.a. opnået for eller med tilskud fra FIRSTs bevillinger følger, med mindre andet særskilt aftales, de gældende regler for ansatte ved de pågældende institutioner eller virksomheder. Stk. 4 Alle publikationer, programmer, web-sider o. lign. finansieret af FIRSTs midler skal indeholde tydelig reference til FIRST, ligesom de normale regler for publicering og henvisninger ved de pågældende institutioner skal følges. Stk. 5 FIRSTs logo benyttes i forbindelse med FIRST finansie rede aktiviteter og FIRST projekter. FIRSTs navn og logo er mønsterbeskyttet og ejes af IT -C. Anvendelsen af logo'et skal følge de designmæssige principper.
8 Vedtægtsændringer, ikrafttræden mv. Stk. 1 Ændringer i vedtægterne skal, for at træde i k raft, enstemmigt vedtages i Bestyrelsen og skal godkendes af partnerne. Stk. 2 Vedtægterne træder i kraft med virkning fra 1. januar 2003. Stk. 3 Enhver partner kan med ½ års varsel til d. 1/1 udtræde af FIRST. I tilfælde af et medlems udmeldelse eller ved nedlæggelse af FIRST skal indgåede aftaler om ph.d.-studerende og projekter så vidt muligt respekteres. Godkendt d. 13. august 2002. Navision a/s DIKU IT-C