CVR-nr. 30 06 09 46 Revisionsprotokollat af 24. november 2014 vedrørende risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i regnskabsårets løb
Indhold 1 Indledning 333 2 Væsentlige forhold vedrørende revisionen 333 2.1 Bemærkninger til virksomhedens interne kontroller 333 3 Revisionens mål og omfang 333 3.1 Risikovurdering 333 3.2 Revisionsstrategi og -plan 335 3.3 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. 335 4 Samarbejde med Rigsrevisionen 336 4.1 Forhold vedrørende årsrapport 2013 336 5 Bestyrelsens forhandlingsprotokollat 336 6 Assistance og rådgivning 336 6.1 Ledelsens rejse- og repræsentationsomkostninger 337 7 Foranstaltninger til sikring af revisors uafhængighed 337 Ernst & Young P/S - Osvald Helmuths Vej 4 - Postboks 250-2000 Frederiksberg - CVR-nr. 30 70 02 28 006684 14001 / 14 protokol løbende revision_dtu 2014.docx 332
1 Indledning Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for Danmarks Tekniske Universitet (universitetet) for regnskabsåret 2014. I dette revisionsprotokollat har vi redegjort for: vores overvejelser vedrørende risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet (risikovurdering) den overordnede revisionsstrategi og -plan den revision, vi indtil nu har udført som led i revisionen af årsregnskabet for 2014. Revisionsprotokollatet er alene udarbejdet til brug for bestyrelsen og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. 2 Væsentlige forhold vedrørende revisionen Revisionen udføres i løbet af regnskabsåret og ved årsafslutningen. Revisionen af årsregnskabet for 2014 kan ikke anses for afsluttet, før vi har afgivet vores revisionspåtegning. Baseret på vores revision i løbet af regnskabsåret skal vi fremhæve nedenstående betydelige forhold, som efter vores vurdering er relevante for bestyrelsen. 2.1 Bemærkninger til virksomhedens interne kontroller Vi har i løbet af regnskabsåret udført revision af udvalgte forretningsgange og interne kontroller samt regnskabs- og informationssystemer. Vi har gennemgået vores observationer og anbefalinger med den daglige ledelse for Afdelingen for Økonomi og Regnskab (AØR) på møde den 3. november 2014. Vi har ikke konstateret væsentlige svagheder vedrørende de af ledelsen etablerede væsentlige forretningsgange og interne kontroller samt regnskabs- og informationssystemer. 3 Revisionens mål og omfang Revisionen udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning. Revisionens formål og omfang samt ansvaret for regnskabsaflæggelsen er omtalt i vores revisionsprotokollat af den 24. november 2014, siderne 323-331. Revisionen udføres endvidere i overensstemmelse med rigsrevisorlovens 9, stk. 1, om interne revisioner ved universiteterne. Revisionen af årsregnskabet for 2014 udføres i overensstemmelse med ovenstående. 3.1 Risikovurdering Med henblik på at opdatere vores forståelse og kendskab til universitetet og dets omgivelser samt vurdere risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi ajourført vores informationer om og beskrivelser af universitetets: mål og strategier risikostyring og politikker organisation, herunder ledelsesovervågning og funktionsadskillelse på væsentlige områder forretningsgange og interne kontroller anvendt regnskabspraksis og udøvelse af væsentlige regnskabsmæssige skøn it-anvendelse og regnskabssystemer. Vi har endvidere drøftet forventningerne til universitetets finansielle udvikling for 2014 med universitetets daglige ledelse. 333
3.1.1 Risiko for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet Vi har med den daglige ledelse drøftet risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og de af den daglige ledelse iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller samt kontrollerne inden for væsentlige specifikke regnskabsområder. Baseret på vores drøftelser med den daglige ledelse og vores kendskab til universitetets aktiviteter, branchen og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter, hvortil der efter vores opfattelse kan være knyttet betydelige risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl: Regnskabspost Revisionsmål Igangværende tilskudsaktiviteter Tilstedeværelse, nøjagtighed og periodisering af indtægter og omkostninger i resultatopgørelsen samt korrekt værdiansættelse og tilstedeværelse af igangværende projekter Materielle anlægsaktiver Værdiansættelse Hensatte forpligtelser Værdiansættelse og tilstedeværelse Regnskabsposterne tilskudsaktiviteter, materielle anlægsaktiver og hensatte forpligtelser indeholder væsentlige regnskabsmæssige skøn. Vi vil have fokus på de regnskabsmæssige skøn, som foretages i årsregnskabet for 2014. 3.1.2 Andre væsentlige revisionsområde Derudover er der en række regnskabsposter som beløbsmæssigt er væsentlige, men hvor vi vurderer at risikoen for fejl i årsregnskabet er begrænset. Der er tale om regnskabsposter, som er direkte afstemmelige til ekstern information, eller hvor kompleksiteten i regnskabsposten er lav: Regnskabspost Revisionsmål Indtægter fra finansloven Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Kapitalandele i dattervirksomheder Særlige forhold i dattervirksomheder af betydning for DTU Likvide beholdninger og værdipapirer Fuldstændighed og værdiansættelse Prioritetsgæld og renteswap Fuldstændighed, værdiansættelse og præsentation Lønninger og gager samt skyldige lønrelaterede omkostninger Fuldstændighed, tilstedeværelse og nøjagtighed Vi vil derudover gennemgå målrapportering (korrekt opfølgning på mål) samt vurdere it-anvendelsen, herunder de generelle it-kontroller (sikkerhed af data og informationers pålidelighed). 3.1.3 Risiko for besvigelser Vi har planlagt og udført vores revision for at opnå høj grad af sikkerhed for, at regnskabet som helhed er uden væsentlig fejlinformation. Under revisionen udført i løbet af regnskabsåret, hvor vi har udført revisionshandlinger for udvalgte områder, har vi ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vække mistanke om besvigelser af betydning for oplysningerne i årsregnskabet. 334
Den daglige ledelse har oplyst, at universitetets forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter dens opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. Den daglige ledelse har oplyst, at den daglige ledelse i oktober 2015 har foretaget undersøgelse af et enkelt forhold, som følge af en anonym henvendelse til universitetet om mulige usædvanlige forhold omkring en projektleder og en ekstern virksomhed. Den daglige ledelse har undersøgt forholdet og har ikke kunne finde grundlag for påståede usædvanlige forhold. Vi har fået oplyst at bestyrelsen bliver orienteret på sædvanlig vis. Vi tillader os at betragte bestyrelsens underskrift på dette revisionsprotokollat som en bekræftelse på, at bestyrelsen ikke har kendskab til sådanne forhold. 3.2 Revisionsstrategi og -plan På baggrund af vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi fastlagt vores revisionsstrategi og -plan for 2014. 3.2.1 Revisionsstrategi Revisionsstrategien fastlægger overordnet revisionens omfang, tidsmæssige placering og retning. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte områder af betydning for årsregnskabet. Med henblik på at udføre en effektiv revision har vi foreløbigt valgt at basere hovedvægten af vores revision på systembaseret revision, hvor vi vurderer de af ledelsen etablerede registreringssystemer og forretningsgange samt ved stikprøver tester de interne kontroller. Herudover vil der i fornødent omfang blive foretaget substansbaseret revision, hvor vi tester poster i resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse, noter og andre krævede oplysninger m.v. til ekstern og anden dokumentation samt udfører substansanalytisk revision. Ved substansanalytisk revision foretages en vurdering af udvalgte regnskabsposter gennem analyse af forventelige sammenhænge mellem både finansielle og ikke-finansielle oplysninger. 3.2.2 Revisionsplan På baggrund af den fastlagte revisionsstrategi har vi udarbejdet en revisionsplan med henblik på at reducere risikoen for, at vi ikke identificerer væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, til et acceptabelt lavt niveau. I revisionsplanen er arten, den tidsmæssige placering og omfanget af den revision, der planlægges udført, fastlagt. Revisionen vil på baggrund af vores risikovurdering have særlig fokus på de under afsnit 3.1 nævnte regnskabsposter. På øvrige regnskabsposter, hvor risikoen for væsentlige fejl i årsregnskabet vurderes lavere, vil revisionen være mindre omfattende. 3.3 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. Revisionen i løbet af regnskabsåret har til formål at undersøge og vurdere, om vi kan basere vores revision af årsregnskabet på udvalgte forretningsgange og interne kontroller. Revisionen er rettet imod forretningsgange og interne kontroller, hvor der efter vores vurdering kan være en risiko for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet. Efter aftale med universitetets daglige ledelse, har vi foretaget revision i årets løb i oktober. Fokusområderne for revisionen har været følgende: Regnskabsafslutningsprocessen, herunder hvordan bogføringsbalancen forberedes og kvalitetssikres, samt hvordan årsregnskabet udarbejdes Indtægter, herunder også igangværende tilskudsaktiviteter Omkostninger og leverandørgæld 335
Likvide midler, herunder indbetalinger og udbetalinger Løn og gager Forvaltningsrevision Materielle anlægsaktiver og periodiserede donationer Regnskabs- og informationssystemer, herunder it-revision. Vedrørende konklusionen på det udførte arbejde henvises til afsnit 2. 4 Samarbejde med Rigsrevisionen Rigsrevisionens og Ernst & Young's samlede revisionsindsats koordineres således, at resultatet af Ernst & Young's arbejde kan indgå ved Rigsrevisionens afgivelse af erklæring i den årlige beretning om revisionen af statsregnskabet. Rigsrevisionen har oplyst, at Rigsrevisionen i 2014 ikke har planer om at foretage selvstændig løbende revision af universitetet, men dog vil foretage handlinger vedrørende den afsluttende revision i 2015. 4.1 Forhold vedrørende årsrapport 2013 4.1.1 Målrapportering og opfølgning på revisionen Styrelsen for Videregående Uddannelser har i juni 2014 udarbejdet "Opfølgning på Danmarks Tekniske Universitets årsrapport 2013", hvor styrelsen kommenterer på universitets målrapportering samt foretager opfølgning på revisionen. Universitetet har i brev af 25. august 2014 besvaret denne henvendelse. Styrelsen for Videregående Uddannelser bekræfter den 19. september 2014 at have gennemgået universitetets besvarelse og ikke har yderligere spørgsmål. 4.1.2 Anvendt regnskabspraksis Vi omtalte i vores revisionsprotokollat af 28. marts 2014, siderne 303-304, en mulig afvigelse i universitetets regnskabspraksis i forhold til statens regnskabsregler på områderne andre værdipapirer og kapitalandele under finansielle anlægsaktiver (optioner og warrants), værdipapirer under omsætningsaktiver (aktier og obligationer) samt renteswapsat. Bemærkningen er oprindeligt givet af Rigsrevisionen efter løbende revision i 2013. Universitetet afventer fortsat en afklaring fra Styrelsen for Universiteter og Internationalisering og foretager ingen ændring af anvendt regnskabspraksis før eventuel beslutning herom er truffet af Styrelsen for Universiteter og Internationalisering. 5 Bestyrelsens forhandlingsprotokollat Formålet med gennemlæsningen er at vurdere, om der er forhold, som er behandlet i bestyrelsen, som ikke er kommet rigtigt til udtryk i regnskabsføringen. Vi har læst bestyrelsens forhandlingsprotokollat frem til mødet den 19. september 2014. 6 Assistance og rådgivning Siden afgivelsen af revisionsprotokollat af 28. marts 2014 har vi ydet følgende andre ydelser end revision af årsregnskabet: Afgivelse af revisorerklæringer, omfattende: - Afgivelse af revisorerklæringer over for tilskudsgiver, hvor tilskudsgiver angiver omfanget af det arbejde, vi skal udføre. Der er væsentligst tale om EU-projekter. 336
Andre opgaver, omfattende: - Stikprøvevis gennemgang af ledelsens rejse- og repræsentationsomkostninger, jf. afsnit 6.1 - Udarbejdelse af notat om den regnskabsmæssige, skattemæssige og momsmæssige behandling af DTU's overtagelse af Scion DTU A/S' lejede lokaler - Udarbejdelse af rapport om overtagelse af bygning 304 fra UNIªC - Udarbejdelse af undersøgelse vedrørende ASIM Cost Audit Report, herunder har DTU bedt os om at undersøge og kommentere på ASIM Cost Audit Report dateret 27. august 2014 udarbejdet af ESA Industrial Auditing Division - Tilrettelæggelse af seminardag for DTU s medarbejdere i Afdeling for Økonomi og Regnskab, 4. kvartal 2014 - Tilrettelæggelse af projektdag for DTU s medarbejdere i Afdeling for Økonomi og Regnskab og inviterede institutter, 4. kvartal 2014 - Undervisning og projektvejledning på hold under Institut for Management Engineering - Assistance med regnskabsmæssige og administrative opgaver på Økonomicenter Nord og Øst (udført af EY Net Source A/S). 6.1 Ledelsens rejse- og repræsentationsomkostninger Vi har efter aftale med DTU foretaget stikprøvevis gennemgang af rejse- og repræsentationsomkostninger for to medlemmer af den daglige ledelse og tre institutdirektører. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 7 Foranstaltninger til sikring af revisors uafhængighed Vi har i henhold til gældende bestemmelser etableret retningslinjer om uafhængighed. Disse retningslinjer sikrer, at vi, inden vi påtager os en opgave om assistance, afgivelse af revisionspåtegninger på regnskaber eller afgivelse af andre erklæringer med sikkerhed, tager stilling til, om der foreligger omstændigheder, som for en velinformeret tredjemand kan vække tvivl om vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed. København, den 24. november 2014 ERNST & YOUNG Godkendt Revisionspartnerselskab Torben Kristensen statsaut. revisor Thomas Krath Jørgensen statsaut. revisor 337
Siderne 332 338 er fremlagt på mødet den 24. november 2014. I bestyrelsen: Per Falholt formand Stine Kærulf Andersen Kim Louise Ettrup Sigrun Hjelmquist Sten Haastrup Greta Jakobsen Klavs F. Jensen Ulla Röttger Peter Szabo 338