Modul Indledende punkter Udvalgte emner er af en kompleksitet og omfang, der forudsætter, at bestyrelsen årligt arbejder intensivt med emnet pba. et særlig forberedt arbejds-/beslutningsgrundlag. Disse emner, betegnes her moduler. Der kan i løbet af året følges op på de enkelte emner i form af statusrapporteringer el. lign. Enkelte emner (moduler) er af en karakter, der nødvendiggør, at indholdet fordeles hen over året (f.eks. god selskabsledelse). Gennemgående formelle punkter Gennemgående punkter Løbende rapportering, der understøtter bestyrelsens tilsyns-/strategiske rolle Punkter relateret til årets gang Punkter, der vedrører særlige årlige begivenheder, f.eks. ifm. generalforsamlingen. Punkter relateret til modulet Tabel 1 Struktur for bestyrelsens årsplan Eksempler del-emner tilhørende det respektive modul Modulet behandles normalt som sidste punkt på dagsordnen, inden eventuelt mhp. at sikre fokus. Forudsætter, at ovenstående mere formelle punkter afvikles effektivt og tiden ikke skrider
År 201X Modul Indledende punkter Gennemgående punkter Punkter relateret til årets gang Punkter relateret til modulet Afsluttende Punkter Generalforsamling Møde 1 (seminar) Januar Møde 2 Februar Møde 3 April Strategi/ Forretningsplaner Risikoledelse Forsikring og kontrakter 1.Referat fra seneste møde 2.Meddelelser fra formanden 3.Meddelelser fra direktionen 4.Rapportering fra udvalg Økonomi- og markedsrapport Revisionsprotokol Opfølgning på strategi projekter/initiativer Indstilling af bestyrelseskandidater Revidering af strategien Udarbejdelse af forretningsplan Handlingsplan Evt. udarbejdelse af tillæg eller ny strategi Kvartalsregnskab Udkast til årsregnskab Forberedelse af generalforsamling Risikoledelse, - analyse, - vurdering og - styring God selskabsledelse og risikoledelse Input til årsrapporten (risk) konstituering Nedsættelse af udvalg under bestyrelsen Gennemgang og revidering af bestyrelsens forretningsorden Evaluering af generalforsamling Afklaring og evt. revidering af forsikringer og kontrakter Eventuelt Møde 4 Maj Møde 5 Juni Møde 6 (seminar) August Direktionens instruks og kompensation Organisationen God selskabsledelse Kvartalsregnskab Strategi-review Kvartalsregnskab Halvårsregnskab og direktionens vederlag Evaluering af direktionen Udarbejdelse af direktionsinstruks Review af organisationen Processer, struktur, kompetencer og IT samt målstyring Revision af God selskabsledelse Strategi for god selskabsledelse Input til årsrapporten (CG) Møde 7 Oktober Møde 8 November Budget/ Regnskab Bestyrelsens evaluering og udvikling Kvartalsregnskab Budgetproces (m. revisor/ økonomifunktion) kommende år Supplerende afsnit til årsrapporten (CSR m.m.) Evaluering af bestyrelsen: struktur, form, fokus, team og personer Kompetence og udviklingsplan Input til årsrapporten (bestyrelsen) Tabel 2 Generisk årsplan for en bestyrelse
Selskabets vedtægter Bestyrelsens forretningsorden Selskabets navn og hjemsted Selskabets formål Selskabets aktiekapital Selskabets aktier og stemmeret Særlige bestemmelser om selskabets aktier Aktiebog Bestyrelsen Revisor Generalforsamlingen Tegningsregler Regnskabsår Direktionen Afholdelse af bestyrelsesmøder Indkaldelse til bestyrelsesmøder beslutningsdygtighed og beslutningsprocedurer Dagsorden for bestyrelsesmøder Forhandlingsprotokol Selskabets ledelse Årsrapport Revisors deltagelse i bestyrelsesmøder Protokoller Inhabilitet Tavshedspligt Tabel 4 Selskabets vedtægter og Bestyrelsens forretningsorden De formelle dokumenter Selskabets vedtægter forretningsorden protokol og referater Revisionsprotokollen Aktionær- og anpartshaverforteg- nelser Aktionær- eller anpartshaverover- enskomst Direktionsinstruks/ direktørkontakt De mindre formelle dokumenter (men nødvendige!) årsplan dagsorden kompetenceprofil evalueringskriterier Tabel 3 Formelle og uformelle dokumenter
Eksempel på standarddagsorden Der indkaldes til bestyrelsesmøde i [selskabets navn] [ugedag] den [dato] [måned] 201X hos [sted/lokation] Eksempel på agenda for ordinær generalforsamling 1. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år. 2. Fremlæggelse og godkendelse af årsrapport. 3. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport. 4. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Meddelelser fra formanden 3. Meddelelser fra direktionen 4. Information fra udvalg 5. Opfølgning på strategi 6. Økonomi- og markedsrapport 7. Revisionsprotokol 8. Opfølgning på strategi projekter/initiativer 9. Afledte af årets gang 10. Mødets modul (se generisk årsplan): 1. Xxx 2. Xxx 3. xxx 11. Eventuelt Tabel 6 Eksempel på standarddagsorden 5. Valg af revisor(er). 6. Eventuelle forslag fra bestyrelse og aktionærer (kapitalejerne), herunder forslag til bemyndigelse til selskabets erhvervelse af egne aktier (kapitalandele). 7. Eventuelt. Tabel 5 Eksempel på dagsorden fra generalforsamling